REGLEMENT INTERIEUR. Cercle des Elèves de l ESSTIN. Association loi 1901

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1 Cercle des Elèves ESSTIN 2, Rue Jean LAMOUR VANDOEUVRE LES NANCY Tél. (+33) Fax (+33) esstin.cercle@esstin.uhp-nancy.fr REGLEMENT INTERIEUR Cercle des Elèves de l ESSTIN Assciatin li 1901 Cnfrmément aux statuts, le règlement intérieur cnsigne certaines dispsitins particulières u méthdes de fnctinnement de ntre assciatin susceptibles d évluer au curs du temps. Le présent règlement intérieur a été appruvé par l Assemblée Générale Extrardinaire du Cercle des Élèves le 30 septembre Article I : Mdalités pratiques d adhésin au Cercle des Élèves. Cnfrmément aux statuts, pur être membre adhérent du CE ESSTIN, il faut satisfaire aux ntins suivantes et avir émargé sn nm sur la liste dispnible tut au lng de l année au CE ESSTIN. Ntins de membres adhérents : - Membres actifs ESSTIN ; Cmme cela est précisé dans les statuts, les membres actifs ESSTIN snt les élèves régulièrement inscrits à l ESSTIN et qui nt pris l engagement de verser une ctisatin de 30 (trente) eurs. 1

2 - Membres actifs extérieurs ; Les membres actifs extérieurs snt tutes les persnnes nn inscrites à l écle suhaitant participer régulièrement aux activités du Cercle, sus l engagement de verser une ctisatin de 15 (quinze) eurs. - Membres hnraires ; Peuvent être membres hnraires les membres de l Assciatin des Elèves Ingénieurs ESSTIN «AIE», u les anciens élèves et de drit le persnnel de l écle cntre une ctisatin de 15 (quinze) eurs. - Membres bienfaiteurs ; Snt membres bienfaiteurs, myennant une participatin financière minimale de 7 (sept) eurs tute persnne physique u mrale. Les membres bienfaiteurs ne purrnt prétendre qu à la participatin d un événement u d un club du Cercle. - Membre d hnneur ; Les membres d hnneur snt ceux qui nt rendu des services signalés à l assciatin. Ils snt dispensés de ctisatins et recnnus par le CA en raisn de leur implicatin dans le fnctinnement de l assciatin et de l expérience qu ils peuvent apprter. La liste des membres d'hnneur du Cercle est appruvée par le Cnseil d administratin. Lrs de la réactualisatin de la liste des membres d'hnneur, les persnnes ne figurant plus sur la nuvelle liste perdent leur qualité de membres adhérents. La qualité de membre adhérent se perd également par : - la démissin. - une radiatin. Article II : Radiatin d'un membre de l assciatin par le CA. La radiatin sera vtée à la majrité des deux tiers des persnnes présentes. Les mtifs puvant justifier la radiatin d un membre de l assciatin par le CA snt les suivants : - Utilisatin abusive des services de l assciatin à titre persnnel. - Déturnement de fnds appartenant à l assciatin. - Utilisatin de l image u des puvirs de l assciatin dans un but religieux u plitique. - Faute grave, négligence u acte vlntaire ayant pur cnséquence un risque pur la sécurité financière, matérielle u mrale du Cercle (prêt de clefs abusif, nn surveillance de la caisse lrs de permanences, engagement abusif auprès d un furnisseur...). - Nn-respect des règles de sécurité. 2

3 Article III : Assemblée générale. L'A.G. du mis d Octbre, seule bligatire, et tute A.G. extrardinaire devrnt être annncées par affichage dans le Cercle au mins cinq jurs avant la date prévue, et, si pssible, par les myens de cmmunicatin tels que le panneau d affichage u le site Internet du Cercle. Dans tus les cas, un rdre de cnvcatin nminatif n'est pas nécessaire. Un cmpte-rendu est établi à chaque séance. Celui-ci est dactylgraphié et diffusé, sus une semaine, par vie d affichage dans les lcaux du Cercle. L'AG est tenue par le Président de l'assciatin et sn bureau, le prcès-verbal est dressé par le secrétaire général. Article IV : Mdalités des électins du Cercle des Élèves ESSTIN. Les électins du Bureau du Cercle divent intervenir au plus tard le trente-et-un ctbre de chaque année. La date précise est fixée par le CA au plus tard le vingt septembre. L'annnce des électins se fera au mins deux semaines avant celles-ci. Le dépôt des listes se fait par lettre adressée au Président du Bureau, et ce jusqu à tris jurs avant le début des électins. La recevabilité des listes sera vérifiée par le bureau. Seuls les membres adhérents du Cercle au curs de l année de leur éventuel mandat peuvent se déclarer candidats. Une persnne ne purra se présenter que sur une seule liste, chaque liste étant cmpsée d un minimum de tris persnnes, et d un maximum de huit persnnes. La distributin de tracts cncernant les électins est interdite le jur des électins. Tut affichage cncernant des candidats aux électins devrnt êtes faites sus respect des cnsignes du persnnel de l écle. Les partenariats snt interdits. Le Cercle peut alluer un budget de campagne égal pur tutes les listes qui se serait déclarés 3 jurs avant le début de la campagne. En cas de fraude, le CA du Cercle purra disqualifier la liste ayant cmmis la fraude. Les vtes exprimés en sa faveur sernt cnsidérés cmme nuls. Le panachage des listes est interdit ; le vte se fait à la liste. Tutes les bulletins raturés sernt cmptés cmme nulles. 3

4 Article V : Réunin du Cnseil d'administratin. Le CA est cnvqué par curriel sur décisin du président u du tiers des membres du CA. Sn but est de décider de la plitique générale, du budget, de répartir les subventins et de surveiller les activités du bureau et des équipes. Les décisins snt vtées à la majrité abslue des vtes exprimés sus réserve que l abstentin sit inférieure à 50% des présents. Les vtes s effectuent à main levée, néanmins tut administrateur peut demander un vte à bulletin secret. Il peut être dnné prcuratin par un membre du CA absent excusé à un membre du CA présent lrs de la réunin, dans la limite d une prcuratin par persnne. Elle devra se faire par écrit, sera datée, signée, cmprtera le nm des deux persnnes cncernées, le lieu du CA, et sera cnservée avec le prcès-verbal du CA cncerné. Il est tenu prcès-verbal des séances. Celui-ci est dactylgraphié et cnsultable sur demande par tut membre du Cercle. Ce Prcès Verbal devra être signé par les administrateurs. En cas de remarques d un administrateur sur le Prcès Verbal, le CA devra en discuter à la réunin suivante afin de le mdifier u de le valider. Les CA snt publics, sauf si le président de séance prclame le huis cls. Des discussins peuvent être classées cnfidentielles. Dans ce cas, le secrétaire général est seul chargé d en rédiger un cmpte-rendu, qui sera cnsultable uniquement sur demande par les administrateurs. Les pints snt définis cnfidentiels pendant la séance, les administrateurs snt tenus à la plus grande discrétin. Dans tus les cas, les décisins prises snt mentinnées dans le cmpte rendu public. Le CA purra radier du CA tute persnne élue au CA et qui, sans s être auparavant excusée, manquerait tris fis de suite les réunins. Article VI : Registre Les mdificatins apprtées aux statuts et les changements survenus dans l administratin u la directin de l assciatin snt transcrits dans les quinze jurs sur le registre de l assciatin, cnfrmément à la li Le secrétaire général est respnsable de la bnne tenue du registre. 4

5 Article VII : Fnctinnement du Bureau Le bureau peut être cmpsé des persnnes suivantes : - le président, - le vice-président, - le secrétaire général, - le trésrier, - un respnsable clubs, - un respnsable relatins extérieures, - un respnsable partenariats Les tâches effectives de chaque membre du bureau snt définies cmme suit et chaque membre du bureau devra s y sumettre ; - Président : Crdnne les différentes activités du Bureau du Cercle, Représente le cercle dans ses manifestatins, Préside les réunins de Bureau - Vice-président : Aide le président dans ses fnctins, Remplace le Président lrs de sn absence - Trésrier : Cmptable des recettes et des dépenses du cercle, Respnsable de la bnne exécutin du budget, Il ne peut en aucun cas rdnnancer les dépenses Les fnctins des autres membres du bureau snt définies lrs de la première réunin du Bureau par les membres du Bureau eux-mêmes. Le Bureau se dit de tenir à jur l inventaire des biens matériels du Cercle des Élèves. Article VIII : Réunin de bureau. Le bureau se réunit aux jurs définis par celui-ci u, exceptinnellement, est cnvqué par simple curriel sur décisin du président u de la mitié de ses membres. Sn but est d'expédier les affaires curantes ainsi que de mettre au curant tus les membres du bureau des affaires en curs u à venir. Il prpse la date et l'rdre du jur pur le CA. Le rôle de chacun est fixé par le règlement du Bureau. Les réunins de Bureau ne purrnt avir lieu qu en présence des deux tiers, au mins, de ses membres, et du président, qui mène la réunin. Les mdalités de vte snt les suivantes : majrité abslue des vtes exprimés, sus réserve que l abstentin sit inférieure à 50% des présents. 5

6 Article IX : Équipes du C.E. ESSTIN. Le Bureau crdnne les activités de tutes les équipes frmées au sein du Cercle. Une équipe peut être en charge de l rganisatin d un événement, de la gestin d un club u la gestin d une instance. La créatin d une équipe est prpsée par les élèves, à charge pur les élèves d établir un dssier avec devis, devant être présenté au Bureau du Cercle. Chaque équipe est sus la tutelle d un respnsable d équipe, élu en sn sein, et validée par le Bureau. Il est respnsable de la bnne rganisatin de la missin qui est cnfiée à l équipe, de la crdinatin de celle-ci et du budget qui lui est allué par le CA. Le budget prévisinnel des manifestatins dit être validé au mins une fis par le CA avant la manifestatin. Le respnsable d équipe dressera chaque année un inventaire du matériel qui est cnfié à l équipe. Chaque équipe devra cnsigner dans un cahier tute infrmatin utile au suivi de l équipe. Ce cahier dit être rangé dans le casier de l équipe et rester cnsultable par tut membre actif. Principales Manifestatins - Nuit de l ESSTIN : Organisatin du gala, de la remise des diplômes, des anniversaires de prmtins en cllabratin avec l Assciatin des Ingénieurs ESSTIN («AIE»). - Intégratin : Organisatin du Week-end d Intégratin de la prmtin entrante, des après-midi décuverte en ville. Organisatin de l accueil de la prmtin entrante (chaîne d accueil, sirée d intégratin, sirée de parrainage, décuverte du campus, Rallye dans Nancy), créatin de teeshirts de prm, du ply de parrainage et d annales. - Jutes du Téméraires : Organisatin d'une cnventin de jeux en tus genres (jeux vidé, jeux de rôles, jeux de sciété...) - Désintégratin : Organisatin de la sirée de fin d études pur la prmtin srtante. Principales Instances - BAR : le Bar est un service de restauratin réservé aux membres de l'assciatin du Cercle des Elèves ESSTIN, sus la tutelle du Cercle. 6

7 - COOP : la COOP est une cpérative sus la tutelle du Cercle. C est un service rendu aux membres de l assciatin du Cercle des Élèves ESSTIN. Elle a pur but d acheter cllectivement du matériel sclaire qu elle revend au détail. Elle s engage à n effectuer aucun bénéfice. - Bureau des Sprts «BDS»: le Bureau des sprts est une équipe sus la tutelle du bureau du Cercle. Elle dit gérer l'empli du temps des clubs sprtifs et la distributins des licences FFSU - Les «Lizirs» : est une équipe sus la tutelle du bureau du Cercle. Elle dit rganiser les sirées tut au lng de l'année. Principaux clubs Article X : Liste des services nn gérés par une équipe prpsés par le Cercle. Ces services snt gérés par les membres du Bureau du Cercle : - AIDE : Sutien auprès des étudiants - Lcatin du Bar : Prêt du Bar sus accrd de la directin - Prêts divers : Prêt de matériel divers pur les étudiants : (caméra, ballns, jeu de Pétanque, plaque de cuissn ) - Gestin des Panneaux d affichage: Gestin et validatin des demandes d affichage des étudiants u assciatins. - Carte Métr, Carte PROMOCash : Mise à dispsitin d une carte aux assciatins pur permettre l accès au magasin d achat de cllectivité Métr u PROMOCash. - Préventes : Préventes de places pur des sirées étudiantes au Cercle. 7

8 Article XII : Utilisatin du lcal et sécurité. Les dispsitins quant à l utilisatin et à la sécurité du lcal snt définies dans le Règlement de la Sécurité de l écle. L armire frte devra rester verruillée sans la clé en l absence d un membre du bureau. Tut cntrevenant s expse à des sanctins décidées par le CA. Une clé est dispnible pur certaines équipes qui désirent utiliser un lcal hrs des heures d uverture. Le prêt est effectué sus réserve d apprbatin par le Président et l Ecle. Le Cercle se réserve le drit de blquer l accès à une salle. Article XIII : Signatures bancaires. Le Président, le Trésrier ainsi qu une persnne désignée par le cnseil d administratin pur la COOP et une persnne désignée pur le BAR dispsent de la signature bancaire. Tut chèque dit être signé par ces persnnes. Une persnne supplémentaire est désignée par le CA pur remplacer un des signataires en cas de vacances d un des deux de plus de 7 jurs. Article XIV : Prise de décisin et suivi de cmmande. Tute cmmande u tut achat effectué par le Cercle fait l'bjet d'une prise de décisin validée par le chef de l équipe cncernée, et devra être appruvée par le Trésrier et le Président. Article XV : Affichage Tut affichage dans l écle ne peut se faire que sus respect des cnsignes du persnnel de l écle. Fait à Vandœuvre-lès-Nancy, le 30 septembre 2011 Le Président, Raphaël CHERFAN 8