3.4 - Les formulaires de données

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1 3.4 - Les formulaires de données Ce chapitre décrit les formulaires de données qui vous permettent de consulter, ajouter ou modifier les différentes données gérées dans moveon : établissements, contacts, individus, mobilités, financements, allocations, etc. Les principaux formulaires de données sont disponibles sous chaque point du menu en cliquant sur «Données des...». Les formulaires de données ont une structure semblable décrite dans ce chapitre. Une présentation détaillée des formulaires est disponible dans les chapitres correspondant à chaque domaine d'utilisation. Fig. 1 : Formulaire «Individus» 1- Partie supérieure Dans la partie supérieure des formulaires se trouve une barre de sélection incluant une ou plusieurs listes déroulantes permettant de sélectionner l'élément à consulter ou à modifier. Il est possible de saisir dans ces champs les premières lettres du nom de l élément (par exemple, les premières lettres du nom pour la recherche d un individu). moveon affiche alors automatiquement l élément correspondant. Dans plusieurs formulaires, vous trouverez également un filtre par année vous permettant de ne sélectionner que les éléments d'une année souhaitée. Pour sélectionner toutes les années, il suffit de choisir «-» qui apparaît tout au début de la liste déroulante. A l'ouverture des formulaires, l année en cours est sélectionnée par défaut. Fig. 2 : Formulaire «Individus», Partie supérieure 2- Onglets La partie inférieure des formulaires présente, sous différents onglets, les détails concernant l'élément sélectionné ainsi que les listes des éléments rattachés. Ainsi, pour un établissement, vous trouverez sous différents onglets la liste des coopérations, des échanges, des contacts, des étudiants et des personnels en mobilité. Pour un individu, il s'agira des coordonnées, des données personnelles, des mobilités effectuées, etc Les formulaires de données page 1

2 Fig. 3 : Formulaire «Individus», Onglet «Coordonnées» 3- Barre de pied de page Dans la barre de pied de page sont affichés, d'une part, la version du logiciel et le nom de l'utilisateur actuel et, d'autre part, la date de la dernière modification de l'élément en cours et le nom de l'utilisateur ayant effectué cette modification. Fig. 4 : Formulaire «Individus», Pied de page 4- Visualiser, ajouter, modifier, supprimer des éléments Chaque formulaire de données présente deux modes d affichage : visualisation et modification. Mode visualisation Le mode visualisation est le mode d affichage par défaut des formulaires de données. Les champs de données apparaissent sur fond blanc et ne peuvent être modifiés. Tous les éléments de navigation et boutons sont activés. Fig. 5 : Formulaire «Ecritures», Mode visualisation Mode modification Le mode modification permet d ajouter de nouvelles données ou de modifier des données existantes. Les champs de données qui peuvent être modifiés apparaissent sur fond bleu. Les champs de données pour lesquels une saisie est requise apparaissent avec un cadre rouge. Tous les éléments de navigation sont désactivés, Il n est pas possible d accéder à un autre formulaire durant la modification de l élément en cours. page Les formulaires de données

3 Fig. 6 : Formulaire «Ecritures», Mode modification Modifier un élément Pour modifier les données d un formulaire, vous devez généralement cliquer sur le bouton Modifier situé dans la partie supérieure droite. Ce bouton bascule le formulaire en mode modification. Fig. 7 : Formulaire «Ecritures», Bouton Modifier Une fois les modifications effectuées cliquez sur le bouton Valider pour sauvegarder ces modifications. Le bouton Annuler permet de revenir en mode visualisation sans sauvegarder les modifications Les formulaires de données page 3

4 Fig. 8 : Formulaire «Ecritures», Boutons Valider et Annuler Les données de base de certains éléments ne peuvent pas être modifiées de cette manière : par exemple les noms et prénoms d un individu ou d un contact, le pays et le nom d un établissement. Pour modifier ces données, cliquez sur le bouton Modifier les données de base sous l onglet «Outils». Ce bouton ouvre une fenêtre permettant de modifier les données de base. Fig. 9 : Formulaire «Contacts», Onglet «Outils», Bouton Modifier les données de base Ajouter un élément Pour ajouter un nouvel élément depuis une liste ou un formulaire, cliquez sur le bouton Ajouter. Une fenêtre s'ouvre en mode modification vous permettant de saisir les données de base de l élement. Après la saisie, cliquez sur le bouton Valider pour ajouter l'élément ou sur le bouton Annuler si vous souhaitez annuler l'ajout. page Les formulaires de données

5 Fig. 10 : Formulaire «Etablissements», Onglet «Contacts», Bouton Ajouter Fig. 11 : Fenêtre d'ajout d'un contact Supprimer un élément Pour supprimer un élément depuis une liste ou un formulaire, cliquez sur le bouton supprimer Les formulaires de données page 5

6 Fig. 12 : Formulaire «Ecritures», Bouton Supprimer Si le bouton Supprimer n est pas directement visible dans le formulaire, vous trouverez ce bouton sous l onglet «Outils». Fig. 13 : Formulaire «Contacts», Onglet «Outils», Bouton Supprimer Après le clic sur le bouton Supprimer, un message apparaît vous demandant de confirmer la suppression. Fig. 14 : Suppression d'un élément - Message de confirmation Si d'autres éléments font référence à l'élément à supprimer, un second message d'erreur apparaît vous indiquant que vous ne pouvez pas supprimer l élément et listant les autres éléments auxquels il est rattaché. Pour supprimer l'élément, vous devez d'abord supprimer toutes les références à cet élément. page Les formulaires de données

7 Fig. 15 : Suppression d'un élément - Message d'erreur Voir les détails d un élément d une liste Certains onglets de formulaires présentent une liste d éléments rattachés à l élément sélectionné, par exemple les contacts dans un établissement. Pour accéder aux détails d un de ces éléments, cliquez sur le bouton Détails. Ce bouton ouvre le formulaire de données correspondant où vous pouvez alors visualiser ou modifier les données de l élément. Fig. 16 : Formulaire «Etablissements», Onglet «Contacts», Bouton Détails Les formulaires de données page 7

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