Base de Connaissances SiteAudit. Utiliser les Rapports Planifiés. Sommaire des Fonctionnalités. Les Nouveautés

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1 Base de Connaissances SiteAudit Utiliser les Rapports Planifiés Avril 2010 Dans cet article: Sommaire des fonctionnalités Les nouveautés Planifier des rapports SiteAudit 4.0 fournit une nouvelle interface de rapport planifié qui rend la planification de rapport pour archivage ou envoi par plus aisé que dans les versions précédentes de SiteAudit. Tous les rapports de SiteAudit 4.0 sont dérivés d une vue SiteAudit, aussi il est possible de créer bien plus de rapports que précédemment. En outre, les rapports planifiés peuvent être envoyés sous des formats auparavant inexistants, parmi lesquels : PDF, RTF, et XLS. Sommaire des Fonctionnalités En utilisant le Planificateur de Tâches de Microsoft Windows, il est possible de créer des tâches qui génèrent des rapports SiteAudit et archivent ces rapports ou les envoient à des destinataires spécifiques. Dans les versions de SiteAudit précédentes à la 4.0, la commande du Planificateur de Tâches utilisée pour envoyer et archiver les rapports était complexe et difficile à appréhender pour certains utilisateurs. Dans SiteAudit 4.0, tous les rapports sont dérivés d une vue SiteAudit, aussi il n y a plus besoin des nombreux paramètres de commande du Planificateur de Tâches. Maintenant, la commande requiert un unique paramètre qui spécifie le fichier vue utilisé pour générer le rapport SiteAudit. Les Nouveautés D autres améliorations de SiteAudit 4.0 concernent la possibilité de créer facilement des rapports basés sur n importe quelle vue existante ou personnalisée. De nouvelles vues ont été ajoutées à SiteAudit 4.0 et les vues existantes ont été améliorées pour permettre la création de presque n importe quel rapport imaginable. Nouvelles fonctionnalités de planification de rapport : Commande du Planificateur de Tâches simplifiée De nouveaux modèles de rapports Elimination du besoin de documents de filtre personnalisé Elimination du besoin d utiliser des feuilles de style personnalisées Support de nouveaux formats de fichier Commande du Planificateur de Tâches simplifiée Les rapports SiteAudit peuvent être archivés ou envoyées périodiquement en utilisant le Planificateur de Tâches Windows. Dans les versions de SiteAudit précédentes à la 4.0, la commande pour archiver ou envoyer par des rapports pouvait devenir très compliquée. Les utilisateurs devaient spécifier de nombreux paramètres dans la commande du Planificateur de Tâches qui nécessitaient une compréhension avancée du sens de chaque paramètre. Netaphor SiteAudit Software v1.0

2 Dans SiteAudit 4.0, la commande du Planificateur de Tâches Windows a été considérablement simplifiée et ne nécessite maintenant qu un unique paramètre qui spécifie le chemin et le nom du fichier vue utilisé pour générer le rapport. Plus bas un exemple de commande de Planificateur de Tâches Windows utilisée pour générer un rapport SiteAudit. La commande du Planificateur de Tâches Windows pour planifier un rapport consiste en deux parties : 1. Le chemin et le nom de l application SiteAudit qui génère le rapport 2. Le chemin et le nom de la vue SiteAudit de laquelle le rapport est dérivé Commande exemple C:\Program Files\Netaphor\SiteAudit\SiteAuditScheduledReports.exe C:\mysavedview.view Note: les guillemets sont nécessaires si des espaces existent dans le chemin ou le nom de fichier De nouveaux modèles de rapports Les versions précédentes de SiteAudit permettaient un nombre très limité de rapports planifiés. Ces rapports pouvaient être modifiés pour cacher ou afficher des données spécifiques. SiteAudit 4.0 offre un nombre illimité de rapports qui peuvent tous être personnalisés facilement sans connaissance particulière des feuilles de style XML ou XSL. Dans SiteAudit 4.0, un rapport peut être créé à partir de n importe quelle vue. Plusieurs nouvelles vues ont été ajoutées et les vues existantes ont été modifiées pour supporter une large variété de nouveaux rapports. Tous les rapports intégrés ont été retirés de SiteAudit 4.0 ; cependant, tous les rapports intégrés et planifiés qui ont existé dans SiteAudit 3.x peuvent être créés à partir d une vue existante de SiteAudit 4.0. Elimination du besoin de documents de filtre personnalisé Créer et utiliser des documents de filtre personnalisé n est plus nécessaire dans SiteAudit 4.0. Etant donné que tous les rapports sont créés à partir d une vue SiteAudit, les techniques de filtre de vue standard peuvent être utilisées pour filtrer les données. Au final, un rapport peut être filtré de la même façon que la vue dont il est dérivé. Dans SiteAudit 3.x, il était nécessaire de personnaliser un document de filtre XML pour qu un rapport planifié affiche les données désirées. Par exemple, un document de filtre aurait pu être créé pour n afficher que les imprimantes HP et Canon, ou il aurait pu être créé pour ne montrer que les matériels appartenant à un département spécifique. Dans SiteAudit 4.0, le filtrage se fait au niveau de la vue, aussi les documents de filtre ne sont plus nécessaires. Les vues peuvent être filtrées dans SiteAudit Viewer en cliquant sur le bouton Modifier Filtre en bas de la vue et en configurant le filtre comme désiré. Autrement, chaque en-tête de colonne contient un filtre qui permet à l utilisateur de filtrer une colonne selon une valeur y existant Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY 2 4/9/2010

3 Elimination du besoin de feuilles de style XSL personnalisées SiteAudit 4.0 ne nécessite plus des feuilles de style XSL pour transformer un rapport planifié en différents formats. Tous les rapports planifiés peuvent être fournis en format PDF, XLS, CSV, HTML, RTF, ou XML. Tous les rapports de SiteAudit 4.0 sont dérivés d une vue. Chaque vue peut être personnalisée et formatée directement dans SiteAudit Viewer. L utilisation du menu Configuration de la Mise en Page permet la personnalisation de l apparence des rapports et leur prévisualisation avant l enregistrement et la planification. SiteAudit 4.0 permet toujours l utilisation de feuilles de style personnalisées ; cependant, ceci n est plus nécessaire sauf si une manipulation spécifique de contenu ou des données est désirée. Par exemple, il peut être demandé de créer un document personnalisé avec un format unique nécessaire pour l intégration dans une application tierce. Support de nouveaux formats de fichier SiteAudit 4.0 supporte de nouveaux formats de fichier pour les rapports planifiés. Dans les versions précédentes de SiteAudit, un rapport planifié était toujours en format XML même si les utilisateurs pouvaient renseigner une feuille de style XSL pour convertir le document XML en HTML, CSV, TXT, ou un autre type de document. Cependant, il n était pas possible de convertir le document en format PDF, RTF, ou XLS. SiteAudit 4.0 permet de générer des rapports sous les formats suivants : HTML, XML, XLS, PDF, RTF, ou CSV. SiteAudit continue de supporter les feuilles de style XSL de façon à ce que les utilisateurs puissent toujours utiliser le format de fichier XML couplé avec une feuille de style XSL pour produire le document désiré. De façon générale, il est toujours recommandé de filtrer la vue de laquelle le rapport est dérivé plutôt que de créer et d utiliser des documents de filtre personnalisé Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY 3 4/9/2010

4 Planifier des rapports Le Planificateur de Tâches Windows est nécessaire pour lancer les rapports SiteAudit de façon planifiée. Les utilisateurs doivent créer une tâche qui appelle le programme SiteAuditScheduledReports.exe et fournir un paramètre qui indique quel fichier vue utiliser pour générer et fournir le rapport. Ainsi, il est nécessaire de d abord personnaliser et enregistrer la vue qui sera utilisée comme base d un rapport planifié. Planifier des rapports pour archivage ou envoi par est plus aisé avec SiteAudit 4.0 : Le filtrage des données de rapport est effectué avec les techniques standard de filtre de vue. Il n est plus nécessaire de créer un document de filtre personnalisé. L utilisation de feuilles de style pour personnaliser les rapports peut être faite directement dans SiteAudit 4.0 Viewer, aussi il n est plus nécessaire de créer des feuilles de style personnalisées La commande pour planifier un rapport a été simplifiée de façon conséquente A vérifier avant de planifier un rapport Ci-dessous une liste d étapes à effectuer avant de planifier un rapport : Personnaliser la vue affichant les données désirées Configurer les options de format de fichier. Cliquer sur Rapports > Options de Format de Fichier pour ouvrir le menu des options de format de fichier. Configurer la mise en page du rapport. Cliquer sur Rapports > Mise en Page pour ouvrir le menu de configuration de la mise en page Comment planifier un rapport N importe quelle vue sauvegardée peut être planifiée pour archivage ou envoi par . Les rapports sont envoyés par ou archivés sur un espace de stockage périodiquement en utilisant le Planificateur de Tâches Windows. Le Planificateur de Tâches Windows est utilisé pour planifier quand un rapport SiteAudit doit être généré. Toutes les informations nécessaires pour produire un rapport et l archiver ou l envoyer par sont contenues dans le fichier vue. Aussi il est nécessaire de configurer les options d envoi et d enregistrer le fichier vue avant de créer une tâche planifiée dans le Planificateur de Tâches Windows. Les options d envoi d un rapport planifié sont configurées le menu Options d Envoi. Ce menu peut être ouvert en cliquant sur Rapports > Envoi Planifié. L illustration 1 ci-dessous montre le menu Options d Envoi Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY 4 4/9/2010

5 Illustration 1 Menu Options d Envoi Le menu Options d envoi contient un onglet pour la configuration des options d et un onglet pour configurer les options d archivage. Les sections suivantes expliquent comment les configurer. Options de planification d envoi Les rapports SiteAudit peuvent être envoyés par à des destinataires spécifiques à chaque fois que le Planificateur de Tâches Windows est exécuté. Les rapports sont inclus en pièces jointes à un . Cette section décrit comment configurer les options . Pour activer l envoi par d un rapport, il faut cocher la case Activer envoi et configurer le reste des options . Si le rapport ne doit pas être envoyé, décocher la case. Illustration 2 Options envoi Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY 5 4/9/2010

6 Format Les rapports peuvent être envoyés par sous les formats suivants : PDF, XML, HTML, RTF, XLS, ou CSV. Si une feuille de style XSL ou un document de filtre est spécifié dans le menu Options de format de fichier, alors le format DOIT être XML. Autrement, il est possible de choisir l option de format désiré. Dans SiteAudit 3.x, tous les rapports étaient des documents XML et nécessitaient des feuilles de style pour personnaliser ou convertir un rapport vers un format désiré. Cela n est plus nécessaire puisque les rapports planifiés SiteAudit 4.0 peuvent être envoyés sous n importe lequel des formats supportés. Activer la compression de fichier Cocher la case Activer la compression gzip pour compresser un rapport. Quand cette option est sélectionnée, les rapports joints à un sont compressés. L extension de fichier du rapport est gz et les utilisateurs devront le décompresser pour voir le rapport. Compresser un rapport est utile quand la taille d un rapport est très grande. La taille d un rapport peut être problématique lorsque certains routeurs n autorisent pas de pièces jointes aux s supérieures à 5Mo par exemple. Nom de la pièce jointe Tous les rapports planifiés sont envoyés par comme pièces jointes. Il est possible d entrer un nom pour le rapport en pièce jointe dans le champ Nom de la pièce jointe. Par exemple, considérons le nom de pièce jointe ABC et le format de rapport désiré PDF. Le nom de la pièce jointe envoyée par ou archivée sera ABC.pdf. Si la compression gzip est activée, le nom du fichier de rapport serait ABC.gz. Envoyer à Renseigner les destinataires dans le champ Envoyer à. Chaque adresse de destinataire doit être séparée par une virgule ou un point virgule. Adresse de l expéditeur Renseigner l adresse de l expéditeur. Cette adresse apparaîtra dans le champ DE des mails envoyés et peut être n importe quelle adresse valide. Ce champ doit contenir une adresse valide pour que SiteAudit puisse envoyer par des rapports planifiés. Nom affiché Renseigner le nom affiché de l expéditeur dans le champ Nom affiché. Par exemple, considérons qu un utilisateur renseigne l adresse de l expéditeur abc.com et renseigne le nom affiché siteaudit. L apparaîtra comme provenant de siteaudit [abc.com] Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY 6 4/9/2010

7 Configuration du serveur de messagerie Pour envoyer un , le serveur de messagerie doit être configuré. Cliquer sur le bouton Configuration du serveur de messagerie ouvre le menu correspondant. Renseigner l adresse du serveur ainsi que les identifiants est nécessaire. Pour confirmer que le serveur de messagerie est correctement configuré, renseigner des données dans la section Test de la configuration et cliquer sur le bouton Envoyer message de test. Vérifier ensuite que l de test a bien été envoyé. Illustration 3 Menu de Configuration du Serveur de Messagerie Options d envoi d archives planifiées Les rapports SiteAudit peuvent être archivés sur un espace de stockage périodiquement en utilisant le Planificateur de Tâches Windows. Quand une tâche du Planificateur de Tâches est activée, SiteAudit génère et archive le rapport tel que défini dans le menu de Configuration du serveur de messagerie. Pour permettre aux rapports d être archivés, cocher la case Activer archivage. Si cette case n est pas sélectionnée, les rapports ne seront pas archivés Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY 7 4/9/2010

8 Illustration 4 Options d envoi d archives Format Les rapports peuvent être archivés sous les formats suivants: PDF, XML, HTML, RTF, XLS, or CSV. Sélectionner le format de fichier désiré pour le rapport. Activer la compression de fichier Cocher la case Activer la compression gzip pour compresser un rapport. Quand cette option est sélectionnée, les rapports sont compressés à l archivage. L extension de fichier du rapport est gz et les utilisateurs devront le décompresser pour voir le rapport. Compresser un rapport est utile quand la taille d un rapport est très grande. Dossier d archivage Renseigner ou sélectionner le dossier où les rapports planifiés seront stockés. Modèle d archivage Le modèle d archivage permet aux utilisateurs de définir le nom de fichier de leur rapport et d inclure un tampon date/heure. Chaque fois qu un rapport est généré le nom de fichier aura en suffixe la date et l heure actuelles. Par exemple une tâche du Planificateur de Tâches Windows configurée pour archiver un rapport de consommables une fois par mois Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY 8 4/9/2010

9 Enregistrer une vue Dans SiteAudit 4.0 et ultérieur, il est possible d enregistrer des vues personnalisées, qui peuvent ensuite être publiées sur le site de rapport SiteAudit, ou planifiées pour archivage ou envoi par . Une fois qu une vue a été configurée tel que désiré, sélectionner le menu Fichier > Enregistrer ou Fichier > Enregistrer Sous et sauvegarder la vue. Ouvrir une vue Les vues enregistrées peuvent être ouvertes et affichées dans SiteAudit Viewer en sélectionnant Ouvrir à partir du menu Fichier et en choisissant la vue à ouvrir, ou en sélectionnant le nom de la vue à partir du menu Fichier > Vues récentes. Quand une vue est dans SiteAudit Viewer, le nom du fichier vue et son chemin sont affichés en haut de SiteAudit Viewer comme montré sur la copie d écran ci-dessous. Le nom de la vue d origine est affiché au-dessus du nom de l entreprise avec un losange pour indiquer que la vue affichée est une vue personnalisée. Planifier des rapports sous Windows Vista / 7 Lors de la planification de rapports sous Windows Vista ou 7, il faut s assurer que la tâche planifiée est lancée avec les privilèges administrateur. Cela est nécessaire pour générer et envoyer le rapport Netaphor Confidential CHANNEL PARTNER ONLY 9 4/9/2010

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