Boulevard Veyrier Montagnères Arcachon - Tel : Fax : Site Internet :www.arcachoncongres.

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1 Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 1

2 Palais des Congrès d Arcachon Congrès, Assemblées Générales, Conseils d Administration, Séminaires, Soirées 1. Un accès Facile A 4h de train de Paris et à 45 minutes de Bordeaux 2. Un Palais des Congrès au cœur de la Ville, en front de mer Un des rares Palais des Congrès à la fois en centre ville et en bord de mer 3. Hôtels et restaurants à 2 pas du Palais des Congrès Entré d hôtels restaurants et commerces verts tte l année 4. Un large choix d activités à pratiquer en ttes saisons Au cœur d un environnement unique en Europe (Dune du Pilat, bassin d Arcachon ) Plage Pereire Palais des Congrès d Arcachon Dune du Pyla Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 2

3 Sommaire Accès Page 4 Stationnement Page 5 Les salles et prestations du Palais des Congrès Pages 6 à 10 Le plan du Palais des Congrès Page 8 Hébergement Pages 11 et 12 Restauration Pages 13 et 14 Activités sportives de loisirs Page 15 Références Page 16 Nos prestations complémentaires Page 17 Nos engagements qualité et développement durable Page 18 Conditions générales de vente Page 19 Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 3

4 Accès Situé au cœur du Sud Ouest, Arcachon est localisé sur la côte Atlantique, à proximité de Bordeaux. PAR TRAIN Nombreux TGV quotidiens Paris-Bordeaux puis TER Bordeaux-Arcachon soit Paris-Arcachon en 4 heures et 2 liaisons directs Paris-Arcachon en week end. Le Palais des Congrès est situé à 7 minutes à pied de la gare d Arcachon. EN VOITURE Autorte et voie rapide desservent le Bassin d Arcachon (voir également rubrique stationnement). PAR AVION Aéroport International de Bordeaux - Mérignac à 45 min d Arcachon : plus de 200 vols hebdomadaires en provenance de Paris et des métropoles nationales et internationales. SERVICES + Le Palais des Congrès d Arcachon met en place des navettes depuis l aéroport et organise des rotations de taxis. Location de voitures facilitée grâce à la présence de bureaux de leurs : Avis Gare SNCF tél. : Europcar 35, bd du Général Leclerc, face à la gare tél. : Rent a car 51, bd du Général Leclerc, face à la gare tél. : Ada 31, bd du Général Leclerc, face à la gare tél. : Hertz 7, bd Mestrezat tél. : Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 4

5 Stationnement P Légende : N hésitez pas à ns contacter pr ts renseignements complémentaires P P P P Parking Place Peyneau : 90 places, payantes tte l année (sauf dimanches et jr fériés), de 9h à 12h30 et de 14h30 à 19h. 1,60 de l heure. Pr les visiteurs du Palais des Congrès, paiement du premier forfait maximal de 2 heures, puis gratuité ss condition de présentation du cpon justificatif de votre manifestation (cpon ci-contre) et du ticket horodateur. Parking BUS : environ 10 emplacements, gratuit. Parking derrière l office du Trisme : 100 places. Payant tte l année sauf dimanches et jrs fériés. Parking de la Gare : 180 places, payant tte l année, sauf dimanches et jrs fériés, de 9h à 12h30 et de 14h30 à 19h. 1,20 de l heure. Parking ss terrain du marché : 550 places, payant tte l année et 24h/24h Du 1 er novembre aux vacances pâques : 1 Du 15 juin au 14 septembre : 2.20 heure Du 15 septembre au 31 octobre : 1.50 STATIONNEMENT CONGRÈS SPECIMEN Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 5

6 Des locaux adaptés à vos projets Espace Deganne, front de mer D une superficie de 450 m², avec vue sur mer, il permet de recevoir vos expositions, vos pauses cafés peut être une alternative aux restaurants pr vos déjeuners. Auditorium de 500 places Les installations et l'aménagement de cet amphithéâtre permettront d y recevoir vos réunions plénières, conférences... Il est équipé d'une scène de 100 m², d'un écran vidéo géant (10 m x 6 m), de vidéo projecteur, d'une régie centrale et de trois cabines de traduction. Salle "Les Ambassadeurs" De style Napoléon III, cette magnifique salle de 500 m² prra accueillir vos repas (déjeuners de travail, dîners, soirées de gala ), expositions, réunions Une scène de 18 m² réglable en hauteur est disponible pr vos animations proposées au crs des dîners (danse, théâtre ) servira de tribune pr vos intervenants. Cette salle dispose également d une piste de danse modulable de 60 à 100 m². Salles de réunions, séminaires, ateliers Le palais des congrès dispose de 8 salles entièrement rénovées en 2014 de 30, 60, 90 et 120 m² pr y organiser vos réunions : de 5 à 100 personnes en fonction de la disposition des salles (tables en U chaises tablettes). Parmi ces salles, le salon VIP vs offre son Balcon dominant le Bassin. Des espaces détente à chaque étage Le palais des congrès dispose d espaces détente à chaque niveau permettant d y organiser vos pauses cafés. Vue mer de la salle des Ambassadeurs Salon VIP Auditorium 500 places Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 6

7 Aménagements et capacités des salles SALLES Capacité en théâtre Chaises tablettes Capacité en école Chaises & tables Capacité en «U» Chaises & tables Capacité en Cocktail Capacité en Banquet Auditorium Niveau //// //// //// //// Salle des Ambassadeurs en 500 m 2 Niveau //// Salle des Ambassadeurs en 2 x 250 m 2 2 x x 140 //// 2 x x 250 Salle des Ambassadeurs en 2 x 145 m 2 (front de mer) 2 x x 80 2 x 50 2 x x 120 Espace Deganne de 450 m 2 //// //// //// Salon VIP Niveau Salles de ss commissions, séminaires 1 Salle de 120 m² modulable en : 2 Salles de 60 m 2 4 Salles de 30m 2 1 Salle de 90 m² + 1 Salle de 30 m² 2 salles de 60 m² modulables en 4 Salles de 30m 2 1 x x 50 4 x 20 1 x x 20 2 x 50 4 x 20 1 x 60 2 x 30 4 x 12 1 x x 12 2 x 30 4 x 12 //// 2 x 25 4 x 12 1 x x 12 2 x 25 4 x 12 //// //// //// //// Salle de 120m² Vue mer du Salon VIP Salle des Ambassadeurs Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 7

8 Plan du Palais des Congrès d Arcachon Salle de 120m² modulable 2 salles de 60 m² modulables Salon VIP vue mer Espace Deganne 450m² Salle 60m² Espace banque d accueil 250m² Bureaux Palais des Congrès Auditorium 500 places Salle des Ambassadeurs 500m² modulable vue mer Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 8

9 Les prestations du Palais des Congrès GESTION DES CONGRES ET SEMINAIRES ~ Location des espaces ~ Gestion des inscriptions et réservations hôtelières : - Conception de la fiche d inscription - Envoi à chaque congressiste de sa confirmation et de son bon d échange hôtelier accompagné d un plan de la ville, de fichets de réduction transports, de plaquettes de l hôtel et autres documents - Envoi aux hôtels des listes nominatives (rooming list) ~ Gestion de l accueil : - Hôtesses - Interprètes - Vestiaires - Achats de badges, édition, mise ss plastique et remise de ceux-ci à l arrivée des participants - Achat de sacoches, encartage des divers documents et remise des sacs congrès à l arrivée des participants - Pauses café : café, thé, jus de fruit, mini viennoiseries (matin), biscuits (après-midi) ~ Gestion financière : - Ouverture d un compte - Encaissement des inscriptions et des arrhes hôtelières - Facturation individuelle - Bilans ~ Gestion de l exposition COMMUNICATION ~ Mailings (édition d enveloppes, étiquettes, tri, timbrage, envoi) ~ Advertisements ~ Programmes ~ Advertising streamers, posters ~ Letter headings, enveloppes ~ Menus ~ Relations avec les médias ~ Mise en place d un site internet, d un adresse mail et d une ligne téléphonique spécifique à la manifestation COORDINATION LOGISTIQUE ~ Un interlocuteur chef de projets COORDINATION TECHNIQUE ~ Dans le cadre de prestations audio-visuelles dans l auditorium un régisseur est systématiquement présent. Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 9

10 Inclus dans la location des espaces AUDITORIUM Scène de 100 m² avec parquet dont largeur 10 m et profondeur 10 m, avec 9 praticables de 2m x 1m (hauteur réglable de 20 cm à 1m) Service + Présence d'un régisseur technique en permanence dans le Palais des Congrès, jusqu à 22h maximum. Installation de la scène selon votre demande. (Le personnel de service du Palais des Congrès sera nrri par le locataire) SALLES D ATELIERS Service + Présence d'un technicien responsable de ttes les salles utilisées pendant la durée de la manifestation. Système de chauffage et climatisation autonome pr chaque salle. Matériel 1 pupitre - 1 flèche laser - 1 paper-board 1 tribune orateurs nappée 1 Vidéoprojecteur 5000 lumens 1 Ecran vidéo géant Eclairage Sonorisation : Micros sur table pr la tribune 2 micros pupitre 2 HF en salle (si nécessaire) Matériel Chaises et tablettes disposées en style école 1 paper board - 1 table orateur (Tt autre aménagement possible sur demande) 1 vidéo projecteur par module de 60 m² 1 écran mural électrique par module de 60 m² ESPACE ACCUEIL Au premier étage du Palais des Congrès, sur le même niveau que l Auditorium et la Salle des Ambassadeurs. Entièrement rénové en 2012 dans un esprit «lnge» et raffiné, l espace Accueil comprend : une banque d accueil aux lignes graphiques contrastées d un bar pr le service des pauses cafés, d un espace rencontresdiscussions avec vue imprenable sur le Bassin d Arcachon et d une partie vestiaires et bagagerie. Service + Mise à disposition du matériel bureautique, disponible au secrétariat du Palais des Congrès (photocopieuses, fax) ESPACE BAR Service + Service du Bar assuré par le Palais des Congrès pendant tte la durée de la manifestation Matériel Banque d'accueil Réserves Téléphone direct (Communications en sus) Micro d'appel général Portant vestiaire Sont incluses dans ttes ces locations les prestations suivantes : - nettoyage des espaces - surveillance des locaux de 22h00 à 7h par télé sécurité assurée par une société spécialisée Salle de 120m² Salle des Ambassadeurs Espace accueil Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 10

11 Catégorie Places Parking Hébergement Référencé par le Palais des Congrès (sur la commune d Arcachon) : Nom Adresse & site web Téléphone Fax plage Distance Palais des Congrès nbre total Chambres vue bassin Emplacement plan (voir page suivante) 4* ARC-HOTEL SUR MER 89, bd de la Plage T F m 600 m * HOTEL LES BAINS D ARGUIN-thalassothérapie 9 avenue du parc T F m 2 km 94 / Voir Plan 100 4* HOTEL POINT FRANCE 1, rue grenier T F m 100 m * TRIANON MAEVA (Résidence de Trisme) 161, bd de la Plage T F m 50 m * RESIDHOME ARCACHON PLAZZA (Résidence de Trisme) 49 Avenue Lamartine T F m 500 m 89 / 21 / COMFORT HÔTEL AQUAMARINA 82, bd de la plage T F m 600 m 33 / 14 / HOTEL B D ARCACHON 4, rue du prof.jolyet T F m 20 m HOTEL DE LAMARTINE 28, Avneue de Lamartine T F m 30 / Voir Plan / HOTEL DE LA PLAGE 10, av Nelly Deganne T F m 200 m HOTEL DU PARC 5/7, av du parc T F m 1,5 km 30 / HOTEL LE DAUPHIN 7, av Gnod T F m 400 m 50 / HOTEL LE NAUTIC 20, bd de la plage T F m 1 km HOTEL LES VAGUES 9, bd de l'océan T F m 1 km GRAND HOTEL RICHELIEU 185, bd de la plage T F m 200 m ROC HOTEL 200, bd de la plage T F m 50 m 49 / 3 / 2* HOTEL LA PERGOLA 40, crs Lamarque T F m 800 m 18 / 12 / 2* HOTEL LES MIMOSAS 77 bis av république T F m 600 m 21 / * HOTEL ORANGE MARINE 35/37 bd Chanzy T F m 1 km 21 6 Voir Plan 20 Non classé HOTEL MARINETTE 15, all JM Hérédia T F m 500 m 23 / 16 / Non classé HOTEL VILLE D HIVER 20 avenue Victor Hugo T F km 1,5 km 12 / Non classé LE YATT-HOTEL 253, bd côte d'argent T F m 4 km 28 / Voir Plan / Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 11

12 Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 12

13 Restauration UNE RESTAURATION DE QUALITE DANS LE PALAIS DES CONGRES Des traiteurs agréés vs permettront de choisir parmi une cuisine fruit de l alliance de la gastronomie du sud Ouest et des produits de la mer, avec des notes d inspirations espagnoles et basques. L activité ostréicole du bassin d Arcachon permet des dégustations d huîtres tt juste sorties de leurs parcs, le temps d une pause entre deux réunions le temps d un apéritif ostréicole (sur terre en mer) tjrs très appréciée des participants. La proximité d appellations viticoles prestigieuses du bordelais apporte sur vos tables nombre de bons vins et donnent l occasion d initier vos participants à la dégustation. DES REPAS SERVIS DANS DES RESTAURANTS ARCACHONNAIS Dans des salles de restaurants décorées dans le style de celui d un pont de bateau d une cabane ostréicole, sur les terrasses en front de mer, appréciez la convivialité des restaurants arcachonnais le temps d un déjeuner d un dîner. Un large choix de restaurants en front de mer en centre ville permettra à vos participants de décvrir une gastronomie composée de fruits de mer, spécialités du Sud Ouest influences espagnoles. AMBIANCE MUSICALE D UNE SOIREE Après le spectacle donné pendant le dîner par les compagnies de danse de théâtre, le palais des congrès vs propose l animation de votre soirée par des Disc Jockey différents orchestres, ts capables de s adapter à vos demandes : de la soirée dansante à la soirée thématique (jeux personnalisés autr d extraits de films, imitations et sketches interactifs ) en passant par une soirée cabaret - casino. UNE SOIREE A LA DECOUVERTE DES VINS Décvrez à «l aveugle» les différents vins de Bordeaux et testez vos connaissances en œnologie grâce à un questionnaire. Les animateurs vs accompagnent tte la soirée et vs donnent des indices, vs expliquant comment déguster un vin, comment le reconnaître, une animation conviviale et instructive. Terrasses des restaurants en front de mer à proximité du Palais des Congrès Dîner de gala salle des Ambassadeurs Salle du Tir au Vol à Péreire Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 13

14 Liste des traiteurs agréés La restauration est exclusivement assurée par des traiteurs agréés au Palais des Congrès. Engagé dans le Développement Durable Utilise des produits locaux et de saison Peut proposer des Produits Bio Peut proposer des menus à faible empreinte carbone Label Traiteurs de France Label Qualitraiteur Traiteur CAPDEVIELLE Responsable : M. CAPDEVIELLE Contact commercial : Marie-Hermine MONDO COUSIN TRAITEUR Responsable : M. COUSIN Contact commercial : Emmanuelle RAPAUD DULOU TRAITEUR Responsable : Mme DELPIT Contact commercial : Charlotte LE CALVAR LA GRIF GOURMANDE Responsable : M. MAUMY Contact commercial : Sabine LACHIEZE HUMBLOT TRAITEUR Responsable : M. HUMBLOT Contact commercial : Lucie LAVIELLE LACOSTE TRAITEUR Responsable : M. OUDIN Contact commercial : Sabine LACHIEZE MONBLANC TRAITEUR Responsable : M. MONBLANC Contact commercial : Cécile APOUEY PHYLIS TRAITEUR Responsable : M. PHYLIS Contact commercial : Alexandra PATAT PORTET TRAITEUR Responsable : M. PORTET Coordonnées 1, rue Pierre DUHAA - Zac de Fieusal BRUGES Tél : N d agrément : F CEE 7, rue Marcelin Berthelot POITIERS Tél : N d agrément : F CEE 24 bis, rte du Bois de Savis CASTRES Tél : N Agrément : F CEE 47 avenue de la Foret ZA Mermoz EYSINES Tél : N Agrément : F CEE 5-7 rue Pierre-Paul-de-Riquet ZI Canéjan CANEJAN Tél : N Agrément : F CEE 47 avenue de la Foret ZA Mermoz EYSINES Tél : N Agrément : F CEE 2409 avenue de Bordeaux SAINT JEAN d ILLAC Tel : N Agrément : F CEE ZA de Tresses TRESSES Tél : N Agrément : F CEE 9 Ch. de Ronde GRIGNOLS Tél : N Agrément : F CEE & & sur demande & sur demande & sur demande & sur demande & sur demande sur demande & sur demande Livraison de plats cuisinés uniquement. Pas de service proposé Labels et certifications Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 14

15 Activités sportives de loisirs Pr vos moments d activités de décverte, ns vs proposons : DECOUVERTE DU PATRIMOINE NATUREL OU ARCHITECTURAL Le bassin d Arcachon bénéficie d un environnement naturel et architectural très riche et les possibilités de visites sont très nombreuses : décvrir le superbe panorama du haut de la Dune du Pilat, sillonner les rues de la Ville d Hiver et apprécier la beauté des villas du XIXème siècle où ont séjrné artistes et têtes cronnées, décverte de l ostréiculture et rencontrer les «paysans de la mer», tjrs prêts à vs raconter leur métier avec passion, à vs faire déguster leurs huîtres DES ACTIVITES EN MER - Mini régate avec skipper : profitez de la tradition nautique arcachonnaise et enivrez-vs de senteurs iodées le temps d une balade en bateau. Possibilité de mini-croisières à bord d un catamaran à voile et dégustation d huîtres à bord. - Balade en Kayak de mer : sur cette embarcation légère, décvrez en tte liberté les charmes du bassin d Arcachon du delta de l Eyre. - Observez les fonds ss marins du Bassin lors de plongées d initiation de perfectionnement. - Partez en mer avec des pêcheurs professionnels et confrontez-vs aux requins et autres espèces lors de parties de pêche au gros. - Pr les amateurs de sensations fortes, choisissez les randonnées en jet ski l ivresse de la vitesse lors d un baptême en offshore. DES ACTIVITES SUR TERRE - Décvrez la richesse des paysages arcachonnais le temps d une balade VTT en forêt d une promenade à cheval. - Respirez et profitez d un parcrs de golf au milieu des pins. - Participez à des mini trnois de beach volley de tennis. - Testez vos réflexes au volant d un quad d un kart sur circuit. - Initiez-vs à la pelote basque au tir à l arc. - appréciez un moment de détente au centre de Thalassothérapie Thalazur Arcachon DES ACTIVITES DANS LES AIRS - Vivez une émotion forte lors d un baptême de parapente en aile Delta du haut de la Dune du Pilat. - Survolez le bassin d Arcachon en avion de trisme et décvrez des paysages magiques, d Arcachon jusqu aux portes de l Océan Atlantique Façade du Palais des Congrès d Arcachon Centre de thalassothérapie Parapente sur la Dune du Pyla Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 15

16 Références 19 ème Congrès National des Associations pr le Crédit et l Epargne des Fonctionnaires (315 pers 2013) Séminaire des Directeurs d Agence de Bordeaux Société Générale (300 pers ) Séminaire Carrefr (250 pers ) Colloque d Elmi (European Light Microscopy Institute) (400 pers ) Congrès Régional Grand Ouest Société Générale (330 pers ) Congrès de l Association de Mésothérapie et Medecine Esthétique (AMME) (150 pers ) International Symposium on Functional Pi-Electron Systems (500 pers ) Assises Arts de France (500 pers ) Fédération Française de Basket Ball (450 pers ) Convention Bébé 9 (350 pers ) Colloque Jeunesse en Régions (450 pers- 2011) Accueil des nveaux arrivants de l Institut Nationale de Recherche Agronomique (INRA) (350 pers-2011) Jrnées Nationales de l'association Nationale des Intervenants en Toxicomanie et Addictologie (500 pers-2010) Fédération Nationale Construction Bois (350 pers.2009) Congrès National de la Société Française d Etude et de Traitement des Brûlures (400 pers.2008) Congrès de l Association Française des Psychologues Scolaires (820 pers.2007) Congrès annuel de la Fédération Française des Artistes Prestidigitateurs (800 pers.2006) 24ème jrnées nationales d Entreprises et Droit Social (550 pers.2005) Assises de la Fédération française des Négociants en appareils sanitaires (250 pers-2004) Aerospace Valley (250 pers - depuis 2006) Conférence Internationale d Oncologie Digestive (200 pers-depuis 2002) Rendez-vs du Centre de Coordination de la Lutte contre les Infections Nosocomiales (CCLIN) (400 pers- depuis 2002) Le Chat d Arcachon (320 pers - depuis 1999) Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 16

17 Nos prestations complémentaires Le Palais des Congrès d Arcachon peut vs assister dans l organisation du congrès et dans la gestion des inscriptions. Ns convenons avec vs des prestations qui seront assurées par le Palais des Congrès : de la gestion hôtelière, à la gestion partielle totale des inscriptions. Gestion du mailing : mise ss pli, édition des étiquettes, tri et dépôt au bureau de poste, affranchissement. Le calendrier du mailing est déterminé avec le client. Le fichier sera frni par l organisateur ss format informatique. A l issue de chaque mailing, le palais des congrès assure la mise à jr du fichier. Gestion des inscriptions Gestion des réservations hôtelières : Conception de la fiche d inscription et réservations hôtelières assurées par le palais des congrès. Envoi à chaque inscrit de sa confirmation et de son bon d échange hôtelier accompagnés d un plan de la ville, de fichets de réduction transport et autres informations. Encaissement par le palais des congrès des arrhes reversées ensuite aux hôtels. Envoi aux hôtels des listes nominatives et des arrhes. Transports (SNCF / AIR FRANCE) : Demande de fichets de transport à prix congrès à la SNCF.Demande d agrément Congrès / Salons pr AIR FRANCE. Gestion des navettes Aéroport Bordeaux / Arcachon : Mise en place d un bus à l arrivée des congressistes pr le début du congrès et au départ à l issue de la manifestation. Mise en place d un desk d accueil personnalisé à l aéroport et prise en charge des congressistes par une hôtesse. Gestion financière Encaissement des inscriptions : verture d un compte propre à la manifestation Transmission de données : Envoi aux organisateurs de mise à jr, de façon régulière, de l état des inscriptions et du bilan financier. Gestion de l accueil : Présentation de modèles de sac congrès (sac non frnis), préparation des sacs par le palais des congrès et encartage des divers documents. Accueil des congressistes et remises des documents du congrès par hôtesse(s) et une responsable d accueil. Achat des badges, édition des badges, mise ss plastique et remise des badges à l arrivée des participants. Mise en place d une ligne téléphonique spécifique à la manifestation. Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 17

18 Nos Engagements Qualité et Développement Durable Le Palais des Congrès d Arcachon vient d obtenir (le 09/09/2013) la certification «Charte Qualité et Développement durable» de France Congrès, délivrée par le Bureau de Certification Veritas, pr avoir répondu avec succès aux 25 engagements et exigences du référentiel. Ces engagements portent sur les 3 piliers indissociables du développement durable (économique, social-sociétal, environnemental) répertoriés selon 3 grands principes: Accompagner le client pr un évènement réussi : de la définition de ses besoins à la réalisation de son évènement ; mais aussi en sélectionnant des prestataires impliqués dans des démarches de développement durable (exemple : label qualitraiteurs), Communiquer et sensibiliser sur l éco-responsabilité : sensibiliser les intervenants et participants sur les bonnes pratiques et les moyens à disposition sur le site d accueil pr préserver l environnement, développer la proposition de services éco-responsables. A ce titre, le Palais des Congrès d Arcachon met à disposition gratuitement des vélos. Agir en faveur de la préservation de l environnement : compte tenu de la richesse environnementale du Bassin, cette dimension est essentielle pr le Palais des Congrès d Arcachon qui bénéficie du stien des instances locales (Mairie d Arcachon, Cobas) pr le développement d infrastructures de qualité et la protection de l environnement. La certification a été délivrée après un audit qui a fait ressortir plusieurs points forts : - L'engagement, l implication des dirigeants et de l'encadrement du Palais de Congrès d'arcachon dans la mise en œuvre d exigences spécifiées. - La taille humaine de l'équipe qui garantit un suivi optimal des dossiers et l application systématique des bonnes pratiques liées au Développement Durable. - Le haut niveau de satisfaction des clients au regard des premiers résultats des enquêtes de satisfaction. - La forte incitation aux modes de déplacement dx via les différents supports de communication (Internet, mail). Aujrd hui, le Palais des congrès d Arcachon est l un des premiers organismes événementiels du Sud Ouest à être certifié pr son engagement dans la Qualité et le développement durable et le 16 ème du réseau France Congrès. Nos partenariats Le Palais des Congrès est membre de : - France Congrès : - L Association Internationale des Villes Francophones de Congrès (AIVFC) : Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 18

19 Conditions Générales de Vente 2014 La réalisation d une manifestation au sein du Palais des Congrès et prestations gérées par le Palais implique l'acceptation des conditions générales de vente ci-desss : ARTICLE 1 : Tarifs et garantie du nombre de participants La location des espaces est un tarif HT. Les forfaits par personne et prestations supplémentaires sont des tarifs HT et sont calculés en fonction du nombre de participants. Le nombre exact de personnes présentes en réunion en restauration doit être confirmé par écrit au plus tard 72 heures vrables avant le début de la manifestation (et ce pr l'intégralité des prestations qui auront lieu pendant la manifestation). Ce nombre sera retenu comme base minimal de facturation. Tte modification à la baisse du nombre de participants implique une révision du coût forfaitaire. Tte prestation de restauration non consommée dans le cadre d'un forfait ne prra donner lieu à une minoration du prix forfaitaire de la prestation. Les tarifs contractuels doivent rester strictement confidentiels. ARTICLE 2 : Réservation et confirmation La réservation confirmée par télécopie par crrier entraîne l'acceptation sans restriction par le client son mandataire des présentes conditions. Une réservation n'est considérée ferme qu'après signature du contrat joint et versement d'acompte correspondant à 50 % du montant total des prestations commandées. ARTICLE 3 : Règlement du solde Le solde du paiement de la prestation convenue doit intervenir à réception de facture. Si des services non prévus s'ajtent au crs de la prestation, ils seront mentionnés sur une fiche «récapitulatif des prestations complémentaires», validée par le client pr facturation. ARTICLE 4 : Modification et interruption de la prestation. En cas d'interruption de la prestation par le client, il ne sera procédé à aucun rembrsement. Le client ne peut, sauf accord préalable avec Arcachon Expansion, modifier le dérlement de la prestation. Les frais de modification non acceptés par Arcachon Expansion restent entièrement à la charge du client mais sans qu'il puisse prétendre au rembrsement des prestations dont il n'a pas bénéficié du fait de ces modifications. Arcachon Expansion se réserve le droit d'annuler de modifier tte prestation devenue susceptible de mettre en danger la sécurité du client du fait d'évènements indépendant de sa volonté (tempête, intempéries...). Dans ce cas aucun rembrsement ne prra être exigé par le client. Arcachon Expansion se réserve le droit de résilier unilatéralement le contrat sans préavis ni indemnités, après simple mise en demeure restée sans effet, en l'absence de règlements par le client son mandataire, de tt partie de l'acompte à verser à la confirmation. ARTICLE 5 : Annulation Tte annulation doit être obligatoirement notifiée par écrit (crrier, télécopie). Si la rétrocession d'une réservation est effectuée à plus de 6 mois de la date réservée (J-181 et plus) : aucun frais de désistement ne sera demandé. Si la rétrocession d'une réservation est effectuée entre 3 et 6 mois de la date réservée (de J-180 à J-90) : le Palais des Congrès facturera des frais de désistement correspondant à 50% du montant des prestations réservées et annulées. Si la rétrocession d'une réservation est effectuée entre 30 et 90 jrs de la date réservée (de J-89 à J-30) : le Palais des Congrès facturera des frais de désistement correspondant à 75% du montant des prestations réservées et annulées. Si la rétrocession d'une réservation est effectuée à moins de 30 jrs de la date réservée (à partir de J-29) : le Palais des Congrès facturera la totalité du montant des prestations réservées et annulées. ARTICLE 6 : Responsabilité / Assurance Le client à défaut l'organisateur, agissant en qualité de représentant du client, est responsable de tt dommage, direct indirect, que lui même les participants prraient causer au crs de la manifestation. Arcachon Expansion décline tte responsabilité pr les dommages de quelque nature que ce soit (vol, dégradation,...) affectant les biens de tte nature (effets personnels, matériels...) apportés par l'organisateur, appartenant aux participants quelque soit l'endroit où les biens sont stockés (salles, réserves, parking,...) pr les éventuels dégâts causés par le fait des clients lors de leur venue. Les éventuels dommages causés seront facturés au client en totalité par les prestataires concernés. Ils seront notifiés au client par Arcachon expansion dans les 72 heures suivant l'expiration du contrat. Le client est invité à sscrire obligatoirement un contrat d'assurance pr ces différents risques. ARTICLE 7 : Organisation A/ Le client ne prra apporter de l'extérieur quelque nrriture boisson que ce soit, sans avoir obtenu une autorisation de la direction d'arcachon Expansion. Celle ci se réserve le droit de lui imposer un droit de bchon. B/ Tt projet d'installation technique, d'aménagement divers des salles et d'animation sera smis pr examen et accord avant la confirmation du dossier. C/ Dès l'expiration du contrat, le client fera retirer à ses frais les divers matériel, effets, documentations et équipements quels qu'ils soient, apportés à sa demande dans les locaux du Palais des Congrès pr l'exécution du contrat. D/ Le client s'engage à restituer la totalité des matériels lés. En cas de détérioration non restitution, le rembrsement sera exigé par Arcachon Expansion. E/ Les manifestations commerciales, expositions, présentations organisées par le client ne prront avoir lieu dans l'enceinte du Palais des Congrès qu'après avoir obtenu l'agrément l'autorisation des autorités officielles compétentes. G/ Tte manifestation à caractère musicale doit faire l'objet au préalable d'une déclaration par le client auprès de la SACEM. ARTICLE 8 : Gardiennage Quand le Palais des Congrès est fermé, le gardiennage est assuré par une société de télé surveillance de 22h00 à 7h00. Pendant les horaires de la manifestation*, le gardiennage est ss la responsabilité du client locataire. Pr assurer ce gardiennage, Arcachon Expansion autorise le client locataire à faire intervenir une société de gardiennage. La location de l auditorium et de la salle des ambassadeurs comprend la présence d un technicien pendant la durée de la manifestation*. Au-delà de 22h, la surveillance et la fermeture de l établissement prront être assurées par une personne extérieure au Palais des Congrès, dans ce cas-là le client en sera averti et cette prestation lui sera facturée. (*)Les horaires de la manifestation seront déterminés en fonction du programme et avec le client locataire avant le dérlement de la manifestation. Dossier 2014 SIRET : Code APE : 682OB page 19

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