Compte rendu de l Assemblée Générale Lundi 22 avril 2013 à 9h30 au 7bis rue de la Bienfaisance, Paris 8ème

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1 FIAFE Fédération Internationale des Accueils Français et francophones à l Etranger Compte rendu de l Assemblée Générale Lundi 22 avril 2013 à 9h30 au 7bis rue de la Bienfaisance, Paris 8ème Convocation effectuée le 4 mars 2013 par courrier électronique INTRODUCTION ORDRE DU JOUR DE L AG Approbation du PV de l AG 2012 Rapport moral et quitus Rapport financier et quitus Intervention de la présidente Election du bureau à bulletin secret PRESENTATION PARTENAIRES Banque Transatlantique Base Up ECHANGES ENTRE LES ACCUEILS Bangkok : Ethique et Indépendance des Accueils et de la FIAFE Gestion des espèces Milan : Succession à la tête des Accueils Rabat : Gérer la croissance d un Accueil Zurich : Connaitre ses adhérents Londres : Mise en valeur des bénévoles J ai fait un speech sur la gestion du cash Mardi 23 avril 2013 à la Banque Transatlantique 9h30-17h15 4 formations AVF proposées Ou Table ronde Mercredi 24 avril Matinée à la Banque Transatlantique 9h-12h Table ronde ANNEXES Etats financiers (compte de résultat et bilan 2012, budget prévisionnel 2013) 1/26

2 INTRODUCTION La séance est ouverte à 9h30 par Marie Cortey Dumont, Présidente de la FIAFE Secrétaires de séance : les membres du bureau de la FIAFE Marie Cortey Dumont souhaite à tous la bienvenue, présente les membres du bureau et les Accueils présents et annonce que la FIAFE fêtera ses 30 ans en 2014, les 19, 20 et 21 mai. Présence et pouvoirs : 38 Accueils présents, 14 pouvoirs nominatifs ou blancs validés répartis entre les membres du bureau; soit 52 Accueils présents ou représentés. Présence des Accueils des villes suivantes : Amsterdam, Anvers, Bamako, Bangkok, Berlin, Bruxelles, Caracas, Copenhague, Douala, Dubaï, Dublin, El Jadida, Genève, Houston, Israël, Istanbul, Jakarta, Jo bourg, Karikal, Kinshasa, Lausanne, Libreville, Londres, Madrid, Melbourne, Milan, Moscou, Nairobi, New York, Prague, Rabat, Rio, Sao Paulo, Stockholm, Tana, Tanger, Washington, Zurich L équipe FIAFE : - les 9 membres du bureau de la FIAFE : Marie Cortey Dumont : présidente, Anne Trousseau : vice-présidente Accueils, responsable Bénévolat et responsable Accueils Asie/Océanie /Afrique/Moyen -Orient, Martine Mussat : viceprésidente Communication, Christine Paré : trésorière, Marie Perin : secrétaire générale, Valérie de Condé : chargée de mission Relations Publiques, Marie Odile Kadjar : responsable Accueils Amérique, Madeleine Géniteau : responsable Accueils Europe, Sylvie Gros : chargée de mission Relais Retour, - personnes ayant participé au fonctionnement du bureau de la FIAFE : Véronique Kaiser : site Internet et Corinne Levet : Facebook, (Absente)n APPROBATION DU PV DE L AG 2012 Le procès-verbal de l Assemblée Générale Ordinaire du 14 mai 2012 est approuvé à l unanimité RAPPORT MORAL ET QUITUS LE RESEAU Anne Trousseau Le Réseau en chiffres : 213 Accueils, dont 5 nouveaux, répartis sur 85 pays. L animation du réseau est assurée par environ 5000 bénévoles pour participants, membres adhérents des Accueils. 2/26

3 Présentation de 2 nouveaux Accueils par leur présidente: Jakarta Accueil : adhésion novembre 2012, Présentation par sa Présidente Nikoleta Bouilloux-Lafont, 50 familles, Création qui a été longue. Il a été difficile de trouver sa place parmi d'autres associations présentes (association anglaise avec une branche française, ADFE, UFE) Le nombre des membres de l Accueil a dépassé en 6 mois celui des 3 autres associations réunies. Le côté francophone a été particulièrement attractif Pas de siège, ni d existence juridique pour l'instant La recherche de l'accueil est un réflexe du nouvel expatrié Kinshasa Accueil : adhésion janvier 2013, Présentation par sa Présidente Leila Perret, site internet en cours de création 35 familles, 6 nationalités, 1ère AG la semaine dernière, parité dans le bureau A Kinshasa : il y a surtout des associations de femmes ; Kinshasa Accueil s'est donc axé sur les familles Soutien et aide de l'ambassade malgré une concurrence UFE /ADFE Création d'un dépliant de présentation de l'accueil, soutien de 8 sponsors Visibilité à la Chambre de Commerce (dépliant, internet) Déclaration de l association en cours dans le pays pour ouvrir un compte bancaire Projet d'un diner en juin à l'ambassade et création d'une carte de membre Les 3 autres nouveaux Accueils sont: Doha Accueil : adhésion septembre 2012 Présidente : Fabienne Lacaze, 270 familles Brisbane Accueil: adhésion septembre 2012, Présidente : Peggy Fournier, 70 familles Bangalore Accueil: adhésion février 2013, Présidentes : Nadine Toigo et Anne Salapete, 116 familles Les nouvelles antennes Tokyo Accueil - Japon : 5 nouvelles Antennes (Funabasi, Ichikawa, Nagareyama, Narita, Yachiyo) Shanghai Accueil - Chine : 3 nouvelles Antennes (Gubei, Pudong, Qingpu) Milan Accueil - Italie : 1 nouvelle antenne (Bergame) Les changements de situation : Hurghada Accueil - Egypte : devient un Contact (Association Safah). Ils ne seront plus domiciliés à la FIAFE. Tyr Accueil - Liban : devient un Contact 3/26

4 AG FIAFE 2013 Moroni Accueil - Comores : n existe plus Tapei Contact - Taiwan : n existe plus Les Accueils en création Ramallah - Palestine : La création d un Accueil en Palestine est en cours et nous ne connaissons pas encore le nom de cet Accueil. Ils demandent à être domiciliés à la FIAFE. La présidente élue est Amal Masri. Kiev - Ukraine : C est un Contact qui souhaite devenir Accueil. Constantine - Algérie : une demande de création est en cours A l unanimité des membres présents, l arrivée de ces nouveaux Accueils dans le réseau et la suppression de Moroni sont ratifiées. LES STATUTS/DOMICILIATION /ASSURANCES Marie Perin Les Statuts : Tous les Accueils doivent avoir des statuts, indispensables pour la bonne vie d un Accueil. Ils sont en général complétés par un Règlement Intérieur. Ces 2 documents doivent être signés, datés et en PDF. Il est important de les relire régulièrement, notamment avant la convocation à l AG. Les statuts définissent l objet de l Accueil dans le respect de la Charte de la FIAFE : caractère apolitique, aconfessionnel, à but non lucratif et gestion par des bénévoles. Les statuts doivent aussi respecter les lois du pays d accueil. Les statuts définissent la gouvernance de l Accueil : le bureau, le Conseil d Administration et l Assemblée générale annuelle, devant laquelle le bureau rendra compte de ses activités et de sa situation financière. Les statuts évoluent dans le temps ; leur modification s effectue en Assemblée générale extraordinaire. La FIAFE peut aider les Accueils à créer ou revoir ses statuts : ne pas hésiter à prendre conseil. La domiciliation : La plupart des Accueils sont des associations déclarées de droit local. Néanmoins dans les pays où il est impossible ou très compliqué de déclarer une association, il est alors possible d effectuer la déclaration de constitution d une association loi 1901 à Paris et de domicilier l association au siège social de la FIAFE. 10 Accueils sont actuellement domiciliés au siège social de la FIAFE. Les assurances : En 2008, la FIAFE avait souscrit un contrat de Responsabilité Civile pour elle-même et les Accueils auprès d AON à un tarif avantageux. En 2012, 49 Accueils étaient souscripteurs de ce contrat. En octobre 2012, 2 mois avant son échéance, le contrat a été dénoncé par AON sans avertissement préalable ni sinistre déclaré. Nous avons pris contact avec de nombreux assureurs et courtiers mais nous n avons pas trouvé d offre acceptable. Nous continuons de consulter. Intervention : Rio : Proposition de Rio d'un assureur global international, à suivre 4/26

5 LE PASSEPORT BENEVOLE Anne Trousseau AG FIAFE 2013 Ce livret mis en place par la FIAFE en 2011 permet de : Décrire chacune des missions réalisées, des formations suivies, des responsabilités, des compétences mises en œuvre et acquises dans le cadre de l Accueil Garder une trace à titre personnel de son engagement bénévole Valoriser le temps du bénévolat dans le cadre d un retour à une activité professionnelle Intérêts pour le bénévole : Eviter le trou dans le CV Etre reconnu par les institutions et les entreprises Peut être utilisé pour une demande de VAE : Validation des Acquis de l Expérience en vue d une formation donnant accès à un diplôme Intérêts pour les Accueils : Aider au recrutement de nouveaux bénévoles Clarifier les missions, les compétences requises et les motivations Montrer l intérêt porté aux bénévoles et valoriser leurs actions En pratique pour les Accueils : Les Passeports Bénévoles peuvent être commandés en ligne sur le site de la FIAFE (envoi gratuit), retirés à la permanence ou obtenus lors de l Assemblée Générale de la FIAFE. Les fiches pratiques sont disponibles sur le site de la FIAFE pour une aide à l identification des compétences. Le suivi interne des passeports délivrés doit être conservé. La FIAFE peut vous en adresser un modèle. Bilan de la distribution : Depuis 2011, plus de 680 passeports bénévoles ont été délivrés à 89 Accueils. La Formation AVF proposée mardi 23 avril est un exemple de formation à mentionner dans le Passeport Bénévole. Interventions des Accueils : Zurich : en a donné un à un membre actif. Rabat : a réussi à faire valider avec le Passeport Bénévole 70% de VAE (Validation des Acquis de l Expérience) pour sa responsable du journal qui n'avait aucune expérience en infographie. Melbourne : l Accueil a des demandes de stages d'étudiants, peut-on leur délivrer un Passeport Bénévole? S il y a une convention de stage, ce n est pas possible de donner un Passeport Bénévole, mais si c est un stage personnel, la délivrance d un Passeport Bénévole est possible. Nairobi : qui signe le Passeport Bénévole? 2 signatures sont nécessaires : celle du (de la) président(e) et celle d une autre personne du bureau. Pour la délivrance d un Passeport Bénévole pour un(e) président(e) seront nécessaires la signature de la présidente de la FIAFE et celle d un autre membre du bureau de la FIAFE. 5/26

6 Douala : pas de présidente en ce moment, qui doit signer le Passeport Bénévole? Peuvent signer 2 membres du bureau RELATIONS PUBLIQUES Valérie de Condé Les sponsors principaux la Banque Transatlantique : Notre partenaire principal avec des bureaux à Londres, Singapour, New York, Hong Kong, Montréal et Genève.Deux filiales : BT Belgium et BT Luxembourg CFE Uni-Press Mondassur Homequest Les partenaires Base-up, FemmExpat AVF le petitjournal.com le Cercle Magellan MFE (la Maison des Français à l Etranger) Pack Immo Service Interventions : Londres et Houston : Mondassur a pris contact avec eux au nom du partenariat qu'ils ont avec la FIAFE, que faire? Les sponsors sur le site de la FIAFE doivent passer par notre intermédiaire pour rentrer en contact avec les Accueils. D ailleurs Mondassur n a pas renouvelé son insertion publicitaire cette année. Rabat : a eu une mauvaise relation avec Unipress, annonceur sur le site de la FIAFE : leur offre s'est avérée plus chère pour les adhérents que l offre proposée par un revendeur local. La FIAFE n a pas renouvelé sa parution sur le site. Milan : fait une différence entre les partenaires et les sponsors: les partenaires proposent seulement des échanges de lien avec des remises pour les adhérents. RELAIS RETOUR Sylvie Gros A qui s'adresse-t-il? Aux membres des Accueils qui rentrent en France et plus précisément à Paris et région parisienne. Ces rencontres amicales sont des occasions d'échanger conseils pratiques et renseignements divers, de partager expériences et petits soucis ou simplement de papoter dans une ambiance chaleureuse, la même que celle qui règne au sein des Accueils du réseau FIAFE. Qu'offre-t-il? 6/26

7 Des cafés rencontres et un cocktail potluck avec les conjoints en début d année Des visites découvertes de Paris dont cette année entre autres, une visite du cinéma «LE Grand Rex», du Bon Marché, de l exposition Canaletto, du quartier du 6ème etc Un groupe de lecture qui se réunit une fois par mois Un groupe balades-photos pour immortaliser les scènes de la vie parisienne, environ une fois par mois Comment prendre contact? Toutes les informations sont sur le site de la FIAFE, sur la page Facebook et sont envoyées par mail à tous les Accueils. Responsable : Sylvie Gros, contact : LA FIAFE A PARIS Marie Cortey Dumont Le rôle de la fédération à Paris se répartit en deux pôles d égale importance : l animation du réseau et la représentation du réseau. L animation du réseau : Nous avons un rôle d accompagnement des Accueils, d information, de conseil. Nous cherchons à être les plus réactifs possible à vos interrogations et à faire partager à l ensemble du réseau vos solutions ou bons plans. C est possible grâce à notre site et à nos lettres d informations. Nous sommes à votre écoute! Pour nous permettre d être encore plus proche de vous, le bureau va être réorganisé. Il n y aura plus dorénavant qu une seule adresse mail pour dialoguer avec nous. L adresse trésorière sera conservée pour gérer les cotisations et paiements. L adresse présidente, elle aussi, perdure. Elle sera essentiellement utilisée pour les relations extérieures «officielles» (Ministères, Sénat, Assemblée Nationale, relations avec nos partenaires ) et les problèmes personnels qui demandent une attention particulière. Il faut souligner que depuis quelques mois ces «problèmes» essentiellement de relations humaines remontent jusqu à nous. Vous pourrez nous joindre sur Skype à l aide de l adresse «Bureau FIAFE», contact unique pour avoir à votre disposition toujours (ou presque!) un membre de notre bureau pour vous répondre. Représentation des Accueils : La FIAFE s assurera que tous les Accueils sont répertoriés sur les sites des Consulats et Ambassades et que les informations y sont actualisées. Nous souhaitons aussi faire connaitre la FIAFE aux entreprises qui envoient des salariés en expatriation et être répertoriés sur leurs sites par un lien. Nous continuons bien sûr d entretenir nos liens avec le monde de l expatriation. Nous représentons la première communauté française et francophone expatriée et nous devons être reconnus comme tel. Interventions : Jakarta et New York : La FIAFE est-elle reconnue d utilité publique? La FIAFE ne peut pas être reconnue d utilité publique car elle ne satisfait pas certaines conditions, notamment celles des ressources. Néanmoins, la FIAFE va étudier la possibilité d être reconnue d intérêt général. 7/26

8 Tanger : Pourquoi l UFE et ADFE sont reconnues d utilité publique? Ces 2 associations ont un poids financier important. Ce qui n est pas notre cas puisque les Accueils sont indépendants de la FIAFE financièrement. Il n y a pas de consolidation des comptes. Ce n est pas le cas pour l UFE et l ADFE. LA FIAFE ET SES SUPPORTS DE COMMUNICATION Martine Mussat et Véronique Kaiser Le site internet de la FIAFE : Bandeau : chaque semaine, la FIAFE met en valeur un Accueil différent par un bandeau de photos (éditeur gratuit de photos «pixlr express») sur la page d Accueil du site de la FIAFE. Magazine : ce magazine est réalisé sur Publisher puis chargé sur Camaleo ce qui permet de le feuilleter en direct (accès public ou privé) Côté Accueil : o Les Accueils peuvent charger directement sur notre site les articles et les photos qu ils proposent. Un thème est défini mais les Accueils peuvent aussi s exprimer sur d autres sujets o Le Côté accueil n est accessible qu aux Accueils En cours o Google Analytics pour suivre l'audience du site de la FIAFE et adapter le référencement o Remise en route du Forum selon un nouveau mode qui permettra de recevoir les sujets directement dans sa boite mail o Création d'une adresse Skype "Bureau FIAFE" (pseudo : fiafe-paris) LA FIAFE SUR LA TOILE Martine Mussat, Véronique Kaiser Les sites internet des Accueils : Très peu d Accueils n ont aucun site, blog ou page 30 sites Base up sont déjà opérationnels 8 sont en projet, déjà bien avancés 11 mini sites Base up 70 sites autres que Base up, ou blog, ou page Facebook Interventions : Melbourne: Pourquoi le site Base up de Melbourne Accueil est-il 47% plus cher que celui de Brisbane? 8/26

9 Ce ne sont plus les mêmes sites qui sont proposés, l'offre a changé, de plus il est toujours plus onéreux en coût global d'ajouter des options à un module de base plutôt que d'avoir choisi un module plus perfectionné dès le début. Toutes les pages d'accueil des sites Base up se ressemblent, mais leur potentiel de développement peut être différent. Quelles est le poids de la FIAFE vis-à-vis de Base up? : Base up est un prestataire de service. La FIAFE est totalement indépendante de Base up. Prague : n arrive pas à avoir de contact avec Base up depuis octobre Berlin : n a pas reçu de facture et s'interroge. Les Accueils peuvent faire part de leurs problèmes à la FIAFE, qui les transmettra à Base up Rabat : est très satisfait des modules Tablette et Smartphone mis en place par Base up. A LA RENCONTRE DES ACCUEILS Le bureau de la FIAFE a rendu visite à 9 Accueils au cours de l année : Lima, Buenos Aires, Montevideo, Santiago du Chili, Dubaï, Abu Dhabi, Doha, Boston et Montréal. Ces visites sont des occasions d échanges avec les différents bureaux et de partage des expériences. En les rencontrant sur place il est plus facile d appréhender les problèmes rencontrés et d apporter des conseils adaptés. Les rencontres avec l Ambassadeur ou le Consul, en compagnie de la présidente ou du président de l Accueil permet d appuyer ses demandes. La force de notre réseau est un argument irréfutable et apprécié des autorités consulaires. Il faut souligner que ces visites nous permettent de nous rendre compte de la diversité des populations membres des différents Accueils. Les voyages représentent une part importante de notre budget mais les Accueils sont demandeurs. RAPPORT MORAL QUITUS Le rapport moral est approuvé et le quitus est accordé à l unanimité 9/26

10 Compte de résultat au 31/12/2012 AG FIAFE 2013 RAPPORT FINANCIER ET QUITUS L exercice se solde par un résultat bénéficiaire de Produits : Les produits sont stables ; les cotisations sont en hausse de 7%, hausse liée à l augmentation du nombre de cotisants. les subventions ont baissé légèrement de à Charges: les publicités encaissées sont : CFE (2 100 ), Mondassur (1 200 ), HomeQuest (600 ) et UniPresse (1 000 ) Les produits financiers correspondent aux intérêts générés par le livret Association Celles-ci comprennent notamment : les frais de formation des Accueils (3 598 ) représentent les formations dispensées lors de l Assemblée Générale. Les aides aux Accueils pour (Erevan/Addis-Abeba/ Santiago/ Delhi/ Jo Bourg/ Melbourne/ Moscou/ Cracovie/ Sao Paulo/ Lima) Des frais d impression. Ceux-ci ont fortement diminué par rapport à 2011 suite à l abandon de l impression d un annuaire papier Les frais de déplacement du bureau parisien (6 762 ) Information concernant la valorisation du bénévolat Le nombre de bénévoles de la FIAFE à Paris s élève à une quinzaine de personnes. Le nombre d heures consacrées à leurs missions s élève à h en 2012 (contre 5 571h en 2011). En valorisant ce temps passé au taux horaire du SMIC chargé, le flux financier que représente ce don de temps s élève à euros (contre euros en 2011). Les Accueils sont encouragés à effectuer ce calcul dans le cadre de leurs comptes annuels : cette valorisation est un outil de réflexion aussi bien au sein de l accueil que vis-à-vis des tiers. Bilan Le fonds associatif s élève au 31 décembre à , il a augmenté de 235 en 2012 en raison de l affectation du résultat Le Livret Association s élève à à la fin de l exercice. Les autres postes du bilan n appellent pas de remarques particulières. Nous vous proposons d affecter le résultat 2012 soit en Report à Nouveau 10/26

11 Budget 2013 AG FIAFE 2013 Nous vous proposons un budget équilibré pour l exercice 2013 établi selon les règles de prudence habituelle. Le poste Cotisations est prévu à la hausse du fait de la croissance du réseau. Le poste Publicité (2 700 ) ne comprend que les annonceurs pour lesquels un accord définitif a été obtenu Cotisation 2014 Il appartient à l Assemblée générale de fixer le montant de la cotisation. Nous vous proposons de reconduire pour 2014 la grille de cotisation de Pour information cette grille n a pas été modifiée depuis RAPPORT FINANCIER ET QUITUS Le rapport financier est approuvé et le quitus est accordé à l unanimité (les états financiers sont en annexe) Nous vous remercions pour ce vote de confiance et nous voudrions rebondir à ce sujet pour vous rappeler que vous devez présenter tous les ans au cours de votre Assemblée générale les comptes de l exercice écoulé. Cette démarche est indispensable, elle traduit une bonne gouvernance et témoigne de la transparence de votre gestion et évite ainsi toute rumeur et mauvaise interprétation. Vos adhérents ont payé une cotisation, vous leur devez l explication des sommes dépensées. Il n y a pas de formalisme dans cette présentation, pensez à faire figurer la comparaison par rapport à l exercice précédent. Nous sommes à votre disposition pour vous aider dans cette démarche si besoin. 11/26

12 INTERVENTION DE LA PRESIDENTE Vous l avez constaté ce matin le nombre d Accueils continue de progresser, 213 Accueils dans 85 pays. Nous représentons sans conteste la première communauté française et francophone expatriée. Tous ces Accueils respectent les mêmes principes : ils sont libres de toute influence politique, confessionnelle ou commerciale et ils sont animés par des bénévoles. Jean Yves Merlet de Bangkok Accueil interviendra au cours des débats de l après-midi sur le sujet «Ethique et Indépendance statutaire de la FIAFE et des Accueils» Il faut également souligner que le nombre des membres dans les Accueils progresse, à quelques exceptions près. Ainsi Rabat Accueil est passé en quelques années de 40 à 400 membres, ce qui ne manque pas de poser quelques problèmes. Comment suivre cette progression, gérer efficacement les listes des adhérents, leur apporter une offre de services et d activités élargie, tout cela bien sûr en gardant la même qualité d écoute. Karine Arnulf de Rabat Accueil nous fera partager son expérience. Manuel Le Gall de Zurich Accueil nous montrera comment à partir d une fiche d adhésion coller au mieux à la répartition de la population et à ses désirs par la mise en place d activités ciblées. Nous l avons rappelé, les Accueils sont animés par des équipes de bénévoles. Face au nombre des adhérents, au nombre et à la diversité des activités, aux événements et rencontres proposés les équipes n animent plus, elles gèrent. L Accueil est aujourd hui une petite entreprise qui utilise des moyens quasi professionnels de gestion. Il fait appel aux compétences de ses membres, compétences techniques et humaines. Comment recruter ces bénévoles, telle est la question qui se pose dans beaucoup d Accueils au moment du renouvellement des équipes. On demande au bénévole de mettre ses compétences au service de la communauté mais on lui demande avant tout de s engager pour la durée d un mandat. Combien se sont engagés en septembre et quelques mois plus tard ont trouvé d autres centres d intérêt? Il est souhaitable de disposer de définitions de postes précises (tâches à accomplir, durée du temps à accorder au poste ). Il faut de plus s assurer de la motivation et des compétences du candidat. C est en particulier ce qui doit être fait lors d un renouvellement du poste de présidente ou président. Les candidats sont encore moins nombreux. Que dire des candidatures spontanées en cours d assemblée générale quand personne ne s est auparavant manifesté. Annie Réa de Milan Accueil nous parlera de l expérience difficile vécue par l Accueil. Il est de loin préférable de mettre en place un trio de membres du bureau qui continuera de gérer l Accueil, plutôt que d élire un candidat que l on connaît mal et qui n a jamais fait partie du bureau ou n a eu aucune expérience d un tel poste dans un autre Accueil. Il suffit souvent d attendre quelques mois pour trouver la bonne personne. Il faut se souvenir que l objet primordial de l Accueil c est «l accueil»! Les sites, gazettes, flyers sont utiles pour se faire connaitre mais toutes les occasions sont bonnes pour réunir les nouveaux arrivants et les membres, pour aller vers eux et les écouter. Ils ont besoin de vous, comptent sur vous et en retour ils vous apporteront beaucoup. 12/26

13 MEMBRES DU BUREAU Trois membres du bureau nous quittent, soit pour se consacrer à d autres occupations comme Marie Perin et Valérie de Condé, soit pour repartir en expatriation comme Madeleine Géniteau. Nous les remercions pour le formidable travail accompli au sein de notre bureau. Sont à pourvoir : le poste statutaire de secrétaire général et les postes de Vice-président (e) et Responsable relations extérieures (institutions et entreprises) Ces postes seront affectés lors de la prochaine réunion du bureau de la FIAFE le lundi 13 mai Les candidates sont : Renouvellement de mandat : Sylvie GROS, Martine MUSSAT Nouvelle candidature : Isabelle GREBERT Conformément au règlement intérieur, l élection des membres du bureau s est déroulée à bulletin secret avec 61 bulletins recueillis, soit 52 Accueils (présents ou représentés) et les 9 membres du bureau. Les 3 candidates sont élues à l unanimité L ordre du jour étant épuisé, l Assemblée générale prend fin à 11 h 45 PRESENTATION DE PARTENAIRES 11h45-12h30 INTERVENTION BANQUE TRANSATLANTIQUE Présentation par Maryline NAVARRO, Responsable du Développement de la clientèle : le groupe Banque Transatlantique, l actualité fiscale 2013 Voir sur le site internet de la FIAFE leurs présentations pour détails et contacts. ECHANGES ENTRE LES ACCUEILS 14h-17h30 1. Ethique et indépendance: Jean-Yves Merlet Bangkok Accueil Bangkok : Le principe d indépendance politique a été inscrit dans les statuts de Bangkok Accueil. Or un sondage du Ministère des Affaires Etrangères a soulevé beaucoup de questions à Bangkok Accueil qui trouve malheureux que le MAEE (Ministère des Affaires Etrangères et Européennes) ait fait cette démarche auprès de la FIAFE qui elle-même l a relayée auprès des Accueils. 13/26

14 MCD : J ai été convoquée à une audition par le sénateur rapporteur du projet de loi sur l AFE (Assemblée des Français de l Etranger), en tant que présidente d une association de français de l étranger. Bangkok : Certains conseillers des français de l étranger à Bangkok se sont sentis personnellement visés par cette démarche. Bangkok estime que la FIAFE doit rester en dehors de ce type de sondage sinon il y aura des dérives et d autres sondeurs enverront leur questionnaire. MCD : explique que les Accueils sont en contact localement avec ces conseillers représentants les français de l étranger, il semblait alors naturel de recueillir leur ressenti sur ce projet de loi. Les réponses favorables ou non au projet ont montré tout l intérêt des Accueils pour ces questions. Certains Accueils qui ne se manifestent jamais, ont pour une fois répondu. C est la première fois que la FIAFE en tant qu association apolitique est consultée sur le rôle de représentants des français de l étranger. Au cours de la réunion, MCD et MM ont posé des questions formulées par les Accueils et répondu sans parti pris au sénateur. Cette consultation n était pas orientée politiquement. Houston : Dans les Accueils seuls les membres de nationalité française étaient concernés. Parmi nos membres nous avons beaucoup d autres nationalités pas du tout concernées par ce questionnaire. Melbourne : Les chambres de commerce ont reçu une lettre indiquant que les entreprises et les associations devaient aider les Consulats qui n ont plus autant de moyens. Bruxelles : Les représentants des français de l étranger sont visibles et participent souvent aux activités de Bruxelles Accueil. Nous les connaissons. Genève : Ce questionnaire n avait rien de personnel et ne visait pas à obtenir un avis sur des personnes exerçant la fonction de conseiller des français de l étranger. Il est important que la demande ait été faite auprès des expatriés dans les Accueils. Cela ne s était jamais fait donc ils écouteront peut-être la parole des Accueils. Milan : Si la FIAFE veut de la visibilité, être reconnue, il fallait faire cette demande aux Accueils et répondre à cette convocation. Rabat : Quand il y a des communiqués du Consulat pour les Français, les gens des autres nationalités font le tri eux-mêmes entre toutes les informations. Milan : L information circule dans les 2 sens avec les informations venant du consulat pour les Français sur place et les Accueils remontent des informations des Français vers la FIAFE et les institutions. La FIAFE, les Accueils et les consulats sont partenaires. Bangkok : Pour information, la présidente de Bangkok n est pas de nationalité française. MCD : La FIAFE ne le savait pas. Toute présidente non française doit demander une dérogation à la FIAFE, ce que nous accordons lorsque la personne est francophone. Tanger : rédige ses statuts en ce moment. Les membres ne sont pas d accord avec ce point de la nationalité de la présidente. 14/26

15 MCD : rappelle que la subvention que le MAEE accorde chaque année à la FIAFE justifie cette exigence de nationalité française pour le (la) président(e). 2. Succession dans les Accueils : Annie Réa MILAN ACCUEIL MCD : Ce thème fait suite à de très gros problèmes qui sont intervenus dans 2 Accueils. Que se passe-t-il quand il n y a aucun candidat lors d une Assemblée générale pour reprendre le poste de président? Lorsque l Accueil compte membres il n est pas raisonnable d envisager de dissoudre l Accueil. Si finalement au cours de cette assemblée une personne inconnue lève le doigt et se propose de reprendre le poste mais n a jamais fait partie d un bureau, que faire? Dans les 2 cas dont nous parlons, les personnes élues n avaient aucune connaissance du fonctionnement de l Accueil et se sont opposées dès le début à la gestion précédente. Personne n y comprenait plus rien, la présidente assurant seule la gestion de l Accueil en opposition avec son bureau. Finalement dans l un des Accueils la présidente a été conduite à la démission. La FIAFE n a pas de pouvoir sur le management des Accueils mais envisage de rajouter une nouvelle clause dans la lettre d engagement que signent toutes les nouvelles présidentes ou nouveaux présidents en prenant leur poste pour pouvoir nous permettre de ramener tout le monde à la raison. Milan : Annie Réa, présidente depuis le 27 /03/13, a été présidente de Milan Accueil il y a 15 ans. Milan traverse une grosse crise et est passé de 500 à 300 membres. Lors de la dernière AGO en 2012 lorsqu une personne s est présentée pour le poste de trésorière puis de présidente, personne n a vérifié ses compétences. Après quelques mois catastrophiques pour l Accueil, elle a finalement démissionné 2 jours avant une AGE convoquée en mars Annie remercie la FIAFE pour son soutien pendant cette période, cela a donné du courage pour agir. Un fiscaliste a été mandaté pour un examen des comptes. Cette crise a aussi montré une solidarité extraordinaire et l enthousiasme du bureau. MCD : précise qu elle a donné des conseils aussi bien à la présidente contestée qu à Annie, en respectant les statuts de Milan Accueil. La FIAFE reste neutre et écoute les deux parties en présence. Milan : Un avocat est aussi consulté en espérant que cela soit gratuit. Il faut aussi faire appel à un expert-comptable pour tout contrôler ; l ex-présidente ayant demandé d être assujettie à la TVA. Les membres sont prêts à voter un budget pour régler les frais d avocat si besoin est. Israël : On ne peut pas être présidente si on n a pas été membre d un bureau avant. MCD : On prépare parfois la succession et pourtant il n y a personne pour s engager. Berlin : une candidate doit se déclarer avant l Assemblée générale. MCD : s il n y a pas de volontaire il vaut mieux continuer avec 2-3 personnes qui gèrent bien le bureau et attendre. Dans la lettre d engagement que nous envoyons à chaque nouveau ou nouvelle 15/26

16 président(e) nous allons ajouter une clause précisant que la présidente doit travailler de concert avec son bureau. Houston : Les Accueils sont indépendants mais il parait incroyable que des présidentes prennent des décisions seules. Le comité peut être tétanisé par une présidente et ne pas réagir. Rabat : a connu une situation avec une présidente qui centralisait tout et les membres du bureau qui avaient très peu de responsabilités. Après sa démission, les anciens membres sont restés et se sont rendu compte de l influence et de la manipulation de cette personne. Une présidente qui s identifie trop à son Accueil est un danger! 3. Les espèces dans les Accueils MCD : aborde le second cas qui concerne Washington Accueil. Mireille LAPEYRE, ex-présidente de WAA pendant 7 ans et présidente d honneur de WAA, représente l Accueil. Ce cas soulève le problème des espèces dans les Accueils. Washington : La présidente a été élue en juin 2012 avec un bureau. Au moment de recevoir les archives et les dossiers, elle a découvert des irrégularités dans les comptes. Elle s est heurtée à des membres du bureau qui ont démissionné. Son bureau était partagé en deux clans. Les personnes contre ont fait circuler une pétition demandant sa démission. Elle a alors pris un avocat aux frais de l Accueil et elle a radié 2 personnes qui sont des ex-présidentes de WAA. Qui décide des dépenses, quelles dépenses sont autorisées? Melbourne: Pourquoi arrive-t-on à un tel problème alors que tous les bureaux doivent présenter des comptes? WAA : Aux USA, déposer les comptes est obligatoire mais cela n avait pas été fait et maintenant il y a des pénalités. Certaines présidentes avaient reçu des espèces à leur départ en compensation de leur travail et bien sûr, c est illégal au niveau des statuts. MCD : précise qu il y a eu des cadeaux de départ importants en espèces. Cela peut être considéré comme une rémunération déguisée. Il faut établir dans les bureaux des grilles de remboursement de frais pour tous les membres du bureau sur justificatifs : essence, transport, cartouches d encre... Christine Paré : trésorière de la FIAFE rappelle quelques règles de base : Toutes les dépenses doivent être assorties d un justificatif. Il est possible de faire des cadeaux de départ mais jamais en espèces et il faut un justificatif. L inventaire physique des espèces en caisse se fait en présence de 2 personnes. Le poste de trésorière doit être défini précisément. Elle tient la comptabilité de l Accueil et doit rendre des comptes en AG. Il est souhaitable de présenter les comptes à chaque réunion de bureau. La présidente doit avoir à disposition toute la comptabilité. S il y a carence de présentation, il y a une possibilité de démission de la trésorière qui n a pas rempli son rôle. 16/26

17 Pour la passation, il faut qu il y ait correspondance entre la caisse et les comptes et avoir les derniers rapprochements bancaires. Avant une AG il est bon de faire vérifier les comptes par une personne extérieure. Pour les associations qui ne peuvent pas avoir de compte en banque : Il est conseillé d avoir un coffre en banque pour ne pas laisser trop d espèces au domicile de la trésorière. Il faut déposer dans ce cas 2 signatures à la banque et faire des inventaires réguliers. Anvers : demande des comptes à sa trésorière depuis un an sans résultat! Lorsque la présidente a été à la banque elle a constaté 3 anomalies. La trésorière ne vient jamais aux réunions et il n existe aucune facture. CP : il y a carence de la trésorière et apparemment une suspicion de détournement donc c est vraiment grave. Il faut se séparer de la personne, la recevoir avec d autres membres du bureau, lister toutes les anomalies et lui proposer de partir sur le champ. Quand le préjudice est inférieur à 1000 Euros, il ne faut pas engager de poursuites judiciaires mais au-delà vous devez engager ces démarches. Pour Anvers il est urgent de traiter le problème. Genève : une présidente a tous les pouvoirs dans l Accueil donc il n est pas normal qu Anvers ait seulement une procuration et pas la carte bancaire. 4. Gérer la croissance d un Accueil Karine Arnulf- Rabat Accueil Du fait de la croissance rapide de Rabat Accueil, qui est passé de 40 à 400 familles en peu de temps, des adaptations ont dû être faites : -réorganisation du bureau avec des binômes, pour éviter trop de charges de travail sur une même personne. -réorganisation du site en un outil plus performant, plus professionnel. -nouveau logo, plus attractif. -grâce au site, détection des personnes désirant s impliquer dans l association. -activités nouvelles très attractives : par exemple : diner progressif et atelier business club. Madrid : comment gérer les demandes de ventes privées? Rabat : par le système des petites annonces : les adhérentes ont un tarif privilégié par rapport aux personnes extérieures. Londres: création dans le fichier d un membre «mouchard» pour détecter l utilisation frauduleuse du fichier membres. 5. Intervention de BASE UP Jean Paul et Jérôme Martinez - Evolution des sites : les sites ont une durée de vie de 2-3 ans d où la nécessité de mettre en place des nouvelles versions. La tendance est de pouvoir gérer un site depuis une tablette et Base up travaille à cela : à noter que le nouveau site de Bogota Accueil a été fait à 70% à partir d une tablette. - contrat juridique : certains Accueils le demandent, pour l instant Base up ne peut le fournir, mais étudie une proposition pour permettre une continuité au cas où la société Base up serait en 17/26

18 difficulté. Actuellement, tant que le site n est pas en ligne, aucun paiement n est demandé. Un contrat est alors rédigé concernant la maintenance et le suivi. - le nouveau site de Base up : permet à chaque Accueil d avoir un site avec le degré de développement choisi à partir d un module de base simplifié, sans la gestion de la base de données pour le démarrage. Puis des modules complémentaires peuvent être achetés. - relation avec les Accueils : liste d attente pour les nouveaux sites, un peu de retard qui devrait se résorber. 6. Mieux connaitre ses membres Manuel Le Gall Zurich accueil L association a voulu mieux connaitre ses adhérents pour répondre à leurs attentes ; ainsi a été mise en place une fiche d inscription détaillée qui permet de cibler les activités qui intéressent les membres. Un gros effort a ainsi été fait pour développer les activités pour enfants avec un rapprochement avec d autres associations et le lycée Français. 7. La mise en valeur des bénévoles Marie Anne Duncan-Londres Accueil Les bénévoles sont le moteur des Accueils, il faut connaitre leurs compétences et avoir un retour sur les activités dont elles sont responsables pour leur proposer une évolution de leur poste et/ou de leurs tâches. 1-Importance de la reconnaissance du bénévolat par l organisation d événements : -déjeuner annuel offert aux animateurs d activité (valeur 15 GBP par personne) -Volunteer s Day : a eu lieu en novembre 2012 lors d une croisière d une journée sur la Tamise, avec 70 bénévoles (sur les 100 de Londres Accueil) avec quizz et différents jeux pour se connaitre -Comité s Day : bowling et déjeuner pour les membres du comité. 2-Conseils : valoriser les postes en faisant faire des cartes de visite, nominatives pour les membres du bureau et des comités, en blanc pour les autres bénévoles. 3-Outil de gestion : fichiers partagés sur Dropbox (gratuit) ou Basecamp (payant). 4-Incitation aux activités bénévoles par la création de clubs gratuits et mise en place de séances «découvertes». 5-valorisation de la communication -interne : newsletter hebdomadaire, valorise les bénévoles -externe : ouverture vers des événements grand public Fin des échanges à 17h15. Un cocktail offert par la BT dans ses locaux a réuni les Accueils et les partenaires de l expatriation de la FIAFE. Les Accueils se sont ensuite retrouvés autour d un diner pour continuer leurs échanges. 18/26

19 Mardi 23 avril Banque Transatlantique 9h30-12h30/ 14h-17h Etaient proposées : -4 formations d une journée : Animer une réunion Assurer la Présidence Prendre la parole en public Gestion administrative et financière d un Accueil -une table ronde Compte rendu de la Table ronde du mardi 23 avril 2013 Etaient présents les Accueils de : Caracas, Berlin, Tananarive, Genève, Amsterdam, Londres Membres du bureau FIAFE : Véronique Kaiser, Martine Mussat et Sylvie Gros. Tour de table de présentation : Tananarive : l Accueil est très dynamique, toutes les visites marchent très bien. Caracas : l Accueil doit statutairement avoir des activités caritatives pour pouvoir exister officiellement avec l'appui de l'ambassade. Véronique Kaiser présente des moyens d'effectuer de façon simple des sondages rapides : en utilisant Google drive et Surveymonkey.com Suggestion des Accueils vis à vis de la FIAFE : - un «FIAFE Infos» plus régulier, - des manuels utilisateurs pour le site, en faire une base d échanges pour les Accueils (bulletins des Accueils, forum), - possibilité d'avoir des alertes en cas de nouveaux sujets sur le forum, - faire savoir aux Accueils ce qu il y a sur le site de la FIAFE, par exemple une fois par semaine : envoyer un bulletin d information rassemblant toutes les actualités de la semaine concernant les Accueils - possibilité de vidéoconférences? - filmer l AG de la FIAFE et les ateliers pour en faire profiter les Accueils absents? 19/26

20 Mercredi 24 avril TABLE RONDE Banque Transatlantique 9h-12h Etaient présents les Accueils de : Bamako, Bangkok, Berlin, Bruxelles, Caracas, Dubaï, Dublin, El Jadida, Genève, Houston, Israël, Istanbul, Jakarta, Jo bourg, Libreville, Londres, Madrid, Melbourne, Moscou, Nairobi, New York, Rabat, Rio, Sao Paulo, Stockholm, Tanger, Washington, Zurich Ainsi que les membres du bureau de la FIAFE. Table Ronde animée par Marie Cortey Dumont. Introduction et mot de bienvenue par MCD. 1- Les formations AVF du mardi 23 avril Un tour de table est effectué au sujet des formations suivies la veille à La Banque Transatlantique. Satisfaction générale des participants : les formations sont toujours très appréciées. Quelques remarques : * formation Présidence : formation dense, manque de support papier * formation Gestion : très bon retour * formation Prise de parole en public : jeu de rôle apprécié * formation Animer une réunion : formation appréciée mais trop théorique, absence de jeu de rôle 2- Cas d actualité proposé par MCD : Que faire lorsqu un président a dans son bureau une vice-présidente qui, en société, dénigre l Accueil, quelle action conseiller? Est-ce que le fait que ce soit un président (donc un homme) et une vice-présidente (donc une femme) entre en ligne de compte? Après un tour de table : pas de problème entre hommes/ femmes dans les bureaux. La meilleure solution est : convoquer la personne avec 2/3 membres du Conseil d Administration pour en discuter. 3- Problème du port du voile et de la prière dans certains Accueils au moment des visites ou des activités: Il faut dialoguer avec les personnes concernées mais rester ferme sur le caractère aconfessionnel de l Accueil. 4- Relations FIAFE/ Accueils et Entreprises Melbourne : il est important pour la FIAFE de se faire connaitre auprès des entreprises françaises qui envoient des français à l étranger en contrat local, sans «pack expatriation». MCD : la FIAFE va s efforcer d œuvrer dans ce sens à partir du mois de septembre lorsqu Isabelle Grebert, élue lundi, nous aura rejoints. 20/26

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