SenE al Association Sénégalaise

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1 REPUBLIQUE DU SENEGAL REGION DE DAKAR DEPARTEMENT DE DAKAR SenE al Association Sénégalaise REGLEMENT d Evaluation INTERIEUR REGLEMENT INTERIEUR REGLEMENT INTERIEUR Fait à Dakar, le 07 décembre 2012 Pour le Comité de Coordination, le Président de SenEval Fait à Dakar, le 07 décembre 2012 Fait à Dakar, le 07 décembre 2012 Pour le Comité de Coordination, le Président de SenEval Pour le Comité de Coordination, Dakar - Sénégal le Président de SenEval Dakar - Sénégal

2 REGLEMENT INTERIEUR Le présent règlement intérieur a pour objet de compléter et de préciser les dispositions des statuts de SenEval. Tous les membres et instances de l association sont tenus de s y conformer et de l appliquer. TITRE I : MEMBRES Article 1 : Adhésion L Association sénégalaise d Evaluation (SenEval) est ouverte à toute personne physique ou morale qui manifeste un intérêt pour les activités qu elle mène et qui adhère à ses statuts et à son règlement intérieur. L adhésion à l association est constatée par une participation financière de FCFA (pour professionnels) et de F CFA (pour étudiants) qui donne droit à une carte annuelle de membre. Article 2 : Composition SenEval comprend les membres suivants : Les membres fondateurs : sont membres fondateurs toutes les personnes qui ont œuvré à la formalisation du SenEval et ayant participé à l Assemblée générale constitutive de l association. La qualité de membre fondateur est reconnue à vie. Les membres adhérents : il s agit d une part, des personnes physiques d autre part, des personnes morales (institutions et organisations) ayant un intérêt pour la pratique évaluative et la promotion de l évaluation. Les membres adhérents doivent remplir un bulletin d adhésion et s acquitter de leurs droits d adhésion et cotisations annuelles. Les membres d honneur : sont membres d'honneur les personnes physiques ou morales ayant contribué ou susceptibles de contribuer à la réalisation des objectifs de SenEval. Il s agit notamment de personnalités et/ou d institutions cooptées pour leur engagement et implication dans la promotion de l évaluation. La qualité de membre d honneur est attribuée par l Assemblée Générale. Les anciens présidents de SenEval sont des membres d'honneur sur décision de l Assemblée générale. Article 3 : Cotisations Les membres adhérents et fondateurs de l association doivent s acquitter d une cotisation annuelle. Cette cotisation est de (vingt-cinq mille) FCFA pour les personnes physiques et peut varier de à (cent mille) FCFA, pour les personnes morales (Institutions et organisations). Le montant de la cotisation peut être révisé par l Assemblée générale. Toute cotisation versée à l association est définitivement acquise. Un remboursement de cotisation en cours d'année ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre. Les cotisations peuvent être payées auprès du (ou de la) Trésorier (e) ou de son adjoint (e). Les membres d'honneur ne paient pas de cotisations sauf s'ils décident de s'en acquitter de leur propre volonté ou s ils désirent apporter délibérément toute forme de contribution. Article 4 : Droits des membres 1

3 La qualité de membre confère le droit de prendre part aux activités de l association, aux délibérations et aux votes à l Assemblée générale selon la logique démocratique une personne une voix. Les membres ont le droit notamment : d être élus au sein des organes de l association ; d intervenir sur toute question inscrite à l ordre du jour d une Assemblée Générale ou toutes autres formes de rencontres ; de participer à l élaboration et à la mise en œuvre du plan d actions ou de tout autre programme de l association; d être informé sur les activités menées par le Comité de Coordination. Article 5 : Devoirs des membres Les membres ont le devoir de : contribuer à la promotion et au bon fonctionnement de SenEval; respecter les statuts et règlement intérieur de l association ; respecter les décisions régulièrement prises par les organes de l association; s acquitter de leurs cotisations dont le montant et la périodicité sont fixés par l Assemblée Générale ; participer activement aux activités de l association. Article 6 : Registre des membres Le Secrétariat général doit tenir à jour un registre avec les noms et coordonnées de tous les membres. Par ailleurs une base de données comportant des informations plus détaillées sur les membres sera constituée et mise à jour par le Secrétariat général. A cet effet, les membres sont tenus de faire connaître leurs adresses exactes au Secrétariat et de le tenir informé en cas de changement d adresse dans les plus brefs délais. Article 7 : Mise en demeure/exclusion Conformément aux articles 4 et 5 des statuts du SenEval, il peut être entrepris des procédures de mise en demeure de tout membre ne respectant pas les principes fondamentaux et l éthique de SenEval. En outre, la mise en demeure peut aboutir à une exclusion, si le membre interpellé ne s accommode pas des principes et de l éthique de l association. La mise en demeure et l exclusion sont proposées par le Comité de Coordination. Toute sanction proposée par le Comité de Coordination doit être notifiée à l Assemblée Générale qui, en dernier ressort prend la décision définitive. TITRE II : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT SenEval est dotée des organes suivants : l Assemblée Générale, le Comité de Coordination, le Comité Scientifique, et la Commission de Contrôle et d Evaluation. 2

4 En cas de besoin, des groupes de travail seront constitués sur des thèmes spécifiques répondant aux intérêts des membres. Chapitre 1 : L Assemblée Générale Article 8 : Composition L Assemblée générale est composée des membres fondateurs, des membres adhérents et des membres d honneurs. Article 9 : Attribution L assemblée Générale est l organe suprême de décision de SenEval. Selon les cas, elle est qualifiée conformément à l article 7 des statuts, d assemblée générale ordinaire ou d assemblée générale extraordinaire. Article 10 : Quorum Les convocations à l Assemblée générale sont notifiées aux membres au moins un mois avant la tenue des sessions ordinaires. Le quorum requis pour la tenue de l Assemblée Générale est de deux tiers (2/3) de ses membres. A défaut de ce quorum, une deuxième session peut être convoquée dans les deux semaines qui suivent et peut se tenir avec la présence de la moitié des membres. A défaut de ce deuxième quorum, une troisième session doit être convoquée une semaine après la précédente et peut valablement délibérer quel que soit le nombre des membres présents. Article 11 : Le bureau de séance Les travaux des Assemblées Générales sont dirigés par un bureau de séance désigné à cet effet. Il est composé d un président et de deux rapporteurs. Il organise les débats selon l ordre du jour, veille au respect des procédures et à la régularité des votes et à leur dépouillement. Il établit aussi le procès-verbal de l Assemblée générale. Article 12 : Votes Les décisions que l Assemblée Générale juge sans enjeu majeur, sont prises par consensus ou à la majorité simple des membres présents par vote à main levée. Les décisions jugées avec enjeu majeur par l Assemblée Générale et celles relatives aux élections des membres des différents comités ou de tout autre organe particulier mis en place par l association, devront faire l objet de votes suivant le scrutin secret. Chapitre 2 : Le Comité de Coordination Article 13 : Administration 3

5 Le Comité de coordination se réunit au moins une fois par mois. Il peut convoquer un comité extraordinaire s il le juge nécessaire. Les décisions sont prises par consensus et à, défaut par vote à la majorité des voix. En cas d égalité de voix, celle du président est prépondérante. Article 14 : Le Président Il est le premier responsable de SenEval. Il dirige le Comité de Coordination, préside ses réunions ainsi que les sessions de l Assemblée Générale ; Il est le garant du respect des Statuts et du Règlement Intérieur ; Il est l administrateur des recettes et des dépenses ainsi que des biens meubles et immeubles de l association. Il co-signe avec le trésorier les documents financiers. Il supervise et coordonne l élaboration et l exécution du plan d actions et du budget de l association et fait des propositions à ce propos à l Assemblée Générale. Il veille à l exécution des décisions de l Assemblée Générale ; Il coordonne la mobilisation des ressources pour l exécution du programme et du plan d actions de l association et en suit la mise en œuvre ; Il prépare l ordre du jour de l Assemblée Générale en relation avec le/la Secrétaire génral( e) et convoque ses sessions. Il assure en sa personne et par délégation la représentation de SenEval dans les rencontres professionnelles et les instances formelles dont le SenEval est membre ; Il est habilité à ester en justice au nom de l Association, en cas de besoins Article 15 : Le Vice-président Il assiste le président dans ses tâches et assure sa suppléance en cas de nécessité. Article 16: Le Secrétaire général Il est chargé de : Veiller à l application des statuts et du règlement intérieur ; rédiger les correspondances, les procès-verbaux des réunions du Comité de Coordination et de l Assemblée Générale ; tenir les archives (procès-verbaux de réunions et correspondances, Rapports d activités et rapports annuels, etc.; recevoir, assurer le suivi et la transmission des correspondances de SenEval ; assurer la gestion des activités ; Présenter un Rapport Général annuel gérer les relations extérieures du Réseau (avec les partenaires, les institutions et autres réseaux) et assister les organes du comité de coordination. Article 17: Le Secrétaire général adjoint Il assiste le Secrétaire Général dans ses tâches et assure sa suppléance en cas de nécessité. Article 18: Le Trésorier 4

6 Le trésorier général est responsable de la gestion financière de SenEval. A ce titre : Il veille à la tenue régulière de la comptabilité et assure le suivi financier de toutes les activités de SenEval ; Il est habileté à assurer les opérations de trésorerie ; Il prépare les budgets annuels de l association ; Il est cosignataire des chèques et des documents financiers avec le président ; Il établit le projet de budget ; Il présente un rapport financier à l Assemblée Générale. Il travaille en étroite collaboration avec le/la Secrétaire général (e). Article 19 : Le Trésorier adjoint Il est chargé d assister et de suppléer le trésorier en cas de nécessité. Article 20 : Le Responsable de la communication Il est chargé de l élaboration et de la mise en œuvre du plan de communication de SenEval, après adoption par le Comité de coordination ; Il aide à développer les relations entre SenEval et ses partenaires ; Il est responsable des publications de SenEval et assure le reporting des actions menées. Article 21 : Le Responsable de la gestion des connaissances Il a pour rôles de : favoriser le processus et les stratégies de création et de valorisation des connaissances sur l évaluation et la pratique évaluative ; assurer le partage de connaissances et de bonnes pratiques ; travaille en étroite collaboration avec le Secrétaire Général sur les aspects organisationnels (planning, modalités d exécution) Il assure le développement et la gestion des supports et plateformes de partage de connaissances en collaboration avec le responsable de la communication. Article 22 : Le Responsable de la formation Il est chargé de l identification des besoins de renforcement des capacités des membres de l association ; Il veille à l élaboration, à la mise en œuvre d un plan de renforcement de capacités des membres de SenEval et autres acteurs ayant un intérêt pour l évaluation ; Il développe des partenariats avec les experts et instituts de formation ; Il partage avec les membres les opportunités de formation ; Il met en œuvre le plan de formation, assure le bon déroulement des activités de formation organisées par SenEval ; Il élabore et met à jour un répertoire des formateurs et consultants en évaluation Article 23 : Un représentant du comité scientifique 5

7 Il assure la coordination des travaux du comité scientifique. Chapitre 3 : Le Comité scientifique Article 24 : Attributions Le comité scientifique est chargé de : Faire des investigations sur les possibilités d améliorer la pratique évaluative ; développer des modalités de valorisation des compétences ; accompagner les membres de l association dans le développement de capacités évaluatives notamment à travers des projets de publication, et d autres activités qui pourraient développer et améliorer les capacités ; dresser les procès-verbaux des séances plénières de ses travaux et initie des projets d étude et de recherche en évaluation. Chapitre 4 : Les Groupes de Travail Article 25 : Attributions Les groupes de travail sont chargés de réfléchir, de proposer et de définir les mécanismes nécessaires à la réflexion stratégique et l action dans les domaines pour lesquels les membres de l association manifestent des intérêts. Chaque groupe de travail désigne en son sein un coordonnateur et un rapporteur. Sur la base des propositions validées par le Comité de Coordination, les groupes de travail élaborent et mettent en œuvre leurs programmes d activités. Après la mise en œuvre de leurs programmes d activités, ils établissent des rapports qui sont transmis au Comité de Coordination. Chapitre 5 : La Commission de Contrôle et d Evaluation Article 26 : Attributions La commission de contrôle et d évaluation doit : Assurer une fonction de veille permanente et de conseil dans le cadre de la mise en œuvre des activités de SenEval ; Assurer le contrôle de conformité et de régularité de la gestion administrative et financière de l Association ; Evaluer la mise en œuvre du plan d action prioritaire de SenEval. Elaborer le compte rendu d activités transmis à la secrétaire général dans l établissement du rapport général Rendre compte à l Assemblée Générale de la bonne tenue des comptes de l association et des conclusions de l évaluation du Plan d Action Prioritaire de SenEval. TITRE III : GESTION DES RESSOURCES Article 27 : Domiciliation bancaire 6

8 Les ressources de SenEval sont de deux (2) ordres, internes et externes (article 6 des statuts : moyens d actions) et doivent être domiciliées dans un compte bancaire ouvert au nom de SenEval à cet effet. Tout retrait de fonds est subordonné à la signature du Président et du Trésorier ou du Président et de l adjoint au trésorier en cas d indisponibilité du Trésorier conformément aux dispositions du manuel de procédures administratives et financières de SenEval. Article 28 : Comptabilité Une comptabilité informatisée doit être tenue pour assurer la sécurisation des données comptables. Les registres comptables de l association sont arrêtés chaque fin de semestre. Conformément à l article 11 des statuts, la commission de contrôle et d évaluation commandite et audite les comptes de SenEval. Article 29 : Poursuites judiciaires. Des poursuites judiciaires sont engagées contre des auteurs de détournements de biens ou de fonds appartenant à SenEval. Les instructions sont indiquées par l Assemblée Générale et engagées par le Président. Dans le cas où le Président de SenEval ou un membre du Comité de Coordination commet une faute de gestion grave, l Assemblée Générale a la possibilité d engager des poursuites judiciaires contre ce dernier. Article 30: Dons, legs SenEval, peut recevoir dons, legs, ou subventions provenant de ses membres ou de partenaires soutenant la cause de l évaluation conformément aux dispositions réglementaires en la matière. TITRE IV : DISPOSITIONS FINALES Article 31 : Rémunérations Les fonctions de membre associées aux différents comités de l association ne sont pas rémunérées. Toutefois, l association pourra prendre en charge les dépenses occasionnées par l exercice desdites fonctions dans la mesure de ses possibilités. Selon ses possibilités, SenEval peut recruter et rémunérer un personnel d appui. Article 32 : Modification Ce règlement intérieur est établi conformément à l article 14 des statuts de SenEval. Il peut être modifié à tout moment sur proposition des deux tiers de l Assemblée Générale. Article 33 : Application Le présent règlement intérieur entre en application dès son approbation par le Comité de Coordination. Il sera soumis à l approbation de la prochaine Assemblée Générale extraordinaire. 7

9 Le Comité de Coordination de SenEval est chargé de veiller à son application. Fait à Dakar, le 07 décembre 2012 Pour le Comité de Coordination, le Président de SenEval. 8