Synthèse des observations émises et des conseils adressés aux EPLE sur la période janvier à juin 2016

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1 CONTRÔLE de LÉGALITÉ Synthèse des observations émises et des conseils adressés aux EPLE sur la période janvier à juin 2016 Dossier du semestre : cautionnement des régisseurs DIPOS Division des établissements scolaires publics Bureau conseils et crédits aux EPLE Juin 2016

2 Semestre janvier à juin 2016 Voici les points essentiels sur lesquels ont portés les observations et les conseils adressés aux établissements sur la période : Contrats d entretien ou de maintenance L autorisation de signer un contrat d entretien ou de maintenance n a pas à être soumise au vote du CA si ce contrat est annuel et inférieur à euros HT. Il s inscrit en effet dans le cadre de la délégation du CA au chef d établissement pour la passation des marchés (délégation qui doit être votée par le CA au moment du vote du budget). Indemnités pour missions particulières Après avis du conseil pédagogique, le CA émet un avis favorable ou défavorable sur les missions particulières confiées aux personnels enseignants et à leurs modalités de mise en œuvre. Cet avis du CA doit être saisi dans l application Dém Act en utilisant le modèle d avis qui se trouve dans la banque d actes de l application (parmi les modèles d actes du CA du domaine du fonctionnement). Mise à jour de la banque d actes dans l application Dém Act Dans la banque d actes de Dém Act, la délégation du CA au chef d établissement pour la passation des marchés à incidence financière annuelle fait actuellement l objet d un modèle d acte non transmissible du CA. La DGFIP et le bureau de la règlementation comptable et du conseil aux EPLE (DAF A3) du ministère ont considéré que cette délégation devait être transmise à l autorité académique. En conséquence, l acte concerné rejoint la catégorie des actes transmissibles du CA exécutoires dans un délai de 15 jours après transmission. Fonds sociaux de l Etat Ce sont des crédits d Etat globalisés (Programme 230 «Vie de l élève»). Le CA vote leur répartition entre le Fonds social lycéen et collégien (code d activité 16FS-) et le Fonds social des cantines (code d activité 16FSC). Une affectation totale au Fonds social lycéen et collégien est possible, sachant que la circulaire n du 11 mars 1998 prévoit que les dépenses relatives aux frais de demi-pension et d internat peuvent être imputées sur le Fonds social lycéen et collégien. Voyages scolaires : reliquats participation des familles Concernant la gestion des reliquats, l article 21 de la loi de finances n du 22 décembre 1966 modifié par la loi de finances n du 28 décembre 2001 fixe un seuil de 8 euros. Ce seuil ne peut pas être modifié par un vote du CA. Deux cas de figure peuvent se présenter. A l issue du voyage : les reliquats sont inférieurs à 8 euros par élève. Ils peuvent servir à couvrir des dépenses annexes à ce voyage telles que la réalisation, par exemple, d une exposition. Afin de pouvoir utiliser ces reliquats dans le cadre de dépenses en lien

3 avec le voyage pour lequel ce reliquat existe, un vote de principe du CA est nécessaire (un seul vote valable pour tous les voyages dès lors que le reliquat est inférieur à 8 euros). Dans Dem act, ce vote donne lieu à un acte vierge non transmissible. Une telle pratique n appelle pas de remarque de la part de l inspecteur du trésor. A défaut de pouvoir être utilisés pour des dépenses en lien avec le voyage, les reliquats inférieurs à 8 euros devront être notifiés aux familles concernées qui disposent alors d un délai de 3 mois pour en demander le remboursement. A l expiration de ce délai, les reliquats sont définitivement acquis à l EPLE. Le CA peut alors se prononcer sur leur affectation. Il est à noter que l établissement doit pouvoir justifier d une notification aux familles. les reliquats sont supérieurs à 8 euros par élève. Ils doivent être obligatoirement remboursés aux familles dans les meilleurs délais. Ils ne peuvent en aucun cas être conservés pour un voyage qui aurait lieu ultérieurement. Organisation de la structure pédagogique. Ce modèle d acte est à utiliser uniquement lors du vote de la répartition des élèves par classes. L organisation des épreuves d histoire de l art ainsi que le programme de l association sportive doivent faire l objet d un acte non transmissible selon le modèle vierge. Projets pédagogiques Ils ne font pas l'objet d'un vote du CA. Dans Dem'act, aucun acte spécifique n'est prévu. Seul le rapport annuel sur le fonctionnement pédagogique et le projet d'établissement donnent lieu à un vote du CA et à un acte spécifique du domaine de l'action éducatrice. Les projets pédagogiques et éducatifs ne sont pas soumis au vote du CA. Toutefois, ces projets peuvent requérir la programmation de sorties ou la signature de conventions, par exemple avec un intervenant extérieur. Sur ces points, le vote du CA est nécessaire et donne lieu à un acte. Crédits globalisés L affectation des crédits globalisés doit se matérialiser par un acte budgétaire de type DBM. En effet, lorsque le Rectorat notifie à l établissement le montant des crédits globalisés, le CA doit procéder à l ajustement des montants inscrits au budget. Cet ajustement passe obligatoirement par une DBM de type 33 (ressources non spécifiques). En votant cette DBM, le CA accepte la ventilation des crédits globalisés. Il est donc inutile de faire voter séparément cette répartition. Absence de quorum Dans Dem act, une séance initiale doit être créée et validée même si le CA n a pu siéger valablement faute d un nombre suffisant de membre présents. La création de la séance reconvoquée se fait soit depuis la page gestion des séances en cliquant sur le numéro de la séance initiale validée soit directement depuis la page modification d une séance sur laquelle figure un lien d accès à l écran de création d une séance reconvoquée.

4 Demande de rectification d un acte Lorsque le libellé d un acte fait l objet d une demande de rectification de la part les autorités de contrôle, il convient d apporter la correction dans la zone libellé de l acte et non pas en commentaire de rectification. En effet, ce commentaire n apparaît pas sur l acte affichable et ne modifie donc pas l acte.

5 cautionnement des régisseurs Le maniement de fonds publics par des personnes non habilitées est constitutif de gestion de fait. De ce fait le gestionnaire non comptable doit être institué régisseur d avances et de recettes s il est amené à effectuer certains paiements ou à percevoir certaines recettes, en particulier les frais scolaires, le produit de la vente des tickets-repas, la participation des familles aux voyages scolaires. La création d une régie est une décision prise par l ordonnateur, sous sa seule signature. Arrêté du 28 mai 1993 relatif aux taux de l'indemnité de responsabilité susceptible d'être allouée aux régisseurs d'avances et aux régisseurs de recettes et montant du cautionnement imposé à ces agents : Pour déterminer le montant moyen des recettes encaissées mensuellement, il convient de prendre le montant du compte 545 (régie de recettes) au 31 décembre (cf. compte financier) et de diviser ce montant par douze. Le cautionnement garantit l établissement en cas de débet du régisseur. Le plus souvent le régisseur choisit de s affilier à l Association Française de Cautionnement Mutuel (AFCM). Le régisseur doit justifier de la constitution de cautionnement en transmettant au comptable une copie de son extrait d inscription à l AFCM. Lorsque le montant total du maximum de l avance et du montant moyen des recettes encaissées mensuellement n excède pas 2440 euros, le régisseur est dispensé de cautionnement. Un mandataire peut être désigné par le régisseur pour le remplacer pendant son absence. La nomination est établie sur papier libre, elle est visée par l agent comptable. Les dépenses et les recettes que le mandataire du régisseur est autorisé à payer ou à encaisser doivent être expressément déterminées. Les opérations effectuées par le mandataire engagent la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur. Le mandataire rend compte de sa gestion au régisseur (versement des fonds et des pièces justificatives détenues tous les 8 jours au maximum).

6 Un caissier peut être désigné par l ordonnateur, sur proposition conjointe du régisseur et du comptable, s il s avère nécessaire que même en la présence du régisseur d autres personnels que lui manipulent des fonds. Le caissier travaille sous l autorité hiérarchique du régisseur à qui il doit rendre compte chaque jour de sa gestion.