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1 TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIERES INTRODUCTION LES DOCUMENTS BUDGETAIRES Présentation La structure budgétaire La Catégorie des opérations L'imputation budgétaire l'imputation administrative les comptes La détermination des moyens alloués CONVENTIONS ADOPTEES Services ou agents concernés par le système Abréviations utilisées par le système Documents Terminologie utilisée Systèmes d'identification et modalités de codification Les gestionnaires d'activités Les ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires Les comptables Les titulaires L imputation budgétaire La ligne budgétaire Les engagements Les mandats Les Bordereaux d'emission MISE EN PLACE DES CREDITS Ouverture des crédits : le Budget d'exécution Les types de crédits Les fonds propres Les fonds affectés Nature des crédits ouverts Dépenses de fonctionnement Dépenses d'investissement Les autorisations de programme Les crédits de paiement Gestion des crédits par les ordonnateurs Répartition des crédits auprès des ordonnateurs Nomination des ordonnateurs Fonds affectés Modifications budgétaires Lois de finances rectificatives Modifications des répartitions de crédits Ouverture de crédit en cas d'urgence Blocage ou annulation de crédit Reports LA PROCEDURE GENERALE Engagement des dépenses Définition Etablissement préalable de demande d'engagement Etablissement de titres d'engagement Contenu de la demande et des titres d'engagement Pièces accompagnant la demande d'engagement Contrôles particuliers sur l'engagement Cas des dépenses d investissement pluriannuelles Cas des dépenses financées sur fonds affectés Réserves du contrôleur financier La comptabilisation des engagements Ouverture du registre en début de période du Cadre de Dépenses à Moyen Terme Tenue du registre en cours d'exercice budgétaire

2 Annulation d'écritures sur le registre Arrêt mensuel du registre A chaque fin du mois, l'ordonnateur arrête le registre en tirant une ligne en rouge après le dernier engagement du mois Fermeture du registre Liquidation des dépenses Définition Documents utilisés Nature des documents Description des documents Bordereau des pièces justificatives de la dépense Projet de mandat et avis de crédit ou projet de mandat et bon de caisse en un exemplaire pour les règlements en espèces Registre de comptabilité des liquidations (RCL) Tenue du registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) Ouverture du registre en début de période du Cadre de Dépenses à Moyen Terme Tenue du registre en cours d'exercice budgétaire Annulation d'écritures du registre A chaque fin de mois, l'ordonnateur arrête son registre en tirant en rouge après la dernière liquidation Fermeture du registre Modalités de liquidation Traitement du dossier Certification de la liquidation Certification de la prise en charge Enregistrement sur le Registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) Cas des liquidations de régularisation Ordonnancement des dépenses Définition Documents utilisés Nature des documents Description des documents Pièces justificatives de la dépense Projet de mandat Bordereau d émission des Titres de paiement (BE) Registre de comptabilité des ordonnancements (RCO) Tenue des documents Etablissement des Bordereaux d'emission des titres de paiement (BE) Registre de Comptabilité des Ordonnancements (RCO) Modalités d'ordonnancement Traitement du dossier Enregistrement sur le registre de comptabilité des ordonnancements Etablissement du Bordereau d'emission des titres de paiement (BE) Ordonnancement Etablissement des Bordereaux d'emission Le livre journal des mandats émis Paiement des dépenses Documents utilisés Nature des documents Description des documents Bordereau des pièces Pièces justificatives : Mandats et titres de règlement Bordereaux d émission des titres de paiement : Carnet d enregistrement des mandats admis en dépenses Traitement des dossiers pour paiement par les trésoreries principales Contrôle de l'existence des crédits disponibles : Contrôle de la Régularité : Paiement Paiement par bon de caisse Paiement par virement bancaire Paiement par virement postal Paiement par opération d'ordre

3 Paiement par caisse d avances Caisse d avances renouvelable Caisse d avances unique et exceptionnelle Caisse d avances spéciale Cas des paiements de régularisation Cas des dépenses à régulariser (DAR) Cas des rejets de dossier de mandatement Note de rejet (NR) Opération de centralisation comptable LES DELEGATIONS DE CREDITS Cas des services opérationnels d'activités excentriques placés auprès d'un comptable principal (Trésorerie principale non comptable assignataire) Cas des services opérationnels d'activités situés dans une localité pourvue d'une trésorerie principale Cas des services opérationnels d'activités situés dans les localités rattachées à une perception principale (ex-fivondronana) GESTION ET SUIVI DES ACTIVITES La notion d activité Les intervenants dans la gestion et le suivi des activités Gestion des activités Services opérationnels d activités Gestionnaire d activités Responsable de programme Coordonnateur des Programmes Suivi des activités Centralisation des données relatives aux activités Circuits des informations sur les activités ANNEXES Glossaire des termes relatifs au Budget de l Etat Imprimés avec ses nouvelles contextures

4 INSTRUCTION GENERALE N MEFB/SG/DGDP/DB du 16 mars 2005 sur l'exécution du Budget des Organismes Publics 1.INTRODUCTION En application de la Loi Organique n du 26 juillet 2004 sur les lois de finances ayant introduit le concept de Budget de Programmes, du décret n du 04 janvier 2005 portant règlement général sur la comptabilité de l exécution budgétaire des organismes publics et du décret n du 15 février 2005 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques, la présente Instruction Générale détermine les conditions d'exécution du Budget des organismes publics et les modalités pratiques de gestion et de comptabilisation des dépenses de fonctionnement et d'investissement de l'etat. Ici, le terme organismes publics englobe : Etat ; Collectivités Publiques Territoriales ; Etablissements Publics à caractère Administratif ; Elle définit les différentes étapes d'exécution du Budget allant de la mise en place des crédits jusqu'à la vérification des comptes des comptables par la juridiction compétente des comptes, en application des dispositions de la nouvelle réglementation. Elle constitue en même temps un manuel de procédures destiné à guider les différents responsables et faciliter leurs tâches en raison des changements intervenus dans la conception du budget. Elle instruit une gestion manuelle et prévoit d'ores et déjà son automatisation. A cet effet, bon nombre de nouveaux modèles d'imprimés ont été conçus de façon à permettre leur établissement en une seule frappe à l'ordinateur ou à la machine à écrire pour éviter les erreurs de transcription. Cela permettra un gain de temps énorme dans les diverses phases d'utilisation des crédits budgétaires. L'instruction ne s'applique pas à la gestion des crédits ou des catégories de dépenses soumis à une condition particulière de gestion. Chacun des organes et agents concourant à l'exécution du Budget, depuis la mise en place des crédits jusqu'au stade du paiement des dépenses (Institution, Ministère, ordonnateur délégué ou ordonnateur secondaire, comptable payeur) sont dotés d'une identification spécifique gérée au niveau de la Direction du Budget. Le Régisseur d avances est doté de code attribué par le Contrôle Financier selon le type de régie. L'instruction est subdivisée en sections auxquelles correspondent les grandes étapes du processus d'exécution du budget pour en faciliter la consultation et l'utilisation. L exécution des recettes fera l objet d une autre instruction

5 2. - LES DOCUMENTS BUDGETAIRES Présentation La Loi de Finances se prépare au niveau le plus fin, celui de l'appréciation des indicateurs d'activités, de résultat(s), d'objectif(s) retenus dans le budget de programmes, document élaboré sur la base du document Cadre de Dépenses à Moyen Terme (C.D.M.T.). Les conférences budgétaires sont surtout axées sur les résultats. Ensuite, un projet de Budget Voté faisant partie intégrante de la Loi de Finances est élaboré. Celui-ci, après amendements éventuels, sera voté et vaudra autorisation: les lignes budgétaires consignées dans le document Budget Voté sont les autorisations de dépenses. Les différents amendements sont répercutés au sein du Budget d'exécution, document final de la phase de préparation du Budget, dans lequel les crédits sont ouverts par un arrêté pris par le Ministre chargé du Budget. Le Budget d'exécution ouvre les crédits aux ordonnateurs délégués et/ou aux ordonnateurs secondaires La structure budgétaire La structure budgétaire comprend : la partie identificatoire dans laquelle se trouvent les missions, les programmes, les objectifs et les activités avec leur code et leur libellé la partie ordonnateur la partie imputation budgétaire La catégorie des opérations L'imputation administrative Le code de dissociation : - 0 pour le fonctionnement - 1 pour l'investissement la partie compte (P.C.O.P) la partie inscription budgétaire exprimée en Ariary la partie code de financement : Type de financement Bailleur Agence d'exécution Groupe Convention - 5 -

6 - Exemple Partie identificatoire 23 : Mission " Budget " 23.0 : Programme " organisation administrative " : Objectif " consolider les capacités administratives " : Résultat attendu " environnement de travail amélioré " : Activité " Rénover l'infrastructure " : Indicateur d'activité " Surfaces bâties " Partie ordonnateur : code ordonnateur secondaire : code C.D.E : code Trésor Partie imputation budgétaire : Opérations courantes hors solde Imputation administrative 1 : Code de dissociation Partie localité : Code commune bénéficiaire 00 : Budget Général de l'etat 21 : Code Mission 0 : Niveau Central 100 : S.O.A ( Service Opérationnel d'activités) Partie Compte et crédit inscrit 6112 : Imprimés, cachets et documents administratifs Autorisation d engagement : Crédit ouvert : Partie Financement A-Budget 10 type de financement 10 RPI 50 IPPTE 20 DTI 60 SUBVENTION 30 TVA 70 EMPRUNT 40 FCV 001 : Code bailleur 001 : Code Agence d exécution A : Groupe de financement Budget : Source de financement ( RPI = Budget, FINANCEMENT EXTERIEUR = Référence convention) La Catégorie des opérations Les opérations sont codifiées de par leur catégorie : o 1 : opérations courantes dettes publiques o 2 : opérations courantes solde o 3 : opérations courantes hors solde o 4 : opérations structurelles o 5 : opérations d'investissement o 6 : opérations courantes exceptionnelles o 7 : opérations financières - 6 -

7 L'imputation budgétaire L'imputation budgétaire est subdivisée en quatre parties distinctes : o La catégorie des opérations o L'imputation administrative o Le code de dissociation des dépenses : " 0 " pour le fonctionnement " 1 " pour l'investissement o Les comptes Exemple : : catégorie des opérations (dépenses courantes hors solde) : Imputation administrative 00: Budget Général de l'etat 21 : Mission : Finances 1 : Niveau d'exécution : niveau Provincial 110 : Service opérationnel d'activités ou numéro d'ordre du projet s il s agit d investissement 0 : Code de dissociation de dépenses, 0: fonctionnement : Code commune bénéficiaire 6112 : Compte 6112 : Imprimés et cachets administratifs l'imputation administrative L'imputation administrative peut être le code administratif du gestionnaire d'activités ou le code du service opérationnel d'activités. En matière de dépense d'investissement, elle représente le numéro d'ordre du projet dans la mission. L'imputation administrative est composée : a. du type du budget à 2 caractères Exemple : 00 - Budget général de l'etat 10 - Budget général Province Autonome 01 - Budget annexe Etat b. de l'identification de la mission Exemple du MENRES 81 - Education primaire 82 - Secondaire générale 83 - Secondaire technique 84 - Supérieure 85 - Recherche scientifique c. du niveau d'exécution à 1 caractère - 7 -

8 Exemple : 0: Niveau central 1: Niveau provincial d. du code service opérationnel d'activités ou n d'ordre du projet dans la mission en investissement Exemple : 100 : Secrétariat général 110 : DAF les comptes Les comptes sont formés de 4 positions : La première position : la classe qui représente les principales natures de dépenses ou de recettes Les deux premières positions : le chapitre ou poste comptable qui représentent les grandes natures de recettes ou de dépenses Les trois premières positions : l'article ou la rubrique qui reflètent la ventilation du chapitre. A ce titre le compte se précise aux différentes natures de dépenses Enfin les quatre positions : le paragraphe ou le compte qui symbolisent l'unité de gestion pour le fonctionnement. Elles traduisent la destination de la dépense pour l'investissement, en ce sens que désormais on doit retenir la notion de prix de revient pour les différentes opérations. Exemple : 2 Classe 2: Dépenses en capital 2 1 Chapitre 21: Immobilisations corporelles Article 213: Bâtiments Paragraphe 2131: Bâtiments administratifs La détermination des moyens alloués 1 - Fonctionnement Les moyens sont alloués au niveau des activités. La comptabilité budgétaire est tenue au niveau du paragraphe. Il en est ainsi pour le suivi des engagements. 2 - Investissement La nouvelle nomenclature des investissements publics est une présentation des dépenses par destination dont l'avantage se trouve sur la meilleure lecture de l'impact prévisible des programmes d'investissement public (PIP). En effet, avec cette nouvelle nomenclature, c'est la finalité et non la nature des sommes engagées qui est maintenant prise en compte et en plus cette nomenclature montre plus clairement l'apport auquel contribuent les crédits mobilisés

9 C'est ainsi qu'au sein de l'article 213 (bâtiments) les paragraphes 2131 (bâtiments administratifs : finalité 1), 2132 (bâtiments scolaires : finalité 2), 2133 (bâtiments de centres de soins de santé : finalité 3) indiquent les apports des dépenses correspondantes: il s'agit respectivement de l'accroissement de la capacité des structures administratives, de la fourniture de services de formation et de santé aux populations. En résumé, la nouvelle nomenclature privilégie le concept d'apport, c'est à dire la finalité à laquelle contribuent les dépenses d'investissement public et le prix de revient de chacune de ces finalités; ce qui permet d'apprécier l'apport des investissements dans le cadre des programmes retenus. L'engagement des dépenses d'investissement se fait au niveau du paragraphe ainsi que le suivi. Pour les dépenses d investissement, l engagement financier (DEF/TEF) se fait à due concurrence du crédit de paiement ouvert dans le budget d exécution de l année en cours en tenant compte des engagements antérieurs. Il est à souligner que l engagement financier se fait au coup par coup par opération et pour le montant annuel de l échéancier de paiement prévu dans le contrat. L approbation du contrat, par contre se fait sur le vu de l autorisation d engagement inscrit dans le budget sans établissement de DEF/TEF et sous la responsabilité de l ordonnateur ainsi que de la personne responsable du marché public. Le DEF/TEF y afférent correspond à l échéancier de paiement de l année en cours prévu dans le contrat. Il est obligatoire pour l ordonnateur délégué ou secondaire de tenir un registre comptable de liquidation faisant ressortir le reliquat de chaque contrat passé. 3.- CONVENTIONS ADOPTEES Services ou agents concernés par le système Les Services ou agents ci-après sont directement concernés par le système : - La Présidence et Services rattachés ; - La Primature et Services rattachés - La Vice primature - Toutes Institutions ; - Tous Ministères ; - Tous les ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires - Direction, Délégations et postes du Contrôle Financier ; - Toutes les trésoreries principales et perceptions principales - Les Directions et services provinciaux du Budget ; - Les Services provinciaux de la solde et des pensions - Tous les utilisateurs de crédits - Les services chargés des intérêts de la dette ; - Les services dotés d'un budget annexe ; - Les services dotés de comptes particuliers du Trésor ; - Les établissements publics nationaux et locaux

10 3.2.- Abréviations utilisées par le système DB : Direction du Budget DPB : Direction Provinciale du Budget CF: Contrôle Financier INSTAT: Institut National de la Statistique DAR : Dépenses à Régulariser DGE : Direction Générale de l'economie DGP : Direction Générale du Plan : FCV : Fonds de contre-valeur PGA : Paierie Générale d'antananarivo ORDDEL : Ordonnateur Délégué ORDSEC : Ordonnateur Secondaire GAC : Gestionnaire d'activités SOA : Service Opérationnel d'activité TP : Trésorerie Principale R : Recette Documents ANO : Arrêté de nomination des ordonnateurs ANGA : Arrêté de nomination des gestionnaires d'activités LF : Lois de Finances. AR : Arrêtés d'aménagement BC : Bon de Commande : o BC1 : Exemplaire original du BC. o BC2 : Double du BC. RCE : Registre de Comptabilité des Engagements. DEF : Demande d'engagement Financier * TEF : Titre d'engagement Financier : o TEF1 : comptable. o TEF2 : titulaire. o TEF3 : ordonnateur RCL : Registre de Comptabilité des Liquidations BE : Bordereau d'emission des titres de paiement. RCO : Registre de Comptabilité des Ordonnancements. PM : Projet de mandat. OP : Ordre de Paiement. BV : Bordereau de Virement. BRV : Bordereau Récapitulatif de Virement. OV : Ordre de Virement. AC : Avis de Crédit. OR : Ordre de Route. OM : Ordre de Mission. ADC : Avis de Délégation de Crédits BST : Bon Spécial de Transport. BCM : Banque Centrale de Madagascar Terminologie utilisée Le mot titulaire désigne : o Le fournisseur avec lequel sera passée la commande dans le cas d'achat de fournitures. o Le prestataire de service : Transporteur dans le cas de transports, Propriétaire en cas de location. Entrepreneur pour les travaux. o Les Agents de l'etat o Le Régisseur de caisse d'avance dans le cas d'approvisionnement d'une caisse d'avance. o L'utilisateur de crédits qui se définit comme étant l agent désigné pour gérer les crédits lors de la délégation de crédits. o Le Comptable à qui sera délégué un crédit dans le cadre d'une délégation de crédit prévue à la section 6 ci-après

11 Le mot comptable désigne le Comptable du Trésor, (PGA, TP...). Il peut être : o comptable assignataire, c'est-à-dire comptable auprès de qui sera ordonnancée la dépense ou la recette ; o comptable mandataire, c'est à dire qui effectue une opération de dépense ou de recette pour le compte du comptable assignataire. Par ailleurs, ont la qualité de : o comptables principaux, ceux qui rendent directement leurs comptes au juge de comptes ; o comptables secondaires, ceux dont les opérations sont centralisées par un comptable principal. Le mot ordonnateur désigne l'autorité qui gère le crédit, procède à l'établissement de la demande d'engagement et passe la commande ou établit l'ordre de service de commencer l'exécution d'un marché. A l étape suivante, il liquide les dépenses et procède à leur ordonnancement. A cet effet, l'ordonnateur tient la comptabilité des engagements, des liquidations et des ordonnancements. Le mot utilisateur de crédits désigne le responsable d'un service excentrique à qui on a ouvert des crédits auprès d'un comptable public sous forme de délégation de crédits Systèmes d'identification et modalités de codification En vue de l'informatisation du système, l'identification de l'ensemble des intervenants a nécessité une révision complète; c est ainsi qu on a retenu des modifications voire des nouvelles notions suivantes : Les gestionnaires d'activités Les gestionnaires d'activités sont identifiés par le code délivré par la Direction du Budget après leur nomination Les ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires Les ordonnateurs délégués et les ordonnateurs secondaires ainsi que leurs suppléants sont identifiés par le code délivré par la Direction du Budget, après leur nomination Les comptables Les comptables sont identifiés par le code délivré par la Direction Générale du Trésor. Les Régisseurs d avances sont identifiés par le code délivré par le Contrôle Financier. Remarque : En cas de changement de leur nomination, les ordonnateurs ainsi que leurs suppléants, de même que les comptables gardent le même code des agents sortants. Toutefois les ordonnateurs entrants ou les suppléants doivent joindre avec une ampliation de l'arrêté de nomination leur spécimen de signatures lors de la notification du Contrôle Financier de rattachement et du comptable assignataire de la dépense

12 Les titulaires Des codes attribués aux titulaires sont utilisés pour les identifier. Exemple : CATEGORIE N IDENTIFICATION EXEMPLES E : Entreprise, société F : FONCTIONNAIRE P : Mission politique C : ECD O : Officier M : Autre militaire T : Trésorerie V : Receveur B : Billeteur NIF à 7 caractères N Matricule à 6 caractères N Matricule à 7 caractères N Carte d'identité Nationale N CIN N CIN Code Trésor Code Trésor N Matricule E F P C O M T V B D : Dépositaire R : Retraité N : ONG (à utiliser pour les imprévus) N Matricule N retraité (à créer selon le cas) D ROA N L imputation budgétaire L'imputation budgétaire est présentée sous forme de catégorie des opérations, d'imputation administrative, des comptes et du code de dissociation La ligne budgétaire La ligne budgétaire inclut systématiquement 1. l'année budgétaire 2. le code et le libellé de l'activité 3. le code et le libellé de l'indicateur de l'activité 4. la commune 5. l'imputation budgétaire 6. le crédit inscrit sur la ligne 7. et le code financement Les engagements L'engagement s'identifie au sein de la ligne budgétaire (niveau paragraphe) par un numéro d'ordre séquentiel (de 1 à n) délivré par le Contrôle Financier. Ainsi, le numéro d'identification des engagements se décompose par : o L année budgétaire o La ligne budgétaire o Le numéro d'ordre de l'engagement au sein de la ligne budgétaire (paragraphe)

13 Les mandats Le mandat s'identifie au sein de la comptabilité des ordonnancements de l'ordonnateur, par un numéro d'ordre de 1 à n. Le numéro d'identification des mandats se décompose en : o Année budgétaire o Identification de l'ordonnateur o Numéro d'ordre du mandat (distinct pour chaque ordonnateur et par code) Les Bordereaux d'emission Le bordereau d'émission (BE) s'identifie au sein de la comptabilité des ordonnancements de l'ordonnateur par un numéro d'ordre allant de 1 à n. Le numéro d'identification des bordereaux se décompose en : o Année budgétaire o o Identification de l'ordonnateur Numéro d'ordre du Bordereau d Emission (distinct pour chaque ordonnateur et par code) Au sein d'un Bordereau d Emission, les mandats doivent constituer une série continue afin de faciliter les contrôles d'exhaustivité. Un Bordereau d Emission ne devrait regrouper que des mandats de même imputation budgétaire. 4.- MISE EN PLACE DES CREDITS Ouverture des crédits : le Budget d'exécution Les crédits sont ouverts suivant une répartition fine par programme aux ordonnateurs de crédit dans le cadre du Budget d'exécution Les types de crédits Il existe deux types de crédits : Les fonds propres Ce sont les crédits propres de l'etat, soumis à la règle dite de l'universalité budgétaire Les fonds affectés Ce sont des crédits qui sont affectés à un financement. Ils peuvent être : o des fonds de concours o des fonds de contre-valeur o des rétablissements de crédits o des subventions affectées o des emprunts extérieurs. L'ouverture de ces crédits doit faire l'objet de mesures spéciales, décrites ci-après. 1 Un ordonnateur d une Institution ou d un Ministère peut avoir plusieurs codes

14 Nature des crédits ouverts Les crédits ouverts sont constitués d'autorisations d'engagement et de crédits de paiement. L'engagement doit se faire à due concurrence du crédit de paiement ouvert pour l'exercice. En d'autres termes l'engagement peut se faire dans la limite des crédits de paiement Dépenses de fonctionnement L'utilisation des crédits, sur dépenses de fonctionnement, est soumise : o au montant du crédit de paiement ouvert pour l'exercice dans le budget d'exécution ; o à l'application d'un rythme de consommation, en fonction des directives du Ministre chargé du Budget (régulation des dépenses) Dépenses d'investissement Les dépenses d'investissement comprennent deux types de crédits : Les autorisations de programme L'autorisation de programme en matière de dépense d'investissement symbolise l'autorisation d'engagement. Elle constitue la limite supérieure du crédit qui peut être engagé pour l'exécution d'un investissement. Une autorisation de programme couvre une ou plusieurs opérations. Chaque opération doit constituer une unité individualisée formant un ensemble cohérent immédiatement exploitable. Dans le cadre d'un programme couvrant plusieurs opérations, l'autorisation de programme est la limite supérieure du crédit qui peut être engagé pour l'exécution de l'ensemble des opérations constituant le projet. Chaque autorisation de programme est assortie d'échéanciers de réalisation sur les plans physique et financier Les crédits de paiement Ce sont les crédits utilisés lors des engagements et des mandatements. Ils sont ventilés par paragraphe. Les crédits de paiement représentent le montant maximum des dépenses pouvant être engagées, ordonnancées et payées pour couvrir la dépense annuelle relative à l exécution d un investissement correspondant à une autorisation d engagement. Les crédits de paiement sont limitatifs Gestion des crédits par les ordonnateurs Répartition des crédits auprès des ordonnateurs Les crédits ouverts sur chaque mission sont répartis par programme chapitre, article, paragraphe. Une fois répartis, les crédits suivant la répartition fine sont ouverts par programme aux ordonnateurs de crédits. L'ordonnateur a la charge de gérer, de liquider et d'ordonnancer les crédits correspondants aux activités gérées par un ou des gestionnaire(s) d'activités placé(s) auprès de lui

15 UN ORDONNATEUR GERE : o Les crédits inscrits sur les sections des services opérationnels d'activités relevant d'un gestionnaire d'activités. o Les crédits de plusieurs sections des services opérationnels d'activités relevant de plusieurs gestionnaires d'activités, exemple d'un ordonnateur dans un programme avec plusieurs gestionnaires d'activités: c'est souvent le cas dans les administrations centrales où un ordonnateur gère les crédits de plusieurs Directions. Pour le cas des services déconcentrés se trouvant dans une même localité et relevant d'un même Ministère il y a lieu de nommer un Ordonnateur Secondaire, si les conditions requises sont remplies notamment : présence d'une représentation du Contrôle Financier et du Trésor (comptable assignataire de la dépense). UNE IMPUTATION BUDGETAIRE NE DOIT ETRE GEREE QUE PAR UN SEUL ORDONNATEUR. Une imputation budgétaire ne peut être gérée que par UN seul ordonnateur, auprès de la caisse d'un seul comptable assignataire. Pour toutes les activités déclinées (exécution des mêmes activités tant à l'échelon central que dans les localités excentriques) gérées par un gestionnaire d'activités, il est nécessaire de procéder à la nomination d'un ordonnateur pour chaque gestionnaire d'activités Nomination des ordonnateurs L'ordonnateur secondaire reçoit délégation de pouvoir de l'ordonnateur délégué pour : engager, liquider et ordonnancer les dépenses. En conséquence, il est désigné : - par un code dans le cadre du Budget d'exécution ; - par un arrêté de nomination de l'ordonnateur principal ou délégué selon le cas. L'arrêté de nomination des ordonnateurs (doc. ANO) sert à désigner les ordonnateurs administrativement, leur affecter les sections des gestionnaires d'activités dont ils auront charge, les ordonnateurs se voient attribuer un ou plusieurs codes par la Direction du Budget Fonds affectés Cette procédure fera l'objet d'une instruction particulière, précisant les modalités de mise à disposition des crédits et d'engagement des dépenses Modifications budgétaires Le Budget Voté et le Budget d'exécution peuvent être modifiés en cours d'exercice budgétaire :

16 Lois de finances rectificatives Une ou plusieurs lois de finances rectificative peuvent être votées dans l'année durant les sessions parlementaires. En dehors de celles-ci, la loi de finances pourra être modifiée par procédure exceptionnelle prévue par la Constitution Modifications des répartitions de crédits Il convient de souligner que le budget de programmes a apporté un nouveau principe de droit budgétaire appelé : Principe de fongibilité des crédits à l'intérieur d'un programme. Ce principe tient ses fondements au niveau de la spécialité des crédits. Dans le cadre du budget de programmes, les crédits sont spécialisés au niveau du programme, dès lors les inscriptions budgétaires à l'intérieur d'un programme sont à titre indicatif. Néanmoins, cette fongibilité de crédits connaît des limites notamment de par l'application des règles de "l'asymétrie" et du " respect des grandes rubriques ". Le principe de fongibilité des crédits signifie que les crédits répartis par programme sont fongibles à l'intérieur d'un programme et que des aménagements de crédits peuvent se faire par voie d'arrêté pris par le Ministre ordonnateur délégué. La Direction Générale chargée du Budget, pour la saisie du mouvement budgétaire, le Contrôle Financier de rattachement et le comptable assignataire pour l exécution et le suivi devront être notifiés de cet arrêté. Toutefois les dispositions suivantes doivent être respectées en vertu de la règle de l'asymétrie : 1. Les aménagements de crédits doivent respecter les grandes rubriques de dépenses pour permettre de garder la classification économique des dépenses. 2. Les aménagements de crédits peuvent se faire au sein d une même grande rubrique : - entre chapitres de "biens et services" - entre chapitres de "transferts" - entre chapitres des "indemnités" Selon les dispositions des articles 19, 20, 21 et 22 de la Loi Organique n du 26 juillet 2004 sur les lois de finances, les crédits répartis peuvent être modifiés dans les cas suivants : A. Virement de crédits : opération consistant à affecter les crédits entre programmes d'un même ministère Le taux cumulé des virements de crédits entre programmes d'un même ministère ne peut excéder 10% des crédits initiaux du programme de prélèvement. Au-delà de ce plafond toute dotation complémentaire doit faire l'objet d'une loi de finances rectificative. Sous réserve de l'alinéa 6 de l'article 9 de la loi du 26 juillet 2004 portant loi organique sur les lois de finances, les virements sont effectués par Décret pris en conseil de gouvernement sur rapport des Ministres chargés des Finances et du Budget après information des commissions de l'assemblée Nationale et du Sénat chargées des finances et des autres commissions concernées. L'utilisation des crédits virés donne lieu à l'établissement d'un compte rendu spécial, inséré au rapport quadrimestriel établi par l'ordonnateur et le gestionnaire d'activités, ensuite regroupé au niveau du responsable de

17 programme qui se charge du compte rendu auprès du coordonnateur des programmes ou de l ordonnateur délégué. Aucun mouvement de crédit ne peut être effectué entre : o les 7 catégories des dépenses o les grandes rubriques indemnités (personnel), biens et services et transferts Les crédits inscrits sur les charges permanentes : les dépenses relatives à la consommation d'eau et d'électricité et les loyers ne peuvent pas faire l'objet d'un virement de crédit. L'opération de virement de crédits ne peut se faire qu'après évaluation du premier rapport quadrimestriel. B. Transfert de crédits : Les transferts peuvent modifier la répartition des crédits entre programmes des ministères différents. L affectation de crédits d'un programme à un autre - l'emploi des crédits transférés pour un objet déterminé correspondant à des actions du programme d'origine. Cette opération tend à modifier le total de crédit du programme bénéficiaire et du programme qui cède. Ces transferts peuvent être assortis de modifications dans la répartition des emplois autorisés entre les ministères concernés. Transfert d'une mission d'un ministère à un autre ministère par suite de fusion ou d'éclatement de ministère entraîne le transfert de toutes les structures budgétaires de la mission d'origine vers le ministère nouvellement chargé de la mission ou du ministère nouvellement créé. Les transferts sont pris par Décret pris en conseil de Gouvernement sur rapport des Ministres chargés des Finances et du Budget, après information des commissions de l'assemblée Nationale et du Sénat chargées des finances et des autres commissions concernées. Il est d'ores et déjà spécifié que le décret doit comporter sur un tableau en annexe: o le montant global des diminutions et augmentation de crédit du programme d'origine et celui du programme bénéficiaire o leur répartition au sein du budget d'exécution. Pour le transfert, les crédits transférés doivent correspondre à des actions (activité) d'origine L'opération de transfert de crédits ne peut se faire qu'après évaluation du premier rapport quadrimestriel. N.B : Cas de transfert d'un programme entre ministères distincts Tout en joignant la situation de crédits dûment visée par le Contrôle Financier au projet de Décret, les opérations suivantes doivent être effectuées par l'ordonnateur. o Etablissement des situations des crédits (engagement, ordonnancement) ; o Rapprochement de ces situations respectivement avec le CF et le comptable ;

18 o Transfert éventuel des reliquats des comptes vers les mêmes comptes des lignes budgétaires des activités du programme bénéficiaire, activités qui correspondent à des activités du programme d'origine Ouverture de crédit en cas d'urgence Les Décrets d'avances Conformément à l article 20 de la Loi Organique n du 26 juillet 2004 sur les lois de finances, en cas d'urgence, des Décrets d'avances pris après avis du Bureau permanent, à défaut de celui des commissions de l'assemblée nationale et du Sénat chargées des finances, peuvent ouvrir des crédits supplémentaires sans affecter l'équilibre budgétaire défini par la loi de finances. A cette fin les décrets d'avances procèdent à l'annulation de crédits ou constatent des recettes supplémentaires. Le montant cumulé des crédits ainsi ouverts ne peut excéder 1% des crédits ouverts par la loi de finances de l'année. Le Bureau permanent ou la commission chargée des finances de chaque Assemblée fait connaître son avis au Premier Ministre, Chef du Gouvernement dans un délai de Sept jours à compter de la notification du projet de décret qui lui a été faite. La signature du décret ne peut intervenir qu'après réception des avis de ces commissions ou, à défaut, après l'expiration du délai sus-mentionné. La ratification des modifications apportées, sur le fondement des deux alinéas précédents, aux crédits ouverts par la dernière loi de finances est demandée au Parlement dans le plus prochain projet de loi de finances afférent à l'année concernée. En cas d'extrême urgence, de calamité nationale ou en cas de nécessité impérieuse d'intérêt national constaté collégialement par le Gouvernement, des crédits supplémentaires et/ou des recettes correspondantes peuvent être ouverts, après information des commissions de l'assemblée nationale et du Sénat chargées des finances, par décret d'avances pris en conseil des Ministres. Un projet de loi de finances portant ratification de ces crédits est déposé immédiatement ou à l'ouverture de la plus prochaine session du Parlement Blocage ou annulation de crédit Les Ministres chargés des Finances et du Budget sont habilités, par arrêté ministériel, à geler ou à annuler les crédits qui deviennent sans objet ou pour toute autre raison après accord du Ministre intéressé. Information en est donnée au Bureau Permanent et à la commission chargée des finances respectifs de l'assemblée nationale et du Sénat Reports Sous réserve des dispositions concernant les autorisations d'engagement, notamment celles relatives aux dépenses de fonctionnement, les crédits ouverts et les plafonds d'emploi fixés au titre d'une année ne créent aucun droit au titre des années suivantes. Toutefois les crédits disponibles sur un programme à la fin de l'année peuvent être reportés sur le même programme ou, à défaut, sur un programme poursuivant les mêmes objectifs, par arrêté conjoint

19 des Ministres chargés des Finances et du Budget et du Ministre intéressé, majorant à due concurrence les crédits de l'année suivante. Ces reports ne peuvent majorer les crédits inscrits sur la catégorie des dépenses courantes de solde. Le report de crédits change l'exercice budgétaire. Remarques. Les imputations administratives qui ne seront plus utilisées en cours de gestion ne seront supprimées qu'après matérialisation de la loi de règlement LA PROCEDURE GENERALE Engagement des dépenses Définition Est engagement tout acte ou toute démarche rendant l'etat débiteur. Exemples : o une commande à un commerçant ; o un ordre de commencer les travaux prévus par un devis ; o l'estimation du coût mensuel de l'équipe d'ouvriers affectée à un travail ; o etc Etablissement préalable de demande d'engagement Préalable à tout engagement de dépense, quelque soit sa nature et en fonction du seuil de passation des marchés publics, l'ordonnateur après avoir fait remplir par l'unité responsable des marchés publics toutes les formalités d'usage (demande et comparaison de prix, appel d'offres et mise en concurrence le cas échéant, évaluation du coût des travaux à réaliser ou du coût mensuel d'une équipe d'ouvriers affectés à des travaux en régie, etc.,) doit formuler une demande d'engagement en remplissant l imprimé y afférent sur laquelle doivent être mentionnées toutes les informations nécessaires à la détermination exacte de l'engagement. Une fois le marché est visé par le contrôle financier, l'unité responsable des marchés publics le soumet, pour approbation, à la personne responsable du marché public (PRMP) de son département, ou à l'autorité d'approbation désignée selon les montants du marché. Ce n'est qu'après l approbation que l'ordonnateur peut émettre un ordre de service de commencer les travaux Etablissement de titres d'engagement Jusqu à ce que le Contrôleur Financier soit suffisamment doté d équipement informatique, l'ordonnateur remplit les liasses de titres d'engagement qui comportent la demande et le titre d engagement financier. La liasse comporte trois feuillets destinés au titulaire, au comptable et à l'ordonnateur Contenu de la demande et des titres d'engagement La demande et les titres d'engagement comportent les mêmes renseignements ci-après :

20 Le Ministère et son numéro de code L'ordonnateur avec son code d'identification La Commune bénéficiaire (localité SOA) Le code CF Le numéro et la date de l engagement Le TP assignataire La Mission L'exercice budgétaire : Exemple exercice 2005 Le Budget La catégorie des opérations L activité L indicateur d activités L imputation administrative + CDD Le paragraphe Le financement : indication de la source de financement Les noms et adresses, raison sociale du titulaire de l'engagement (le fournisseur, le prestataire de service, l'entrepreneur retenu) Le numéro d'identification du titulaire L'objet de la dépense Le montant de l'engagement (Hors taxe, Taxes, T.T.C.) en fonction du montant de la convention ou du marché à passer, de la fourniture à commander, d'un devis quantitatif et estimatif pour les travaux en régie, d'une estimation des dépenses pour missions et déplacements. Si l'engagement est contracté en devise autre que la monnaie malgache, le montant en devise doit être indiqué avec le taux de change correspondant au jour de l'engagement. En cas de financement multiple, l'engagement doit porter sur chaque source de financement tout en pouvant se justifier par un seul document : marché, convention, devis, etc. La situation de crédit : à la fois d'engagement (disponibilité de l Autorisation d engagement) et de paiement (situation du compte) pour le fonctionnement et l'investissement Le programme de paiement suivant le PIP pour les projets dont la réalisation s'étend sur plusieurs années. La durée et le planning de réalisation physique des travaux ou prestation de service ou de livraison de fourniture, doivent correspondre au rythme d'inscription de crédits de paiement au PIP Modalités d'engagement Pièces accompagnant la demande d'engagement D'une manière générale les pièces justificatives des dossiers à soumettre à l'engagement sont énumérées dans le décret n du 2 mars 2004 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dossiers à soumettre au visa du Contrôle Financier et du décret n du 15 février 2005 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques. Le Contrôle Financier vise, date et enregistre les formulaires établis par l'ordonnateur. Après avoir effectué ces formalités, il remet les titres visés à l ordonnateur

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