Evaluation Plan de Cohésion Sociale Procédure négociée avec publicité

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1 CAHIER SPECIAL DES CHARGES N IWEPS-2012/002 Evaluation Plan de Cohésion Sociale 2012 Janvier 2012 Procédure négociée avec publicité IWEPS Route de Louvain-la-Neuve, BELGRADE (Namur) Mode de passation Délais d'exécution Jour et heure de dépôt des offres Procédure négociée avec publicité 15 mois Le 27 avril 2012 à 14h00 Le recours à la procédure négociée avec publicité est justifié par la nature des prestations qui est telle que les spécifications du marché ne peuvent être établies avec une précision suffisante pour permettre son attribution selon une autre procédure de marché public. Information complémentaire : Les soumissionnaires doivent être disponibles les matinées des 2, 3 et 4 mai 2012 en vue de participer à l éventuelle phase de négociation. Version du

2 OBJET DU MARCHÉ 1.PRÉAMBULE Etant donné que : le législateur régional wallon a confié à l IWEPS, créé par décret du 4 décembre 2003, une mission générale d aide à la décision qui l habilite à collecter, stocker et exploiter les données indispensables à la conduite de la politique régionale, et à réaliser ou faire réaliser des études prospectives et des évaluations ; le Gouvernement wallon soutient, depuis 2009, 140 Plans de cohésion sociale dans 147 villes et communes de Wallonie ; le décret du 6/11/2008 impose de réaliser une évaluation du PCS de chaque commune pour le 30/6/2012 ainsi qu une évaluation globale du dispositif PCS à l automne 2012 ; la déclaration de politique régionale wallonne prévoit explicitement que «ce plan de cohésion sociale sera évalué conformément au décret, et notamment sous l angle de la méthodologie de construction des partenariats» (DPR , Partie II Permettre à chaque citoyen de vivre dignement 1. Dynamiser les politiques de cohésion sociale, p. 200). le Gouvernement wallon a confié à la Direction interdépartementale de la Cohésion sociale (DiCS) du Secrétariat général du Service public de Wallonie la responsabilité de cette évaluation globale du PCS ; la Direction interdépartementale de la Cohésion sociale a demandé à l IWEPS de collaborer à cette évaluation en apportant un soutien méthodologique à l organisation et à la mise en œuvre de celle-ci ; Cette évaluation porte sur la période s étendant du 01/04/2009 au 31/12/2011 et devra être produite pour le 30/06/2012 en ce qui concerne l évaluation locale et pour la fin de l année en ce qui concerne l évaluation régionale du Plan de cohésion sociale. Le processus d évaluation conçu par la DiCS en collaboration avec l IWEPS s organise en différentes phases structurées selon un cadre méthodologique qui combine différentes approches (quantitatives, semi-qualitatives et qualitatives) modulées en fonction des objectifs poursuivis et des niveaux d évaluation (local, supra-communal et régional). Un volet de ce processus d évaluation porte spécifiquement sur les procédures de mise en œuvre du Plan de cohésion sociale, au niveau local et régional, avec un focus particulier sur la construction et le fonctionnement des partenariats. 2

3 La prise en charge de ce volet de l évaluation est confiée à une (ou plusieurs) équipe(s) universitaire(s) en vue de garantir la neutralité et la rigueur scientifique de cet exercice d évaluation. 3

4 2.CONTEXTE Le présent marché porte sur un des volets du processus d évaluation du «Plan de cohésion sociale des villes et communes de Wallonie» consacré à l évaluation des procédures de mise en œuvre du PCS, au niveau local et régional, en particulier la construction et le fonctionnement des partenariats. Ce dispositif, adopté fin 2008 par le Gouvernement wallon, s inspire du concept de cohésion sociale du Conseil de l Europe 1 adapté au contexte politique wallon, qui vise à encourager les communes wallonnes à élaborer et mettre en œuvre un plan d actions orienté vers la promotion de l accès de tous aux droits fondamentaux et au bien-être économique, social et culturel afin de permettre à chacun de participer activement à la société et d y être reconnu. Pratiquement, le Plan de cohésion sociale doit répondre aux deux objectifs suivants : 1) le développement social des quartiers et 2) la lutte contre toutes les formes de précarité, de pauvreté et d insécurité (au sens large). Pour atteindre ces objectifs, il se décline en actions coordonnées basées sur des partenariats effectifs et le travail en réseau, visant à améliorer la situation de la population par rapport aux axes suivants : 1) l insertion socioprofessionnelle, 2) l accès à un logement décent, 3) l accès à la santé et le traitement des assuétudes, 4) le retissage des liens sociaux, intergénérationnels et interculturels. Ces actions sont définies par les communes en fonction d un set d indicateurs d accès aux droits fondamentaux calculés par l IWEPS pour chaque commune et d un diagnostic local construit par les acteurs locaux en concertation avec les acteurs régionaux, qui recense et évalue les initiatives publiques et/ou privées déjà mises en œuvre sur le territoire communal (acquis, forces, faiblesses), les attentes de la population et les besoins restant à satisfaire en termes de populations, quartiers, infrastructures, services... en regard des objectifs et des axes précités. L évaluation visée dans ce marché consiste en une évaluation d impact, au niveau local et régional, du PCS sur la cohésion sociale et sur le bien-être de tous. Le concept de «cohésion sociale» visé dans le décret PCS, inspiré du Conseil de l Europe, est défini comme «l ensemble des processus qui contribuent à assurer à tous les individus ou groupes d individus l égalité des chances et des conditions, l accès effectif aux droits fondamentaux et au bien-être économique, social et culturel, afin de permettre à chacun de participer activement à la société et d y être reconnu, et ce quels que soient son origine nationale ou ethnique, son appartenance culturelle, religieuse ou philosophique, son statut social, son niveau socioéconomique, son âge, son orientation sexuelle ou son handicap.» Le bien-être de tous repose sur une vision commune, partagée et concertée, construite avec la participation de citoyens selon la méthodologie élaborée par le Conseil de l Europe («méthodologie pour l élaboration concertée d indicateurs harmonisés de cohésion sociale élargie au bien-être»). 1 Comité européen pour la cohésion sociale (2004), Stratégie de cohésion sociale révisée, approuvé par le Comité des Ministres le 31 mars 2004, Strasbourg, Conseil de l Europe, CDSC 10. Conseil de l Europe (2008), Le bien-être pour tous. Concepts et outils de la cohésion sociale, Tendances de la cohésion sociale, n 20, Editions du Conseil de l Europe. Conseil de l Europe (2010), Construire le progrès sociétal pour le bien-être de tous avec les citoyens et les communautés Guide méthodologique, Éditions du CoE. 4

5 3.CADRE DE RÉFÉRENCE Le processus général d évaluation du PCS est organisé selon une structure à trois niveaux : 1/ Evaluation des PCS au niveau local : o Evaluation des résultats des actions réalisées dans le Plan sous l angle de l existence, la pertinence et la durabilité des actions développées localement, par rapport aux objectifs opérationnels du PCS (lutte contre la pauvreté et la précarité, développement social des quartiers) et par rapport à l amélioration de l accès effectif des citoyens aux droits fondamentaux; o Evaluer l impact du processus (pratiques organisationnelles) mis en œuvre dans le PCS sur le développement des capacités d actions (coresponsabilité des différents acteurs) et sur le rapprochement entre les acteurs et les citoyens/bénéficiaires, notamment en termes de satisfactions partagées, perceptions communes, confiance mutuelle, valeurs partagées, création de liens de solidarité ; o Evaluation de l impact du PCS sur la cohésion sociale, le bien-être de tous et la capacité des acteurs à assurer le bien-être de tous, à partir de deux tables rondes organisées dans chaque commune : une table ronde menée avec un ou plusieurs groupes de bénéficiaires d actions en concertation avec les partenaires locaux concernés par celles-ci, et une table ronde menée avec les partenaires actifs du PCS (càd impliqués dans le développement des actions). L organisation de ces tables rondes est confiée au chef de projet PCS et à un partenaire actif selon un cahier des charges et une grille d évaluation définis préalablement par la DiCS et l IWEPS, en collaboration avec le Conseil de l Europe. Pour l animation de ces tables rondes et l analyse de ses résultats, deux journées de formation à la méthodologie SPIRAL du Conseil de l Europe appliquée à l évaluation du PCS sont organisées dans le courant de l année 2012 (une en janvier et une en avril). Les résultats de ces évaluations seront intégrés dans le rapport d activités/évaluation à soumettre à l approbation de la Commission d accompagnement, puis du Conseil communal, avant de le transmettre à la DiCS pour le 30/6/ / Evaluation des PCS au niveau supra-communal : o En septembre 2012, lorsque les communes auront rendu leur rapport d activités/évaluation, les chefs de projet seront à nouveau réunis dans le cadre d une dizaine de tables rondes d évaluation supra-communales, organisées par la DiCS et l IWEPS et animées par l équipe de recherche universitaire. Elles auront pour objectif de susciter une réflexion collective entre communes sur l impact du PCS à partir de toutes les informations recueillies dans les évaluations locales (rapports d activités/évaluation et tables rondes) et dans le rapport d analyse de l équipe de recherche 5

6 universitaire sur le processus de mise en œuvre du PCS au niveau local et régional. Les résultats de ces tables rondes supra-communales feront l objet d une analyse globale par l équipe de recherche universitaire et seront intégrés dans le rapport final de celle-ci. 3/ Evaluation des PCS au niveau régional : o Une évaluation globale du PCS sera menée par la DiCS, en collaboration avec l IWEPS, à partir de la mise en perspective et de l analyse des rapports d activités/évaluation des 140 villes et communes, du rapport final de l équipe de recherche universitaire, et d une contribution du Conseil de l Europe. Cette évaluation globale est destinée au Gouvernement wallon. 4.OBJET DU MARCHÉ Ce marché a pour objet l évaluation du processus de mise en œuvre du PCS, au niveau local et régional, en particulier de la construction et du fonctionnement des partenariats. Les objectifs de ce projet sont : De réaliser une analyse du processus de mise en œuvre du PCS au niveau local et régional en recourant à tous les moyens nécessaires (entretiens avec les acteurs locaux, les administrations en charge du PCS, ) ; D assurer l animation des tables rondes d évaluation supra-communales et d en réaliser une synthèse (cf. point 13 réception technique (rapport intermédiaire)); De réaliser une analyse des résultats des tables rondes supra-communale et de l intégrer dans l analyse du processus de mise en œuvre du PCS (cf. point 13 réception technique (rapport final de l évaluation du PCS)); De participer à la valorisation scientifique des résultats de l évaluation, en collaboration avec l IWEPS et la DiCS, notamment par la publication d un working paper de l IWEPS. 6

7 5.PRESCRIPTIONS TECHNIQUES Effectifs Deux équivalents temps plein chercheurs pendant dix mois. Le prestataire de services est libre d organiser la répartition du temps de travail au mieux pour le déroulement de la recherche, en tenant compte des impératifs liés au délai imparti à l évaluation du PCS. Prestations 1/ Réaliser une revue de la littérature sur les procédures de mise en œuvre du PCS et d autres dispositifs comparables permettant de nourrir la réflexion scientifique. 2/ Réaliser une analyse du processus de mise en oeuvre du PCS au niveau local et régional, selon une méthodologie argumentée à proposer par l équipe universitaire et à débattre avec l IWEPS et la DiCS, mais qui doit comprendre des interviews de personnes ressources aux niveaux local et régional. 3/ Participer à la phase de collecte des données au niveau supra-communal En assurant l animation d une dizaine de tables rondes d évaluation supracommunales, dont l objectif est de débattre collectivement de l impact du PCS à partir d une mise en perspective de toutes les informations recueillies par l équipe de recherche universitaire et par les évaluations PCS au niveau local (rapport d activité et rapport d évaluation des tables rondes locales), et de compléter les constats établis et les perspectives d amélioration à apporter. En rédigeant un rapport d évaluation global pour l ensemble des 15 tables rondes supra-communales dont l objectif est d établir une synthèse étayée des débats et de dégager les conclusions en termes d évaluation d impact du PCS et de perspectives d amélioration. 4/ Réaliser un rapport final d évaluation qui produit une analyse et une évaluation du processus de mise en place et de fonctionnement du PCS aux niveaux local et régional. 5/ Participer à la valorisation scientifique des résultats de l évaluation En collaborant avec l IWEPS et la DiCS à la réalisation d un working paper de l IWEPS sur les principaux résultats de l évaluation du PCS. Les résultats des analyses développées pourront également faire l objet d autres actions de valorisation proposées et mises en œuvre par le prestataire de services. Le compte rendu des valorisations scientifiques des résultats de l évaluation seront consignés dans le rapport de fin de recherche (cf. point 13 réception technique). 7

8 Calendrier et planning La recherche devra être réalisée et terminée en 15 mois à partir de la notification du présent marché. Son organisation temporelle est soumise à l organisation générale du processus d évaluation du PCS et au calendrier fixé pour les différentes étapes. - Démarrage de la recherche :en principe, dans le courant du mois de mai De début septembre à mi-octobre 2012 : animation d une dizaine de tables rondes supra-communales - Mi-novembre 2012 : rapport intermédiaire - synthèse des tables rondes supracommunale - Mi-janvier 2013 : rapport final de l évaluation du PCS - analyse des résultats des tables rondes supra-communales intégrée dans l analyse du processus de mise en œuvre du PCS - A partir de janvier 2013 : valorisation scientifique des résultats de la recherche Suivi du projet Les méthodes de collecte et de traitement des informations devront être établies en étroite collaboration avec l IWEPS et la DiCS. C est la raison pour laquelle, avant de démarrer la recherche, le pouvoir adjudicateur organisera une réunion du comité d accompagnement de cette convention où toutes les modalités du projet seront passées en revue avec l ensemble des parties prenantes du projet. Une réunion de suivi sera organisée à chaque étape clé de la recherche, à savoir avant les tables rondes supra-communales (fin août début septembre), pour la remise du rapport intermédiaire (fin octobre), pour la remise du rapport final d évaluation (fin décembre) et pour la fin de la recherche. Ces réunions auront lieu dans les locaux du pouvoir adjudicateur. Le comité d accompagnement y discutera de l état d avancement du travail de la recherche, des problèmes éventuels rencontrés et de la poursuite du travail de terrain et d analyse. Documents de référence Tous les documents de référence en lien avec le Plan de cohésion sociale et son évaluation sont à la disposition de l équipe de recherche universitaire sur le site de la DiCS à l adresse suivante (http://cohesionsociale.wallonie.be/spip/rubrique.php3? id_rubrique=173) ou consultables sur place à la DiCS pour les besoins de la recherche (ex. base de données PCS, plans des communes, ). L IWEPS tient également à la disposition de l équipe de recherche universitaire les informations utiles concernant la recherche pilote sur l élaboration concertée d indicateurs de bien-être dans les communes wallonnes (working paper n 3/2011 téléchargeable sur le site de l IWEPS : Les collaborateurs de l IWEPS et de la DiCS se tiennent à la disposition de l équipe de 8

9 recherche pour fournir toutes les explications complémentaires nécessaires et utiles au bon déroulement de la recherche. 9

10 DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.DÉROGATION AU CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES Le présent cahier spécial des charges ne déroge à aucune des dispositions du cahier général des charges. 2.RÉGLEMENTATION APPLICABLE Le marché est soumis à la réglementation relative aux marchés publics de travaux, de fournitures et services. Tout soumissionnaire est censé connaître et accepter les dispositions reprises dans les textes légaux et réglementaires suivants : Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services ; Arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics ; Arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ; Annexe de l arrêté royal du 26 septembre 1996 précité contenant le cahier général des charges ; Tout autre texte auquel ceux cités ci-dessus se réfère ; Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l envoi de la demande de prix ; Les prescriptions du présent cahier spécial des charges. Il est expressément mentionné que l énumération ci-avant est exemplative. Les dispositions énumérées s appliquent au présent marché à l exclusion de toute autre clause, notamment les conditions générales que le soumissionnaire édicterait. En cas de contradiction entre le présent cahier spécial des charges et le cahier général des charges, le présent cahier a la prépondérance. En cas de discordance entre l offre et le présent cahier spécial des charges, ce dernier prévaut. 3.POUVOIR ADJUDICATEUR IWEPS Route de Louvain-la-Neuve, BELGRADE Les renseignements concernant ce marché peuvent être obtenus auprès de Madame Christine Ruyters, Attachée scientifique (081/ Si un soumissionnaire découvre dans le cahier spécial des charges ou dans les documents complémentaires du marché des erreurs ou des omissions telles qu'elles rendent impossible l'établissement de son prix ou inopérante la comparaison des offres, il les 10

11 signale immédiatement par écrit et les transmet à l IWEPS par fax, ou recommandé, au plus tard 10 jours avant la date d'ouverture des offres. Les demandes jugées recevables par l IWEPS, feront l'objet d'un correctif ou report éventuel de la date d'ouverture des offres, publié sous forme d'un avis rectificatif au Bulletin des Adjudications et au Journal Officiel des Communautés européennes. 4.DURÉE DU MARCHÉ Le marché prend cours à la date de notification du marché pour une durée de 15 mois maximum et ce. 5.NATURE DU MARCHÉ Il s'agit d'un marché de services au sens de la catégorie 8 de l'annexe 2A de la loi du 23 décembre MODE DE PASSATION Il s'agit d'une procédure négociée avec publicité conformément à l'article de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. Le choix de la procédure négociée est privilégié parce que la méthodologie de l'évaluation en matière de plan de cohésion sociale n'est pas entièrement maîtrisée par l'iweps, ni ses avantages ni ses inconvénients. La méthodologie qui sera proposée par les soumissionnaires sera analysée du point de vue de la mise en oeuvre du Plan de Cohésion sociale ainsi que de celui des résultats des tables-rondes qui seront organisées au préalable. C'est cette analyse qui fera l'objet de la négociation avec les soumissionnaires. 7.MODE DE DÉTERMINATION DU PRIX Le présent marché est passé à prix mixtes: il comprend à la fois des prix globaux et des prix unitaires. 8.SÉLECTION QUALITATIVE Les soumissionnaires sont évalués sur base des critères de sélection repris ci-après. Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection qualitative sont prises en considération pour la comparaison des offres au regard des critères d attribution, pour autant que les offres introduites soient régulières. A. Causes d'exclusion : déclaration implicite Par le seul fait de participer à la procédure du marché, le soumissionnaire atteste qu il ne se trouve pas dans un des cas d exclusion visés à l'article 69 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics. 11

12 L'attention est attirée sur le fait qu'avant l'attribution du marché, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de vérifier que les causes d'exclusion ne sont pas rencontrées dans le chef du soumissionnaire. Il peut inviter le soumissionnaire à produire les documents et preuves mentionnés à l'article 69 précité. Pour ce qui est de l attestation de l Office National de la Sécurité Sociale et de l attestation de «non- faillite» ou situation assimilée 2, les soumissionnaires sont dispensés de produire : 1. l attestation de l Office National de la Sécurité Sociale dont il résulte qu ils sont en règle en matière de cotisations ONSS ; 2. l attestation de «non- faillite» ou situation assimilée dont il résulte qu ils ne se trouvent pas en situation (ou n ont pas fait aveu) de faillite, liquidation, cessation d activités, concordat ou toute autre situation analogue La vérification de ces situations en sera faite par le pouvoir adjudicateur via l'application DIGIFLOW qui lui donne un accès sécurisé aux bases de données fédérales en matière de sécurité sociale ainsi qu'à la Banque Carrefour des entreprises (BCE). B. Capacité économique et financière Le soumissionnaire doit fournir : une déclaration bancaire attestant de la bonne santé financière du soumissionnaire. C. Conditions de capacité technique Afin de vérifier que le soumissionnaire dispose des moyens techniques pour exécuter le marché, la capacité technique des soumissionnaires s'appréciera par rapport aux données suivantes: les titres d'études et professionnels du prestataire de service et/ou des cadres de l'entreprise et en particulier des responsables de l'exécution du marché ainsi que leur curriculum vitae, qualité des profils par rapport à la mission; la liste des principaux services réalisés au cours des trois dernières années, aussi bien sur le plan du volume que du contenu, dans un domaine similaire ou équivalent au présent marché, en précisant la part des services qui ont été éventuellement soustraités ou réalisés en société momentanée ; adéquation des moyens quantitatifs et qualitatifs en personnel qui seront mis en œuvre pour la bonne exécution du marché une déclaration mentionnant l'outillage, le matériel et l'équipement technique dont soumissionnaire disposera pour l'exécution des services ; en cas de sous-traitance, le soumissionnaire mentionne l identité du ou des soustraitant(s), la part du marché sous-traitée (exprimée en pourcentage et par postes soustraités) et communique le curriculum vitae du ou des sous-traitant(s) ainsi que la liste de leurs références en rapport avec la part du marché qui lui ou leur est confiée. 2 Conformément à l arrêté royal du 20 juillet 2005 modifiant l arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics, 12

13 9.OFFRE Généralités Par la remise de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci figurent sur l une ou l autre annexe de son offre. Procédure d attribution phase de sélection, phase de négociation et critères d attribution Les offres reçues seront comparées sur la base des critères d attribution visés ci-dessous. Seront cependant exclues du marché les offres dont la somme des points des critères techniques n atteint pas 50 % du total. La phase de négociation n aura lieu qu avec les 3 candidats qui auront remis l offre économiquement la plus avantageuse en tenant compte des critères (et sous-critères) d'attribution listés dans le tableau ci-dessous. À l issue de la phase de négociation, une nouvelle analyse des offres des candidats retenus sera réalisée en tenant compte des critères (et sous-critères) d'attribution listés dans le tableau ci-dessous. Le marché sera alors attribué au soumissionnaire dont l offre a obtenu le plus de points. L'IWEPS se réserve formellement le droit de ne pas attribuer ce marché si aucune offre ne lui convient. Critères Qualité de la méthodologie argumentée proposée Dont : - Originalité de la méthodologie - Qualité de la méthodologie (on entend par qualité de la méthodologie, notamment et sans que la présente liste ne soit exhaustive: une méthodologie combinant à la fois approche qualitative et quantitative; une méthodologie transparente permettant la traçabilité des résultats) Prix (celui qui propose le meilleur prix a la cote maximale, les autres ont une cote relative calculée sur la base d'une règle de trois) Qualité organisationnelle (temps chercheurs juniors/seniors, encadrement de la recherche par un senior, personnes de contact, ) Points 45/100 15/100 30/100 25/100 15/100 Adéquation du calendrier de travail 15/100 Durée de validité des offres Le soumissionnaire reste engagé par son offre pendant un délai de 60 jours prenant cours le lendemain du jour fixé pour le dépôt des offres. Forme de l'offre L offre doit être établie, en langue française, dans les conditions prévues aux articles 90 et 91 de l arrêté royal du 8 janvier L offre doit être rédigée sur base du formulaire imposé par le pouvoir adjudicateur et joint au présent cahier spécial des charges (Voir annexe 1) 13

14 L offre et tous les documents doivent être signés et datés par le soumissionnaire. L offre déposée par les mandataires indique clairement le ou les mandats au nom duquel/desquels ils agissent. Les mandataires joignent à l offre l acte authentique ou sous seing privé qui leur accorde ces pouvoirs ou une copie attestant la conformité de leur procuration à l original. Dépôt de l'offre Pour l établissement et le dépôt de leur offre, les soumissionnaires doivent utiliser le support papier. L'offre doit être envoyée par la poste par courrier recommandé. Dans ce cas, l'enveloppe scellée porte l'indication «Offre Nom du marché et sa référence», dûment affranchie et envoyée à l'adresse suivante: IWEPS A l'attention de Mme. Isabelle Pierrard, Directrice du Service d'appui Route de Louvain-la-Neuve, Belgrade L'enveloppe scellée doit, quant à elle, porter les mentions suivantes: Remarques : Ne pas ouvrir SVP Appel d'offres «Dénomination du marché» Cahier des charges IWEPS/XXXX Date de la séance d'ouverture des offres Cette enveloppe peut également être remise en mains propres à la personne préposée à l accueil qui délivrera de suite un accusé de bonne réception daté et signé. Il est également souhaitable de communiquer l'offre sur un moyen électronique (clé USB, mail,...). Cette possibilité reste facultative. L'exemplaire «papier» portera la mention «Original». Seul ce dernier fera foi en cas de discordance entre les exemplaires (électroniques ou papier). Remise de l'offre L'offre doit parvenir au plus tard le 27 avril 2012 à 14h00 à l'adresse de remise des offres précédemment mentionnée. 14

15 DISPOSITIONS PARTICULIÈRES Les dispositions du cahier général des charges (annexe de l'arrêté royal du 26 septembre 1996) applicables au présent marché sont précisées par les mentions suivantes : 1. FONCTIONNAIRE DIRIGEANT (ARTICLE 1) Le fonctionnaire ou tout autre personne chargée de diriger et de contrôler l'exécution du marché est dénommée le fonctionnaire dirigeant. La direction et le contrôle de l'exécution du présent marché sont exercés par Mme Christine RUYTERS, Attachée scientifique. Dans le cadre du présent marché, le fonctionnaire dirigeant contrôlera les services et notifiera tout document en rapport avec ledit marché. D'une façon générale, le fonctionnaire dirigeant est habilité à demander n'importe quel service, pour autant que celui-ci soit explicitement prévu par le marché. Le fonctionnaire dirigeant n'est en aucun cas décideur des ordres, généralement quelconques, transmis à l'adjudicataire. Seul le pouvoir adjudicateur est habilité à décider. 2. CAUTIONNEMENT (ARTICLES 5 À 9) A. Montant Un cautionnement est exigé pour chaque commande supérieure à HTVA. Le montant du cautionnement est fixé à 5% du montant initial du présent marché. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d euros supérieure. B. Constitution et justification Dans les trente jours de calendrier qui suivent la notification du marché, le prestataire de services est tenu d apporter la preuve de la constitution du cautionnement au pouvoir adjudicateur. La justification de la constitution du cautionnement se donne selon la nature du cautionnement par la production au pouvoir adjudicateur: soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire ; soit d un avis de débit remis par l établissement de crédit ou l entreprise d assurances. La preuve de la constitution du cautionnement doit être adressée au pouvoir adjudicateur. C. Défaut de cautionnement Lorsque le prestataire de services est en défaut d apporter la preuve de la constitution du cautionnement dans le délai susvisé, ce retard donne lieu de plein droit et sans mise en demeure à l application d une pénalité de 0,02% du montant initial du marché par jour de retard. La pénalité ne peut dépasser 2% du montant initial du marché. 15

16 Lorsque le prestataire de services reste en défaut d apporter la preuve de la constitution du cautionnement après une mise en demeure qui lui est adressée par lettre recommandée, le pouvoir adjudicateur peut : soit constituer le cautionnement d office par prélèvement sur les sommes dues pour le marché ; dans ce cas, la pénalité est forfaitairement fixée à 2% du montant initial du marché; soit appliquer les mesures d office D. Libération du cautionnement A la demande du prestataire de services, le cautionnement est libéré en une fois à la fin de la prestation. 3. SOUS-TRAITANTS (ARTICLE 10 1ER) Le recours à des sous-traitants est autorisé moyennant description, dans l'offre, des soustraitants utilisés et de leur apport au présent marché. Le prestataire de service ne peut confier tout ou partie de la mission décrite dans le présent cahier spécial des charges à un sous-traitant non mentionné initialement dans l'offre, sauf accord préalable et écrit du pouvoir adjudicateur. Le fait que l'adjudicataire confie tout ou partie de ses engagements à des sous-traitants ne dégage pas sa responsabilité envers le pouvoir adjudicateur. Celui-ci ne reconnaît aucun lien avec ces tiers. 4. RÉVISION DES PRIX (ARTICLE 13 2) Les prix mentionnés dans l'offre retenue seront considérés comme fermes et définitifs. Il ne sera admis aucune révision pour des variations éventuelles des éléments constitutifs des prix. 5. PROPRIÉTÉS ET UTILISATION DES RÉSULTATS (ARTICLE 14 2) La Région wallonne sera seule propriétaire des résultats fournis par le prestataire à la suite de ce marché. Elle peut librement exploiter et ré-utiliser les éléments ayant été fournis dans le cadre de ce marché à toute fins utiles et sous quelque forme ou support que ce soit, c'est-à-dire qu'elle peut notamment diffuser les résultats de l'étude à tous les organismes qui relèvent du Gouvernement wallon. 6. PAIEMENTS (ARTICLE 15) Le paiement des prestations effectuées intervient dans un délai de 50 jours calendrier à compter de la réception de la facture, pour autant que le pouvoir adjudicateur ait été mis dans les délais prévus en possession des autres documents éventuellement exigés. Les paiements sont effectués sur présentation de factures correspondant à la valeur des services réellement prestés, après approbation de ces derniers,. Le planning de présentation des factures sera décidé en accord avec le soumissionnaire au début du marché. 16

17 Les factures mentionnant la référence du présent marché (à savoir «IWEPS-2012/002») seront adressées à l'adresse suivante : IWEPS A l'attention de Mme Isabelle Pierrard, Directrice du Service d'appui Route de Louvain-la-Neuve, Belgrade 7. REMISE DES AMENDES POUR RETARD D'EXÉCUTION (ARTICLE 17 3) Toute demande de remise d amendes pour retard est à adresser au fonctionnaire dirigeant. La demande de remise d amendes doit, sous peine de déchéance, être introduite par écrit au plus tard le soixantième jour de calendrier à compter du paiement de la facture sur laquelle les amendes ont été retenues. 8. COMPÉTENCE JURIDICTIONNELLE (ARTICLE 18 2) Les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Namur sont seuls compétents pour connaître des litiges relatifs au présent marché. 9. DÉFAUT D'EXÉCUTION : PÉNALITÉS ET SANCTIONS (ARTICLES 20 ET 75) Les manquements constatés à charge du prestataire rendent l'adjudicataire passible d'une ou de plusieurs des mesures prévues aux 4 à 9 de l'article 20 et 75 du cahier général des charges. A. Constatation Sauf pour les amendes de retard, tous les manquements aux clauses du marché, y compris la non-observation des ordres du pouvoir adjudicateur, sont constatés par un procès-verbal dont une copie est transmise immédiatement à l'adjudicataire par lettre recommandée à la poste. L'adjudicataire est tenu de s'exécuter immédiatement. Il peut faire valoir ses moyens de défense par lettre recommandée à la poste adressée au pouvoir adjudicataire dans les quinze jours de calendrier suivant le jour déterminé par la date postale de l'envoi du procès-verbal. Son silence est considéré, après ce délai, comme une reconnaissance des faits constatés. B. Compensation Le montant des amendes et pénalités, ainsi que le montant des dommages, débours ou dépenses résultant de l'application des mesures d'office sont imputés en premier lieu sur les sommes facturées par l'adjudicataire et ensuite sur le cautionnement. C. Les sanctions Pénalités : Un procès-verbal dont une copie est transmise immédiatement à l'adjudicataire par lettre recommandée à la poste constate les manquements aux clauses du marché feront l'objet d'une pénalité qui sera calculées comme suit: 17

18 pénalité unique : 0,07% du montant du marché avec un minimum de 27 et un maximum de 270 Amendes pour retard : Les amendes pour retard sont établies à titre d'indemnité forfaitaire pour retard dans l'exécution du marché. Elles sont dues sans mise en demeure par la seule expiration du délai d'exécution. Tout dépassement des délais d'exécution sera sanctionné par une amende de 0.07% du montant du marché par jour calendrier de retard, le maximum étant fixé à 5.0% de la valeur des services dont l'exécution a été effectuée avec un même retard. Les amendes pour retard dont le montant total n'atteint pas 55.0 par marché sont négligées. Mesures d'office : Le pouvoir adjudicateur peut résilier unilatéralement le présent marché s'il apparaît que le prestataire ne remplit pas sa mission avec la diligence et la compétence voulues. Cette résiliation sera motivée et ne peut remettre en cause le paiement des prestations déjà effectuées le jour de la notification de la résiliation. Le prestataire ne pourra toutefois prétendre à aucun dédommagement pour la partie du travail non réalisée. La totalité du cautionnement est acquise de plein droit au pouvoir adjudicateur à titre de dommages. Cette mesure exclut l'application des amendes pour retard d'exécution. 10. ELÉMENTS INCLUS DANS LE PRIX (ARTICLE 67) Le prestataire de service est censé avoir inclus dans ses prix tant unitaires que globaux tous les frais et impositions généralement quelconques grevant les services, à l'exception de la taxe sur la valeur ajoutée. Sont notamment inclus dans le prix du marché : les frais administratifs et de secrétariat; les frais de déplacement, de transport et d'assurance; les livraisons de pièces et documents liés à l'exécution de la prestation; les frais de téléphone, fax et autres frais de fonctionnement; les frais d'utilisation de matériel et d'acquisition des biens et services divers; les frais inhérents à la participation du prestataire de services au comité d accompagnement dont il est question à l article 71 de la présente partie du cahier spécial des charges; les frais de réception. 11. MODALITÉS D'EXÉCUTION (ARTICLE 69) A. Modifications du marché Moyennant le paiement des prestations effectuées et acceptées, le pouvoir adjudicateur a la faculté de mettre fin à tout moment à tout ou partie du présent marché par l envoi au prestataire de services d une lettre recommandée en ce sens. 18

19 Le prestataire de services a en outre droit dans cette hypothèse à une indemnité représentant cinq pour cent de la partie du marché qui reste inachevée à la date de notification de la résiliation. B. Comité d'accompagnement Dès notification de la conclusion du marché, une réunion de lancement sera organisée avec le fonctionnaire dirigeant pour préciser les modalités d exécution et, notamment, la manière dont le travail sera effectué par l'adjudicataire et suivi par le fonctionnaire dirigeant durant la période des prestations de services. La mission commencera après cette réunion de lancement qui sera fixée par le pouvoir adjudicateur. A cet effet, il est institué un comité d accompagnement de la mission chargé du suivi de l'exécution du marché. La composition de ce comité est présentée ci-dessous. Deux représentants de l IWEPS Représentation des institutions Deux représentants de la DiCS Secrétariat Général du SPW Un représentant de la DGO5 du SPW Deux représentants du Cabinet du Ministre Président Un représentant du Cabinet du Ministre des Pouvoirs locaux, de la Ville et du Tourisme Un représentant du Cabinet de la Ministre de la Santé, de l Action sociale et de l Egalité des chances Le comité est présidé par un représentant du pouvoir adjudicateur. Il assure la coordination administrative de la mission et en vérifie la bonne exécution conformément aux clauses et conditions du présent cahier spécial des charges et veille notamment: à la coordination des actions que ce soit du côté de l'administration ou du côté de l'adjudicataire et des éventuels sous-traitants; à la définition ou redéfinition des tâches prioritaires pour l'exécution du marché; à la gestion du changement c'est-à-dire la mesure de l'impact de tout événement intervenant dans le processus d'exécution du marché: modification de réglementation, nouveau besoin et modification subséquente des spécifications, Il prend ou propose de prendre dans ces circonstances les décisions nécessaires à la poursuite du marché. Le prestataire de services communique au plus tôt au pouvoir adjudicateur tous les renseignements nécessaires pour permettre à celui-ci d apprécier l état d avancement du marché. à la gestion de l avancement du marché en fonction des objectifs globalement assignés et des délais convenus pour chaque mission. Le comité se réunit au lancement du projet, au moment de la remise du rapport intermédiaire (mi-novembre 2012) et du rapport final d évaluation (mi-janvier 2013), et en fin de recherche. Des éventuels invités pourront être présents en fonction des sujets à traiter. 19

20 Le secrétariat du comité d accompagnement sera assuré par l'adjudicataire. Il adressera à tous les participants un ordre du jour, accepté préalablement par le fonctionnaire dirigeant, au moins cinq jours ouvrables avant chaque réunion. Il en réalisera ensuite le compte-rendu qui sera transmis pour approbation aux participants dans les quinze jours ouvrables qui suivent la réunion. Chaque participant aura alors un délai de 5 jours ouvrables, à compter de la réception par voie postale ou par courrier électronique, pour communiquer ses remarques concernant le document et pour répondre au plus vite à l ensemble des points et actions qui le concerne. Passé ce délai, les décisions actées dans le document sont considérées comme approuvées. C. Confidentialité L'adjudicataire s'engage à garder confidentielles, tant pendant qu'après l'exécution du marché, toutes les données et informations, de quelque ordre que ce soit, qui lui seront communiquées ou dont il aura eu connaissance au cours de sa mission. L'adjudicataire se porte garant du respect de la confidentialité des données par son personnel et ses sous-traitants. Il ne divulguera que les données nécessaires à l'exécution du marché, aux seuls membres de son personnel et à ceux de ses sous-traitants directement concernés par le marché. L'adjudicataire s'interdit toute communication écrite ou verbale sur ces sujets et toute remise de documents à des tiers sans l'accord préalable du fonctionnaire dirigeant. 12. LIEU DE PRESTATION (ARTICLE 70) Il n'est pas prévu d'indication particulière quant au lieu de prestation de la mission. 13. RÉCEPTION TECHNIQUE (ARTICLE 71) La réception technique consiste à vérifier si les services prestés répondent aux conditions imposées par le Cahier Spécial des Charges. Dans cette perspective, trois rapports seront remis à l IWEPS. Un premier rapport intermédiaire (à remettre avant la mi-novembre 2012) intègrera la synthèse des tables rondes supra-communales. Un deuxième rapport (à remettre avant la mi-janvier 2013) inclura l analyse des résultats des tables rondes supracommunales intégrée dans l analyse du processus de mise en œuvre du PCS. Ce rapport correspondra au rapport final de l évaluation du PCS. Un dernier rapport comprendra en plus, un compte rendu des valorisations scientifiques des résultats de l évaluation. Ce rapport est déposé au moins quinze jours avant la fin du délai d exécution des prestations qui ne peut excéder 15 mois. En règle générale, le pouvoir adjudicataire veillera à analyser les livrables reçus et y apporter ses remarques dans un délai maximum de 10 jours ouvrables, à dater de la remise de ceux-ci. 14. RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE DE SERVICES (ARTICLE 72 1) Le prestataire de service assume l'entière responsabilité des erreurs ou manquements dans les services réalisés, notamment dans les études, les calculs ou tous autres documents produits par lui en exécution du marché. L adjudicataire est tenu de souscrire une assurance couvrant, dès le début du marché, sa responsabilité en matière d accidents du travail et de risques professionnels. 20

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