Appel à propositions. Enquêtes actions cofinancées

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1 Appel à propositions Enquêtes actions cofinancées CAHIER DES CHARGES Date limite de dépôt des dossiers de candidature : 15 mars Contexte L Afdas est une institution paritaire créée en 1972 à l'initiative des organisations professionnelles du spectacle vivant et du cinéma. Son champ d'intervention s'est nettement élargi : en 2013, 'Afdas collecte les contributions formation des entreprises de la culture, de la communication, des médias et des loisirs, soit 10 branches professionnelles, représentant plus de entreprises dont environ 90% ont moins de 10 salariés. En 2013, ce sont actions de formation qui ont été financées par l Afdas. En sa qualité de bénéficiaire de cofinancements nationaux, régionaux ou de fonds européens pour le financement des formations, l Afdas est tenu de mettre en place des enquêtes afin de recueillir des données auprès des participants 1 aux projets sur lesquels il s est positionné. Le développement des subventions étant un axe stratégique pour l Afdas, les cofinancements deviennent plus nombreux et les enquêtes à réaliser également. 1 Est considéré comme «participant», le stagiaire ayant bénéficié directement d un cofinancement dans le cadre d un projet subventionné. 1

2 2. Objet L Afdas publie le présent cahier des charges afin d externaliser la collecte de données auprès des participants aux projets cofinancés Le prestataire réalisera dans un premier temps, une enquête pour les projets cofinancés par le Fonds Social Européen (FSE). Cette enquête a pour objet de répondre à l obligation de collecter auprès de participants les nouveaux indicateurs, prévus dans l annexe 1 du règlement (CE) n 1304/2013 du Parlement Européen et du Conseil du 17 décembre 2013 relatif au Fonds Social Européen portant sur la programmation et de les communiquer auprès de la DGEFP 2 à travers la plateforme en ligne «Ma Démarche FSE». Les données collectées auprès d une population donnée d individus seront à fournir à l Afdas sous un format de fichier à définir ultérieurement (Excel ou csv) et dans lequel figurera une série d indicateurs demandés dans le cadre des projets FSE. Pour l enquête FSE, deux cibles sont concernées en fonction de la réalisation passée ou non des actions de formation : les participants au projet et les organismes de formation. L enquête FSE est détaillée avec tous les points de vigilance au point Le prestataire sera amené à réaliser dans un deuxième temps, d autres enquêtes pour des projets cofinancés. Ces autres enquêtes seront à mener en fonction des demandes spécifiques et ponctuelles des autres partenaires financiers de l Afdas, selon des modalités qui seront reprécisées au cas par cas par l Afdas. En fonction du partenaire, les indicateurs à recueillir et les exigences seront différents. Ainsi cette prestation sera modulable. Une grande réactivité et capacité d adaptation est donc attendue de la part du prestataire. 2 Délégation Générale à l Emploi et à la Formation Professionnelle 2

3 3. Présentation de l enquête FSE Un fichier avec la cible de chacun des projets cofinancés par le FSE sera transmis par l Afdas dès lors qu il a la confirmation de l acceptation de la part du partenaire financier. L envoi du fichier déclenche le début des travaux de collecte des indicateurs par le prestataire. Toutes les données doivent obligatoirement être recueillies selon les points suivants (Oui, Non, Ne se prononce pas). L Afdas est positionné actuellement sur les 4 projets FSE suivants et d autres pourront suivre dans l année : - Accompagner les jeunes vers le (Programme Opérationnel IEJ Initiative pour l Emploi des Jeunes) partenariat avec la DGEFP - Anticiper les mutations et sécuriser les parcours professionnels : CIF - Congé Individuel de Formation (Axe 2 Programme Opérationnel FSE Ile-de-France) partenariat avec la DIRECCTE 3 Ile-de-France - Anticiper les mutations et sécuriser les parcours professionnels en développant les parcours de professionnalisation (Axe 2 Programme Opérationnel FSE Ile-de-France) - partenariat avec la DIRECCTE Ile de-france - Développer l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (Axe 2 Programme Opérationnel FSE Ile-de-France) - partenariat avec la DIRECCTE Ile de-france La programmation et le conventionnement de ces 4 opérations interviendront à des moments différents. La programmation de l opération Initiative pour l Emploi des Jeunes (IEJ) au mois de mars 2015 est la seule certaine à ce jour. Le prestataire devra donc se concentrer dans un premier temps sur la collecte des indicateurs relatifs aux participants à cette opération qui sont en cours de sélection par l Afdas. Sur la plateforme «Ma démarche FSE» sont fournies les précisions suivantes concernant le moment de la saisie des indicateurs : - Si l'action a débuté avant la notification de la décision du comité de programmation : une fois votre projet retenu par le comité de programmation, vous disposez d'un mois à compter de la notification de la décision du comité pour enregistrer les données relatives à chaque participant déjà dans l'action. 3 Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l emploi 3

4 - Pour les participants qui entrent dans l'action après la notification de la décision du comité de programmation, vous devez renseigner les données relatives à chaque participant ; vous disposez d'un mois, à compter de l'entrée dans l'action pour enregistrer l'ensemble des données relatives à chaque participant. - Si les données ne sont pas renseignées, le participant est considéré comme inexistant. - Les données concernant les sorties doivent être renseignées dans le mois suivant la sortie du participant. Au-delà d un mois, les données saisies ne sont plus prises en compte dans le calcul des indicateurs de résultats immédiats. Cette saisie conditionne la recevabilité du bilan. Dans la liste qui sera fournie par l Afdas contenant la cible de l enquête FSE, deux cas de figure peuvent se présenter : 1. Coordonnées des participants renseignées : le prestataire peut procéder directement au questionnement des participants selon les indicateurs fournis (voir trame du fichier Excel avec les indicateurs) ; 2. Coordonnées renseignées partiellement : le prestataire doit commencer le questionnement des participants par le recueil des coordonnées manquantes afin de les compléter puis procéder au questionnement selon les indicateurs fournis. (voir trame du fichier Excel avec les indicateurs) L objectif de retour à l enquête FSE est de 100%. Le manque total de réponses entraîne l inéligibilité du participant aux projets FSE ; un manque partiel de retours peut avoir un impact financier sur les projets. Le fichier complété avec les informations totales ou partielles obtenues suite à l enquête sera restitué dans l état à l Afdas par le prestataire. Il revient à l Afdas d effectuer un arbitrage sur les participants inéligibles du fait du manque d information. Une fois stabilisé, le fichier sera déposé par le prestataire sur la plateforme «Ma démarche FSE». 4

5 4. La mission confiée au prestataire Il est attendu que le prestataire administre le questionnaire auprès des participants. La mission consistera ainsi à : établir les questionnaires (à l entrée et à la sortie de la formation) à destination des stagiaires sur la base des données figurant dans la section «moyens mis à disposition». Une première proposition de questionnaire est fournie par l Afdas (annexe «Maquette indicateurs») contacter l ensemble des individus, inscrits dans le fichier qui sera communiqué, par tous les biais possibles (téléphone, mail ou courrier). Il est attendu de privilégier dans un premier temps l enquête en ligne et en cas de non réponse, de les contacter par un autre moyen (téléphone, mailing, courrier papier, etc.) prendre contact avec les organismes de formation quand la formation est en cours afin d obtenir l ensemble des coordonnées des participants (coordonnées des organismes de formation fournis par l Afdas) contacter chacun des participants afin de renseigner les données incomplètes (une partie des données, concernant les coordonnées, pourront être renseignées ; dans ce cas, l enquête consistera à vérifier ces coordonnées) restituer à l Afdas un fichier par projet en format Excel 5. Moyens mis à disposition Notice d utilisation à destination des porteurs de projets concernant le questionnaire de recueil des données à l entrée des participants dans une action cofinancée par le FSE communiquée par la DGEFP qui contextualise la raison de cette enquête ; Questionnaire d'aide au recueil des données à l'entrée des participants dans une action cofinancée par le FSE et l'iej (DGEFP) ; Proposition de questionnaire Afdas sur la base de la trame du fichier des indicateurs FSE ; Guide suivi des participants (DGEFP) ; Documentation technique de l'import de participants (DGEFP) ; La trame du fichier et les indicateurs FSE, à déposer sur «Ma Démarche FSE» ; Les documents sont fournis en annexe. 5

6 6. Méthodologie envisagée Les éléments méthodologiques suivants sont des orientations fixées par l Afdas. Ils sont susceptibles d'être modifiés et/ou complétés. Le prestataire précisera sa propre vision de la prestation et présentera la méthodologie la plus pertinente Intégration du fichier client Le nombre de lignes du fichier qui sera livré est estimé à au maximum. Il sera livré au format Excel. Les champs sont délimités par la trame du fichier qui sera à déposer sur «Ma Démarche FSE». Une fois le fichier stabilisé le prestataire effectuera l intégration des données sur la plateforme. Le prestataire soumettra à l Afdas des propositions de questionnaires téléphoniques, , papier afin d obtenir les indicateurs demandés. NB. : Certains champs du questionnaire sont disponibles pour une partie des participants. Le cas échéant, tout ou partie des coordonnées des participants seront pré-renseignées et devront être validées par l'enquêteur (voir détail dans la section «moyens mis à disposition»). Dans le cas contraire, les coordonnées manquantes seront renseignées lors de l'administration du questionnaire. Ces éléments seront discutés avec le client avant le lancement du terrain Passation du questionnaire Le questionnaire sera administré en ligne dans un premier temps. En cas de non réponse, les individus seront alors contactés par les autres moyens mis à disposition (téléphone, , courrier). Quand la formation est en cours, le recours à l organisme de formation sera privilégié (courrier d information des organismes en annexe). 6

7 7. Constitution des dossiers de candidatures : L'offre du candidat sera restituée en trois documents distincts : - La proposition commerciale composée des différents chapitres indiqués au point 7.1, ci-dessous ; - La synthèse de l'offre commerciale ; - Une offre financière détaillée pour chaque phase de la prestation La proposition commerciale Le prestataire indique de manière précise l'organisation qu'il mettra en place pour atteindre les exigences définies dans le cahier des charges. L'offre commerciale doit comporter impérativement les informations suivantes : Partie 1 : présentation du prestataire la raison sociale ; le SIRET ; l'effectif global de la structure ; le nombre de positions ; les secteurs d'interventions et/ou domaines d'activités ; les autres prestations proposées par le prestataire si elles existent. Partie 2 : Objectifs généraux de la prestation Le prestataire reformule sa propre vision de la demande et son contexte. 7

8 Partie 3 : Déroulement de la prestation Le prestataire décrit la nature de la prestation à réaliser afin de préciser la démarche prévue pour atteindre les résultats à produire. Le document remis précise le découpage de la prestation et la démarche prévue pour atteindre les résultats à produire. Il doit notamment contenir les points suivants : Méthodologie envisagée et moyens pour garantir le plus haut niveau de réponse ; Méthode de collaboration préconisée avec l Afdas (réunions de travail, modalités d'information ) ; Démarche et rétroplanning ; Procédures de suivi de l avancement de la prestation. Partie 4 : Moyens humains Le prestataire présentera également dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation de la prestation et le suivi (un contact interne pour la logistique et la facturation, un ou des responsables de projet clairement identifiés ) : nom et rôle de chaque intervenant ; responsabilités de chaque intervenant ; CV de chaque intervenant pressenti comportant notamment : o Le profil et l'expérience ; o Les références de missions comparables ; o L'ancienneté dans la structure. Partie 5 : Références du prestataire sur des projets similaires Le prestataire présentera quelques références de travaux similaires menés récemment. 8

9 7.2. Synthèse de l'offre commerciale Cette synthèse a pour objet d'avoir une lecture transversale de la proposition commerciale. Elle pourra être remise sous forme de présentation PowerPoint. Exemple de structuration : Le centre de contact : Localisation : Adresse, tél. ; Profil : Domaine d'intervention ; Effectifs : Nombre de salariés ; Nombre de positions ; Equipe projet : Nombre de personnes impliquées et profil ; Les références sur des projets similaires : objet et commanditaire. Détail des étapes (par étape) Objet : Cf. cahier des charges ; Méthode : Synthèse de l'approche proposée ; Nombre de jours/intervenant : Nombre d'intervenants, mission et nombre de jours ; Livrables : Liste des livrables et format ; Planning : Date de début, date de fin Offre financière Le prestataire indique de manière très précise le prix en Euros HT de chaque phase constitutive de la prestation, en tenant compte des propositions préconisées dans sa réponse et de l'estimation du nombre de jours qu'il a déterminés par projet. L objectif final est de mettre en évidence un coût par jour de travail ou par individu interrogé. Le détail du temps affecté et réellement consacré à chaque étape de la prestation devra être fourni à l Afdas. 9

10 7.4. Calendrier de la prestation 2 mars 2015 Lancement de la consultation 15 mars 2015 Clôture de la consultation Du 15 mars au 25 mars 2015 Phase de sélection (les prestataires candidats pourront être sollicités pour présenter l oral leur dossier de candidature) Entre le 25 mars et le 31 mars 2015 Réunion de cadrage avec le prestataire 1 er avril 2015 Lancement des travaux d enquête projet IEJ par le prestataire (fichier avec la cible fourni au préalable par l Afdas) mi-avril 2015 Point d étape sur les travaux sur le projet IEJ 30 avril 2015 Version finale fichier et dépôt sur «Ma démarche FSE» à partir de mai 2015 Remontées systématiques, chaque mois, des fichiers 8. Confidentialité Le prestataire retenu devra se soumettre à une obligation de confidentialité sur la totalité des travaux menés dans le cadre de cette mission. Ces travaux sont la propriété exclusive de l Afdas qui doit garder la maîtrise de l initiative, du choix des supports de communication, de la forme, de la date et des cibles de cette communication. 9. Critères de sélection L offre retenue sera celle jugée économiquement la plus avantageuse au regard des critères suivants : L expérience du candidat ; La bonne compréhension de la prestation recherchée via ce cahier des charges ; Les moyens humains déployés pour répondre à ce cahier des charges et les compétences de l équipe dédiée ; L efficacité et la cohérence de l organisation proposée ; Le coût de la prestation. 10

11 10. Délai de réponse au cahier des charges Les réponses devront parvenir à l Afdas au plus tard le 15 mars Elles pourront comporter plusieurs propositions. Le choix du prestataire sera communiqué au plus tard le 25 mars Conditions de remise des propositions Les offres devront être adressées : - par courrier postal recommandé avec accusé de réception dont la date limite de réception est fixée au 15 mars 2015, en 2 exemplaires, à l adresse : 66 rue Stendhal, Paris Cedex 20, à l attention du département Recherche et Développement de l Afdas, - et par voie électronique à l attention du département Recherche et Développement de l Afdas et à l adresse mail suivante : prestataires_enquete@afdas.com 11

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