Pratiques cliniques : Utilisation des chambres d isolement CONSIGNES DE REMPLISSAGE

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1 Pratiques cliniques : Utilisation des chambres d isolement CONSIGNES DE REMPLISSAGE SOMMAIRE 1. LES OUTILS DE L ENQUETE RESPONSABLE DU RECUEIL... 2 Responsable du recueil... 2 Département d information Médicale... 2 Référents médicaux REMPLISSAGE DE LA FEUILLE DE RECUEIL EXCEL... 3 Consignes générales... 3 Documents susceptibles de contenir les informations demandées lors du recueil... 4 Recueil en fonction de la chronologie des MCI... 4 Ecran d accueil... 5 Onglet «Informations générales»... 7 Onglet «Durée d isolement»... 9 Onglet «Prescription» Onglet «Indication/Modalité» Onglet «Surveillance» REMPLISSAGE SUR PAPIER Date de diffusion de la première version de ces consignes de remplissage : 20/06/06. Date de diffusion de la version 1.1 : 10/03/08 Projet COMPAQH Consignes de remplissage

2 1. LES OUTILS DE L ENQUETE Le cahier des charges de l indicateur ; Une version informatisée de la grille de recueil (fichier Excel «40UCI_V1_Grille de recueil Indicateurs») servant à la saisie et à l envoi des données ; Une version papier de la feuille de recueil si le recueil sur Excel ne vous semble pas possible (fichier «40UCI_V1_Copie_Grille_de_recueil») ; Les consignes de remplissage ; Les «Remarques sur la feuille de recueil Excel» (fichier pdf). 2. RESPONSABLE DU RECUEIL Responsable du recueil Le responsable du recueil sera le correspondant projet au niveau de l établissement ou un référent spécifique. Il engage l étude avec l aide de l Assistant de Recherche Qualité (ARQ). Première étape : il sollicite le responsable du Département d'information Médicale (DIM) pour obtenir la liste des dossiers sélectionnés par tirage au sort et exclure les dossiers tirés au sort pour lesquels aucune mise en chambre d isolement n est retrouvée sur la période étudiée (année N-1). Seconde étape : il sollicite un ou plusieurs médecins, qui réaliseront ou feront réaliser sous leur responsabilité l évaluation des dossiers. Il devra leur transmettre les dossiers qu ils auront à évaluer après leur avoir expliqué la démarche et précisé le temps nécessaire (le remplissage de la feuille par le médecin a été évalué entre 10 et 15 minutes par dossier). Troisième étape : il centralise les données recueillies (sur papier et/ou sur Excel) et envoie les données par mail à Compaqh grâce au fichier Excel fourni. Département d information Médicale Deux cas de figures peuvent se présenter : 1) Si l établissement possède un PMSI, le responsable de l information médicale fournit, à partir de la base de données PMSI, la liste de 80 séjours tirés au sort lors desquels au moins une mise en chambre d isolement a été réalisée (60* + 20 pour pallier aux exclusions et aux dossiers non retrouvés) : Parmi les séjours de l année N-1 De plus de 24 heures. 2) Si l établissement ne possède pas de PMSI, il faudra faire un tirage au sort à partir d un listing spécifique des patients mis en chambre d isolement lors de l année N-1 lors de séjours de plus de 24 heures. *Si le nombre de mises en chambre d isolement est inférieur à 60, elles seront toutes analysées. Pour les patients mis en chambre d isolement plusieurs fois au cours du même séjour, chaque mise en chambre d isolement du séjour fera l objet d une nouvelle évaluation sauf si le patient bénéficie d un programme thérapeutique incluant des isolements répétés. Dans ce cas, seul le premier isolement sera à analyser. Projet COMPAQH Page 2 sur 16 Consignes de remplissage

3 La liste complémentaire de 20 dossiers tirés au sort dans la même base de données est demandée afin de pourvoir au remplacement des dossiers non retrouvés ou exclus. Le nombre de dossiers non retrouvés est comptabilisé et accompagne le résultat de cet indicateur. La liste des dossiers tirés au sort avec les dates du séjour (entrée et sortie) est transmise par le DIM au responsable du recueil. Les dossiers seront sortis des archives et feront l'objet d'une première analyse (correspondant projet et/ou DIM) afin d exclure les dossiers tirés au sort ne comprenant aucune mise en chambre d isolement sur la période étudiée (année N-1). Référents médicaux Le responsable du recueil sollicitera un ou plusieurs référents médicaux au sein des services d hospitalisation concernés afin de réaliser l évaluation. Il devra leur transmettre les dossiers qu ils auront à évaluer après leur avoir expliqué la démarche et précisé le temps nécessaire (le remplissage de la feuille par le médecin a été évalué entre 10 et 15 minutes par dossier évalué, soit 15 min x nombre de dossiers). Pour chaque référent médical, la feuille de recueil sera remplie en fonction de ses préférences : Sur Excel (à privilégier : contrôles logiques diminuant les risques d erreur, gain de temps) qui est le fichier à renvoyer à COMPAQH ; Sur papier. Chaque référent médical pourra déléguer le recueil, mais il devra s assurer de la qualité de celui-ci et, en particulier, trancher en cas de doute ou d ambiguïté. 3. REMPLISSAGE DE LA FEUILLE DE RECUEIL EXCEL Pour saisir sur Excel, enregistrez d abord le fichier de la grille de recueil sur votre disque dur ou sur l'espace réseau qui vous est réservé. Au moment de l'ouverture du fichier Excel, il vous est normalement proposé d'activer (ou non) les macros du classeur. Le fichier étant sain, vous pouvez les activer sans crainte. Si vous rencontrez des difficultés pour activer les macros, le document «Remarques sur la feuille de recueil Excel» vous indique la procédure à suivre. La feuille de recueil Excel contient des contrôles logiques qui diminuent les risques d erreurs de saisie. Consignes générales Ce fichier Excel vous permet de rentrer les données de manière conviviale en faisant apparaître une boîte de dialogue. Vous pouvez remplir celle-ci à l'aide de la souris ou avec la touche «tabulation» : Avec la souris, il suffit de sélectionner la case à remplir ou le bouton en cliquant dessus ; Avec la touche «tabulation» une fois que le curseur se trouve dans une case, il suffit de la compléter et, s'il se trouve sur un bouton, d'appuyer sur la barre d'espace pour le sélectionner. De manière générale : Les dates doivent être remplies au format JJ/MM/AAAA ; Les heures doivent être remplies au format HH:MM ; Projet COMPAQH Page 3 sur 16 Consignes de remplissage

4 Pour enregistrer la feuille de recueil que vous aurez remplie, il vous suffit d appuyer sur le bouton «Valider la saisie» ; Pour réinitialiser toute la feuille de recueil (afin d annuler l ensemble du recueil concernant le dossier en cours), appuyer sur «Réinitialiser les onglets» ; Pour réinitialiser un seul onglet (afin d annuler le recueil concernant le dossier en cours uniquement sur l onglet en cours), appuyer sur «Réinitialiser l'onglet» ; Pour fermer la feuille (la faire disparaître), cliquez sur le pictogramme en haut à droite ou simultanément sur les touches «Alt» et «F4» ; N oubliez pas de rentrer toutes les informations demandées sinon les contrôles logiques vous le rappelleront ; Le cahier des charges précise les termes employés ; Enregistrez régulièrement votre fichier Excel afin de ne pas perdre votre travail. Important : Lors du recueil les informations doivent être renseignées selon l ordre dans lequel sont affichés les onglets, afin que les contrôles facilitant la saisie s activent. Documents susceptibles de contenir les informations demandées lors du recueil Les documents concernés par les informations demandées sont dans le dossier du patient : Les fiches de suivi médical ; Les feuilles de prescription ; Le dossier infirmier. Remarque : Pour certains indicateurs, les documents utiles au recueil sont en quantité plus restreinte. Recueil en fonction de la chronologie des MCI Trois types dossiers de patients peuvent se présenter : les patients mis une seule fois en isolement lors de l année N-1 : 1 recueil, les patients mis plusieurs fois en isolement lors de l année N-1 : chaque isolement sera alors étudié, les patients bénéficiant d un programme thérapeutique intégrant des isolements à intervalles réguliers et programmés. Dans ce cas, seul le premier isolement sera étudié. Projet COMPAQH Page 4 sur 16 Consignes de remplissage

5 Ecran d accueil L'écran d'accueil propose 3 boutons : «Cliquez ici pour commencer ou continuer la saisie» ; «Cliquez ici pour rechercher une feuille de recueil à modifier à partir du N de la feuille, de la date de saisie, du service ou de l année de naissance du patient» ; «Cliquez ici pour connaître le nombre de dossiers retrouvés et remplis». Bouton «Cliquez ici pour commencer ou continuer la saisie» Appuyer sur le bouton "Cliquez ici pour commencer ou continuer la saisie" afin d afficher la boîte de dialogue permettant la saisie : Une feuille (boîte de dialogue) s affiche sur laquelle vous avez : En bas, le logo COMPAQH et deux boutons ("Valider la saisie" et "Réinitialiser les onglets") ; En haut, les onglets (Information Générale, Durée de l isolement, Prescription, Indication/Modalités, Surveillance). Vous pouvez commencer à remplir les informations concernant le dossier. S'il ne se passe rien quand vous cliquez sur un des boutons de la page d accueil, c'est sûrement que les macros ne sont pas activées. Reportez-vous au fichier «Remarques sur la feuille de recueil Excel». Si vous ne voyez pas s'afficher cette boîte de dialogue dans sa totalité, reportez-vous au fichier «Remarques sur la feuille de recueil Excel». Projet COMPAQH Page 5 sur 16 Consignes de remplissage

6 Bouton «Cliquez ici pour modifier une feuille de recueil» Ce bouton vous permet de revenir sur une feuille de recueil qui aurait été mal remplie, ou incomplètement afin de faire les modifications nécessaires. En cliquant dessus, une boîte de dialogue apparaît pour sélectionner la feuille de recueil concernée. Cette sélection s'effectue par le biais du N de la feuille de recueil, de la date de saisie, du service, et de l année de naissance du patient ou des observations. Si vous voulez faire disparaître la boîte de dialogue sans aller chercher une feuille de recueil, appuyez sur «Annuler» ou cliquez sur le pictogramme d'une croix en haut à droite. Une fois le bon numéro de feuille de recueil sélectionné, appuyez sur «Valider». La feuille de recueil concernée apparaît alors. Il vous suffit de faire les corrections nécessaires. Une fois celles-ci faites, appuyez sur «Validez les modifications». Attention Pour sortir sans prendre en compte les modifications réalisées, fermez la feuille en cliquant sur le pictogramme d'une croix en haut à droite ou en appuyant simultanément sur les touches «Alt» et «F4». Bouton «Cliquez ici pour connaître le nombre de dossiers saisis et remplis» En appuyant sur ce bouton, vous ferez apparaître l'information concernant notamment le nombre de dossiers saisis, le nombre de dossiers non retrouvés, et le nombre de dossiers inclus. Projet COMPAQH Page 6 sur 16 Consignes de remplissage

7 Onglet «Informations générales» Attention : il est indispensable de remplir la grille dans l ordre des onglets et des questions afin que les contrôles de saisie soient activés et que vous n ayez pas à répondre à des questions inutilement. Vous trouverez dans l ordre : En tête Feuille de recueil n (celui-ci se remplit automatiquement) ; N indicateur (déjà rempli) ; Ces deux cases étant pré-remplies, vous n'avez pas à vous en préoccuper. Etb : mettre le trigramme correspondant à votre établissement. Projet COMPAQH Page 7 sur 16 Consignes de remplissage

8 Informations concernant le dossier patient Dossier retrouvé : si la réponse est Non, validez la saisie car le recueil d'information concernant ce dossier est terminé ; Dossier incluant une mise en chambre d isolement (MCI) : Si le dossier ne concerne pas une mise en chambre d isolement, selon la définition de l isolement (enfermement derrière une porte verrouillée, patient enfermé dans une chambre de laquelle il ne peut sortir sans la permission de l équipe soignante) sélectionnez Non et validez l'enregistrement. Le recueil de ce dossier est terminé. Dans le cas contraire, continuez à renseigner les éléments demandés ; Si le dossier ne correspond pas à un séjour hospitalier de plus de 24 heures, sélectionnez Non et validez l'enregistrement. Dans le cas contraire, continuez à renseigner les éléments demandés. Service : A titre informatif uniquement. Mettre le service concerné par le séjour étudié. Année de naissance du patient : au format AAAA. Dossier informatisé : A titre informatif uniquement. Si l informatisation est partielle, précisez en texte libre sur quoi elle porte. Observations diverses : Notez éventuellement les éléments que vous jugez importants à souligner sur le dossier en question ou sur le recueil. Projet COMPAQH Page 8 sur 16 Consignes de remplissage

9 Onglet «Durée d isolement» Ces informations doivent être tracées dans le dossier (dossier infirmier, prescription ) Date de début et de fin de la MCI - Heures de début et de fin de la MCI En l absence de ces dates cochez Non retrouvée. En cas l absence d un des horaires cochez Non retrouvée. Valider les dates et heures Les informations demandées permettent de calculer la durée de l isolement nécessaire à l activation du remplissage des onglets et de certains items. Un message récapitulant les données s affiche quand vous appuyez sur «Valider les dates et heures». Appuyer sur OK pour le faire disparaitre. Les onglets sont alors déverrouillés. Si les données du message ne correspondent pas à celle du dossier vous pouvez les modifier en appuyant sur «Cliquez ici pour modifier les dates et heures». Projet COMPAQH Page 9 sur 16 Consignes de remplissage

10 En cas de MODIFICATIONS des dates et/ou des heures Cliquez sur «Cliquez ici pour modifier les dates et heures» pour changer les dates/heures déjà saisies (déverrouillage des données). En fin de modification, appuyer sur «valider les dates et heures» afin qu elles soient prises en compte. Projet COMPAQH Page 10 sur 16 Consignes de remplissage

11 Onglet «Prescription» Prescription médicale DATEE et retrouvée, engageant ou confirmant la MCI étudiée La prescription peut se trouver directement dans le dossier patient (médical ou infirmier) ou sur la feuille de surveillance et de suivi des patients mis en chambre d isolement. Elle doit être impérativement datée (jj/mm/aa) pour être prise en compte. Si ce n est pas le cas cochez «Non datée». En l absence de prescription, cochez «Non retrouvée». Pour les isolements entrant dans un programme thérapeutique : la prescription, antérieure au premier isolement, est celle qui indique que le patient bénéficie de ce programme. Elle instaure le rythme de l isolement, la durée et la surveillance à appliquer. Si la prescription fait simplement référence à un protocole, ce dernier doit reprendre les éléments précités. Projet COMPAQH Page 11 sur 16 Consignes de remplissage

12 Type de surveillance à appliquer au cours de l isolement La surveillance se réalise dans 3 dimensions principales : psychique, physique et biologique. La surveillance est parfois détaillée dans des protocoles spécifiques aux isolements. Dans ce cas, la prescription doit citer les protocoles à mettre en œuvre. Prescription réalisée d emblée ou dans l heure qui a suivi le début de l isolement Cochez Oui si la prescription engageant la mise en isolement est horodatée ; confirmant la mise en isolement a été rédigée dans l heure suivant la mise en isolement. Cochez Non si la prescription a été rédigée au-delà de l heure d isolement. Cochez «Ne sais pas» si la prescription n est pas accompagnée d un horaire pouvant aider au calcul ou que l heure de mise en isolement est non retrouvée. Projet COMPAQH Page 12 sur 16 Consignes de remplissage

13 Onglet «Indication/Modalité» Indication de la MCI Choisissez l indication de mise en isolement parmi la liste proposée. Si l indication tracée ne correspond pas à une des 5 premières propositions, cochez Autre et précisez quelle est cette indication. S il n y a aucune trace de l indication, cochez Non renseignée. Cette information peut se trouver directement dans le dossier du patient (médical ou infirmier) ou sur la feuille de surveillance et de suivi des patients mis en chambre d isolement. Modalité d hospitalisation Choisissez la situation correspondant au dossier étudié. En l absence de trace sur la modalité d hospitalisation, cochez «Ne sais pas». Projet COMPAQH Page 13 sur 16 Consignes de remplissage

14 Durée de la MCI supérieure à 12 heures La question sur la durée de MCI est automatiquement remplie en fonction des données renseignées dans l onglet «Durée d isolement». Elle est grisée et n est pas modifiable directement. Seul le changement des dates et/ou des heures sur l onglet «Durée d isolement» peut entrainer une modification de la réponse à cette question. Si Oui, modification de la modalité d hospitalisation au cours de l isolement Si le patient est en hospitalisation libre (tracée dans le dossier) et que l isolement a duré plus de douze heures, la question sur la modification de la modalité d hospitalisation est à renseignée. Cochez Oui si la modalité a été changée ou qu il est indiqué dans le dossier que le patient a refusé le changement de la modalité d hospitalisation pour cet isolement. Cochez Non si la modalité tracée dans le dossier n a pas été modifiée. Cette information peut se trouver directement dans le dossier du patient (médical ou infirmier) ou sur la feuille de surveillance et de suivi des patients mis en chambre d isolement. Projet COMPAQH Page 14 sur 16 Consignes de remplissage

15 Onglet «Surveillance» La fiche journalière de surveillance et de suivi de la MCI étudiée est retrouvée Répondre Oui si la fiche de surveillance journalière et de suivi du patient mis en chambre d isolement est retrouvée, datée et remplie du début à la fin de l isolement. Le renseignement de la fiche doit débuter dés la mise en isolement et être régulier. Visite médicale réalisée et tracée au cours de l isolement Il s agit d une visite différente de celle faite lors de la mise en isolement. Si au cours de l isolement plusieurs visite médicale ont été faites et tracées dans le dossier, indiquez la date et l heure de la première. Cette information peut se trouver directement dans le dossier médical, infirmier ou sur la feuille de surveillance et de suivi des patients mis en chambre d isolement. Projet COMPAQH Page 15 sur 16 Consignes de remplissage

16 4. REMPLISSAGE SUR PAPIER Imprimer le fichier pdf «40UCI_V1_Copie_Grille_de_recueil» en autant d exemplaires que de mises en chambres d isolement à évaluer. L'identification de l'établissement sera à remplir une seule fois. Elle sera reprise automatiquement lors de la saisie. Le référent médical remplira les feuilles de recueil au format papier (déconseillée du fait de l absence des contrôles logiques) et la saisie informatique sera réalisée dans un second temps par l établissement sous la responsabilité du correspondant projet. Projet COMPAQH Page 16 sur 16 Consignes de remplissage