Bureau 17 septembre 2013 à 18h00 GSD 211. Board September 17, 2013 at 6:00 PM GSD 211 ITEM. Appel à l ordre : 18h10. 1 Call to Order: 6:10 pm

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1 Procès verbal Bureau 17 septembre 2013 à 18h00 GSD 211 Appel à l ordre : 18h10 Présent.e.s: Interne, vie étudiante, externe, affaires universitaires, finances, Najib Khan, Nicholas Jobidon, coordonnateur de la Maison des étudiant.e.s diplômé.e.s et à l interne Adoption de l ordre du jour L ordre du jour est adopté à l unanimité et secondé par la commissaire à l interne. Adoption du procès-verbal Modifier les présences du dernier procès verbal, car Najib Khan et Carolyn Greve étaient absents. Le procès verbal est adopté à l unanimité tel que modifié. Mot du Président d assemblée Affaires courantes Affaires principales Demande de subvention générale (de Brigitte Fontille) Présentée par la commissaire aux finances La commissaire aux finances affirme qu on a toujours pas assez d informations sur comment cette subvention pourrait être bénéfique à l Université d Ottawa. ITEM Minutes Board September 17, 2013 at 6:00 PM GSD Call to Order: 6:10 pm Present: Internal, Student Life, External, University Affairs, Finance, Najib Khan, Nicholas Jobidon, Grad House and Internal Coordinator 2 Adoption of the Agenda The agenda was adopted unanimously and seconded by the Internal commissioner. 3 Adoption of the Minutes It was asked that Najib Khan and Carolyn Greve be added to the list of absences from the last Board meeting. The minutes were unanimously approved as amended. 4 Chairperson s Word 5 Business Arising 6 Main Business 6.1 General Subsidy Request (from Brigitte Fontille) Presented by the Finance Commissioner Finance says that we still do not have enough information on how this grant could be beneficial to graduate students at the University of Ottawa.

2 Ainsi, il est proposé de suspendre la motion jusqu à ce qu on ait plus d informations du demandeur. La motion est secondée par la commissionnaire à l interne. Vote sur la motion : La motion est rejetée à l unanimité. Motion visant à changer les politiques des Fonds pour projets académiques (FPA) Présentée par la commissaire aux finances Appuyé par le commissaire à l externe ATTENDU que dans le passé il y avait du dialogue et confusion à propos de comment compter quels jours qualifient pour une conférence pour les Fonds pour projets académiques (FPA) ; et ATTENDU que cela a donné des incohérences en comment les fonds étaient alloués ; QSRQ que les nouvelles politiques pour le FPA soient : 1) Le FPA est disponible pour financer les étudiant.e.s diplômé.e.s afin d assister à des conférences 2) Le FPA sera attribué à une reprise aux étudiant.e.s en Maîtrise, et à deux reprises aux étudiant.e.s. au Doctorat. Pour les étudiant.e.s inscrit.e.s dans des programmes conjoints (M.A./Ph.D.), le FPA sera attribué à trois reprises Thus, it is proposed to suspend the motion until we have more information from the applicant. The motion was seconded by the Internal Commissioner. Vote on the motion: The motion was unanimously rejected. 6.2 Motion to Change the Academic Project Fund (APF) Guidelines Presented by the Finance Commissioner Seconded by External WHEREAS in the past there has been much dialogue and confusion over how to count the days of attendance at a conference for the Academic Project Fund (APF); and WHEREAS this has led to inconsistencies on the allocation of funds; BIRT that the new guidelines for the APF be as follows: 1) The APF is available to fund students to attend conferences 2) The APF is awarded once to Masters students, and twice to PhD students. For those students in a joint MA/PhD program, it will be awarded three times 3) The maximum amount for an APF is $300 4) The APF will be awarded on the submission of receipts. It covers only accommodation, food, and registration. It

3 3) Le montant maximum pour un FPA est de 300 $ 4) Le FPA sera attribué après la réception des reçus. Le FPA couvre seulement les dépenses reliées à l'hébergement, les repas et les frais d inscription. Le FPA ne couvre pas les dépenses de transport. Le commissaire à l externe propose un amendement de diminuer à 2 reprises au lieu de 3 reprises le nombre de fois que les étudiants du programme MA/PhD peuvent y avoir recours. Vote sur l amendement : Pour : 2 Contre : 5 Abstention : 0 L amendement n est pas approuvé. La commissaire à la vie étudiante propose un amendement pour enlever «et les frais d inscription» dans le 4 e point, car les Facultés le paient, et d hausser le montant de 300 $ à 400 $ dans le 3 e point. Vote sur l amendement : Pour : 3 Contre : 4 L amendement n est pas approuvé. Najib Khan propose un amendement de changer le montant de 300 $ à 350 $. Externe propose un amendement à does not cover travel expenses. External proposes an amendment to reduce the number of times joint-ma/phd students can apply for the fund to 2 times instead of 3 times throughout the program. Vote on the amendment: For: 2 Against: 5 The amendment fails. Student Life proposes an amendment to remove and registration in the 4 th point because Faculties pay it, and to change the amount from $300 to $400 in the 3 rd point. Vote on the amendment: For: 3 Against: 4 The amendment fails. Najib Khan proposes an amendment to the amount allocated from $300 to $350. External proposes an amendment to Najib Khan s amendment to make the amount $350 now, and to reduce it to $300 as of May 1, Vote on the amendment to the amendment: For: 5 Against: 2 (University Affairs and Student

4 l amendement de Najib Khan d avoir le montant à 350 $ maintenant, et de le réduire à 300 $ dès le 1 er mai, Vote sur l amendement de l amendement : Pour : 5 Contre : 2 (affaires universitaires et vie étudiante) Abstention : 0 L amendement à l amendement est approuvé. Vote sur l amendement : Pour : 2 (affaires universitaires et interne) Contre : 5 L amendement n est pas approuvé. Affaires universitaires propose un amendement que le Bureau recommande cette motion au Conseil. Vote sur l amendement : Pour : 5 Contre : Abstention : 1 (finances) L amendement est approuvé. Vote sur la motion amendée : Pour : 4 Contre : 3 (affaires universitaires, vie étudiante, interne) Abstention : 0 Life) The amendment to the amendment passes. Vote on the amendment: For: 2 (University Affairs and Internal) Against: 5 The amendment fails. University Affairs proposes an amendment that Board recommends the motion to Council. Vote on the amendment: For: 5 Against: Abstention: 1 (Finance) The amendment passes. Vote on the motion as amended: For: 4 Against: 3 (University Affairs, Student Life, Internal) The motion passes as amended. The following amended motion is carried to the next Council meeting at Board s recommendation: WHEREAS in the past there has been much dialogue and confusion over how to count

5 La motion est approuvée tel que modifiée. La motion amendée suivante est apportée à la prochaine réunion du Conseil à la recommandation du Bureau : ATTENDU QUE dans le passé il y avait du dialogue et confusion à propos de comment compter quels jours qualifient pour une conférence pour le FPA; et the days of attendance for a conference for the APF; and WHEREAS this has led to inconsistencies on the allocation of funds; and WHEREAS the GSAÉD Board recommends that Council approves these changes; BIRT that the new guidelines for the APF be as follows: ATTENDU QUE ça a donné les incohérences en comment les fonds étaient allouer; ATTENDU QUE le Bureau de la GSAÉD recommande que le Conseil approuve ces modifications; donc, QSRQ que les nouvelles politiques pour le FPA soient : 1) Le FPA est disponible pour financer les étudiant.e.s afin d assister à des conférences 2) Le FPA sera attribué à une reprise aux étudiant.e.s en Maîtrise, et à deux reprises aux étudiant.e.s. au Doctorat. Pour les étudiant.e.s inscrit.e.s dans des programmes conjoints (M.A./PhD), le FPA sera attribué à trois reprises. 3) Le montant maximum pour un FPA est de 300 $ 4) Le FPA sera attribué après la réception des reçus. Le FPA couvre seulement les dépenses reliées à l'hébergement, les repas et les frais d inscription. Le FPA ne couvre pas les dépenses de transport. 1) The APF is available to fund students to attend conferences 2) The APF is awarded once to Masters students, and twice to PhD students. For those students in a joint MA/PhD program, it will be awarded three times 3) The maximum amount for an APF is $350 until the end of the school year, and $300 starting May 1st, ) The APF will be awarded on the submission of receipts, and covers only accommodation, food, and registration. It does not cover travel expenses. Mise à jour sur le budget de la Semaine Update on 101 Week Budget

6 Présentée par la commissaire à la vie étudiante La commissaire à la vie étudiante expose le succès de la Semaine 101 et affirme qu avec le montant d argent qu il reste à rentrer, on sera en léger surplus. Directeur ou directrice générale des élections Vacance Présentée par la commissaire à l interne à la candidature. Président.e d assemblée Prochaine élection Présentée par la commissaire à l interne à la candidature. Les directeurs/directrices du Bureau Prochaines élections Présentée par la commissaire à l interne aux candidatures. Comité de stationnement Vacance Présentée par la commissaire à l interne à la candidature. Commission permanente des affaires francophones et des langues officielles Vacance Presented by the Student Life Commissioner Student Life shares the successes of 101 Week and says that there was no deficit on the budget. 6.4 Director General of Elections Vacancy Internal reminded Board of the vacancy. 6.5 Chair Upcoming Election Internal reminded Board of the vacancy. 6.6 Board of Directors Upcoming Elections Internal reminded Board of the vacancies. 6.7 Parking Committee Vacancy Internal reminded Board of the vacancy. 6.8 Standing Committee on Francophone Affairs and Official Languages Vacancy

7 Présentée par la commissaire à l interne à la candidature. Nouvelles affaires Comptesrendus de l exécutif Commissaire à l interne La commissaire à l interne s est principalement concentrée sur les appels de candidatures élaborés précédemment. Commissaire à l externe Le commissaire à l externe élabore sur le succès de la distribution des U-Pass durant la rentrée et élabore brièvement sur les négociations pour l accessibilité au système de transport pour les étudiant.e.s dans la ville. Commissaire à la vie étudiante La commissaire à la vie étudiante s est principalement concentrée sur le succès de la Semaine 101. Commissaire aux finances La commissaire aux finances affirme s être principalement concentrée sur la motion visant à changer les politiques des fonds pour projets académiques. Commissaire aux affaires universitaires La commissaire aux affaires universitaires élabore sur la Retraite de rédaction d une semaine qui aura lieu durant la Semaine Internal reminded Board of the vacancy. 7 New Business 8 Executive Reports 8.1 Internal Commissioner The Internal Commissioner focused mainly on calls for nominations for the elections that were previously mentioned. 8.2 External Commissioner The External Commissioner shared the success of the U-Pass distribution and briefly elaborated on the negotiations about the transit access for students in the City. 8.3 Student Life Commissioner The Student Life Commissioner focused primarily on the successes of 101 Week. 8.4 Finance Commissioner The Finance Commissioner focused on the motion to change the APF guidelines. 8.5 University Affairs Commissioner The University Affairs Commissioner elaborated on the Week-long Writing Retreat that will take place during Reading Week and

8 d étude et demande aux membres du Bureau de faire de la promotion de l évènement. De plus, elle aborde un nouveau projet avec son comité : le Programme de conseiller(ère)s de rédaction. Varia (pas de possibilité de vote) Prochaine réunion Le 22 octobre 2013 à 18h00 Clôture: 19h49 asked Board members to promote the event. Also, she has a new project with her committee: the Writing Consultation Program. 9 Varia (no possibility of vote) 10 Next Meeting October 22, 2013, 6:00 pm 11 Adjournment: 7:49 pm

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