Pas à pas Correction de la dépense (transfert de salaire RÉEL d une UBR à l autre)

Transcription

1 SOFE RH Pas à pas Correction de la dépense (transfert de salaire RÉEL d une UBR à l autre) Afin de conserver l intégrité des données, il est primordial que toute correction de salaires réels soit effectuée directement dans le module de rémunération et non par le biais d écritures de journal au Grand Livre. Dans SOFE, il est donc possible, par le biais d un ajustement financier, d effectuer le transfert du réel dans chaque objet d affaires porteur d impact budgétaire réel (Affectation, demande de rémunération, prolongation, etc.). En fait, c est la modification des ventilations du document (impact budgétaire réel) qui permet de transférer le réel jusqu à une date donnée. Cette fonctionnalité permet ainsi de respecter les montants et les années budgétaires impliqués. Service des ressources humaines et financières Mise à jour le 15 novembre 2013 Pas-à-pas Correction de la dépense 1

2 Correction de la dépense / transfert de salaire d une UBR à l autre. Une nouvelle fonctionnalité a été développée, afin de permettre le transfert de salaire et avantages sociaux d une UBR à l autre, celle-ci vise les demandes de transfert lorsque la demande de rémunération est complètement comptabilisée. Lorsque le transfert de salaire est fait par écriture de journal, il est alors plus difficile de suivre les coûts des salaires et avantages sociaux, par employé, puisque les transferts effectués par écriture de journal n apparaissent pas dans les rapports de suivi budgétaire de la masse salariale et dans le tableau de disponibilité budgétaire par employé. Cette transaction de correction de la dépense (communément appelé l ajustement financier) vise à remplacer les écritures de journal pour les demandes de transfert de salaire référant à une transaction de type réelle (sans engagement). Il y a deux façons d accéder à la transaction correction de la dépense : Pas-à-Pas via UBR (seule façon en décentralisé) Par le menu Tableau de bord Document financier GRH (Centralisé) Voici les étapes pour la création de la pièce permettant le transfert de salaire : Pas-à-Pas via UBR Pas à pas Correction de la dépense 1. Vous avez accès à la correction de la dépense en passant par l écran de la disponibilité budgétaire. Cliquer sur «UBR. 2. Cliquer sur «UBR. Pas-à-pas Correction de la dépense 2

3 3. Effectuer une recherche pour sélectionner l UBR dans laquelle doit être apportée une correction. Pas-à-pas Correction de la dépense 3

4 4. Cliquer sur le bouton «Disponibilité» Pas-à-pas Correction de la dépense 4

5 5. Cliquer sur le bouton «Exécuter la recherche» situé au milieu de l écran, à droite. 6. Cliquer sur le bouton «Employé» en bas de l écran. Pas-à-pas Correction de la dépense 5

6 7. Sélectionner l employé pour lequel la correction doit être apportée, puis cliquer sur la loupe situé dans la section «Dépense», à droite du salaire «Réel». 8. Cliquer ensuite sur la loupe de la demande de rémunération ou la prolongation. Pas-à-pas Correction de la dépense 6

7 9. Cliquer ENCORE sur la loupe de la demande de rémunération que vous voulez ajuster. Vous accéderez ainsi au document financier - GRH. PROCÉDURE DÉTAILLÉE POUR EFFECTUER LA CORRECTION À partir du document financier GRH 9. Cliquer sur le bouton «Impact budgétaire». Remarque : en cliquant sur le bouton «Historique / Correction», la liste des ajustements effectués sur cette demande de rémunération y est affichée. Vous pouvez les consulter en cliquant dans la loupe. 10. Cliquer sur le bouton «Correction». Le tableau de l ajustement de la dépense est alors créé (voir résultat page suivante). Pas-à-pas Correction de la dépense 7

8 Voici la description des champs de l ajustement financier Numéro de document : Correspond au numéro de la demande de rémunération ou affectation. Numéro ajustement : Correspond au numéro du document de la correction de la dépense créé. Date: Date à laquelle on veut modifier les ventilations. Cette date ne doit pas être plus grande que la date de fin de la période comptable et doit être incluse dans une période de paie comptabilisée. (Si on inscrit une date en cours de mois et que le mois a été comptabilisé en totalité, les données poussées seront celles du mois au complet). En prenant exemple du calendrier 2013 cijoint, la dernière période de paie du mois d octobre se termine le 26. Si la demande de rémunération ou l affectation se termine le 31 octobre et qu à la section Date, on y inscrit le 31 octobre, le système n apportera pas le salaire payé du 27 au 31 octobre, car cette portion a été payée en novembre, à la période de paie Pour transférer le montant au complet, vous devez inscrire à Date, un chiffre se référant à la période 13-23, soit du 1 au 9 novembre. Période comptable : Période comptable à laquelle l impact budgétaire et financière sera enregistré. Période de paie : Période de paie (courante ou antérieure) dans laquelle nous retrouverons l ajustement financier dans le rapport de suivi de masse salariale. La période de paie doit être comprise dans le période comptable. Par défaut, le système inscrit la période courante. Requérant : On doit y inscrire le requérant des UBR dans lesquelles nous transférons les salaires (requérant est celui qui doit assurer la dépense dont l UBR sera débité). Description : Permet de mieux documenter le transfert de salaire. Important d inscrire les dates correspondant au montant transféré, ex : 1 er juin au 30 octobre. Mois : Correspond au mois de fermeture de l UBR. Ventilation : Provient de la génération des contrôles, ou saisie de l utilisateur. AVS : Indicateur lorsqu il s agit d avantages sociaux. La case doit être cochée, chaque fois que le compte est imputé. Lorsqu il s agit d un montant de vacances, le compte est identique à celui du salaire et à un crochet dans la case AVS donc un crochet est à mettre aussi lors de la correction. Pas-à-pas Correction de la dépense 8

9 Contrôle : Montant de contrôle permettant de valider les sommes disponibles en fonction de la période financière et mois de l organisme de l UBR imputée dans la demande de rémunération ou affectation. (Colonne contrôle & colonne quantité, qu on peut trouver en glissant la barre de défilement vers la droite, ne sont pas utilisées à l UdeS). 11. Compléter les champs en jaune puis enregistrer le document. Le numéro d ajustement apparaîtra (000063) 1 er juin au 30 octobre 12. Cliquer sur le bouton «Contrôle». La ventilation et les montants correspondant au document GRH sont alors affichés sous la section ventilation. Pas-à-pas Correction de la dépense 9

10 1 er juin au 30 octobre Remarque : La ventilation poussée par le bouton contrôle valide le cumulatif des salaires jusqu à la date (fin du mois), tout en tenant compte de la démarcation de l année financière de l organisme de L UBR imputée par la demande de rémunération ou affectation. Ainsi, il n est pas possible de transférer des salaires pour une année précédente. 13. Dans la colonne montant, vis-à-vis les données qui sont affichées dans la section en bleu, inscrire en négatif (exemple : ), le montant du salaire transféré. Il n est pas possible de mettre des montants en positif dans la section en bleu. Sur la première ligne sous la section en bleu, inscrire la ventilation (UBR, Compte, CBS) vers où sera transféré les salaires. Ne pas oublier de cocher la case Avs., si le compte imputé est le (avantages sociaux) ou dans le cas de vacances. Le montant total de l ajustement, dans la colonne montant, doit être égal à 0, sinon il n est pas possible de compléter le document. 14. Afin de compléter la transaction, cliquer sur le bouton «Action», puis sur «Complété» et finalement sur «Confirmer». Pas-à-pas Correction de la dépense 10

11 1 er juin au 30 octobre Remarque : Ce document devra être approuvé par le requérant et sera accessible via l écran d approbation hiérarchique, de la même façon que les autres documents financiers, écritures de journal, rapports de dépenses, demandes de paiement. Cette transaction sera affichée sous le terme «Ajustement financier». Un écran a été développé, afin de visualiser les ajustements. Cet écran est sous le menu de disponibilité budgétaire autant en Centralisé que Décentralisé. Pas-à-pas Correction de la dépense 11

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