Le protocole PES V2 et la dématérialisation des pièces comptables et pièces justificatives entre l ordonnateur et le comptable public

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Christophe Archambault
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1 Le protocole PES V2 et la dématérialisation des pièces comptables et pièces justificatives entre l ordonnateur et le comptable public 1

2 Préambule L arrêté du 3 août 2011 (en application de l Art. D CGCT) élaboré conjointement (en Structure Nationale Partenariale) par : 13 associations nationales représentantes d élus locaux (dont l AMF, etc) la Cour des Comptes (représentante des Chambres Régionales des Comptes) 6 administrations centrales (dont la DGFIP, la DGCL, etc ) fixe pour le 1er janvier 2015 au plus tard : La généralisation du Protocole d Echanges Standard PES V2 à toutes les collectivités et établissements publics locaux : en remplacement des protocoles existants (INDIGO, HMANDAT, HTITRE, ) pour la transmission des flux comptables informatiques de Titres, Mandats et Bordereaux au comptable avec dématérialisation des Titres, Mandats et Bordereaux (suppression du papier) et en remplacement de tout autre support (sauf Tiers de Transmission) pour le transfert des pièces justificatives dématérialisées au comptable 2

3 La dématérialisation des titres et mandats 3

4 Le périmètre de la dématérialisation Les titres et mandats La condition de dématérialisation des titres et mandats : le Protocole d Echanges Standard PES V2 1/ Les avantages des flux informatiques PES V2 : permettent de véhiculer l intégralité des informations comptables nécessaires à l enregistrement des opérations dans l application HELIOS (contrairement aux anciens protocoles historiques INDIGO, HTR, etc). Ex : tous les typages de mandats et titres, numéros d inventaire et emprunt, adresse des créanciers,... produisent d office les Titres, Mandats et Bordereaux dématérialisés correspondants aux flux informatiques comptables permettent de transmettre des pièces justificatives dématérialisées (en pièces jointes) à l appui des informations comptables 4

5 Le périmètre de la dématérialisation Les titres et mandats La condition de dématérialisation des titres et mandats : le Protocole d Echanges Standard PES V2 2/ Pour être candidat au protocole PES V2, l ordonnateur doit : disposer d un logiciel financier validé par le Pôle National de Dématérialisation de la DGFIP pour produire des flux conformes au PES V2 et au Guichet XML envoyer ses flux par le Portail de la Gestion Publique ou par un Tiers de Transmission émettre des flux comptables de très bonne qualité, disposer d une base Tiers satisfaisant aux exigences PES V2 : Essentiel (travail en amont avec l éditeur pour la mise aux normes de la base tiers) envisager un passage à la dématérialisation totale des PJ dans les mêmes temps que le passage en production PES V2 (recommandé) 5

6 Le périmètre de la dématérialisation Les titres et mandats La condition de dématérialisation des titres et mandats : le Protocole d Echanges Standard PES V2 3/ Pour passer en production PES V2, l ordonnateur doit : Satisfaire aux tests de Validation PES V2 (production et analyse de flux PES V2 en parallèle des flux INDIGO / HTR transmis au comptable) (durée des tests : 4 à 8 mois environ) Signer un Formulaire d Adhésion au Protocole PES V2 6

7 La dématérialisation des pièces justificatives transmises au comptable 7

8 Le périmètre de la dématérialisation Les pièces justificatives Les conditions de la dématérialisation des PJ : 1/ L ordonnateur doit impérativement (avant de s engager dans un processus de dématérialisation des PJ) : - être en mesure produire les PJ aux formats de dématérialisation requis (formats listés par la Convention Cadre Nationale) - disposer des moyens matériels et humains adéquats (en personnel et en temps pour numériser et/ou référencer les documents à dématérialiser), - d une organisation et d une Gestion Electronique des Documents adaptées (pour une numérisation, un archivage et une circulation électronique des documents entre les services) 2/ Validation préalable éventuelle par la CRC des formats d indexation et de référencement de certaines PJ dématérialisées 3/ Signature obligatoire d une Convention cadre de dématérialisation des PJ entre l ordonnateur, le comptable, le DDFIP et la CRC 8

9 La dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats 9

10 Le périmètre de la dématérialisation Les bordereaux de titres et mandats Les conditions de la dématérialisation des bordereaux de titres et mandats : PES V2 + signature électronique Pour signer électroniquement les bordereaux, l ordonnateur doit : émettre des bordereaux dématérialisés au format PES V2 - Passage préalable au Protocole PES V2 indispensable disposer d un certificat électronique d authentification - proposé par la DGFIP (gratuit) ou par un prestataire privé (payant) disposer d un logiciel générateur de signature électronique - proposé par la DGFIP (gratuit : outil XEMELIOS) ou par un prestataire privé (payant) 10

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