Diacamma. Gestionnaire pour les associations sportives Guide d'utilisation. Version

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1 Diacamma Gestionnaire pour les associations sportives Guide d'utilisation Version

2 Sommaire Diacamma Présentation Les adhérents Mise en route L`adhérent Rechercher un adhérent Renouvèlement et import Statistique des adhérents Gestion des formations et examens sportifs Création d`une session d`examen Validation d`une session d`examen Rechercher une session Faire des statistiques Gestion comptable Définitions et notions comptables L'exercice comptable Les tiers comptables Les écritures comptables La comptabilité analytique Les modèle d`écriture Les impressions Gestion d'un facturier Les articles Création d'un devis, d'une facture et d'un avoir Règlement Gestion par tiers Dépôt de chèques Statistiques Configuration du facturier TVA Les contacts Les contacts physiques Les contacts moraux Configuration et paramétrage La gestion de taches Les taches Les groupes de taches Le résumé La gestion documentaire Utilisation de fichiers partagés Configuration et permissions Mises à jour et Installation Procédure Administration Mot de passe

3 Les groupes et les droits Les utilisateurs Les extensions Sauvegarde/restauration Impression Avancé Architecture

4 Présentation Description Diacamma est un logiciel de gestion spécialement conçu pour les associations sportives ou culturelles. Avec Diacamma, donnez à votre association le logiciel qu'elle mérite! Pas besoin d'être informaticien pour avoir les outils adaptés à votre cas. L'application de base est entièrement gratuite et vous permet de gérer les accès à vos données et au carnet d'adresses de votre association. Les modules complémentaires vous permettront d'adapter en quelques clics le logiciel à vos besoins. Les différents modules disponibles vous permettront, par exemple, de: Gérer plus spécifiquement vos adhérents avec leurs licences sportives et le suivi de leur parcours. Gérer vos documents de façon centralisée grâce à la gestion documentaire. Gérer la comptabilité de votre association. Gérer vos devis, factures et factures proformat pour les adhérents subventionnés par un CE, entre autre. Ce manuel vous aidera dans l'utilisation de ce logiciel. Si malgrès tout, vous ne trouvez pas la réponse à vos problèmes, visiter notre site où vous trouverez des tutoriels et des astuces. Installation Vous pouvez installer Diacamma sur un ordinateur dédié à votre association que ce soit un Apple Macintoch (OS X 10.4 et +) ou bien un PC sous MS-Windows (XP et +) ou sous GNU Linux (Ubuntu 8.04 ou +). Diacamma est un logiciel client/serveur, vous pouvez l'installer sur un ordinateur centralisateur et accéder à ses données depuis un autre PC connecté via un accès permanent à internet. Dans ce dernier cas, vous aurez accès à vos données depuis n'importe où dans le monde et à plusieurs personnes en simultané. Cette organisation est particulièrement interessante pour permetre à plusieurs cadres associatifs d'avoir accès à des données communes. Quel résponsable ne s'est pas arraché les cheveux suite à un échanges de documents via une clefs USB où certaines modifications importants se perdent dans le transport? Comme mettre en place une tel architecture informatique n'est pas donné à tout le monde, Le Sanglier du Libre est heureux de vous proposer sont service d'hébergement Diacamma. Nous assuront pour vous la pérénité, la confidencialité et l'intégrité de vos données sur nos serveurs professionnels pour un prix à la porté de toutes associations actives. Pour plus d'information, visiter notre site

5 Les adhérents

6 Mise en route Pour vous permettre d'exploiter au mieux le logiciel, certains paramétrages sont nécessaires. Saisons et cotisations Le menu administration/extensions (conf.)/saisons et cotisations vous permet de modifier à la gestion des licences sportives, en l'occurence, les saisons sportives et les types de cotisations. Les Saisons Ici, vous pourrez ajouter de nouvelles saisons au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Vous pourrez également déterminer laquelle est la saison courante (dite active). De plus, chaque saison est découpé en quatre périodes et douze mois. C'est la plus petite date de début et la plus grande de fin qui défini la plage de votre saison. Vous pouvez définir des saisons de plus d'un an avec un chevauchement l'une par rapport à l'autre. Vous pouvez modifier les dates de début et de fin de chaque période. Deux périodes peuvent se chevaucher ou être disjoint (dans ce cas, un message d'avertissement vous préviens). Le premier des douze mois commence le mois de la plus petite date de début de période. Même si votre saison couvre plus qu'un an calendaire, il n'y aura pas de treizième mois dans votre saison. Pour chaque saison, vous pouvez lui associé une liste de documents que chaques adhérents doit vous donnée pour finaliser leur inscription.

7 Les types de cotisations Ici vous pourrez saisir les différents types de cotisations offerts par votre association, par exemple, pour une association pratiquant plusieurs activités sportives distinctes, vous pouvez avoir un type de cotisation pour chaque activité, un autre pour plusieurs de ses activités, et encore des types différents selon si ces activités sont pratiquées en compétition ou hors compétition. Quatre modes de durées différentes peuvent être affectées à un type de cotisation: Annuelle Cotisation couvrant l'ensemble de la saison Périodique Cotisation couvrant une des quatre périodes de la saison Mensuelle Cotisation couvrant un des douze mois de la saison Calendaire Cotisation couvrant un année calendaire. Cette cotisation peut donc être à cheval sur deux saisons. Si vous avez aussi le module facturier vous devez definir un prix de vente de votre cotisation. Si à la création du type de cotisation, vous rentrez un prix non nul, l'outil vous créera un article associé à votre cotisation. Ensuite, vous avez la possibilité d'ajouter d'autre articles à cette cotisation. Cela vous permet de distingué, par exemple, la part de cotisation relative à votre club et la licence de votre fédération. Avec ces liens entre les cotisations et les articles,vous pourrez générer automatiquement des factures lors de vos procédure d'adhésions. De même, vous pouvez aussi personnaliser le code comptable de tiers associé à vos adhérants dans le cas d'un création automatique. Champs et catégories Le menu administration/extensions (conf.)/champs et catégories vous permet de modifier ce qui peut catégoriser un adhérent: Les catégories d'âge, les équipes ou cours et les actiités ainsi que la possibilité d'activer ou non ces différents classifications. Vous pouvez ne pas vouloir utiliser tel ou tel catégorie. Pour cela, désactivé là depuis l'écran de paramétrages. Vous pouvez également personaliser la désignation 'équipe' et 'activité'.

8 Les Champs personnalisés Il se peut que vous ayez besoin de préciser une informations supplémentaire à vos adhérents. C'est pourquoi vous avez ici la possibilité d'ajouter des champs personnels à chaque fiche d'adhésions. Pour ajouter un champs, vous devez simplement donner son titre ainsi que définir son type (chaine, entier, réel, booléen ou énumération) et éventuellement les compléments nécessaires. Dans le cas de l'énumération, vous devez définir comme paramètre, la liste des valeurs (mots) espacé par un point-virgule que le champs peut prendre. Les âges Vous pourrez ici renseigner les catégories d'âges tels que pratiquées dans votre association en renseignant les noms, années de naissance de début et de fin de la cétégorie. La façon dont ces informations sont traitées fait que vous n'avez plus à changer ces catégories ensuite, le décalage se fait tout seul d'années en années.

9 Les équipes/cours Vous gérez différentes équipes ou différents cours et c'est intéressant pour vous de classer vos adhérents selon ce critère? Renseignez les ici, vous pourrez alors affecter des adhérents à ces équipes ou cours et ainsi les retrouver plus facilement. Les activités Vous gérez différentes activités (ex: plusieurs arts matiaux) dans votre association? Les renseigner ici vous permettra ensuite de classer vos adhérents par ces différentes activités, mais aussi de saisir pour aux plusieurs licences par an si nécessaire (ex: une association qui regrouperais judo et karaté serait donc affiliée à 2 fédérations différentes, vous pourriez alors saisir 2 licences par adhérents si toutefois vos adhérents pratiquent et 2 sports et sont licenciés des 2 fédérations).

10 L`adhérent L'adhérent est une personne physique qui a déjà pris une inscription dans votre association. Pour consulter la liste des adhérents, aller dans le menu : Associatif/Adhérents/Adhérents cotisants De cette page vous pouvez imprimer des listes, des étiquettes ou des cartes d'adhérents correspondant au filtrage de cette sélection. Sélectionner et éditer une ligne pour consulter la fiche de l'adhérent. Diacamma sauvegarde plusieurs types d'informations relative à un adhérent. Vous pouvez les consulter dans la fiche de l'adhérent.

11 Cette fiche comporte : - L'identité de l'adhérent : nom, prénom, adresse, téléphone, date et lieu de naissance... - La liste de ses adhésions. - D'autre onglet dépendant des autres extensions installées comme la liste de ses diplômes/formations/grades ou la situation comptable. Si vous avez défini une liste de documents d'inscription dans la saison, vous pouvez pour chaques adhérents coché les documents rendus. Une impression des l'état de l'ensemble de adhérents en la matière est disponible depuis la liste des adhérents. Enfin, depuis la fiche d'un adhérent, il est possible de lui donner un droit d'accès, ou alias, a Diacamma. (voir Les utilisateurs)

12 Suivant vos droits de connexion, il est, alors, possible de modifier l'identité d'un adhérent, d'ajouter une adhésion passée ou un diplôme obtenu. Attention : La loi Informatique et liberté n'autorise la conservation de donnée que si elle est relative à l'activité de nos adhérents. Veillez donc à bien adapter vos commentaires à ce cadre législatif et informer toute personne de son inscription dans votre base de données. Consultez le texte de loi en cas de doute.

13 Rechercher un adhérent Pour trouver l'outil de recherche des adhérents, aller dans le menu Associatif/Adhérents/Recherche d'adhérents (ou en cliquant sur l'icone de recherche se situant dans la barre d'outil). Vous pouvez alors faire une recherche suivant des critères variés portant sur l'identité ou les adhésions. Vous pouvez également rechercher des adhérents suivant une des critères des 'documents demandées' ou d'un champ personnalisé. Le resultat donne une liste d'ahérents correspondant aux données saisies. Il vous est possible de fusionner plusieurs fiches d'une même personne en une seule. Pour cela vous devez préciser la personne principale, l'outil supprimera les autres après avoir déplacé toutes leurs références sur l'enregistrement restant. Si vous voulez supprimer un adhérents, celui-ci ne devra pas avoir eu d'activité.

14 Renouvèlement et import Renouvèlement d'adhérents Quand vous commencez une nouvelle saison, vous avez un certain nombre d'adhérents qui renouvèle leur cotisation. Si vous avez déjà enregistré cette personne dans votre logiciel, vous pouvez rechercher sa fiche et lui rajouter une licence pour la nouvelle saison. Si vous avez beaucoup de renouvèlement, cela peut-être très long comme traitement. Vous pouvez alors utiliser le liste Adhérents à renouveler Dans cette liste, vous retrouvez tout les adhérents de la saison précédente qui n'ont pas encore été renouvelé. Pour leur ajouter leur cotissation, deux solution: Un par un Ouvrez chaque fiche et ajouter leur une nouvelle licence. En lot Sélectionnez plusieurs fiches dans la liste et cliquez sur Renouveler: Chaque personne sera alors renouvelé dans les mêmes conditions que la saison précédente (même cotisation, même N de licence, même équipe, même activité). Importation d'adhérents depuis un document au format CSV Le format CSV est un format de fichier textuel utilisant le point-virgule comme un séparateur de colonne. Les principaux tableur (MS-Excel, OpenOffice.org Calc,...) permetent d'exporter une feuille de calcule sous ce format. Depuis le menu Associatif/Adhérents/Importer, il vous est possible d'importer un ensemble d'adhérent en formalisant vos données à importer à ce format. Voila les différents description des colonnes utilisées. Notez que certaines sont optionnels. nom Nom de l'adhérent. prenom Prénom de l'adhérent. sexe Sexe de l'adhérent.. Précisez 'Homme' ou 'Femme'. adresse Rue de l'adhérent.. codepostal ville fixe Téléphone fixe de l'adhérent. mail Adresse courriel de l'adhérent. portable Téléphone GSM de l'adhérent. DateNaissance LieuNaissance Type optionnel Type de cotisation de l'adhérent. Indiquez l'identifiant de votre type de cotisation à affecter (cf menu administration/extensions (conf.)/cotisations) NumLicence optionnel Equipe optionnel Equipe de l'adhérent. Indiquez l'identifiant de l'équipe de cotisation à affecter (cf menu administration/extensions (conf.)/catégories) Activite optionnel Activité de l'adhérent. Indiquez l'identifiant de l'éctivité de cotisation à affecter (cf menu administration/extensions (conf.)/catégories)

15 Pour gérer les imports de cotisation, vous devez préciser sur quel saison vous désirez importer ces anciennes adhésions. Et, dans le cas où vous utilisez le module de facturation, si vous souhaitez générer les factures d'adhésion associées. Avant l'importation, une grille de relècture vous permet de vérifier que vous ne vous êtes pas décalés dans vos colonnes: contrôlez bien vos données avant validation définitive.

16 Statistique des adhérents Cotisations et statistique Vous avez la possibilité d'éditer les statistiques d'adhésion d'un saison donnée. Ce documents vous donne les effectifs par villes,par genre. Il est possible aussi de distingué les différentes durées de cotisations.

17 Gestion des formations et examens sportifs

18 Création d`une session d`examen La création d'une session Pour créer une session, rendez vous dans la liste des session via le menu Associatif/Sessions d'examens/sessions de la saison Dans la liste des sessions, cliquez sur le bouton Ajouter Saisissez les informations nécessaires (activité, date de session, observations) puis cliquez sur Ok

19 Vous obtenez alors une fiche d'examen prète à remplir. Pour ce faire, utilisez les boutons Ajouter correspondant au tableau des jury et à celui des candidats Dans le cas de l'ajout d'un membre de jury, commencez par rechercher le personne de votre choix Une fois le résultat de votre recherche obtenu, sélectionnez la ou les personnes de votre choix dans la liste (pour la sélection multiple, utilisez les touches shift ou ctrl) puis cliquez sur le bouton Sélectionner. Vous avez également possibilité depuis ce résultat de recherche de sélectionner une ligne et cliquer sur Editer afin de vérifier les coordonnées de la personne.

20 Passez maintenant à l'ajout des candidats. La liste des adhérents ayant une cotisation pour l'activité vous est présentée. Elle peut être triée (selon les filtres actifs dans votre configuration) par catégories d'ages et/ou par cours ou équipe. De la même façon que pour les jury, sélectionnez les personnes qui vous intéressent puis cliquez Sélectionner. Ça y est, vous être maintenant prêt. 2 choix s'offrent maintenant à vous: Soit vous cliquez sur Imprimer afin d'obtenir la fiche de suivi qui vous permettra de noter vos observations sur chaque candidat lors de l'examen lui même Soit vous avez déjà passé la session et vous voulez alors en enregistrer les résultats.

21 Validation d`une session d`examen La validation d'une session Vous avez cliquer sur Valider sur la fiche de votre session, vous êtes maintenant invité à saisir les résultats. A ce stade, vous pouvez encore reculer. N'oublisez pas qu'une fois cliqué sur le bouton Valider de l'écran ci-contre, vous n'aurez plus de retours en arrière, vérifiez donc que vous avez tous vos membres de jury, tous vos candidats et tous les résultats avant de cliquer dessus. Pour chaque candidat, vous avez maintenant la possibilité de double-cliquer dessus ou de la sélectionner et cliquer Modifier afin de saisir son résultat ainsi que des observations liées à son passage. Attention toutefois aux lois informatique et liberté, il ne faut entrer ici que des informations objectives et nécessaires au suivi de l'activité, rien de disciminant ou qui pourrait être mal interprété.

22 Vous avez bien rempli et vérifié votre fiche, tout y est? Alors vous pouvez maintenant valider définitivement votre session afin de la cloturer.

23 Rechercher une session Rechercher une session Pour rechercher une session, rendez vous dans le menu Associatif->Sessions d'examens->recherche des sessions Ce paneau de recherche vous permettra de trouver une session enregistrée (passée, présente ou future) selon les critères suivants: la saison à laquelle à été effectuée cette session l'activité conscernant cette session la date de cette session un membre du jury de cette session un candidat de cette session Ceci vous permettant par exemple de retrouver toutes les sessions dans laquelle une certaine personne était membre du jury toutes saisons confondues ou pour une saison précise. Ou encore l'ensemble des sessions pour lesquelles telle personne c'est présentée (reçue ou non).

24 Faire des statistiques Les statistiques sur les sessions par saison Pour faire des statistiques, rendez vous dans le menu Associatif/Sessions d'examens/statistiques Choisissez simplement sur quelle saison sportive faire les statistiques puis cliquez Afficher les stats Vous obtiendrez alors un résumé de ce qui c'est passé dans la saison. Par activité, vous aurez les nombres de réussites lors des examens avec les niveaux atteints.

25 Gestion comptable

26 Définitions et notions comptables Exercice comptable Un exercice comptable est une période de temps sur laquelle une personne morale (entreprise, association ou autre) enregistre tous les mouvements d'argent la concernant. Cette période est généralement de 12 mois consécutifs du 1er janvier au 31 décembre mais peut varier d'une entité à une autre. La durée légale est toutefois fixée à un maximum de 2 ans. La durée de l'exercice est fixée à l'avance et ne peut être modifiée que sur décision du conseil d'administration. Pour rappel, il peut être exigé par l'administration fiscale des élément de résultat par année civile pour la consolidation des indicateurs nationaux tels que le PIB. Tiers comptable Un tiers comptable est une personne physique ou morale avec laquelle une entité va avoir des échanges monétaires (clients, fournisseurs, salariés, administrations...). Journaux comptables Un journal comptable est un regroupement d'écritures comptables permettant de classer celles-ci. Les journaux sont: journal d'achat contenant toutes les écritures relatives aux achats fait par une entité journal de vente contenant toutes les écritures relatives aux ventes effectuées par une entité journal des encaissements contenant toutes les écritures relatives aux mouvement sur les comptes en monétaire (compte bancaires, compte caisse...) en relation avec les dépenses et recettes de l'entité journal des reports à nouveau contenant les écritures permettant le passage d'un exercice comptable à son suivant journal des divers contenant l'ensemble des autres écritures (ex: frais financiers...) Écritures comptables Une écriture comptable est un ensemble de lignes inscrites dans divers comptes comptables permettant un équilibre. La somme des crédits d'une écriture doit donc être égale à la somme des débits de cette même écriture. Par exemple, une écriture d'achat se schématise par: une ligne au crédit du compte tiers fournisseur représentant l'ensemble de la somme de la facture une ou plusieurs lignes au débit des comptes de charges correspondants au type de ressources achetées (matériel, service...) Le total des lignes dans les comptes de charge est donc égal au montant porté sur la ligne de compte tiers fournisseur. Les écritures comptables d'encaissement peuvent et doivent être pointées afin de marquer le rapprochement avec les comptes bancaires et la caisse physique. De cette façon, on peut suivre facilement les écritures passées dans la comptabilité mais non encore effectives dans la réalité. Le pointage est nécessaire pour le passage d'un exercice comptable à son suivant. Il est également possible et recommandé de lettrer les écritures, c'est à dire de créer un sous ensemble cohérent d'écritures en provenance de journaux divers afin de stipuler qu'elle correspondent à la même opération de la vie réelle. Ex: l'écriture comptable d'achat d'un bien peut être lettrée avec son écriture d'encaissement.

27 Plan comptable de l'exercice Le plan comptable de l'exercice est l'ensemble des comptes utilisés au cours d'un exercice comptable en se basant sur le plan comptable couramment admis par l'administration fiscale. Ce plan comptable doit comporter des comptes des classes suivantes: classe 1: comptes de capitaux cette classe regroupe les comptes relatifs au capital d'une personne morale (ex: réserve, capital social, emprunts...) classe 2: comptes d'immobilisations cette classe regroupe les comptes relatifs au immobilisations (ex: bã timents,matériel de transport, matériel informatique...) classe 3: comptes de stock cette classe regroupe les comptes relatifs à la gestion du stock et en-cours (ex: matières premières, stock de produit finis, en-cours de production...) classe 4: comptes de tiers cette classe regroupe les comptes relatifs aux échanges financiers avec des personnes physiques ou morales (ex: comptes clients, comptes fournisseurs...) classe 5: comptes financiers cette classe regroupe les comptes «en argent physique» (ex: le compte caisse, les comptes bancaires...) classe 6: comptes de charges cette classe regroupe les comptes de ce qui est à la charge de l'entité (ex: achats de biens et services) classe 7: comptes de produits cette classe regroupe les comptes de ce qui est versé à l'entité (ex: vente de biens et services) les numéros de comptes doivent impérativement commencer par le préfixe donné par le plan comptable en vigueur au moment de la création du compte. (ex: 40 pour les comptes fournisseurs et 41 pour les comptes clients)

28 L'exercice comptable Création d'un exercice comptable Pour créer un exercice comptable, rendez vous dans le menu administration/extensions (conf.)/paramètres financiers/configuration comptable. De là, cliquez sur Ajouter afin de faire apparaître le formulaire vous permettant de renseigner les bornes de l'exercice indiquez la date de début (attention, celle-ci doit être le lendemain de la date de clôture de l'exercice précédent) et la date de fin (attention pas plus de 2 ans entre ces 2 dates) de l'exercice puis cliquez OK. Votre nouvel exercice sera alors disponible dans la liste des exercices. Pour en continuer la création, il vous faudra le sélectionner dans la liste et cliquer Activer afin de pouvoir travailler dessus. Fermez maintenant la liste des exercices afin de vous rendre dans la comptabilité et de pouvoir créer le plan comptable de l'exercice ainsi qu'affecter le report à nouveau avant de pouvoir commencer à saisir des écritures. Pour ce faire, rendrez-vous dans le menu finance/comptabilité/plan comptable de l'exercice.

29 Ici, commencez par créer les comptes de base de votre exercice, soit en utilisant le bouton ajouter pour ajoute compte par compte (extrêmement long et fastidieux), soit en utilisant le bouton formulaire qui vous permettra de créer en une seule fois un ensemble de comptes minimum. Pour ce faire, après avoir cliquer sur formulaire, sélectionnez le mode qui vous intéresse (simplifié ou confirmé) puis cochez les cases des ensembles de comptes qui vous seront nécessaires et enfin validez le tout en cliquant OK. Une fois ceci fait, plusieurs choix se présentent à vous: Il s'agit de votre premier exercice comptable, vous venez de créer votre structure, vous n'avez pas de report à nouveau, cliquez donc dès maintenant sur le bouton commencer, vous aurez alors achevé la création de votre exercice. Il ne s'agit pas de votre premier exercice mais vous n'utilisiez pas ce logiciel avant, il va falloir saisir manuellement votre report à nouveau. Pour cela, sortez du plan comptable de l'exercice, entrez dans la liste des écritures et saisissez manuellement une écriture complète, cohérente et équilibrée pour votre report à nouveau. Une fois ceci fait, retournez dans votre plan comptable pour cliquer sur commencer. Il ne s'agit pas de votre premier exercice et vous utilisiez déjà ce logiciel, utilisez le bouton report à nouveau afin d'importer le résultat de l'exercice précédent. Il n'est pas possible de commencer un exercice avec un résultat (qu'il soit bénéficiaire ou déficitaire). Vous devez avant de commencer votre exercice, ventiler cette somme sur un compte de classe 1 (capital, réserve,..). La décision de cette affectation est prise par le conseil d'administration sous le contrôle de votre vérificateur aux comptes. Pour cela, vous pouvez créer une écriture spécifique (journal «report à nouveau») ou utilisez le bouton affecter les bénéfices pour stipuler à quel usage vous destinerez ces fonds. Enfin cliquez commencer afin de clore cette phase de création.

30 Création, modification et édition de comptes dans le plan Plaçons nous dans le menu finance/comptabilité/plan comptable de l'exercice. A tout moment au cours d'un exercice vous pouvez être amener à ajouter un nouveau compte dans votre plan. Référez vous au code légaux défini par la réglementation pour définir correctement les 3 premiers chiffres. Sur le site du gouvernement des finances (http://www.minefe.gouv.fr/themes/entreprises/compta_entreprises/index.htm) vous pouvez les consulter. Les 3 derniers chiffres du compte vous sont propres suivant votre besoin. Modifiez la désignation pour simplifier l'identification de votre compte. Si vous vous êtes trompé, vous pouvez changer le compte et la désignation. Si des écritures ont été saisi avec ce compte, elles seront automatiquement migrées. Par contre, le nouveau compte doit resté dans la même classe comptable.exemple: Compte client => Compte client associatif Vous pouvez consulter un compte précis. Vous pouvez alors voir l'ensemble des lignes d'écritures associées à ce compte, ainsi que la valeur du compte au début (report à nouveau) et maintenant.vous pouvez valider, depuis cette écran, l'écriture correspondant pour la figée de façon irréversible. Il vous est aussi possible de supprimer un compte du plan si aucune opération n'a été réalisée avec.

31 Clôture d'un exercice A la fin de la période, vous devez clôturer votre exercice. Cette opération définitive se réalise sous le contrôle de votre vérificateur aux comptes. Dans le menu finance/comptabilité/plan comptable de l'exercice, cliquez sur le bouton Clôturer. Attention: Toutes les écritures doivent être validées avant de commencer cette procédure. La phase de validation va réaliser un traitement consistant à créer une série d'écritures de fin d'exercice résumant le résultat et les dettes tiers (factures clients ou fournisseurs transmises mais pas encore réglées). De plus, les rapports comptables légaux sont alors figé de façon à pouvoir être imprimés toujours de façon identique même plusieurs années plus tard.

32 Les tiers comptables Création d'un tiers Plaçons nous dans le menu Finance/Tiers. La liste des tiers précédemment enregistrés apparaît. Pour ajouter un nouveau tiers, vous devez commencer par choisir un contact (physique ou moral) associé à se tiers comptable.

33 Depuis cette écran, vous pouvez aussi créer un nouveau contact avant de le sélectionner. Pour chaque tiers, 4 comptes comptables sont configurables : fournisseur, client, salarié et sociétaire.vous pouvez changer ses comptes pour imputer dans votre comptabilité comme vous le souhaitez cette personne au cours d'opérations financières. Seuls les comptes nécessaires sont à renseigner, il n'est pas obligatoire de remplir les quatres. Pour un fournisseur, il suffit de renseigner le compte fournisseur, pour un client, le compte client, pour un employer, le compte salarié et pour un associé, le compte sociétaire. De plus, depuis le menu administration/extensions (conf.)/paramètres financiers/configuration comptable, vous pouvez cacher des comptes comptables de vos tiers en fonction de votre utilisation.

34 Situation d'un tiers La fiche d'un tiers vous permet une vue globale de l'état des recettes et dépenses liées à ce tiers. Vous retrouverez ici l'ensemble des écritures comptables de l'exercice liées à ce tiers. Vous retrouverez de plus un résumé des débits et crédits permettant en un seul regard de savoir si il reste des dettes impayées. Avec le module facturier, vous pourrez également consulter les factures liées.

35 Les écritures comptables Saisie d'une écriture Cas générale Plaçons nous dans le menu Finance/Comptabilité/Liste des écritures. Depuis cette écran, nous avons la possibilité de visualiser les écritures précédemment saisies ainsi que d'en ajouter de nouvelle. Comme vous pouvez le voir dans cette écran, vous pouvez consulter les écritures par journeaux ou par état. 5 filtres d'état vous sont proposés: Tout: aucun filtrage n'est appliqué En cours (Brouillard): seulement les écritures non encore validées Validé: seulement les écritures déjà validées Lettré: seulement les écritures rapprochées ou lettrées avec d'autres Non lettré: seulement les écritures non encore lettrées Ainsi que 5 journaux: Journal des achats Journal des ventes Journal des encaissements Journal des opérations diverses Journal de report à nouveaux Pour ajouter une éécriture, commençons d'abord par sélectionner sur quel journal nous souhaitons réaliser notre nouvelle écriture, puis cliquons sur le bouton 'Ajouter'. Après avoir précisé les dates de votre écriture, il vous faut ajouter les différentes lignes correspondant à votre opération financière. Pour ajouter une ligne d'écriture, saisissez son code comptable si vous le connaissez dans la zone d'ajout ou laisser vous guider par l'assistant en cliquant sur le bouton correspondant au type de compte désiré.

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