Pas-à-pas. Créer une newsletter avec Outlook

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1 Pas-à-pas Créer une newsletter avec Outlook Objectif : mettre en forme des messages électroniques afin de pouvoir avoir des images dans le corps du message et une mise en page agréable à l œil et efficace. Versions de logiciel : XP et 2003, pour Outlook les noms des fonctions et menus en anglais sont indiqués au regard des explications en français. Les fonctions du logiciel que l on utilisera : Papiers à lettre de Outlook (Stationery) Mise en forme Il faut penser à : Insertion de liens et d images faire une page html avec un logiciel adapté l intégrer dans Outlook en tant que papier à lettres avoir une mise en forme simple pour que le courriel soit lisible quels que soient les réglages du logiciel de messagerie des destinataires Les étapes 1 Création de la page html Intégrer la page dans Outlook Utiliser la page créée pour écrire un message

2 Première étape Création de la page html Il faut pour cela un logiciel de création de page internet. On a choisi ici NVu qui a le grand mérite d exister en plusieurs langues dont le français et d être gratuit. Il peut être téléchargé sur frenchmozilla.sourceforge.net. N importe quel autre logiciel peut évidemment faire l affaire. Ouvrir NVu, pour avoir une page avec des colonnes (deux est un bon compromis pour rester lisible), aller dans le menu Tableau/Insérer/Tableau. Vous avez le choix entre régler sa taille en pourcentage d affichage à l écran (un peu moins de 100% pour la lisibilité) ou en pixels (800 étant la taille recommandée). Dans les deux cas, cliquez sur l onglet Précisément qui vous permet d affecter la taille voulue au tableau et d afficher ou non les bordures, ici 2. 2 Vous pourrez toujours corriger vos réglages par ailleurs et rajouter ou supprimer lignes, colonnes et cellules ainsi que scinder ou fusionner ces dernières. Faites les mises en forme voulues, n hésitez pas, surtout si vous avez opté pour des tableaux sans bordures, à ajouter du «faux texte» pour savoir où écrire et quoi ajouter dans les diverses cellules de votre page.

3 À savoir : Outlook ne retiendra pas les images. 3 Lorsque le résultat vous semble correct (testez-le dans votre navigateur avant), il ne reste plus qu à enregistrer votre fichier et à aller sur Outlook.

4 Deuxième étape Intégrer la page dans Outlook Allez dans le menu Outils/Options (Tools/Options). 4 Puis sur l onglet Format de courrier (Mail format), indiquez comme format de message HTML, décochez si nécessaire les options utilisant Word, enfin cliquez sur Sélecteur de papiers à lettres (More Stationery).

5 Dans la boîte de dialogue suivante, choisissez Nouveau et non pas Obtenir plus de papier à lettres (More Stationery). Dans le premier cas, Outlook vous invite en effet à aller chercher dans votre ordinateur le fichier html que vous venez de créer, dans l autre il va se connecter sur internet. 5 Donnez un nom clair et précis à votre «papier à lettres» et allez chercher le fichier dont vous avez besoin.

6 De retour dans la boîte de dialogue Options, vérifiez que ce papier à lettre n est pas celui par défaut, si nécessaire choisissez en un autre ou Aucun (None). 6

7 Troisième étape Utiliser la page créée pour écrire un message Au lieu de cliquer sur l icône de nouveau message comme d habitude, allez, à droite de la barre des menus dans Actions/Nouveau message en utilisant (Actions/New Mail Message Using). Choisissez le fichier que vous avez introduit dans la bibliothèque de papier à lettres d Outlook, s il ne figure pas dans la liste, cliquez sur Plus de papier à lettres (More Stationery) et allez le chercher dans votre ordinateur. 7 Il ne vous reste plus qu à : 1. saisir le message, ou à faire un copier-coller d un document traitement de texte de préférence sans mise en forme. 2. le mettre en forme au besoin en utilisant les outils de la barre d icône 3. insérer des images si nécessaire, menu Insertion/Image (Insert/Picture), ajouter le nom de l image (texte de légende), ce nom s affichera si votre correspondant a paramétré son logiciel de messagerie pour ne recevoir les courriers électroniques qu en html simple. Ajouter les autres indications si besoin est.

8 4. si besoin, insérez des liens, menu Insertion/Lien hypertexte (Insert/Link). Vous pouvez insérer des liens ouvrant vers des sites ou des liens de messagerie. 5. envoyez le message. S il y a plusieurs destinataires, mettez toutes les adresses en copie cachée. 8

9 Quatrième étape Comment votre message sera reçu? Selon les paramétrages du logiciel, votre message pourra être reçu de trois façons différentes par vos correspondants. D où la nécessité de ne pas tout miser sur la mise en forme d ailleurs. Affichage html original : votre message est reçu comme vous l avez émis. 9 Affichage html simple : la mise en forme est conservée, les illustrations figurent en fichiers joints et le nom des images figure à leur place dans le corps du message. Affichage texte seul : plus de mise en forme et les images sont des pièces jointes.

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