ALIMA. Guide pour les Finances Siège et Terrain. Paris Direction Financière Siège social. Dakar Service des Finances Opérationnelles

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1 ALIMA Guide pur les Finances Siège et Terrain Paris Directin Financière Siège scial Dakar Service des Finances Opératinnelles Versin 1 en date du 30/04/12 ALIMA-Guide pur les Finances.dc 1 sur 29

2 ALIMA GUIDE POUR LES FINANCES SIEGE ET TERRAIN TABLE DES MATIERES 1. PRINCIPES CLES Principes Cmptables Séparatin des Fnctins Fraude, Crruptin & Malhnnêteté 5 2. COMPTABILITE Encdage Cachet cmptable Paiement des Factures Saisie des Dnnées Prcédure de Saisie des Descriptins Refacturatin DEPENSES Règles d Engage- ment des Dépenses Salaires des missins Salaires siège REVENUS Revenus BANQUE Gestin Bancaire Rapprche-ment Bancaire CAISSE Sécurité de l Argent Vl / Différences de Caisse / Créances Duteuses Cntrôles de Caisse Inventaires Demande de Trésrerie Avances Suivi des Avances de Fnctin-nement DONS EN NATURE Reçus d un Tiers Faits par ALIMA GESTION DE CHANGE Taux de Change 22 ALIMA-Guide pur les Finances.dc 2 sur 29

3 8.2 Opératins de Change CONTRATS, TAXES, EQUIPEMENTS Cntrats de Service Taxes Stcks & Equipements PRINCIPAUX PROCESSUS COMPTABLES Clôture Cmptable Mensuelle Clôture Annuelle ARCHIVAGE et AUDIT Archivage Sauvegardes Audit GESTION FINANCIERE ET REPORTING Budget et Planificatin Suivi Budgétaire FINANCEMENT INSTITUTIONNELS Rendu de Cmptes aux Bailleurs de Fnds LISTE DES ANNEXES 29 ALIMA-Guide pur les Finances.dc 3 sur 29

4 Titre Destinataires ALIMA GUIDE POUR LES FINANCES SIEGE ET TERRAIN Ce dcument est principalement destiné à l équipe financière du siège, aux Respnsables de Gestin Terrain (RGT), aux Cntrôleurs Internes (CI), aux Crdinateurs Financiers (Crd Fin) et Administrateurs Terrain (Admin). Objectifs Orientatins Supplé mentaires Prcédure Dérgatire Il résume les règles essentielles, les prcédures et les utils qui divent être en place pur assurer une bnne gestin cmptable et financière dans les missins ALIMA. Il cnstitue la base des audits, tant internes qu'externes. En annexe, vus truverez les principaux mdèles qui divent être utilisés impérativement au siège et dans tutes les missins. Lrsqu il n est pas pssible de suivre ces règles dans certaines missins et cntextes, une dérgatin dit être demandée au Respnsable de Gestin Terrain. Les changements autrisés ainsi que les mesures adéquates de cntrôle du risque divent être cnsignés par écrit à la crdinatin, cmmuniqués à tut le persnnel lcal des finances et être dispnibles pur référence aux auditeurs internes & externes. ALIMA-Guide pur les Finances.dc 4 sur 29

5 1. PRINCIPES CLES 1.1 Principes Cmptables 1. Tute infrmatin financière dit être cmpilée en gardant à l esprit les principes suivants : Précisin, Clarté et Exhaustivité des dnnées, Transparence Il est nécessaire de dnner une «image fidèle et juste» de la manière dnt l argent a été utilisé u va être utilisé. Il dit tujurs y avir un myen clairement dcumenté de retracer le chemin des dépenses effectuées (ntin de piste d audit), y cmpris grâce aux dcuments de supprt pertinents et aux signatures de validatin. 1.2 Séparatin des Fnctins 1. Il dit y avir une séparatin entre les fnctins de srte qu'une persnne ne peut jamais avir le cntrôle glbal sur aucun prcessus financier dans sn entièreté. Ce principe est aussi appelé le principe des 4 yeux: Cela ne dit jamais être la même persnne qui demande l engagement d une dépense et qui l appruve, u qui réalise la dépense et qui ensuite effectue les cntrôles. Par exemple, les pératins financières divent être préparées par une persnne et cntrôlées par une autre; nul ne peut être respnsable à la fis d autrisatin d un achat, d effectuer cet achat et de réaliser sn paiement. 1.3 Fraude, Crruptin & Malhnnêteté 1. Tus les persnnels et les vlntaires ALIMA snt tenus, dans leur cnduite, de respecter les principes suivants: Interdictin d expliter tute autre persnne, scialement u écnmiquement Respect des biens d ALIMA et de leur destinatin Devir d'hnnêteté et de bnne fi envers les bénéficiaires, ALIMA et tus autres tiers 2. La fraude, la crruptin et la malhnnêteté snt tujurs inadmissibles. La fraude peut être définie cmme un acte malhnnête délibéré sit pur: btenir un bénéfice u un avantage pur si-même, un grupe u un individu externe, sit causer une perte u du trt à ALIMA Par exemple, le déturnement de biens (ex : médicaments, équipements / matériels), la cnnivence avec un furnisseur pur augmenter artificiellement le prix et récupérer un purcentage, la cntrefaçn d un dcument u d une signature Le persnnel et les vlntaires nt le devir de signaler à leur supérieur hiérarchique, en tute cnfidentialité, tut supçn de fraude, de crruptin u de malhnnêteté. Le supérieur hiérarchique dit en infrmer le représentant pays, qui cnsultera ensuite le respnsable prgrammes sur la façn de gérer le ALIMA-Guide pur les Finances.dc 5 sur 29

6 cas. Lrsque le supérieur hiérarchique u un membre de l'équipe de crdinatin est suspecté, la persnne dit cntacter directement le DAF : u au Les cas avérés se traduirnt par des mesures disciplinaires cnfrmément aux Règlement Intérieur d ALIMA et au drit du travail lcal, vire au drit pénal en fnctin de la gravité des faits. 4. Le persnnel dit déclarer à sn supérieur hiérarchique tut cnflit d intérêt persnnel qu il purrait suspecter. 5. C est la respnsabilité de tus de lutter cntre la fraude et la crruptin. Le persnnel des finances a un rôle particulièrement imprtant, en tant que gardien du Système de Cntrôle Interne (SCI). Il dit cntrôler, prévenir et détecter la fraude autant que pssible, ainsi que sensibiliser l'équipe de crdinatin cncernant leurs respnsabilités dans la gestin de la fraude. ALIMA-Guide pur les Finances.dc 6 sur 29

7 2. COMPTABILITE 2.1 Encdage La structure d encdage ci-dessus dit être systématiquement utilisée dans les prgrammes pur tus les budgets et l enregistrement de tutes les pératins réelles : Missin / Cde Cmptable / Cde Prjet / Cntrat de Financement Cde Missin = Cde missin standard ALIMA (FRFR1) Cde Cmptable = Seln le plan cmptable standard ALIMA (Plan Cmptable, Annexe 1) Cde Prjet = Prjet appruvé par le Cmité de Directin, une dizaine par pays (Entre 1 et 9 : Haïti, entre 10 et 19 : Mali ) Cntrat de financement = Cde permettant de répndre aux exigences des bailleurs de fnds en termes de reprting (2 1res lettres du pays, 2 dernières lettres de l année puis de 01 à 99). 2.2 Cachet cmptable 1. Il dit être pssible de retracer clairement et de manière dcumentée chaque pératin pur un audit (ntin de piste d audit). Le cachet cmptable dit indiquer le bn d rdre dans SAGA afin de relier le système d'enregistrement cmptable au dssier papier. 2. Les dépenses, mise à part celles de la paie, divent être justifiées par une facture en bnne et due frme et divent être dûment autrisées cnfrmément au Tableau de Validatin de l Engagement des Dépenses (Annexe 14). Les dcuments de supprt pertinents divent y être annexés: cpies du P.O. (Purchase Order = Bn de Cmmande), Analyse Cmparative des Offres (ACO u CBA, Cmpetitive Bid Analysis), et preuve de reçu du paiement (vir paiement). A des fins de vérificatin u d audit, le cachet cmptable dit clairement faire référence au dssier d'achat (via le Purchase Order / cde du cntrat) ù les versins riginales des dcuments de supprt et les preuves de réceptin des biens et services divent être archivées. Exceptin admise: s'il est impssible d'btenir une facture crrecte, utiliser un reçu signé et/u tampnné du furnisseur u en dernier recurs un reçu ALIMA (Mdèle de reçu, Annexe 3) u un acte de recnnaissance (Acte de recnnaissance, Annexe 4) Archivage en cmptabilité : PO/engagement de dépense, Pr Frmat, BL et facture riginale. 3. Chaque facture dit cntenir 2 signatures et 2 tampns : Validatin 1 signature - pur les signatures de validatin seln le Tableau de Validatin de l Engagement des Dépenses, avant que la facture ne sit payée u l avance justifiée. Finance 1 tampn payé et 1 signature de la persnne qui a payé au mment ù la facture est payée u l avance justifiée. ALIMA-Guide pur les Finances.dc 7 sur 29

8 D autres signatures snt ajutées lrs de cntrôles ultérieurs (cntrôle de saisie des dnnées et cntrôle final de fin de mis : Crd Fin sur le terrain et DAF au siège). Allcatin est placé sur la page A4 et rempli avec les infrmatins sur le cde cmptable, le prjet, le résultat lrsque les dnnées snt entrées dans SAGA. Vir les explicatins détaillées des Tampns pur cachets cmptables (Tampn cmptable, Annexe 2) 4. Ventilatins (split) - Si le cachet cmptable dit être ventilé, alrs les cdes cmptables et les mntants ventilés divent être clairement visibles sur le cachet cmptable, afin de cerner la lgique suivie pur la répartitin lrs d un audit. Cette infrmatin peut être écrite à la main à côté du tampn d allcatin u sur un tableau Excel jint sur une autre feuille. 5. Une facture dit cmprter au minimum les infrmatins suivantes: Le mt "FACTURE" dit être inscrit Nm du furnisseur & adresse Adressée à "ALIMA" Date Descriptin des biens u des services facturés, pur chaque article, aussi précisément que pssible (y cmpris la péride cuverte par le service le cas échéant). Les articles divent être décrits dans une langue cntrôlable: Anglais / Français / Espagnl / Prtugais (ajuter une traductin manuelle si nécessaire) Prix unitaire x Quantité = Prix net ttal pur chaque article Ttal de la TVA prélevée (le cas échéant) Mntant ttal et mnnaie. 2.3 Paiement des Factures Les paiements divent être émis dans la même devise que la facture. La Preuve de reçu du paiement dit être btenue auprès du furnisseur et remplie (i.e. reçu u tampn du furnisseur si dispnible / signature sur la facture si payée en espèces, signature sur la phtcpie du chèque, cpie de l'rdre de virement). Lrsque le paiement est arrndi, une explicatin écrite dit être ajutée clairement sur la facture et signée. Seul le mntant arrndi effectivement payé sera alrs pris en cmpte dans SAGA. Exceptin admise: les rembursements de frais de transit d'une mnnaie d un autre pays Le taux de change dit être indiqué et la surce de celui-ci identifiée sur la facture. 2.4 Saisie des 1. Tutes les pératins de cmptabilité de terrain divent être enregistrées dans SAGA (prgramme de cmptabilité/finance sur le terrain). Vus puvez ALIMA-Guide pur les Finances.dc 8 sur 29

9 Dnnées truver un guide d utilisatin de ce prgramme dans les dcuments suivants: Manuel SAGA Règle générale: à chaque facture dit crrespndre une entrée dans le système cmptable. Exceptin admise: plusieurs petits reçus sus le même cde cmptable et dans le même mis peuvent être saisis sus une seule entrée (ex : taxi, statinnement). L'entrée dit être ventilée en sus-entrées si la facture crrespnd à plusieurs cdes cmptables, cdes prjets, résultats et / u cdes cntrat de financement (à des fins d'analyse). 3. Le cachet cmptable dit être enregistré dans le jurnal du mis durant lequel le paiement a été effectué (= mntant en espèces payé, chèques émis, u avance justifiée) 4. La date de l pératin dans le prgramme cmptable dit être la date de la facture afin de faciliter l exactitude des rapprts aux dnateurs. Cmment cnnaitre la date d pératin? Pur les factures simples, c est facile, c est la date inscrite sur la facture Pur les factures prtant sur des pérides (abnnement téléphnique) : n indique le dernier jur de la péride. Ex : pur une facture téléphne mbile pst paid arrivant en ctbre 2010 mais prtant sur des cnsmmatins (abnnements) de Aut 2010, il faut entrer dans SAGA la date du 31/08/2010, même si cette facture est saisie au mis d ctbre. Mis de cmptabilité: c est le mis de saisie et sert uniquement cmme critère de recherche d écriture. Exceptin imprtante : il ne faut jamais utiliser une date d'un exercice cmptable précédent une fis la clôture annuelle réalisée. Si nécessaire, la date prpsée par le prgramme dans la nuvelle année dit être utilisée. Les entrées dans le jurnal de crrectins (OD) divent cnserver la date de l pératin initiale (au sein du même exercice cmptable), pur s assurer que le même taux de change sera utilisé. 5. La saisie des dnnées dit être effectuée tus les jurs afin d éviter tute perte de cntrôle. 6. Les dnnées saisies divent être cnfrntées aux cachets cmptables par une persnne différente, avant la clôture mensuelle. 7. Les factures reçus snt immédiatement cmptabilisées indépendamment du paiement ; 8. Les simulatins snt dnc utilisées exclusivement pur des factures nn parvenues (exemple ACS, BIAF ). 1. Tutes les pératins divent avir une descriptin narrative claire et ALIMA-Guide pur les Finances.dc 9 sur 29

10 2.5 Prcédure de Saisie des Descriptins apprpriée, ce en utilisant les descriptins standards décrites dans le plan cmptable. 2. Les descriptins dans SAGA divent être en anglais / français / espagnl (pas en prtugais - Il est autrisé sur les factures, mais seule la traductin dit apparaître dans Saga) 3. Pur le paiement: tujurs préciser le numér du chèque / le numér de PO u de cntrat / le numér d avance, le cas échéant. 2.6 Refacturatin Tutes les dépenses engagées pur le cmpte d'une autre missin u d une autre rganisatin divent être refacturées immédiatement après avir été engagées (à travers un encdage crrect : 5821 pur une autre missin, 5822 pur une autre rganisatin). Les cachets cmptables riginaux divent être envyés au siège u à la missin cncernée avec la clôture mensuelle (cnserver une cpie dans vtre cmptabilité). La descriptin ne dit pas dépasser 50 caractères, y cmpris les cdes cmptables, missin & prjet sus frmat AA999. ALIMA-Guide pur les Finances.dc 10 sur 29

11 3. DEPENSES 3.1 Règles d Engagement des Dépenses 1. Le persnnel a la respnsabilité d'engager des dépenses qui snt en ligne avec ns bjectifs, nécessaire et d un bn rapprt qualité/prix. 2. L engagement des dépenses et des paiements dit suivre les prcédures d achat et ne peut être réalisé que s il est accmpagné par : les validatins pertinentes, seln le Tableau de Validatin de l Engagement des Dépenses Tute activité u dépense hrs de la prpsitin de prjet et du cadre lgique appruvés dit être autrisée préalablement par le respnsable prgrammes cncerné. L Engagement de la dépense u les paiements pur une seule cmmande ne divent pas être divisés de manière à cnturner les seuils financiers de validatin u les prcédures d'achat apprpriées. une dcumentatin vérifiable («auditable») et des renseignements suffisants pur être en mesure d encder la dépense (descriptin identifiant l bjet / l'usage prévu... et / u le prjet, le cde cmptable et le résultat) 3. Chaque missin dit avir une liste actualisée des signataires autrisés, y cmpris les spécimens de signatures et les signataires remplaçants des titulaires, dispnible à tut mment pur vérificatin u audit (Specimen de signatures, Annexe 13). Une cpie de la liste des signataires mise à jur dit être envyée mensuellement avec la clôture cmptable. Lrsque l'un des signataires et sn remplaçant standard habituel snt absents pur une curte péride, il / elle dit signer un Frmulaire de Délégatin Tempraire d Autrité (Prcuratin tempraire d autrisatin, Annexe 13b), et le dépser auprès du Crd Fin pur vérificatin. ALIMA-Guide pur les Finances.dc 11 sur 29

12 3.2 Salaires des missins 1. Tus les calculs des salaires divent être faits par Hmère (prgramme de gestin des RH) et se cnfrmer au drit du travail et à la réglementatin fiscale natinale. La frmule de calcul de la paie dans Hmère dit être examinée et appruvée par un cnseiller fiscal lcal (u directement par l administratin des impôts). 3.3 Salaires siège 2. Le Liste récapitulative mensuelle des salaires (Payrll Summary) prduite par Hmère et validée dit être utilisée cmme pièce cmptable justificative auquel n adjint la preuve de paiement (rdre de virement bancaire, le bulletin de salaire signé si le paiement se fait en espèce, une cpie du chèque). La Liste récapitulative mensuelle des salaires dit être validée et signée par le Crd RH, le Crd Fin et le Représentant Pays (Crdinatin), Admin et RT (Terrain). La finance dit prcéder à des cntrôles de chérence avant de la signer (par exemple, vérifier les dcuments cntractuels, que les avances sur salaire nt bien été déduites, les heures supplémentaires appruvées, etc.) La finance dit vérifier que les paiements réels snt équivalents au résumé Hmère. 3. La paie dit être enregistrée cmme suit: Une ligne/entrée par emplyé qui représente le cût ttal de l emplyé pur ALIMA = salaire net par emplyé + charges salariales et patrnales Exceptin admise sur autrisatin du Respnsable de Gestin Terrain: pur une lngue liste du persnnel et en l'absence d imprt autmatique dispnible, les salaires peuvent être regrupés s ils nt le même cde cmptable, prjet & cntrat de financement. Dans ce cas, spécifier le nmbre de persnnes sur chaque ligne. Les charges sciales, l impôt sur le revenu et autres déductins sur salaire enregistrées au cde cmptable 4203 avec le tiers apprprié, snt retirées avant paiement. Les avances sur salaire enregistrées en 4202, avec une ligne par prjet et un tiers spécifique sernt retirées avec le paiement des salaires. 4. Un Frmulaire d Autrisatin de Virement Bancaire (Autrisatin de virement bancaire - Paie, annexe 19) dit être signé par chaque membre du persnnel dnt le salaire dit être payé à intervalles réguliers par virement bancaire. Ce dcument dit être archivé par les RH dans le dssier de l'emplyé. Dans le cadre de la prcédure de paie réalisée au siège, l interactin est frte entre le département des ressurces humaines et le département administratif et financier. Dès le recrutement d un nuvel emplyé, les RH se divent de faire parvenir la fiche navette à la directin administrative et financière en indiquant la ligne financière. Cet envi vaut validatin. Cette étape est la première indispensable pur assurer que les emplyés sernt crrectement payés à la fin ALIMA-Guide pur les Finances.dc 12 sur 29

13 de chaque mis. Infrmatins nécessaires : Dates de cntrat (fiche navette) Rémunératin nette et charges sciales Frmulaire de virement bancaire Nmbre de jurs travaillés/cngés/break dans le mis Avances reçues au curs du mis. Un expatrié peut prendre une avance sur salaire à partir du 15 du mis, d un mntant inférieur u égal à la mitié de sn salaire. Le crdinateur finances RH du pays dans lequel il se truve fait la demande par mail au DAF (cpie assistant finance) qui valide par retur de mail. Aucune avance sur salaire ne peut être faite sans l accrd écrit du DAF. Cntrats avec charges françaises Déclaratin de tus les cntrats dès leur signature sur le site du CEA URSSAF ; vir détails dans Annexe RH. Cntrats pur les nn ressrtissants de l UE travaillant hrs UE, bénévles et stagiaires Pas de déclaratin à faire, l assistant administratif et RH établit les bulletins de paie pur les cntrats sans charges, les fiches de déburs pur les bénévles et les fiches d indemnités pur les stagiaires. Tus apparaissent quand même dans le tableau des salaires. Cnsultant Chaque mis u en fin de missin le cnsultant fait parvenir une facture (à l assistant RH u finances) et est payé en cnséquence. Les cnsultants apparaissent dans le tableau des salaires. ALIMA-Guide pur les Finances.dc 13 sur 29

14 4. REVENUS 4.1 Revenus Le revenu dit être encdé cmme un crédit. Rembursements: sus le même cde que la dépense initiale si elle se prduit la même année que la dépense initiale u en 71 si c est dans une année ultérieure. Prduits des bailleurs institutinnels : Le prduit de la revente (utilisé / matériel d'ccasin): dit être encdé en Une facture en bnne et due frme dit être prduite (Facture ALIMA, Annexe 16). Intérêts financiers : Recette exceptinnelle : Dn de persnne physique : Dn de persnne mrale : Dns en nature: vir le pint BANQUE 5.1 Gestin Bancaire 1. Les cmptes en banque ne peuvent être uverts (et fermés) que par le Représentant Pays u le Crd Fin qui, à cette fin, nt besin d'une prcuratin du siège (Prcuratin Bancaire, Annexe 17,). Les cmptes en banque divent être uverts au nm de «ALIMA», cmme titulaire du cmpte, et nn sus le nm d'une persnne privée. 2. Il dit y avir au mins 2 signataires enregistrés à tut mment sur n'imprte quel cmpte bancaire, y cmpris: En capitale: Crd Fin et Représentant Pays Sur le terrain: Administrateur Terrain, RT et Crd Fin La liste des signataires dit être tenue à jur avec la banque Au-delà d un mntant précisé dans le Manuel de Sécurité de l Argent et validé par le Respnsable de Gestin Terrain au siège, deux signatures dit être exigées sur les chèques, paiements, virements et retraits (se référer au Respnsable de Gestin Terrain au siège si la banque ne le permet pas). 3. Chèques Ils divent être barrés, i.e. le chèque ne peut être encaissé que par le bénéficiaire uniquement. NB Le chèque peut être cntresigné au ds par un signataire au cmpte "pur paiement en espèces" si le furnisseur n'a pas de cmpte bancaire et si la banque lcale l accepte (se référer au Respnsable de Gestin Terrainau siège si cela n'est pas pssible dans le pays). Il ne faut jamais signer de chèques en blanc. ALIMA-Guide pur les Finances.dc 14 sur 29

15 Les chéquiers en curs divent être cnservés dans le cffre-frt (les talns de chéquiers divent être archivés pur référence ultérieure). 4. Un dssier banque dit être cnservé dans le cffre-frt avec tus les dcuments fficiels relatifs aux cmptes bancaires (i.e. clauses cntractuelles de fnctinnement du cmpte, cpies de tutes les lettres de «délégatin d autrité», «le slde dispnible et signataires enregistrés", certificat de fin d'année...). Les autres infrmatins nn-fficielles et nn-cnfidentielles peuvent être gardées à l'extérieur du cffre-frt dans un classeur banque distinct. 5. Un slde bancaire minimum dit être déterminé pur s assurer de la cntinuité des fnds pur les pératins. 6. Pur tus les cmptes bancaires, les muvements divent être saisis qutidiennement dans le lgiciel cmptable. 7. L argent d une persnne privée u d une autre rganisatin ne peut pas transiter sur un cmpte bancaire ALIMA (risque d évasin des fnds). Exceptin admise: une autrisatin peut être dnnée par le Respnsable de Gestin Terrainau siège pur utiliser le cmpte bancaire pur un partenaire d ALIMA u une ONG recnnue. 5.2 Rapprchement Bancaire Un Rapprchement Bancaire (Récnciliatin Bancaire, Annexe 9) dit être effectué le dernier jur travaillé du mis, pur tus les cmptes uverts sur la missin, même s'il n'y a pas eu d pératins au curs de ce mis. La persnne qui a préparé le rapprchement bancaire (par exemple le Crd Fin) ne dit pas être un signataire au cmpte (séparatin des fnctins) À la fin du mis, 2 rapprchements bancaires riginaux divent être réalisés et signés par 2 persnnes, dnt au mins 1 signataire un riginal pur le siège avec la clôture cmptable un pur l archivage lcal dans la cmptabilité. 6. CAISSE 6.1 Sécurité de l Argent 1. Un Manuel de Sécurité de l Argent dit être rédigé sur chaque missin. Il dit être validé par le Respnsable de Gestin Terrainau siège, puis signé par chaque Crdinateur Financier, Représentant Pays & Respnsable Terrain. Le fichier dit être verruillé par un mt de passe et mis à jur régulièrement. Une cpie de la versin signée dit être envyée au siège. 2. Chaque base dit avir un cffre-frt: Le cffre-frt dit être lurd et slidement fixé au mur u au sl, discret, jamais laissé uvert sans surveillance. Le système de verruillage dit ALIMA-Guide pur les Finances.dc 15 sur 29

16 se faire uniquement par clé(s) pur réduire le danger en cas de vl. La persnne en charge du cffre-frt est la seule dispsant de la clé. La secnde clé du cffre-frt est cnservée dans une envelppe scellée, dans un endrit caché et cnnu seulement des persnnes définies dans le Manuel de Sécurité de l Argent. Les caisses divent être cnservées dans un tirir fermé à clé et stckées dans le cffre la nuit. La persnne respnsable de la caisse est la seule dispsant de la clé La secnde clé est cnservée dans le cffre-frt dans une envelppe scellée. 3. Une limite de trésrerie dit être définie dans le Manuel de Sécurité de l Argent pur chaque cffre-frt et caisse, transprt en main prpre durant les transferts en espèces, paiements en espèces et avances de fnctinnement individuelles. le mntant de l'envelppe de sécurité nécessaire par base en fnctin du niveau de sécurité (le cas échéant) 4. Les paiements en espèces divent être limités autant que pssible. 5. ALIMA ne dit prendre aucune respnsabilité pur tut argent nn-alima u bjets de valeur entrepsés dans le cffre-frt. Chaque dépsitaire dit remplir un frmulaire de «Décharge de Respnsabilité", (Frmulaire de décharge de respnsabilité - Cffre, Annexe 15). ALIMA-Guide pur les Finances.dc 16 sur 29

17 6.2 Vl / Différences de Caisse / Créances Duteuses 1. En cas de vl à main armée: restez calme, béissez et ne résistez pas. Les vies des individus valent plus que le cntenu du cffre-frt. 2. Suite à une perte / vl, les mesures prises divent viser à: récupérer l'argent, sanctinner les fautes le cas échéant, et d'éviter une répétitin du scénari. 3. Les différences de caisse / vl / créances duteuses divent être enregistrées respectivement dans les cmptes 6920 / 6930 / Une nte dit être écrite expliquant les circnstances, les enquêtes effectuées, les mesures crrectives prises et les recmmandatins. Cette nte dit être duble signée. Elle dit être validée par le Crd Fin et attachée cmme cachet cmptable. Le Respnsable de Gestin Terrain au siège et le RP divent valider cette nte pur les mntants de plus de 10 EUR u les prblèmes récurrents. Tute utilisatin de ces cmptes dit être signalée dans la lettre de cuverture mensuelle (Lettre de cuverture, Annexe 20), et le Cntrôleur Financier au siège immédiatement avisé. NB : Les différences de caisse lrs du rapprchement ne divent pas être prises à la légère et tujurs suivies d'une enquête apprfndie. 6.3 Cntrôles de Caisse 1. Chaque cffre-frt et caisse dit avir sn prpre livre de caisse/cffre = cahier rempli à la main par la persnne respnsable (Livre de Caisse, Annexe 5) immédiatement à chaque mntant retiré u reçu. 2. Un cntrôle de caisse (mntant en espèces vs slde du livre de caisse/cffre) dit être effectué par le caissier tus les sirs dans le cahier de suivi pur une caisse et à chaque cntrôle de caisse dans le frmat (Inventaire de Caisse, Annexe 8) (vir 6.4). ALIMA-Guide pur les Finances.dc 17 sur 29

18 6.4 Inventaires Un inventaire pur la caisse et le cffre (cmptage de caisse + avances uvertes vs slde dans le prgramme de cmptabilité, avec les différences expliquées) dit être effectué: à la fin de chaque semaine par le caissier et un superviseur le dernier jur du mis 2 inventaires riginaux divent être imprimés et signés - un pur les dcuments de clôture cmptable mensuelle envyés au siège, un pur archivage lcal. chaque fis que le Crd Fin effectue une visite sur le terrain chaque fis que la respnsabilité sur l'argent est transmise L'argent dit être cmpté, l inventaire signé par 2 persnnes et archivé avec les cachets cmptables. i.e. La persnne qui valide l inventaire ne dit pas être la persnne qui gère la trésrerie inventriée (séparatin des fnctins). 6.5 Demande de Trésrerie 1. Les flux de trésrerie dit être gérés pur équilibrer les recettes prévues avec les dépenses prévues, en particulier afin d éviter d'être en décuvert bancaire u au cntraire ne pas détenir trp de liquidités en caisse u sur les cmptes en banque. 2. Une demande de trésrerie pur les besins en trésrerie du mis à venir dit être envyée au Respnsable de Gestin Terrainau siège le 25 e jur du mis précédent en utilisant le mdèle type (Frmulaire de demande de trésrerie, Annexe 11) NB: la demande dit inclure des fnds pur les activités prévues (qu elles aient u nn été inclues dans une demande de trésrerie antérieure) La demande de trésrerie dit être vérifiée et signée par le Crd Fin et le RP. L'riginal dûment signé dit être archivé lcalement. 6.6 Avances 1. Tutes les avances en suspens divent être revues dans le cadre de l inventaire de caisse / clôture cmptable mensuelle pur assurer que les avances encre uvertes snt récupérables u snt activement recherchées afin d être récupérées le cas échéant. 2. Tutes les avances à remburser au siège divent être enregistrées en 42XX u 41XX NB : Les avances sur salaire des expatriés (4202) divent rester exceptinnelles et divent être validée par le DAF au siège. 3. Les Avances à remburser lcalement divent être enregistrées en 42XX. Les Garanties lcatives / dépôts divent être inscrits en 4201, et les avances aux furnisseurs / tiers en Les avances sur salaire du persnnel natinal (4202) ne devant pas dépasser 50% du salaire mensuel net, ne snt délivrées qu'au milieu du ALIMA-Guide pur les Finances.dc 18 sur 29

19 mis, et divent être lettrées à la fin du mis en les retirant du salaire mensuel. Afin de limiter le nmbre d'entrées, il vus est cnseillé de suivre les avances (4204) qui snt émis pur de curtes pérides, en dehrs de SAGA (vir 6.7 ci-dessus). Les avances sécurité dnnées individuellement divent être enregistrées en ALIMA-Guide pur les Finances.dc 19 sur 29

20 6.7 Suivi des Avances de Fnctinnement 1. Les avances de fnctinnement snt des avances d argent en espèces faites à un emplyé afin d être utilisées dans le cadre de sn travail et de l activité, lrsque le furnisseur ne peut pas être payé au bureau par le persnnel des finances. Les avances de fnctinnement : divent être maintenues à un minimum ne peuvent être remises qu'aux membres du persnnel ALIMA divent suivre des règles d'apprvisinnement et les exigences nrmales de dcumentatin divent être dépensées uniquement pur les articles cmmandés et jamais pur des dépenses persnnelles. Les dépenses nn justifiées divent être rembursées par le titulaire de l'avance et peuvent être retirées de sn salaire. 2. Une persnne ne peut avir qu une avance de fnctinnement uverte, et dit la fermer avant qu'une autre ne puisse être uverte. 3. Administratin des avances: Un livre d avances manuel (cahier rempli à la main) dit être tenu, en enregistrant au minimum: le numér de référence, la date de demande / de retur et la signature du bénéficiaire de l avance (Livre d Avance, Annexe 6). Les avances ne divent être uvertes qu'une fis le «Frmulaire de Demande d Avance» crrectement rempli et validé par le superviseur (Frmulaires d Avances, Annexe 7). Un "Frmulaire de Retur d Avance" (Frmulaires d Avances, Annexe 7) dit être rempli par le bénéficiaire de l'avance. Tutes les factures riginales divent être jintes avec tutes les signatures de validatin requises dans le tampn de validatin et les dcuments de supprt pertinents. 4. Classement des avances: Les frmulaires de demande d avance divent être classés dans un "dssier d avances uvertes". Une fis l avance clôturée, le frmulaire de retur d'avance dit être séparé des factures, attaché au frmulaire de demande d avance crrespndant et classé dans un «dssier d avances fermées". 5. La saisie des dnnées dans SAGA dit se faire sur le principe de 1 entrée par facture, avec la date = date de la facture. Le numér de cachet cmptable SAGA dit être reprté sur le Frmulaire de Retur d Avance au mment de la saisie des dnnées de manière à ce que les factures crrespndant à une avance particulière puissent être retracées. ALIMA-Guide pur les Finances.dc 20 sur 29

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