VOLUME I ETUDES DE CAS RELATIFS A DES PROJETS DE PASSATION ELECTRONIQUE DE MARCHES PUBLICS

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1 RAPPORT DE SITUATION VOLUME I ETUDES DE CAS RELATIFS A DES PROJETS DE PASSATION ELECTRONIQUE DE MARCHES PUBLICS JUILLET 2004

2 Original document in English available at Avertissement Les points de vue exprimés dans le présent document ne sont ceux que de l auteur et ne peuvent nullement être interprétés comme reflétant la position officielle de la Commission européenne. La Commission européenne ne garantit pas l exactitude des informations contenues dans la présente étude et n accepte aucune responsabilité pour l usage qui pourrait en être fait. Toute référence à des produits, spécifications, procédés ou services spécifiques par nom commercial, marque commerciale, nom de fabriquant ou autrement, ne constitue pas ou n'implique pas nécessairement leur approbation, leur recommandation ou leur promotion par la Commission européenne. L auteur a pris toutes les mesures nécessaires pour assurer qu il a obtenu,dans les cas nécessaires, l autorisation d utiliser des parties quelconques de manuscrits y compris des illustrations, des cartes et des graphiques qui sont déjà soumis à des droits de propriété intellectuelle détenus par le ou les titulaires de ces droits ou par leur représentant légal. European Communities 2004 État de la situation - Volume I Page 2 de 8

3 Exposé des motifs Le présent rapport est l aboutissement du projet de marchés publics électroniques de l IDA (échange de données entre administrations), une initiative de la Commission européenne. L objectif est d analyser les initiatives actuelles en matière de passation électronique de marchés en Europe afin d évaluer l état d avancement de ce mode de passation de marchés publics. Le rapport fait le point sur la question et déduit de l'examen des systèmes actuels des pratiques de passation électronique, en identifiant les démarches intéressantes. Le rapport est formé de deux documents (volumes). Le volume I contient les résultats de l analyse concernant les pratiques en matière de passation électronique de marchés tandis que le volume II contient toutes les informations contextuelles collectées au cours de l'analyse. Au total, sept missions ont été menées dans des administrations publiques européennes. L'analyse qui portait sur 21 systèmes de passation de marchés électroniques a identifié 44 pratiques intéressantes en la matière. La méthodologie d'évaluation structurée (présentée dans le volume II) a permis au contractant de déduire des pratiques de passation de marchés et donné lieu à un certain nombre de recommandations. Les pratiques identifiées dans ce domaine se répartissent en quatre groupes qui présentent des idées et des concepts innovateurs pour tous les aspects du programme relatif aux marchés électroniques. Les pratiques concernant les aspects organisationnels sont liées à l'organisation d'un programme de passation électronique de marchés. Les pratiques relatives aux aspects procéduraux renvoient aux procédures/séquences de tâches suivies durant le cycle de vie du marché public électronique. Les pratiques relatives aux aspects techniques sont associées à des solutions aux difficultés de mise en œuvre technique. Les pratiques relatives aux aspects opérationnels peuvent améliorer les services offerts aux secteurs public et privé par l adoption de mécanismes qui assurent le respect de la législation communautaire. Il ressort de l'analyse des éléments d'appréciation que l'environnement du marché électronique en Europe est très fragmenté en raison de l'absence de normes communes et d'un cadre juridique homogène. Par ailleurs, la plupart des initiatives européennes en matière de passation de marchés publics en ligne sont basées sur des produits commerciaux existants qui ne sont pas déterminés par les directives européennes. Il est également évident que les États membres ont suivi différentes politiques de commercialisation des plates-formes de passation de marchés en ligne. Des délais significatifs ont été enregistrés dans la mise au point de système de passation électronique de marchés modélisant le processus d évaluation des offres et les processus internes associés des administrations publiques ainsi que les aspects de sécurité liés à l authentification de l utilisateur et l utilisation de codes CPV. Une nouvelle analyse des pratiques d études en matière de passation de marchés électroniques a été exécutée afin de déterminer le niveau de couverture des principaux principes dérivés de la nouvelle législation européenne en matière de marché public. La phase suivante du projet en cours sera consacrée à un approfondissement des pratiques identifiées en matière de passation de marchés en ligne, générant des exigences fonctionnelles pour la passation de marchés publics par voie électronique dans le cadre de l UE ainsi que des démonstrateurs de formation en ligne visant à aider les administrations publiques à mieux comprendre les nouvelles directives et appliquer les systèmes de passation électronique de marchés conformes à la législation européenne. European Communities 2004 État de la situation - Volume I Page 3 de 8

4 Introduction Les plans d action eeurope 2002 et 2005 ont fixé des objectifs ambitieux en matière de «gouvernement en ligne : accès électronique aux services publics», nécessitant que les administrations publiques s efforcent d utiliser les nouvelles technologies à tous les niveaux. La réalisation de ces objectifs rendra l information aussi accessible que possible et améliorera les services et l interaction avec les citoyens et les entreprises. L un des principaux objectifs de l Europe en ligne est de permettre la passation électronique de marchés dans toute l'europe, en établissant des principes communs et en soumettant des propositions techniques à tous les États membres. Ces principes et propositions faciliteront l établissement d un environnement opérationnel où les administrations publiques pourront obtenir de meilleurs résultats grâce à des mises en concurrence plus justes et plus efficaces tandis que les fournisseurs pourront concourir dans un cadre ouvert et transparent assurant un traitement égal et non discriminatoire. À la fin 2003, le programme d échange de données entre administrations (IDA) a lancé ce projet particulier qui doit répondre à deux objectifs : le premier consiste à définir des exigences fonctionnelles et à produire des lignes directrices pour les spécifications techniques : conformément au nouveau cadre législatif appliqué aux marchés publics européens reprenant les conclusions du rapport de situation sur des études de projets européens de passation de marchés en ligne (le rapport actuel) utilisation des résultats de l analyse de situation des systèmes de passation de marchés publics électroniques dans les pays non-européens. Le second objectif du projet est de modéliser les nouvelles séquences de tâches se déroulant lors de la passation de marchés et décrites dans la nouvelle législation communautaire ainsi que de mettre au point des démonstrateurs statiques et dynamiques. Les démonstrateurs seront mis à la disposition des États membres à des fins éducatives et d'expérimentation pour les aider dans la définition des spécifications d'un système de passation électronique de marchés et l'élaboration des exigences fonctionnelles pour des systèmes qui soient totalement conformes à la législation européenne en matière de marchés publics. Organisation du rapport Le rapport actuel se compose de deux volumes. Le présent document constitue le volume I. Volume I: présente les conclusions de l analyse de situation déduites de la consultation des États membres et de l examen des systèmes. Les pratiques en matière de passation de marché électroniques sont réparties en quatre groupes : Pratiques organisationnelles visant à aider les administrations à établir et mettre en place des programmes de passation électronique de marché Pratiques procédurales relatives aux phases du cycle de vie d une passation de marché électronique pour toutes les procédures prévues Pratiques techniques de la modélisation technique de systèmes de passation de marchés électronique pleinement conformes à la législation Pratiques opérationnelles pour l'établissement de mécanismes de fonctionnement pour aider les pouvoirs adjudicateurs dans l organisation de mises en concurrence justes et transparentes. European Communities 2004 État de la situation - Volume I Page 4 de 8

5 Volume II: présente les éléments d appréciation selon : La méthodologie suivie pour l analyse Les pays passés en revue Les systèmes analysés, classés par contrat individuel, achat répétitif, enchères électroniques et systèmes secondaires. European Communities 2004 État de la situation - Volume I Page 5 de 8

6 Conclusion L analyse effectuée dans le contexte du présent rapport a identifié 44 pratiques intéressantes en matière de passation de marchés en ligne, donnant lieu à l'examen de 21 systèmes de passation de marchés européens. Ces pratiques ont été classées en 4 catégories couvrant tous les aspects d un programme de passation de marchés en ligne : organisationnel, procédural, technique et opérationnel. Le Tableau 1 présente un certain nombre de pratiques parmi les plus utiles en matière de passation de marchés en ligne, dont la mise en œuvre peut largement contribuer à la fonctionnalité et à l utilisation de systèmes de passation de marchés publics. organisationnel Procedural Établissement d un plan de relations contractuelles transparent (pratique de passation électronique de marchés n 1): Aider les administrations publiques à adopter la passation de marché en ligne Mettre en confiance en définissant clairement les rôles et les responsabilités de toutes les parties intéressées par l établissement d un cadre contractuel solide Programme d'adoption par les fournisseurs (pratique de passation électronique de marchés n 4): Former les fournisseurs à la passation électronique de marchés publics et les encourager à participer à des mises en concurrence Aider les fournisseurs à modifier leurs procédures internes pour tirer parti de la passation de marchés en ligne Utilisation de messages électroniques pour automatiser la publication au Journal officiel de l Union européenne (pratique de passation électronique de marchés n 5) Intégration avec le Journal officiel de l Union européenne pour la publication automatisée d avis de marché dépassant le seuil UE Proposition de diverses méthodes d inscriptions (pratique de passation électronique de marchés n 9) Permet aux utilisateurs de sélectionner une méthode d inscription simple ou avancée (utilisant des certificats électroniques) Session de questions et de réponses contrôlée par modérateur pour en assurer la confidentialité (pratique de passation de marchés électroniques n 11) Organisation de sessions de questions et de réponses Utilisation de mécanismes garantissant la confidentialité Aide aux fournisseurs pour la soumission d offres grâce à une interface graphique conviviale (pratique de passation électronique de marchés n 15) Conception d interfaces graphiques aidant les utilisateurs à comprendre la fonctionnalité générale du système Utilisation de codage par couleurs, d'animation et d'autres effets visuels pour informer les utilisateurs d événements importants European Communities 2004 État de la situation - Volume I Page 6 de 8

7 Technique occupationnel Utilisation du système SSL (Secure Socket Layer) pour garantir un niveau minimum de sécurité des communications (pratique de passation électronique de marchés n 23) Utiliser le SSL pour crypter les données transférées des serveurs de systèmes aux ordinateurs des utilisateurs et inversement Mise en correspondance des fichiers log de différents modules et utilisation d'un fichier journal (event log) unifié (pratique de passation électronique de marchés n 26) Assurer que les journaux systèmes du modules de suivi d audit peuvent produire des rapports utiles Prise en compte de la totalité des normes de publication électronique les plus utilisées (pratique de passation électronique de marchés n 34) Définir précisément les applications et les versions pouvant être utilisées par les fournisseurs dans l établissement de leurs offres Organisation de manifestations de formation simulant l'environnement concurrentiel réel (pratique de passation électronique de marchés n 38) Inviter l ensemble des fournisseurs qualifiés à participer à des manifestations de formation Permettre à toutes les parties de se familiariser avec l environnement concurrentiel réel en utilisant des paramètres authentiques (c est-à-dire des formules d évaluation) Définir le niveau de service avec les prestataires de technologies (pratique de passation de marchés électroniques n 41) Conclure des accords relatifs au niveau de service avec tous les fournisseurs de technologies Permettre le téléchargement des offres avant le délai de soumission électronique (pratique de passation électronique de marchés n 44) Réduire les limites de volume durant l ouverture des offres Assurer la confidentialité en cryptant les offres Tableau 1: Pratiques de passation électronique de marchés hautement recommandées L une des principales conclusions de l'étude est qu'aucun système de passation électronique de marchés publics n'est totalement conforme aux nouvelles directives européennes en matière de marché public. Les systèmes existants ont été étudiés, conçus et mis en œuvre avant l entrée en vigueur de la législation européenne sur les marchés publics. Il s ensuit qu en dépit de leur caractère évolué et leur fonctionnalité avancée, ils ne sont pas totalement conformes à la législation. Les nouvelles directives offrent aux États membres la possibilité de coopérer à l harmonisation de leur conception de la passation électronique de marchés. Pour réaliser cet objectif, il convient d élaborer une approche conceptuelle commune des procédures requises. Cette approche conceptuelle pourra alors être transcrite en exigences fonctionnelles et en spécifications techniques, facilitant l établissement d une base solide pour la mise en œuvre de systèmes pleinement conformes aux directives. Les États membres ont également suivi des approches différentes en matière de sécurité, notamment en ce qui concerne l authentification et l autorisation des utilisateurs. Certains États membres ont mis l accent sur l établissement d un environnement protégé grâce au recours aux signatures électroniques élaborées et aux cartes intelligentes tandis que d autres ont opté pour des mesures de sécurité plus simples. L'inconvénient de la première approche est la limitation de l'interopérabilité tandis que la seconde approche peut déboucher sur un système moins protégé. European Communities 2004 État de la situation - Volume I Page 7 de 8

8 La sécurité et l'interopérabilité sont des principes fondamentaux des nouvelles directives. Divers projets en matière de sécurité et d interopérabilité sont actuellement menés pour identifier des méthodes permettant de développer des systèmes TI satisfaisant aux deux principes. Des études sont encore nécessaires pour obtenir des solutions efficaces dans le marché intérieur de l'union européenne et éviter les obstacles s'opposant à la passation de marchés publics transfrontaliers en ligne. Une autre conclusion importante concerne la mise en œuvre technique de tous les systèmes examinés. Actuellement, tous les systèmes de passation électronique de marchés opérationnels sont basés sur des produits commerciaux qui font normalement l'objet d'une certaine adaptation. Bien que les systèmes commerciaux sélectionnés par les États membres soient très perfectionnés, ils ont abouti à des systèmes davantage déterminés par les logiciels que par la législation. La personnalisation de produits commerciaux est une opération très souvent coûteuse alors que leur utilisation est normalement limitée par des technologies matérielles, des distributeurs, des licences d utilisation de logiciel, etc. spécifiques. Les États membres doivent s attacher à mettre en place des systèmes de passation de marchés en ligne qui supportent toutes les exigences fonctionnelles requises par la législation européenne. L utilisation des technologies de logiciels Open Source peut permettre aux États membres de partager des outils et des solutions à des coûts réduits. L échange et le partage d outils communs, de composants/modules librement accessibles et de méthodes de développement de logiciels communes peuvent aider les opérateurs à mettre en œuvre des systèmes de passation de marchés en ligne présentant un bon rapport coût/efficacité. Dans le cadre de l analyse, les administrations publiques ont confirmé les avantages évidents qu'offre la mise en place d'un système de passation de marchés électronique tant pour le secteur public que pour le secteur privé. L organisation de mises en concurrence plus transparentes et la création d un environnement de passation de marchés plus attrayant encouragent les fournisseurs à participer et à concourir pour de nouvelles possibilités commerciales. Les développements continus des systèmes de passation électronique de marchés devraient permettre d offrir de nouvelles fonctionnalités et de réaliser des économies supplémentaires. La recherche continue pour la réalisation de systèmes universels, protégés et interopérables devrait encourager d'autres fournisseurs à participer aux compétitions en matière de passation de marchés publics en ligne. La coordination transfrontalière et la contribution aux projets européens semblables au projet actuel sont nécessaires pour établir des normes européennes et des approches communautaires communes de la passation de marchés électronique. Ces initiatives européennes peuvent aider les États membres à réduire les coûts de mise en œuvre / de maintenance des systèmes de passation électronique de marchés en partageant l expérience et en identifiant les solutions à apporter aux problèmes communs à la passation de marchés par voie électronique. European Communities 2004 État de la situation - Volume I Page 8 de 8