Module 8: Édition. 8.0 Introduction. 8.1 Copier. Les bases

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1 Module 8: Édition 8.0 Introduction Les processus d édition dans Excel sont en grande partie similaires à ceux des autres applications Microsoft Office. Si vous savez comment copier et coller du texte dans Word, vous saurez comment le faire dans Excel. En plus des éléments de base à connaître, ce module présente également un ensemble de conseils et astuces simples pour copier-coller dans Excel de manière efficace. 8.1 Copier Les bases Copier dans Microsoft Excel copie le contenu de toutes les cellules sélectionnées (celles-ci sont conservées temporairement jusqu à ce qu elles soient collées ailleurs). Les cellules sélectionnées apparaissent en gris entourées d une bordure sous forme d un trait noir en gras. Comme avec d autres applications Microsoft Office, il existe de nombreuses façons d effectuer une copie. Pour faire simple, nous recommandons de n utiliser que les deux options ci-après, l une au moyen du clavier, et l autre au moyen de la souris : Maintenir la touche Ctrl enfoncée et appuyer sur C (Ctrl-C) ; ou 2010 Excel with Business 1 Module 8: Édition

2 Cliquer droit sur les cellules sélectionnées pour faire apparaître ce menu : et sélectionner Copier. Sélectionner les cellules à copier En passant la souris par-dessus une cellule, le pointeur se transforme en croix épaisse : Un clic avec le bouton gauche de la souris sélectionne la cellule située sous cette croix. En maintenant le bouton de la souris enfoncé et en déplaçant le pointeur vers une autre cellule, toutes les cellules situées dans un rectangle entre les deux cellules sont sélectionnées. Avec le clavier, les touches fléchées déplacent la cellule sélectionnée sur la feuille. Copier une feuille entière Cliquez sur le coin situé en haut à gauche de la feuille pour sélectionner toutes les cellules de cette feuille, puis copiez-les à l aide des touches Ctrl-C pour les coller ensuite dans la cellule A1 d une nouvelle feuille : ceci est une façon de copier une feuille entière. Une autre façon plus facile - et plus sûre pour conserver le format et les liens est de copier toute la feuille au moyen de cet onglet. Appuyez sur Ctrl, cliquez gauche sur l onglet Feuille en maintenant le bouton de la souris enfoncé, et faites glisser le pointeur vers la droite de l onglet : un triangle noir pointe sur l espace dans lequel le nouvel onglet Feuille va être inséré Excel with Business 2 Module 8: Édition

3 Couper Couper supprime le contenu de la cellule sélectionnée au lieu de simplement le copier. Si vous voulez supprimer le contenu de la cellule sélectionnée après l avoir copié ailleurs, faites-le plutôt qu utiliser la fonction Couper. Nous vous conseillons cela car, quand vous coupez, vous perdez la cellule d origine comme référence, si bien que vous ne pouvez plus comparer avec la cellule qui vient d être copiée. Par exemple, la cellule peut contenir une formule dont la structure doit être respectée pendant le déplacement, et la manœuvre copier > coller > supprimer vous permet de le vérifier. À utiliser cependant avec précaution avec les données importantes. 8.2 Coller Les bases Coller transfère le contenu d une cellule ou de plusieurs cellules (précédemment copiées) vers la cellule sélectionnée. Lorsque plusieurs cellules sont sélectionnées puis copiées, la cellule sélectionnée pour recevoir la copie correspond au coin supérieur gauche de la sélection : le reste de la sélection suivra la même structure que celle des données d origine. Exemple Le tableau de chiffres montré ci-dessus a été sélectionné et copié au moyen de Ctrl- C, et la cellule D7 est sélectionnée. En appuyant sur Ctrl-V, le tableau en entier est collé à partir de D7 et sa structure d origine est conservée : 2010 Excel with Business 3 Module 8: Édition

4 Pour faire simple, comme pour copier, nous recommandons de n utiliser que deux des nombreuses façons de coller, l une au moyen du clavier, et l autre au moyen de la souris : Maintenir la touche Ctrl enfoncée et appuyer sur V (Ctrl-C) ; ou Cliquer droit sur les cellules sélectionnées pour faire apparaître le menu et sélectionner Coller. Qu est-ce qui est collé? Ctrl-V, ou simplement Coller, reproduit le contenu et le format de la cellule copiée. Si l ensemble des lignes et colonnes a été sélectionné, la hauteur et la largeur seront également copiées. De même, si la cellule comporte un commentaire joint, ce commentaire sera également copié. Le contenu de la cellule est tout ce qui apparaît dans la barre de formule quand la cellule est sélectionnée. Ce contenu peut être une formule (auquel cas il est précédé du signe = ) ou des données (par de signe = dans ce cas). Le résultat d une cellule (les chiffres ou le texte qui apparaît dans la cellule sur la feuille) peut changer quand une cellule est copiée/collée ailleurs si ce résultat est basé sur une formule. Les cellules de données restent toujours fixes lors de la copie : leur contenu et leur résultat sont identiques. Le format de la cellule concerne : o L apparence de la cellule (couleur de remplissage, bordure, type et taille de police, orientation du texte à l intérieur, etc.). o Le type de cellule, c est-à-dire un nombre, du texte ou une date (voir module 28 : Format de nombre). Exemple L exemple suivant montre ces propriétés pour la cellule A Excel with Business 4 Module 8: Édition

5 Apparence : Cellule colorée en jaune, police italique en gras, alignement droite Contenu : Formule SOMME(A1:A3) Type : Nombre Résultat : 9 Copier une cellule copie toujours toutes ses informations. Coller toutefois peut être sélectif : vous pouvez choisir de ne coller que le contenu, ou uniquement le format par exemple. Collage partiel Copier uniquement les résultats Une fois qu une cellule ou des cellules sont copiées et qu une destination pour ces cellules est sélectionnée, leurs résultats seuls peuvent être collés en sélectionnant le menu coller dans le Ruban : Accueil > Presse-papier > Menu coller > Coller des valeurs Copier uniquement des formats Une fois qu une cellule ou des cellules sont copiées et qu une destination pour ces cellules est sélectionnée, leurs formats seuls peuvent être collés en sélectionnant le menu coller dans le Ruban : Accueil > Presse-papier > Menu coller > Collage spécial (sélectionner ensuite le format dans les options) Problèmes Il existe quelques problèmes potentiels qu il faut connaître quand il s agit de coller. Les zones de copié et de collé ne sont pas identiques Cette erreur est signalée par ce type de message : 2010 Excel with Business 5 Module 8: Édition

6 Cela se produit si les cellules que vous avez copiées ne sont pas adaptées à l espace dans lequel vous voulez les coller. C est généralement le cas si vous sélectionnez une feuille 1 entière pour la copier, et que vous essayez ensuite de la coller dans une cellule autre que la cellule A1. La feuille copiée dépasse le bord de la feuille destinée à recevoir la copie. Vous devez également être attentif si vous copiez et collez dans une feuille contenant des cellules fusionnées : vous ne pouvez par modifier une partie de cellule fusionnée, donc si votre collage recouvre partiellement une telle cellule, il ne sera pas autorisé. Nombres au format texte Un piège qui peut survenir avec des données importées ou copiées dans une feuille de calcul (contrairement à une insertion manuelle) est qu Excel peut interpréter des nombres comme étant du texte. Si cela arrive, ces cellules ne sont pas incluses quand la fonction SUM est sélectionnée puisque considérées comme des lettres. Dans les dernières versions d Excel (à partir de 2003) un message apparaît pour le signaler : un triangle vert situé dans le coin supérieur gauche de la cellule indique, en passant la souris par-dessus, qu il s agit d un nombre au format texte. Voir module 28 : Format de nombre pour plus de détails. 8.3 Insérer Différence avec copier-coller Insérer une cellule déplace les cellules vers la droite ou en dessous pour faire de la place. L insertion est une fonction intelligente car les formules contenues dans les cellules déplacées s ajustent afin de continuer à faire référence aux mêmes saisies. Par exemple, si une formule située quelque part sur une feuille de calcul fait référence à la cellule A4, et que j insère une cellule de sorte qu A4 se déplace d une cellule, la formule se met automatiquement à jour pour faire référence à A5. Exemple Dans l exemple ci-dessus, les cellules en jaune sont remplies avec des données liées 2010 Excel with Business 6 Module 8: Édition

7 aux cellules A7 et B7 respectivement (pour référencer d autres cellules, voir module 11 : Références de cellule). Un clic sur Insérer les cellules dans le Ruban : génère le menu suivant En sélectionnant Décaler les cellules vers le bas, l Argentine et l Australie sont déplacées vers le bas dans le tableau, mais les cellules en jaune demeurent liées à l Argentine (la formule dans les cellules en jaune se mettent automatiquement à jour pour correspondre aux cellules insérées) : 2010 Excel with Business 7 Module 8: Édition

8 Déplacer des cellules dans les espaces Avec la touche Maj enfoncée, vous pouvez insérer une cellule en faisant un cliqué-glissé puis en relâchant le bouton de la souris (contrairement à la copie par-dessus une cellule). Cela vaut la peine de s exercer. Exemple Dans cet exemple, en cliquant sur Essex avec la touche Maj enfoncée et en faisant glisser vers la droite, la cellule est insérée là où le bouton de la souris est relâché, entre Surrey et Hampshire. Le curseur prend la forme comme indiqué dans le cercle rouge, là où la cellule va être insérée. Les autres cellules entourent la cellule qui a été déplacée : Sussex s est déplacé à gauche dans la colonne B pour remplir l espace laissé par Essex Excel with Business 8 Module 8: Édition

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