Formulaire de demande de transfert des données du relevé électronique/données de transaction

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1 Fax +49 (0) Téléphone +49 (0) Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH Dornhofstr Neu-Isenburg Allemagne Formulaire de demande de transfert des données du relevé électronique/données de transaction Nouvelle installation Changement d installation DT N du partenaire EDI (veuillez signaler tout changement) 1. Coordonnées (adresse mail pour la facturation électronique) Société N, rue Code postal, ville Nom de la personne à contacter dans l entreprise Téléphone Nom de l interlocuteur technique à contacter Téléphone 2. Compte/contrat à inclure (dans le N de partenaire EDI mentionné ci-dessus) Remarque : Un compte ou contrat ne peut être attribué qu à un seul N de partenaire EDI. N de Compte/Contrat N de Compte/Contrat 3. Données concernant le client (facultatif) ID de fournisseur EDI Max. 17 caractères, défini par le client Vide = LASG FR-WORLDWIDE Page 1 sur 5

2 4. Format de données Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH («AirPlus») transmet les données de transaction électroniques requises au client, conformément à la Section 28 de la loi fédérale relative à la protection des données (Bundesdatenschutzgesetz, BDSG), en vue de la préparation de rapports de frais de déplacement pris en charge par le logiciel et/ou de la comptabilité. Le client utilisera ces données uniquement en interne. Le client doit s assurer qu AirPlus a le droit de transmettre ces données dans ce but. De plus, le client doit s assurer que les données transmises sont traitées et utilisées aux seules fins mentionnées ci-dessus, conformément aux réglementations de confidentialité, notamment la BDSG, et que les membres du personnel du client, ainsi que leurs représentants (comité d entreprise ou conseil du personnel, le cas échéant), en sont informés. 4.1 Données du relevé PDF* (en plus des relevés PDF du Compte carte en ligne via le Portail AirPlus) À noter : vous recevrez le relevé original au format PDF sur le Compte carte en ligne via le Portail AirPlus. Les formats de données suivants peuvent également être fournis pour l importation automatique des données. CSV* Le format CSV peut être directement lu dans Microsoft Excel. Les séparateurs CSV doivent être indiqués par : un point-virgule ( ; ; ) une virgule (,, ) Les séparateurs décimaux doivent être indiqués par : une virgule (ex. : 80,50) un point (ex. : 80.50) Nous utilisons le format de date suivant : JJ.MM.AA (ex. : ) MM.JJ.AA (ex. : ) AA.MM.JJ (ex. : ) JJ.MM.AAAA (ex. : ) AAAA.MM.JJ (ex. : ) MM.JJ.AAAA (ex. : ) LARS* EDIFACT* XML* Caractérisation des données de relevé Données de test sur 1 mois (à partir de la date d installation) Production immédiatement date 4.2 Données de transaction Les données de transaction avant facturation peuvent être fournies indépendamment des données de facturation. ATXcollect* ATX* ATXplus* CDF3* Vous trouverez la description des formats accompagnés d un astérisque (*) dans l Annexe 1 FR-WORLDWIDE Page 2 sur 5

3 5. Mode de transfert 5.1 Adresse Pour des raisons de confidentialité, nous vous envoyons uniquement les données par cryptées par PGP ou dans un fichier ZIP protégé par un mot de passe. Votre administrateur système peut avoir besoin d activer votre compte de messagerie pour recevoir les pièces jointes.pgp ou.zip Fichier PGP crypté par Important : veuillez exporter votre clé PGP et l envoyer en pièce jointe à customer.assistance@airplus.com. Empreinte PGP de la clé exportée (40 caractères, à indiquer systématiquement) Fichier ZIP par Important : pour des raisons de confidentialité, les archives ZIP sont protégées par un chiffrage d au moins 128 bits. Si vous désirez un chiffrage plus puissant (256 bits), cochez la case suivante. Pour ouvrir et consulter les fichiers, vous devez posséder la dernière version d un logiciel zip. Nous désirons un chiffrage en 256 bits Veuillez choisir un mot de passe pour protéger vos fichiers ZIP. À noter : votre mot de passe doit contenir au moins huit caractères (minuscules, majuscules, chiffres et/ou caractères spéciaux). Veuillez ne pas utiliser les caractères suivants pour votre mot de passe : $,?, et /. Mot de passe de protection de vos fichiers ZIP (au moins huit caractères) 5.2 Télécharger les données sur le Portail AirPlus Voyages d Affaires Pour télécharger les données depuis le Portail AirPlus Voyages d Affaires, votre entreprise doit être inscrite sur le Portail. Si vous êtes déjà inscrit, veuillez saisir votre identifiant de connexion. Sinon, une demande devra être faite (Contrat en ligne : Services Additionels 2 Services en ligne). Nom du destinataire des données (nom/prénom) Adresse du destinataire des données Identifiant de la société Si plus d un employé de votre entreprise est autorisé à télécharger des données, veuillez fournir une liste des informations nécessaires avec cette demande. 5.3 SFTP (Merci de remplir le formulaire SFTP additionel) FR-WORLDWIDE Page 3 sur 5

4 5.4 X.400 avec les paramètres suivants Pays DGAD Prénom Nom P D Pr N Organisation Unité org. 1 Unité org. 2 Unité org. 3 Unité org. 4 Nom commun Domain de gestion privé Type_DDA Valeur_DDA O UO1 UO2 UO3 UO4 NC DGPR DDAT DDVT 6. Système de réservation/outil comptable utilisés Voyages et dépenses Comptabilité Fournisseur de services FR-WORLDWIDE Page 4 sur 5

5 7. Remarques Le client autorise AirPlus à transférer le relevé électronique et/ou les données de transaction au fournisseur de services mentionné au point 6. Lieu, date Signature et tampon de l entreprise FR-WORLDWIDE Page 5 sur 5

6 Annexe 1 au formulaire de demande de transfert des données de facturation électroniques CSV (Comma Separated Values) Les données de facturation au format CSV peuvent être traitées et analysées dans des feuilles de calcul classiques. Il est également possible de traiter ces données dans des systèmes en aval. LARS (Layout for AirPlus Records and Statements) Le format LARS est un format interne développé par AirPlus, qui fournit vos données de facturation sous une forme simplifiée et structurée. Il permet une prise en charge native dans SAP FI. De plus, l outil AirPlus Invoice Control permet une modification aisée de ce format. EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) La norme internationale et universelle EDIFACT a été développée afin de satisfaire les exigences relatives à l échange des données à l échelle des entreprises. Elle rassemble tous les grands types de processus d entreprise. Le sous-ensemble LASG est un sous-ensemble de message EDIFACT INVOIC, Version 96.A. Ce sous-ensemble fournit le contenu des factures relatives aux voyages d affaires, dans la qualité qui convient. XML (Extensible Markup Language) Extensible Markup Language est un format flexible de transmission des données développé spécifiquement pour Internet. Ce langage-texte de spécification permet d intégrer les données à de nombreuses applications. PDF (Portable Document Format) Nous pouvons également fournir des fichiers PDF (pour envoyer des s automatiques, par exemple) en plus des fichiers PDF disponibles sur le Compte carte en ligne. ATXcollect Ce format a été spécialement développé pour les clients évoluant dans un environnement SAP et qui utilisent la version SAP R/3 Enterprise. Vous recevez les données de transaction depuis la Carte Logée AirPlus, en plus de la facture des frais de déplacement de vos employés. ATX Ce format a été spécialement développé pour les clients évoluant dans un environnement SAP et qui utilisent la version SAP R/3 Enterprise. Vous recevez les données de transaction mises à jour concernant les frais de déplacement de vos employés depuis la Carte Logée AirPlus et les Cartes Affaires AirPlus. ATXplus ATXplus est une version plus complète du format ATX et comprend plus de champs de données complémentaires. CDF3 (Common Data Format) Basé sur le format XML, CDF3 a été développé par MasterCard et affiche quotidiennement les données de transaction mises à jour depuis les Cartes Logées utilisées dans les rapports de frais de déplacement de votre personnel. Annexe 1 au formulaire de demande de transfert des données de facturation électroniques