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1 laposte_expeditor_inet Module de d'interface Prestashop La solution de commerce en ligne pour Expeditor-Inet Solution professionnelle de gestion des envois par LaPoste. Solution d'interface avec le module SoColissimo

2 Préambule Ce module s adresse aux commerçants ayant souscrit à Expeditor-Inet de LaPoste afin de procéder à l'envoi de leurs marchandises. Il est particulièrement intégré avec le module Socolissimo ou en encore Soliberté mais permet de gérer n'importe quel type de transporteur. Ce document assume que le commerçant à souscrit au service professionnel, et qu'il a installé et paramétré un transporteur qui gère les envois au travers de la poste, soit un transporteur générique ou encore une solution au travers du module transporteur SoColissimo (version 1.5+) (module gratuit) ou encore le module Soliberté (version 1.1+). Le commerçant est également en possession d'une station sur laquelle est installé l'application Expeditor-Inet. Ce module assure l'échange des données de livraison entre Expeditor-Inet (colis, adresses, ) et le système Prestashop (numéro du colis). Ce module s'intègre raisonnablement dans le flux de traitement des commandes. Le méthode offre en outre la mise à jour des commandes au statut «Livré» lorsque la plateforme de suivi du colis informe de la livraison finale. Installation du module Depuis l'administration de votre boutique, rendez-vous sur l'onglet «Modules» et cliquez pour l'ajout d'un nouveau module. Pointez sur l'archive d'installation fournie. Chargez le module. Le module apparaît alors dans la section carrier des modules de la boutique. Procédez à son activation en cliquant sur «installer» Page 2

3 Configuration La configuration est semi-automatisée en regard du module Socolissimo si celui-ci est déjà configuré lors de l'installation du module. Afin de permettre l'envoi de colis en Socolissimo depuis Expeditor-Inet vous devez fournir le «nom commercial de la société» aussi nommé «nom commercial du chargeur». Cette information en provenance directe de votre espace client Socolissimo. Munissez vous de ce paramètre et remplissez le champ correspondant. Sélectionnez dans la liste latérale le/les transporteur(s) et ajoutez à l'aide du bouton correspondant. Une fois le transporteur dans la zone gauche, vous pouvez choisir le filtre d'extraction de données à appliquer. Vous pouvez définir vos propres filtres qui sont des fichiers structurés (format Yaml). Certains filtres existent par défaut dans la solution et devraient couvrir la plupart des besoins : generic (generic.yaml) : Ce filtre extrait les information des commandes utilisant un transporteur standard de Prestashop. Les données sont directement extraites de l'adresse associée à la commande. Socolissimo1_6 (socolissimo1_6.yaml) : Ce filtre extrait automatiquement les données issues du module SoColissimo jusqu'à la version 1.6. Ce module ne permet pas de capturer l'adresse de la société. SoLiberté (soliberte.yaml) : Ce filtre cible typiquement l'extraction de paramètres issus du module SoLiberté. Le mécanisme particulier (presque un bug) de Prestashop oblige dans certains cas l'application des filtres sur des transporteurs supprimés et/ou désactivés. Typiquement à chaque changement d'information sur un transporteur, il est dupliqué et l'ancienne version est marquée supprimé. Page 3

4 Flux des commandes Le traitement du flux des commandes ne diffère en rien du traitement natif de Prestashop excepté lors de la phase de traitement de l'envoi qui s'en trouve simplifié. 1. Le client prépare ses achats la commande n'est alors qu'un caddie 2. Le client commande et procède aux étapes choix du transporteur et paiement le caddie devient une commande à l'état paiement accepté c'est globalement l'étape vente. 3. La commande fait l'objet de la préparation. 4. L'ensemble de la commande du client est satisfaite on passe cette commande à l'étape d'expédition 'commande en cours de livraison' c'est globalement le rôle du préparateur. 5. Les expéditions procèdent à l'étiquetage et colisage proprement dit et passent le colis au transporteur. 6. On informe le client de son numéro de colis lui permettant le suivi de ce dernier pendant le transit. 7. Le client est livré fin du flux. Le module vient soulager les opérations administratives liées aux étapes 5 et 6. Les expéditions procèdent à l'extraction automatique des informations de livraisons et importent ces dernières dans l'application Expeditor-Inet. Ils impriment alors le batch de toutes les commandes prêtes pour l'envoi dont le statut est devenu 'en cours de livraison' depuis le dernier traitement. A l'issue de la campagne d'impression des bordereau, les expéditions procèdent à l'extraction, puis à l'import des numéros de colis qui viennent automatique nourrir les données de la commande et envoient un avec le numéro de suivi au client. Ce numéro est inscrit sur la commande et permet de consulter le suivi à tout instant depuis les interfaces de Prestashop tant pour le client que pour les administrateur de la boutique. Si les étapes 5 et 6 persistent, elles sont optimisées puisqu'elles permettent d'une part de traiter plus d'une commande à la fois et d'autre part évitent une ressaisie fastidieuse et source de nombreuses erreurs. L'adresse ayant été validé par la plateforme SoColissimo provient du client lui-même et de nombreuses information ont été contrôlées avant leur acceptation code postal, ville, Le code de suivi du colis est également traités de manière multiple et sans intervention humaine. Ce code a été fourni par Expeditor-Inet et ne nécessite aucune intervention manuelle avant de nourrir la commande elle même et le mail de suivi envoyé au client. Page 4

5 Utilisation pas à pas La préparation Une commande vient d'être reçu en boutique. Le responsable de la préparation la consulte et commence à collecter les éléments du contenu. Nous voyons qu'il s'agit d'une commande devant être livrée par SoColissimo mais cela n'a aucune espèce d'importance pour le préparateur de la commande. Ce dernier se focalise sur le cartouche des éléments de la commande, seuls éléments assujetti à sa tâche. Ayant préparé tous le éléments de la commande, il marque cette commande pour les expéditions. L'expédition Il est important de noter que la personne chargée des expédition peut-être une personne différente et, que cette étape peut intervenir en des temps différents. L'expédition concerne le colisage final, éventuellement la pesée et l'émission des bordereaux d'envoi. Dans notre cas, ces étapes se font sur la station ayant l'outils Expeditor-Inet. Le chargé d'expédition commence par ouvrir le lien de l'administration de l'interface depuis son navigateur internet. Ce lien est situé à l'adresse <url admin de la boutique>/index.php? tab=adminpei. Il est généralement situé sous l'onglet Transporteur de l'administration. Page 5

6 Un lien ou un favoris pourra le cas échéant avoir été mis en place afin de lui simplifier cette tâche. Notons que l'accès à cette URL lui demande de se signer et que les droits peuvent être attribuées afin de limiter le nombre de personne ayant accès à cette dernière. Il arrive alors sur un écran lui proposant deux(2) opérations. La première étape consiste en la récupérations des informations de livraison des commandes effectivement prête afin de les importer dans Expeditor-Inet. Il clique donc sur le bouton d'export et est invité à sauvegarder un fichier sur sa station de travail. Une fois ce fichier enregistré, il bascule dans l'application Expeditor-Inet. Il choisit alors l'import de colis depuis les menu de l'application, et utilise l'interface pour pointer le fichier précédemment créé. Le fichier est au format natif de Expeditor- Inet et ne nécessite aucun réglage. Le clique sur «Importer» l'informe du nombre de colis importés. Il ne lui reste plus qu'a valider. A l'issue de cette étape toutes les données de colisage sont présente dans Expeditor- Inet. Le module a nettoyé les enregistrements des colis importés ainsi le prochain import ne reprendra que les éléments nouveau. L'intervenant peut procéder à l'émission des étiquettes. Page 6

7 Une fois l'ensemble des étiquettes imprimées, et le bordereau clos, le responsable est prêt pour la seconde étape qui consiste à remonter les numéros de suivi des colis vers Prestashop. Il commence par accéder à l'écran d'export de l'historique depuis l'écran de l'application Expeditor-Inet. Note : Le réglage n'est à faire qu'une fois, mais il est important que le fichier exporté utilise l'option «avec ligne d'entête». L'ensemble des champs a été sélectionné. Le ré-export de l'historique déjà traités ne pose aucun problème. Les éléments déjà traités sont ignorés De par la nature des critères utilisés par Expeditor-Inet lors de l'export de l'historique, vérifiez que vous couvrez suffisamment la période depuis le dernier export. Cela peut être important lors du traitement juste autour de minuit. Un bordereau de colis émis à 23h59 ne sera pas intégré à l'historique généré à 00h01 par exemple. Dans le doute élargissez la période sur laquelle porte l'export. Page 7

8 L'intervenant retourne sur l'écran d'administration Prestashop et entame la seconde et dernière étape. Il pointe sur le fichier fraichement exporté et procède à l'import. L'ensemble es numéro de suivi des colis est alors importé et un est envoyé au client avec le lien lui permettant la suivi sur le site de LaPoste. Le suivi Après l'import, la consultation de la commande depuis les écrans d'administration permet de consulter l'état d'avancement de la livraison. Le client ayant reçu un de confirmation il peut se rendre directement sur le site de LaPoste pour suivre son colis en temps réel. Ou, connecté à la boutique suivre sa commande depuis son espace personnel. Page 8

9 Clôture des commande livrées La tâche qui consiste en la clôture d'une commande une fois livrée est fastidieuse. Le module propose plusieurs méthode afin d'automatiser cette tâche. Tâche cron Une tâche cron est un mécanisme coté serveur permettant le lancement de programme de manière récurrente. Les méthodes de mise en œuvre varient d'un hébergeur à l'autre. Typiquement vous devez préciser les heures et les jours de la semaine pour lesquels le serveur lance la tâche. Le programme à lancer se situe dans le répertoire du module sous le nom «tracker.php». Le répertoire est le répertoire complet coté serveur et non pas l'url. Par exemple /var/www/modules/laposte_expeditor_inet/tracker.php. Chez OVH vous trouverez la mise en œuvre de tâche cron dans votre espace hébergement L'interface de mise en œuvre est fort simple, créez un tâche précisez quand elle doit s'exécuter une à trois fois par jour, spécifiez le chemin de la tâche. Vous devez pour finir sélectionner l'environnement PHP5. Automatisation via la boutique Le module peux être accroché en façade de la boutique sur le hook dénommé «top». En procédant de la sorte lorsque l'internaute parcourt le site, le module tente de mettre à jour les informations des colis en cours de livraison le concernant. Lorsque l'internaute est connecté sur son compte, à chaque page le module utilise un algorithme qui met à jour l'état de livraison des colis le concernant ses commandes en cours de livraison. Afin de limiter le trafic émit sur le réseau, l'algorithme limite volontairement la recherche à 4 commandes en cours et selon la séquence temporelle suivante : 5s, 30s, 3mn, 15mn, 1h15mn, 7h30mn Pour utiliser ce mode de mise à jour, utilisez le panneau «Position» de l'onglet «Modules». Greffez alors le module sur le hook «Top» Page 9

10 Ce type de mise en oeuvre permet une meilleure expérience pour vos clients, le statut des commandes à plus de chance d'être mis à jour en temps réel, elle peut néanmoins poser problème en cas de trafic intense, de colis non répertorié, etc. Il est souhaitable de vérifier depuis le back-office les commandes anciennes pour lesquelles le statut ne serait pas à jour et de procéder alors à une mise à jour manuelle. Automatisation depuis la l'arrière boutique En cas de fortes charges prévenant l'emploi de la méthode de mise à jour en boutique. Le module peut être accroché au hook backofficetop si vous utilisez une version Prestashop Le principe reste le même que pour le mode boutique mais pour les écrans de l'arrière boutique. Ici le visiteur des pages est donc un employé. Selon la même trame temporelle, le statut de 10 commandes en cours de livraison est interrogé et éventuellement mis à jour. La limite à 10 commandes en restreint son usage avec une autre méthode de mise à jour. Manuelle ou directe. Automatisation à déclenchement manuel Vous pouvez à tout instant initier l'interrogation du suivi de colis en initiant cette tache manuellement. Depuis l'écran d'administration du module, procédez en cliquant sur le lien de suivi direct. Un écran récapitulant l'ensemble des commandes en transit et leur statut apparaît. Les commandes arrivées à destination sont parallèlement marqué à l'état livré. Page 10

11 Dépannages Ci-dessous les éléments permettant le dépannages et la résolution de certain problèmes. Une ou plusieurs commandes ne peuvent être exportées Le marquage d'une commande pour l'export n'intervient que lors du passage à l'étape «En cours de livraison» et seulement si le numéro de suivi du colis est vide. Notez également que seules les commandes utilisant SoColissimo seront exportées. Pour réitérer l'export d'une commande déjà prise en compte, ramenez son statut à «Préparation en cours» et supprimez si il existe le numéro de suivi du colis (effacez le champ et validez). Basculez à nouveau cette commande à l'état «En cours de livraison» elle fera partie du prochain export. Comment sont marqué les commandes? Lors du passage à l'état «En cours de livraison», un fichier est créé dans le sous-répertoire pool du module sur le serveur. Chaque fichier à la forme JJMMYYYY_HHMMSS_<numéro de commande> et correspond à un enregistrement au format natif Expeditor-Inet. Il est déconseillé de l'éditer quoique qu'il ne contienne que du texte, ses champs ont des longueurs fixes. J'ai procédé à de multiples import en provenance d'expeditor-inet Cela ne porte pas à conséquence. Le module utilise le champ «ReferenceExpedition» afin de pointer la commande correspondante. Cette référence a été générée selon le format «PEI-<numéro de commande>. Le numéro de suivi n'affecte que cette commande et seulement dans le cas ou ce numéro est différent, il est procédé sa mise à jour avec envoi d'un au client final. J'ai importé plusieurs fois le même contenu dans Expeditor-Inet Supprimez simplement les envois en doublons depuis Expeditor-Inet avant clore de votre bordereau. Mon historique Expeditor-Inet ne fait pas apparaître mes colis Votre bordereau doit être clôt afin que les colis apparaissent. Le suivi automatique de commande ne détecte pas la livraison En premier lieu, procédez à une mise à jour directe du suivi afin d'éliminer d'autres causes. Cela est particulièrement sensible lorsque vous utilisez les modes de mises à jour sur la boutique et l'arrière boutique comme méthode exclusive de mise à jour du suivi. Cela peut être également du à des variations dans les messages retournées par la plateforme de «La Poste». Procédez manuellement au marquage «Livré» de ces commandes. Si de nombreuses commandes font apparaître ce problème, contactez le support produit afin que la liste des message déclenchant l'arrivée soit mise à jour. Typiquement il s'agit d'un tableau de valeur présente dans le fichier «tracker.php» Page 11

12 Je suis perdu dans l'import Expeditor-Inet Lors de l'export vous sauvegardez le fichier résultat. Vous pouvez choisir d'enregistrer ce fichier soit dans le répertoire d'intégration automatique d'expeditor-inet habituellement «C:\EXPINET\INT_AUTO\», soit dans un répertoire de votre convenance. Si vous choisissez l'intégration automatique, cliquez sur le bouton concerné. L'import est semi-automatique Si vous choisissez un répertoire différent de celui de l'intégration automatique, optez pour l'import manuel, en sélectionnant le fichier. Cliquez ensuite sur importer. Cette option conserve le fichier transféré. Ne mixez pas les 2 méthodes. Après validation, réglez l'option «Visualiser avant d'imprimer» selon l'option qui convient le mieux à votre usage. Visualiser permet par exemple de contrôler et de corriger le poids final du colis. Quel est le format d'import à choisir? Le format de l'import utilise le format natif Expeditor-Inet. Il n'est nullement besoin de manipuler le fichier, ni d'utiliser de format d'import particulier. Si vous avez un format de configuré, vous pouvez le désactiver depuis le menu «Utilitaire», «Définition du format de fichier» et activer le mode Expeditor sur les 2 entrées. Gestion des adresses Expeditor-Inet limite les champs d'adresse à 35 caractères (application restrictive de la norme AFNOR XPZ limité à 38 caractères). Le module intègre une version simplifiée de cette norme devant permettre de gérer la plupart des problèmes et d'éviter ainsi la majorité des retours pour adresse invalide. Page 12

13 Une liste d'abréviation normalisées est mise en place au travers d'un fichier «rules.rex» que vous pouvez éventuellement agrémenter. Ce fichier au format Yaml défini des expressions (régulière) à rechercher et la chaine de substitution associée. Si vous pouvez virtuellement ajouter toutes les abréviations de votre convenance, n'étant pas normalisées, vous n'avez aucune garantie qu'elle seront correctement comprises. Veuillez également à ne pas chercher à tout prix à résoudre un problème unique que vous pouvez résoudre en éditant l'adresse d'un de vos client afin de la rendre plus lisible. Génération des CN23 Depuis la version 3, le module offre un mécanisme de génération automatisé des CN23 (formulaire douanier) pour toutes destination hors France métropolitaine et Monaco. Pour ce faire un fichier «cn23.rex» est à votre disposition pour stipuler les code tarifaire (code TARIC). La source officielle des codes TARIC est disponible sur le site de la communauté Européenne à l'url : Afin de simplifier la recherche, le module contient plusieurs version de l'ensemble des codes que vous pouvez consulter avec les outils de votre système. Toutes ces tables sont similaire, seuls leurs formats changent afin de vous offrir la méthode qui vous convient le mieux. «nomenclature-douaniere-2011.ods» fichier tableur au format OpenOffice. «nomenclature-douaniere-2011.csv» fichier des codes au format CSV séparateur ; «nomenclature-douaniere-2011.html» tableau complet au format html. Notez que vous devrez toujours fournir le code TARIC complet, soit 10 chiffres. Le fichier «cn23.rex» est décomposé en 3 sections : la section produit, qui vous permet d'associer un code à un quelconque produit identifié par sont identifiant dans votre boutique. Entez un identifiant et un code TARIC par ligne. Le libellé reprit sur la CN23 sera les 25 premiers caractère du nom du produit. La section catégorie qui permet d'associer un code similaire aux produits appartenant à une catégorie. Une entrée par ligne. Le libellé sur la CN23 sera les 25 premiers caractères du nom de la catégorie. Les catégories sont évaluées dans l'ordre ou elles sont précisées. Dès qu'une catégorie est adaptée à un produit, l'analyse se termine pour ce dernier. Une section par défaut, qui stipule le libellé et le code TARIC si aucun élément n'a été reconnu. La priorité des sections quelque soit leur ordre d'apparition dans le fichier est toujours produit, catégorie et enfin défaut. Page 13

14 Le fichier «cn23.rex» est un fichier texte au format YAML. Ce format utilise le caractère # pour les commentaires. Et notez que les espaces de début de ligne précisent le niveau. N'utilisez jamais de tabulation, alignez le premier caractère avec les lignes précédente de même niveau. La ligne commençant par --- est requise au bon fonctionnement du module. Exemple de fichier «cn23.rex» # # Copyright enter-solutions 2011, all rights reserved. # See licence.txt for details # # This is the rule file used to populate CN23 fields. # Despite its extension it SHOULD be a regular yaml file. # # --- product: 243: # Accessoire de vêtement en cuir naturel category: 26: # Bijoux fantaisie default: { label: "Vêtements", taric: } Ce fichier informe le module d'utiliser le code TARIC pour le produit dont l'identifiant boutique est le 243. Si ce n'est pas le cas, le produit est scruté pour connaître les catégories auquel il appartient, si l'on rencontre la catégorie identifiant 26 de votre boutique dans cette liste, le code TARIC deviendra , sinon on choisira le code Si l'une des section ne convient pas à votre usage, laissez la vide ou supprimez la. Si aucune section «default» n'existe, le module utilise les valeurs { label : «Divers», taric : 0 } Page 14

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