DOCUMENTS INHÉRENTS À LA RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL - De nouvelles obligations pour l employeur -

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1 Groupement des Métiers de l Imprimerie MAI 2014 NOTE N 28 DOCUMENTS INHÉRENTS À LA RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL - De nouvelles obligations pour l employeur - Quel que soit le mode de rupture du contrat de travail, l employeur a l obligation de remettre au salarié un certain nombre de documents sous peine de sanctions pénales. Rappelons que, en cas de rupture du contrat ouvrant droit à une prise en charge par l assurance chômage, l employeur doit informer le salarié de la possibilité de bénéficier de la portabilité de ses droits à couverture santé et prévoyance complémentaire. La loi de sécurisation de l emploi du 14 juin 2013 prévoit que l'employeur devra, à partir du 1 er juin 2014, signaler dans le certificat de travail le maintien des garanties au titre des risques portant atteinte à l'intégrité physique de la personne (couverture frais de santé) ou liés à la maternité. Vous trouverez ci-dessous le détail des nouvelles obligations de l employeur en cas de rupture du contrat de travail. I - CERTIFICAT DE TRAVAIL OBLIGATOIRE 1. Les mentions obligatoires Le certificat de travail doit préciser : - la date d entrée du salarié dans l entreprise, c'est-à-dire celle où le salarié a effectivement pris ses fonctions, période d essai incluse ; - la date de sortie, c'est-à-dire celle à laquelle le préavis, effectué ou non, prend fin ; - la nature de l emploi ou des emplois successivement occupés, c'est-à-dire

2 - la qualification exacte des fonctions remplies par le salarié ainsi que les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus ; - le solde du nombre d heures acquises au titre du DIF et non utilisées ; - la somme correspondant à ce solde, soit le solde multiplié par 9,15 euros ; - l OPCA (organisme paritaire collecteur agréé) compétent pour financer les actions de formation réalisées dans le cadre de la portabilité du DIF ; - et à compter du 1 er juin 2014, le maintien des garanties au titre des risques portant atteinte à l'intégrité physique de la personne (couverture frais de santé) ou liés à la maternité. 2. Les mentions facultatives De plus, si les deux parties sont d accord, le certificat peut comporter des mentions facultatives comme notamment : - des mentions élogieuses ; - des mentions telles que «Melle, Mme, Mr. quitte l entreprise libre de tout engagement», etc. Par contre, toutes les mentions susceptibles de porter préjudice au salarié ou précisant les motifs de rupture sont prohibées. 3. La délivrance du certificat au salarié La seule obligation de l employeur étant de tenir ce certificat à la disposition du salarié, rien ne l oblige à lui envoyer ce document par courrier. II - ATTESTATION PÔLE EMPLOI OBLIGATOIRE La remise par l employeur de l attestation Pôle emploi est obligatoire, quels que soient la nature, la durée, le type de contrat et le motif de la rupture. Cette attestation doit permettre au salarié privé d'emploi de faire valoir ses droits aux prestations d'assurance chômage. Elle doit lui être remise avec la dernière paie, au moment où il quitte définitivement l'entreprise. 2

3 ATTENTION : Les établissements de 10 salariés et plus sont dans l obligation d établir une attestation d assurance chômage par voie électronique. Pour les employeurs dont l effectif est inférieur à 10 salariés, la dématérialisation est facultative. Ils peuvent continuer à utiliser les attestations papier. Dans ce cas, l exemplaire est à transmettre à l adresse suivante: Pôle emploi Centre de traitement BP Avon cedex Les deux modalités possibles pour transmettre par voie dématérialisée sont : - la saisie en ligne via : - la saisie via un logiciel de paie. III - REÇU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE OBLIGATOIRE L employeur, qui le souhaite, peut faire signer au salarié un reçu pour solde de tout compte. Ce document peut être dénoncé dans les six mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l'employeur pour les sommes qui y sont mentionnées. À ce sujet, la Cour de cassation a récemment jugé que l'employeur a l'obligation de faire l'inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail. IV - SANCTIONS EN CAS DE NON RESPECT DES OBLIGATIONS L employeur qui ne délivre ni de certificat de travail, ni d attestation Pôle Emploi est passible : a) de sanctions pénales à savoir : - une amende de 750 maximum en l absence de certificat de travail ; - une amende de maximum en l absence d attestation Pôle Emploi. Il encourt également une peine d emprisonnement en cas de récidive. b) de sanctions civiles : le salarié peut saisir le Conseil de Prud'hommes pour réclamer sous astreinte la remise de l attestation Pôle Emploi et du certificat de travail et demander des dommages-intérêts en fonction du préjudice subi. 3

4 V - INFORMATION DU SALARIÉ SUR LE DISPOSITIF DE PORTABILITÉ DE LA COUVERTURE SANTÉ ET PRÉVOYANCE COMPLÉMENTAIRE Le salarié dont la rupture du contrat de travail ouvre droit à prise en charge par l assurance chômage (pourvu qu'elle ne soit pas consécutive à une faute lourde) peut bénéficier du dispositif de portabilité de ses droits à couverture santé et prévoyance complémentaire. À la date de rupture de son contrat de travail, l employeur doit lui remettre un courrier spécifique l informant des modalités de la portabilité et mentionnant notamment : - la durée de maintien des garanties ; - les modalités de financement du dispositif ; - la possibilité offerte au salarié de renoncer à profiter de ce dispositif dans les 10 jours suivants la rupture du contrat de travail. La loi du 14 juin 2013 prévoit que, pour bénéficier des dispositions relatives au maintien des garanties, l ancien salarié justifie auprès de son organisme assureur, à l'ouverture et au cours de la période de maintien des garanties, des conditions requises. Cependant, en ce qui concerne LOURMEL, les documents justificatifs peuvent encore être transmis à l employeur, et ce jusqu au 1 er juin NB : pour toute prestation rentrant dans le champ d application de la portabilité des droits à prévoyance et gérée par un autre organisme que la CARPILIG, il convient de prendre contact avec lui pour connaître les modalités de la portabilité. Enfin, l'employeur doit informer l'organisme assureur de la cessation du contrat de travail. 4

5 CERTIFICAT DE TRAVAIL Je soussigné certifie que : M. - demeurant à ; - a travaillé dans l entreprise. sise à ; - du (date d embauche) au (date de sortie, préavis effectué ou non) ; - en qualité de (nature de l emploi ou des emplois successifs) ; - à acquis heures au titre du Droit Individuel à la Formation ; La somme correspondant à ce solde est de (nombre d heures x 9.15 ), et l organisme collecteur paritaire agréé compétent pour verser la somme est Madame, Monsieur bénéficie du maintien des garanties au titre des risques portant atteinte à l'intégrité physique de la personne (couverture frais de santé) ou liés à la maternité couverts par le contrat (indiquez les références précises du contrat mis en place dans l entreprise). Ce dispositif, applicable pendant une durée de mois, est gratuit. Madame, Monsieur dispose d un délai de 10 jours à compter de la date de cessation de son contrat de travail pour faire connaître son éventuelle volonté de renoncer au maintien des garanties précitées. RECU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE Je soussigné,... (nom, prénoms du salarié), reconnais avoir reçu le..., de la société.., mon ex-employeur, mon certificat de travail et mon attestation Pôle Emploi, et pour solde de tout compte, la somme de... euros qui se décompose ainsi :... (faire l'inventaire précis de la totalité des sommes versées) et ce, au titre de l'exécution et de la cessation de mon contrat de travail. En conséquence de ce versement, mon compte avec l'entreprise se trouve entièrement et définitivement apuré. Conformément à l article L du code du travail, je m engage à respecter le délai de 6 mois pour dénoncer ce document, délai au-delà duquel mon employeur se trouvera libéré à mon égard des sommes qui y sont inscrites. Le présent reçu a été établi en deux exemplaires dont l un m a été remis. Fait à...,le.. Signature du salarié 5