Missions d animation et de coordination du réseau
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- Laurence Léonie St-Jean
- il y a 7 ans
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1 Missions d animation et de coordination du réseau Accompagnement technique, juridique et législatif des OTSI : - Mise à jour du classement des OTSI de l Oise, soit 8 Offices de tourisme ayant mis leur classement à jour en 2007 (Chantilly, Crépy en Valois, Ermenonville, Nogent, Pierrefonds, Pont Sainte Maxence, Pierre Sud Oise et Senlis), et 2 restant à actualiser (OT Clermont et OT Picardie Verte). Il s agit, en collaboration étroite avec la Préfecture, de relancer les OT dont le classement n est plus valable, et de les accompagner pour le montage du dossier. - Diffusion auprès des OTSI des informations émanant du Secrétariat d Etat au Tourisme, en terme de législation ou de convention collective (évolution de la valeur du point ). - Réponse aux demandes d informations diverses des OTSI, soit principalement les statuts des OTSI, les autorisations de commercialisation, les fiches de postes, Là encore, il s agit de se positionner en tant que structure «ressource», capable de réactivité pour apporter aux OTSI des réponses précises. Ce rôle est d ailleurs en train de s étoffer, puisque la FNOTSI est de moins en moins à même de remplir cette mission. - Organisation conjointe avec le CDT de réunions d information ou de sensibilisation Présentation des «principes partagés de la communication» par le CRT, à Saint Léger en Bray (Domaine du Colombier) le 26 septembre A cette occasion, les Offices de Tourisme présents ont été sensibilisés aux éléments de communication à reprendre sur leurs différents supports promotionnels, afin de mieux identifier la destination Picardie. Sensibilisation à la réglementation sur les meublés de tourisme et chambres d hôtes, à Saint Sulpice (Chambres d hôtes de M. et Mme Bonnel) le 10 décembre L évolution de la législation relative aux chambres d hôtes a été l occasion de réunir les OTSI pour leur présenter les obligations des propriétaires et les risques auxquels les OT peuvent être confrontés s ils n exigent pas certaines garanties de la part de ces prestataires. Cette réunion a été organisée conjointement avec le CDT de l Oise, et animée par Mélanie Pigeons et Julien Liron. Etant proche du terrain, l UDOTSI est la mieux placée pour faire remonter les besoins des OTSI en terme de sujet à approfondir, et fait donc appel au CDT, qui possède le savoir-faire et les connaissances nécessaires pour intervenir sur ces thèmes. De même, l UDOTSI se fait le relais terrain pour l organisation de réunions régionales délocalisées. - Participation à la mise en place du site pro de la FROTSI :
2 participation à l élaboration de l organisation du site, des thématiques retenues, et à la rédaction des contenus. Il s agit d un projet régional regroupant le CRT, les 3 CDT et la FROTSI, où chaque structure bénéficiera de sa propre interface. Pour le site destinés aux OTSI, le travail mené sur 2007 a essentiellement consisté en l analyse des différents extranet existant dans d autres régions, afin d adapter au mieux les contenus que nous développerons. Les buts de cet outil sont : informer et communiquer avec le réseau des OTSI rassembler le réseau au sein d un environnement homogène partager l information et les expériences faciliter la communication entre l ensemble des OTSI de la région renforcer l esprit «réseau» favoriser le travail collaboratif et notamment le travail mené dans le cadre de la commission technique régionale. - Création d un Pass Pro pour les acteurs touristiques picards : il s agit d un passeport réservé aux professionnels du tourisme picards, soit CDT, UDOTSI, CRT, FROTSI, DRT, OT, et personnel d accueil des sites partenaires. Ce pass nominatif, valable 2 ans et pour 2 personnes, a pour but de favoriser la connaissance des sites picards, afin de mieux les vendre auprès du grand public. Le lancement est prévu pour le printemps Ce projet, piloté par la FROTSI, a nécessité un travail de recherche pour étudier les expériences similaires menées sur d autres destinations, afin d éviter certains écueils. - Elaboration avec l Observatoire Régional du Tourisme et la FROTSI de modèles de statistiques communs pour évaluer la fréquentation des OTSI de façon homogène - Enquête sur le niveau de professionnalisation du réseau : le but de Cette enquête était de récolter plusieurs données majeures sur l état de l emploi dans le réseau des OTSI de l Oise et de Picardie. Les résultats ont concerné : Le nombre de salariés La répartition par age et par sexe L ancienneté du personnel Les employeurs Les types de contrat Les niveaux de qualification Les différents métiers exercés Voir les résultats détaillés en annexe. Représentation des OTSI au sein des instances locales et
3 départementales intéressées par le tourisme : - Participation aux Assemblées Générales des OTSI de l Oise, et à celle du CDT - Participation aux Assemblées Générales de la FNOTSI, du CRT, de la FROTSI, des UDOTSI de l Aisne et de la Somme - Réunions de coordination entre le CRT, les 3 CDT, la FROTSI et les 3 UDOTSI (20 février 2007, 15 mai 2007, 12 juillet 2007, 24 septembre 2007 et 21 décembre 2007). A ces réunions participent les directeurs du CRT et des CDT, les présidents de la FROTSI et des UDOTSI, ainsi que plusieurs directeurs d OTSI. Le but est de se concerter sur les stratégies et le pilotage des projets régionaux. - Commission Départementale de la Action Touristique (Préfecture de l Oise). Le mandat des membres de la CDAT est arrivé à expiration le 28 mars dernier. Voici les membres concernés. - Membres permanents : représentant de l UDOTSI, soit André Dardenne - 1 ière formation : représentant des OTSI, soit Michel Bourgois et Marie-Louise Wcislo (suppléante) - 2 ième formation : représentant des OTSI, soit Jacques Bascher et Jacques Spencer (suppléant) Appel à candidature. - Réunions de coordination entre les 3 UDOTSI et la FROTSI (5 avril 2007, 29 septembre 2007, et 19 décembre 2007). Le but est de réussir à orienter nos actions dans une même direction, mais aussi de partager les bonnes pratiques, d évoquer les évolutions du réseau, de remontrer les besoins en formation des OTSI, et de piloter les actions communes. - Participation à la rédaction du I-Picardie, newsletter bi-mensuelle diffusée à l ensemble du réseau des OTSI de Picardie. Informations sur l état du réseau (mouvement de personnel), les dates clés (réunions, formations ), notes d informations diverses. - Présence à différentes réunions départementale ou régionale (Oise Verte et Bleu, syndicat mixte aéroport de Beauvais, Parc Naturel Régional Oise Pays de France ), afin de relayer l information auprès du réseau, mais afin également d en défendre les intérêts ou le positionnement. - Travail partenarial avec l UDOTSI du Val d Oise pour la mise en Place d actions communes (éductours), en lien avec le PNR Oise Pays de France. Suivi administratif de l association : - Assemblée Générale 2006 organisée le 28 avril 2007 au Château d Ermenonville. - Conseils d administration les 4 juin et 2 octobre Appel à cotisations - Participation à l élaboration du budget de l association et à son programme d actions, en collaboration avec le bureau.
4 Missions développées dans le cadre de la mise en œuvre du Plan Qualité Tourisme Commission Qualité - Participation aux Commissions Qualité organisées par la FNOTSI les 5 juin et 19 septembre 2007) dont le but est de travailler sur l évolution des critères de l attribution de la marque. Cette commission est composée de plusieurs UDOTSI et FROTSI ayant initié une démarche collective, et d OTSI labellisés. Elle est animée par le référent Qualité de la FNOTSI (Régis Cocault) et le cabinet Cotille Développement (Fabienne Pons) qui accompagne la FNOTSI sur ce dossier. Offices de tourisme labellisables - Travail d accompagnement personnalisé auprès des 5 OTSI (pour rappel : Beauvais, Chantilly, Compiègne, Noyon et Senlis) souhaitant se présenter directement à la marque. En effet, ces Offices de Tourisme ne peuvent être accompagnés dans leur démarche par le Cabinet Protourisme, puisque ce dernier devra les auditer pour l attribution de la marque. La dernière réunion de travail s est tenue le 20 juin A cette occasion, nous avons particulièrement développé le rôle du référent qualité et défini le contenu du manuel qualité. Nous remettons régulièrement différents supports et documents de travail afin d aider ces OTSI : modèles de règlement intérieur, modèles de statut, sommaire type de manuel qualité, domaines d informations à gérer Depuis, plusieurs rendez-vous de suivi individuels ont eu lieu, en présence des référents qualité salariés et bénévoles. Il s agit d un travail de fond, qui nécessite de remettre en cause le fonctionnement des structures afin d optimiser la qualité des prestations proposées. Offices de tourisme accompagnés par Protourisme - Elaboration du calendrier d intervention du cabinet pour les audits - Organisation de la réunion de synthèse du 4 octobre dernier au Conseil Général, suite aux 12 audits réalisés - Mise en place des 12 journées d accompagnement réservées aux OTSI et élus concernés, pour rédiger les procédures d accueil, les conventions d objectifs, les fiches de postes Ces journées ont débuté au mois de novembre et seront terminées en mai. Suite aux audits des Offices de Tourisme et aux résultats obtenus, plusieurs thématiques prioritaires ont été retenues : A destination des élus et bénévoles d OTSI : définition des conventions, objectifs, plans d action, et indicateurs d évaluation, observation économique locale, évaluation et formation des ressources humaines et relations avec les socio-professionnels de la destination. A destination des salariés des OTSI : élaboration des procédures d accueil et gestion des informations.
5 - Mise en place d un Manuel Qualité par OT accompagné : le travail réalisé lors des journées d accompagnement nous permet de constituer un manuel qualité, véritable «bible». Ce document a pour vocation de réunir tous les documents utiles au fonctionnement de l Office de Tourisme. La trame est commune à chaque OTSI, qui est ensuite libre de le personnaliser pour se l approprier au mieux. Travail d approfondissement sur l aboutissement de la marque - Travail de recherche et d approfondissement sur l avenir de la marque dans le réseau des OTSI. En effet, au vu de la situation actuelle de la FNOTSI, l attribution de la marque par la tête de réseau, délégataire de la marque, risque d être remise en cause. Echanges fréquents avec la DRT sur ce sujet, d autant plus suite au souhait exprimé par la région d une marque territoriale. Interventions - Présentation régulière de la marque et de notre démarche lors de différentes réunions régionales (Assemblée Générale de l UDOTSI Oise, réunion de sensibilisation dans l Aisne ) ou rédaction d article pour le I-Picardie. Suivi du financement de la démarche partenariale, soit notes d information rédigées aux différents financeurs, montage des dossiers.
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