Programme d accès à l égalité en emploi de l Université Laval, conformément à la Loi sur l accès à l égalité dans des organismes publics

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1 Programme d accès à l égalité en emploi de l Université Laval, conformément à la Loi sur l accès à l égalité dans des organismes publics Présenté à la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse Entrée en vigueur du programme le 27 janvier 2009 Le 9 décembre 2008

2 Liste des abréviations VRRH SRH DC VREX Vice-rectorat aux ressources humaines Service des ressources humaines Direction des communications Vice-rectorat exécutif et au développement

3 Tableau 1 Mesures de redressement Dossier : E TAUX GLOBAL DE NOMINATION PRÉFÉRENTIELLE Les mesures de redressement d un programme d accès à l égalité ont pour but d augmenter la représentation de chaque groupe visé afin de corriger la sous-représentation dans un délai raisonnable. Lors des embauches, des nominations et des promotions, l Université Laval s engage à accorder une préférence à une personne compétente membre de l un ou l autre des groupes visés sous-représentés. À cet effet, l Université Laval entend appliquer un taux global de nomination préférentielle d au moins 50 % pour l ensemble des groupes dans chacun des regroupements d emploi concernés, jusqu à l atteinte de tous les objectifs de représentation et ce, dans le respect des ententes collectives de travail en vigueur. La mise en application du taux global de nomination préférentielle est prévue dès l entrée en vigueur du programme. Au cours des trois prochaines années, nous prévoyons : Une augmentation des effectifs : si oui, précisez dans quel(s) numéro(s) de regroupement d emplois Une réduction des effectifs : si oui, précisez dans quel(s) numéro(s) de regroupement d emplois Le statu quo des effectifs : si oui, précisez dans quel(s) numéro(s) de regroupement d emplois Tous AUTRES MESURES DE REDRESSEMENT Groupes visés Femmes MV ME Autochtones s handicapées Numéro des regroupements Tous Dans le respect des règles de dotation habituelles prévues par les conventions collectives en vigueur, accorder une préférence à une personne compétente membre d un groupe visé sousreprésenté lors des embauches et des promotions. En appliquant un taux global de nomination préférentielle d au moins 50% pour chacun des regroupements d emploi où des sousreprésentations sont constatées, tant Établir un mécanisme de vérification de l application des taux de nomination préférentielle. VRRH, SRH, Direction de l Université Laval Dès l entrée en vigueur du programme. Page 3

4 Tableau 1 Mesures de redressement Dossier : E AUTRES MESURES DE REDRESSEMENT Groupes visés Numéro des regroupements que les taux de disponibilité pertinents ne seront pas atteints. Femmes MV ME Autochtones s handicapées Tous Demander l appui du Comité de direction de l Université Laval. Rendre cet engagement public et demander l adhésion des personnes impliquées dans les processus d embauche et de promotion. Sensibiliser et informer les personnes impliquées dans les processus d embauche et de promotion à prendre l engagement d appliquer, à compétences équivalentes, des mesures de redressement temporaires afin d atteindre les taux de disponibilité de chacun des groupes visés pour tous les regroupements d emploi. Produire et diffuser pour les membres des comités de sélection les taux de sous-représentation des groupes visés et les taux de sous-représentation pour le regroupement de fonctions concerné, ainsi que les guides appropriés relativement aux modalités d application des mesures préférentielles. Vérifier si cette adhésion au programme est convenablement diffusée. Établir un mécanisme de suivi de l application des taux de nomination préférentielle et demander de justifier les situations où les candidatures de personnes des groupes visés qualifiées n ont pas été retenues. VRRH SRH et Dès que la Commission aura approuvé le programme proposé. Dès l entrée en vigueur du programme. Page 4

5 Tableau 1 Mesures de redressement Dossier : E AUTRES MESURES DE REDRESSEMENT Groupes visés Femmes MV ME Autochtones s handicapées Femmes MV ME Autochtones s handicapées Numéro des regroupements Tous Demander l auto-identification des personnes membres des groupes visés lorsqu elles posent leur candidature sur un poste et lors des nouvelles embauches en diffusant de l information sur le PAE et en justifiant l utilité de connaître l appartenance aux groupes visés. Tous Mettre en place un système d information de gestion permettant de suivre régulièrement l évolution des taux de représentation et de sousreprésentation de chacun des groupes visés pour tous les regroupements d emploi. Le formulaire d autoidentification est disponible, sur le site web RH ou en format papier, aux candidates et candidats et aux nouvelles personnes engagées. Vérifier les taux de réponse et relancer s il y a lieu. Reprendre l opération d auto-identification du personnel et colliger les informations recueillies dans le fichier du personnel. Produire des rapports sur l évolution des représentations et des sous-représentations. VRRH SRH VRRH SRH et et Dès la mise en place du L opération est en cours dans le cadre de l Équité en matière d emploi du gouvernement fédéral. Page 5

6 Tableau 1 Mesures de redressement Dossier : E AUTRES MESURES DE REDRESSEMENT Groupes visés Femmes MV ME Autochtones s handicapées Femmes MV ME Autochtones s handicapées Femmes MV ME Autochtones s handicapées Numéro des regroupements 7 à 66 Intégrer tous les groupes visés au programme d accès à l égalité en emploi de l Université. 7 à 67, 69, 70, 71, 72 Dans le milieu académique, mettre en place des mesures spécifiques visant à informer et former s il y a lieu, les responsables de la dotation. 3, 5, 6, 73 à 86 Pour les emplois comportant une sousreprésentation, accorder une préférence aux membres des groupes visés lorsque les stages en milieu de travail sont offerts à des personnes externes. Vérifier les rapports des comités de sélection. Auto-identification des stagiaires et suivi de la représentation des membres des groupes visés parmi les stagiaires. VRRH VRRH et directions de département VRRH SRH et Dès l entrée en vigueur de Page 6

7 Tableau 2 Mesures d égalité des chances Dossier : E MESURES D ÉGALITÉ DES CHANCES Emploi : Tous Sinon, préciser : Statut : Tous Sinon, préciser : Identification du sous-système à corriger : Dotation, promotion, intégration, évaluation, formation Règle et pratique à corriger Dotation : analyse des emplois et recrutement S'assurer que les titres des emplois et les affichages soient rédigés dans un langage neutre, excluant toute discrimination. Vérifier les descriptions accessibles sur le site web RH. Processus continu S'assurer que les exigences de formation et d'expérience soient vraiment nécessaires; analyser les éléments, notamment les exigences de base et autres, sur la base desquels les candidatures des différents groupes visés ont été rejetées; identifier l'élément en cause: en valider la nécessité et la possibilité d'une alternative valable et raisonnable; supprimer ou modifier, le cas échéant. (Prioriser les emplois où il y a sous-représentation marquée). Identifier les sous-représentations, vérifier les exigences des fonctions concernées. Répertorier la liste des exigences et emplois ayant été vérifiés et les résultats de la démarche. Processus continu Former les personnes responsables aux risques de discrimination indirecte, en particulier ce qui concerne les effets défavorables de certaines exigences à l'endroit des différents groupes visés. Statistiques sur la formation donnée (nombre de personnes responsables et autres qui ont suivi la formation; taux de satisfaction). Page 7

8 Tableau 2 Mesures d égalité des chances Dossier : E MESURES D ÉGALITÉ DES CHANCES Emploi : Tous Sinon, préciser : Statut : Tous Sinon, préciser : Identification du sous-système à corriger : Dotation, promotion, intégration, évaluation, formation Règle et pratique à corriger Dotation : recrutement Diversifier les sources de recrutement, élargir le bassin de recrutement, cibler les lieux où il est plus susceptible de joindre les groupes visés. Faire rapport des résultats obtenus selon les tribunes et médias et le nombre de candidatures par groupe visé. S'assurer que les affichages soient faits dans des espaces variés, physiques et virtuels, afin de rejoindre les membres des groupes sous-représentés. Statistiques sur les candidatures des groupes visés. Mentionner dans tous les affichages internes et externes que l'université Laval souscrit à un programme d'accès à l'égalité et que les candidatures des membres des groupes visés sont encouragées. Vérifier les affichages et le site web RH. Déjà en place. Pour les chargées et chargés de cours: -Indiquer, sur le site web RH et sur les tableaux d'affichage des départements, les cours disponibles avec les qualifications requises et donner l'information sur la procédure à suivre pour soumettre une candidature et compléter le questionnaire d'autoidentification. Vérifier avant chaque début de session les affichages sur le site web RH et les tableaux d'affichage des départements. VRRH et directions de département. Page 8

9 Tableau 2 Mesures d égalité des chances Dossier : E MESURES D ÉGALITÉ DES CHANCES Emploi : Tous Sinon, préciser : Statut : Tous Sinon, préciser : Identification du sous-système à corriger : Dotation, promotion, intégration, évaluation, formation Règle et pratique à corriger Dotation : sélection Former et sensibiliser le personnel concerné par le processus de sélection aux risques de discrimination découlant de l application des critères, des outils de sélection et des techniques d entrevue. Rapports périodiques sur : - l état de la situation (nombre de séances d information, nombre de participants); VRRH, SRH et formateurs externes Intégrer les notions d accès à l égalité en emploi pour tous les groupes visés dans les conventions et règlements. - les modifications apportées aux conventions collectives et règlements; VRRH Graduellement, lors des prochaines négociations; Développer et diffuser des guides de travail pertinents. - le développement et la diffusion de guides de travail. S assurer que tous les critères et outils de sélection sont exempts d éléments discriminatoires et sont appliqués uniformément. Les critères et outils de sélection sont vérifiés, notamment en comparant les résultats des membres des groupes visés avec ceux des personnes qui ne le sont pas. Processus continu Page 9

10 Tableau 2 Mesures d égalité des chances Dossier : E MESURES D ÉGALITÉ DES CHANCES Emploi : Tous Sinon, préciser : Statut : Tous Sinon, préciser : Identification du sous-système à corriger : Dotation, promotion, intégration, évaluation, formation Règle et pratique à corriger Dotation : sélection (suite) Examiner les éléments à l origine des écarts significatifs eu égard aux notations et résultats obtenus par les personnes membres des groupes visés; identifier les éléments du processus en cause; valider (biais défavorable et possibilité d alternative raisonnable). Prioriser les emplois en sous-représentation. Répertorier la liste des critères et outils de sélection ayant été vérifiés et les résultats de la démarche. Faire compléter le questionnaire d auto-identification par les personnes convoquées en entrevue ou nouvellement embauchées si cela n a pas été fait en début de processus. Vérifier si les questionnaires d autoidentification sont complétés et effectuer une relance, s il y a lieu. Dès la mise en place du Favoriser la participation des personnes issues de tous les groupes visés dans les comités de sélection. Vérifier la composition des comités de sélection. VRRH, SRH et directions de département. Dès la mise en place du Pour les professeurs, adapter la lettre d attribution des postes transmise aux responsables d unité et le guide joint en fonction du PAE adopté. Vérifier la distribution des lettres et guides pertinents. VRRH Page 10

11 Tableau 2 Mesures d égalité des chances Dossier : E MESURES D ÉGALITÉ DES CHANCES Emploi : Tous Sinon, préciser : Statut : Tous Sinon, préciser : Identification du sous-système à corriger : Dotation, promotion, intégration, évaluation, formation Règle et pratique à corriger Promotion Pour le personnel cadre administratif, instaurer des mécanismes de suivi aux plans de relève afin d y recenser la présence des membres des groupes visés. Vérifier les résultats obtenus par les membres des groupes visés et trouver les raisons pour lesquelles ils n ont pas été retenus. Dès qu un nouveau programme de relève sera créé. Pour le personnel cadre académique, solliciter des personnes qualifiées parmi les membres des groupes visés et les inciter à poser leur candidature. Vérifier les résultats obtenus par les membres des groupes visés et trouver les raisons pour lesquelles ils n ont pas été retenus. VRRH et l unité responsable du poste à combler PAE Pour le personnel professoral, solliciter des personnes qualifiées parmi les membres des groupes visés et les soutenir pour faire émerger des projets de chaires de recherche, ou l équivalent, qui soient viables. Vérifier les résultats obtenus par les membres des groupes visés et trouver les raisons pour lesquelles ils n ont pas été retenus. VRRH et l unité responsable. PAE Mouvements de personnel Faire une analyse comparative des raisons évoquées par les membres des groupes visés lors de départs volontaires d une unité ou de l Université. Compiler et analyser les raisons de départ évoquées. Page 11

12 Tableau 2 Mesures d égalité des chances Dossier : E MESURES D ÉGALITÉ DES CHANCES Emploi : Tous Sinon, préciser : Statut : Tous Sinon, préciser : Identification du sous-système à corriger : Dotation, promotion, intégration, évaluation, formation Règle et pratique à corriger Intégration organisationnelle : programme d accueil S assurer que toutes les nouvelles personnes à l emploi de l Université Laval puissent obtenir les informations pertinentes lors de leur intégration dans l organisation, notamment les personnes engagées sur une base temporaire. Vérification régulières du site web RH et des documents en format papier. En cours, processus continu. Rendre les informations relatives à l accueil et l intégration disponibles sur le site web RH en complément des documents en format papier distribués lors des séances d accueil plus formelles. Vérification régulière du site web RH et des documents en format papier En cours, processus continu. Page 12

13 Tableau 2 Mesures d égalité des chances Dossier : E MESURES D ÉGALITÉ DES CHANCES Emploi : Tous Sinon, préciser : Statut : Tous Sinon, préciser : Identification du sous-système à corriger : Dotation, promotion, intégration, évaluation, formation Règle et pratique à corriger Intégration organisationnelle : programme d accueil Mettre en place et encourager le parrainage des membres des groupes visés nouvellement embauchés. Vérifier la distribution et l application de la politique de parrainage; mesurer le taux de satisfaction des personnes parrainés. Procéder à une rétroaction auprès des nouvelles personnes engagées, notamment celles appartenant aux groupes visés, afin de s assurer de leur intégration et de leur rétention dans l organisation. Compiler les résultats suite à la consultation et en faire l analyse différenciée selon les groupes visés. Organiser des sessions d information et de formation à l intention des responsables RH, des gestionnaires, des directrices et directeurs de département relativement aux risques de discrimination systémique (indirecte) dans la gestion des ressources humaines et à la gestion de la diversité. Développer des guides de travail pertinents. Établir la liste des sessions offertes et des personnes qui y participent ; établir la liste des guides de travail disponibles. Page 13

14 Tableau 2 Mesures d égalité des chances Dossier : E MESURES D ÉGALITÉ DES CHANCES Emploi : Tous Sinon, préciser : Statut : Tous Sinon, préciser : Identification du sous-système à corriger : Dotation, promotion, intégration, évaluation, formation Règle et pratique à corriger Évaluation et autres conditions d emploi S assurer que la gestion des mesures disciplinaires et administratives soit équitable et qu elle ne comporte aucun biais de discrimination. Comparer les mesures appliquées aux membres des groupes visés à celles appliquées aux membres du personnel. À l hiver Formation S assurer de la participation équitable des membres des groupes visés et les inciter à y participer, s il y a lieu. Vérifier le nombre de membres des groupes visés qui ont suivi la formation. À l hiver Page 14

15 Tableau 3 Mesures de soutien Dossier : E MESURES DE SOUTIEN Emploi : Tous Sinon, préciser : Statut : Tous Sinon, préciser : Situation à améliorer Mesures de soutien existantes Mesures de soutien conventionnées Support aux nouvelles personnes engagées Améliorer la diffusion de l'information relative aux différents programmes institutionnels de soutien disponibles à l'université Laval (programme d'aide au personnel, politique de gestion des ressources humaines, politique sur le harcèlement). Améliorer la diffusion de l'information relative aux différents programmes de soutien propres à chaque groupe d'employés/es de l'université Laval. Améliorer le support à l'installation des nouvelles personnes dans la région de la Ville de Québec: logement, garderies, écoles, relocalisation des conjoints, etc. Faire l'inventaire des institutions existantes afin de faciliter l'installation des nouveaux venus et rendre facile l'accès à ces informations. En rendant facile l'accès à ces programmes, entre autres, à partir du site web RH et des documents en format papier. En informant particulièrement les personnes identifées des groupes visés de l'existence de ces programmes. Conventions collectives, règlements accessibles sur le site web RH et documents en format papier. En informant particulièrement les personnes identifées des groupes visés de l'existence de ces programmes. S'assurer de la disponibilité de dépliants, organiser des séances d'information et alimenter le site web. VRRH, SRH et les responsables de ces programmes VRRH, SRH et les gestionnaires des unités. VRRH, SRH, DC, VREX et les gestionnaires des unités concernées. Graduellement à compter de l automne Graduellement à compter de l automne Graduellement à compter de l automne Explorer la possibilité de négocier des ententes en ce domaine. Page 15

16 Tableau 4 Mesures de consultation et d information Dossier : E MESURES DE CONSULTATION Calendrier Consultation, préalablement à l'adoption du PAE, du Comité de direction, des syndicats et des associations sur les moyens à mettre en œuvre afin d'atteindre les objectifs poursuivis par le programme d'accès à l'égalité et les mesures adoptées dans le respect des échéanciers. Dès l'approbation préliminaire du projet de PAE par la Commission. Comptes-rendus des consultations. votre rapport dans trois ans) Consultation des représentants des différentes catégories de personnel portant sur l'ensemble de la réalisation du PAE, au cours de la période de mise en œuvre, et sur les résultats obtenus. Annuellement, à compter de l'acceptation du Comptes-rendus des consultations. Page 16

17 Tableau 4 Mesures de consultation et d information Dossier : E MESURES D INFORMATION Calendrier Informer et sensibiliser la haute direction, les gestionnaires, les syndicats et les autres instances décisionnelles sur les objectifs poursuivis par le programme d'accès à l'égalité, les mesures adoptées et leurs modalités d'application ainsi que sur les échéanciers au moyen de séances d'information et de documents de référence ciblés pour chacun des groupes concernés. Présentation à la direction de l'université Laval d'un rapport périodique d'activités. Dans l'année suivant l'approbation du Une fois par année. Rapport indiquant le nombre d'activités ou d'interventions. Rapport indiquant le nombre d'activités ou d'interventions. votre rapport dans trois ans) Informer le personnel sur le but du programme d'accès à l'égalité et nos obligations face à la Loi afin de limiter les risques de discrimination et de favoriser l'accueil des membres des groupes visés au moyen de séances d'information, de courriels et du site web RH. Informer périodiquement l'ensemble du personnel, incluant les gestionnaires, les syndicats et autres associations, de l'évolution du programme au plan de sa mise en œuvre et des résultats obtenus. Automne 2008 et processus continu. Une fois par année. Rapport indiquant le nombre d'activités ou d'interventions. Rapport indiquant le nombre d'activités ou d'interventions. VRRH, SRH et les gestionnaires d'unités. VRRH, SRH et les gestionnaires d'unités. Page 17

18 Tableau 5 Identification de la personne en autorité responsable Dossier : E IDENTIFICATION DE LA PERSONNE EN AUTORITÉ RESPONSABLE Nom de la personne en autorité responsable de la mise en œuvre du programme : Monsieur Michel Beauchamp Titre d emploi : Vice-recteur aux ressources humaines Nom de l organisme : Université Laval Adresse : Pavillon Jean-Charles-Bonenfant, 2345, allée des Bibliothèques, local 5446 Ville : Québec Code postal : G1V 0A6 Téléphone : Télécopieur : Courriel : Page 18

19 Tableau 6 Environnement de l organisme Dossier : E Bref historique et mission de l organisme ENVIRONNEMENT DE L ORGANISME L'Université Laval a pour mission l'enseignement et la recherche universitaires de haut calibre ainsi que la diffusion de connaissances nouvelles. Fondée en 1852, son origine remonte à 1663 avec la création du Séminaire de Québec. Elle est la plus vieille université francophone d'amérique. Actuellement, l'université Laval accueille près de étudiantes ou étudiants et emploie quelque personnes, dont près de la moitié sur une base régulière. Faits saillants ayant eu des répercussions significatives sur les effectifs Le rythme d'engagement du personnel est tributaire de la situation financière de l'université et de la croissance des activités d'enseignement et de recherche. Le nombre de crédits étudiants est relativement stable, alors que nous projetons la création d'une centaine de chaires de recherche pendant les prochaines années. Voici quelques données pour les postes réguliers: l'âge moyen du corps professoral est de 49 ans et le départ pour la retraite s'effectue en moyenne à 62 ans. Le renouvellement s'effectue au rythme approximatif de 60 personnes par année. L'âge moyen du personnel administratif est d'environ 46 ans et le départ à la retraite s'effectue en moyenne à 58 ans. Le renouvellement s'effectue au rythme approximatif de 250 personnes par année. Nous ne possédons pas de données équivalentes pour les personnes engagées sur une base contractuelle. Problèmes rencontrés dans les regroupements d emplois où la sous-représentation est la plus marquée Pendant les dernières années, les efforts ont principalement porté sur l'augmentation des taux de féminisation. Du côté du corps professoral, la lutte que se livrent les universités dans les disciplines où les femmes sont relativement rares a créé une surenchère à laquelle notre situation financière ne nous permet pas entièrement de faire face. Du côté du personnel administratif, nous avons de la difficulté à recruter des femmes dans les domaines de nature scientifique et dans les métiers. Il arrive qu'aucune femme ne postule à un poste. Perspectives de dotation et mouvements de personnel prévus au cours des trois prochaines années Pendant les prochaines années, nos efforts porteront sur l'atteinte des taux de représentation des cinq groupes visés par la Loi, dans le respect des conventions collectives de travail en vigueur. Les nouvelles embauches s'effectueront au rythme des départs à la retraite, en fonction de la situation financière de l'université et des domaines en émergence. Page 19

20 Tableau 7 Démarche de consultation auprès du personnel ou de ses représentants Dossier : E DÉMARCHE DE CONSULTATION AUPRÈS DU PERSONNEL OU DE SES REPRÉSENTANTS Pendant l'année 2003, il y a eu consultation des associations et syndicats afin de convenir du contenu du formulaire d'auto-identification et des caractéristiques des postes. Les syndicats et associations ont également collaboré en incitant leurs membres à répondre au formulaire d'auto-identification. Une fois les réponses compilées, nous avons consulté à nouveau les associations et syndicats avant de transmettre à la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ) les données relatives aux effectifs et à l'auto-identification pour les quatre groupes visés par la loi provinciale à cette époque. Au début de l'année 2008, les associations et syndicats ont été consultés au sujet des données d'auto-identification pour le groupe des personnes handicapées. Ce groupe a été ajouté à la Loi, en Une nouvelle consultation a été effectuée afin de valider les informations inscrites dans le rapport d'analyse du système d'emploi pertinent à chacun des associations et syndicats. Au printemps et à l'été 2008, à la demande de la CDPDJ, un projet préliminaire du programme d'accès à l'égalité lui a été transmis avant la consultation des syndicats et associations et le dépôt du projet officiel. Des ajustements mineurs ont été apportés au projet préliminaire suite aux recommandations de la CDPDJ. Pendant l'automne 2008, dans le cadre de l'application du Programme de contrats fédéraux (PCF), le processus d'auto-identification a été repris. Cette opération permettra la mise à jour des effectifs pour le suivi des sous-représentations exigé par la loi provinciale. Page 20

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