MÉMENTO Aide-mémoire à l usage des administrateurs des coopératives PSBL-P. Programme de logement sans but lucratif privé

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1 MÉMENTO 2014 Aide-mémoire à l usage des admiistrateurs des coopératives PSBL-P Programme de logemet sas but lucratif privé

2 INTRODUCTION Cet outil a été coçu pour guider les admiistrateurs des coopératives d habitatio du Programme de logemet sas but lucratif privé (PSBL-P) das la plaificatio de leurs activités de gestio et des resposabilités qui leur icombet tout au log de l aée. Pour ce faire, il présete des outils de travail et des stratégies de gestio à adapter ou à reproduire tels quels. Outil pratique et facile à cosulter, le caledrier de gestio Mémeto se compose des élémets suivats : Évéemets Des dates à e pas oublier Jours fériés Activités du mouvemet Rappels importats cocerat votre gestio Évéemets à itégrer vous-même au caledrier Activités Tâches de gestio ou resposabilités importates du mois Liste des activités à plaifier mesuellemet Iformatios et outils de gestio Reseigemets pour remplir la missio de votre coopérative Admiistrer la coopérative e coformité avec la loi Foctioer das le respect de la structure démocratique Développer de saies pratiques de gestio Préveir et gérer les coflits Iformatios complémetaires Des outils de référece Sources complémetaires d iformatio sur les thèmes abordés

3 RÉFÉRENCES UTILES Cetre de relatios avec la clietèle de la Société d habitatio du Québec (SHQ) Tél. : (optio 1, puis optio 1) Courriel : Télécopieur : Québec 1054, rue Louis-Alexadre-Tachereau Aile Sait-Amable, 3 e étage Motréal 500, boul. Reé Lévesque Ouest, 5 e étage Cofédératio québécoise des coopératives d habitatio (CQCH) Téléphoe : Télécopieur : Sas frais : Courriel : Fédératio des coopératives d habitatio itermuicipale du Motréal métropolitai (FECHIMM) Téléphoe : Télécopieur : Courriel : Fédératio des coopératives d habitatio de Québec, Chaudière-Appalaches (FECHAQC) Téléphoe : Télécopieur : Sas frais : COOP Courriel : Fédératio des coopératives d'habitatio motérégiees (FECHAM) Téléphoe : Sas frais : Télécopieur : Courriel : Fédératio des coopératives d habitatio de la Mauricie et du Cetre-du-Québec (FECHMACQ) Téléphoe : Sas frais : Télécopieur : Courriel : Fédératio des coopératives d habitatio du Royaume Sagueay Lac-Sait-Jea (FECHAS) Téléphoe : Télécopieur : Courriel : Cetral-Logemet-Coop / Motréal 3155, rue Hochelaga, bureau 202 Motréal (Québec) H1W 1G4 Téléphoe : , poste 226 Télécopieur : Courriel : Cetral-Logemet-Coop / Québec 275, du Parvis, bureau 205-A Québec (Québec) G1K 6G7 Téléphoe : Télécopieur : Courriel : Régie du logemet / Motréal Village olympique, Pyramide Ouest (D) 5199, rue Sherbrooke Est Rez-de-chaussée, bureaux 2095 et 2161 Motréal (Québec) H1T 3X1 Téléphoe : Télécopieur : Cetre-ville 1425, boul. Reé Lévesque Ouest, bureau 600 Motréal (Québec) H3G 1T7 Ce bureau est u poit de service réservé aux audieces seulemet. Régie du logemet / Québec Place Québec 900, boul. Reé Lévesque Est, bureau RC 120 Québec (Québec) G1R 2B5 Téléphoe : Télécopieur : Directio du développemet des coopératives 710, place D'Youville, 7 e étage Québec (Québec) G1R 4Y4 Téléphoe : Sas frais :

4 MODÈLES DE TÂCHES DES DIRIGEANTS DE LA COOPÉRATIVE Le soutie e gestio Ue aide professioelle de votre fédératio régioale L expertise de votre fédératio régioale e matière de gestio fiacière, immobilière et associative peut vous aider à mieux maîtriser les ombreux ejeux liés au bo foctioemet de votre etreprise collective. Commuiquez avec votre fédératio régioale ou la CQCH pour plus de détails sur ue gamme de services adaptée à la réalité des coopératives d habitatio. Pour plus d iformatio : Motréal (FECHIMM) Tél. : , poste 246 Québec (FECHAQC) Tél. : Courriel : Partout ailleurs au Québec Cosultez votre fédératio régioale ou commuiquez avec la CQCH. Tél. : Courriel : La Loi des coopératives (article 112.1) précise que les dirigeats de la coopérative sot le présidet, le viceprésidet, le secrétaire et, le cas échéat, le trésorier. Voici les pricipales tâches de chacu d eux : Le présidet a) Préside les réuios du coseil ; b) s assure que toute iformatio utile soit doée aux admiistrateurs et aux membres avat les réuios du coseil et les assemblées ; c) fait e sorte que les problématiques et questios importates cocerat la coopérative soiet iscrites à l ordre du jour des réuios du coseil ou des assemblées ; d) veille à ce que le coseil agisse e coformité avec la loi et les statuts, règlemets et politiques de la coopérative ; e) assure le suivi de l exécutio des décisios prises. Le vice-présidet a) exerce les pouvoirs et foctios du présidet, e cas d absece ou d icapacité d agir de ce derier ; b) assiste le présidet das ses diverses foctios ; c) soutiet les activités des divers comités, otammet e demeurat dispoible pour répodre à leurs iterrogatios, e leur offrat le soutie écessaire afi d accomplir leur madat et e iformat le coseil de leurs besois et des difficultés qu ils recotret. Le secrétaire a) est resposable de la rédactio des procès-verbaux des assemblées et des réuios du coseil ; b) est resposable de la teue et de la garde du registre et des archives de la coopérative et s assure que les documets de la coopérative y soiet classés et coservés; c) reçoit la correspodace de la coopérative, e fait rapport au coseil et e assure le suivi ; d) trasmet les avis de covocatio des assemblées et des réuios du coseil selo la forme et les délais prescrits par les règlemets et la loi ; e) est d office secrétaire du coseil et trasmet aux divers orgaismes publics et gouveremetaux les documets exigés par la loi ; f) exécute toutes autres tâches ihéretes à ses foctios. Le trésorier a) s occupe de la gestio fiacière de la coopérative, et le cas échéat, agit à titre de resposable du comité des fiaces ; b) a la garde du portefeuille, des fods et des livres de comptabilité ; c) veille à la coservatio des valeurs et des pièces justificatives de la coopérative ; d) est resposable de la teue des livres comptables et de la présetatio des états fiaciers au coseil et à l assemblée ; e) voit à ce que le coseil ait e mai des rapports fiaciers périodiques sur la situatio fiacière de la coopérative ; f) agit à titre de sigataire, avec toute autre persoe désigée à cet effet par le coseil ; g) prévoit les besois de trésorerie et les soumet au coseil; h) élabore, avec les autres membres du coseil, les prévisios budgétaires et voit à la préparatio du bila fiacier auel de la coopérative ; i) soumet les livres dot il a la garde à la vérificatio prévue par la loi.

5 AIDE-MÉMOIRE Coseil d admiistratio JANVIER 2014 PSBL-P Programme de logemet sas but lucratif privé évéemets Jour de l A Assemblée géérale auelle de la FECHAQC D L M M J V S Éclairage d urgece Séqueces d etretie à effectuer complétés Détectio et alarme icedie Exticteurs prévetifs Logemets liste des activités Suivi collecte des loyers Préparatio à la vérificatio Suivi budgétaire Réuio du coseil d admiistratio AGA DE LA FECHAQC

6 LE RÈGLEMENT SUR L ATTRIBUTION DES LOGEMENTS À LOYER MODIQUE La formatio U élémet essetiel au succès de votre coopérative! Pour vous aider à faire ue réussite de votre etreprise collective, votre fédératio, e collaboratio avec la CQCH, a développé ue série d ateliers de formatio portat sur les grads thèmes de la vie e coopérative. Iformez-vous sur les programmes les mieux adaptés à vos besois e cosultat votre fédératio régioale ou la Cofédératio québécoise. Pour plus d iformatio : Motréal (FECHIMM) Tél. : , poste 246 Québec (FECHAQC) Tél. : Courriel : Partout ailleurs au Québec Cosultez votre fédératio régioale ou commuiquez avec la CQCH. Tél. : Courriel : Iformez-vous auprès de la CQCH sur les programmes de formatio à distace! Le Règlemet sur l attributio des logemets à loyer modique de la SHQ a pour objectif d ecadrer la gestio des demades de logemets à loyer modique, de l admissibilité d ue demade à l attributio d ue subvetio, e passat par les demades de relogemet. Impact sur votre coopérative Ce règlemet requiert otammet que chaque coopérative d habitatio PSBL-P adopte u cadre réglemetaire composé d u esemble de règlemets locaux. Ces deriers permettrot à la coopérative de baliser le traitemet des demades de logemets à loyer modique coopératif. Ces règlemets assuret ue uiformité das l admissio des demadeurs et permettet aux coopératives d habitatio de choisir leurs propres critères de classemet et de sélectio. Les coopératives utilisatrices de Cetral-Logemet- Coop doivet adopter trois règlemets obligatoires et six règlemets facultatifs préétablis. Les coopératives qui utiliset pas les services de Cetral- Logemet-Coop doivet aussi adopter les trois règlemets obligatoires et détermier les règlemets facultatifs qu elles adopterot parmi les 22 que propose la SHQ. U certificat de coformité Ue fois les règlemets adoptés, les coopératives d habitatio doivet les trasmettre à leur coseiller e gestio de la SHQ. Si ces règlemets respectet les ormes établies, u certificat de coformité sera délivré à la coopérative. Des règlemets adaptés à la réalité des coopératives d habitatio Si les règlemets ot pour objectif d assurer ue uiformité das l admissio des demadeurs de logemet à loyer modique coopératif, la propositio de cadre réglemetaire rédigée par le Mouvemet québécois des coopératives d habitatio permet aux coopératives d établir des critères de classemet et de sélectio qui leur sot propres. Parmi les règlemets locaux facultatifs, le uméro 20 pred ue importace particulière das les coopératives d habitatio. E effet, ce derier offre la possibilité d établir des critères de classemet disticts, dot ceux liés à la sélectio des ouveaux membres. Si la coopérative églige de se doter du règlemet facultatif 20, ce sot les seuls critères réservés au classemet des demades de logemet à loyer modique qui s appliquerot par défaut. Aisi, aucue distictio de ature coopérative e sera cosidérée das le choix des ouveaux membres de la coopérative. TOUTE L INFORMATION NÉCESSAIRE La SHQ met à la dispositio des orgaismes, des modèles de règlemets pour chacu des règlemets locaux obligatoires et facultatifs. Ces modèles sot dispoibles au À partir des modèles de la SHQ, la CQCH a développé ue propositio type de réglemetatio adaptée à la réalité coopérative. Cette propositio est dispoible auprès de votre fédératio régioale ou au.

7 AIDE-MÉMOIRE Coseil d admiistratio FÉVRIER 2014 PSBL-P Programme de logemet sas but lucratif privé évéemets Sait-Valeti Semaie de la relève coopérative D L M M J V S 01 Séqueces d etretie à effectuer complétés Système d évacuatio d air Vetilateur d alimetatio au frais Puisard itérieur Etrée électrique et distributio Logemets liste des activités Révisio des règlemets et politiques Rédactio du rapport auel Préparatio des documets à la vérificatio Suivi collecte des loyers Réuio du coseil d admiistratio SEMAIE DE LA RELèVE COOPÉRATIVE

8 L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES Cetral-Logemet-Coop Des services avatageux pour votre coopérative E cofiat à Cetral-Logemet-Coop le traitemet des demades des cadidats désirat obteir u logemet à prix modique das votre coopérative, vous y gagez sur toute la lige. Das le respect de votre autoomie et de vos critères coopératifs spécifiques, vous obteez u traitemet uiforme et équitable des demades, coforme au Règlemet d attributio des logemets à loyer modique. Pour plus d iformatio ou pour adhérer à ce service : Motréal (FECHIMM) Tél. : , poste 226 Courriel : Québec (FECHAQC) Tél. : Courriel : La Loi sur les coopératives prévoit deux types d assemblées permettat l exercice des droits démocratiques des mem bres : l assemblée auelle et l assemblée extraordiaire. La Loi (articles 63 à 79) et le règlemet de régie itere de la coopérative préciset les règles de foctioemet de ces assemblées. L assemblée auelle Votre coopérative doit réuir ses membres au mois ue fois par aée e assemblée géérale auelle das les quatre mois suivat la fi de so exercice fiacier. L'assemblée auelle costitue le momet privilégié pour faire le bila de la derière aée et discuter de projets futurs, établir les priorités, évaluer le foctioemet gééral de la coopérative, les statuts et règlemets s il y a lieu. L assemblée extraordiaire Des assemblées extraordiaires sot teues chaque fois que la coopérative set le besoi de réuir ses membres pour predre des décisios. L ordre du jour de ces assemblées a pour caractéristique d être fermé, ce qui implique que l assemblée e peut traiter que des sujets iscrits sur l avis de covocatio. Aucu poit varia y figure. L AVIS DE CONVOCATION À L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Cosultez l article 65 de la Loi sur les coopératives pour vous assurer que l avis de covocatio à l assemblée géérale auelle de votre coopérative respecte la loi. L article précise otammet le lieu, la date et l heure de l assemblée, aisi que les questios débattues. Il stipule égalemet que l avis de covocatio doit être trasmis à tous les membres de la coopérative et à votre fédératio. Suivat l article, u représetat de la fédératio peut assister à l assemblée et y predre la parole. AIDE-MÉMOIRE POUR VOTRE ASSEMBLÉE ANNUELLE 3 Est-ce que l avis de covocatio idique toute l iformatio écessaire? 3 Quel est le délai prévu das votre règlemet de régie itere pour faire parveir l avis de covocatio à vos membres? 3 Que diset vos règlemets sur le mode de distributio de l avis de covocatio? 3 Prévoyez-vous des chagemets à vos règlemets? Si oui, avez-vous iscrit et joit les articles touchés par la modificatio sur l avis de covocatio? 3 Votre ordre du jour cotiet-il les poits statutaires exigés par la loi? 3 Avez-vous le procès-verbal à adopter lors de l assemblée? 3 Avez-vous préparé votre rapport d activités? 3 Avez-vous reçu le rapport du vérificateur et les états fiaciers vérifiés? Le coseil d admiistratio les a-t-il approuvés? 3 Avez-vous préparé vos recommadatios pour l aée prochaie? 3 Avez-vous complété les préparatifs pour vos électios? 3 Savez-vous quels sot les madats qui arrivet à terme? 3 Avez-vous distribué à vos membres tous les documets écessaires pour la réuio? 3 Avez-vous demadé l aide d u présidet d assemblée extere? Le présidet d assemblée qui sera recommadé par le coseil d admiistratio est-il préparé? 3 Est-ce que tous les admiistrateurs coaisset leurs tâches pour la réuio? 3 Avez-vous fait u suivi adéquat auprès de vos membres pour assurer ue boe participatio? 3 Avez-vous préparé la salle et plaifié u goûter ou ue activité?

9 AIDE-MÉMOIRE Coseil d admiistratio MARS 2014 PSBL-P Programme de logemet sas but lucratif privé évéemets Taxes focières (versemet 1) Jourée iteratioale de la femme Passage à l heure d été (remplacer pile des détecteurs de fumée) Avis de reouvellemet des baux D L M M J V S 01 TAXES FOCIèRES Séqueces d etretie à effectuer complétés Appareil de plomberie Iterphoe Ameublemet itérieur Logemets PASSAGE À L HEURE D ÉTÉ liste des activités Avis de reouvellemet des baux Suivi budgétaire Orgaisatio et teue de l AGA (ou avril) e pas oublier de covoquer la fédératio à l assemblée! Evoi des états fiaciers vérifiés à la SHQ Rédactio du rapport auel Suivi collecte des loyers Réuio du coseil d admiistratio AVIS DE REOUVELLEMET DES BAUX

10 ENVIRONNEMENT JURIDIQUE DES COOPÉRATIVES D HABITATION Cetre de services Le soutie pour aller de l avat! Évaluatio et suivi du parc immobilier (bila de saté) Préparatio des plas pluriauels d itervetio (PPI) Réalisatio de travaux : plas et devis, processus d appels d offres, suivis de chatiers et de garaties Pour plus d iformatio : Motréal et Ouest du Québec (FECHIMM) Tél. : , poste 234 Québec et Est-du-Québec (FECHAQC) Tél. : Courriel : La gestio d ue coopérative d habitatio s effectue à l itérieur d u cadre juridique précis. Au Québec, outre la Loi sur les coopératives, la Charte des droits et libertés et le Code civil régisset aussi le foctioemet des coopératives d habitatio. 1) La Charte des droits et libertés de la persoe La Charte des droits et libertés de la persoe, loi qui se situe au sommet de la hiérarchie des lois québécoises, vise à assurer le respect de la digité humaie aisi que les pricipes et valeurs démocratiques de otre société. Les droits et libertés protégés les plus susceptibles d être mis e cause das les activités poursuivies par ue coopérative d habitatio le sot das le cotexte de la relatio locateur-locataire. E effet, la Charte recoaît otammet : le droit au respect de la vie privée de la persoe (art. 5) le droit à la jouissace paisible des bies (art. 6) l iviolabilité de la demeure (art. 7 et 8) la protectio cotre le harcèlemet (art. 10.1) la protectio cotre les clauses discrimiatoires das u cotrat (art. 13) Il est importat de souliger que les droits et libertés protégés e sot évidemmet pas absolus. «La liberté des us s arrête où celle des autres commece». 2) La Loi sur les coopératives La Loi sur les coopératives est la loi fodametale des coopératives québécoises. Elle précise les grades règles qui ecadret les activités d ue coopérative, de sa costitutio jusqu à la liquidatio. O y retrouve etre autres, les règles qui détermiet les pouvoirs des coopératives, la compositio et le foctioemet de l assemblée géérale et du coseil d admiistratio, les pouvoirs et les devoirs les admiistrateurs. 3) Le Code civil du Québec E tat que persoe morale, la coopérative est régie par les articles 298 à 364 du Code civil, otammet e ce qui a trait à so statut de persoe morale, à ses bies ou à ses rapports avec d autres persoes. Par certais aspects, le Code civil du Québec touche la pratique des admiistrateurs et des madataires das la pratique de leurs foctios et, par d autres, les droits et obligatios du locateur et des locataires (Chapitre V sur le louage, articles 1851 à 2000).

11 AIDE-MÉMOIRE Coseil d admiistratio AVRIL 2014 PSBL-P Programme de logemet sas but lucratif privé évéemets Assemblée géérale auelle de la FECHMACQ Pâques Jour de la Terre Assemblée géérale auelle de la FECHIMM Date limite pour la teue d ue AGA D L M M J V S Séqueces d etretie à effectuer complétés Etrée électrique et distributio Etretoit Appareils électroméagers (buaderie, cuisie commuautaire) Logemets AGA DE LA FECHMACQ liste des activités Orgaisatio et teue de l AGA (ou mars) Etrevues et sélectio des ouveaux membres JOUR DE LA TERRE AGA DE LA FECHIMM AGA DE LA FECHIMM Reouvellemet des assuraces Suivi budgétaire Suivi collecte des loyers Réuio du coseil d admiistratio Evoi des états fiaciers vérifiés à la SHQ DATE LIMITE POUR LA TEUE D UE AGA Evoi du rapport auel aux orgaismes gouveremetaux cocerés

12 SANTÉ DES IMMEUBLES Le soutie e gestio Ue aide professioelle de votre fédératio régioale L expertise de votre fédératio régioale e matière de gestio fiacière, immobilière et associative peut vous aider à mieux maîtriser les ombreux ejeux liés au bo foctioemet de votre etreprise collective. Commuiquez avec votre fédératio régioale ou la CQCH pour plus de détails sur ue gamme de services adaptée à la réalité des coopératives d habitatio. Pour plus d iformatio : Motréal (FECHIMM) Tél. : , poste 246 Québec (FECHAQC) Tél. : Courriel : Partout ailleurs au Québec Cosultez votre fédératio régioale ou commuiquez avec la CQCH. Tél. : Courriel : Votre coopérative peut bééficier d u soutie techique pour réaliser des travaux de réovatio. Les Cetres de services (CS), fruit d ue etete etre le Mouvemet coopératif e habitatio et la Société d habitatio du Québec, sot là pour vous aider à frachir toutes les étapes meat vers la réalisatio de ces travaux. Les services offerts par les CS la réalisatio et le suivi des bilas de saté des immeubles (BSI) ; l élaboratio de plas pluriauels d itervetio (PPI) ; la charge de projet lors de la réalisatio des travaux. Votre CS peut aisi vous aider à : plaifier le projet e préparat otammet le madat de services professioels ; vérifier la coformité des expertises, des plas et devis, aisi que des budgets et des échéaciers avec le madat qui a été cofié ; attribuer des cotrats e préparat les appels d offres et e participat à l ouverture des soumissios ; s assurer de la qualité des travaux e représetat le maître d ouvrage au cours des différetes étapes de l exécutio des travaux, de la fermeture du dossier et de la gestio de l aée de garatie. Le bila de saté des immeubles Le bila de saté se présete sous la forme d u rapport qui se divise e trois sectios : 1) les esembles immobiliers ispectés, le om de l ispecteur, la liste des immeubles et bâtimets ispectés et leur descriptio ; 2) le sommaire des motats que l ispecteur recommade d ivestir pour chaque esemble immobilier pedat ciq as, répartis par aée fiacière, et leurs impacts ; 3) les costats de désordre pour lesquels ue itervetio est écessaire, par immeuble et suivat la priorité d itervetio. Source : Guide des immeubles de la SHQ, 2011 Le pla pluriauel d itervetio (PPI) Le Pla pluriauel d itervetio (PPI) s iscrit das le Cadre de gestio des ivestissemets pour le maitie et l amélioratio du parc de logemets sociaux subvetioés au déficit d exploitatio, dot fot partie les coopératives PSBL-P. Il peut servir à plusieurs fis, otammet à formuler la demade de budget RAM (l eveloppe remplacemet, amélioratio et moderisatio). L applicatio PPI Demade de budget RAM est l outil iformatique mis e place par la SHQ afi de permettre aux orgaismes de faire coaître leurs besois e matière de budget RAM. Les dépeses relevat du budget RAM Les types de dépeses relevat du budget RAM sot : le coût des travaux à faire sur le parc de logemets sociaux; les hooraires professioels liés aux travaux; les frais de relocalisatio des locataires; les hooraires versés à u CS pour les services suivats : la réalisatio du bila de saté des immeubles, l élaboratio du PPI et la coordiatio de la réalisatio des travaux majeurs.

13 AIDE-MÉMOIRE Coseil d admiistratio MAI 2014 PSBL-P Programme de logemet sas but lucratif privé évéemets Assemblée géérale auelle de la FECHAS Fête des Mères (11) Jourée atioale des patriotes (19) Cogrès auel de la CQCH D L M M J V S Séqueces d etretie à effectuer complétés Toit plat ou e pete AGA DE LA FECHAS Murs extérieurs, balco ou perro Ouvertures extérieures Atee TV Logemets liste des activités Ispectio des logemets Préparatio de la corvée de pritemps Etrevues et sélectio de ouveaux membres Calcul des baux et vérificatio du reveu Suivi collecte des loyers Réuio du coseil d admiistratio Sigatures des baux et cotrats de membre COGRèS AUEL DE LA CQCH COGRèS AUEL DE LA CQCH

14 LUTTE AUX PUNAISES DE LIT Cetral-Logemet-Coop La baque locale de requérats des coopératives du PSBL Service exclusif aux coopératives du Programme sas but lucratif privé, Cetral-Logemet-Coop assure le traitemet des demades des cadidats désirat obteir u logemet à prix modique das ue coopérative du PSBL-P. Avec ce service, vous avez qu à sélectioer, parmi les cadidats répodats aux critères du programme, la persoe correspodat le mieux aux attetes de la coopérative. Pour plus d iformatio ou pour adhérer à ce service : Motréal (FECHIMM) Tél. : , poste 226 Courriel : Québec (FECHAQC) Tél. : Courriel : La puaise de lit Visible à l œil u, la puaise de lit adulte mesure etre 4 et 7 mm et s apparete à u pépi de pomme. Sa couleur varie de bru à rouge sag selo qu elle ait magé ou o. La ymphe ressemble à l adulte, mais est plus petite et de couleur jaue-blac. Sas ailes, la puaise de lit e vole pas et e saute pas. Elle se déplace e marchat et aime pas la lumière. Elle se ourrit du sag des dormeurs e les piquat pedat leur sommeil. Le jour, elle se cache près des coutures de matelas et de sommiers et partout où elle peut se dissimuler. Les risques d ifestatio Les puaises de lit, presque disparues après la Secode Guerre modiale, ot fait u retour e force depuis quelques aées. Motréal et Québec sot plus particulièremet touchées, mais des cas sot aussi répertoriés ailleurs e provice. Les logemets de votre coopérative e sot pas à l abri d ue ifestatio de ces isectes. Resposabilités des locataires et du coseil d admiistratio Si u membre-locataire de votre coopérative est aux prises avec des puaises, il doit e iformer le coseil d admiistratio qui a le devoir de predre les mesures qui s imposet pour éradiquer les idésirables. Pour ce faire, vous devez commuiquer avec u extermiateur accrédité, membre de l Associatio québécoise de la gestio parasitaire (AQGP). ÉRADIQUER LES PUNAISES DE LIT AGIR RAPIDEMENT : LA MEILLEURE SOLUTION La puaise a u développemet plus let que la coquerelle, car elle e pod qu ue lete par jour. Cepedat, elle est plus coriace à éradiquer et peut migrer d u logemet à u autre. C est pourquoi agir rapidemet est la meilleure solutio. Il est pas recommadé de s improviser extermiateur et de teter d éradiquer soi-même la puaise. Ces tetatives favoriserot plutôt sa propagatio et cotribuerot à redre la puaise plus résistate aux traitemets de l extermiateur. Le succès de l extermiatio déped grademet de la préparatio du logemet avat la visite de l extermiateur. Le logemet devra être ettoyé itesivemet, les vêtemets placés das des sacs pour être lavés et séchés à la machie, l aspirateur passé das tous les recois, les meubles adjacets au lit vidés de leur coteu e vue de l applicatio de produits certifiés utilisés par l extermiateur. La collaboratio du locataire est essetielle au succès de l extermiatio qui peut parfois écessiter jusqu à trois itervetios. U protocole d itervetio à la préparatio du logemet est gééralemet dispoible auprès des etreprises spécialisées e gestio parasitaire et de votre fédératio régioale. Pour u complémet d iformatio : Ifo-Saté

15 AIDE-MÉMOIRE Coseil d admiistratio JUIN 2014 PSBL-P Programme de logemet sas but lucratif privé évéemets Taxes focières (versemet 2) Fête des voisis Fête des Pères (15) Fête atioale du Québec (24) D L M M J V S TAXES FOCIèRES FêTE DES VOISIS Séqueces d etretie à effectuer complétés Toit plat ou e pete Vetilateur d alimetatio au frais Puisard itérieur Etrée électrique et distributio Logemets liste des activités Paiemet des taxes focières Réclamatios TPS-TVQ Calcul des baux et vérificatio du reveu Suivi collecte des loyers Réuio du coseil d admiistratio

16 ACCUEIL ET INTÉGRATION DES NOUVEAUX MEMBRES Cetral-Logemet-Coop Des services avatageux pour votre coopérative Les membres du comité de sélectio devieet aturellemet les persoes-ressources des ouveaux membres, leur premier cotact avec leur ouveau milieu de vie. Divers moyes peuvet aider le comité à favoriser l itégratio de ces membres. E voici quelques-us : Prévoyez ue procédure d accueil Das les ciq premiers jours de l arrivée du ouveau membre, doez-lui toutes les iformatios pertietes l aidat à s itégrer rapidemet à la vie quotidiee de la coopérative et à s y setir à l aise : Le coteu du cahier de membre 3 l orgaigramme de la coopérative 3 la descriptio des tâches 3 la tâche de chaque membre et leur uméro de téléphoe, si écessaire 3 le règlemet de régie itere 3 le cotrat de membre 3 les politiques de la coopérative 3 le pla d urgece de la coopérative E cofiat à Cetral-Logemet-Coop le traitemet des demades des cadidats désirat obteir u logemet à prix modique das votre coopérative, vous y gagez sur toute la lige. Das le respect de votre autoomie et de vos critères coopératifs spécifiques, vous obteez u traitemet uiforme et équitable des demades, coforme au Règlemet d attributio des logemets à loyer modique. Pour plus d iformatio ou pour adhérer à ce service : Motréal (FECHIMM) Tél. : , poste 226 Courriel : Québec (FECHAQC) Tél. : Courriel : Présetez-lui ses voisis immédiats, les cosiges d utilisatio de la cour, les espaces de ragemet, les statioemets, etc. Remettez-lui la liste des persoes à rejoidre e cas d urgece. Idiquez-lui où se trouve l emplacemet des valves et des exticteurs das le logemet et das la coopérative. Idiquez-lui les cosiges cocerat la collecte des ordures et du recyclage. Remettez-lui le caledrier des tâches routiières, dites-lui qui le cotactera pour l affectatio à sa tâche et preez redez-vous avec lui pour la présetatio du cahier de membre. Prévoyez ue procédure d iformatio Das le premier mois de so arrivée, recotrez le ouveau membre et voyez avec lui le coteu du cahier de membre. Expliquez-lui de faço courtoise les règlemets et les politiques de la coopérative. Lorsque cette recotre aura eu lieu, le comité de sélectio cofirmera par écrit au coseil d admiistratio la teue de cette recotre. Ue tâche sera esuite attribuée au ouveau membre. LE RECRUTEMENT Lorsque la coopérative a des logemets à louer, le comité de sélectio doit agir avec diligece. La période de recrutemet peut être ouverte à l aée, c est-à-dire qu elle est pas limitée uiquemet à la période du reouvellemet des baux. De cette faço, la coopérative s assurera d avoir e mai ue liste d attete de persoes suffisammet élevée qui lui doera le plus grad choix possible de cadidats e vue de répodre aux besois immédiats de la coopérative. La liste costituée par la coopérative devra coteir tous les oms des cadidats admissibles suivat le Règlemet sur l attributio des logemets à loyer modique de la SHQ. Les coopératives qui adhèret à Cetral-Logemet-Coop doivet utiliser la liste des requérats de la baque locale de cadidats.

17 AIDE-MÉMOIRE Coseil d admiistratio JUILLET 2014 PSBL-P Programme de logemet sas but lucratif privé évéemets Fête du Caada Vacaces de la costructio Taxes scolaires (versemet 1) D L M M J V S Chauffe-eau Séqueces d etretie à effectuer complétés Logemets liste des activités Itégratio de ouveaux membres Suivi budgétaire Suivi collecte des loyers Réuio du coseil d admiistratio DÉBUT VACACES DE LA COSTRUCTIO

18 RÈGLEMENT SUR LES CONDITIONS DE LOCATION DES LOGEMENTS À LOYER MODIQUE Cetre de services Le soutie pour aller de l avat! Le règlemet sur les coditios de locatio des logemets à loyer modique est le secod règlemet de la SHQ e matière de gestio du logemet social. Il permet d ecadrer le calcul de loyer des logemets à loyer modique. Calcul du loyer Le coût de loyer représete 25 % du reveu du méage (mois certaies déductios). Il est détermié e foctio : de la compositio du méage des reveus des persoes qui composet le méage des services et équipemets offerts Chaque aée, das le cadre du reouvellemet du bail, le règlemet exige, etre autres, que chaque méage fourisse certaies pièces justificatives, dot les preuves de reveus des persoes qui composet le méage, et cela, das le but de refaire u calcul de l aide accordée e foctio de la situatio du méage. E cas de baisse de reveus Si les reveus d u méage dimiuaiet e cours d aée, le règlemet prévoit l opportuité de revoir le loyer à la baisse (article 20) selo les reveus présumés des occupats. La demade de réductio de loyer doit être accompagée des pièces justificatives pertietes. Ue fois la demade étudiée et acceptée, le loyer aisi établi pred effet le mois suivat le dépôt de la demade et demeure e vigueur pour la période fixée (de 1 à 6 mois). Ue protectio cotre les hausses trop importates Das le cas où l augmetatio de loyer serait cosidérable, le règlemet prévoit ue protectio : «le loyer protégé» (article 6). Sous certaies coditios, le méage (l occupat 1) peut demader d activer la protectio pour éviter ue hausse cosidérable. Cette mesure permet d appliquer ue augmetatio graduelle du loyer sur u maximum de trois périodes de baux cosécutives. Cette mesure e peut être appliquée qu ue seule fois pour u même demadeur. Évaluatio et suivi du parc immobilier (bila de saté) Préparatio des plas pluriauels d itervetio (PPI) Réalisatio de travaux : plas et devis, processus d appels d offres, suivis de chatiers et de garaties Pour plus d iformatio : Motréal et Ouest du Québec (FECHIMM) Tél. : , poste 234 Québec et Est-du-Québec (FECHAQC) Québec et Est-du-Québec (FECHAQC) Tél. : Courriel : Le calcul du loyer est toujours basé sur les doées de la derière aée fiscale complétée. Il est doc essetiel pour chaque méage de produire ses déclaratios de reveus chaque aée. Les avis de cotisatio émis par les gouveremets provicial et fédéral sot des documets essetiels pour le calcul du loyer. Les locataires de la coopérative qui e les ot pas e mai peuvet obteir des copies à ces uméros : Reveu Québec : Agece de reveu du Caada : Modificatios e cours d aée Les locataires ot la resposabilité d aviser le coseil d admi - istratio de toute modificatio das la compositio de leur méage dès qu u chagemet surviet. La loi e permet toutefois pas d augmeter le loyer e cours d aée. Celui-ci e sera ajusté que lors du reouvellemet du bail. Référeces : Mauel de gestio du logemet social de la SHQ

19 AIDE-MÉMOIRE Coseil d admiistratio AOÛT 2014 PSBL-P Programme de logemet sas but lucratif privé évéemets Vacaces de la costructio liste des activités Paiemet des taxes scolaires Itégratio de ouveaux membres Réalisatio de l etretie régulier Suivi collecte des loyers Réuio du coseil d admiistratio Activité coopérative estivale D L M M J V S FI VACACES DE LA COSTRUCTIO

20 GUIDE DE PRISE DE DÉCISION La formatio U élémet essetiel au succès de votre coopérative! Pour vous aider à faire ue réussite de votre etreprise collective, votre fédératio, e collaboratio avec la CQCH, a développé ue série d ateliers de formatio portat sur les grads thèmes de la vie e coopérative. Iformez-vous sur les programmes les mieux adaptés à vos besois e cosultat votre fédératio régioale ou la Cofédératio québécoise. Pour plus d iformatio : Motréal (FECHIMM) Tél. : , poste 246 Québec (FECHAQC) Tél. : Courriel : Partout ailleurs au Québec Cosultez votre fédératio régioale ou commuiquez avec la CQCH. Tél. : Courriel : Iformez-vous auprès de la CQCH sur les programmes de formatio à distace! Le respect d ue procédure claire et coue des processus de prise de décisio cotribue au succès des assemblées géérales, des réuios du coseil d admiistratio et des comités de votre coopérative. De la présetatio de la propositio à la teue du vote, des règles doivet être respectées pour e arriver à ue décisio démocratique. 1) La propositio Proposée et appuyée par des membres ayat droit de vote Présetatio et partage de l iformatio sur le sujet Si possible, iscrire les poits importats sur u tableau Ue fois le sujet bie préseté, il est temps pour tous d e discuter. 2) Discussio sur la propositio La parole est aux membres. D accord ou pas, chaque membre a droit de parole, das le respect. La propositio peut, à cette étape, être modifiée sous forme d amedemet. Les amedemets Si l amedemet est mieur, o demade au proposeur et à l appuyeur origiaux s ils acceptet de l itégrer à la versio origiale. Si l amedemet est importat et modifie le ses de la propositio origiale, le présidet de la réuio demade u proposeur et u appuyeur à cet amedemet. Les membres sot esuite ivités à voter e premier lieu sur l amedemet avat l adoptio de la résolutio origiale. Si u membre fait part d ue tout autre propositio, celle-ci est reteue et sera débattue lorsque la propositio origiale aura été traitée. Ue fois le tour du sujet fait, quad tout le mode est prêt, il est temps de voter. 3) Prise de décisio Le proposeur ou l appuyeur est ivité à dire u derier mot. Le secrétaire de la réuio relit la derière versio de la propositio. Le vote est demadé par le présidet de la réuio Les membres ayat droit de vote exercet leur droit habituellemet à mai levée. Le vote secret peut être demadé, selo la clause prévue à cet effet au sei du règlemet de régie itere de la coopérative ou iscrite aux procédures d assemblée de la coopérative. Les votes sot comptés. La majorité des voix remportet le vote. Les résultats sot comptabilisés au procès-verbal. Que le résultat ous réjouisse ou o, tous doivet se rallier à la décisio du plus grad ombre de membres votats.

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