DIRECTIVE TRANSVERSALE. Direction/Service transversal(e): Fabienne BONJOUR, directrice du. Office du personnel de l'etat (OPE) développement RH

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1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Office du personnel de l'etat DIRECTIVE TRANSVERSALE EGE-03-08_v1 Domaine : Ressources Humaines Date : Entrée en vigueur : Immédiate Rédacteur(s): Direction/Service transversal(e): Fabienne BONJOUR, directrice du Office du personnel de l'etat (OPE) développement RH Responsable(s) de la mise en œuvre: Collège spécialisé Ressources Humaines G. Tavernier, directeur général de l'ope Approbateur: J. Beuchat, secrétaire général, DF Date: Date: Objet Cette directive vise à faciliter la priorisation des formations que cela soit au niveau des départements et de la chancellerie ou de l'ope. Elle clarifie les catégories appliquées aux formations métiers réalisées en externe, telles qu'elles ont été décrites dans la fiche Miope Elle harmonise le traitement des demandes et permet un meilleur pilotage budgétaire 2. Champ d application Départements et Chancellerie 3. Exception(s) N.A. 4. Mots clés Formation, priorisation, professionnalisation, catégorie, budget 5. Documents de référence B 5 05 / Loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux B / Règlement d'application de la loi B 5 05 B / Règlement d application de la loi concernant le traitement et les diverses prestations alloués aux membres du personnel de l Etat, du pouvoir judiciaire et des établissements hospitaliers (RTrait) Fiche MIOPE N.A. 6. Directive(s) liée(s)

2 Page: 2/6 SOMMAIRE DE LA DIRECTIVE Chapitre Introduction Les formations métiers externes (mext) Catégorie Catégorie Catégorie Catégorie Formations initiales (requise sur le poste) Les formations "centralisées" Les formations sur mesure (fsm) Priorisation... 6

3 Page: 3/6 Chapitre 1 Introduction Toute demande de formation, qu'elle soit collective ou individuelle, doit répondre à un besoin institutionnel que cela soit en termes de perfectionnement professionnel, de fonctionnement collectif ou d'évolution individuelle. Le respect du cadre budgétaire implique que ces demandes soient priorisées selon une approche harmonisée afin de répondre aux exigences d'équité. Le présent document vise, de façon synthétique, à faciliter cette catégorisation et partant, à utiliser de manière optimale le budget alloué. 2 Les formations métiers externes (mext) Quand les spécificités professionnelles sont trop pointues et/ou que le nombre de personnes à former est trop faible ou pas suffisamment homogène, les formations sont sous-traitées en externe. Le service demandeur s'engage à prioriser ces demandes en respectant strictement les catégories définies dans la fiche Miope et détaillées ci-dessous. Après validation par les RH, la demande parvient au Service de Formation (SFE) qui finalise le choix de la catégorie et du prestataire. La catégorisation a un impact sur la prise en charge financière. Quatre catégories ont été déterminées : 1. Formation obligatoire, qui découle d'une exigence légale pour maintenir le droit d'exercer l'activité. 2. Formation nécessaire à l'accomplissement du cahier des charges, qui relève d'une exigence hiérarchique pour que l'activité attendue puisse être réalisée à satisfaction. 3. Formation non indispensable mais utile et en lien avec l'activité, qui est appuyée par une recommandation hiérarchique pour le bénéfice de l'individu, du service et de l'institution. 4. Formation certifiante non liée directement à l'activité, pour permettre un développement individuel favorisant un projet professionnel, ouvrant des possibilités de promotion ou encourageant un plan de carrière. 2.1.CATÉGORIE 1 - une demande de formation en catégorie 1 est ouverte à toute personne occupant un poste fixe, ainsi qu'aux agent-e-s spécialisé-e-s et employés; elle peut être, sous réserve d'un argumentaire, ouverte aux auxiliaires. - une demande de formation en catégorie 1 pour les professionnel-le-s d'un métier doit impérativement être imposée par une directive, une norme ou un document légal ; - une demande de formation en catégorie 1 n'est en aucun cas assimilable à une à l'interne ;

4 Page: 4/6 - une demande de formation en catégorie 1 est acceptée pour une personne exerçant sa dernière année d'activité avant de prendre sa retraite à la condition expresse qu'elle ne puisse plus exercer son activité sans l'avoir suivie. 2.2.CATÉGORIE 2 - une demande de formation en catégorie 2 est en principe réservée aux fonctionnaires; elle peut être, sous réserve d'un argumentaire, ouverte aux employé-e-s, agent-e-s spécialisée-s et auxiliaires. - une demande de formation en catégorie 2 est exigée par le/la responsable hiérarchique pour que les prestations du service en lien direct avec le cahier des charges du/de la collaborateur-trice puissent être délivrées ; - les formations organisées par le SFE (Catalogue, Cap Manager, Spad, etc.) sont assimilées en termes de prise en charge à des formations de catégorie 2 ; - une demande de formation en catégorie 2 concerne exclusivement les formations ne délivrant pas un titre supérieur à un CAS (Certificate of Advanced Studies) ; - une demande de formation en catégorie 2 n'est en aucun cas assimilable à une à l'interne ou auxiliaire ; - une demande de formation en catégorie 2 n'est pas acceptée pour une personne exerçant sa dernière année d'activité avant de prendre sa retraite. 2.3.CATÉGORIE 3 - une demande de formation en catégorie 3 est strictement réservée aux fonctionnaires ; - une demande de formation en catégorie 3 est faite pour les formations métiers organisées hors de l'etat de Genève, utiles à la fonction mais non indispensables ; - si une formation dispensée à l'interne - organisée par le SFE ou par un autre organe de formation au sein du Grand Etat existe, elle doit être privilégiée. Si un-e collaborateur-trice opte malgré tout pour une formation dispensée par un organisme externe, sa requête devra être argumentée et sera considérée en catégorie 3 ; - une demande de formation en catégorie 3 peut concerner les formations délivrant un titre supérieur à un CAS, utiles et en lien direct avec l'activité, telles le DAS (Diplom of Advanced Studies), le MPA (Master of Public Administration), le PMP (Master spécialisé en Politique et Management Publics), le CEMAP (Certificat Exécutif en Management et Action Publique), le MBA (Master of Business Administration) ; - une demande de formation en catégorie 3 n'est en aucun cas assimilable à une à l'interne ou auxiliaire ; - une demande de formation en catégorie 3 n'est pas acceptée pour une personne exerçant sa dernière année d'activité avant de prendre sa retraite. 2.4.CATÉGORIE 4 - une demande de formation en catégorie 4 est strictement réservée aux fonctionnaires ; - une demande de formation en catégorie 4 répond principalement à un projet professionnel du- de la collaborateur-trice ;

5 Page: 5/6 - une demande de formation en catégorie 4 peut concerner les formations délivrant un titre supérieur à un CAS, telles le DAS (Diplom of Advanced Studies), le MPA (Master of Public Administration), le PMP (Master spécialisé en Politique et Management Publics), le CEMAP (Certificat Exécutif en Management et Action Publique), le MBA (Master of Business Administration) sans lien direct avec l'activité, ni le cahier des charges mais répondant à un plan de carrière ou de mobilité ; - une demande de formation en catégorie 4 n'est en aucun cas assimilable à une à l'interne ou auxiliaire ; - une demande de formation en catégorie 4 n'est pas acceptée pour une personne exerçant sa dernière année d'activité avant de prendre sa retraite. 2.5.FORMATIONS INITIALES (REQUISE SUR LE POSTE) Les employé-e-s de l'etat de Genève sont engagés avec les titres et les compétences requises pour leur fonction. Le Service de formation a en effet pour mission d'assurer la formation continue des collaborateurs-trices, soit le maintien et le développement des compétences - et non leur acquisition (apprentis et stagiaires exceptés). Dans les cas tout à fait exceptionnels où un-e collaborateur-trice aurait été engagé-e sans disposer du titre requis pour la fonction, les dispositions, qui doivent avoir été prévues contractuellement au moment de l'engagement, sont les suivantes: L'État prend en charge les frais directs de la formation nécessaire, tels que l'écolage et les frais d'examen ; La formation doit être effectuée sur le temps libre (week-end, soirée) et non sur le temps de travail. Hormis si les formations sont suffisamment courtes pour pouvoir être effectuées pendant les vacances, l'engagement doit être effectué à un taux d'activité réduit, de manière à permettre au collaborateur-trice de suivre la formation. Dans ce cas de figure, l'autorité d'engagement n'accorde aucune garantie sur la possibilité que le taux d'activité de l'intéressé-e puisse être augmenté, lorsqu'il-elle aura obtenu le titre requis. Cas échéant, si des dispositions légales imposent que la fonction ne peut être exercée que par les titulaires du titre requis, il doit être précisé dans la décision d'engagement que la non-obtention dans un délai à déterminer sera considérée comme un motif de résiliation des rapports de service. Ces dispositions ne préjugent pas de l'attribution d'un code. En cas de promotion interne, la formation requise pour le poste sera catégorisée en catégorie 3 - sauf si elle est organisée en interne, là-aussi sans préjuger de l'attribution d'un code. 3 Les formations "centralisées" Le SFE met en place des formations devant principalement permettre le développement des compétences génériques que l'administration cantonale a jugées indispensables telles que : - compétences clefs (travailler en équipe, organiser, communiquer, encadrer, traiter l'information, résoudre les problèmes) ; - compétences métiers transversales (finances, contrôle interne, gestion de projet, management, RH, etc.) ;

6 Page: 6/6 - connaissances bureautiques et informatiques ; - compétences liées à la gestion du changement collectif ou individuel (mobilité) ; - compétences liées à des projets institutionnels tels que la gestion des absences ou la professionnalisation du recrutement ; Ces formations sont accessibles à tout le personnel - à l'exclusion de principe des apprentis-es et stagiaires - moyennant l'accord de leur hiérarchie. 4 Les formations sur mesure (fsm) Les formations sur mesure sont collectives et répondent à un besoin identifié par la hiérarchie et validé par les RH. Le SFE, avec le concours des RH, affine l'analyse des besoins, contribue au choix d'une intervention appropriée et à l'analyse d'impact. Ces formations destinées à acquérir de nouvelles compétences collectives et à faciliter le changement, ne peuvent en aucun cas être reconduites sans une nouvelle analyse des besoins. Elles sont ouvertes à l'entièreté des équipes. 5 Priorisation Bien évidemment, les formations découlant d'obligations légales, catégorie 1, sont prioritaires immédiatement suivies par les formations absolument indispensables de la catégorie 2. La logique veut que les formations ayant le plus grand impact collectif soient ensuite privilégiées, soit les formations centralisées, organisées par le SFE et les formations sur mesure répondant aux besoins d'une équipe. Le tableau ci-dessous résume ces priorités Priorité Budget centralisé Budget virtuellement réparti 1 Mext catégorie 1 2 Formations centralisées Mext catégorie 2 3 Fsm 4 Mext catégorie 3 5 Mext catégorie 4 Lors de la répartition budgétaire, le SFE calcule les besoins financiers répondant aux formations centralisées prévues. Le solde est virtuellement attribué aux départements et à la chancellerie en fonction de leur masse salariale. Les départements et la chancellerie doivent respecter cette enveloppe et appliquer les principes de priorisation décrits ci-dessus. Il est impératif que cet exercice soit réalisé dès l'élaboration du plan de formation afin de piloter au mieux le budget alloué. Le SFE fournit les tableaux de bords facilitant ensuite le suivi des dépenses et encadre le choix des priorisations.

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