toutes les informations et renseignements utiles

Transcription

1 GUIDE DE L EXPOSANT

2 SOMMAIRE 1. Présentation 2. Vos contacts sur le salon 3. Accès au site 4. Hébergement à proximité 5. Installation des stands 6. Livraison - Montage 7. Stationnement des véhicules exposants 8. Inscription badges en ligne 9. Logistique et matériel 10. Visite de la commission de sécurité 11. Site Internet 12. Envoi logos et informations 13. Rappels 14. Plan général de la Grande Halle d Auvergne

3 PRÉSENTATION Le guide de l exposant est le guide dans lequel vous trouverez toutes les informations et renseignements utilesconcernant le Carrefour des Maires et des Élus d Auvergne : Vos contacts, Les plannings de montage, démontage et le programme du Carrefour, Une description détaillée de tous les services proposés par Centre France Événements aux exposants. Le Carrefour des Maires et Élus d Auvergne est devenu, en 8 éditions, un rendez-vous incontournable dans la région. Élus et exposants se rencontrent et échangent dans un cadre convivial, propice aux prises de contact directes dans divers domaines d activité.

4 VOS CONTACTS SUR LE SALON Notre équipe est à votre disposition pour vous donner de plus amples renseignements au sujet du salon. Informations générales Centre France Evènements 45 rue du Clos Four Clermont-Ferrand CEDEX 2 Tél: Chargés de projets/ Régisseur : Fax: GaëtanLONGEON carrefour.maires@centrefrance.com Site Web: Chargés de missions commerciales Nicolas CRUCIATA Chargé de sécurité Christian CHASTAING

5 ACCÈS AU SITE En train: De la gare SNCF de Clermont-Ferrand: direction la gare SNCF de Sarliève / Cournon d Auvergne (gare la plus proche). Pour en savoir plus: / SNCF En bus et Autocars: Ligne régulière Clermont-Ferrand / Aubière et Cournon d Auvergne. Pour en savoir plus: / En voiture: - Depuis Paris par l autoroute A 71 direction Clermont-Ferrand, puis A 75, direction Montpellier sortie n 3 Grande Halle Zénith. -Depuis Montpellier par l autoroute A 75 direction Montpellier, sortie n 3 Grande Halle Zénith. - Depuis Lyon par l autoroute A72 direction Clermont-Ferrand, puis A 75, direction Montpellier sortie n 3 Grande Halle Zénith. - Depuis Bordeaux par l autoroute A 89 puis la N 89 direction Clermont-Ferrand, puis A 75, direction Montpellier sortie n 3 Grande Halle Zénith. En avion: L aéroport de Clermont-Ferrand Auvergne (Aulnat) se trouve à 10 minutes de la Grande Halle d Auvergne et propose de nombreux vols quotidiens vers les grandes villes françaises et européennes.

6 HÉBERGEMENT A PROXIMITÉ De nombreux hôtels et résidences de toute gamme vous accueillent à Clermont-Ferrand et ses alentours. Best Western Hôtel Gergovie 25 allée du Petit Puy Pérignat lès Sarliève Hôtel Arena 28 avenue Lavoisier Aubière Ace Hôtel Avenue Ernest Cristal Clermont-Ferrand Pour plus d information, vous pouvez contacter l Office du tourisme de Clermont-Ferrand au

7 INSTALLATION DES STANDS Horaires exposants: -Montage Vendredi 4 novembre 2016 de 7h à 13h30 -Démontage Samedi 5 novembre 2016 de 17h à 20h Le stand devra être occupé en permanence pendant les horaires d ouverture par une personne compétente. Le montage (si vous avez choisi un stand nu) et tout accès aux Salons d Auvergne avant le vendredi 4 novembre 2016 à 7h, devra faire l objet d une demande de dérogation auprès des organisateurs du salon, par téléphone au , ou par mail carrefour.maires@centrefrance.com Il est interdit de percer les cloisons par tous moyens pouvant dégrader les éléments constituant le stand. Les exposants pourront fixer les éléments de leur stand au moyen de crochets fixés en haut de la structure du stand (crochets S).

8 LIVRAISON MONTAGE Les livraisons de matériel sont à effectuer à l adresse suivante: Grande Halle d Auvergne Carrefour des Maires et des Élus d Auvergne Plaine de Sarliève COURNON D AUVERGNE Tél: Fax: La livraison de matériel sera autorisée le vendredi 4 novembre 2016 de 7h à 12h en présence d un responsable du stand. Toute livraison pourra être refusée à défaut de personnel présent sur le stand pour réceptionner la livraison. Toute livraison avantle vendredi 4 novembre 2016 à 7h, devra faire l objet d une demande de dérogation auprès des organisateurs du salon, par téléphone au , ou par mail carrefour.maires@centrefrance.com

9 STATIONNEMENT DES VEHICULES EXPOSANTS Pendant les phases de montage et de démontage, les véhicules des exposants pourront stationner dans les jardins d Auvergne (cf. dernière page). Il vous faudra suivre la direction «Accès exposants» puis «Les Jardins». Toute personne souhaitant accéder au site devra présenter un badge, que ce soit par l entrée exposants ou par l entrée visiteurs. Pendant les heures d ouverture au public, les véhicules exposants devront stationner sur le parking visiteur. Attention pour des raisons de sécurité aucun véhicule n est autorisé à stationner sur le parking exposants à partir de vendredi 4 novembre 13h30. Des agents de sécurité veilleront à faire respecter cette interdiction.

10 DEROULÉDU SALON Horaires visiteurs: -Vendredi 4 novembre 2016 de 14h à 20h -Samedi 5 novembre 2016 de 9h30 à 16h30 Retrouvez le planning détaillé des conférences et ateliers sur le site Internet :

11 INSCRIPTION BADGES EN LIGNE Pour prendre possession de vos badges le jour de l installation, pensez à vous inscrire en ligne. Rendez-vous sur votre dossier d admission en ligne à la rubrique Vos badges, et renseignez les données pour chaque badge nominatif inclus dans votre dossier en cliquant sur Ajouter un badge en fin de page, impérativement avant le lundi 24 octobre Les badges exposants seront remis durant les heures de montage, le vendredi 4 novembre 2016 de 8h à 12h, dans les Salons d Auvergne, au commissariat général Il vous faudra être en mesure de présenter votre titre d accès pour entrer dans l enceinte du site pendant les journées de montage et de démontage. Ces dispositions sont aussi valables pendant les jours d ouverture au public, dès vendredi 4 novembre 14h00. Aucune dérogation à cette règle ne sera autorisée. Un contrôle sera effectué à l entrée du salon par une société de surveillance et de gardiennage. Transmettez les noms et prénoms des exposants de votre société àcentre France Événements si vous ne les avez pas renseignés sur la demande d admission.

12 LOGISTIQUE ET MATERIEL Nettoyage - Chaque soir les exposants sont invités à déposer leurs déchets, emballages, cartons dans l allée après la fermeture au public pour être enlevés lors du nettoyage. - Le film plastique des moquettes dans les stands devra être enlevé par les exposants avant le début du salon et placé dans les allées afin qu il soit évacué par le service de nettoyage avant l ouverture du salon. -Le tri sélectif doit être fait sur le site. Des bennes spécifiques seront en place afin de vous permettre de minimiser votre impact sur l environnement pendant votre participation. Aussi nous vous invitons à trier vos déchets selon 3 types de provenance: Verre Papier / carton Autres ordures Et de les placer par la suite dans les conteneurs extérieurs prévus à cet effet. Restauration Un cocktail sera offert aux exposants et invités, le samedi 5 novembre 2016.

13 VISITE DE LA COMMISSION DE SÉCURITÉ Les exposants sont priés de tenir à la disposition du chargé de sécurité les documents relatifs aux matériaux utilisés sur leur stand si nécessaire (cf. règlement général et règles de sécurité) Pour toute question relative à la mise en conformité de votre stand, n hésitez pas à contacter le chargé de sécurité de l évènement: Monsieur Christian CHASTAING:

14 SITE INTERNET Vous trouverez toutes les informations utiles relatives au Carrefour des Maires et des Élus d Auvergne 2016 sur le site Internet: Pour rappel, l inscription pour vos badges se fera sur votre dossier d admission en ligne, à la rubrique Vos badges.

15 ENVOI LOGOS ET INFORMATIONS Vous devrez nous envoyer les logos et informations sur l entreprise (adresse, téléphone, fax, site web, contact clientèle, , description de l activité) impérativement avant le 20 octobre 2016 dans le cadre de la réalisation du catalogue visiteur. Vous pouvez nous faire parvenir vos éléments par mail => carrefour.maires@centrefrance.com Tout renseignement fourni après cette date ne pourra apparaître dans le guide du visiteur distribué à l entrée du Carrefour des Maires et des Élus d Auvergne.

16 RAPPELS Rappels: Le stationnement durant les heures de montage et de démontage se fera sur le parking exposants Le stationnement durant les heures d ouverture du salon se fera sur le parking visiteurs. Le déchargement de matériel pourra se faire vendredi 4 novembre 2016 de 7h à 12h sur le parking exposants. Le montage des stands se fera le vendredi 4 novembre 2016 de 7h à 13h30 Le démontage des stands se fera le samedi 5 novembre 2016 de 17h à 20h. Le stand devra être occupé en permanence pendant les horaires d ouverture par une personne compétente. Les informations et le logo de l entreprise devront nous être transmis impérativement avant le 20 octobre 2016.

17 PLAN GENERAL DE LA GRANDE HALLE D AUVERGNE Accès exposants Salons d Auvergne Parking exposants (montage et démontage) Parking visiteurs Place centrale