Ce cours concerne Le publipostage sous Word 2003 avec Excel comme base de données

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1 Bienvenue sur ce support de formation interactif possibilité possibilité possibilité Possibilité de naviguer dans le document par chapitre de naviguer dans le document par le biais d'hyperliens de visualiser des vidéos décrivant les différentes actions d'ouvrir les exercices d'application ou les dossiers d'exemples Ce support de cours doit être considéré comme un aide mémoire Il est nécessaire d'avoir suivi la formation pour utiliser efficacement ce document. Lors de celle-ci, des explications complémentaires ainsi que des réponses aux problématiques spécifiques des stagiaires peuvent être fournies. Ce cours au format pdf est imprimable, si nécessaire, par l'apprenant, en totalité ou seulement quelques pages. Le but de cette présentation sous forme de fichier pdf interactif avec des vidéos sonorisées est de permettre à l'apprenant de conserver ses connaissances acquises lors de sa formation. Ainsi, grâce à une fiche de suivi pédagogique (à imprimer par le stagiaire), l'apprenant devient acteur de son après formation. Il pourra combler les points qui lui semblent encore imprécis et ainsi rentabiliser sa formation. Ce cours concerne Le publipostage sous Word 2003 avec Excel comme base de données NOTE : Pour cette version internet : Les vidéos sont chargées à partir du net (connexion nécessaire) Les exercices ne sont pas téléchargeables Ce support de formation au format pdf est librement distribuable Différences entre version Web et version cdrom : Autonomie : pas de temps de téléchargement des vidéos et exercices, consultation des exercices et bien sûr, lors de la formation, un formateur répondant à vos questions. Pas de pub au début de chaque vidéo Ce cdrom est délivré à l'issue de la formation afin de pérenniser l'acquisition des connaissances Il est possible de développer ce type de support pour d'autres formations informatique Le but étant, dans l'idéal, de présenter uniquement ce qui est nécessaire à l'apprenant (en collaboration avec sa hiérarchie). Gain de temps de formation Efficacité d'apprentissage Le format cdrom permet : Autonomie de l'apprenant Retour sur des points mal assimilés Ainsi, la formation sous ce format se révèle plus efficace : Productivité quasi-immédiate Optimisation des connaissances acquises Je reste ouvert à toute proposition de sujets de formation sous ce type de format. Erwan Guilcher 1 / 30

2 Le publipostage sous Word 2003 A Avant propos Le publipostage est l'action qui consiste, à partir d'une lettre type et d'une source de données à créer plusieurs documents identiques à la lettre type et contenant les données de la source de données. Lettre type (généralement un fichier texte) Courrier Courrier Courrier Courrier PUBLIPOSTAGE Sources de données (généralement un tableau) Courrier Courrier Courrier Le cas le plus fréquent et le plus simple de publipostage est la rédaction d'un courrier type auquel est associé une source de données lors d'un publipostage. La fusion des deux types de document produisant un mailing d'une même lettre où seules les adresses des destinataires changent. C'est ce type de courrier que vous recevez couramment par la poste. La lettre type est une lettre rédigée une seule fois. sous un traitement de texte (Word, Writer...). La source de données est un document sous forme de tableau (Word, Excel, Calc..) Le publipostage consiste à fusionner les deux documents. En d'autres terme, Grâce au publipostage vous allez être en mesure d'écrire le même à plusieurs personnes (en fonction de la source de données) bien que n'ayant rédigé qu'une seule fois la lettre que vous leur envoyez. Dans le cas le plus simple il s'agit de rédigé des courriers expédiés par la poste, mais la fusion et publipostage peuvent également vous générer des s, des documents, des étiquettes ou des badges... A Avant propos 2 / 30

3 B Publipostage de base Une fois que votre lettre type est rédigée, il suffit d'aller chercher la barre d'outils Publipostage (nous n'utiliserons pas l'assistant publipostage) Affichage > Barres d'outils > Fusion et Publipostage (Pour l'instant beaucoup de boutons sont grisés puisque ils ne sont pas, pour le moment, activables). B.1 Sélectionner la source de données Devant votre courrier type rédigé, cliquer sur Ouvrir la source de données Rechercher le fichier de données dans l'arborescence. Une fois celui-ci sélectionné, votre barre d'outils Publipostage change d'aspect... De nombreux boutons sont désormais disponibles Vidéo 1 : Sélection de la base de données (Word et Excel) B.2 Insérer des champs de fusion Il suffit de placer son point d'insertion sur sa lettre type à l'endroit où l'on souhaite placer un champ de fusion. Une fois cela fait, nous allons y déposer un champs de fusion en allant dans la barre d'outils publipostage B Publipostage de base 3 / 30

4 Note : Vous noterez que les noms des champs correspondent au en-têtes de colonne de votre tableau de votre source de données. Choisir le champ que l'on souhaite et appuyer sur Insérer. Note : Le champ apparaît à l'endroit désigné précédemment entouré par des Vous fermez cette fenêtre, mettez un espace sur votre lettre type, puis vous reprenez la manipulation précédente pour insérer de nouveaux champs. Note : Il est possible d'insérer les champs les uns à la suite des autres (sans avoir à fermer cette fenêtre) il suffira ensuite de mettre les espaces aux endroits nécessaires, passer à la ligne, formatage de caractères... Voilà ce que vous devriez obtenir : Note : Vous noterez les petits points entre les champs simulant des espaces (tout dépend de votre configuration de Word au départ). Pour les faire apparaître (espaces) Outils > Options > onglets Affichage et cocher toutes les marques de format. Tout est prêt pour ce premier publipostage simple. B Publipostage de base 4 / 30

5 Il suffit de passer en mode publipostage. Vidéo 2 : Insertion de champs de fusion dans le document B.3 Mode publipostage Dès que ce bouton est enfoncé, votre document passe en mode publipostage et votre bloc d'adresse change d'aspect : Note : Il s'agit du premier enregistrement de votre source de données. Afin de visualiser les autres enregistrements (vérifier si il n'y a pas d'erreurs dans la longueur des textes, des champs vides omis...) il suffit de cliquer sur les flèches pour faire défiler les différents enregistrements. A ce stade, il est possible de sélectionner les champs (mettre en surbrillance) et de modifier leur formatage (gras, italique, couleur...) Un appui sur la touche F4 de votre clavier vous permet de revisualiser les champs suivant leur nom. Vidéo 3 : Activation du mode publipostage, passer d'un enregistrement à l'autre B.4 Sorties du résultat du publipostage Le publipostage étant terminé il suffit de le sortir : B.4.1 Fusionner vers l'imprimante pour envoi par courrier. 1 B Publipostage de base 5 / 30

6 Cette boîte de dialogue vous demande si il faut imprimer toutes les feuilles ou simplement l'enregistrement en cours (la lettre sur laquelle vous êtes, celle que vous visionnez) ou alors de tel enregistrement à tel autre. Une fois ce choix fait, la boîte de dialogue de sélection de l'imprimant apparaît comme pour une impression classique. B.4.2 Fusionner vers un nouveau document 2 Vers un nouveau document pour archivage (en ce cas, tous vos courriers vont se retrouver les uns à la suite des autres dans un même document, donc vous aurez un fichier de plusieurs pages). L'intérêt de cette manipulation est de conserver une trace de votre envoi. Par la suite, si un client vous recontacte pour savoir si il a fait partie du publipostage, cette archive pourra vous renseigner. Même choix disponibles que précédemment. Une fois acceptés (OK), un nouveau fichier va être crée, il s'appellera lettres1, il contiendra toutes vos lettres. Vous pouvez l'enregistrer sous le nom de publipostage de telle date (Fichier > Enregistrer sous...). C'est souvent cette phase qui déroute le néophyte, puisque deux fichier seront alors ouvert : votre lettre type pour le publipostage et votre nouveau document (contenant toutes vos lettres). B.4.3 Fusionner vers la messagerie électronique. 3 B Publipostage de base 6 / 30

7 Pour envoyer vos courriers par mail. En ce cas, la boîte de dialogue de choix vous demandera quel champ de votre source de données contient les adresses (si il y en a). dans la ligne A : La ligne Objet concerne le texte à mettre en objet dans vos . La ligne Format de messages permet d'envoyer votre lettre sous forme de pièce jointe (.doc), de texte brut (.txt) ou format html (conservera les marque de formatage, image et autres). Exercice 1 Ouvrir source de donnees.doc (uniquement pour le visualiser). Il s'agit de votre source de données. Ouvrir lettre type.doc : il s'agit de votre lettre type avec laquelle vous allez fusionner la source de données. Remplacer les XXX par ce qui convient. Vidéo 4a : Sortie du résultat du publipostage vers : imprimante B Publipostage de base 7 / 30

8 Vidéo 4b : Sortie du résultat du publipostage vers : archive Vidéo 4c : Sortie du résultat du publipostage vers : envoi par mail B.5 Créer sa source de données sous Word Outils > lettres et publipostage > Fusion et publipostage Le volet Office s'ouvre sur la droite de votre fichier. Indiquer que c'est une lettre Dans le bas de ce volet > Suivante : document de base Utiliser le document actuel > Suivante : Sélection des destinataires Et là : Saisir une nouvelle liste Là vous pouvez rentrer vos données, à la fin cliquez sur Nouvelle entrée pour rajouter une personne et ainsi de suite... Pour fabriquer votre propre tableau (avec vos en-têtes de colonnes), cliquez sur Personnaliser. B Publipostage de base 8 / 30

9 Dans cette fenêtre vous pouvez Ajouter ou Supprimer des noms de champs Une fois que vous avez fini d'enregistrer vos données, vous appuyez sur Fermer. Là, une boîte de dialogue vous proposera d'enregistrer votre liste (source de données) sous format mdb. Mais, dans la plupart des cas, votre source de données vous sera fournie (format doc ou plus souvent excel ou Calc) A savoir : pour tenir lieue de source de données, un fichier word, excel ou mdb ou autre suffit. Il faut absolument que ce fichier soit sous forme de tableau ou apparenté (;). Donc un document Word contenant un tableau avec des en-têtes et des données suffira (Cf. source de donnees.doc). Vidéo 5a : Création d'une source de données sous Word B.6 Créer de sa source de données sous Excel On peut créer une base de données à partir de la Grille de Saisie. Données > Formulaire B Publipostage de base 9 / 30

10 B.6.1 Remplir la base de données Elle permet de remplir sa base de données simplement par la grille en appuyant sur tabulation (Tab) pour passer d'un champ à un autre pour y entrer les données. B.6.2 Retrouver des données Elle permet également de retrouver des données en appuyant sur le bouton CRITERES. Il suffit d'inscrire une donnée dans un champ pour que Excel retrouve les enregistrements correspondants. EXERCICE D'APPLICATION Exo : Visu sur locataires.xls, tester le formulaire de saisie pour entrer de nouveaux enregistrements et pour retrouver des données (critères). Vidéo 5b : Utilisation de la grille pour remplir une base de données Vidéo 5c : Utilisation de la grille pour consultation rapide d'une base de données et, éventuellement, modification des données B Publipostage de base 10 / 30

11 C Publipostage : options avancées C.1 Insérer des mots clefs Cette option permet de personnaliser encore plus votre publipostage. En effet, grâce à cela, en fonction de ce qui il y a dans un champs, une partie du texte de votre lettre peut changer. La question est SI il y a cela dans le champ ALORS ce texte doit apparaître SINON cet autre texte doit apparaître. Placer votre point d'insertion où vous voulez mettre une condition SI... ALORS... SINON... Puis, Si l'un des champs (au choix) est Comparaison (au choix), La valeur que l'on souhaite et que l'on tape au clavier Si la comparaison se vérifie, écrire le texte ici. Si la comparaison ne se vérifie pas, écrire le texte là. C Publipostage : options avancées 11 / 30

12 A n'importe quel endroit de votre lettre type, il vous est possible de placer du texte alternatif en fonction du contenu des champs. Ainsi, votre courrier peut être personnalisé en fonction des données sur chaque personne contenues dans la source de données (homme, femme, ville...) Une fois que les conditions sont posées, il vous est possible de visualiser le code des conditions posées en appuyant sur ALT + F9. Comme vous le voyez chaque condition commence par IF et MERGEFIELD indiquant le champ. Il est parfois utile de connaître cette possibilité de visualiser ce code pour corriger, éventuellement, une erreur directement dans le code ou plus simplement pour voir où il y a des condition de posées dans votre courrier. Exercice 2 : Ouvrir source de données.doc. Il s'agit de votre source de données Ouvrir lettre type.doc : il s'agit de votre lettre type avec laquelle vous aller fusionner la source de données. - Effacer Madame, Monsieur et remplacer par Cher Monsieur si Titre = M., par Chère Madame si Mme et Chère Mademoiselle si Mlle. Vidéo 6 : Insertion de mots clefs (Si alors Sinon ) Utilisation de Alt + F9 C.2 Filtrer votre source de données Cela consiste à filtrer votre source de données : ne conserver que les données qui vous intéressent et que vous voulez voir figurer dans votre publipostage. Par exemple ne conserver que les habitant de Paris ou ceux dont la facture est supérieur à Pour cela il y a deux méthodes : 1 filtrer avec Word 2 filtrer dans Excel, ou Calc (si tant est que votre source de données est du type tableur) C.2.1 Filtrer les enregistrements dans Word Il suffit de cliquer sur La fenêtre suivante s'ouvre alors : Fusion et publipostage : Destinataires C Publipostage : options avancées 12 / 30

13 Dans cette boîte de dialogue apparaissent tous les enregistrements de votre source de données. En cliquant sur les flèches, un menu déroulant vous permet de ne faire apparaître que les données qui vous intéressent : la fusion ne se fera que sur ceux-là. Pour une source de données plus complexes, provenant d'un tableur, des filtres Avancés sont possibles. La boîte de dialogue suivante apparaît : C Publipostage : options avancées 13 / 30

14 Vous permettant d'affiner vos critères de filtres sur différents champs en y associant des ET et des OU. Ainsi, grâce à ces boîtes de dialogues vous pouvez exclure certains enregistrements (personnes) si ceux ci ne correspondent pas au publipostage que vous préparez (vous ne souhaitez pas leur écrire). Note : si vous souhaitez enlever les filtres sur votre source de données (afficher tous les enregistrements), il suffit de retourner sur la première boîte de dialogue, visualiser les champs (ceux avec une flèche bleue ont subi un filtre) de cliquer sur la flèche et sélectionner (Tout). Exercice 3 Ouvrir lettres urbanisme.doc Source de données : locataires1.xls - Envoyer un courrier papier (par manque de temps on en fera une archive en Fusionnant vers un autre document) à tous les habitant de Brest. - Cher Monsieur si Titre = M., par Chère Madame si Mme et Chère Mademoiselle si Mlle. Dans le corps de la lettre entrer le champs Agence immobilière et loyer aux endroits indiqué - Si le loyer habituel est inférieur est à 350 Alors Texte alternatif : "Sachez que de nombreuses aides peuvent vous être octroyées pour vous aider dans la réalisation de tous vos projets de construction. Nous vous proposons de prendre contact avec nos services au plus vite en ce sens." Sinon : "Sachez que de nombreux dispositifs de défiscalisations existent pour vous aider dans la réalisation de tous vos projets de construction. Nous vous proposons de prendre contact avec nos services au plus vite en ce sens." - Une fois la fusion vers un nouveau document (26) réalisée / modifier vos critères et incluez aussi les gens de Guipavas (34). Vidéo 7a : Filtrage des données sous Word, filtrages avancés C Publipostage : options avancées 14 / 30

15 C.2.2 Filtrer les enregistrement directement dans Excel ou Calc Ouvrir votre sources de données. Données > Filtres > Filtres automatiques Cliquez sur les flèches de la colonne ou vous souhaitez filtrer et Personnalisé. Inscrire le nom dans le deuxième champs, utiliser les ET (pas possible dans ce cas) et OU pour éventuellement la deuxième ville et OK. Vidéo 7b : Utilisation des filtres sous Excel, filtres personnalisés Note : dans ce cas il n'est possible de donner que deux critères de filtres. Solution : utiliser les filtres élaborés ou faire sont publipostage en plusieurs fois. Par exemple : si vous avez trois villes à conserver, un premier publipostage avec les deux premières et un second avec la troisième, c'est plus lent mais sûr. C Publipostage : options avancées 15 / 30

16 Une fois vos filtres réalisés (le résultat de celui-ci est visible sur la feuille Excel (c'est d'ailleurs un des avantages d'utiliser Excel comme source de données), vous faites : Ctrl + A : tout copier Vous vous rendez sur la feuille (onglet) numéro deux Edition > Collage spécial > et dans la boîte de dialogue cocher Valeurs. Voilà votre sources de données triée sur la feuille (onglet) numéro deux. Lors de la sélection de la source de données, lorsque vous commencez votre publipostage (en lui désignant la source de données), n'oubliez pas de sélectionner la feuille numéro deux (contenant les données filtrées). Une fois votre fusion réalisée vous pouvez supprimer ou effacer les données de cette feuille deux, l'original restant sur la feuille numéro un. Vidéo 8 : Copie des résultats du filtre sur un autre onglet, utilisation comme source de données Exercice 4 Ouvrir la lettre type fact tel1.doc la source de données est conso tel.xls (onglet : facture tel) Remplir la lettre type avec les champs demandés, n'expédier le courrier qu'aux patients étant sortis qu'entre le 14/03/2009 et le 06/04/09 inclus (24). Note : il y a un bug dans office 2003, la date va vous être donnée sous format anglais. Pour y remédier, visionner le code (Alt + F9) puis modifier le champ de date : au départ vous avez {MERGEFIELD "date_entrée"} il faut que vous ayez : {MERGEFIELD "date_entrée" } pour avoir les dates en format français. Si MMMM yyyy" les jours et mois se mettent en toute lettres. Suivant certaines version de Word, essayer "j/mmmm/aaaa". Ce bug est recensé par Microsoft, depuis la version 2003, auparavant la conversion se faisait sans peine. Compte tenu de cette info, lorsque vous filtrerez par les dates, pensez à inverser les mois et les jours si vous filtrez sous Word... comme le fait un anglais. C Publipostage : options avancées 16 / 30

17 C.2.3 Utiliser des filtres élaborés dans Excel Les filtres élaborés permettent d'utiliser des critères complexes qui ne peuvent pas être définis à l'aide d un filtre automatique ou de copier les données sélectionnées dans une zone du classeur ou sur une autre feuille (onglet). Pour utiliser un filtre élaboré vous devez définir une zone de critère : Celle-ci se compose de 1.D'une ligne où figurent les noms de champs par ex dans notre cas : ville, loyer 2 D'une ou plusieurs lignes de critères de recherche : brest, >300 Insérer trois lignes supplémentaires au-dessus de votre tableau (il faut une ligne de séparation entre vos critères et votre liste de données), inscrire dans les cellules les noms des colonnes sur lesquels vous désirez filtrer. Au-dessous de chaque nom, inscrire le critère du filtre. Placer le curseur dans votre liste de données (ainsi, le programme repèrera les plages automatiquement, nul besoin de les redefinir). Puis Données > Filtrer > Filtres élaborés Définir la zone de critère et appuyer sur OK Il est possible d'avoir le résultat du filtre sur une autre partie de la feuille, dans ce cas le préciser dans le haut de cette boîte de dialogue en indiquant : Copier vers un autre emplacement. Exercice 5 Exo : locataire.xls 1 N'importe où sur votre feuille (en haut ou à droite de votre tableau...), dans une cellule, indiquer les noms des en-têtes sur lesquels effectuer les recherches avec, en-dessous, les critères spécifiques pour chacun d'eux. ville : Brest et Sartrouville pas d'agence du Sud : diffèrent de (<>Agence du Sud) loyer > Un peu plus loin dans la feuille, recopier la ligne des en-têtes (en ne conservant que ceux qui vous intéressent au besoin), puis lancer la procédure de filtres élaborés telle que décrite plus haut. 3 Au moment de choisir où recopier (Copier dans) Sélectionner la ligne de champs précédemment copiée et appuyer sur OK. Le résultat du filtre apparaît à l'endroit désiré en ne faisant apparaître que les champs spécifiés. C Publipostage : options avancées 17 / 30

18 Vidéo 9a : Mise en place de filtres élaborés, extraction sur place, utilisation de caractères générique Vidéo 9b : Mise en place de filtres élaborés, extraction des données sur une autre feuille, utilisation de caractères génériques Vidéo 9c : Mise en place de filtres élaborés, extraction des données sur une autre feuille, utilisation des caractères génériques pour utilisation en vue d'un publipostage C.3 Différents types de documents principaux : étiquettes, badges... Word offre la possibilité de réaliser automatiquement des étiquettes à coller sur des enveloppes, des disquettes ou des boîtes d'archives en utilisant les fonctions de publipostage. Un élément important à connaître avant de débuter est la taille des étiquettes à réaliser ou mieux, les références de celles-ci suivant le fabricant. En effet, Word peut définir la taille des étiquettes automatiquement, combien d'étiquettes par feuille, suivant les références données par le fabricant sur l'emballage. En utilisant cela, il sera possible de réaliser des formats d'étiquettes afin de réaliser des badges et suivant le même principe, des cartes de visite. Il sera préférable d effectuer, si nécessaire, les tris préalables dans votre source de données Excel ou Calc et enregistrer votre fichier pour l utiliser comme source de données, plutôt que d utiliser les options de Word en terme de tri (cf. C.2.1). Dans ces versions il est possible d utiliser l assistant dans le volet Office qui apparaît sur le côté droit de votre feuille Word. Il est très bien fait mais trop contraignant : Outils > Lettres et publipostage > Assistant Fusion et publipostage Suivre les indications, pas à pas, dans le volet office. Mais, nous lui préférerons une autre méthode qui permet d éviter les méprises. Procédure Aller dans Affichage > Barre d outils > Fusion et publipostage La barre d outils suivante apparaît : Cliquer gauche sur la première icône pour sélectionner le type de document à réaliser. Sélectionner Etiquettes C Publipostage : options avancées 18 / 30

19 La boîte de dialogue Options pour les étiquettes vous permet de choisir la marque et les références de vos étiquettes. Une fois les choix effectués cliquer sur OK. La page d étiquette apparaît alors. A partir du deuxième bouton, sélectionner la source de données (.doc,.xls). A partir du sixième bouton, insérer les champs de fusion nécessaires pour les étiquettes (comme pour un publipostage classique...). Il faudra les insérer les uns à la suite des autres. Ce n est qu à la fermeture de la boîte que l on pourra positionner (espaces, paragraphes ) et formater le texte (gras, couleur ). Ne mettez en forme que la première étiquette. Mettez la en forme C Publipostage : options avancées 19 / 30

20 Une fois la première étiquette réalisée, il faudra appuyer sur le onzième bouton : propager les étiquettes de façon à ce que le formatage se répercute pour toute les autres étiquettes de la page. Votre page d étiquettes apparaît alors, prête à être imprimée. Pour les options éventuelles, suivre les procédures d un publipostage classique. Vidéo 10 : Création d'étiquettes C.3.1 Modification d étiquettes (badges) Si la référence ne figure pas dans la liste, ou si vous souhaitez réaliser des badges, il vous faudra modifier la taille des étiquettes il donc réaliser son propre modèle d'étiquette. Dans la boîte de dialogue Options pour les étiquettes, sélectionner Nouvelle étiquette (Cf. boîte de dialoguer page précédente). Dans la boîte de dialogue, entrer les mesures de l étiquette ou de votre badge, donner un nom à ce modèle d étiquette. En cas d'erreur, un message averti de l'impossibilité de créer des étiquettes avec ces mesures. Il suffit de modifier vos mesures puis OK. Une fois acceptée, on revient sur la fenêtre précédente où apparaît le nom de la nouvelle étiquette C Publipostage : options avancées 20 / 30

21 Dans le cas de cartes de visite, se méfier des espaces entre le bord gauche de la carte et le texte. Pour vérifier le résultat, passer en mode publipostage et consulter l'aperçu avant impression. Pour modifier l'écart du bord gauche, sélectionner toute la colonne et modifier le début de ligne pour toute la colonne. Pour l'insertion de logo (Cf partie consacrée aux images), répéter l'opération pour chaque étiquette. Dans le cas de badges, il est possible d'utiliser une feuille au grammage assez élevé (+80 gr), faire des tests de découpages afin d'avoir la taille nécessaire des cartons à insérer dans les supports plastiques. Puis, Créer une nouvelle étiquette pour laquelle vous entrerez vos valeurs. Vidéo 11 : Création de badges, création de son propre format d'étiquette C Publipostage : options avancées 21 / 30

22 D Pour aller plus loin D.1 Zones de texte Les zones de texte sont des zones spéciales définies par l utilisateur dans lesquelles il peut insérer du texte ou des images. L intérêt réside surtout dans leurs propriétés. En effet, elles se comportent à la manière d une feuille de papier calque qu il est possible de placer n importe où sur le document indépendamment du texte normal (sans bouleverser celui-ci). Exemple : Cela permettra, dans le cas d un publipostage avec des enveloppes à fenêtre, de positionner exactement les champs de fusion afin qu ils apparaissent précisément dans la fenêtre prévue à cet effet. Pour insérer une zone de texte : Insertion > Zone de texte, le curseur de la souris se transforme en croix invitant à tracer la forme de la zone de texte. Cliquer sur le bouton gauche de la souris, maintenir enfoncé et déplacer la souris jusqu à l obtention de la forme désirée. Une fois la zone de texte réalisée, elle peut être déplacée n importe où sur le document. Pour cela, il suffit de positionner le curseur de souris sur l un des bords apparaissant en grisé (le pointeur prend l apparence d une croix fléchée), de cliquer gauche et de maintenir ce bouton gauche enfoncé : la zone de texte sera déplaçable jusqu à ce que le bouton gauche de la souris soit relâché. Pour agrandir ou rapetisser la zone de texte, il faudra se positionner sur les carrés des zones grisées (poignées de redimmensionnement), cliquer gauche et maintenir enfoncé, déplacer la souris jusqu à obtention de la forme désirée. D.1.1 Format de la zone de texte. Il est possible de modifier le comportement et l aspect de cette zone de texte : pour faire apparaître le format et modifier différents éléments : clic du bouton droit de la souris sur le rebord de la zone de texte. D Pour aller plus loin 22 / 30

23 Une boîte de dialogue composée de divers onglets apparaît : pour passer de l un à l autre, il suffit de cliquer dessus avec la souris. D.1.2 Oter l encadrement. Onglet Couleurs et traits et préciser Aucun trait. Eventuellement, Remplissage > Couleur choisir blanc. Il est possible de rendre le fond de la zone de texte coloré ou translucide : options à utiliser dans le cas de dessin. D.1.3 Insertion de texte. Il suffit de cliquer dans la zone de texte et d écrire le texte, il se déplacera avec celle-ci. En ce qui concerne les champs de fusion d un publipostage, c est le même principe : D Pour aller plus loin 23 / 30

24 positionner le curseur dans la zone de texte et insérer les champs. Le texte ainsi crée est modifiable (police, couleur, taille...) tout comme le texte d un document normal. Vidéo 12 : Insertion d'une zone de texte et placement des champs à l'intérieur de celleci D.2 Pour réaliser un courrier D.2.1 Les taquets de tabulations Il existe plusieurs type de taquet de tabulation, suivant leur forme, le placement du texte est différent. Vous pouvez changer le type de taquet en cliquant plusieurs fois à cet endroit à l'extrême gauche de la règle. A chaque clic de souris le taquet proposé change de forme. Une fois que vous avez sélectionné celui qui vous convient, c'est lui qui se placera sur la règle si vous cliquer sur cette dernière pour placer un taquet de tabulation. Bien entendu, le choix du type de taquet dépend du résultat que vous désirez obtenir sur votre texte. Une fois les taquets posés sur la règle, il suffit de taper sur la touche TAB du clavier pour faire progresser la barre d'insertion de taquet en taquet. Si vous choisissez de poser des tabulations gauche sur votre règle, le texte commencera à s'écrire sur votre document à gauche de la délimitation posée sur la règle. La tabulation droite fera en sorte que votre texte s'écrive à droite du taquet, cela est surtout utile pour les date en début de document ou la signature qui doivent être calés à droite de votre document. La tabulation centrée verra votre texte, soumis à ce type de taquet, se mettre au milieu, de part et d'autre du taquet centré. D Pour aller plus loin 24 / 30

25 La tabulation décimale vous permettra d'aligner des données chiffrées, en effet, les virgules de chaque ligne se placeront exactement sous ce type de taquet. Ex: En cliquant pour changer de tabulation vous vous apercevrez qu'il en existe d'autres types, mais elles sont moins utilisées, hormis peut-être la tabulation barre qui permet de mettre des barres verticales sur votre ligne. Vidéo 13 : Utilisation des taquets D Plusieurs taquets sur une même ligne. Cela concerne l'exemple suivant. Placer plusieurs taquets sur une même ligne permet d'aligner parfaitement trois série de données sur une même ligne et sur plusieurs colonnes sans pour autant avoir recours aux tableaux. Les tabulations qui nous intéressent et que nous avons placées sont celles qui sont cerclées de rouges, les autres sont des restes des lignes précédentes (date et destinataire). Nous les avons placées de façon à laisser un espace après le nom, puis après l'adresse et enfin pour placer les points de suite réservés aux signatures. Ce dernier point que nous verrons plus tard. D Pour aller plus loin 25 / 30

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