Les Annexes du Kit-Com

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1 Les Annexes du Kit-Com

2 Sommaire Les Annexes du Kit-Com 1 Sommaire 2 Informations générales 3 Récupération des documents 4 Kit graphique et visuels 4 Avant le rassemblement 5 Échéancier de communication épistolaire 6 L envoi des mails 7 L envoi des courriers 8 Mails et Courriers Types 9 Mettre en place un blog 14 Utiliser les réseaux sociaux 15 Recherche de partenariat financier 17 Déroulement d un partenariat 20 Lettre type de demande de partenariat 28 Brochure d information : le financement 29 Pendant le rassemblement 31 Presse quotidienne régionale et médias alternatifs. 32 La «fiche action» du communiqué de presse 47 Le communiqué de presse 50 Les carnets du participant modulable 52 Simultanéité 53 Le recueil de photos et de témoignages 55 Après le rassemblement 56 Faire le bilan : les questions 57 Faire le bilan : la trame 57 Lettre type de remerciement. 57 2

3 Informations générales 3

4 Récupération des documents Kit graphique et visuels 4

5 Avant le rassemblement 5

6 Échéancier de communication épistolaire Voici une proposition d échéancier pour communiquer via les mails et les courriers. 6

7 L envoi des mails L envoi des mails nécessite d être attentif à un certain nombre de choses. Afin de vous simplifier la tâche, tu trouveras ci-dessous les bonnes pratiques et les pratiques à éviter, et un peu plus loin des mails types qu il suffit de compléter et d envoyer. À éviter 7

8 L envoi des courriers L envoi de courriers nécessite d être attentif à un certain nombre de choses. Afin de vous simplifier la tâche, tu trouveras ci-dessous les bonnes pratiques et les pratiques à éviter, et un peu plus loin des lettres types qu il suffit de compléter et d envoyer. 8

9 Mails et Courriers Types Lettre à destination des Responsables de Groupe et Responsables de Groupe adjoint. Disponible sur (communication/modèles/l1). 9

10 Mail à destination des Responsables de Groupe et Responsables de Groupe adjoint, des chefs et cheftaines des unités louveteaux-jeannettes. Disponible sur (communication/modèles/m1). 10

11 Mail à destination des Responsables de Groupe et Responsables de Groupe adjoint, des chefs et cheftaines des unités louveteaux-jeannettes. Disponible sur (communication/modèles/m2). 11

12 Lettre à destination des louveteaux-jeannettes. Disponible sur (communication/modèles/l2). 12

13 Mail à destination des parents des louveteaux-jeannettes. Disponible sur (communication/modèles/m3). 13

14 Mettre en place un blog Mettre en place un blog est une chose parfois malaisée. Les Scouts et Guides de France mettent certaines solutions en place et nous vous conseillons de les utiliser afin d aller au plus simple. Dans tous les cas, voici les bonnes pratiques et les pratiques à éviter. Pour plus d informations, contactez cocom.dnm@gmail.com. 14

15 Utiliser les réseaux sociaux Les réseaux sociaux ont l'avantage de permettre une communication rapide, plutôt informelle et une diffusion virale. Toutefois, attention à leur usage, tant en termes de confidentialité que d'émiettement de l'information. La recommandation pour «De notre mieux!» : ne pas utiliser les réseaux sociaux, à moins que votre territoire n'ait déjà un compte Facebook ou Twitter. Bien sûr, ce mode de communication est pour les adultes! Une question? Des difficultés? Contactez denotremieux@sgdf.fr ou cocom.dnm@gmail.com. Communique-nous tes pages Facebook ou compte twitter «De notre mieux!» : on se fera un plaisir de te relayer sur la page de la branche Facebook 15

16 Twitter

17 Recherche de partenariat financier Voici la démarche de recherche de financement privé pour les territoires afin d organiser ce rassemblement régional. Dans ce kit, vous trouverez des informations pour nouer des partenariats sous forme de mécénat ou de sponsoring. I. Nouer des partenariats pour II. Première forme de partenariat privé le mécénat 17

18 III. Deuxième forme de partenariat privé : le sponsoring 18

19 N hésitez pas à poser des questions à Service mécénat : mecenat@sgdf.fr Tel :

20 Déroulement d un partenariat Comment et quand faire la demande pour un partenariat? Quelles sont les étapes? Les pièges à éviter? Voici des éléments de réponses I. Identification et recherche d entreprises dans le réseau 20

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23 II. Déroulement d un rendez-vous avec un partenaire potentiel 23

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26 III. Suite de l entretien La suite 26

27 IV. Informations complémentaires Recevoir et gérer un don N hésitez pas à poser des questions à Service mécénat : mecenat@sgdf.fr Tel :

28 Lettre type de demande de partenariat Voici une lettre type de demande de partenariat, vous en trouverez un exemplaire avec le papier à lettres spécifique et en plus gros caractère sur (communication/partenaires). 28

29 Brochure d information : le financement Voici les éléments contenus dans la brochure d information afin d obtenir des financements. Cette brochure est disponible sur (communication/partenaires). 29

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31 Pendant le rassemblement 31

32 Presse quotidienne régionale et médias alternatifs. Ci-dessous, une copie du kit «communiquer» proposé par le service communication, tu y trouveras toutes les grandes lignes de la communication à destination des médias ; le pourquoi, mais aussi le comment. 32

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47 La «fiche action» du communiqué de presse Tu trouveras ci-dessous des conseils pour développer la relation avec les médias et obtenir des articles dans la presse locale, ainsi que des émissions radio et télé à l occasion de De notre mieux! Étape 1 : lister quels journalistes contacter pkoster@sgdf.fr Étape 2 : concevoir la manière d intéresser le journaliste 47

48 Étape 3 : Convaincre le journaliste 48

49 Étape 4 : aider le journaliste à mettre en place l article, le reportage, l émission 49

50 Le communiqué de presse Voici le communiqué de presse que vous pouvez personnaliser et envoyer aux médias locaux. Pour la façon de faire, reportez-vous à la fiche action «communiquer» ci-dessus. Attention, ce n est qu une illustration, vous trouverez le fichier «.docx» (avec le visuel qui convient) sur la plate-forme de documents! 50

51 Samedi 5 avril A la rencontre des animateurs 14h : rendez-vous 15h30 : table ronde 18h : débat 20h30 : veillée festive Dimanche 6 avril A la rencontre des enfants 10h : grand jeu de piste 15h30 : activités artistiques 18h : temps de prière 51

52 Les carnets du participant modulable 52

53 Simultanéité Afin de donner une cohérence nationale aux rassemblements, plusieurs activités courtes sont proposées qui pourront être réalisées partout en même temps. Nous proposons également de mettre les territoires en relation via les techniques usuelles de communication et radioscoutisme. I/ Des moments de simultanéité : le flashmob & l ouverture 53

54 La simultanéité dans l échange : visioconférence, Twitter & Radioscoutisme 54

55 Le recueil de photos et de témoignages 55

56 Après le rassemblement 56

57 Faire le bilan : les questions Faire le bilan : la trame Lettre type de remerciement. 57

58 Merci aux différentes personnes qui ont participé à la réalisation du kit Com! J espère que celui-ci vous permettra de communiquer efficacement sur le rassemblement. Si d aventure vous aviez une question, n hésitez pas : cocom.dnm@gmail.com. Bon rassemblement! Jean-Mark Guérin Merci donc À L équipe de la cocom o o o o o Jeanne Daudrix Clément Daveau J-B Menard Alexis Brival Marie Chalifour Aux personnes ressources o o o Juliette Maillot Anaïs Cattier Sophie Mancel 58