FORMAT DE FICHIERS BUREAUTIQUES GUIDE PRATIQUE

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1 RÉPUBLIQUE ET CANTON DE GENÈVE Département de l instruction publique Service Ecoles-Médias Annexe de la directive «Diffusion interne de document» FORMAT DE FICHIERS BUREAUTIQUES GUIDE PRATIQUE 1. Contexte Depuis la rentrée 2008, tous les postes informatiques du DIP sont équipés de la suite bureautique libre OpenOffice: Les postes administratifs sont toujours équipés en standard avec Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) et ils ont en plus OpenOffice. Etant donné la volonté du Conseil d'etat de «promouvoir l'utilisation de logiciels libres», il est vraisemblable que la suite OpenOffice, ou une suite équivalente, remplacera à terme Microsoft Office. Les postes pédagogiques de l'enseignement primaire, du CO et du PO, sont équipés en standard avec la suite bureautique OpenOffice (NeoOffice sur Macintosh 1 ), sauf exception justifiée dans certaines filières particulières. L'ensemble des postes administratifs du département disposant maintenant des deux suites bureautiques, il est désormais facile d'échanger des fichiers dans le standard ouvert que propose OpenOffice par défaut, le format «OpenDocument 2». Par contre, des précautions s'imposent pour communiquer avec l'extérieur du DIP. OpenOffice (OO, ou OOo pour OpenOffice.org) est une suite logicielle bureautique qui comprend : un traitement de texte, appelé Writer un tableur, appelé Calc un logiciel de présentations multimédias, appelé Impress un logiciel de dessin (vectoriel), appelé Draw un logiciel de base de données, appelé Base un logiciel de base de formules mathématiques, appelé Math 2. Comment distinguer un poste administratif d'un poste pédagogique? Sur un poste administratif, la fenêtre ci-contre apparaît avant de pouvoir ouvrir une session, ce qui n'est pas le cas sur un poste pédagogique. 1 Dans la suite du texte, le terme OpenOffice correspond également à son équivalent NeoOffice. 2 A propos du format OpenDocument: GuideFormatFichiers odt v

2 3. Quel format choisir pour l'échange de documents bureautiques? a) Documents ne devant pas être modifiés par le destinataire Dans tous les cas où le destinataire ne doit pas modifier le document (par exemple la simple diffusion d'une information) le format PDF («Portable Document Format» lisible et imprimable avec AcrobatReader) est à utiliser. Pour enregistrer les documents au format PDF, voir le point 4 «Comment faire pour...». b) Documents devant être modifiés/complétés par le destinataire Dans les cas où le document doit pouvoir être modifié et que les destinataires se trouvent à l'intérieur du DIP, le format ouvert OpenDocument de OpenOffice doit être préféré. Ces formats de documents sont: ODT (pour les textes avec Writer), ODC (pour les feuilles de calculs avec Calc) et ODP (pour les présentation avec Impress). Dans les cas où le document doit pouvoir être modifié et que tous les destinataires ne se trouvent pas au DIP, le format Microsoft pour l'instant le format le plus répandu doit être utilisé. Ces formats d'enregistrement Microsoft sont de type DOC (pour les textes), XLS (pour les feuille de calculs) et PPT (pour les présentations). A noter que OpenOffice permet d'enregistrer et de lire un document dans ces formats Comment faire pour... a) Créer un fichier PDF depuis Word avec le logiciel PDFCreator (Postes administratifs) Choisir Imprimer dans le menu «Fichier», puis «PDFCreator» dans la liste déroulante. Donner un nom au document et cliquer sur «Save». 3 Voir le point 4b «Enregistrer dans le format DOC de Word depuis OpenOffice» pour un descriptif de la procédure. Celle-ci est identique pour enregistrer depuis OpenOffice dans le format XLS de Excel ou PPT de Powerpoint. GuideFormatFichiers odt v Page 2 sur 5

3 Choisir le répertoire d'enregistrement et cliquer sur «Enregistrer». Si PDFCreator n'est pas installé, il est possible d'utiliser le logiciel mis à disposition par l'etat de Genève sur les postes administratifs (Intranet) pour transformer différents types de fichiers en PDF (cliquez sur le lien ci-après l'aide se trouve directement dans la page Internet, sous l'onglet «Guide») : (mettez ce lien dans vos favoris) b) Créer un fichier PDF à partir d'openoffice L'enregistrement dans le format PDF est inclus dans OpenOffice. Cliquez sur l'icône «Export direct au format PDF» ou le menu Fichier puis «exporter au format pdf...»: Puis choisissez le dossier dans lequel sera placé le fichier, nommez le fichier, Cliquez sur «Enregistrer». GuideFormatFichiers odt v Page 3 sur 5

4 c) Enregistrer au format Word depuis OpenOffice Avant d'enregistrer au format DOC de Word, enregistrez normalement le fichier au format OpenOffice ODT (ainsi vous garderez l'original). Ouvrez ensuite le menu Fichier; cliquez sur «Enregistrer sous...» et sélectionnez «Microsoft Word 9/2000/XP (.doc)». Choisissez le dossier dans lequel sera placé le fichier et nommez le fichier, puis cliquez sur «Enregistrer»; le message ci-contre apparaît. Passez l'avertissement en cliquant sur «Oui». Vous constaterez que le nom du fichier a changé (barre de titre tout en haut de l'écran) : il porte maintenant l'extension.doc. Conseil : si vous devez modifier ce fichier, rouvrez l'original au format OpenOffice.ODT pour être sûr de repartir du formatage d'origine. GuideFormatFichiers odt v Page 4 sur 5

5 5. Aller plus loin... Vous trouverez des informations sur OpenOffice sur le site GeLibrEdu 4. Les enseignants du degré primaire peuvent également consulter la page des Prolongements et supports de cours 5, particulièrement la rubrique : OpenOffice.org Writer (texte) «Les bases de Writer». La suite bureautique OpenOffice peut être installée gratuitement sur tout poste privé, par exemple à domicile ; le «DVD GeLibrEdu» du SEM fournit entre autres un installateur complet. Les collaborateurs du DIP peuvent soit le télécharger ce DVD en ligne, soit s'en procurer une copie auprès du SEM 6. Demander de l'aide Si OpenOffice n'est pas installé correctement sur un poste administratif du DIP, un ticket devra être ouvert auprès de votre support CTI via le référent bureautique de votre école ou service. Le Forum Support 7 du SEM, rubrique «Questions... et réponses / Logiciels» est à votre disposition. La consultation de ce forum est libre, mais pour poser une question, vous devez vous enregistrer en cliquant sur «S'enregistrer» en haut de la page d'accueil du forum. Pensez également à solliciter les personnes ressources proche de vous; elles ont peutêtre la réponse à votre question. Autres liens Directive «Diffusion interne de document»: Directive «Standards ouverts et Logiciels libres au DIP»: Informations sur OpenOffice dans GeLibrEdu: Toutes les informations à propos du DVD hybride PC/Mac GeLibrEdu: Forum Support 4 L'adresse est 5 L'adresse est 6 Ce DVDest hybride PC/Mac. Toutes les informations sur 7 L'adresse est GuideFormatFichiers odt v Page 5 sur 5