DIF. D r o i t I n d i v i d u e l à l a F o r m a t i o n. Employeur. Salarié. Construire un projet partagé de formation. pratiques de l OPCA PL

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1 Les guides pratiques de l OPCA PL DIF D r o i t I n d i v i d u e l à l a F o r m a t i o n PHARMACIEs D OFFICINE employeur Employeur Salarié Construire un projet partagé de formation

2 L OPCA PL est l Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) des Professions Libérales. Paritaire? L OPCA PL est géré par les partenaires sociaux des différentes professions libérales adhérentes. Les spécificités et besoins de chaque branche professionnelle sont ainsi pris en compte. Collecteur? L OPCA PL collecte et gère les contributions «professionnalisation» et «plan de formation» des professions libérales. L OPCA PL peut ainsi financer tout ou partie des formations suivies par leurs collaborateurs salariés. Agréé? Délivré par le Ministre chargé de la formation professionnelle, l agrément de l OPCA PL est la reconnaissance par l Etat de sa capacité à exercer les missions de collecte et de gestion des fonds de la formation professionnelle. Des missions stratégiques! Promouvoir et financer des formations adaptées aux besoins de votre profession. Accompagner la professionnalisation de vos collaborateurs. Vous informer et vous conseiller au quotidien. DIF des personnels salariés des pharmacies d officine : les textes Loi du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle tout au long de la vie (articles L à et L du Code du travail) Accord national interprofessionnel (ANI) du 5 décembre 2003, articles 2-12 et 2-14 Accord relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie des salariés des professions libérales du 28 février 2005, étendu par arrêté du 12 avril 2006 (JO du 25 avril) Accord collectif national relatif à l accès des salariés à la formation tout au long de la vie professionnelle dans la pharmacie d officine du 4 juillet 2005, étendu par arrêté du 18 octobre 2006 (JO du 29 octobre).

3 Le DIF est quota d heures acquis tous les ans par chaque salarié, utilisable à son initiative après accord de votre part sur le choix de l action de formation. un Construire un projet partagé avec le salarié offre plusieurs avantages : éviter le cumul des droits sur plusieurs années ; inciter le salarié à suivre une formation en adéquation avec vos attentes et vos besoins ; échanger et dialoguer avec chaque salarié pour faire coïncider DIF, projet professionnel et objectifs de formation de la pharmacie. S o m m a i r e Rabat Qui est concerné? Calculer le DIF : quelle méthode? Le DIF des salariés en CDD : des règles particulières? Information des salariés : comment? Le DIF : quelles actions? Quel financement? Mise en œuvre : initiative du salarié ou démarche commune? Accord / désaccord : quelle réponse au salarié? Formation pendant ou hors temps de travail? Rupture du contrat de travail : et le DIF? Des modèles Mémo DIF : tout savoir en un seul coup d œil!

4 1 Qui est concerné? Tous les salariés des pharmacies d officine ont droit à un quota d heures au titre du DIF. Une exception : les titulaires de contrats de professionnalisation et d apprentissage. Une condition à respecter : l ancienneté dans la pharmacie. Les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) doivent ainsi justifier d un an d ancienneté. 2 Calculer le DIF : quelle méthode? Les salariés se constituent un quota d heures de formation : 24 heures par an pour un salarié en CDI à temps plein. Ces droits se cumulent d année en année dans la limite de 6 ans, soit un quota maximum de 144 heures. Salariés à temps partiel : la règle du «prorata» peut s appliquer. Hormis pour les salariés employés à 4/5 ème et les travailleurs handicapés, les heures DIF peuvent se calculer en proportion du temps travaillé, sans durée maximale mais dans la limite du plafond de 144 heures. Quand les heures DIF sont-elles acquises? Tous les 1 er janvier, les salariés ayant au moins un an d ancienneté, acquièrent 24 heures. En cas d embauche après le 1 er janvier 2004 les droits à DIF sont calculés prorata temporis au 1 er janvier suivant l embauche, puis en intégralité à la date anniversaire de l embauche. u n e x e m p l e! Un salarié embauché en juillet 2005 dispose de 12 heures de DIF au 1 er janvier 2006, de 24 heures au 1 er juillet 2006 et de 36 heures au 1 er janvier attention! En cas d absence (maternité, maladie, congé de formation, parental, sans solde...), le salarié continue de capitaliser des droits au DIF. Les périodes de suspension du contrat de travail entrent dans le calcul de l ancienneté et du quota d heures «DIF».

5 3 Le DIF des salariés en CDD : des règles particulières? S il a une ancienneté dans la pharmacie d au moins 4 mois en CDD (consécutifs ou pas) au cours des 12 derniers mois, le salarié bénéficie d un quota DIF calculé, sur la base de 24 heures par an, en fonction de la durée du contrat. u n e x e m p l e! Un CDD de 9 mois ouvre droit à 18 heures au titre du DIF (24 heures x 9/12 mois). DIF-CDD : quelques différences avec le DIF-CDI? Le plafond de 144 heures sur 6 ans n est pas applicable. Le salarié doit être informé de ses droits dès que la condition d ancienneté est remplie. La prise en charge financière est assurée par le FONGECIF et non par l OPCA PL. Le salarié doit s adresser directement à cet organisme. En revanche, la mise en œuvre du DIF (demande, réponse...) suit les mêmes règles que celles des salariés en CDI. 4 Information des salariés : comment? Voir modèle 1 à la fin Tous les ans, vous devez informer chaque salarié de ses droits acquis au titre du DIF. A quel moment? L information des salariés peut avoir lieu en fin d année ou en tout début d année suivante. Sous quelle forme? A vous de choisir : sur le bulletin de paie, par courrier... Mettez en place un «compteur DIF» individuel : mis à jour régulièrement, c est un moyen simple de suivre l état de chaque DIF et d établir les relevés annuels des droits acquis!

6 5 Le DIF : quelles actions? Quel financement? Le DIF peut être mobilisé sur un large choix d actions : promotion, acquisition, entretien ou perfectionnement des connaissances, acquisition d une qualification reconnue (diplôme, qualification mentionnée dans la convention collective ). Mais seules les actions dites «prioritaires» bénéficient d un financement privilégié! Actions prioritaires : la réponse formation aux besoins de la profession Les pharmacies d officine ont des besoins précis en matière de compétences et de qualifications : les partenaires sociaux définissent en réponse, chaque année, des actions prioritaires financées par l OPCA PL. b o n a s a v o i r Parmi les actions «DIF» prioritaires... Grandes pathologies Médicaments sortis de la réserve hospitalière Plus d actions? Tous les barèmes? Les dépenses correspondantes bénéficient d une prise en charge selon le barème défini pour les actions prioritaires du plan de formation et du versement de l allocation de formation, pour les heures réalisées en dehors du temps de travail. Les actions non prioritaires sont à votre charge. 6 Voir modèle 2 à la fin Mise en œuvre : initiative du salarié ou démarche commune? C est le salarié qui est à l origine de la demande de DIF. Mais votre accord est indispensable : le projet du salarié doit s articuler avec les besoins de la pharmacie. b o n a s a v o i r Que doit comporter une demande de DIF? Tout ce qui vous permet d apprécier l intérêt de la formation choisie : intitulé de l action, durée, objectif, coût...

7 Vous êtes saisi d une demande de DIF? Examinez la demande en fonction de l intérêt que le projet présente à la fois pour le salarié et la pharmacie. N hésitez pas à en discuter avec le salarié et, si besoin, faites évoluer ensemble le projet! Attention au délai : vous avez 30 jours pour y répondre. b o n a s a v o i r Quelques conseils pour optimiser l utilisation du DIF informez les salariés sur le DIF : objectif, conditions d utilisation... mettez en avant les compétences que vous souhaitez développer, étudiez les possibilités de combiner le DIF avec d autres dispositifs : plan de formation ou période de professionnalisation, contactez votre conseiller OPCA PL pour les modalités de financement. 7 Accord / désaccord : quelle réponse au salarié? Voir modèle 3 à la fin Votre accord sur le choix de la formation est la condition indispensable à l utilisation du DIF. N oubliez pas : à compter de la demande, vous avez 30 jours pour faire connaître votre décision. Passé ce délai, le DIF est considéré comme accepté. Les motifs de désaccord? Si la condition d ancienneté est respectée, votre refus ne peut porter que sur le choix de la formation : pertinence de l action avec vos objectifs de formation, coût, modalités d organisation... Devez-vous «motiver» votre désaccord? Rien ne vous y oblige, mais c est conseillé, ne serait-ce que pour inviter le salarié à proposer un nouveau projet et reformuler sa demande. Et si le désaccord persiste? Après deux années civiles consécutives de désaccord, le salarié peut adresser sa demande au FONGECIF. Si le projet est accepté, vous êtes alors tenu de financer tout ou partie du DIF.

8 8 Formation pendant ou hors temps de travail? L action réalisée dans le cadre du DIF peut se dérouler en tout ou partie pendant le temps de travail. A vous de choisir et d en discuter avec le salarié concerné. Conséquences sur la rémunération du salarié : vous versez l allocation de formation pour la partie de la formation organisée hors temps de travail ; vous maintenez le salaire habituel pour la partie de la formation suivie pendant le temps de travail. L OPCA PL prend en charge l allocation de formation uniquement pour les actions de formation prioritaires. Dans les deux cas, le salarié conserve sa protection sociale (maladie, accidents du travail...). Allocation de formation L essentiel à retenir Objectif Rémunérer les heures de formations réalisées hors temps de travail (soirées, jours de RTT, congés...). Mode de calcul 50% du salaire net horaire du salarié (rémunération nette des 12 derniers mois précédant le début de la formation / nombre total d heures rémunérées au cours des 12 derniers mois précédant le début de la formation). Versement Au plus tard à la date normale de la paie du mois suivant celui où les heures de formation ont été suivies hors temps de travail. Document récapitulatif annuel Relevé des heures de formation réalisées hors temps de travail et des versements de l allocation correspondants. A remettre obligatoirement au salarié en annexe du bulletin de paie. Régime fiscal et social Exonération des cotisations sociales patronales et salariales (CSG et CRDS comprises), imposable au titre de l impôt sur le revenu (salarié).

9 9 Rupture du contrat de travail : et le DIF? Salarié licencié (hors faute lourde ou grave) Vous devez l informer, dans la lettre de notification du licenciement, de ses droits en matière de DIF : heures disponibles et possibilité de l utiliser s il en fait la demande avant la fin du préavis (travaillé ou non). Dans ce délai, le salarié peut demander à solder son DIF pour suivre une action de bilan de compétences, de validation des acquis de l expérience (VAE) ou de formation. L action peut être suivie après la rupture du contrat de travail. Seule l action prioritaire, réalisée en totalité avant la fin du préavis, est financée par l OPCA PL. Votre accord sur le choix de la formation n est plus nécessaire. Les heures DIF acquises et non utilisées sont converties en allocation de formation. La somme correspondante est utilisée pour financer tout ou partie de l action choisie par le salarié. Salarié démissionnaire Le salarié peut demander à utiliser son DIF pour une action de bilan de compétences, de validation des acquis de l expérience (VAE) ou de formation. Vous êtes libre de donner ou non votre accord sur le choix de l action. Le bénéfice du DIF n est acquis que si l action est demandée avant la fin du préavis. L OPCA PL peut participer au financement, conformément aux règles de prise en charge du DIF. Si le salarié part à la retraite ou est licencié pour faute lourde ou grave, les droits au DIF sont perdus.

10 Des modèles! «Compteur» DIF individuel Nom et prénom du salarié :... Date d embauche :... Contrat de travail (CDI ou CDD) :... Poste occupé :... Durée du travail (préciser le nombre d heures prévu au contrat) :... Report du solde précédent :... heures (1) Nombre d heures acquises sur la période :... heures (2) Nombre d heures consommées au cours de l exercice :... heures (3) Nouveau solde : (1) + (2) (3)... Modèle 1 Relevé des droits acquis au titre du DIF Nom et prénom du salarié :... Période du../../.. au../../.. Report du solde précédent :... heures (1) Nombre d heures acquises sur la période :... heures (2) Nombre d heures consommées au cours de l exercice :... heures (3) Nouveau solde : (1) + (2) (3)... Demande de DIF Modèle 2 Nom et prénom : Je souhaite utiliser mes droits au DIF pour suivre la formation suivante : - Nature de l action :... - Intitulé :... - Objectifs de la formation :... - Dates et horaires :... - Durée (en heures) :... - Nom et adresse de l organisme prestataire :... - Coût de la formation :... Je suis informé(e) que la partie du DIF utilisée en dehors de mon temps de travail donne lieu au versement de l allocation de formation. Date de la demande : Signature du salarié : Accusé de réception du : Date et signature du responsable : (Après l avoir daté et signé, remettez un exemplaire au salarié)

11 Pour ne rien oublier, consultez notre mémo DIF sous ce rabat! Les réponses Modèle 3 En cas d accord : «Par courrier du../../.., vous avez sollicité l utilisation de votre DIF pour la formation (intitulé), dispensée par (organisme de formation) du../../.. au../../.., soit une durée totale de... heures. J ai le plaisir de vous informer que votre demande est acceptée. Nous vous invitons à prendre contact avec M.... afin de préparer votre départ en formation.» En cas de désaccord : «Par courrier du../../.., vous avez sollicité l utilisation de votre DIF pour la formation (intitulé), dispensée par (organisme de formation) du../../.. au../../.., soit une durée totale de... heures. J ai le regret de vous informer que votre demande ne peut être acceptée compte tenu de sa nature / de son coût / de ses modalités d organisation... Vous pouvez reformuler une demande et, si vous le souhaitez, prendre rendez-vous pour un échange sur votre projet...» Dans les deux cas Accusé de réception du : Date et signature du salarié : (Conservez un exemplaire daté et signé par le salarié)

12 Les guides pratiques de l OPCA PL Mémo DIF Comment construire un projet de formation partagé, en réponse aux besoins et attentes du salarié et de la pharmacie? Salariés concernés Tout salarié - en CDI à temps complet ou partiel, justifiant d une année d ancienneté dans la pharmacie, - en CDD dans la pharmacie depuis 4 mois consécutifs ou non au cours des 12 derniers mois, - sauf salarié en contrat de professionnalisation ou d apprentissage. Calcul Salariés en CDI : - 24 h/an - pendant 6 ans, soit 144 h maximum. Salariés à temps partiel : - 24 h/an avec calcul possible au prorata du temps de travail (sauf salariés à 4/5 ème et travailleurs handicapés), h maximum mais pas de durée limite d acquisition. Salariés en CDD : - 24 h/an au prorata de la durée du contrat, - pas de durée limite d acquisition. Mise en œuvre A l initiative du salarié, avec votre accord sur le choix de l action. Parmi les actions prioritaires avec financement de l OPCA PL : - Grandes pathologies - Médicaments sortis de la réserve hospitalière Plus d actions? Tous les barèmes? Autres actions possibles, à la charge de la pharmacie. Demande écrite du salarié. Réponse écrite dans les 30 jours qui suivent la demande (délai de rigueur) : - accord, si l action demandée vous convient, - désaccord, si son objectif, mode d organisation, coût... ne vous conviennent pas. Temps de l action/ rémunération Vos obligations Cas de perte du DIF En tout ou partie pendant le temps de travail. Versement de l allocation de formation (50 % du salaire net de référence) pour la partie hors temps de travail. Tenir à jour les compteurs individuels DIF (heures acquises heures consommées). Informer le salarié sur le DIF disponible. Demande de DIF : répondre par écrit dans les 30 jours. Utilisation du DIF : si hors temps de travail, verser l allocation de formation et remettre un document récapitulatif annuel. Licenciement (hors faute grave ou lourde) : insérer, dans la lettre de notification du licenciement, une information relative au solde DIF disponible et à la possibilité de demander à l utiliser, avant la fin du préavis. Démission : utilisation possible si la demande est faite pendant le préavis. Licenciement pour faute grave ou lourde. Départ à la retraite. Non demande d utilisation du DIF avant la fin du préavis, en cas de licenciement ou de démission.

13 Besoin d une information, d un conseil sur le DIF? N hésitez pas à contacter votre conseiller OPCA PL! > par téléphone : > par sur Nos services en ligne, Nous contacter rue Kléber Levallois-Perret Cedex Tél Fax Conception/rédaction : Cabinet Boumendil & Consultants : Création/réalisation : /08