de la ville de longueuil rapport au conseil municipal Faits Saillants

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1 VÉRIFICATeur gééral de la ville de logueuil rapport au coseil muicipal Faits Saillats

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3 Vérificateur gééral Logueuil, le 31 juillet 2009 La présete brochure est ue versio succicte du Rapport du vérificateur gééral de la Ville de Logueuil pour l aée Elle regroupe les pricipaux costats et les recommadatios découlat des travaux que le vérificateur gééral et so équipe ot meés à terme au cours de 2008 et des six premiers mois de Cette forme allégée vise à fourir au lecteur u accès à l iformatio qui est à la fois écoomique et efficace. J espère aisi que les membres du coseil de ville, de même que tout citoye préoccupé par l u ou l autre des sujets abordés, apprécierot cette brochure coçue pour satisfaire des besois poctuels. Il va de soi qu elle e saurait se substituer au rapport complet. Aussi, j ivite le lecteur à predre coaissace du documet itégral, qui est dispoible sur le site iteret de la Ville. Ce derier présete, de maière détaillée, le fruit des missios de vérificatio et des travaux d autre ature, e plus d exposer le poit de vue des etités. Le vérificateur gééral de la Ville de Logueuil, Pierre D. Poisso, CA, Adm.A.

4 Faits Saillats EXERCICE FINANCIER 2006 États fiaciers de la Ville Tel qu il est metioé das mes rapports auels 2006 et 2007, la vérificatio fiacière des états fiaciers de la Ville de Logueuil pour l exercice termié au 31 décembre 2006 avait été retardée e raiso de délais écessaires pour la fialisatio du partage des actifs et des passifs etre la Ville de Logueuil et les quatre villes recostituées, et aussi pour l obtetio de toutes les évaluatios actuarielles des divers régimes de retraite e vigueur. A Le vérificateur gééral atteste que les états fiaciers de la Ville présetet ue image fidèle de la situatio fiacière de celle-ci au 31 décembre B Les taux globaux de taxatio pour l agglomératio et les taux globaux de taxatio pour la Ville de Logueuil sot coformes à la Loi sur la fiscalité muicipale (L.R.Q. F-2.1). C La vérificatio de la vetilatio des dépeses mixtes pour l exercice termié le 31 décembre 2006 a été établie coformémet à la résolutio adoptée par la Commissio muicipale du Québec. Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

5 EXERCICE FINANCIER 2007 États fiaciers de la Ville Tel qu il est metioé das mo rapport auel 2007, la vérificatio fiacière des états fiaciers cosolidés de la Ville de Logueuil pour l exercice termié au 31 décembre 2007 avait été retardée e raiso de délais écessaires pour la fialisatio du partage des actifs et des passifs etre la Ville de Logueuil et les quatre villes recostituées, et aussi pour l obtetio de toutes les évaluatios actuarielles des divers régimes de retraite e vigueur. A Le vérificateur gééral atteste que les états fiaciers cosolidés de la Ville présetet ue image fidèle de la situatio fiacière de celle-ci au 31 décembre B Le taux global de taxatio pour l agglomératio et le taux global de taxatio pour la Ville de Logueuil sot coformes à la Loi sur la fiscalité muicipale (L.R.Q. F-2.1). C La vérificatio de la vetilatio des dépeses mixtes pour l exercice termié le 31 décembre 2007 a été établie coformémet au règlemet adopté par le Coseil d agglomératio de Logueuil. D Les motats versés aux élus de la Ville de Logueuil sot coformes e tous poits à la Loi sur le traitemet des élus (L.R.Q. T ). faits saillats page 3

6 Faits Saillats États fiaciers des orgaismes cotrôlés par la Ville de Logueuil Le vérificateur atteste que les états fiaciers de l Office muicipal d habitatio de Logueuil présetet ue image fidèle de la situatio fiacière de celui-ci au 31 décembre 2007, à l exceptio de la réserve qui est écessaire puisque ces états fiaciers ot pas été établis selo les pricipes comptables gééralemet recous du Caada, mais plutôt selo les usages particuliers de la Société d habitatio du Québec (SHQ). EXERCICE FINANCIER 2008 États fiaciers de la Ville A Le vérificateur gééral atteste que les états fiaciers cosolidés de la Ville présetet ue image fidèle de la situatio fiacière de celle-ci au 31 décembre B Le taux global de taxatio pour la Ville de Logueuil est coforme à la Loi sur la fiscalité muicipale (L.R.Q. F-2.1). C La vérificatio de la vetilatio des dépeses mixtes pour l exercice termié le 31 décembre 2008 a été établie coformémet au règlemet adopté par le Coseil d agglomératio de Logueuil. D Les motats versés aux élus de la Ville de Logueuil sot coformes e tous poits à la Loi sur le traitemet des élus (L.R.Q. T ). Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

7 États fiaciers des orgaismes cotrôlés par la Ville L Associatio Agaparc ic., l Associatio Sogerive ic., la Société de développemet des arts et de la culture de Logueuil, Développemet écoomique Logueuil, le Cetre local de développemet de Logueuil et la Coférece des élus de Logueuil ot respectivemet fait l objet d ue vérificatio de leurs opératios. U rapport de vérificateur sas réserve des états fiaciers a été émis pour chacu des six orgaismes. La vérificatio des états fiaciers de l Office muicipal d habitatio de Logueuil était pas fialisée au momet de la préparatio de ce rapport. Des délais ot été écessaires e raiso de retards das la comptabilisatio des frais de costructio d immeubles das le cadre du programme «Logemet abordable Québec», aisi que des reveus et dépeses associés à la locatio de ces immeubles. Les résultats de cette vérificatio serot présetés ultérieuremet. Vérificatio des subvetios Au cours de l exercice, ue vérificatio des subvetios versées à des citoyes das le cadre du programme Réovatio Québec a été effectuée pour la période du 1 er javier au 31 décembre 2008, et ciq rapports sas réserve adressés à la Société d habitatio du Québec ot été émis. De plus, ue vérificatio des coûts reliés à certaies activités spécifiques de l orgaisme Développemet écoomique Logueuil a été effectuée ; quatre rapports sas réserve ot été émis à la Coférece régioale des élus de Logueuil et u rapport sas réserve a été émis à l Agece de développemet écoomique Caada. faits saillats page 5

8 Faits Saillats EXERCICE FINANCIER 2009 États fiaciers des orgaismes cotrôlés par la Ville U des orgaismes cotrôlé par la Ville possède ue fi d exercice autre que le 31 décembre, soit la Coférece régioale des élus de Logueuil. Ue vérificatio des opératios de la Coférece régioale des élus de Logueuil pour l exercice termié le 31 mars 2009 a été effectuée cojoitemet avec la firme Raymod Chabot Grat Thorto, puis u rapport de vérificateur sas réserve a été émis. EXERCICEs FINANCIERs Recommadatio adressée à la Ville relativemet à la vérificatio statutaire de 2008 À la suite de la vérificatio statutaire, j ai émis ue recommadatio relativemet au suivi des formulaires de costats d ifractio par le service de police de Logueuil. Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

9 Recommadatio adressée à la Ville relativemet à ue lacue idetifiée lors du suivi effectué (processus approvisioemet et comptes à payer) Lors du suivi des recommadatios émises das mo rapport auel de 2004, j ai idetifié ue lacue écessitat ue ouvelle recommadatio et qui porte sur les achats effectués auprès d u même fourisseur au cours de l aée. Suivi des recommadatios émises lors de la vérificatio d optimisatio relativemet au processus de gestio des reveus des statioemets et des parcomètres Ce suivi a cosisté à effectuer des etrevues avec les pricipaux iterveats et ue aalyse de divers documets. Lors de la publicatio du rapport précédet, ue seule recommadatio était pas appliquée, mais elle l a été au courat de faits saillats page 7

10 Faits Saillats Suivi des recommadatios émises lors de la vérificatio d optimisatio relativemet au processus de gestio des reveus de taxatio Ce suivi a cosisté à effectuer des etrevues avec les pricipaux iterveats, ue aalyse de divers documets et des tests sur u échatillo de trasactios. Lors de la publicatio du rapport précédet, euf recommadatios étaiet pas implatées. Au cours de 2008, sept recommadatios ot été etièremet implatées et deux sot partiellemet implatées de faço satisfaisate. La Directio s est egagée à poursuivre ses travaux afi d implater les plas d actio proposés le plus rapidemet possible. Suivi des recommadatios émises lors de la vérificatio d optimisatio relativemet au processus de gestio de la qualité de l eau des piscies Ce suivi a cosisté à effectuer des etrevues avec les pricipaux iterveats, ue aalyse de divers documets et des tests sur u échatillo de trasactios. Au cours de l exercice 2008, l implatatio de chacue des recommadatios émises a été termiée. Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

11 Suivi des recommadatios émises lors de la vérificatio d optimisatio relativemet aux processus d approvisioemet et des comptes à payer Ce suivi a cosisté à effectuer des etrevues avec les pricipaux iterveats, ue aalyse de divers documets et des tests sur u échatillo de trasactios. Sur u total de vigt-quatre recommadatios, dix recommadatios ot été etièremet implatées, douze sot partiellemet implatées dot oze de faço satisfaisate et ue de faço isatisfaisate, et deux ot été rejetées. Les retards das l implatatio des plas d actio de la Directio s expliquet par la situatio politique qu a coue la Ville au cours des derières aées. Par exemple, des développemets iformatiques ot été écessaires pour répodre aux besois de l agglomératio et de la ouvelle Ville de Logueuil, ce qui a retardé certais projets qui auraiet doé suite aux recommadatios. Les Directios se sot toutefois egagées à poursuivre leurs travaux afi d implater les plas d actio proposés le plus rapidemet possible. Vérificatios d optimisatio des ressources effectuées à la Ville Deux vérificatios d optimisatio des ressources ot été effectuées à la Ville et portaiet sur : A U modèle de maturité pour la gestio des véhicules et des équipemets B Les idicateurs de gestio pour le parc de véhicules faits saillats page 9

12 Faits Saillats Modèle de maturité gestio des véhicules et des équipemets Cette missio avait pour objectif d effectuer u balisage de certaies activités du Service des équipemets (Service) de la Ville de Logueuil (Ville) et de comparer ces activités au modèle de maturité élaboré par ue firme de cosultats. Caractéristiques du processus vérifié Ue des meilleures pratiques relativemet à la gestio des véhicules et des équipemets cosiste à effectuer u balisage avec des orgaisatios similaires afi d appredre de leur expériece, tat des erreurs qu elles ot commises que de leurs pratiques efficaces, et à mettre e place par la suite les boes pratiques de gestio relevées. Pour exécuter u balisage, u modèle de maturité est utilisé. Cet outil permet d effectuer ue aalyse de la performace des activités de gestio du parc de véhicules et des équipemets comparativemet aux meilleures pratiques qui existet das le secteur. Il permet par la suite aux orgaisatios de chemier das la visio qu elles désiret se doer pour les activités mesurées, et d orieter leurs décisios sur le pla d actio qui doit être mis e place pour améliorer les activités. Résumé du travail effectué Le travail effectué a cosisté à : Compredre ce qui existe à l heure actuelle par le biais d etrevues; Valider otre compréhesio de la situatio actuelle avec le persoel clé ; Effectuer des recherches pour balisage das des baques d iformatio ; Recotrer quatre orgaismes pour baliser les activités de gestio des véhicules (utilisatio et maiteace), le processus d approvisioemet (véhicules, équipemets spécialisés et pièces) et les idicateurs de gestio des véhicules ; et Comparer les activités du Service au modèle de maturité. Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

13 Coclusio Vous trouverez das le rapport auel 2008 du vérificateur gééral, u tableau ititulé «Applicatio du modèle de maturité de gestio du parc de véhicules et d équipemets à la Ville de Logueuil» qui positioe la Ville e regard des élémets étudiés. Il est importat de souliger qu ue orgaisatio est pas teue d adopter toutes les meilleures pratiques, l objectif état plutôt d améliorer ces activités das u cotexte qui lui est propre. Idicateurs de gestio pour le parc de véhicules et d équipemets Cette missio avait pour objectif d aider le Service de la Ville à idetifier des idicateurs de gestio qui pourraiet lui servir pour la gestio des véhicules de la Ville. Caractéristiques du processus Le maitie d idicateurs de gestio das ue orgaisatio est primordial afi de cotrôler les élémets iflueçat sa missio et sa visio. U idicateur permet de suivre l évolutio de la performace d u élémet quelcoque au fil du temps. Tout idicateur de gestio doit être ue valeur ajoutée pour l orgaisatio. Les idicateurs de gestio doivet être dérivés des processus que l orgaisatio désire, afi de leur doer ue sigificatio pour l orgaisatio. Bie etedu, les doées utilisées doivet être précises, être vérifiables et refléter la réalité. Fialemet, les idicateurs de gestio doivet fourir l iformatio appropriée et être ue mesure de soutie pour l atteite des objectifs. L utilisatio d idicateurs de gestio est ue meilleure pratique à maiteir. Présetemet, le Service des équipemets de la Ville de Logueuil utilise aucu idicateur afi de gérer la performace du parc de véhicules et d équipemets de la Ville. faits saillats page 11

14 Faits Saillats Résumé du travail effectué Le travail effectué a cosisté à : Effectuer des recherches pour balisage das des baques d iformatio ; et Recotrer différets orgaismes pour baliser les idicateurs de gestio utilisés. Coclusio U tableau basé sur des baques de doées récetes et des expérieces atérieures, et sur les recotres de balisage qui ot réui quatre villes comparables à la Ville de Logueuil est préseté das le rapport complet. À la suite des recotres de balisage, ous avos costaté que seule l ue des quatre villes utilisait les idicateurs de gestio afi de relever les lacues de so orgaisatio et de cocetrer ses efforts sur les élémets cruciaux pour l atteite de ses objectifs. Aucue des villes recotrées avait ue missio et ue visio aussi clairemet défiies que celles de la Ville de Logueuil. O peut classifier les idicateurs selo quatre axes, soit les idicateurs fiaciers et ceux liés aux processus iteres, aux ressources humaies et aux cliets. Voici la défiitio de chacu de ces axes : Fiaciers : Atteite des objectifs fiaciers et suivi des coûts Processus iteres : Efficacité des processus iteres Ressources humaies : Efficacité du travail, certificatio et formatio des employés Cliets : Satisfactio de la clietèle et utilisatio de l équipemet Sous chacu de ces axes se trouve u idicateur clé, qui fourit u aperçu global de la performace des aspects liés à cet axe. Chaque idicateur clé est complété par divers idicateurs secodaires, qui poitet les élémets plus spécifiques susceptibles de faire varier la valeur de l idicateur clé. Aisi, le gestioaire est Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

15 e mesure d aalyser tous les élémets qui ifluet sur so orgaisatio e se basat seulemet sur ces quatre idicateurs clés. Ces idicateurs costituet u outil pour la réalisatio de la missio de l orgaisatio. Esemble, ces idicateurs cotribuet tous à l atteite de la visio établie par l orgaisatio. Les gestioaires de la Ville pourrot ajouter les cibles à atteidre aisi que les iitiatives à chacu des idicateurs pertiets. Vérificatio d optimisatio des ressources effectuée au Réseau de trasport de Logueuil Ue vérificatio d optimisatio des ressources a été effectuée au Réseau de trasport de Logueuil et portait sur le processus de dotatio. Cette missio de vérificatio avait pour objectif de s assurer : d ue utilisatio optimale des ressources humaies, matérielles et fiacières ; que les décisios prises par les gestioaires respectet les covetios collectives, les politiques et procédures admiistratives e vigueur et la Loi sur l accès à l égalité e emploi das des orgaismes publics ; que les cotrôles de sécurité sot e place e vue de rameer les pricipaux risques de sécurité à u iveau acceptable. Caractéristiques du processus vérifié La raiso d être de la Directio des ressources humaies (DRH ou Directio) est de développer et de mettre e place des politiques, procédures, programmes et activités qui viset à répodre aux besois des Directios du RTL e matière de développemet des ressources, e faisat la promotio de la philosophie de gestio et e permettat la réalisatio de la missio du RTL. faits saillats page 13

16 Faits Saillats La DRH est resposable de la dotatio extere et itere. La Directio reçoit l appui des autres Directios afi de recruter les ressources écessaires pour assurer le déploiemet du service de trasport du réseau. Elle a pour objectif de sélectioer avec rigueur les ressources ayat les compéteces et le profil recherchés pour le poste covoité tout e faisat preuve d efficacité et d efficiece das le processus. La Directio travaille étroitemet avec les différets services afi d idetifier les besois de mai-d œuvre et les meilleurs moyes de diffusio, et afi de mettre e œuvre u processus stadard de sélectio selo le profil des postes. La Directio pourvoit chaque aée eviro 100 postes de chauffeurs, 40 à 50 postes d etretie et 20 à 40 postes de bureau. La dotatio itere cosiste à remplacer les employés absets à court et à log terme par des employés déjà à l emploi du RTL. Ces remplacemets sot régis par les covetios collectives existates. La Directio fait appel à différets progiciels das sa gestio de la dotatio extere et itere. Pratiques positives Au cours de cette vérificatio, ous avos observé des pratiques positives qui méritet d être souligées. Ce sot les suivates : Dotatio extere Structure, rôles et resposabilités _ St r u c t u r e La structure du RTL pour la dotatio est simple et efficiete, et offre aux cliets iteres u iterlocuteur uique qui a ue vue d esemble des besois de dotatio de l orgaisatio. Les rôles et les resposabilités de chacue des persoes participat au processus, tat au iveau de la Directio des ressources humaies qu au iveau des différets services, sot bie défiis et bie compris. Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

17 _ Processus f o r m e l d é va l u at i o d u r e d e m e t d e s employés c a d r e s À la fi de 2008, le Directeur des ressources humaies a recotré les chefs de la directio afi d évaluer leur performace, et leur a trasmis les objectifs auels de la directio. E 2009, le Directeur veut boifier le processus e établissat des idicateurs de performace pour chacue des équipes. Gestio du processus de dotatio _ Po l i t i q u e La politique et procédure de dotatio est formalisée et elle défiit clairemet les iterveats cocerés aisi que les étapes à suivre pour u recrutemet efficace. _ Co m m u i c at i o d e s o b j e c t i f s d e la Di r e c t i o à ses employés et a u x cliets iteres Le Directeur des ressources humaies a établi u processus selo lequel les objectifs de la Directio sot commuiqués. Il recotre l équipe des ressources humaies das so esemble et ses pricipaux cliets iteres tous les trois mois. _ Plaificatio d e s besois d e m a i -d o e u v r e Puisque la mise e œuvre de l offre de service plaifiée déped de la dispoibilité des ressources humaies et que la mai-d œuvre requise au RTL est majoritairemet formée de postes spécialisés qui requièret ue certaie formatio préalable (chauffeurs, mécaicies, etc.), le processus de plaificatio des besois de mai-d œuvre est essetiel au succès de l orgaisatio. Au RTL, ce processus est suivi rigoureusemet. _ Idetificatio d u p r o f i l r e c h e r c h é Toutes les persoes recotrées, tat à la Directio des ressources humaies que das les différets services, coaisset e profodeur le profil de cadidat recherché pour les différets postes. Les iterveats coaisset bie le profil qui excelle au RTL et e tieet compte à toutes les étapes du processus. faits saillats page 15

18 Faits Saillats _ Processus d e sélectio Le processus de sélectio est rigoureux et efficace. Il produit la quatité de cadidats requis tout e comportat les étapes écessaires pour s assurer que les cadidats serot efficaces das leur emploi et qu ils serot eclis à rester logtemps à l emploi du RTL. Accès à l égalité d emploi _ Depuis 2007, le Service développemet orgaisatioel et rémuératio recueille de faço systématique l iformatio sur l apparteace à u des groupes ciblés et assure u suivi avec les mesures dispoibles pour le marché cible. Le programme de formatio du service prévoit aussi ue sectio cosacrée au recrutemet qui vise à sesibiliser les persoes iterveat das le processus à cet ejeu importat. Outils et documetatio _ Im p l a tat i o d u o u v e a u système d e gestio d e la d o tat i o Récemmet, le RTL a implaté u système de gestio de la dotatio. Lorsqu il sera utilisé à plei redemet, ce système permettra d apporter plus d efficiece au processus, surtout e ce qui a trait aux commuicatios avec les cadidats, au filtre des cadidatures, à la gestio des étapes du processus de sélectio et à l évaluatio du processus. _ Ou t i l s d e s u i v i d e s e m b a u c h e s (et a u t r e s o u t i l s) La Directio des ressources humaies a mis e place différets outils de gestio de la dotatio. Bie que ces outils requièret ue itervetio mauelle, ils permettet de documeter les différetes étapes du processus et assuret u suivi assez rigoureux des différets élémets. U ouvel outil de suivi du redemet a été développé afi d assurer u suivi des ouvelles embauches e ce qui a trait à différets élémets de redemet essetiels à l emploi. Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

19 Dotatio itere _ Ressources La dotatio itere à l etretie est gérée par ue persoe qui a beaucoup d expériece et qui coaît bie les subtilités du processus. Cette persoe est au cetre du processus de dotatio itere et s assure que le processus foctioe adéquatemet. Comme pour l etretie, la dotatio itere à l exploitatio est gérée par ue équipe qui a beaucoup d expériece et qui coaît bie les subtilités du processus. Cette équipe est au cetre du processus de dotatio itere et s assure que le processus foctioe adéquatemet. _ Processus Bie qu il existe pas de procédure formelle pour la dotatio itere des employés de l exploitatio, la procédure de quart de travail pour les superviseurs est u bo outil de gestio pour la majorité des situatios liées à la répartitio. Ce processus iformel est rigoureux et efficace. _ Fo c t i o a l i t é s d u p r o g i c i e l SAR Le progiciel SAR facilite le travail de l équipe de répartitio. Aisi, plusieurs chagemets sot effectués directemet par le progiciel. Le progiciel idetifie les persoes pour chacu des remplacemets à effectuer, ce qui permet au persoel attitré à la répartitio de réduire le ombre de maipulatios mauelles et d améliorer aisi l efficacité du processus. faits saillats page 17

20 Faits Saillats Cotrôles de sécurité iformatique _ Paramètres d e sécurité Il existe des paramètres de sécurité das l AS/400 et das Widows. L AS/400 pred e charge et gère l accès au progiciel Maestro, et Widows pred e charge et gère l accès aux progiciels MDOE et SAR. _ Ch a g e m e t s a u x p r o g i c i e l s Les chagemets aux progiciels Maestro et SAR sot pricipalemet développés par u fourisseur extere, et ue mise à jour auelle est effectuée. Ceci permet d avoir u eviroemet stable qui est pas affecté par des mises e productio fréquetes. _ Créatio d e s a c c è s Les ajouts de compte utilisateur aux progiciels Maestro, MDOE et SAR (autres que ceux des chauffeurs) sot documetés et dûmet approuvés par le resposable du progiciel. L accès des chauffeurs est créé et attribué lors de leur formatio sur ce progiciel. Observatios / Recommadatios et plas d actio de la Directio Des observatios aisi que des recommadatios ot été adressées à la Directio des ressources humaies. Pour chacue d etre elles, u pla d actio ous a été soumis dot les élémets importats sot metioés ci-après : Dotatio extere Structure, rôles et resposabilités _ Divisio d e s t â c h e s a u i v e a u d e la Di r e c t i o d e s ressources h u m a i e s Le service développemet orgaisatioel et rémuératio veillera à rééquilibrer les charges de travail etre les membres de l équipe afi de libérer davatage le coseiller dotatio. Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

21 Gestio du processus de dotatio _ Plaificatio d e s d é pa r t s à la retraite U portrait des employés admissibles à la retraite sera produit auellemet par le service comptabilité et ue projectio réaliste des départs potetiels sera établie cojoitemet avec les sydicats. U processus plus formel de plaificatio de la mai-d œuvre, prévoyat la révisio des projectios ue fois par aée lors de l exercice budgétaire, sera établi. _ Éva l u at i o d u processus Auellemet, u questioaire d évaluatio de la satisfactio de la clietèle à l égard de la qualité des services de dotatio sera admiistré. _ Ac c è s à l é g a l i t é Par ses actios de dotatio, le RTL s egage à atteidre les objectifs fixés par la Commissio des droits de la persoe et de la jeuesse pour se coformer à la loi. _ Descriptios d e poste d e s employés c a d r e s Ue aalyse aisi qu ue révisio de toutes les descriptios de postes-cadres serot effectuées. _ Pr o g r a m m e d itégratio d e s employés d e b u r e a u U programme d accueil et d itégratio formel des employés de bureau sera mis e place. _ Ta b l e a u d e b o r d U tableau d idicateurs mesuels e dotatio, qui sera préseté et suivi au trimestre, sera mis e place. faits saillats page 19

22 Faits Saillats _ Respect d e la p o l i t i q u e et p r o c é d u r e d e d o tat i o La politique de dotatio sera révisée afi de redre les ormes et stadards plus facilemet atteigables. _ Ac c è s a u x dossiers papier d employés La Directio des ressources humaies s assurera de mettre e pratique u système de suivi des dossiers à l aide de fiches cartoées, ce qui permettra de retracer la persoe ayat empruté le dossier d u employé. Les classeurs serot verrouillés à l extérieur des heures d ouverture des bureaux. _ Po l i t i q u e d é t h i q u e et d e c o f i d e t i a l i t é d e l i f o r m at i o La Directio des ressources humaies veillera à faire siger la politique actuelle du code d éthique à tous les ouveaux employés ayat accès à des dossiers cofidetiels. Outils et documetatio _ Utilisatio optimale d u système Toutes les recommadatios ot été mises e place dès que la Directio des ressources humaies a été mise au courat des poits à améliorer soit : réduire au miimum les appels et les lettres au cadidat; former le techicie développemet orgaisatioel; privilégier la commuicatio par courriel; s assurer que le système est utilisé que pour la vérificatio d iformatios historiques; e plus perpétuer les erreurs liées à la covocatio des cadidats. Commuicatio _ Co m m u i c at i o a v e c les cliets iteres U poit à l ordre du jour du comité de gestio des directeurs sera fait périodiquemet par le directeur des ressources humaies sur le statut des dossiers e dotatio, et u rapport trimestriel sur les idicateurs de performace sera préseté au comité de directio et diffusé à l esemble des gestioaires. Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

23 _ Co m m u i c at i o a v e c les c a d i d at s Les commuicatios par courriel avec les cadidats sot e place. Dotatio itere _ Ab s e c e d e p r o c é d u r e é c r i t e p o u r la d o tat i o i t e r e d e s employés d e l etretie et d e l exploitatio Ue procédure écrite cocerat les activités de dotatio itere, dot le «déboulage», pour la covetio de l etretie sera mise e place. _ Ef f i c a c i t é d u processus d e d o tat i o i t e r e d e s employés d e l etretie L applicatio MDOE cotiet u module de gestio des vacaces qui réduit cosidérablemet la durée totale du processus aisi que la quatité de formulaires papier utilisés. L utilisatio de ce module a débuté lors du derier processus de plaificatio ayat eu lieu e début _ Révisio d e l etrée d e d o é e s a u p r o g i c i e l MDOE Le chef développemet orgaisatioel et rémuératio predra les dispositios écessaires afi de s assurer que la techiciee admiistratio et gestio des mouvemets de mai-d œuvre fait des vérificatios occasioelles pour autocotrôler ses etrées de doées. _ Ab s e c e d e p r o c é d u r e é c r i t e et d e relève p o u r la d o tat i o i t e r e d e s c h a u f f e u r s Le chef développemet orgaisatioel et rémuératio validera la procédure de dotatio itere des chauffeurs de cocert avec les ges de l exploitatio. _ Mise à j o u r d u ta b l e a u d e b o r d Bie que certaies iformatios sot actuellemet compilées ou e voie de l être, la Directio e produira pas de tableau de bord particulier sur les règlemets avat griefs et sur les griefs attribués à la dotatio itere. faits saillats page 21

24 Faits Saillats Cotrôles de sécurité iformatique _ Politiques et p r o c é d u r e s d e gestio d e s a c c è s et d e gestio d e s c h a g e m e t s La procédure de cotrôle et d autorisatio des accès aux systèmes d iformatio et la politique des demades de service iformatique serot révisées. _ Sé c u r i t é l o g i q u e et gestio d e s a c c è s l o g i q u e s Ue révisio mesuelle des jouraux d accès de sécurité sera effectuée par le chef des techologies de l iformatio. À la suite de l idetificatio des doées devat faire l objet d ue jouralisatio, la Directio des services admiistratifs et trésorerie mettra e place des ormes de sécurité afi de défiir les paramètres miimaux à mettre e place pour les systèmes d exploitatio, pour le réseau, pour les progiciels du RTL aisi que les jouraux de sécurité devat être activés sur les divers systèmes d exploitatio, le processus et la fréquece de la revue des jouraux de sécurité. _ Approbatio et d o c u m e tat i o d e la gestio d e s c h a g e m e t s La politique relative aux demades de service iformatique sera révisée pour iclure le suivi des modificatios apportées e teat compte des jeux d essais et des approbatios requises, ceci das le but de répodre aux besois des utilisateurs. _ Va l i d at i o d e s c o t r ô l e s exercés pa r le f o u r i s s e u r d u p r o g i c i e l NJoy La Directio des services admiistratifs et trésorerie isèrera ue clause sas impact fiacier au cotrat avec CGI lors du reouvellemet pour répodre à la recommadatio d obteir ue cofirmatio sur les cotrôles exercés par CGI. Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

25 Notes : faits saillats page 23

26 Faits Saillats Notes : Vérificateur Gééral de la Ville de Logueuil Rapport au coseil muicipal

27

28 Bureau du Vérificateur gééral 1111, rue Sait-Charles Ouest, bureau 1251 Logueuil (Québec) J4K 5G4 Téléphoe : Télécopieur :

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