Communication et organisation en première et terminale

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1 Sommaire Communication et organisation en première et terminale BAC PRO SCRÉTARIAT PÔL COMMUICATIO - ORGAISATIO DOSSIR 1 : Rechercher un stage en entreprise Les périodes de formation en entreprise (PF)... 3 DOSSIR 2 : Établir et faciliter la relation de communication en situation de face-à-face DOSSIR 3 : Le téléphone et la communication médiatisée DOSSIR 4 : La structure de l entreprise DOSSIR 5 : Réceptionner et diffuser un message écrit DOSSIR 6 : Prendre des notes DOSSIR 7 : Rédiger des messages internes : notes et comptes rendus DOSSIR 8 : Rédiger des messages externes : lettres, mails et télécopies DOSSIR 9 : Produire, éditer des messages écrits DOSSIR 10 : Classer et archiver des messages écrits DOSSIR 11 : S intégrer dans une équipe DOSSIR 12 : Participer à la gestion des activités du service DOSSIR 13 : Assurer la continuité des activités du service DOSSIR 14 : Utiliser les outils de communication DOSSIR 15 : Participer à la gestion des fournitures des matériels et des logiciels DOSSIR 16 : Gérer le poste de travail et exploiter les ressources logicielles DOSSIR 17 : Gérer un budget DOSSIR 18 : Gérer le temps DOSSIR 19 : Participer à la valorisation de l image de l entreprise DOSSIR 20 : Concourir à la démarche qualité DOSSIR 21 : Organiser une réunion - Organiser une manifestation simple Catherine COLI - Michelle MOQUI DOSSIR 22 : Organiser un déplacement DOSSIR 23 : Rechercher un emploi

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3 Dossier 1 RCHRCHR U STAG TRPRIS LS PÉRIODS D FORMATIO TRPRIS (PF) COMPÉTCS Préparer une lettre de motivation et un curriculum vitae Assurer le suivi des demandes de stage Obtenir un stage en entreprise VIROMT PROFSSIOL La formation de Baccalauréat professionnel Secrétariat comprend 16 semaines de stages en entreprises, réparties en 3 ou 4 périodes de formation en entreprise (PF), dont les dates sont déterminées par l établissement scolaire. La recherche d une ou plusieurs entreprises d accueil va vous permettre d approfondir certaines compétences, à savoir : la rédaction de votre lettre de motivation et de votre curriculum vitae, la relance téléphonique des entreprises contactées afi n d obtenir un rendez-vous, l entretien pour «décrocher» le stage. Les différents moyens à votre disposition pour rechercher une entreprise d accueil sont : le fi chier «entreprises» du lycée, le réseau relationnel de votre environnement familial et amical, l annuaire ou la zone industrielle la plus proche de votre lycée ou votre quartier. Avant toute démarche, vous devez faire le point avec les enseignants de spécialité (secrétariat comptabilité) afi n de connaître les objectifs des périodes de formation en entreprise, leur organisation et leur évaluation dans le cadre du Baccalauréat professionnel. 3

4 AALYS D U SITUATIO Un outil pour vous accompagner dans votre recherche de stage : ACTIVITÉS ACTIVITÉ 1 La rédaction de la lettre de motivation Rédigez votre lettre de motivation pour rechercher votre première période de formation en entreprise en tenant compte des différents conseils réunis en annexe 1. Préparez autant de lettres de motivation manuscrites que d entreprises que vous souhaitez contacter. ACTIVITÉ 2 La rédaction du curriculum vitae Préparez au brouillon, puis saisissez à l aide de votre logiciel de traitement de texte, votre curriculum vitae tel que vous l aurez conçu. n annexe 2, vous trouverez un certain nombre de règles à respecter et d erreurs à éviter.! e pas oublier de sauvegarder votre curriculum afin de le remettre à jour et le rééditer pour la prochaine recherche de stage. La lettre de motivation se place devant le curriculum vitae afi n d être envoyée par la poste ou remise en main propre à la personne concernée. Un premier envoi d une dizaine de lettres peut permettre de «décrocher» un rendez-vous. Votre CV peut aussi être envoyé par mail aux professionnels qui proposent des stages : Indiquez dans l objet du mail : candidature stage secrétariat Rédigez un court message reprenant le début de votre lettre de motivation Insérez en pièce jointe votre lettre de motivation et votre curriculum vitae Vous pouvez enfi n déposer en ligne votre curriculum vitae. Les sites ou par exemple vous permettent de : Créer votre compte Vous identifi er par un login et un mot de passe nregistrer votre curriculum vitae Seuls les professionnels identifi és par le site accèderont à vos informations. Conformément à l article 27 de la loi «Informatique et Libertés», vous disposez d un droit d accès, de modifi cation, de rectifi cation et de suppression des données personnelles vous concernant sur ces sites. 4

5 ACTIVITÉ 3 Le suivi des entreprises contactées pour la recherche de stage Préparez une chemise dans laquelle vous insérerez tous les documents utiles à vos recherches de stage durant votre formation de baccalauréat professionnel. n plus d un exemplaire de vos lettres de motivation et curriculum vitae vous y insérerez un tableau de suivi des entreprises que vous remplirez au fur et à mesure de l avancement de vos recherches. Afin de vous aider dans la conception de ce tableau, vous trouverez en annexe 3 un modèle réalisé au brouillon par un élève de bac pro d une promotion précédente. Ce document peut être amélioré et le cadre réalisé à l aide de l outil informatique. ACTIVITÉ 4 La relance téléphonique des entreprises contactées et la prise de rendez-vous Une semaine environ après avoir expédié vos premières lettres de demande de stage, et sans réponse positive, vous allez devoir relancer par téléphone les entreprises contactées. Prenez votre respiration et votre courage à deux mains, isolez-vous dans une pièce seul(e) et préparez votre appel téléphonique grâce à l annexe 4. oubliez pas de noter dans votre tableau de suivi des entreprises les résultats de vos entretiens téléphoniques oubliez pas non plus de rappeler si nécessaire. Si vous n obtenez aucun rendez-vous et seulement des réponses négatives, renvoyez une série de dix lettres + curriculum vitae, et recommencez le même processus. ACTIVITÉ 5 L entretien et l obtention du stage Réussir son entretien, c est presque à coup sûr obtenir son stage en entreprise. Les conseils d un directeur des ressources humaines sont toujours utiles (annexe 5). 5

6 A X 1 La lettre de motivation est manuscrite (écrite au stylo bleu ou noir pour une bonne lisibilité) et pour une recherche de stage ne dépasse pas une page. La présentation doit être soignée : papier uni, non quadrillé, format A4, marges en haut, en bas, à droite et à gauche, paragraphes, aucune faute d orthographe (n hésitez pas à faire relire votre lettre par votre professeur ou un membre de votre famille). La même présentation que la lettre commerciale peut être adoptée : xpéditeur : vos nom-prénom, adresse, code postal, ville, tél. en haut à gauche Destinataire : nom entreprise, adresse, code postal, ville, à droite Lieu et date : sous le destinataire Objet : demande de stage Interpellation : Messieurs, ou Madame, Monsieur ou Monsieur le Directeur Formule de politesse Signature : en bas à droite xtraits de lettres de demande de stage : 6

7 A X 2 Le CV, pièce maîtresse Le CV peut être considéré comme une carte d identité professionnelle : il permet de vous présenter à une personne qui ignore tout de vous Un CV pour sortir du lot Aucun modèle ne prédomine dans la présentation du CV, mais il doit être clair et soigné. Pour cela, il doit être divisé en trois ou quatre grandes rubriques : L état civil : il doit figurer en haut à gauche de votre CV. Il comprend prénom et nom, votre adresse actuelle (ou celle de vos parents), votre numéro de téléphone (portable ou fixe), l âge ou la date de naissance. Deux éléments facultatifs peuvent être rajoutés : votre situation familiale et votre nationalité La formation et l expérience professionnelle : pour ces deux parties il faut d abord donner les informations les plus récentes. La date arrive en premier (l année suffit), suivie du nom de la formation ou des études suivies. Attention aux sigles, il faut que votre intitulé soit compréhensible xemple : 2000 BP Métiers du secrétariat Lycée Professionnel des Graves - BORDAUX Dans la partie expérience professionnelle vous mentionnerez vos jobs d été et stages. La présentation est simple, elle comprend la date, le nom de l entreprise, et l intitulé du poste ainsi que les fonctions que vous avez occupées. Divers, centres d intérêts : cette partie personnalise votre CV en mettant en valeur certaines de vos compétences particulières - les langues, la maîtrise des logiciels informatiques, vos goûts personnels La photo? lle n est pas obligatoire mais recommandée, car elle personnalise votre CV. Dans tous les cas, ne mentionnez pas vos expériences négatives, et mettez toujours en valeur ce que vous avez fait, votre CV devrait ainsi faire mouche. D après RBODIR 106 7

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9 A X 4 Préparer un appel téléphonique pour obtenir un stage de téléphone... om entreprise... Interlocuteur... 1 Saluer Se présenter 2 Demander le bon interlocuteur (Personne qui s occupe des stages) xposer l objet de l appel (Faire référence à l envoi de la lettre de demande de stage) 3 Proposer de rencontrer le recruteur (moyen d approfondir les objectifs de votre demande de stage) 4 Reformuler date heure lieu du rendez-vous (n cas d obtention d un entretien) Remercier Saluer 9

10 A X 5 Interview de M. Yves Duroc, DRH société TOAL Conseils aux futurs stagiaires en entreprise Recevez-vous toujours les candidat(e)s avant de les accepter en stage? Oui, car il n est possible d apprécier les qualités relationnelles et les capacités de réaction et de maîtrise de soi d un(e) candidat(e) que lors d un entretien face à face. Quels sont les objectifs de cet entretien? Avant tout apprécier le degré de motivation du (de la) candidat(e)! t puis approfondir, vérifier, certaines informations fournies dans la lettre de motivation et le curriculum vitae. Les stagiaires vous posent-ils (elles) souvent des questions? Cela est souhaitable, même si certain(e)s restent trop intimidé(e)s. C est un bon moyen de mieux connaître l entreprise, le service dans lequel il(elle) sera affecté(e), les tâches qui lui seront confiées. Un(e) stagiaire qui pose des questions est pour moi signe de dynamisme et d intérêt pour sa formation professionnelle. Par exemple les futur(e)s stagiaires ne doivent pas hésiter à poser des questions sur leurs horaires. Qu est-ce qui vous gêne le plus lors d un entretien? La négligence vestimentaire et ceux qui racontent leur vie sans retenue! Il me semble que le respect de l autre passe par une tenue correcte, et qu un minimum de discrétion est requis pour travailler en entreprise. Vous est-il déjà arrivé qu un(e) candidat(e) refuse de répondre à l une de vos questions? Oui, et cela me laisse toujours une impression de grand malaise. Je préfère une réponse sobre ou banale, plutôt qu un silence qui met le doute et révèle une personnalité sans doute inadaptée au travail en équipe. Comment décririez-vous le(la) candidat(e) stagiaire idéal(e)? Il (elle) est ponctuel(le) à son rendez-vous, répond posément aux questions, est disponible durant la totalité de l entretien, et surtout est capable d argumenter sur les objectifs de son stage et le choix de mon entreprise. Donnez-vous le résultat de l entretien dès la fin du rendez-vous? on, en général mon secrétariat adresse une réponse positive ou négative au (à la) candidat(e) quelques jours après l entretien, afin de me laisser le recul nécessaire et le temps de vérifier les conditions d accueil du (de la) stagiaire dans l un ou l autre de nos services. 10