FAQ à destination des utilisateurs du référentiel des partenaires

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1 FAQ à destination des utilisateurs du référentiel des partenaires 1- Qu entend-on par partenaire? 2- Les structures de recherche sont-elles considérées comme des partenaires? 3- Que signifie les termes organisme et établissement dans le référentiel? 4- Quand on créé un partenaire, s agit-il d un organisme ou d un établissement? 5- Dans quel cas un établissement secondaire est considéré comme un partenaire? 6- Comment s effectue la création d un établissement dans le référentiel? 7- Quelles sont les informations obligatoires dont je dois disposer pour créer un partenaire dans le référentiel? 8- Pourquoi le renseignement du numéro de SIRET d un partenaire localisé en France est obligatoire? 9- Comment fait-on pour créer un partenaire localisé en France dépourvu de SIRET ou en cours d immatriculation? 10- Quand un partenaire ferme, est-il supprimé du référentiel des partenaires? 11- Pour quelle raison l administrateur invalide une création de partenaire? 12- Comment modifier un partenaire après sa création? 13- Que faire si un des partenaires a changé d adresse ou de dénomination, ou s il est devenu une nouvelle entité suite à une fusion? 1- Qu entend-on par partenaire? Un partenaire est une personne morale dotée de personnalité juridique avec laquelle le CNRS a des relations institutionnelles, scientifiques ou contractuelles. Seront exclus du référentiel : - les personnes physiques, - les unités de recherche, - les GIS (Groupement d Intérêt Scientifique), - les composantes des universités (UFR, départements, instituts, centre de recherche, écoles doctorales, etc.), - les structures fonctionnelles d un organisme (service RH, R&D, etc.), - les programmes/projets de recherche. Autrement dit, un partenaire doit, dans tous les cas, être doté d autonomie administrative et juridique pour signer des contrats/conventions en son nom. N.B. : dans le cas des GIS et des unités de recherche, les partenaires seront leurs tutelles. 1

2 2- Les structures de recherche sont-elles considérées comme des partenaires? Non, elles sont toujours dépourvues de la personnalité morale. Elles n ont pas d existence juridique propre, distincte du CNRS ou de leurs partenaires. Un contrat relatif à l activité d une unité de recherche est toujours conclu par le CNRS et, le cas échéant, les autres partenaires de la structure. 3- Que signifie les termes organisme et établissement dans le référentiel? L organisme est la personne morale, caractérisée en France par son SIREN (identifiant à 9 chiffres). L établissement est une unité de production géographiquement individualisée mais dépendant juridiquement de l organisme Les établissements en France sont représentés par leur SIRET : identifiant à 14 chiffres dont les 9 premiers représentent le SIREN de l organisme d appartenance). Dans le référentiel un organisme aura toujours un établissement siège social rattaché. Il s agit en quelque sorte de son domicile. Or, des établissements secondaires, distincts du siège peuvent dans certains cas être considérés comme étant des partenaires également. 4- Quand on créé un partenaire, s agit-il d un organisme ou d un établissement? Dans le référentiel des partenaires les utilisateurs, à la différence des administrateurs, ne manipulent que les références des établissements. C est ainsi que pour des raisons d usage le terme de «partenaire» désigne communément un établissement siège et non l organisme auquel il est rattaché. Donc : PARTENAIRE = ETABLISSEMENT SIEGE 5-Dans quel cas un établissement secondaire est considéré comme un partenaire? Les établissements secondaires, distincts du siège et rattachés à un organisme pourront être créé dans le référentiel dans la mesure où le siège lui a délégué une autonomie administrative et juridique pour signer des contrats en leur nom propre. Autrement ce sera toujours le siège social le partenaire signataire. Dans le cas des partenaires français, les établissements secondaires ont le même SIREN (9 premières chiffres) que le siège social, ce qui permet le rattachement à l organisme d appartenance. Ce sont les 5 derniers chiffres (NIC), propre à chaque établissement ainsi que l adresse qui les différencient du siège. 2

3 Exemple : Siège social : TOTAL LUBRIFIANTS N de SIRET : Etablissement secondaire : TOTAL LUBRIFIANTS TOULOUSE N de SIRET : Comment s effectue la création d un établissement dans le référentiel? Toutes les personnes habilitées peuvent créer un établissement. L acceptation de la création d un établissement ne peut se faire que si toutes les données obligatoires ont été renseignées et après vérification par l administrateur de l unicité du partenaire par rapport à ces informations. Tant qu une création d établissement n a pas été validée, son créateur peut modifier toutes les informations. Un établissement «Validé» n est modifiable que par l administrateur. Un système de communication par mél (cf. «Message à l administrateur») permet aux utilisateurs de faire des demandes de modifications à l administrateur. La création d un établissement siège social entraine la création automatique de l organisme auquel il sera rattaché. Pour les partenaires français, l élément permettant de relier l établissement à l organisme est le SIREN (9 premiers chiffres). Les établissements secondaires français sont reliés à l organisme de manière automatique lors de la saisie du champ «N SIRET» au moment de la création du partenaire. Cf. Aide en ligne de l interface du référentiel des partenaires établissement»)., rubrique «Créer un 7- Quelles sont les informations obligatoires dont je dois disposer pour créer un partenaire dans le référentiel? Pour les partenaires français : - dénomination officielle - SIRET du siège ou de l établissement secondaire le cas échéant - adresse complète du siège ou de l établissement secondaire le cas échéant (n, voie, code postale, ville). 3

4 Pour les partenaires étrangers : - dénomination officielle - adresse complète du siège ou de l établissement secondaire le cas échéant (n, voie, code postale, ville). 8- Pourquoi le renseignement du numéro de SIRET d un partenaire localisé en France est obligatoire? Le SIRET est l élément déterminant pour l identification du partenaire. D ailleurs, un système de contrôle de SIRET a été mis en place dans le référentiel pour empêcher la création de doublons des partenaires français. 9- Comment fait-on pour créer un partenaire localisé en France dépourvu de SIRET ou en cours d immatriculation? Certaines partenaires, notamment des associations sont dépourvues de SIRET. Dans ce cas, il faudra renseigner le SIRET générique (P ) en cochant la case «en cours d immatriculation» lors de la création du partenaire. Même procédure à appliquer pour les partenaires en cours d immatriculation, lesquels seront en attente de validation jusqu au moment où le créateur du partenaire fera parvenir le numéro de SIRET à l administrateur qui effectuera ainsi sa validation. N.B. : en dehors des exceptions citées ci-dessus, aucun partenaire localisé en France ne sera validé par l administrateur si le SIRET est manquant ou mal renseigné. 10- Quand un partenaire ferme, est-il supprimé du référentiel des partenaires? Non, lorsqu un partenaire cesse son activité il est inactivé par l administrateur. Mais il continue d exister dans le référentiel. L inactivation d un partenaire implique la modification de sa «Situation» d actif à Inactif, ainsi que le renseignement de la date et la raison de la fermeture. 4

5 11- Pour quelle raison l administrateur invalide une création de partenaire? La notion d invalidation dans le référentiel implique dans tous les cas le rapprochement de deux références. Autrement dit, lors de l invalidation, l administrateur cherchera à remplacer la référence du partenaire qui vient d être créé par une autre référence déjà existante. L administrateur invalide la création d un partenaire soit : parce que le partenaire créé existe déjà dans le référentiel (doublon). L administrateur, lors de l invalidation, remplacera la référence du partenaire créé par celle du partenaire existant. parce que le partenaire créé ne constitue pas une personne morale. Dans ce cas, le partenaire invalidé sera remplacé par la personne morale dont il dépend juridiquement (ex. la tutelle pour les unités de recherche ou les GIS). parce que le partenaire créé est une personne physique. L administrateur remplacera la référence du partenaire créé par celle du partenaire générique «PERSONNE PHYSIQUE» (réf n 3827). parce que le créateur fait une demande d annulation de la création ou qu il n a jamais répondu aux demandes d informations complémentaires nécessaires à l identification du partenaire, venant de la part l administrateur. Dans ce cas, l administrateur remplacera la référence du partenaire créé par celle du partenaire générique «INCONNU» (réf n 77). 12- Comment modifier un partenaire après sa création? Si vous êtes le créateur du partenaire et que votre création n a pas encore été validée par l administrateur, c.à.d. que vous n avez pas encore reçu l de confirmation de validation de votre création, vous pouvez le modifier (Cf. Aide en ligne de l interface du référentiel des partenaires, rubrique «Modifier un établissement»). Une fois le partenaire validé, seul l administrateur pourra effectuer des modifications. La demande d une modification devra être faite auprès de l administrateur (Cf. Aide en ligne de l interface du référentiel des partenaires, rubrique «Message à l administrateur»). 5

6 13- Que faire si un des partenaires a changé d adresse ou de dénomination, ou s il est devenu une nouvelle entité suite à une fusion? Le changement d adresse et/ou de dénomination d un partenaire n implique pas nécessairement une nouvelle personne morale (nouveau SIREN), donc un nouveau partenaire. Dans ce cas, vous devez adresser à l administrateur les nouvelles informations (coordonnées, dénomination sociale, SIRET (si français) pour qu il effectue sa mise à jour. Dans le cas du changement de personne morale d un partenaire (nouveau SIREN pour les partenaires français), suite à une fusion, rachat ou acquisition, vous devez créer ce nouveau partenaire (s il n existe pas déjà) et informer l administrateur de l événement pour qu il puisse effectuer la fermeture (inactivation) du/des partenaire/s dont la personne morale a cessé d exister. Merci d adresser vos questions et remarques pour enrichir ce FAQ à : ref-partenaires@cnrs-dir.fr 6