Modèle de lettre de mission adaptée aux «Administrateurs de biens et agents immobiliers»

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1 Modèle de lettre de mission adaptée aux «Administrateurs de biens et agents immobiliers» Il convient de nous adresser la lettre de mission ci-dessous, dûment complétée et signée conjointement avec votre expert comptable et reprenant toutes les diligences spécifiques à la comptabilité des mandants, soit : L'intégration de la balance des mandants dans la comptabilité générale, La vérification de ladite balance et notamment le respect du principe de noncompensation des soldes débiteurs et créditeurs, Le contrôle, par sondages, des rapprochements de banque spécifiques aux comptes mandants, L'établissement de l'attestation de pointe en trésorerie telle que prévue par la loi Hoguet n 70-9 du régissant la profession immobilière.

2 MISSION DE PRESENTATION ou D'EXAMEN DES COMPTES ANNUELS M. Vous avez bien voulu nous consulter en qualité d'expert-comptable pour vous assister dans la gestion de votre entreprise. Nous vous remercions de cette marque de confiance. Cette lettre de mission a pour objet de confirmer notre entretien et de définir Ies conditions de notre collaboration. 1) VOTRE ENTREPRISE Elle a été créée en. sous forme : d'entreprise individuelle - société commerciale - société civile. Sa forme aujourd'hui est celle d'une SA - SARL - SNC - SCI - SCP au capital de :, dont les principaux associés sont : Le(s) dirigeant(s) social(aux) est (sont) : Gérant Président du Conseil d Administration - Administrateur Son (ses) activité(s) essentielle(s) est(sont) : Ses principaux clients sont : Votre principal établissement se situe à :.. Vous employez globalement personnes et collaborez avec... agents commerciaux indépendants. Votre chiffre d'affaires réalisé - prévu est de l'ordre de : transaction immobilière.... H.T. gestion locative H.T. syndicat de copropriété H.T. Votre organisation comptable actuelle (envisagée) repose sur un système micro-informatique propre - sous-traitance informatique (au sein de notre cabinet). La responsabilité de l'enregistrement courant des opérations est confiée à... (salarié de votre entreprise). Les volumes traités (à traiter) annuellement sont estimés à : Transactions Gestion locative Syndicat de copropriété Nombre de mandats Nombre de lots.. factures fournisseurs par an.. bulletins de salaires par an. Votre organisme garant est Le montant de la garantie accordée est : activité transactions :.. activité gestion immobilière :.

3 2) NOTRE MISSION Vous envisagez de nous confier une mission d'examen / de présentation des comptes annuels régie par les normes de l'ordre des Experts-Comptables et d'établissement des déclarations fiscales afférentes. Vous souhaitez également que nous assurions : l'établissement des déclarations fiscales en cours d'exercice, l'établissement de situations intermédiaires, l'établissement d'un dossier de gestion, Enfin, concernant les diligences spécifiques à la comptabilité des mandants, nous assurerons : l'intégration de la balance des mandants dans la comptabilité générale, la vérification de ladite balance et notamment le respect du principe de non-compensation des soldes débiteurs et créditeurs, le contrôle, par sondages, des rapprochements de banque spécifiques aux comptes mandants, l'établissement de l'attestation de pointe de trésorerie telle que prévue par la loi Hoguet n 70-9 du régissant la profession immobilière (Annexe 1). La répartition des travaux entre votre entreprise et notre cabinet est détaillée en annexe 2. En outre, nous joindrons dans l'annexe aux comptes annuels de votre entreprise, les états récapitulatifs suivants : balance des comptes mandants " Transactions", balance des comptes mandants "Gestion", et provisions liées aux comptes mandants. Un modèle de ces états récapitulatifs est joint en annexe 3 de cette lettre de mission. Enfin, dans le cas où les procédures en vigueur dans votre entreprise seraient insuffisantes pour garantir la fiabilité de la comptabilité des mandants, une mission de contrôle approfondi de la comptabilité mandants pourra nous être confiée, à votre demande, et, le cas échéant, sur les recommandations de votre garant. Cette mission spécifique fera l'objet d'une lettre de mission complémentaire. Il est bien entendu que la mission pourra par ailleurs, sur votre demande, être complétée par d'autres interventions en matière fiscale, sociale, juridique, économique, financière ou de gestion. Nos relations seront réglées, sur Ie plan juridique, tant par Ies termes de cette lettre que par les conditions générales d'intervention ci-jointes établies par notre profession. Son exécution implique, en ce qui nous concerne, le respect des normes établies par le Conseil Supérieur de l'ordre des Experts-Comptables et applicables à la mission qui nous est confiée. La nature même du présent contrat et les modalités de son exécution aboutissent à la délivrance d'une attestation qui vous sera remise en même temps que les comptes annuels*. Ce document permet aux tiers en relation avec votre entreprise de pouvoir s'assurer de la qualité de vos comptes*. Pour l'exercice 20.., Ies honoraires sont budgétés ainsi :.. Notre mission prendra effet à compter de votre acceptation. Elle portera sur les comptes de l exercice commençant le et se terminant le (Indiquer le jour et le mois mais pas l'année) Nous vous demandons de bien vouloir nous retourner un exemplaire de la présente revêtu de votre signature. En vous remerciant de la confiance que vous voulez bien nous témoigner, nous vous prions d'agréer, M.., l'expression de nos sentiments distingués. L' expert-comptable Le client

4 *Si l'entreprise est soumise au commissariat aux comptes, modifier le texte comme suit : supprimer ces deux paragraphes. Conditions générales (spécifiques à la mission de présentation des comptes annuels) 1. Domaine d'application Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions de présentation des comptes annuels et d'établissement des déclarations fiscales afférentes, conclues entre un membre de l'ordre des expertscomptables et son client. Elles précisent les conditions générales exposées dans le document joint. Les missions de Présentation des comptes annuels sont régies par les normes générales et spécifiques définies par l'ordre des expertscomptables. 2. Définition de la mission La mission de Présentation vise à permettre au membre de l'ordre d'attester, sauf difficultés particulières, qu'il n'a rien relevé qui remette en cause la régularité en la forme de la comptabilité ainsi que la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels issus en tenant compte des documents et informations fournis par l'entreprise. Elle conduit à l'établissement d'une attestation qui fait partie des documents de synthèse qui sont remis au client*. Cette mission n'est ni un audit, ni un examen des comptes annuels et n'a pas pour objectif la recherche systématique de fraudes et de détournements. Elle s'appuie sur : - une prise de connaissance générale de l'entreprise, - le contrôle de la régularité formelle de la comptabilité, - des contrôles par épreuves des pièces justificatives, - un examen critique de cohérence et de vraisemblance des comptes annuels. Le contrôle des écritures et leur rapprochement avec les pièces justificatives sont effectués par épreuves. 3. Durée de la mission Les missions sont confiées pour une durée d'un an. Elles sont renouvelables chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par acte extra-judiciaire, trois mois avant la date de clôture de l'exercice. La préparation et l'établissement des comptes annuels imposant des prestations réciproques tout au long de l'exercice, chacune des parties aura la faculté, en cas de manquement important par l'autre partie à ses obligations, de mettre fin sans délai à la mission. Sauf faute grave du membre de l'ordre, le client ne peut interrompre la mission en cours qu'après l'en avoir informé par lettre recommandée avec accusé de réception un mois avant la date de cessation et sous réserve de lui régler les honoraires dus pour le travail déjà effectué, augmentés d'une indemnité égale à 25% des honoraires convenus pour l'exercice en cours. Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension. Pendant la période de suspension, les dispositions des articles 2, 3 et 4 des conditions générales suivantes demeurent applicables. Lorsque l'entreprise cliente relève du commissariat aux comptes, cette attestation n'est pas établie sauf circonstances particulières, l'entreprise disposant du rapport de son commissaire aux comptes pour sa communication financière avec les tiers.

5 Conditions générales (spécifiques à la mission d'examen des comptes annuels) 1. Domaine d'application Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions d'examen des comptes annuels et d'établissement des déclarations fiscales y afférentes, conclues entre un membre de l'ordre des experts-comptables et son client. Elles précisent les conditions générales exposées dans le document joint. Les missions d'examen des comptes annuels sont régies par les normes générales et spécifiques définies par l'ordre des experts-comptables. 2. Définition de la mission La mission d'examen des comptes annuels vise à permettre au membre de l'ordre d'attester, sauf difficultés particulières, qu'il n'a pas relevé d'éléments remettant en cause la régularité et la sincérité des comptes annuels ni l'image fidèle donnée par ceux-ci du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise à la fin de l'exercice. Elle conduit à l'établissement d'une attestation qui fait partie des documents de synthèse qui sont remis au client*. Cette mission n'est pas un audit, ce qui exclut la confirmation d'informations auprès des tiers, l'évaluation du contrôle interne et la vérification physique des espèces et des stocks. Elle n'a pas pour objectif la recherche systématique de fraudes et de détournements. Elle s'appuie sur : une prise de connaissance approfondie de l'entreprise, une appréciation des procédures relatives à la fonction comptable, une collecte d'éléments probants par examen analytique, contrôle par épreuves, contrôles sur pièces, rapprochement, recoupement et entretien avec la direction et les salariés de l'entreprise. Le contrôle des écritures et leur rapprochement avec les pièces justificatives sont effectués par épreuves. 3. Durée de la mission Les missions sont confiées pour une durée d'un an. Elles sont renouvelables chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par acte extra-judiciaire, trois mois avant la date de clôture de l'exercice. La préparation et l'établissement des comptes annuels imposant des prestations réciproques tout au long de l'exercice, chacune des parties aura la faculté, en cas de manquement important par l'autre partie à ses obligations, de mettre fin sans délai à la mission. Sauf faute grave du membre de l'ordre, le client ne peut interrompre la mission en cours qu'après l'en avoir informé par lettre recommandée avec accusé de réception un mois avant la date de cessation et sous réserve de lui régler les honoraires dus pour le travail déjà effectué, augmentés d'une indemnité égale à 25% des honoraires convenus pour l'exercice en cours. Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension. Pendant la période de suspension, les dispositions des articles 2, 3 et 4 des conditions générales suivantes demeurent applicables. Lorsque l'entreprise cliente relève du commissariat aux comptes, cette attestation n'est pas établie sauf circonstances particulières, l'entreprise disposant du rapport de son commissaire aux comptes pour sa communication financière avec les tiers.

6 1. Obligations du membre de l'ordre Conditions générales (communes à l'ensemble des missions) Le membre de l'ordre effectue la mission qui lui est confiée conformément aux normes établies par l'ordre des Experts comptables. II contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens et non de résultat. II peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principalement chargé du dossier est indiqué au client. A l'achèvement de sa mission, le membre de l'ordre restitue les documents que lui a confiés le client pour l'exécution de la mission. 2. Secret professionnel Le membre de l'ordre est tenu au secret professionnel dans les conditions prévues à l'article du nouveau Code pénal. Les documents établis par le membre de l'ordre sont adressés au client, à l'exclusion de tout envoi direct à un tiers, sauf accord écrit du client. 3. Obligations du client Le client s'interdit tout acte portant atteinte à l'indépendance des membres de l'ordre ou de leurs collaborateurs. Ceci s'applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d'exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client. Le client s'engage : à mettre à la disposition du membre de l'ordre, dans les délais convenus, l'ensemble des documents et informations nécessaires à l'exécution de la mission ; à réaliser les travaux lui incombant conformément au tableau de répartition ci-joint ; à porter à la connaissance du membre de l'ordre les faits importants ou exceptionnels. II lui signale également les engagements susceptibles d'affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l'entreprise ; à confirmer par écrit, si le membre de l'ordre le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont complets. Conformément à la législation en vigueur, le client doit prendre les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d'une façon générale, l'ensemble de la comptabilité pendant un délai minimal de dix ans. Le client devra assurer la sauvegarde des données et traitements informatisés pour en garantir la conservation et l'inviolabilité. 4. Honoraires Le membre de l'ordre reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. II est remboursé de ses frais de déplacement et débours. Tout contrat d'abonnement est interdit et les honoraires ne peuvent être liés aux résultats financiers du client. Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement. Conformément à la loi du 31 décembre 1992, les conditions de paiement des honoraires sont obligatoirement mentionnées sur la note d'honoraires. En cas de non-paiement des honoraires, le membre de l'ordre bénéficie du droit de rétention dans les conditions de droit commun. 5. Responsabilité Le membre de l'ordre assume dans tous les cas la responsabilité de ses travaux. La responsabilité civile du membre de l'ordre pouvant résulter de l'exercice de ses missions comptables fait l'objet d'une assurance obligatoire. Toute demande de dommages-intérêts ne pourra être produite que pendant la période de prescription légale. Elle devra être introduite dans les trois mois suivant la date à laquelle le client aura eu connaissance du sinistre. Le membre de l'ordre ne peut être tenu pour responsable ni des conséquences dommageables des fautes commises par des tiers intervenant chez le client, ni des retards d'exécution lorsque ceux-ci résultent d'une communication tardive des documents par le client. 6. Différends Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre le membre de l'ordre et son client pourront être portés, avant tout action judiciaire, devant le Président du Conseil régional de l'ordre compétent aux fins de conciliation. A.., le L'Expert comptable Le Client

7 ANNEXE 1 MODELE D'ARRETE DE COMPTES PREVU PAR LA LOI HOGUET ou «Pointe de trésorerie» (Extrait du dossier à remettre à la préfecture pour toute demande de cartes professionnelles) Définition : L'arrêté de comptes donne le montant maximal des fonds, effets ou valeurs liés exclusivement à l'activité immobilière, détenus pour le compte des mandants, depuis la date de clôture du précédent arrêté de comptes jusqu'à un mois au plus avant la date de dépôt de la demande de renouvellement de la carte professionnelle (voir ci-dessous). Pour le premier renouvellement, la période débute à la date de délivrance de la carte. Attention, il s'agit de la pointe maximale des fonds, effets ou valeurs détenus à un moment donné de la période d'exercice et non du cumul des fonds, effets ou valeurs, détenus sur toute la période de l exercice. Un arrêté de comptes doit être établi pour chaque activité, transactions ou gestion. Il doit être approuvé et certifié exact par un expert-comptable, un comptable agréé ou le garant. MODELE Arrêté de comptes (Décret n du 20 juillet 1972) (Sur papier à en-tête de l'expert-comptable, du comptable agréé ou du garant) Transactions ou Gestion immobilière (1) Carte n Personne physique : nom, prénom... adresse professionnelle... ou Personne morale : dénomination sociale.... siège social... Période de l'exercice du au... Montant maximal des fonds, effets ou valeurs liés exclusivement à l'activité immobilière, détenus pour le compte des mandants... Certifié exact à.. le Signature et cachet de l'expert-comptable, du comptable agréé, ou du garant (1) rayer la mention inutile

8 ANNEXE 2 REPARTITION DES TRAVAUX Annexe à la lettre de mission et aux conditions générales Client : Mission : Exercice.. Nature des travaux Cabinet (établissement) Cabinet (contrôle) Entreprise (établissement) INTERVENTION COMPTABLE Tenue des journaux Achats Ventes Gestion locative Syndicat de copropriété Transactions Caisse Banques entreprise Banques gestion locative Banques syndicat de copropriété Banques transactions Opérations diverses Opérations diverses d inventaire Centralisation journaux Balances Générale Auxiliaire fournisseurs Transactions Gestion locative Syndicat de copropriété Grands livres Préparation des éléments d inventaire Factures et avoirs non parvenus Factures et avoirs à établir Stocks de matières et marchandises Travaux et produits en cours Etats des créances douteuses Etats des litiges Mise à jour du journal général Mise à jour du livre d inventaire Etablissement du projet de comptes annuels Etablissement des comptes annuels définitifs Bilan et compte de résultat Annexes Etablissement de situations intermédiaires (mensuelles, trimestrielles ou semestrielles) INTERVENTION FISCALE Déclaration mensuelle ou trimestrielle de TVA Déclaration annuelle de TVA Déclaration mensuelle des échanges de biens dans l UE Déclaration des BIC/régime du réel normal (ou simplifié) Déclaration des sociétés passibles de l IS Bordereau Avis d IS Déclaration unique annuelle des paiements de revenus mobiliers Déclaration annuelle pour la taxe professionnelle Déclaration annuelle pour la taxe d apprentissage Déclaration annuelle pour la participation à la formation annuelle continue

9 Nature des travaux Déclaration annuelle pour l investissement obligatoire dans la construction Déclaration annuelle des baux Déclaration annuelle des contrats de prêts Déclaration annuelle des voitures de sociétés Déclaration annuelle de contribution sociale de solidarité Déclaration annuelle des commissions, courtages, honoraires Droits d auteur ou d inventeur versés (DADS 1 ou DADS 2). Assistance en cas de vérification fiscale* INTERVENTION SOCIALE Bulletins de paie Registres obligatoires Registre unique du personnel Livre de paie Déclaration de cotisations sociales (Urssaf, Assedic ) Déclaration annuelle des salaires (DADS 1, retraite ) Déclaration aux organismes sociaux (non salariés) Assistance aux contrôles effectués par les organismes sociaux* Assistance dans les procédures de conclusion et de rupture des contrats de travail.. Enquêtes statistiques (INSEE, fédérations professionnelles ) INTERVENTION JURIDIQUE Cabinet (établissement) Formalités de convocation des AGO et publication des décisions Formalités de convocation des AGE et publication des décisions Rapport de gestion à l AGO Procès-verbaux des conseils Procès-verbaux des assemblées Formalités de publicité annuelle (dépôt au greffe) Mise à jour des registres obligatoires : Registre de présence Registre des PV de CA Registre des PV des AG Registre des mouvements de titres Registre des mandats transactions Registre-répertoire des transactions Carnet de reçus transactions Registre des mandats syndicats de copropriétés Registre des mandats gestion locative Attestation de pointe de trésorerie Attestation de représentation des fonds * Missions spécifiques assurées par le cabinet mais faisant l objet d une facturation détaillée Cabinet (contrôle) Entreprise (établissement) INTERVENTION «GESTION ET ORGANISATION» Elaboration du dossier de gestion Optimisation de l organisation administrative et comptable Optimisation de l organisation «mandants» Aide au passage à l Euro Etablissement d une procédure budgétaire Mise en place de tableaux de bord A, le L expert-comptable, Le Client,

10 ANNEXE 3 ATTESTATION DE REPRESENTATION DES FONDS DES MANDANTS N de sociétaire Raison sociale et N de siren Adresse de l Agence : Je soussigné..., expertcomptable, inscrit au tableau de l ordre de la région..., exerçant à Certifie avoir procédé dans la comptabilité de... à la date du : Aux contrôles suivants : concordance entre la balance des comptes mandants et les montants détenus en banque ; contrôle des rapprochements bancaires ; qui m ont permis d établir la situation suivante : Etat récapitulatif de la balance par solde des comptes mandants Transactions à la date du Activité exercée : avec réception de fonds sans réception de fonds réception occasionnelle Total Mandants Transactions Total Trésorerie Transactions Débit* Crédit* Etat récapitulatif de la balance par solde des comptes mandants Gestion à la date du. Total Mandants Gérance ** Total Mandants Locations Saisonnières ** Total Mandants Syndics comptes groupés MANDANTS Débit* (NB 2) Crédit* Total Mandants Syndics comptes séparés- «Loi S.R.U.» Fonds du Cabinet (Honoraires) Total Comptes d attente Sous-total comptes mandants Gestion Total Trésorerie Gérance Total Trésorerie Locations Saisonnières Total Trésorerie Syndics comptes groupés TRESORERIE Débit* Crédit* Total Trésorerie Syndics comptes séparés - «Loi S.R.U.» Sous-total comptes de trésorerie Gestion TOTAL BALANCE GESTION ne pas porter les centimes ** position établie avant reddition : oui / non (à cocher svp) Mandants Gérance Mandants loc. saisonnière Fait à., le.. Signature et cachet de l expert-comptable NB 1 : Les positions des mandants sont à établir après compensations légitimes entre débits et crédits concernant un même mandant mais sans aucune compensation entre débits et crédits concernant des mandants différents. NB 2 : Les avances consenties pour le compte des Mandants (Débiteurs) ne doivent être financées que sur fonds propres du Cabinet ou, le cas échéant, par découvert(s) bancaire(s) spécifique(s). NB 3 : Joindre, soit au verso du présent document, soit sous pli séparé, une liste des comptes bancaires affectés aux flux financiers des fonds mandants (pour les comptes de Syndics préciser s il s agit de comptes séparés «Loi S.R.U.»). T.S.V.P

11 REFERENCES ET NATURE DES COMPTES FINANCIERS, AU (position comptable) Dénomination de l établissement financier Adresse complète de l Agence, centre ou bureau local Numéro de compte Solde (s) du (des) compte (s) Nature du compte (Transactions, Gestion, etc )