Regulation and governance through performance in the service management contract

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1 Regulation and governance through performance in the service management contract Agathe Cohen- Syndicat des eaux d'ile-de-france Florence- séminaire du 7 et 8 février 2013

2 Summary 1- Key figures of SEDIF 2- Scope of the management contract 3- Operator compensation scheme Diagram of operator's remuneration Technical performance indicators Financial performance indicators Performance monitoring 4- Results

3 Key figures SEDIF: Syndicat des Eaux d Ile-de-France Founded in 1923 to produce and deliver drinking water SEDIF today : Covers 149 cities located on the outskirts of Paris Supplies 4 millions customers (almost 40% of Ile de France) Produces 255 millions m 3 /yr ( m 3 distributed/day) Main Assets : 3 water treatment plants on rivers Seine, Marne, Oise (Choisy-le-Roi, Neuilly-sur- Marne, Méry-sur-Oise) 48 relay plants 63 tanks 38 chlorination stations kilometres of pipes The price of water: 1.41 excl.taxes/m 3 (January 2011) Previous contract implemented since 1962 A new management contract came into effect on the 1st of January

4 Key figures A public drinking water service for the greater metropolitan Paris area 4

5 Scope of the management contract Operation, maintenance and monitoring of equipments Customer relationship Implementation of works: Pipes renewal (18 L km/yr), automatic equipments Yearly amount = 21 M excl. taxes 5

6 Operator compensation scheme Incentive scheme must address various issues: Ensure the private operator bares a part of operational risks Encourage the private operator to improve productivity and service performance Enable the private operator to make profits while minimising potential opportunity costs Ensure legibility and transparency Limit SEDIF exposure to unjustified risks Cour des Comptes (French court of auditors): "contractual obligations must focus more on the goals to reach than on the means to implement; the link between performance and remuneration must be strong" 6

7 Diagram of operator's remuneration Share paid out regardless of operating income balance (art 42.2 of contract) Remuneration Fixed share minus penalties 2% of yearly retail sales and wholesale water revenue Variable share 1 st part 40% of operating account balance minus fixed share, based on reaching quality target 2 nd part 40% of operating account balance minus fixed share, based on the operator s control over operating cost 3 rd part 20% of operating account balance (when balance positive) minus fixed share Ceiling for operator s remuneration set at 9% of total water sales 7

8 Financial performance indicators 1) Share of operating account balance if balance positive (3 rd part) 2) Productivity gains assessed w/coefficient k n (2 nd part) k n = k n reflects productivity gains required from operator each year: ( 1 pn ) ( CRCF CFref ) ref + CR CV V V - max. incentive scheme (100% of 40%) if k n < min. incentive scheme (0% of 40%) if k n > o C n CV ref ref o n 0 8

9 Diagram of operator's remuneration Share paid out regardless of operating income balance (art 42.2 of contract) Remuneration Fixed share minus penalties 2% of yearly retail sales and wholesale water revenue Variable share 1 st part 40% of operating account balance minus fixed share, based on reaching quality target 2 nd part 40% of operating account balance minus fixed share, based on the operator s control over operating cost 3 rd part 20% of operating account balance (when balance positive) minus fixed share Ceiling for operator s remuneration set at 9% of total water sales 9

10 Technical performance indicators Set of indicators broken down into 4 categories Number of indicators Number of indicators with an impact on remuneration Customer service Technical management Sustainable development Water quality indicators with penalties 54 indicators with an impact on the remuneration 10

11 Technical performance indicators Scale to assess incentive 10 Incentive Penalties 0 Value of the indicator Minimum threshold Maximum threshold 11

12 Technical performance indicators How to ensure the reliability of the indicator value provided by the operator? A certification of the performance indicator production process must be obtained and maintained by an independent organization. A specific description and definition note is produced for each indicator Permanent access to the operator's information system 12

13 FICHE DESCRIPTIVE DE L'IP 6 Version 2.1 Date: 17/10/2012 Réf. Nom Différents Noms relevés Thème Dimension Sous-Dimension Rôle Finalité 6-I-C-X-SPDE Rendement du réseau Nom SPDE: rendement du réseau Nom MEDD : rendement du réseau Nom FNCCR: Rendement du réseau de distribution ( P104) Nom IGD: Rendement net d utilisation de la ressource Gestion du service Gestion du réseau SO Contractuel avec intéressement et pénalités Cet indicateur permet de connaître la part des volumes introduits dans le réseau de distribution qui est consommée avec autorisation sur le périmètre du service ou vendue en gros à un autre service d eau potable. Sa valeur et son évolution sont le reflet de la politique de lutte contre les pertes d eau en réseau de distribution. Définition : Il s agit du ratio entre le volume consommé autorisé augmenté des volumes vendus en gros et le volume produit augmenté des volumes achetés en gros. Définition de l'annexe 6bis: Le rendement du réseau est obtenu en faisant le rapport entre, d'une part, le volume consommé autorisé augmenté des volumes vendus à d'autres services publics d'eau potable et, d'autre part, le volume produit augmenté des volumes achetés à d'autres services publics d'eau potable. Le volume consommateurs sans comptage et le volume de service du réseau sont ajoutés au volume comptabilisé pour calculer le volume consommé autorisé. arrêté du 2 mai 2007 Unité Sans dimension (exprimé par un pourcentage) Fréquence de détermination Préciser la fréquence de détermination de l'indicateur ainsi Annuelle. Les volumes pris en compte pour l année n sont ceux déterminés au titre de l année n. que la période sur laquelle les évènements sont pris en compte Lister précisément les données nécessaires Il s'agit des données nécessaires à la production de l indicateur (préciser le nom de chaque type de donnée permettant le calcul) Entité (unité ou cellule) responsable de la production SACE - Unité Coordination de la Distribution des données Personne responsable de la validation des données et P. Thouvenel / D. Kruz / D. Bihel son remplaçant Recoupement(s) effectué(s) pour vérifier la cohérence SO des données Personne responsable de la validation de l'indicateur et G. Bayon / P. Thouvenel son remplaçant Méthode de collecte des données Brève description du processus - Les volumes produits sur 12 mois (365 ou 366 jours) - IP24 - Les volumes achetés en gros (importés) sur 12 mois (365 ou 366 jours) - IP25 - Les volumes vendus en gros (exportés) sur 12 mois (365 ou 366 jours) - IP26 - Les volumes comptabilisés qui sont les volumes consommés issus du relevé des compteurs chez les abonnés et autres usagers équipés de compteurs (particuliers, industriels, services municipaux, fontaines avec compteur, bornes incendie avec compteurs etc..). - IP22 - Les volumes consommateurs sans comptage. Ces volumes sont estimés - - Les volumes de service du réseau. Ces volumes sont estimés - Les volumes consommateurs sans comptage et les volumes de service du réseau constituent l'ip 23 Les données nécessaires au calcul de cet IP sont des indicateurs définis par ailleurs et décrits dans les fiches descriptives correspondantes. Le portail IP calcul l'ip 6 à partir des valeurs de ces IP liés, selon la règle de calcul décrite ci-dessous. Le RVD vérifie la présence de données validées pour les IP 22,23, 24, 25 et 26. Le calcul, fait par le portail IP, a été contrôlé lors de la recette de l'indicateur. Règles de calcul / mesure Application support Détailler les applications support par type de donnée identifiée Règles d'archivage des données d'entrée Rendement = (volume consommé autorisé + volume vendu en gros) / (volume produit + volume acheté en gros) X 100 = ( IP22 + IP23 +IP26 ) / ( IP24 + IP25 ) x 100 avec : volume consommé autorisé = volume comptabilisé + volume consommateurs sans comptage + volume de service du réseau = IP22 + IP 23 volume en m3, IP arrondi au plus près à 2 décimales Portail IP Règles d'archivage des résultats Recommandations pour la maitrise de la qualité de l'indicateur et règles pour l'interprétation Précisions sur les informations non prises en compte et qui pourraient améliorer la fiabilité de l indicateur Règles de consolidation à une échelle supérieure Données contextuelles Précisions éventuelles sur les caractéristiques des mesures/informations, ou sur l indicateur lui-même qui faciliteront la compréhension de son résultat et de son évolution Portail IP SO Bilan des indicateurs FNCCR (ref SEDIF xxi-2b) et bilan réseau (ref SEDIF* XXB-2i) * xx année de l'exercice Les volumes utilisés pour cet indicateur sont les mêmes que ceux utilisés pour l indice linéaire des volumes non comptés et l indice linéaire de pertes en réseau. On se réfèrera aux fiches indicateurs pour la définition précise de tous les volumes utilisés. Seuil de déclenchement des pénalités <88,4% Pénalité par 0,1 % manquant : pénalité de euros si 88,4> IP >=88,3, euros si 88,3> IP >=88,2... Objectif >=90% Intéressement 25 Intéressement nombre total de points

14 Results 2011 Water sales: 234 M Remuneration: 12.5 M Fixed share: 4.7M Variable share: 7.8M 1st part: 4.8M 2 nd part: 0 M 3rd part: 3M 14

15 Thank you 15

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