Règles pour la délivrance et la surveillance du certificat de constance des performances des articles de quincaillerie

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1 Règlement Produits de Construction Marquage Système d évaluation et de vérification de la constance des performances 1 Règles pour la délivrance et la surveillance du certificat de constance des performances des CTIM 52, av. Félix-Louat, CS SNLIS Cedex Organisme notifié n 0526

2 Objet du document et domaine d application : Les règles pour la délivrance et la surveillance du décrivent l'organisation en place pour répondre à des demandes de marquage C, dans le cadre de la structure de certification et inspection du CTIM. Ce document est destiné aux fabricants et distributeurs des. Pôle ou ntité concerné : Structure Certification et Inspection Historique du document : Version Date de début Sujet de l'opération d'applicabilité 29/06/2015 Modifier les responsabilités liées aux décisions en cas d'appel pour contestation de décision D 26/05/2014 Refonte importante du document, liée aux normes ISO et C 04/07/2013 Passage indice b à indice c : changement de référentiel réglementaire (RPC au lieu de la directive) + constats de l'audit initial du COFRAC de février 2013 Nom Rédaction (*) Vérification Approbation Peigne Dominique Meleton Lionel Bourriaud Marie-Paule Date de mise en application : 29/06/2015 (*) Personne(s) ayant participé à la rédaction : Dominique PIGN Sébastien PARNT Lionel MLTON QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 2 sur 38

3 Sommaire : 1. Conditions de diffusion Précisions sur le domaine d'application et les principaux documents applicables Autres documents Définitions Organisation de l évaluation de la constance des performances Organisation au sein du CTIM Comité quincaillerie externe Processus de certification Demande initiale d évaluation de la constance des performances de produits Demande d évaluation de la constance des performances Démarche préalable commerciale Formalité de dépôt du dossier ngagements du fabricant Contenu du dossier Instruction de la demande de vérification des performances par le Cetim Recevabilité de la demande ssais de type initiaux Inspection initiale du contrôle de production en usine Décision dans le cadre de la certification Circuit de revue d évaluation pour décision Décision selon les cas de figure Délivrance du certificat suite à une décision favorable Certificat de constance des performances Modalités de marquage Conditions de marquage - Charte graphique Usage du marquage Surveillance de contrôle de production en usine exercée par le Cetim Planification des inspections de surveillance Démarche préalable commerciale Instruction de la surveillance de contrôle de production par le Cetim Préparation de l'inspection de surveillance Réalisation de l inspection de surveillance Rédaction et traitement des documents suite à inspection Décision dans le cadre de l inspection de surveillance Circuit de revue d évaluation pour décision Décision selon les cas de figure Communication de la décision au fabricant Suspension, réduction, retrait ou résiliation du certificat Suspension - Réduction Retrait - Résiliation Cas de retrait Résiliation Traitement par la structure de certification du Cetim Modification des conditions d obtention du certificat de constance des performances Modification concernant les produits certifiés Modification concernant le processus de fabrication Modification du processus de fabrication Cessation définitive de la fabrication d un produit Modification de forme juridique ou de raison sociale Modification concernant le site de production Modification de l organisation qualité et des responsabilités Points particuliers Cas où le fabricant sous-traite une partie de sa fabrication Accès aux produits certifiés par le Cetim Réclamation/Plainte Appels pour contestation de décision QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 3 sur 38

4 Appel d un fabricant pour contestation de décision Réclamation ou plainte d'un utilisateur, d une autorité, d un fabricant Tarifs Durée de validité du certificat Modification des exigences réglementaires et normatives Refus de délivrance, suspension ou retrait du certificat - Information des autorités notifiantes et des autres organismes notifiés Refus de délivrance, suspension, réduction ou retrait du certificat Autres cas d'informations de l'autorité notifiante Gestion des risques d impartialité et de discrimination Risques d impartialité Risques de discrimination Gestion de la confidentialité Liste des documents associés Formulaires Annexes Annexe - Conditions de prélèvement de produits pour essai Conditions de diffusion Le présent document est diffusé suite à chaque mise à jour : Par mail ou courrier 1. Aux fabricants qui sollicitent le CTIM pour une demande d évaluation de la constance des performances 2. Aux fabricants du CTIM chez qui des inspections de surveillance sont réalisées, dans le mois suivant la parution de la nouvelle version Sur le site Internet du CTIM dans la rubrique Le CTIM / Reconnaissances / Certificats C Les documents associés ( 12) au présent document sont accessibles sur le site Internet du CTIM dans la rubrique Le CTIM / Reconnaissances / Certificats C. 2. Précisions sur le domaine d'application et les principaux documents applicables Les concernés par ces règles doivent être conformes au RÈGLMNT (U) N o 305/2011 DU PARLMNT UROPÉN T DU CONSIL du 9 mars 2011 abrogeant la directive 89/106/C du Conseil et établissant des conditions harmonisées de commercialisation pour les produits de construction : Fermetures anti-panique, définies dans la norme N 1125 Fermetures d urgence pour issues de secours manœuvrées par une béquille ou une plaque de poussée, définies dans la norme N 179 Charnières axe simple, définies dans la norme N 1935 Dispositifs de fermeture de porte avec amortissement, définies dans la norme N 1154 Dispositifs de retenue électromagnétique pour portes battantes, définies dans la norme N 1155 Dispositifs de sélection de vantaux, définies dans la norme N 1158 Serrures mécaniques et gâches, définies dans la norme N QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 4 sur 38

5 Tous ces produits de construction sont destinés à des applications de cloisonnement anti-feu ou antifumée et sur des itinéraires d évacuation. Ces normes sont reprises dans le document annexe A-0728, avec leurs dates, les avis ministériels de notification du CTIM, les arrêtés, les amendements pour certaines normes et leurs dates. Au regard des articles cités ci-dessus, le CTIM est : organisme notifié sous le N 0526 par le ministère de l quipement et du Logement pour l évaluation de la constance des performances accrédité pour l activité de certification par le COFRAC selon l attestation n , sur la base du référentiel NF N 45011/1998 ; la portée est disponible sur le site Le programme de certification au sens de la norme ISO ( 3.9) est composé du règlement européen et des normes citées ci-dessus, des présentes règles spécifiques de mise en œuvre de la certification au Cetim pour les. 3. Autres documents Arrêté du 3 mars 2014 modifiant l arrêté du 21 juin 2013 relatif à la désignation et au suivi des organismes notifiés au titre du règlement (U) du Parlement européen et du Conseil du 9 mars 2011 établissant des conditions harmonisées de commercialisation pour les produits de construction et abrogeant la directive 89/106/C du Conseil (JO : 19 mars 2014) Règlement délégué n 157/2014 de la commission du 30 octobre 2013 concernant les publications sur un site internet d une déclaration des performances relative à des produits de construction 4. Définitions Pour les définitions, liées par exemple aux notions de «produit de construction» ou de «performances d un produit de construction», se reporter à l article 2 du RÈGLMNT (U) n 305/2011 DU PARLMNT UROPÉN T DU CONSIL du 9 mars 2011 établissant des conditions harmonisées de commercialisation pour les produits de construction précise. Inspection initiale du CPU (Contrôle de Production en usine) Dans le présent document, cette inspection initiale est désignée inspection initiale. Surveillance du CPU (Contrôle de Production en usine) Dans le présent document, cette surveillance est désignée inspection de surveillance. Fabricant (définition reprise de l article 2 du RÈGLMNT (U) n 305/2011 DU PARLMNT UROPÉN T DU CONSIL du 9 mars 2011) «Fabricant», toute personne physique ou morale qui fabrique ou fait concevoir ou fabriquer un produit de construction et qui le commercialise sous son propre nom ou sa propre marque Nota : Dans ce document, l appellation «fabricant» regroupe le fabricant d un produit, le distributeur, le revendeur. QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 5 sur 38

6 valuation Combinaison des fonctions de sélection et de détermination de l activité d évaluation de la conformité [ISO / CI :2012] L évaluation de la conformité correspond dans le présent document aux trois tâches suivantes : - Les essais de type initiaux (selon la norme ISO : septembre 2005), - L inspection initiale de l usine et du Contrôle de la Production en Usine (selon la norme ISO : octobre 2012), - La surveillance continue, l évaluation et l acceptation du Contrôle de la Production en Usine (selon la norme ISO : octobre 2012). Ce mode opératoire d évaluation de la conformité résulte de l application des normes européennes relatives aux produits de quincaillerie pour le bâtiment, conformément au tableau ZA.3 «Attribution des tâches relatives à l évaluation de la conformité» des amendements de ces mêmes normes. Non-conformité majeure Non-satisfaction d'une exigence de la norme produit touchant l'organisation, l'application ou la formalisation de l'organisation qualité et entraînant un risque avéré (fondé sur des éléments objectifs) de non-respect, récurrent ou unique en cas de risque très important lié au produit objet de la demande d évaluation de la constance des performances, ou bénéficiant d un certificat de constance des performances Non-conformité mineure Non-satisfaction d'une exigence de la norme produit touchant l'organisation, l'application ou la formalisation de l'organisation qualité et n'entraînant pas de risque important de nonrespect du produit objet de la demande d évaluation de la constance des performances, ou bénéficiant d un certificat de constance des performances Vérification documentaire hors site - Inspection complémentaire sur site Ces démarches permettent, dans le cadre des inspections de contrôle de production, de vérifier la mise en œuvre des actions proposées par le fabricant pour lever la non-conformité majeure, en cas de non-conformité majeure détectée lors de ces inspections. lles sont réalisées dans les 6 mois suivant l'inspection au cours de laquelle a été détectée au moins une non-conformité. La vérification documentaire est réalisée sur la base de la documentation envoyée par le fabricant. L inspection complémentaire est réalisée sur site sur la base de l'application des actions mises en œuvre par le fabricant. 5. Organisation de l évaluation de la constance des performances 5.1 Organisation au sein du CTIM Le schéma en page suivante représente l organisation en place pour l évaluation de la constance des performances. Sigles utilisés dans le schéma : DQS DRH PID FCM Direction à la Qualité, la Sécurité, l nvironnement Direction des ressources Humaines Performance Industrielle et Durable Fatigue des Composants Mécaniques QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 6 sur 38

7 Les missions de la structure de certification du CTIM sont les suivantes : tablir les présentes règles ffectuer les tâches d évaluation et de vérification de la constance des performances «système 1» Prendre les décisions appropriées relatives aux dossiers Veiller à la mise en application des décisions prises Assurer la liaison avec le ministère concerné par l évaluation de la constance des performances Informer les autorités compétentes des infractions au RÈGLMNT (U) N o 305/2011 DU PARLMNT UROPÉN T DU CONSIL du 9 mars 2011, établissant des conditions harmonisées de commercialisation pour les produits de construction QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 7 sur 38

8 Responsable de la structure de certification Le responsable de la structure de certification au CTIM est le délégataire de la Direction Générale du CTIM pour les décisions à prendre quant à l'octroi, le maintien, l'extension, la suspension, le refus du certificat C la signature des certificats de constance des performances Vérificateur Personne au Cetim procédant à la revue d évaluation des rapports (essais de type initiaux, inspection initiale, inspection de surveillance) Responsable technique d affaire (RTA) Personne appartenant à la cellule opérationnelle du CTIM et gérant de façon opérationnelle les demandes d évaluation de la constance des performances Inspecteur : Personne qui procède à l examen d un produit, d un processus, d un service ou d une installation, ou de leur conception et qui détermine leur conformité à des exigences spécifiques ou, sur la base d un jugement professionnel, à des exigences générales. L inspecteur procède aux inspections initiales, aux inspections de surveillance ainsi qu aux inspections complémentaires le cas échéant. QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 8 sur 38

9 5.2 Comité quincaillerie externe Le CTIM a créé une instance consultative, appelée Comité Quincaillerie externe; ce comité s articule autour de quatre collèges représentatifs des acteurs du marché : Le collège «xpert» Le collège «Industriel et représentant du syndicat professionnel» Le collège «utilisateur» Le collège de l organisme notifié (CTIM) Sont décrits dans la charte des membres du comité Quincaillerie (F-0576) : le rôle du comité la composition du comité les conditions de consultation du comité, de validation des règles pour la délivrance et la surveillance du articles de quincaillerie et du rapport d impartialité La structure de certification du Cetim fait appel au Comité Quincaillerie externe pour : Donner un avis sur le programme de certification (Règles pour la délivrance et la surveillance du, référencées ) mettre un avis sur les dossiers de certification présentant des difficultés, les réclamations et les plaintes Analyser et donner un avis sur le rapport d impartialité mis en place par la structure de certification et de la prestation du Cetim 5.3 Processus de certification La demande initiale, telle qu expliquée au chapitre 6, aboutit à la délivrance d un certificat de constance des performances. Le maintien ultérieur de ce certificat nécessitera une surveillance régulière par le Cetim, telle qu expliquée au chapitre 8, se traduisant par la réalisation annuelle d inspections de surveillance, dont les résultats conditionneront ce maintien. Le processus de certification est schématisé en page suivante. QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 9 sur 38

10 QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 10 sur 38

11 6. Demande initiale d évaluation de la constance des performances de produits 6.1 Demande d évaluation de la constance des performances Une demande d évaluation et de vérification de la constance des performances peut correspondre à une demande de 1 ère admission ou une demande d'extension Démarche préalable commerciale La demande du fabricant est traitée de la façon suivante par le RTA : nvoi d'une fiche de renseignement sur l évaluation de la constance des performances des produits de construction (), lors du premier contact avec le fabricant Présentation des modalités pratiques de l'intervention : tâches incombant à l'organisme notifié dans le cadre de la certification des produits, types d'essais, délai, planning, coût,... Demande d informations sur la portée de la certification souhaitée (normes produits, nombre de produits concernés), Demande d informations générales liées au fabricant, à la structure de l entreprise du fabricant et aux différents sites (le cas échéant) concernés par la demande, à ses activités (internes et externalisées), à ses ressources (humaines et techniques), Demande d'une documentation technique relative à chaque produit à tester : a) Plans d ensemble, b) Liste des constituants ou nomenclature du produit à certifier c) Notices d installation, d utilisation et d entretien des produits L'envoi du présent document Afin d assurer l impartialité lors du traitement du dossier, le RTA vérifie si l'organisation qualité du fabricant ou bien les produits, objet de la demande, ont fait l'objet d'une prestation de conseil au Cetim, incompatible avec la demande d évaluation et de vérification de la constance des performances, au cours des trois dernières années. Dans un tel cas, après analyse et décision par le responsable de structure de certification, le RTA peut être amené à décliner la demande. A réception des éléments demandés au fabricant, le RTA élabore une proposition chiffrée (offre commerciale et devis) en tenant compte : du nombre, du type et du degré de complexité des produits concernés de la nature du processus de production et du nombre d unités de fabrication à inspecter, sachant que l inspection initiale devra couvrir l ensemble des unités de fabrication, sur un même site ou sur des sites séparés, concernés par les produits objet de la demande Le RTA intègre, dans la proposition chiffrée, la gestion du dossier fabricant, les essais initiaux de type et l inspection initiale ; il statue sur la durée de cette dernière, qui peut varier de 0,5 à 2 jours. Il réalise le chiffrage selon des grilles tarifaires ( 11.4). Dans le cadre d une inspection en France, le chiffrage est effectué selon un forfait, comprenant les interventions et frais de déplacement. Dans le cadre d une inspection à l étranger, sont facturés des frais de déplacement supplémentaires. QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 11 sur 38

12 Dans le cas des distributeurs/revendeurs, les conditions sont les suivantes : Inspection initiale : 1 j sur site Inspection de surveillance : ½ j documentaire, sauf en cas de changement important (déménagement, ) n cas d inspection par un inspecteur externe, le RTA indique, sur la proposition, l inspecteur qui sera mandaté, avec son nom et son organisme. Cette proposition indique que les activités d évaluation de la conformité sont réalisées sur la base des normes produits pour lesquelles le Cetim a été notifié. Le RTA adresse au fabricant, par courrier, la proposition chiffrée Formalité de dépôt du dossier Le fabricant, dont le produit faisant l objet de la demande d évaluation de la constance des performances, doit s assurer qu il remplit toutes les conditions définies dans ce document et dans le cadre de la commande passée au CTIM ; il doit s engager à les respecter pendant toute la durée de la validité du certificat de constance des performances ngagements du fabricant Le fabricant s engage : D une façon générale, à : Se conformer aux dispositions de certification des présentes règles (document T- 8604) dans sa version en vigueur, entre la prestation à venir (demande initiale, surveillance) et l inspection ultérieure, Suivre l évolution des normes produits de construction et à mettre en œuvre les modifications dans les 6 mois à compter de la parution de la norme modifiée Suivre l évolution du Règlement (U) n 305/2011 du Parlement européen et du Conseil du 9 mars avoir mis en œuvre les modifications de ce Règlement à la date de sa mise en application, pour se conformer aux dispositions du Règlement n cas d évolution des présentes règles (document ) communiquée par le Cetim, à prendre en compte les modifications de ces règles et à mettre en œuvre les changements appropriés, dans un délai immédiat Ne pas avoir sollicité le CTIM en termes de conseil lié à l'organisation qualité de son entreprise ou lié aux produits objet de la présente demande, au cours des trois dernières années. Le produit de construction une fois certifié et fabriqué en série, à : S assurer de la régularité de la qualité de ses produits certifiés et de la permanence de leur conformité aux exigences des normes produit, Prendre, en cas de réclamation fabricant concernant un de ses produits certifiés, toutes les actions appropriées en rapport avec ces réclamations et les imperfections constatées dans les produits qui ont des conséquences sur leur conformité aux exigences de la certification. o Le fabricant doit conserver un enregistrement de toutes les réclamations et des retours «produits» des clients relatifs aux produits certifiés et documenter les actions entreprises pour traiter ces réclamations et retours «produits». QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 12 sur 38

13 Disposer d un raccordement au Système International (SI) par la production d un certificat d étalonnage ou d un constat de vérification par un laboratoire accrédité selon le référentiel ISO 17025, pour les équipements de mesure critiques (exemples : cales étalons, capteurs de couple, ) utilisés pour le contrôle de la production ou les essais supplémentaires, Informer, sans délai, le responsable technique d affaire du CTIM des changements qui peuvent avoir des conséquences sur sa capacité à se conformer aux exigences de la certification : les produits certifiés, les process de fabrication, la forme juridique ou sociale, le site de production, l organisation qualité et les responsabilités, Lors de l inspection du Cetim, à : Permettre à l inspecteur d accéder aux sites, zones et matériels qu il jugera nécessaire d'inspecter, Permettre à l inspecteur d accéder à tous les dossiers et enregistrements, dont les rapports d audits internes, les résultats des essais, les éléments relatifs aux nonconformités constatés sur les produits et aux réclamations, Permettre à l inspecteur d interroger le personnel de l entreprise et ses sous-traitants concernés, personnel impliqué par les essais, les contrôles, le traitement des réclamations, Ce qu il y ait au moins un des produits à auditer en cours de production (ligne de fabrication en activité), et que ce produit en cours de production soit différent à chaque inspection (de manière à ce que tous les produits puissent être audités par l inspecteur au fur-et-à-mesure des inspections effectuées), ffectuer les essais supplémentaires/périodiques de conformité selon les normes produits, par des personnes qualifiées pour ces essais. o Les échantillons prélevés pour ces essais doivent faire l'objet d'une méthodologie de prélèvement permettant de garantir leur représentativité et comprenant le prélèvement, pour chaque essai, au minimum d'un échantillon gardé à titre conservatoire pendant la durée de l'essai, dans des conditions propres à le préserver (choc, vol,..) o Les résultats de ces essais doivent faire l'objet de comptes rendus à archiver pendant une période à déterminer par le fabricant o Les non-conformités constatées pendant ces essais et les actions correctives en découlant doivent être enregistrées, ainsi que les décisions prises sur les produits concernés. Permettre la participation éventuelle et ponctuelle d observateurs : o du COFRAC, dans le cadre de la procédure d'accréditation du Cetim par le COFRAC o internes au Cetim, afin de procéder à la qualification ou la supervision d un inspecteur Vis-à-vis de la certification et du certificat de constance des performances, à : Faire une déclaration sur la certification en cohérence avec la portée de la certification, Ne pas utiliser la certification de ses produits d'une façon qui puisse nuire au Cetim ni faire de déclaration sur la certification de ses produits que le Cetim puisse considérer comme trompeuse ou non autorisée, Ne pas faire de déclaration ambiguë sur un certificat de constance des performances, ne faire état de la certification que pour les produits certifiés conformes à des normes spécifiées, Reproduire dans leur intégralité les copies de documents de certification (certificat de constance des performances, rapport d essai initial de type, rapport d inspection) fournies par le fabricant à autrui, QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 13 sur 38

14 Se conformer aux dispositions du «7. Modalités de marquage» des présentes règles o s il fait référence à la certification de ses produits dans des supports de communication, tels que documents, brochures ou publicité o pour l utilisation du certificat de constance des performances n cas de suspension, retrait, ou résiliation du certificat de constance des performances, à : n cas de suspension, de retrait ou de résiliation : o cesser d'utiliser l'ensemble des moyens de communication (notice ou instruction d installation, d utilisation) qui fait référence au certificat de constance des performances n cas de suspension du certificat C, retirer du marché les produits non conformes n cas de retrait du certificat C, o retourner au Cetim l original du certificat de constance des performances o ne plus étiqueter le produit de construction Contenu du dossier D une façon générale Dans tous les cas, le dossier technique des produits de quincaillerie doit faire figurer le produit ou la gamme de produits défini, en provenance d'une unité de fabrication déterminée. Il doit contenir les éléments suivants sous forme informatique et papier, en langue française : Une lettre de demande rédigée sur papier entête de la société, présentée conformément au document annexe A-9437 et signée par le représentant légal de la société Le tableau complété correspondant à la catégorie du produit (A-9443) Sous forme informatique et papier, un dossier technique complet constitué par : o Les plans spécifiés et tolérancés d ensembles et de sous-ensembles du produit, o Une nomenclature énumérant les différents constituants avec leurs références, cotes, matériaux, o Schémas électriques et électroniques (si nécessaire) avec la nomenclature des composants, o La liste des accessoires pouvant être associés au produit, La notice d installation et de mise en œuvre, d entretien L énoncé des dispositions prises pour la protection contre la corrosion (si nécessaire), pour les charnières à axe simple, les dispositions prises après la pose pour la protection contre la corrosion. La fiche technique complétée (A-9444) Le projet de documentation commerciale, Le projet d étiquetage, d emballage et de déclaration de performance (annexe 1) La description des modalités de marquage sur le produit lui-même. Le rapport d essai au feu de l ensemble bloc-porte, avec le détail des produits de construction présents dans l ensemble bloc-porte et objets de la certification o L organisme qui a procédé aux essais de résistance au feu doit être accrédité ISO par le COFRAC ou par un organisme signataire de l A, pour les essais concernés Le certificat attestant de la conformité du système de management de la qualité au référentiel retenu (ISO 9001, ), au cas où l entreprise est certifiée tierce partie. QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 14 sur 38

15 Dans le cas d une demande de vente, sous son propre nom, par un distributeur, un revendeur ou un fabricant, d un produit d un autre fabricant Le dossier devra être complété par les éléments suivants sous forme informatique et papier, en langue française : Une lettre de demande de maintien d un certificat C cosignée par le distributeur ou le fabricant, d un produit d un autre fabricant, ou une attestation d existence d un contrat juridique entre les 2 parties et mentionnant leurs responsabilités respectives. Dans tous les cas, ce document devra mentionner le nom de la personne en charge de la demande d évaluation de la constance des performances chez le distributeur ou le fabricant, d un produit d un autre fabricant, Un engagement de non-intervention du distributeur ou du fabricant commercialisant le produit sous son propre nom (A-9445). La notice d installation, de mise en œuvre et d entretien du distributeur ou du fabricant, d un produit d un autre fabricant, L énoncé des dispositions prises pour la protection contre la corrosion (si nécessaire), pour les charnières à axe simple, les dispositions prises par le distributeur ou le fabricant, d un produit d un autre fabricant, après la pose pour la protection contre la corrosion. Pour les fermetures anti-panique et les fermetures d urgence, la notice d entretien ou les documents le distributeur ou le fabricant, d un produit d un autre fabricant indiquant les prescriptions d utilisation et d entretien pour les charnières Le projet de documentation commerciale du distributeur ou du fabricant, d un produit d un autre fabricant, Le projet d étiquetage et d emballage du distributeur ou du fabricant, d un produit d un autre fabricant, La description des modalités de marquage sur le produit lui-même, appliquées par le distributeur ou le fabricant, d un produit d un autre fabricant. 6.2 Instruction de la demande de vérification des performances par le Cetim La demande ne peut être instruite par la structure de certification du Cetim qu à réception de la lettre de demande officielle (A-9437) signée par le représentant légal du fabricant de l offre commerciale du Cetim signée par le représentant légal du fabricant La signature de ces documents et leur envoi par le fabricant à la structure de certification du Cetim, pour instruction de la demande, valent acceptation par le fabricant : des conditions des présentes règles, des conditions et clauses du devis joint à l offre commerciale sur la durée séparant la réception au Cetim des documents cités ci-dessus pour la demande initiale, de l inspection ultérieure, à moins d un retrait de certificat décidé par le Cetim, ou bien d une résiliation demandée par le fabricant QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 15 sur 38

16 L'instruction de la demande comprend : l'étude de la recevabilité du dossier fourni par le fabricant conformément aux exigences des normes produit o les essais initiaux de type o une inspection initiale du contrôle de production une revue des rapports des essais initiaux de type et de l inspection initiale présentés pour décision au responsable de la structure de certification Recevabilité de la demande Le CTIM procède à l analyse de la recevabilité du dossier fourni par le fabricant. Pour être recevable, le dossier technique, fourni par le fabricant, doit être complet et comprendre tous les documents précisés ci-dessus dans le paragraphe Le Cetim se réserve le droit d analyser la demande et de donner un avis de recevabilité technique dans les cas suivants : si le fabricant : o a fait faire, au préalable par le laboratoire d essai, des essais à titre privé sur un prototype ou un produit de présérie o et demande l évaluation de la constance de performances pour ce prototype ou produit de présérie si le fabricant : o a fait une demande pour un modèle de produit o et demande une extension sur l ensemble de la gamme à laquelle appartient ce modèle Lorsque la recevabilité technique est prononcée, le CTIM s engage à : xécuter le processus d évaluation de la constance des performances (essai de type initial puis inspection initiale sur site). valuer les résultats. Se prononcer sur la délivrance de l attestation ssais de type initiaux Le Cetim fait réaliser les essais initiaux de type pour les produits de construction cités au chapitre 2 par un laboratoire accrédité COFRAC selon la norme NF N ISO Au cas où le Cetim sollicite un laboratoire non accrédité pour une partie des essais, il vérifiera que le laboratoire respecte les exigences de cette norme Démarches préalables Le prélèvement des échantillons pour les essais de type initiaux est réalisé par le fabricant. Le nombre d'échantillons prélevé par produit correspond : au nombre défini dans le paragraphe des normes produit ce nombre est par ailleurs indiqué dans la proposition chiffrée adressée par le Cetim au fabricant plus un échantillon supplémentaire prélevé, identifié et conservé par le fabricant jusqu'à l'obtention des résultats des essais de type initiaux Les conditions de prélèvement chez le fabricant sont indiquées à l annexe 2. QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 16 sur 38

17 Un contrôle permettant de vérifier la représentativité du produit fabriqué au regard de l échantillon prélevé pour l essai de type initial est réalisé pendant l inspection initiale par le Cetim Réalisation des essais de type initiaux xploitation des résultats Les essais de type initiaux sont réalisés, selon l'article 9.1 du tableau ZA.1 des normes listées à l'annexe 1 du présent document, par des laboratoires d'essais. Le laboratoire d'essais adresse le rapport d'essai au RTA. Si les résultats des essais ne sont pas conformes, le RTA contacte le fabricant et arrête en l état le processus de demande initiale, ce qui entraîne ultérieurement une nouvelle demande complète du fabricant. Le RTA transmet le (ou les) rapport(s) d'essai au fabricant Inspection initiale du contrôle de production en usine L inspection initiale est réalisée selon les exigences relatives au «contrôle de la production en usine» des normes produit et de leurs annexes ZA ; elle porte sur le contrôle de la production effectué par le fabricant du produit lle a pour objectif de s'assurer que les produits concernés sont fabriqués dans le respect de ces exigences. L inspection initiale est réalisée par un inspecteur CTIM ou un inspecteur externe sous contrat Préparation de l'inspection initiale L'inspecteur contacte le fabricant et établit, en concertation avec lui, un plan d'inspection, sur la base : de la trame de plan générique (A-0731, A-0732) qui indique tous les points à inspecter des documents remis par le RTA suite à l étude de recevabilité de la demande initiale (dont le dossier technique du produit) des documents éventuels (documents de contrôle de production, ) envoyés par le fabricant, sur demande de l inspecteur L'inspecteur vérifie la faisabilité de l'inspection initiale lors de cette préparation, selon les informations obtenues et la qualité et la pertinence des documents reçus ; il peut être amené à proposer, en concertation avec le RTA, un report au fabricant, de façon à lui permettre de finaliser les documents nécessaires. Le plan d inspection indique le lieu et les dates, les différentes étapes de l inspection, les points qui seront inspectés conformément aux normes produits de construction. L inspecteur adresse le plan d inspection au minimum 15 jours avant l inspection. Point particulier Lorsque le fabricant dispose d une certification tierce partie relative à la conformité de son système de management de la qualité aux exigences de la norme ISO 9000 : 2000, le Cetim vérifie l'influence des constats éventuels réalisés en audit tierce partie sur l'organisation, les contrôles et essais relatifs aux produits concernés. QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 17 sur 38

18 Réalisation de l inspection initiale L'inspection initiale sur site est réalisée selon le plan d'inspection établi. Pendant toute la durée de l inspection, l inspecteur est accompagné par au moins une personne parlant la langue française (un représentant de l entreprise, ou bien un traducteur pour un site à l étranger). Nota : Lors de la vérification de l adéquation du produit en cours de fabrication par rapport au produit testé par le CTIM dans le cadre de l essai initial de type, l inspecteur du CTIM compare les dossiers techniques complets (plan, nomenclature composants, ) entre le produit en cours de fabrication au moment de l inspection initiale et le produit sur lequel a été réalisé l essai initial de type Rédaction et traitement des documents suite à inspection A l issue de l'inspection sur site, l'inspecteur établit et remet sur place au fabricant les fiches d écart éventuelles (non-conformité mineure, non-conformité majeure), en ayant renseigné la case 1 avec le libellé de l'écart, selon une trame de fiche d'écart (F-9442). Dans un délai de 10 jours ouvrés, l'inspecteur rédige le rapport d inspection qu il adresse pour lecture (revue d évaluation) au RTA le RTA lit le rapport d inspection et les fiches d écart éventuelles le RTA adresse, après lecture et validation, le rapport d inspection complet (rapport, plan d audit, fiches d écart éventuelles) au fabricant Le fabricant complète les fiches d'écart éventuelles en case 2 par les actions correctives qu'il compte mettre en œuvre afin de lever ces écarts, ainsi que le délai de mise en œuvre de ces mesures. Il dispose de 15 jours, à réception des fiches d écart en réunion de clôture de l inspection initiale, pour les renvoyer à l inspecteur du Cetim. A réception des fiches d'écart éventuelles du fabricant : l'inspecteur complète les cases 3 et 4 selon différents cas possibles : 1. si la réponse du fabricant est pertinente. Ce fait est noté en case 3. L écart peut être levé et clôturé (noté en case 4). L écart peut ne pas être levé et nécessiter une inspection sur site (prochaine inspection) ou hors site (vérification documentaire) : noté en case 3 2. si la réponse du fabricant n'est pas pertinente, l'inspecteur contacte le fabricant pour obtenir une réponse permettant une réelle exploitation de la fiche d'écart l inspecteur transfère, au RTA, les fiches d écart complétées à l'issue du traitement des réponses pertinentes du fabricant le RTA envoie par courrier au fabricant les fiches d écart complétées 6.3 Décision dans le cadre de la certification La décision du responsable de la structure de certification du Cetim est conditionnée par les résultats des essais initiaux de type et de l'inspection initiale sur site. Le processus de décision ne peut être enclenché que si les produits ont été jugés conformes et répondant aux exigences des normes produit dans le cadre des essais initiaux de type. QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 18 sur 38

19 6.3.1 Circuit de revue d évaluation pour décision Le circuit de revue d évaluation pour décision est le suivant : le RTA communique le rapport d inspection initiale et les fiches d écart éventuelles, ainsi que rapport d essai initial de type, aux deux vérificateurs chargés de la revue d évaluation en parallèle, deux vérificateurs : effectuent une revue des documents transmis, l un dans une approche technique, l autre dans une approche globale communiquent leur avis au responsable de la structure de certification sur les documents transmis et sur la délivrance du certificat de constance des performances Décision selon les cas de figure Vis-à-vis de l'inspection initiale sur site, plusieurs cas de figure peuvent se présenter selon les différentes situations rencontrées : absence de non-conformité majeure ou mineure une à plusieurs non-conformités mineures constatées une à plusieurs non-conformités majeures constatées Il suffit d une non-conformité majeure pour qu elle soit considérée comme prioritaire au regard des non-conformités mineures dans le processus de décision Absence de non-conformité majeure ou mineure Le responsable de la structure de certification prend la décision de délivrer le certificat de constance des performances Une à plusieurs non-conformités mineures constatées QUALIT l'inspecteur lève (case 4) ou propose (en case 3) une vérification documentaire hors site ou une inspection sur site. le responsable de la structure de certification prend l'une des décisions suivantes : o o o soit de délivrer le certificat de constance des performances soit de différer la décision, pour une durée déterminée, dans le but de réaliser ou de faire réaliser un complément d'instruction de la demande, par une vérification documentaire à distance ou par une inspection complémentaire sur site. soit de réunir le Comité Quincaillerie externe qui examine les résultats de la demande, notamment en cas d'avis divergent entre le Responsable de la cellule opérationnelle et le vérificateur, et qui propose à ce responsable l'une des décisions citées ci-dessus le RTA informe par courrier le fabricant des non-conformités mineures qui feront l'objet d'une vérification documentaire à distance ou d une inspection sur site, via l'envoi avec le certificat des fiches d'écart complétées - d'une façon générale, ce type d'écart fait l'objet d'une vérification sur site au cours de l inspection de surveillance suivante Une à plusieurs non-conformités majeures constatées Si dans le délai de 15 j, le fabricant propose au Cetim une réponse en case 2 : permettant de transformer la non-conformité majeure en non-conformité mineure ou de la lever (indiqué en case 4 par l'inspecteur), le processus utilisé est celui cité cidessus Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 19 sur 38

20 ne permettant pas de transformer la non-conformité majeure en non-conformité mineure ou de la lever, o l'inspecteur propose (en case 3) une vérification documentaire hors site ou une inspection complémentaire sur site dans les 6 mois suivant l'inspection initiale o le RTA reprend la proposition de l inspecteur dans les documents qu il transmet dans le circuit de revue d évaluation o le responsable de la structure de certification prend l'une des décisions suivantes et la notifie par courrier au fabricant : soit une vérification documentaire hors site ou une inspection complémentaire sur site dans les 6 mois suivant l'inspection initiale soit de réunir le Comité Quincaillerie externe qui examine les résultats de la demande, notamment en cas d'avis divergent entre le Responsable de la cellule opérationnelle et le vérificateur o le RTA organise dans les 6 mois soit une vérification documentaire hors site, soit une inspection complémentaire sur site, à charge à l'inspecteur de les réaliser ces démarches ne portent que sur les points ayant fait l'objet de non-conformités majeures o l'inspecteur réalise dans les 6 mois la vérification documentaire ou de l'inspection complémentaire ; puis il complète la case 4 de la fiche d'écart qu'il transmet au RTA, qui soumet de nouveau le dossier au circuit de validation pour décision Si l ensemble des dispositions proposées ne permet pas de lever la ou les non-conformités majeures, le certificat ne peut pas être délivré. Dans ce cas, la décision de refus de certification est notifiée au fabricant par le responsable de la structure de certification, par lettre recommandée avec accusé de réception ; cette lettre mentionne les motifs du refus de certification Délivrance du certificat suite à une décision favorable Le RTA émet le certificat de constance des performances. La décision est notifiée au fabricant : dans un délai de 2 mois à réception des fiches d écart dûment complétées renvoyées par le fabricant par le responsable de la structure de certification soit de délivrance du certificat de constance des performances, soit de vérification documentaire ou d'inspection complémentaire Dans le cas de décision de délivrance du certificat de constance des performances, le responsable de la structure de certification signe le certificat et le date du jour de sa décision et de sa signature. Les décisions sont notifiées par lettre avec accusé de réception, adressée par le CTIM au fabricant. lles sont exécutoires à compter de la date de leur notification. La délivrance du certificat de constance des performances se traduit par l'envoi par courrier au fabricant du certificat. Le cas de l appel du fabricant pour contestation de la décision est traité au paragraphe Suite à la délivrance du certificat de constance des performances, le fabricant doit, sous sa responsabilité, établir une déclaration de performance (annexe 1), selon le modèle en QUALIT Ce document est à usage strictement interne au CTIM. Il est au statut «Application» Page 20 sur 38

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