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1 Département : VENDEE Arrondissement : FONTENAY LE COMTE COMITÉ SYNDICAL du 19 SEPTEMBRE 2013 PROCES VERBAL Membres L an deux mille treize, le dix-neuf septembre à dix-neuf heures, En exercice : 21 le Comité Syndical s est réuni en son siège à Fontenay-le-Comte, Présents : 11 en session ordinaire, Pouvoirs : 1 sous la Présidence de M. Bertrand RIOT, Président, Votants : 12 convocation adressée par M. le Président le 13 septembre 2013 Présents : - M. Bertrand RIOT, Président, délégué de la CC.VSA, Maire de Vix - M. Roger HERVÉ, Vice-Président, délégué de la CC.PLH, Maire de St-Martin-des-Fontaines - Mme Claudette BOUTET, Vice-Présidente, déléguée de la CC.PFLC - M. Daniel AUBINEAU, délégué de la CC.PFLC, Maire de Foussais-Payré - M. André BOULOT, délégué de la Commune de Nalliers, Maire de Nalliers - M. Michel BROSSARD, délégué de la CC.VSA - M. Dominique GATINEAU, délégué de la CC.PFLC, Adjoint au Maire d Auzay - M. Robert GUÉRIN, délégué de la CC.VSA - M. Gérard LAMIRAUD, délégué de la CC.PFLC - M. Dominique PILLETTE, délégué de la CC.PFLC, Maire de Velluire - M. Olivier VELINA, délégué de la CC.VSA Etait absent et avait donné pouvoir : - M. Gilles BERLAND, Vice-Président, délégué de la CC.PFLC, Maire de Vouvant... à M. Bertrand RIOT Absents excusés : - M. Yves BILLAUD, délégué de la CC.PFLC, Maire de St-Michel-le-Cloucq - M. Charly BODET, délégué de la CC.PLH, Maire de Marsais-Ste-Radegonde - M. Daniel DAVID, délégué de la CC.VSA, Maire de Benet - M. Patrick DEVILLE, délégué de la CC.PFLC, Adjoint au Maire de Fontenay-le-Comte - Mme. Françoise GAUDUCHON, déléguée de la CC.VSA - M. Didier HERBÉ, délégué de la CC.PFLC, Maire de Montreuil - M. Lionel PAGEAUD, délégué de la CC.PFLC - M. Jacques PAILLAT, délégué de la CC.PFLC, Maire de Petosse - M. André ROTURIER, délégué de la CC.PFLC Secrétaire de séance : - M. Gérard LAMIRAUD est désigné en qualité de secrétaire de séance. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 1

2 Ordre du jour : POINT 1 FINANCES et ADMINISTRATION 1.1 Modification des statuts de Sycodem Intégration de la Commune de Nalliers à la Communauté de Communes du Pays de L Hermenault 1.2 Rapport d activité 2012 de Sycodem 1.3 Rapport d activité 2012 du Syndicat TRIVALIS 1.4 Adhésion à «e-collectivités Vendée» - Election d un représentant au sein du collège des Syndicats de communes 1.5 Budget Primitif Décision modificative n Etat d avancement du budget au 31/ Mise à la charge des redevables des frais bancaires pour rejet de chèque 1.8 Courrier adressé à M. le Député sur la hausse envisagée de la TVA liée aux activités déchets 1.9 Signature du bail emphytéotique avec la société VOLTA DEVELOPPEMENT POINT 2 TECHNIQUE 2.1 Calendrier de collecte Contrat de télésurveillance et de gestion des alarmes du CTLA 2.3 Courrier adressé à l entreprise CITEC ENVIRONNEMENT concernant l application de pénalités 2.4 Remboursement des frais d évacuation de gravats occasionnés par les intempéries POINT 3 MARCHES PUBLICS 3.1 Réponse à l appel d offres lancé par la CC.PFLC Lot 1 Enlèvement des déchets 3.2 Marché de maîtrise d oeuvre pour le réaménagement des déchèteries de Benet et de Fontenay-le-Comte POINT 4 COMMUNICATION & BACS 4.1 Vente de bacs de collecte aux professionnels 4.2 Acquisition puis revente de lombricomposteurs aux usagers 4.3 Semaines de Réduction des Déchets 2013 et du Développement Durable Tenue de stands et remise de lots 4.4 TAP ville de Fontenay-le-Comte Information 4.5 Calendrier de collecte Information POINT 5 RESSOURCES HUMAINES 5.1 Réflexion sur l ouverture d un poste sous contrat «emploi d avenir» POINT 6 PREVENTION HYGIENNE SECURITE 6.1 Avancement de la réalisation du nouveau Document Unique de Prévention des RP POINT 7 DIVERS 7.1 Questions ouvertes des membres * * * * * * * * * * * * * Document remis avec la note de synthèse Projet des nouveaux Statuts du Syndicat Rapport d activité 2012 de Sycodem Rapport d activité 2012 de Trivalis Copie du courrier adressé à M. Le Député * * * * * * * * * * * * * SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 2

3 APPROBATION DU PROCES-VERBAL DU COMITE SYNDICAL DU 30 MAI 2013 M. RIOT, Président, demande aux membres présents s ils ont des observations à formuler sur le procès-verbal de la précédente séance du Comité Syndical du 30 mai Aucune remarque n étant formulée, les membres du Comité Syndical approuvent le procès-verbal de la séance du 30 mai POINT 1 FINANCES et ADMINISTRATION 1.1 MODIFICATION DES STATUTS DE SYCODEM SUD VENDEE INTEGRATION DE LA COMMUNE DE NALLIERS A LA COMMUNAUTE DE COMMUNES DU PAYS DE L HERMENAULT (n 33/2013) M. le Président rappelle : - l Arrêté Préfectoral en date du 25 janvier 2012, portant projet de périmètre de la Communauté de Communes du Pays de L Hermenault, intégrant la Commune de Nalliers à compter du 1 er janvier l Arrêté Préfectoral en date du 09 janvier 2013 portant décision de la constitution de la Communauté de Communes du Pays de L Hermenault, avec intégration de la Commune de Nalliers, à compter du 1 er janvier En ses articles 2 et 3, il est demandé aux syndicats impactés, dont SYCODEM SUD VENDEE et TRIVALIS, de procéder à l exécution de l Arrêté par modification des statuts. Puis il fait lecture du courrier de M. le Préfet en date du 13 juin 2013 demandant aux EPCI de mettre en conformité leurs statuts avec sa décision. Ainsi, M. le Président donne lecture des Statuts joints en annexe, et demande au Comité Syndical de se prononcer sur cette proposition qui doit prendre effet à compter du 1 er janvier 2014 : o Modification de l article 1 relatif aux membres du Syndicat, o Modification de l article 5 sur le nombre de délégués par collectivité membre, Article 5 Le Comité Syndical est composé de délégués élus par les conseils des collectivités membres, à raison de : - 12 délégués pour la Communauté de Communes du Pays de Fontenay-le-Comte - 6 délégués pour la Communauté de Communes Vendée-Sèvre-Autise - 3 délégués pour la Communauté de Communes du Pays de L Hermenault et, conformément à l article L du Code Général des Collectivités Territoriales, demande l approbation des structures membres sur la modification et l adoption des Statuts proposés. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 3

4 Le Comité Syndical procède au vote à bulletin secret, à la question OUI ou NON à la modification des Statuts au 1 er janvier Le dépouillement du vote donne les résultats suivants : Nombre de bulletins trouvés dans l urne Nombre de suffrages exprimés Nombre de bulletins blancs ou nuls... 0 Majorité absolue... 6 Ont obtenu les votes suivants : OUI voix NON... 0 voix Le projet de modification des Statuts du Syndicat est adopté. Le Comité Syndical demande en l approbation des structures membres. 1.2 RAPPORT D ACTIVITE 2012 DE SYCODEM (n 34/2013) M. le Président rappelle qu obligation est faite pour le Syndicat d adresser aux collectivités adhérentes chaque année un rapport retraçant l activité de l année précédente. Il présente le rapport 2012 préparé par les services, expose que ce rapport a été remis à chaque membre du Comité Syndical et demande les observations de chacun sur ce document. Puis M. Président demande au Comité Syndical d approuver ce rapport afin qu il puisse être présenté aux collectivités adhérentes. Aucune remarque n étant formulée sur le présent rapport d activité, Approuve le rapport d activité RAPPORT D ACTIVITE 2012 DU SYNDICAT TRIVALIS (n 35/2013) M. le Président présente au Comité Syndical, conformément à l article L du Code Général des Collectivités Territoriales, le rapport retraçant l activité du Syndicat mixte départemental d études et de traitement des déchets ménagers et assimilés de la Vendée «TRIVALIS» pour l année Il expose que ce rapport a été présenté à chaque membre du Comité Syndical, et il demande les observations de chacun sur ce document. Prend acte du rapport d activité 2012 du Syndicat départemental TRIVALIS. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 4

5 1.4 ADHESION A «E-COLLECTIVITES VENDEE» - ELECTION D UN REPRESENTANT AU SEIN DU COLLEGE DES SYNDICATS DE COMMUNES (n 36/2013) M. le Président expose : Le projet de création du syndicat mixte «e-collectivités Vendée», auquel notre Syndicat a décidé d adhérer, va maintenant entrer dans sa phase de concrétisation. Le périmètre de la future structure est en effet connu dorénavant. Le Centre de Gestion et L Association des Maires et des Présidents de Communautés de Vendée, qui coordonnent la mise en place du futur syndicat mixte, vont transmettre au Préfet de la Vendée la liste définitive des adhérents. Il pourra alors saisir pour avis la Commission Départementale de la Coopération Intercommunale, avant d instruire la demande et de prononcer la création du syndicat mixte, au 1er janvier 2014 autant que possible. Conformément aux dispositions des statuts, la composition du futur conseil d administration sera la suivante : - Collège des communes 20 délégués titulaires et 20 délégués suppléants - Collège des communautés 8 délégués titulaires et 8 délégués suppléants - Collège des autres syndicats 4 délégués titulaires et 4 délégués suppléants - SyDEV 2 délégués titulaires et 2 délégués suppléants - Vendée Eau 2 délégués titulaires et 2 délégués suppléants - Trivalis 2 délégués titulaires et 2 délégués suppléants - Centre de Gestion 2 délégués titulaires et 2 délégués suppléants Les 3 premiers collèges sont constitués d 1 représentant par organe délibérant des différentes structures concernées (communes, EPCI, autres syndicats). L ensemble des représentants ainsi élus seront appelés, dans un second temps, à procéder à l élection des délégués de leur collège, sous l égide de l Association des Maires et des Présidents de Communautés de Vendée qui, comme le prévoient les statuts, organisera cette élection par correspondance. M. le Président sollicite donc l assemblée délibérante de Sycodem afin de procéder à l élection de son représentant, appelé dans un second temps à procéder à l élection des délégués au sein du conseil d administration d «e-collectivités Vendée». M. le Président indique à l assemblée que Mme Claudette BOUTET s est portée candidate pour représenter le Syndicat. Le Comité Syndical procède à l élection. Mme Claudette BOUTET ayant obtenu l unanimité des suffrages exprimés, est proclamée élue représentant SYCODEM SUD VENDEE. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 5

6 1.5 BUDGET PRIMITIF 2013 DECISION MODIFICATIVE N 2 (n 37/2013) M. le Président expose qu il est nécessaire de procéder à des virements de crédits. Le budget étant voté au chapitre, il est proposé d approuver la décision modificative suivante : dépenses de fonctionnement article chapitre libellé montant autres fournitures non stockées fêtes et cérémonies contribution aux organismes de regroupement bourses et prix TOTAL recettes de fonctionnement article chapitre libellé montant revenus des immeubles TOTAL Approuve la proposition de modification budgétaire, Et Vote la décision modificative n 2 au Budget Primitif ETAT D AVANCEMENT DU BUDGET AU 31/08 - INFORMATION M. RIOT, Président, présente la situation budgétaire du Syndicat, présentée comme chaque année au 2 tiers de l exercice, et procède aux commentaires qui ont été vus en Bureau : Considérant qu au 31/08 nous sommes à 66,6 % de l année Dépenses de fonctionnement budgétisé réalisé % réalisé chapitre 011 charges générales ,9% chapitre 012 charges de personnel ,0% chapitre 65 autres charges ,6% chapitre 66 charges financières ,1% chapitre 67 charges exceptionnelles ,0% chapitre 68 dotation aux provisions ,0% total dépenses réelles de fonctionnement ,9% Dépenses d'investissement budgétisé réalisé % réalisé chapitre 16 emprunts ,6% chapitre 20 immos incorporelles ,4% chapitre 21 immos corporelles ,6% chapitre 27 autres immos financières ,0% total dépenses réelles d'investissement ,4% TOTAL DES DEPENSES REELLES ,2% SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 6

7 Recettes de fonctionnement budgétisé réalisé % réalisé chapitre 013 atténuation de charges ,7% chapitre 70 produits des services, ventes ,2% chapitre 74 dotations et participations ,5% chapitre 75 autres produits de gestion ,7% chapitre 77 produits exceptionnels #DIV/0! total recettes réelles de fonctionnement ,5% Recettes d'investissement budgétisé réalisé % réalisé chapitre 024 produits des cessions ,0% chapitre 10 dotations, réserves ,2% chapitre 13 subventions d'investissement ,0% total recettes réelles d'investissement ,8% TOTAL DES RECETTES REELLES ,4% Comparatif par an sur les dépenses réelles de fonctionnement 66,0% 64,0% 62,0% 60,0% 58,0% 56,0% 54,0% 52,0% 50,0% 48,0% Sachant qu en 2011 comme en 2013, la contribution au Syndicat Trivalis au titre du mois d août a été mandatée en septembre. 1.7 MISE A LA CHARGE DES REDEVABLES DES FRAIS BANCAIRES POUR REJET DE CHEQUE (n 38/2013) Les services relatent une situation encore inédite à Sycodem. Un professionnel soumis à la redevance pour dépôt de ses déchets en déchèterie, a payé sa facture au moyen d un chèque, lequel a été retourné impayé par sa banque, et avec des frais bancaires. Il appartient au Comité Syndical de délibérer afin que ces frais bancaires soient à la charge de l usager, et non à Sycodem. Dit qu à partir de ce jour, les frais bancaires pour rejet de chèque seront à la charge du redevable. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 7

8 1.8 COURRIER ADRESSE A M. LE DEPUTE SUR LA HAUSSE ENVISAGEE DE LA TVA LIEE AUX ACTIVITES DECHETS - INFORMATION M. le Président donne lecture du courrier adressé à M. le Député. 1.9 SIGNATURE DU BAIL EMPHYTEOTIQUE AVEC LA SOCIETE VOLTA DEVELOPPEMENT - INFORMATION M. le Président informe qu il a signé le bail emphytéotique avec la société VOLTA DEVELOPPEMENT. Il précise que, suite à la demande faite par le Comité Syndical, il a été rajouté une formule de révision du loyer : POINT 2 TECHNIQUE 2.1 CALENDRIER DE COLLECTE 2014 (n 39/2013) Le Président de la Commission «Collecte-Déchèteries-Communication» informe les membres du Comité Syndical que les règles pour établir le calendrier de collecte 2014 restent inchangées : Fréquence de collecte des OMR : C2 cœur de ville, C1 périurbain, C0,5 communes rurales, Fréquence de collecte des EMR/MULTI : C1 cœur de ville, C0,5 reste du territoire, Fréquence de collecte des JRM : toutes les 5 semaines, Fréquence de collecte du verre : toutes les 5 semaines, Collecte hebdomadaire des ORM en juillet-août, Lorsqu il y a un jour férié, les collectes sont décalées jusqu au samedi à partir du jour férié. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 8

9 Il rapporte les difficultés que les services de collecte ont pu rencontrer en 2013 : La commune de St-Hilaire-des-Loges est collectée par deux bennes : l une le lundi matin pour le secteur des Loges et l autre le lundi soir pour le reste de la commune. Sycodem rencontre de grosses difficultés pour collecter à Nieul-sur-l Autise le centre du Vignaud et la MIL le lundi matin (détournement de benne, rattrapage, insatisfaction). Certains équipages ont des difficultés à terminer leur tournée dans les temps pour pouvoir vider au centre de tri, la nuit. Les services envisagent le remaniement de certains circuits pour retrouver une cohérence dans les kilométrages parcourus et dans les temps de travail : o St-Martin-des-Fontaines actuellement avec Mouzeuil-St-Martin, serait collecté avec L Hermenault/St-Valérien Le tableau ci-dessous présente les changements envisagés pour 2014 : N Circuit Ancien jour de collecte Jour de collecte proposé Circuit 12 Nieul sur l Autise/Xanton Lundi matin Mardi matin Circuit 6 Puy de Serre/Faymoreau/Les Loges Lundi matin Mardi matin Circuit 18 Montreuil/Doix Mardi matin Lundi matin Circuit 19 Fontaines/St Martin de Fraigneau Mardi matin Lundi matin Circuit 1 L Hermenault/St Valérien/St Martin des Fontaines Lundi matin Lundi matin Circuit 2 Mouzeuil St Martin Mardi soir Mardi soir Circuit 20 Longèves/Sérigné Mercredi matin Mardi soir Circuit 23 Vouvant/Mervent Mardi soir Mercredi matin M. Président propose d en délibérer puis de procéder au vote. Approuve les modifications apportées au calendrier de collecte à compter de 2014 ainsi que présenté. 2.2 CONTRAT DE TELESURVEILLANCE ET DE GESTION DES ALARMES POUR LE CENTRE TECHNIQUE, LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF DE SYCODEM (n 40/2013) M. le Président rappelle que le centre technique, logistique et administratif de Sycodem est exposé au vol (notamment de carburant) ou à des dégradations. Il expose que l alarme anti-intrusion du CTLA n est reliée à aucun centre d intervention. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 9

10 Aussi, il propose de contractualiser avec une entreprise de télésurveillance CIVS de Nieul-surl Autise afin d assurer la télésurveillance des locaux pour un montant annuel de 300,00.HT / 358,80.TTC hors intervention, facturée le cas échéant au prix de 35,00.HT / 41,86.TTC l intervention. Ce contrat de télésurveillance a une durée de 24 mois et est, par la suite, reconductible par tacite reconduction. M. Président propose d en délibérer puis de procéder au vote. Approuve le principe d une télésurveillance du centre technique et administratif, et Autorise M. le Président à signer le contrat avec l entreprise CIVS, ainsi que présenté. 2.3 COURRIER ENVOYE A L ENTREPRISE CITEC ENVIRONNEMENT POUR L APPLICATION DE PENALITES - INFORMATION M. le Président informe que les services rencontrent de grandes difficultés d approvisionnement en bacs auprès de l entreprise CITEC ENVIRONNEMENT (anciennement PWS). En effet, conformément au marché de fourniture de bacs n notifié le 28 juin 2010, les services envoient des bons de commande pour lesquels les délais de livraison ne sont pas respectés (6,5 semaines prévus dans le contrat). En juillet 2013, les services ont envoyé un premier courrier à l entreprise les menaçant d appliquer des pénalités, s élevant à , pour un dépassement de 5,5 semaines sur la commande n 21. A ce jour, cette commande a été réceptionnée. Nous rencontrons à nouveau des retards de livraison pour la commande n 22. Un deuxième courrier a été envoyé prévenant l entreprise que Sycodem appliquera des pénalités de retard, qui s élève à ce jour à La commande n est toujours pas réceptionnée et la pénalité court jusqu à la date de réception de ces bacs. Le montant de la pénalité sera revu à la date de réception de cette commande. M. le Président explique qu après un passé tumultueux entre Sycodem et PWS, nous avions constaté depuis le début de ce nouveau marché une nette amélioration dans les échanges ainsi que des délais de livraison respectés voir anticipés. Sycodem regrette cette nouvelle dégradation des échanges. 2.4 REMBOURSEMENT DES FRAIS D EVACUATION DE GRAVATS OCCASIONNES PAR LES INTEMPERIES (n 41/2013) M. le président informe les membres du Comité Syndical que l intempérie de grêle du 17 juin 2013 a occasionné des dégâts importants sur la commune de Fontenay-le-Comte, entre autres. Un usager a été particulièrement touché par cet épisode de grêle puisque sa serre a entièrement été détruite (M. Gaboriau - 51 rue du Bédouard à Fontenay-le-Comte). La ville de Fontenay-le-Comte a demandé une intervention de Sycodem dans l urgence, pour mettre à disposition de ce particulier une benne et pour évacuer les débris de verre. Cette prestation ne rentre pas dans le champ de compétence de Sycodem. Il convient de rajouter que ce service a été réalisé dans l urgence et qu il est tout à fait exceptionnel. C est pourquoi, M. le président propose de demander le remboursement de cette prestation qui s élève à 390. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 10

11 M. Président propose d en délibérer puis de procéder au vote. Approuve le principe de facturer à l usager cette prestation n entrant pas dans le champ de compétence de Sycodem, et Charge M. le Président de faire procéder à cette facturation par les services. POINT 3 MARCHES PUBLICS 3.1 REPONSE A L APPEL D OFFRES LANCE PAR LA COMMUNAUTE DE COMMUNES DU PAYS DE FONTENAY-LE-COMTE : «ENLEVEMENT DES DECHETS, RESTAURATION, GESTION ET VALORISATION DES MILIEUX NATURELS DE LA FAUNE ET DE LA FLORE DANS LE CADRE DU CONTRAT NATURE» - LOT 1 «ENLEVEMENT DES DECHETS» - INFORMATION M. le Président informe que SYCODEM a été consulté dans le cadre d un marché public lancé par la Communauté de Communes du Pays de Fontenay-le-Comte pour le lot n 1 «Enlèvement des déchets». Ce lot s inscrit dans le marché «Enlèvement des déchets, restauration, gestion et valorisation des milieux naturels de la faune et de la flore». Concrètement, il s agit de procéder au chargement, à l enlèvement et au transport de tas de déchets divers sur les communes suivantes : Fontenay le comte (vallée du Seillot) : tas de déchets divers enrobés gravats, 24m3 Fontenay le Comte (coté du ruisseau parcelle ZT 298) : tas de déchets divers, enrobé et déchets inertes, 28m3 L Orbrie (parcelle C41) : déchets verts, 200m3 L Orbrie (la Bobinière) : déchets divers et gravats, 150m3 L Orbrie(le Fief Garnier) : déchets verts et gravats, 400m3 St Michel le Cloucq (ancien moulin) : DEEE Le coût de la prestation a été chiffré à ,67 TTC. 3.2 MARCHE DE MAITRISE D ŒUVRE POUR LE REAMENAGEMENT DES DECHETERIES DE BENET ET DE FONTENAY-LE-COMTE (n 42/2013) Les déchèteries de Benet et de Fontenay-le-Comte nécessitent des travaux de réaménagements liés à la mise en place de nouvelles filières et à la résolution du problème d engorgement des sites. Un programme a été établi et décrit les travaux envisagés : A Benet, la création d une plateforme de dépôts de gravats, la construction d une recyclerie. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 11

12 A Fontenay-le-Comte, la construction d un local de détente et agrandissement des vestiaires, la construction d un atelier de stockage avec des quais de chargement et une zone dédiée au broyage-compactage du polystyrène, l aménagement de la zone située le long du boulevard des champs Marots, des aménagements divers pour fluidifier la circulation sur la déchèterie. M. le Président informe qu une consultation a été lancée pour désigner l architecte (associé à un bureau d étude) chargé de la maîtrise d œuvre de ce programme. La consultation a été lancée selon le mode des procédures adaptées (article 28 du CMP). La procédure choisie est donc la suivante : Consultation par courrier de 6 candidats Publicité : parution d un avis d appel à la concurrence dans l organe de parution suivant : Organe de parution Marchés Online.com Références : AO Date de parution 13/08/2013 La date de remise des offres a été fixée au 6 septembre 2013 à 12h00. Dématérialisation : le dossier de consultation des entreprises était téléchargeable sur la plate-forme de dématérialisation marchés-sécurisés. Choix de l offre économiquement la plus avantageuse sur la base des critères énoncés dans le règlement de la consultation. Désignation du maître d œuvre (ou de l équipe de maîtrise d œuvre) et approbation par l assemblée délibérante. L ouverture des plis a eu lieu le 6 septembre 2013 par les services, conformément au règlement intérieur. A l issue de l analyse des candidatures, les candidats ont été admis à présenter une offre au vu des pièces justificatives demandées. 6 plis cachetés sont parvenus dans les délais. Il s agit, par ordre du registre des dépôts de : N d'arrivée Date d'arrivée SOCIETE Adresse 1 06/09/2013 BOISSON-BURBAN 135 rue de la République - Fontenay-le-Comte 2 06/09/2013 DUFOUR EGRAZ 29 rue Saint Nicolas - Fontenay-le-Comte 3 06/09/2013 GROLEAU-POCHON 11Bis rue Georges Clémenceau - Fontenay le Comte 4 06/09/2013 FrênESIS 71 rue de l'abbaye - Maillezais 5 06/09/2013 A2I Infra 40 Avenue de Rompsay - La Rochelle 6 06/09/2013 AZ Architectes 27 rue Paul Francois Proust - Niort A l issue de l analyse des candidatures, tous les candidats ont été admis à présenter une offre au vu des pièces justificatives demandées. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 12

13 Les critères de jugement des offres tels qu indiqués dans le Règlement de la Consultation sont : - La qualité des références en particulier dans la construction ou la rénovation de projet similaire (présentation de projet) pour 34% - Le taux des honoraires pour 33 % - La composition de l équipe appréciée en fonction des moyens / compétences et de la pertinence du groupement (présentation sous forme d une note méthodologique dans laquelle doit figurer l organisation fonctionnelle de l équipe et des indications sur les compétences de chacun ainsi que les moyens techniques mis à disposition), pour 33% Un rapport d analyse a été établi par les services et propose une notation par critère et une notation définitive. Ci-dessous le tableau présentant les notes finales et le classement : N Enveloppe Entreprises Note globale Classement 1 BOISSON-BURBAN 17, DUFOUR EGRAZ 15, GROLEAU-POCHON 18, FrênESIS 13, A2I Infra 12, AZ Architectes 14,64 4 Au regard du rapport d analyse, l offre économiquement la plus avantageuse en fonction des critères énoncés dans le règlement de la consultation est celle de l équipe de maîtrise d œuvre de la SARL Groleau-Pochon pour un montant d honoraires de ,84 TTC (soit un taux de rémunération de 8%). M. Président propose d en délibérer puis de procéder au vote. Décide, de retenir l offre de maîtrise d œuvre de la SARL Groleau-Pochon pour un montant d honoraires de ,84 TTC, et Autorise le Président à signer toute pièce relative à ce marché. POINT 4 COMMUNICATION & BACS 4.1 VENTE DE BACS DE COLLECTE AUX PROFESSIONNELS (n 43/2013) M. le Président informe que suite aux relevés des agents de collecte, il est constaté que les professionnels soumis à la TEOM présentent généralement leurs ordures ménagères en sacs posés à terre, parfois en grand nombre et lourds. Régulièrement, ces personnes demandent la dotation de bacs de collecte. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 13

14 Suivant ce constat, il est proposé la vente de bacs d ordures ménagères selon la grille tarifaire ciaprès (coïncidant au tarif d achat par Sycodem) : GRILLE TARIFAIRE / BACS OMR VOLUME EN LITRES ELEMENT TARIF UNITAIRE HT TARIF UNITAIRE TTC Bac complet (sans verrou) 18,30 21,89 verrou automatique + clef 26,60 31,81 cuve 17,00 20,33 couvercle 3,90 4,66 axe 2,20 2,63 roues 4,00 4,78 Bac complet (sans verrou) 24,00 28,70 verrou automatique + clef 26,60 31,81 cuve 22,50 26,91 couvercle 5,60 6,70 axe 2,20 2,63 roues 4,00 4,78 Bac complet (sans verrou) 27,00 32,29 verrou automatique + clef 26,60 31,81 cuve 24,00 28,70 couvercle 6,00 7,18 axe 2,40 2,87 roues 4,00 4,78 Bac complet (sans verrou) 42,70 51,07 verrou automatique + clef 26,60 31,81 cuve 36,80 44,01 couvercle 9,80 11,72 axe 2,40 2,87 roues 4,00 4,78 Après discussion, les membres de la Commission Collecte-Déchèteries-Communication ont émis un avis favorable à cette démarche, le mardi 27/08/2013. M. le Président propose d en délibérer puis de procéder au vote. Valide le principe de revente de bacs à usage «ordures ménagères résiduelles» aux professionnels soumis à TEOM en faisant la demande, Fixe le prix de vente tel que présenté ci-dessus. SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 14

15 4.2 ACQUISITION PUIS REVENTE DE LOMBRICOMPOSTEURS AUX USAGERS (n 44/2013) M. le Président indique que les services ont présenté aux usagers, lors de récents stands d information, un lombricomposteur en état de fonctionnement. Ce matériel permet : de répondre aux usagers souhaitant composter leurs biodéchets mais habitant en appartement de répondre aux usagers en maison individuelle qui ne souhaitent pas de composteur domestique de composter les déchets biodégradables sans ajout de broyats de déchets verts de produire un compost fin de qualité de produire un jus appelé «thé de vers» utilisé comme fongicide ou engrais selon sa dilution d avoir un matériel de compostage à l intérieur de l habitation sans avoir à se déplacer à l extérieur de composter sans avoir à effectuer de maintenance (brassage, apport de déchets verts ) Trivalis a passé un marché d acquisition de ce matériel, sur le modèle des composteurs domestiques. Etant donné ses avantages et l intérêt de plusieurs usagers en attente d acquisition, il est proposé que Sycodem passe commande de 8 lombricomposteurs (seuil de livraison par le prestataire) afin de les proposer ensuite à la vente au prix d achat de 93,23.TTC (matériel + accessoires). Le kit de vers est ensuite envoyé directement par le prestataire à l usager sur déclenchement d un bon d appel. M. le Président informe que les membres de la Commission Collecte-Déchèteries-Communication ont émis un avis favorable à cette démarche, le mardi 27/08/2013. M. le Président propose d en délibérer puis de procéder au vote. Valide le principe de revente de lombricomposteurs aux usagers qui en ferait la demande, Fixe le prix de vente au prix d achat auprès de Trivalis, soit à ce jour 93,23.TTC (prix pouvant évoluer). 4.3 SEMAINES DE REDUCTION DES DECHETS 2013 ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE 2014 TENUE DE STANDS ET REMISE DE LOTS (n 45/2013) M. le Président informe que lors des dernières «Semaines de Réduction des Déchets» (novembre) dans les centres commerciaux, les ambassadrices du tri ont constaté que les usagers se déplaçaient de moins en moins vers le stand du Syndicat. Afin de remotiver leur visite, les services proposent de mettre en place sur les prochains stands de la Semaine de Réduction des Déchets 2013 (novembre) et ceux du Développement durable 2014 (avril), l organisation d un jeu sur la prévention des déchets. Les participants devront répondre à un questionnaire en lien avec le thème. Les auteurs des bulletins tirés au sort seront récompensés par un lot différent suivant le nombre de réponses exactes, toujours en lien avec la prévention des déchets. M. le Président informe que les membres de la Commission Collecte-Déchèteries-Communication ont émis un avis favorable à cette démarche, le mardi 27/08/2013. Valide le projet d organisation d un jeu autour de la prévention des déchets pour les futurs stands de «la Semaine de Réduction des Déchets» et «la Semaine du Développement durable», lequel jeu sera suivi d un tirage au sort et distribution d un lot, en lien avec la prévention des déchets, SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 15

16 Dit que les lots, toujours en lien avec la prévention des déchets, seront payés à l article 6714 (bourses et prix) pour un montant maximal de prévu au budget. 4.4 TAP VILLE DE FONTENAY-LE-COMTE - INFORMATION M. le Président rappelle que le service Communication de Sycodem participera aux Temps d Activités Périscolaires à Fontenay-le-Comte, suivant les conditions ci-dessous : début des interventions en novembre 2013 (2 ème période) intervention les lundis de 15h30 à 16h30 sensibilisation du cycle II (GS-CP-CE1) engagement pour 1 année scolaire ( ) Une convention a été signée par le Président de Sycodem et le Député-Maire de la ville précisant la durée de celle-ci. Une charte a aussi été signée par les deux parties, précisant le rôle de chacun des acteurs et les engagements d organisation à respecter. 4.5 CALENDRIER DE COLLECTE INFORMATION M. le Président informe qu il est proposé de grouper les calendriers de collecte suivant les circuits afin de réduire le nombre de maquettes, tout en gardant la même forme (16 modèles au lieu de 26). Suite à discussion avec les membres de la Commission, il a été décidé de conserver la forme, le contenu et les messages de présentation comme ceux actuels. En complément, il est proposé de créer un calendrier à part entière, à destination des professionnels. Simplifié, il permettrait de faire apparaître les collectes habituelles et spécifiques aux professionnels sur la même page. POINT 5 RESSOURCES HUMAINES 5.1 REFLEXION SUR L OUVERTURE D UN POSTE SOUS CONTRAT «EMPLOI D AVENIR» - INFORMATION M. le Président présente le cadre général des «emplois d avenir» ainsi que les modalités de recrutement. (Cf note jointe). En parallèle M. le Président présente la pyramide des âges des départs à la retraite. Il propose une réflexion anticipé sur les modalités de remplacement des prochains départs à la retraite qui pourrait être la suivante : remplacement départ à la retraite 2014 : recrutement direct, remplacement départ à la retraite 2018 : formation d une personne dans le cadre d un «emploi avenir». SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 16

17 POINT 6 PREVENTION HYGIENE SECURITE 6.1 AVANCEMENT DE LA REALISATION DU NOUVEAU DOCUMENT UNIQUE DE PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS - INFORMATION M. le Président rappelle : par délibération en date du 14 décembre 2012, le Comité Syndical engageait SYCODEM dans une démarche de prévention, notamment en s associant avec le Centre de Gestion de la Vendée proposant une mission d assistance pour la mise en œuvre du Document Unique de Prévention des risques professionnels, et en demandant une subvention auprès du Fonds National de Prévention, par délibération en date du 07 mars 2013, le Comité Syndical confirmait confier au Centre de Gestion de la Vendée la mission d accompagnement pour l élaboration du Document Unique, désignait en interne le Comité de Pilotage en charge du suivi et de la validation des différentes étapes de la démarche, et désignait M. Didier HERBÉ en qualité d élu référent. Aujourd hui M. le Président souhaite informer les membres du Comité Syndical de l avancement de ce dossier : M. Didier HERBÉ, accompagné de l agent préventeur et de la Directrice du service des moyens généraux, ont participé à ½ journée de formation (en juin) organisé par le Centre de Gestion à l attention du Comité de Pilotage, l agent préventeur de SYCODEM ; correspondant du CDG pour l élaboration du Document Unique, a suivi de plus 1 journée ½ de formation sur l identification des dangers et l utilisation de l outil de transcription, le préventeur ainsi que la DMG ont accueilli l agent missionné du service «Santé et Sécurité au travail» du CDG, ½ journée en (juillet), afin de faire le point sur les étapes nécessaires à l élaboration du Document Unique : o étape 1 signature de la convention avec le CDG, o étape 2 formation du Comité de Pilotage, o étape 3 identification des activités exercées, o étape 4 identification des risques (fiches terrain), o étape intermédiaire réunion du Comité de Pilotage, o étape 5 saisie des données, o étape 6 mise en place du plan d action pour corriger les risques, o étape intermédiaire réunion du Comité de Pilotage, o étape 7 présentation au Comité Technique Paritaire et validation, par ailleurs ils ont procédé ensemble à l identification des activités, enfin, l agent missionné du CDG s est rendu 1 journée à SYCODEM (en août) afin de commencer l identification des risques avec le préventeur, deux autres journées sont d ores et déjà prévues (en septembre) (restera 1 J ½ sur les 7 prévus dans la convention). SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 17

18 POINT 7 QUESTIONS DIVERSES 7.1 QUESTIONS OUVERTES DES MEMBRES M. LAMIRAUD fait état d une scène à laquelle il a assisté en tant qu usager à la déchèterie de Fontenay-le-Comte : l évacuation des déchets verts pendant l ouverture de la déchèterie. Cette pratique est indispensable car la plateforme de déchets verts se remplit très rapidement. Malgré le soin apporté par les agents de déchèterie pour veiller à la sécurité (balisage), les usagers eux-mêmes ne sont pas prudents, et cette manœuvre reste dangereuse. Les services répondent qu il sera demandé à l agent préventeur d observer, de rendre compte, puis de proposer une solution. Par ailleurs, il en sera fait état à l architecte maître d œuvre du réaménagement de la déchèterie. M. RIOT informe qu à partir du 1 er janvier 2014, le prestataire du centre de tri de Mouzeuil-St- Martin sera VEOLIA. Il précise que VEOLIA a proposé la mise en place d un tri optique. Ce choix technique induit une diminution du personnel sur la chaine de tri. Mme BOUTET regrette l impact de ce choix technique sur les associations d insertion comme Trait d Union et Multi service. M. BROSSARD souligne l absence de dialogue avec le Sycodem sur les problèmes de collecte au centre «Le Vigneau» à Nieul-sur-l Autise. Il demande qu à l avenir il y ait au minimum un échange sur les problèmes. Une discussion s est engagée entre les membres du Comité Syndical au sujet de l emplacement des gens du voyage (terrain face au centre technique). * * * * * * * * * * * * * Plus personne ne demandant la parole, M. le Président lève la séance. * * * * * * * * * * * * * Bertrand RIOT Président Claudette BOUTET Vice-Président Charly BODET Daniel DAVID Françoise GAUDUCHON Gilles BERLAND Vice-Président Daniel AUBINEAU André BOULOT Patrick DEVILLE Robert GUÉRIN Roger HERVÉ Vice-Président Yves BILLAUD Michel BROSSARD Dominique GATINEAU Didier HERBÉ Gérard LAMIRAUD Lionel PAGEAUD Jacques PAILLAT Dominique PILLETTE André ROTURIER Olivier VELINA SYCODEM Sud Vendée Comité Syndical 19 septembre 2013 Page 18

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