Gestion des licences dans les clubs via Internet

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1 Gestion des licences dans les clubs via Internet Guide de l utilisateur Connexion via le site A destination des clubs ou directement : L'accès au site de Gestion des Licences requiert un des navigateurs suivants : Microsoft Internet Explorer 5 ou 6, ou Netscape 6 ou 7. Le site est optimisé pour une résolution d'écran de 1024 par 768. Des fenêtres popup sont utilisées dans cette application, si vous utilisez un logiciel bloquant l'ouverture de telles fenêtres, veuillez l'arrêter. 1/19

2 Sommaire Fonctionnalités offertes par le service... 3 o Identification de l utilisateur... 3 o Changement du mot de passe... 3 o Administration / Ligues... 5 o Administration / Clubs... 5 o Saisie des licences vierges... 6 o Renouvellement des licences prééditées... 8 o Consultation / Modification des licences... 9 o Liste des licenciés (Word et Excel) o Attestation licence et licence électronique o Détail des effectifs o Changements de club o Validation des paiements o Suivi des prélèvements Conseils, astuces et préconisations techniques /19

3 LES FONCTIONNALITES OFFERTES PAR LE SERVICE Identification de l utilisateur Dans la zone «Identifiant», entrer le code club (numéro d affiliation à la FFT), Dans la zone «Mot de passe», entrer le mot de passe communiqué par la Ligue. Dans la zone «Texte de l encadré», saisir le mot qui apparait sous forme d image (si ce mot n est pas lisible ou difficile à interpréter, vous pouvez demander à afficher un autre mot). Valider la saisie en cliquant sur le bouton de «Connexion» Changement de mot de passe Par mesure de sécurité, nous vous invitons à procéder régulièrement au changement de votre mot de passe. Pour cela vous devez contacter votre Ligue. 3/19

4 Une fois l utilisateur identifié, un bandeau apparaît en haut de l écran, avec le Nom du club utilisateur et son code club. De même, le millésime de travail est indiqué (dans l exemple cidessous, il s agit de l année sportive 2008) En haut à gauche de l écran, un cadre «Menu» apparaît, récapitulant toutes les actions que le club peut mener. Ce menu d utilisation est découpé en 3 parties : La partie «Administration» permet de visualiser à tout moment les informations de correspondance de la ligue mais également la fiche du club ainsi que son RIB (pour vérification uniquement) La partie «Licence» concerne toutes les opérations à la saisie et au renouvellement des licences des adhérents du club. Enfin, la partie «Paiements» permet au club de suivre en permanence les prélèvements des licences passés et à venir. En bas du menu, il est possible de télécharger le «Guide Utilisateur» et de visualiser également une fenêtre Pop Up donnant des informations sur le service. 4/19

5 Administration / Ligues. La Ligue dont dépend le club utilisateur apparaît à ce niveau. Si le club décide d ouvrir la fiche, il va alors visualiser les coordonnées de correspondance complètes de sa Ligue ainsi que le Nom du Président. En cliquant sur l adresse (si elle existe), l utilisateur peut en cas de besoin, envoyer un message à sa ligue (ouverture automatique d Outlook ou d Outlook Express). Administration / Clubs. La fiche du club est consultable à ce niveau. Ainsi, il est possible à l utilisateur de vérifier si les coordonnées de son club telles qu elles sont connues à la Ligue (et donc également à la FFT) sont exactes (adresse de correspondance du club, coordonnées du président du club ). De plus c est à ce niveau que le club doit aller vérifier si ses coordonnées bancaires sont exactes (ceci surtout en cas de changement d établissement bancaire). Si ses coordonnées sont erronées ou incomplètes, le club doit prévenir sa ligue afin que celle-ci puisse effectuer les modifications nécessaires. 5/19

6 Saisie des licences vierges (attribution par le système des numéros de licence) Lors de la sélection de cette fonctionnalité, l utilisateur va visualiser l écran ci-dessus avec les cas échéant les licences vierges déjà saisies et dont le paiement n a pas encore été validé. Pour saisir une nouvelle licence vierge, il faut cliquer sur le bouton «Créer» ce qui permet alors d afficher la fenêtre de saisie qui suit : ATTENTION! : L attribution du numéro de licence vierge est automatique. Il n est donc plus nécessaire de procéder au remplissage préalable d une licence vierge «papier». Cette icône permet de sélectionner éventuellement une date directement dans un calendrier. La saisie de la date est bien entendu possible manuellement. L utilisateur peut ainsi sélectionner le nom de la ville dans une liste après avoir entré le code postal (cela afin de fiabiliser au maximum les données). 6/19

7 Une fois la licence vierge saisie, il faut la valider avec le bouton.en cas d erreur lors de la saisie le système alerte l utilisateur qui a alors la possibilité de modifier sa saisie. En cas de besoin, le bouton permet à l utilisateur de remettre à blanc tous les champs de la licence vierge (fonctionne uniquement avant la validation). Si la vérification est bonne, un message de confirmation apparaît indiquant le numéro de licence attribué et rappelant le Nom et le Prénom du licencié. Après avoir noté si nécessaire le numéro de licence attribuer, cliquer sur OK. Une nouvelle fiche licence vierge apparaît alors pour le licencié suivant. Lorsque l utilisateur quitte la fenêtre de saisie de la licence vierge, il retourne alors à la liste des licences saisies, ce qui lui permet de vérifier immédiatement son travail. Tant que le paiement n a pas été validé, il est possible d aller modifier une licence vierge déjà saisie ou même de la supprimer de la liste si elle a été saisie par erreur. Le système contrôle automatiquement l existence ou non d une licence pour la personne (une même personne ne pouvant avoir qu une seule licence pour une même année sportive). Il va si besoin alerter l utilisateur et l empêcher de valider la licence. Dans le cas d une personne ayant déjà été licenciée par le passé (y compris l année précédente pour le NC, 4 ème et 3 ème séries), l ancien numéro de licence est repris par le système. De même, l utilisateur est averti s il tente de saisir une licence vierge pour un joueur de 2 ème série ou mieux ayant une licence renouvelable dans un autre club pour l année sportive en cours (effectuer dans ce cas une demande de changement de club auprès de votre Ligue). Nous attirons votre attention sur les informations CNIL. Ce témoin précise si le licencié est d accord pour que ses données personnelles soient utilisées ou non par la FFT ou des tiers pour lui envoyer des offres commerciales. Il est important de faire figurer ces mêmes informations sur votre fiche d inscription du club afin que l adhérent puisse signer qu il en a pris connaissance et donner ou non son accord (cf. Tennis Info juillet/août 2009 et juillet/août 2010 consultables sur rubrique tennis Infos / Archives juridiques). Il vous appartient alors de répercuter les informations renseignées par l adhérent lors de l enregistrement de sa licence. 7/19

8 Renouvellement des licences prééditées. Cette option permet de renouveler très rapidement et simplement les licences des joueurs et joueuses licenciés au club l année précédente et qui ne sont pas encore licenciés pour l année sportive de travail. Ces personnes se trouvent dans l onglet «renouvelables». Sont également présentes dans la liste, toutes les personnes licenciées dans un autre club l année sportive précédente et pour lesquelles un changement de club a été enregistré vers le club utilisateur et pour l année sportive de travail. Les licenciés sont présentés par page de 150 (les numéros de pages figurent en bas d écran). Il est également possible de filtrer la liste à partir du nom (ou des premières lettres du nom) ou du numéro de licence. Les flêches et permettent respectivement de retourner en haut et en bas de page. L icône permet d afficher pour contrôle l adresse et les coordonnées téléphoniques d un joueur sans devoir ouvrir sa fiche. Si nécessaire, il est possible avant de procéder au renouvellement, de modifier les coordonnées d un licencié (adresse, orthographe, témoins CNIL ). Il suffit pour cela de cliquer dans la première colonne (VCI licencié. ) ce qui a pour effet de faire apparaître la fiche du Le renouvellement s effectue par simple coche dans la colonne sélection (colonne de droite). Une fois cochées toutes les personnes dont on souhaite renouveler la licence, il suffit de cliquer sur le bouton (présent en haut et en bas de la liste). 8/19

9 Après avoir renouvelé des licences, il est possible en allant sur l onglet «Renouvelées», de visualiser la liste des personnes pour lesquelles on vient de demander le renouvellement de la licence. Il est également possible à ce niveau d annuler un renouvellement en sélectionnant la personne concernée puis en cliquant sur le bouton. Il est important de noter, que le renouvellement d une licence ne sera effectif qu après validation du paiement correspondant (cf. Paiements/Validation). Consultation / Modification des licences. L utilisateur peut à ce niveau aller visualiser et éditer la liste des ses licenciés, selon un ou plusieurs critères de sélection. Il lui est également possible d aller consulter et modifier si nécessaire, le détail des informations relatives à ses licenciés. La recherche peut s effectuer par numéro de licence (recherche unitaire), par nom ou prénom (ou une partie première lettre uniquement par exemple), par date de naissance, par code postal ou par ville ou par combinaison de ces différents critères. 9/19

10 L option Type licence permet d afficher toutes les licences (année en cours et année précédente non renouvelées) ou de ne sélectionner que les licences de l année en cours ou éventuellement que les licences non encore renouvelées. Si l utilisateur lance la recherche sans préciser de critère, le système va lui ramener l intégralité des licenciés du club (renouvelables et licenciés pour l année en cours). L icône présente en avant-dernière colonne indique le statut de la licence (voir ci-dessus) Outre la consultation, il est possible de modifier les coordonnées des licenciés (VCI). Liste des Licenciés (Word et Excel) L imprimante présente en haut d écran, donne accès aux éditions (simplifiée et détaillée) de la liste des licenciés mais également à l exportation sous forme de fichier Excel de ces listes. Il est également possible à ce niveau d éditer des attestations licences (voir page suivante) pour chacun des licenciés sélectionnés (coche dans la dernière colonne) à condition qu ils soient bien licenciés pour l année en cours. 10/19

11 La liste simple reprend les informations essentielles suivantes : NOM Prénom Sexe N licence et clé Millésime licence Date de naissance Catégorie (Jeune ou Adulte) Classement Millésime du classement La liste détaillée contient en plus les éléments suivants : Civilité Nationalité Date de délivrance Date de validation du paiement Date de prise en compte (à la FFT) Date d édition (envoi de la licence définitive au licencié) Date de prélèvement Adresse 1 Adresse 2 Code postal Ville Tél Dom, Portable, Tél Bur, , Fax Bur, Fax Dom. Témoin Publication des données (pour affichage dans des listes et sur internet) Témoin Utilisation des données (hor mel) Témoin Utilisation de l adresse mel 11/19

12 Attestation licence et licence électronique. Exemple d attestation licence Depuis l année sportive 2010, la licence est envoyée aux licenciés sous forme électronique, par mail ou par SMS (ou MMS). Cela signifie qu il est important pour le club de collecter en amont l adresse et/ou le numéro de mobile des licenciés, lors de leur inscription. Dans le cas contraire, il sera impossible à la FFT de leur transmettre leur e-licence. Ces informations sont également utiles pour la gestion quotidienne des clubs. Lors de chaque envoi de e-licence, les clubs reçoivent la liste de leurs licenciés n ayant pas pu recevoir leur e-licence, faute d ou de numéro de mobile. Les clubs concernés auront la possibilité d éditer eux-mêmes les attestations licence selon le besoin. En possession de leur numéro de licence et du numéro de club, les licenciés pourront aller créer leur compte dans l Espace du licencié (accessible depuis le site et pourront ainsi : Editer leur attestation licence de l'année en cours Accéder à l'historique de leur classement Accéder en direct à leur palmarès ainsi qu'à celui de leurs adversaires Simuler de leur futur classement Rechercher de tournois et éditer de leur propre calendrier Rechercher n'importe quel autre licencié pour visualiser son classement ainsi que son palmarès. Vous trouverez à l adresse ci-après, une description du contenu de cet espace. 12/19

13 Détail des effectifs. Cette option permet à tout instant à l utilisateur de visualiser la répartition des effectifs de son club (licences prises en compte à la FFT uniquement) et d effectuer la comparaison par rapport à l année sportive précédente. Il est possible d accéder au détail des années précédentes via la liste déroulante en haut de l écran. Il est possible d imprimer cet état par la combinaison des touches CTRL et «P» Changements de club. Accès à la liste des joueurs et joueuses ayant changé de club pour l année de travail (ayant quitté le club ou en provenance d un autre club) et pour lesquels un certificat de changement de club a été saisi en Ligue. Rappel : pour un joueur NC, 3 ème ou 4 ème série, licencié dans un autre club l année précédente, l autorisation du club quitté n est plus nécessaire. Il est donc possible d aller saisir directement la licence dans le menu Licences Vierges. Le système récupèrera alors l ancien numéro de licence de la personne (les informations NOM, Prénom Civilité et date de naissance doivent être saisies à l exactitude de celles de la licence de l année précédente). 13/19

14 Validation des paiements. C est à ce niveau que l utilisateur va valider le paiement des licences renouvelées et saisies. Un écran constitué de 2 onglets fait apparaître le détail du paiement (onglet validation) ; il est possible de visualiser la liste des licences concernées par ce paiement (onglet Licences). C est la validation du paiement à ce niveau, qui va permettre la transmission des licences pour prise en compte à la Fédération Française de Tennis. Il est encore possible à ce niveau de visualiser les licences en attente de validation de paiement en allant dans l onglet Licences Prélèvements : le fonctionnement Le paiement des licences se fait par prélèvement ; c est la Ligue dont dépend le club qui va effectuer ces prélèvements. Le paiement des licences est effectué à un mois fin de quinzaine : Ainsi, toute licence saisie entre le 1er et le 15 du mois, sera prélevée le 15 du mois suivant. De même, toute licence saisie entre le 15 et le 30 du mois, sera prélevée le 30 du mois suivant. Lorsque la validation du paiement est effectuée, la prise en compte de la licence sur le serveur de la Fédération Française de Tennis est Immédiate. 14/19

15 Suivi des prélèvements. Cette option permet au club de suivre à tout moment les prélèvements relatifs à ses licences. La liste fait apparaître par Année Sportive l ensemble des prélèvements avec l état de chacun d eux : Effectué : l échéance du prélèvement est dépassée A venir : le club ne peut plus saisir de licences venant modifier le montant de ce prélèvement, mais le prélèvement n est pas encore effectué Provisoire : quinzaine de travail en cours, le montant peut évoluer si le club valide de nouvelles licences avant la fin de la quinzaine. Il est ainsi possible au club de visualiser le détail d un prélèvement. Deux onglets apparaissent : le premier reprend le détail du prélèvement par type de licence, le second récapitule la liste des licences concernées par ce prélèvement. 15/19

16 L icône concernées. permet à l utilisateur d imprimer le détail du prélèvement ou la liste des licences 16/19

17 Conseils, astuces et préconisations techniques Editions et exportations vers les outils de bureautique (Word et Excel). Pour toutes les pages et éditions disponibles sur le service, il est possible : Soit d imprimer directement par la combinaison de touches CTRL «P» Soit d exporter l édition vers Word ou Excel (sélection puis Copier / Coller ou CTRL «C» / CTRL «V»). Astuces en cas de difficultés d accès au service. S il vous arrive malgré plusieurs essais et de manière durable de ne pas pouvoir accéder au site, essayez dans un premier temps de rafraîchir votre page en cliquant sur le bouton actualiser de votre navigateur. Si cela ne suffit pas, veuillez effectuer les manipulations suivantes dans Internet Explorer: Outils / Options Internet / Supprimer les fichiers Internet temporaires. Outils / Options Internet / onglet «Avancé» Cocher Autoriser le contenu actif à s exécuter dans les fichiers de la zone Ordinateur local 17/19

18 Enfin, en cas d impossibilité d accès au Menu Consultation Si vous utilisez Norton Ouvrir Norton cliquer alors sur Norton AntiSpam cliquer sur Etat et paramètres Blocage des publicités Blocage des fenêtres publicitaires "Désactivé" "Désactivé" Si vous utilisez Bitdefender Dans vos programmes, ouvrez Bitdefender ouvrez le menu Configuration de Bitdefender, 18/19

19 Dans le menu «Protection vie privée» assurez-vous que le switch «Afficher la barre d outils Bitdefender» est bien sur OFF. Vous pourrez ainsi accéder correctement au menu «Consultation» de la Gestion des Licences. Préconisations techniques. L'accès au site de Gestion des Licences requiert un des navigateurs suivants : Microsoft Internet Explorer 5 ou supérieur, ou Firefox. Le site est optimisé pour une résolution d'écran de 1024 par 768. Des fenêtres «pop up» sont utilisées dans cette application, si vous utilisez un logiciel bloquant l'ouverture de telles fenêtres, veuillez l'arrêter. De plus, dans vos options Internet, (Outils / Options Internet / Confidentialité) vous devez vous assurer que le niveau de confidentialité est positionné à «moyen» et non «haut». Il doit en être de même pour le niveau de sécurité. Dans le cas contraire, certaines fenêtres pourraient refuser de s ouvrir. 19/19

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