Stratégies d orientation du conseil d administration

Transcription

1 Stratégies d orientation du conseil d administration «Outils et ressources pour aider votre conseil à passer rapidement à la vitesse supérieure» Document préparé par la Ministère du Mieux-être, de la Culture et du Sport

2 Vue d ensemble En quoi consiste l orientation du conseil d administration et quelle est son importance? Élaboration d un processus d orientation efficace Élaboration d un manuel de consultation rapide Élaboration d un manuel du conseil complet

3 En quoi consiste l orientation du conseil d administration et quelle est son importance?

4 En quoi consiste l orientation du conseil d administration L orientation du conseil d administration est un processus Fournit des informations sur les rôles Établit des relations de travail Pose la question: Que doivent savoir le conseil d administration pour être en mesure d effectuer leur travail de la meilleure façon possible

5 Quelle est l importance d une telle orientation? Afin d aider les administrateurs à répondre à des questions cruciales: Quel sera notre fonctionnement en tant que conseil d administration Quelles ressources sont disponibles Comment se dérouleront nos réunions Quelles sont nos responsabilités légales Il est important que les nouveaux membres du conseil d administration sentent le plus rapidement possible qu ils en font partie intégrante Ce qui aide tout le monde à se sentir à l aise, c est l information

6 Élaboration d un processus d orientation efficace

7 Orientation des nouveaux membres du conseil Les nouveaux membres du conseil ont besoin un certain temps pour atteindre leur vitesse de croisière et se sentir à l aise Offrez une séance d orientation peu après la tenue de l élection et bien avant la première réunion du conseil Elle peut être d une durée de deux à quatre heures ou consister en une retraite spéciale de deux jours Accordez du temps à la revue de l information générale Mettez les membres au courant des questions que le conseil doit résoudre Assurez-vous d accorder suffisamment de temps à une période de questions et réponses.

8 Orientation des nouveaux membres du conseil L un des principaux objectifs consiste à rendre les membres du conseil à l aise afin d apporter une contribution immédiate et d établir aussi de bonnes relations de travail avec les membres du conseil déjà en fonction

9 Éléments à prendre en compte Les degrés d expérience des membres du conseil varient grandement Certains ont déjà siégé à des conseils, d autres pas Vous constaterez aussi des différences quant à leurs champs d intérêt et à leurs expertises

10 Éléments à prendre en compte Éléments clés à prendre en considération dans le cadre de l orientation : Organisez une rencontre initiale avec les nouveaux membres du conseil Invitez les nouveaux membres du conseil à se présenter et à faire part de leurs champs d intérêt Présentez l historique et l évolution de l organisme et passez en revue les objectifs Mettez les membres au courant des questions et des problèmes avec lesquels l organisme doit composer Informez les membres des politiques et des procédures organisationnelles Soulignez les rôles et les responsabilités du personnel et des membres du conseil Examinez la possibilité de nommer un mentor Examinez la possibilité d intégrer des activités favorisant l esprit Planifiez la visite d un bureau ou d une installation de l organisme

11 Élaboration d un calendrier pour l orientation du conseil Durant l étape du recrutement L orientation commence au début du processus de recrutement Fournisse un aperçu de : la vision, la mission, et les objectifs les programmes et des services ainsi que toute autre information générale Faites parvenir une liste des attentes et discutez les attentes du candidat

12 Élaboration d un calendrier pour l orientation du conseil Orientation des nouveaux membres Organisez une rencontre avec les nouveaux membres du conseil avant la tenue de la première réunion du conseil. Remettez-leur aussi un manuel du conseil détaillé. Discutez des diverses options quant à la participation aux comités. Il devra avoir une correspondance forte. Durant l orientation ou à l occasion de la première réunion du conseil, présentez les nouveaux membres à tous les membres déjà en fonction ainsi qu au personnel. Envisagez de nommer un membre du conseil à titre de mentor. Un guide et un manuel font partie d une orientation efficace, mais rien ne remplace une séance d orientation et la distribution de documents.

13 Élaboration d un manuel de consultation rapide

14 Élaboration d un manuel de consultation rapide Un manuel doit être préparé et remis à tous les membres du conseil à titre de guide de référence rapide sur un certain nombre de sujets. Le manuel de consultation rapide peut contenir : Une description de la vision, de la mission et des objectifs de l organisme La définition des termes couramment employés Un organigramme Une description des programmes et des services Une description du rôle du conseil Une description de travail des membres du conseil Le mandat du comité de direction La structure du personnel et la description des principaux rôles La liste des comités (incluant un énoncé de l objectif de chacun) Les politiques du conseil Un paragraphe sur l assurance responsabilité des administrateurs Une brève description des règles régissant les réunions L examen du contenu de ce manuel est un aspect important de la séance.

15 Élaboration d un manuel du conseil complet

16 Élaboration d un manuel du conseil complet Le manuel devrait être concis et facile à lire Les éléments qu il est recommandé d inclure dans un manuel du conseil complet : Manuel de consultation rapide Information générale Politiques et procédures du conseil Gestion financière Information additionnelle Invitez les nouveaux membres à demander des questions Il est pourtant essentiel qu ils comprennent bien leur rôle et leurs responsabilités au sein du conseil

17 Souhaitez cordialement la bienvenue aux nouveaux bénévoles qui font maintenant partie du conseil