Salon des Partenaires Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ) 17 et 18 juin 2015 Centre des congrès de Québec Salle 400B

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1 Manuel de l exposant Salon des Partenaires Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ) 17 et 18 juin 2015 Centre des congrès de Québec Salle 400B

2 Table des matières 1.0 INFORMATIONS GÉNÉRALES Promoteur de l événement Bons de commande Lieu Coordination technique et logistique Horaire du Salon des Partenaires Horaire de montage des kiosques Entreposage du matériel durant l événement Kiosque d exposition : services inclus Démontage des kiosques Douanes Services alimentaires Hébergement des exposants Écoresponsabilité de l événement RECOMMANDATIONS Accréditations pour les exposants Présence au kiosque obligatoire Kiosque Manutention et entreposage Préservation de l espace loué Ruban adhésif Sollicitation et matériel publicitaire Tirages et concours SERVICES OFFERTS À L EXPOSANT Accrochage plafond Sécurité et surveillance Assurances Services auxiliaires fournis par le Centre Internet Lecteur de codes-barres et clé USB Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires I

3 3.7 Décorateur officiel Stationnements Entretien ménager Incendie protection Autocollants Restrictions générales Obstruction aires communes Pourboires Livraison durant le Salon Vestiaires Ballons et confettis Enfants Véhicules motorisés LISTE DES FOURNISSEURS OFFICIELS PLAN DU SALON SALLE 400B CARTE DES STATIONNEMENTS HÉBERGEMENT ANNEXE 1 - MESURES DE SÉCURITÉ ET PRÉVENTION DES INCENDIES ANNEXE 2 - EXEMPLE D ÉTIQUETTE POUR ADRESSAGE ANNEXE 3 - PROCÉDURE DE SORTIE À LA FERMETURE DE L EXPOSITION Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires II

4 1.0 INFORMATIONS GÉNÉRALES 1.1 Promoteur de l événement Le promoteur du Salon des Partenaires est l Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ). L ADMQ est également mandatée pour la coordination du Salon. M me Nathalie Martineau Association des directeurs municipaux du Québec 400, boul. Jean-Lesage, Hall Est, bureau 535 Québec (Québec) G1K 8W1 Téléphone : poste 203 Télécopieur : Courriel : 1.2 Bons de commande Les bons de commande pour la location de mobilier, tapis, etc. devront être envoyés à : GES Spécialiste mondial de l événement 950, avenue Saint-Jean-Baptiste, bureau 100 Québec (Québec) G2E 5E9 Contact : M me Amélie Paquet Téléphone : , poste 222 Courriel : Les bons de commande de notre décorateur GES pour la location de mobilier, tapis, kiosque etc. sont disponibles sur notre site internet au : Les bons de commande pour les services offerts par le Centre des congrès de Québec (CCQ), énumérés à la section 4, devront être complétés directement sur le site Internet du CCQ au : IMPORTANT! Vous devez faire défiler la page jusqu au nom de l événement (Congrès annuel 2015 de l Association des directeurs municipaux du Québec), puis cliquer sur Services du Centre afin d ouvrir le fichier Excel et ainsi accéder aux bons de commande par le biais des onglets au bas de votre écran. Vous devez faire parvenir vos bons de commande à M me Line Laliberté, au Centre des congrès de Québec, avant 16 h 30, le lundi 1er juin Des frais supplémentaires de 25 % s appliqueront après cette date. Courriel : 1

5 1.3 Lieu L exposition aura lieu au Centre des congrès de Québec, dans la salle 400B. CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC Tout le matériel, incluant celui transporté manuellement, doit être acheminé à cette adresse : Livraison du matériel (montage et démontage) Centre des congrès de Québec 855, rue Jean-Jacques-Bertrand Débarcadère niveau 4 Québec (Québec) G1R 5V3 Voir un exemple d étiquette pour adressage en annexe. Le Centre des congrès de Québec acceptera le matériel à partir du lundi 15 juin Des frais d entreposage pré événement s appliquent pour tout matériel d exposant reçu avant cette date. Entrée des visiteurs Entrée principale du Centre des congrès de Québec 1000, boul. René-Lévesque Est Québec (Québec) N.B. : Aucune livraison ni cueillette ne sera acceptée à cette adresse. Le Centre est également accessible par les passages souterrains le reliant à Place Québec, aux hôtels Québec Hilton et Delta ainsi qu à la colline Parlementaire et aux 4 stationnements avoisinants. La direction du Salon se réserve le droit de refuser l admission au Salon à tout visiteur, exposant ou employé d un exposant qui, selon son avis, est indésirable ou peut entraver le bon fonctionnement du Salon. 1.4 Coordination technique et logistique Accès au débarcadère des exposants Le débarcadère désigné pour le Salon des Partenaires est accessible par la rue Jean- Jacques-Bertrand. Il est composé de sept quais souterrains pouvant accueillir des remorques jusqu à 53 et d une hauteur maximale de 13 5". Le stationnement n est pas permis au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant verra son véhicule remorqué. Le Centre des congrès recommande d utiliser le transporteur officiel, Dolbec Logistique International, pour faciliter l expédition du matériel d exposition. L adresse d expédition pour l entreposage pré-événement est : Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 2

6 DOLBEC / TRANSPORT MORNEAU Congrès ADMQ 2015 / SALON DES PARTENAIRES 2015 NOM EXPOSANT ET N O DE KIOSQUE : 1895, rue A.-R. DECARY Québec (Québec) G1N 3Z8 Contact : M me Nathalie Huot de Dolbec logistique international inc. Téléphone : (418) Sans frais : (855) Cellulaire : Courriel : 1.5 Horaire du Salon des Partenaires Mercredi 17 juin : Jeudi 18 juin : 13 h à 17 h 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 14 h 1.6 Horaire de montage des kiosques Mardi 16 juin : 17 h à 21 h Mercredi 17 juin : 8 h à 11 h 30 Tout exposant qui expédie son matériel par un transporteur ou par un service de messagerie directement au Centre des congrès de Québec et qui n est pas présent pour recevoir le matériel, comprend que son matériel sera automatiquement manutentionné par le personnel du Centre et que des coûts s appliqueront. Tout exposant qui arrive au débarcadère avec son matériel peut, s il le désire, se manutentionner lui-même avec un chariot qui sera mis à sa disposition par le Centre. Aucun exposant ne peut monter un kiosque après les heures d ouverture de l aire d exposition ou le démonter avant la fermeture de l exposition. Si vous prévoyez exposer un véhicule, nous vous demandons de contacter M me Nathalie Martineau, afin de déterminer certains éléments, dimensions du véhicule, débarcadère à utiliser, capacité portante du plancher, etc. 1.7 Entreposage du matériel durant l événement Pour des raisons de sécurité et de rapidité d opération, les exposants ne sont pas autorisés à effectuer l entreposage de leur matériel eux-mêmes. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 3

7 Il est fortement recommandé de faire appel aux services du Centre des congrès de Québec pour la manutention et l entreposage obligatoire de vos boîtes et caisses vides; des frais vous seront facturés. Les frais minimum sont de 85 $ (30 $ pour l entreposage et 55 $ pour la manutention au chariot manuel, à condition que ces services soient commandés avant la date butoir, soit le lundi 1er juin 2015 avant 16 h 30). Les exposants doivent compléter les deux bons de commande appropriés se trouvant sur le site du CCQ, ou s informer auprès du comptoir de service lors du montage de l exposition; des frais supplémentaires de 25 % s appliquent après la date butoir et sur place. Les étiquettes d identification de la marchandise à entreposer seront fournies sur place au comptoir de services du Centre des congrès. Comme spécifié dans le document sur les mesures de sécurité et prévention des incendies (voir annexe), aucune boîte de carton ou caisse vide ne sera tolérée sous les tables, derrière les kiosques ou à quelque autre endroit dans l aire d exposition. 1.8 Kiosque d exposition : services inclus Espace de 10 x 10 (non aménagé) ou 10 x 20 (non aménagé) ; Une connexion Internet (sans fil) ; Alimentation électrique (1 prise de 15 A / 110 V par firme exposante) ; Un lecteur optique ; Une liste des congressistes préinscrits (noms de la personne téléphone et de la municipalité) ; Invitation pour 1 personne au cocktail et au banquet du mercredi 17 juin ; Invitation pour 2 personnes au cocktail des exposants du jeudi 18 juin ; Invitation pour 2 personnes au dîner du jeudi midi 18 juin avec les congressistes ; Pauses-café ; Inscription de votre entreprise dans le Guide du Salon, si réservation faite avant le 30 avril IMPORTANT! 1. Une entreprise par espace d exposition vendu ; 2. Le tapis n est pas inclus mais est obligatoire dans cette salle. N.B. : Si vous prévoyez avoir besoin de location de stand personnalisé, matériel ou de morceaux de mobilier, tels que tapis, comptoirs, tabourets, murs de velcro, location de plantes, main-d œuvre pour montage et démontage de stand, etc., veuillez remplir le bon de commande de GES Spécialiste mondial de l événement que vous trouverez à l'adresse suivante : Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 4

8 1.9 Démontage des kiosques Jeudi 18 juin 14 h à 18 h Les transporteurs autres que Dolbec logistique ne pourront accéder au débarcadère avant 14 h pour le démontage le jeudi 18 juin, et tout le matériel doit être sorti pour 18 h. Tous les kiosques doivent rester montés jusqu à la fermeture officielle du Salon. Les règlements concernant la sortie vous seront remis sur place, dans la pochette de l exposant. Dès que le matériel de l exposant sera complètement transféré au débarcadère, le transporteur, selon la disponibilité d espace et le type de véhicule, sera admis au quai afin d effectuer le chargement. Voir en annexe le document Procédure de sortie à la fermeture de l exposition. Aucun chariot de quatre roues et plus ne peut circuler dans le hall principal du Centre des congrès de Québec. De plus, vous ne pouvez stationner votre véhicule sur la promenade Desjardins pour y embarquer votre matériel. Tout matériel d exposition n ayant pas quitté les lieux après 18 h sera pris en charge par le transporteur officiel de l événement, Dolbec Logistique International, et ce, à vos frais. Le promoteur se dégage de toute responsabilité pour les produits perdus ou volés sur le site d exposition. Il est recommandé que l exposant emporte avec lui, au début du démontage, les menus articles de valeur, et qu il assure lui-même la surveillance de son kiosque Douanes Il est fortement recommandé de transiger avec le courtier en douane officiel de l événement. Ceci facilite les démarches aux postes d entrée des frontières canadiennes. Vous trouverez les coordonnées de votre courtier en douanes «Dolbec Logistique International inc.». La personne-ressource est M me Ginette Blouin. Vous pouvez la joindre par téléphone au ou au numéro sans frais , ou encore par courriel au 1.11 Services alimentaires La firme Capital HRS Traiteur possède l exclusivité en ce qui a trait à la vente et la distribution de la nourriture et des boissons à l intérieur du Centre. Aucune nourriture ou boisson ne peut être distribuée, vendue ou donnée en échantillon sans l autorisation écrite de la direction du centre Hébergement des exposants Il est de la responsabilité de chaque exposant de procéder à la réservation de chambre(s) d hôtel si nécessaire, et ce, en communiquant lui-même directement avec les Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 5

9 hôtels. Une liste des hôtels à proximité du Centre des congrès est disponible dans la section 7 de ce manuel de même que sur le site Internet du Salon des Partenaires Écoresponsabilité de l événement Dans un souci d écoresponsabilité, l ADMQ recommande à ses exposants de ne pas remettre de façon abusive des documents papiers et de privilégier l échange de documents électroniques avec les congressistes. Une clé USB de même qu un sac réutilisable seront fournis aux congressistes. De plus, l Association incite les exposants à porter une attention particulière aux déchets produits lors de l événement, plus précisément au démontage. Des îlots pour les déchets putrescibles sont prévus par le CCQ. L ADMQ met aussi à la disposition des exposants une poubelle de recyclage dans chaque kiosque. Prière de les utiliser! 2.0 RECOMMANDATIONS 2.1 Accréditations pour les exposants Chaque entreprise exposante aura droit à deux (2) accréditations (par 100 pi 2 ) qui seront au nom de l entreprise seulement. Elles seront disponibles au comptoir d accueil des exposants installé dans le foyer du niveau 4, à la porte d entrée du Salon, à compter du mardi 16 juin. 2.2 Présence au kiosque obligatoire L exposant doit maintenir une personne en service continu durant les heures de visite du Salon. Un nombre maximal de personnes est permis dans chaque kiosque. Pour un kiosque 10 x 10 : 3 personnes maximum Pour un kiosque 20 x 10 : 5 personnes maximum 2.3 Kiosque L exposant peut apporter son propre kiosque ou le louer auprès de GES ou d une autre compagnie spécialisée. Tous les kiosques devront avoir une hauteur maximale de 2,5 mètres (8 pieds), à moins d une entente préalable avec le promoteur, et être conformes au plan de l aire d exposition en ce qui concerne l entrée et les côtés séparateurs. Chaque exposant doit respecter un droit de vue de 3 pieds près de l allée. Tout kiosque fabriqué par un exposant devra recevoir l approbation de la direction du Salon et être conforme aux normes de sécurité et de protection des incendies. Sous-location La sous-location des emplacements est strictement interdite. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 6

10 Le promoteur ou la direction du Salon détermine les exigences particulières à son événement (couleur, hauteur, etc.). 2.4 Manutention et entreposage Seul le Centre ou son mandataire peut effectuer la manutention des marchandises aux fins de réception, d expédition et d entreposage (obligatoire) à l intérieur de l immeuble. Des chariots-élévateurs opérés par des employés du Centre sont disponibles, aux frais de l exposant, de même que des chariots manuels sans frais pour le transfert du matériel de l aire de livraison vers les emplacements des exposants. Pour les frais reliés à la manutention et à l entreposage, voir le bon de commande du Centre des congrès, sur le site internet : LES EXPOSANTS QUI ASSURENT EUX-MÊMES LE DÉCHARGEMENT DE LEUR MARCHANDISE DOIVENT LE FAIRE LE PLUS RAPIDEMENT POSSIBLE POUR LIBÉRER LE DÉBARCADÈRE. 2.5 Préservation de l espace loué Rien ne peut être fixé sur les murs ou les colonnes sans l autorisation de la direction du Centre. L exposant doit s assurer que l espace loué demeure en bonne condition et ne doit pas utiliser ni permettre d utiliser des clous, vis, crochets ou autres systèmes de fixation. Il est défendu de peindre le plancher ou d installer quoi que ce soit sans protection adéquate approuvée par la direction du Centre. 2.6 Ruban adhésif Les seuls adhésifs permis au Centre sont les suivants et peuvent être achetés sur place : Surfaces murales : languettes de fixation murale 3M, no 7220 Surfaces de plancher : Tuck Tape 85 ou équivalent Tuck Tape 99 ou équivalent Double Face Echo Tape DC-W188F Murs de brique : languettes de fixation murale 3M, no 7220 Tout exposant qui utilisera un type de ruban adhésif non permis devra assumer les frais de nettoyage. 2.7 Sollicitation et matériel publicitaire La distribution de documents publicitaires ou d objets promotionnels doit se faire qu à l intérieur des limites du kiosque de l exposant. Les activités de sollicitation sont Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 7

11 interdites dans les allées, aires de restauration, hall principal, dans les autres kiosques ainsi que pendant les repas et les cocktails auquel les exposants sont invités. Aucune nourriture ni breuvage ne peuvent être distribués, vendus ou donnés en échantillon sans l autorisation écrite de la direction du Centre. 2.8 Tirages et concours Les exposants ayant l intention de tenir un tirage ou un concours dans le cadre du Salon des Partenaires doivent en aviser l ADMQ. L Association se réserve le droit d annuler la tenue d un tirage ou d un concours lorsque celui-ci est jugé inapproprié. La valeur du prix ne doit pas excéder 200$. 3.0 SERVICES OFFERTS À L EXPOSANT 3.1 Accrochage plafond L installation de banderoles ou d enseignes au-dessus des kiosques est permise par le Centre des congrès de Québec selon les règles suivantes : L autorisation pour l installation doit être obtenue par le promoteur; La dimension des enseignes-banderoles doit être approuvée par la direction du Centre; Le message peut apparaître sur les deux faces; L installation doit être effectuée par les services de manutention du Centre (bon de commande Accrochage du Centre des congrès). Salle d exposition Hauteur du plafond : 29 pieds (9 mètres) 3.2 Sécurité et surveillance Le Centre est responsable de la sécurité générale requise pour maintenir l ordre durant l exposition. Ce service n est toutefois pas responsable des biens et propriétés de l exposant. Si vous désirez de la sécurité additionnelle, vous devez remplir le bon de commande du Centre, disponible à : L exposant n aura pas accès à la salle d exposition après la fermeture de l exposition. Il devra donc enlever ses effets personnels avant la fermeture. Aucun véhicule ne peut entrer dans la salle d exposition sans l autorisation de la direction du Centre. L exposant doit s assurer que rien ne sera fait qui pourrait porter préjudice aux personnes ou endommager les équipements du Centre. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 8

12 3.3 Assurances Comme stipulé au Contrat d espace d exposition, les exposants ont la responsabilité de se prémunir des assurances nécessaires pour couvrir les membres de leur personnel, le matériel exposé ainsi que leur équipement pour la durée totale du Salon, soit le montage, la période d exposition et le démontage. Le promoteur ainsi que le Centre ou ses agents n assument aucune responsabilité pour les dommages corporels ou les dommages matériels aux produits, kiosque, équipement ou décoration dus au feu, à l eau, au vol, durant l occupation des lieux loués ou de l immeuble, résultant de quelque cause que ce soit. Avant le début de l exposition, les exposants doivent souscrire une assurance de responsabilité civile des entreprises comprenant une limite de garantie de non moins de deux millions de dollars par sinistre et incluant une clause de recours entre coassurés, et fournir un préavis de trente jours à l ADMQ en cas de résiliation de la police ou de changement important apporté à celle-ci. L ADMQ sera désignée comme assuré additionnel pour toutes les activités découlant de la participation de l exposant à l exposition. Les exposants doivent faire parvenir leur preuve d assurance à l ADMQ avant le 1 er juin Services auxiliaires fournis par le Centre Afin de répondre aux besoins spontanés de l exposant, un comptoir de services sera ouvert dans la salle d exposition pendant la période de montage. Les commandes doivent être payées sur place. Vous trouverez la liste des services offerts par le Centre à la section 4. Il est possible que certains services ne puissent être rendus. Tous ces services doivent être réservés au moyen des bons de commande que vous trouverez sur le site Internet du CCQ au : Veuillez les faire parvenir par télécopieur au avant la date butoir, soit le lundi 1er juin 2015, avant 16 h Internet Une connexion Internet sans fil (dans la salle 400 B) est incluse dans votre contrat de location d espace. Veuillez vous référer au document qui vous sera remis lors de votre arrivée au Salon des Partenaires. Un accès gratuit à Internet sans fil pour usage personnel et non commercial est aussi offert partout au Centre des congrès de Québec, avec un accès limité. La limite de transfert de données est de 250 Mo / jour (pour une utilisation personnelle seulement). Une fois atteinte, une page Web s ouvre invitant l usager à acheter une session sans fil lui permettant de poursuivre la journée avec les mêmes caractéristique. La connexion payante à 15 $ pour 250 Mo s interrompra également à 3h AM. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 9

13 3.6 Lecteur de codes-barres et clé USB À votre arrivée au kiosque d accueil du Salon, un lecteur de codes-barres vous sera remis. À l aide de cet appareil, vous serez en mesure de lire les cocardes d identification des congressistes qui se présenteront à votre kiosque et de les relier à l aide d un fichier contenant des données sommaires les concernant. Ce fichier vous sera transmis quelques semaines avant l événement, accompagné d un courriel explicatif sur l utilisation du lecteur. 3.7 Décorateur officiel Le décorateur officiel du Salon est : GES Spécialiste mondial de l événement Téléphone : (418) ext. 222 Télécopieur : (418) Sans frais : Courriel : Personne-ressource: M me Amélie Paquet Cette compagnie est responsable des services suivants : location de stand personnalisé, location du matériel d éclairage, location du mobilier, impression des affiches, maind œuvre pour le montage des kiosques, etc. Les formulaires doivent être remplis avant le 4 juin 2015 afin de bénéficier des tarifs escomptés. Les bons de commande sont disponibles à l adresse 3.8 Stationnements Le Centre des congrès de Québec est situé à proximité de nombreux espaces de stationnements souterrains, dont au complexe Marie-Guyart (Complexe G), à Place Québec, 400 à Place Haute-ville (Delta) et au stationnement D Youville, tous reliés par corridors intérieurs. Ces stationnements sont ouverts 24 heures sur 24, sept jours par semaine (voir plan, section no 6). Des espaces périphériques pour le stationnement des véhicules lourds sont également disponibles à proximité. Des billets de stationnement à tarif réduit sont disponibles au kiosque du promoteur ou auprès des organisateurs. Pour les stationnements du complexe Marie-Guyart et du Carré d Youville, le coût est de 10 $ pour une période de 24 heures, avec le timbre remis par le promoteur. Pour le stationnement de Place Québec, le coût est de 12 $ par 24 heures, avec le timbre, et le nombre de places est limité. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 10

14 3.9 Entretien ménager Durant la journée, l entretien des allées publiques est maintenu. Si le nettoyage du kiosque est assuré par l exposant lui-même, celui-ci doit déposer ses rebuts dans les allées, chaque soir, à la fermeture. Les poubelles laissées à l intérieur du kiosque ne seront pas vidées. L exposant qui désire que son kiosque soit nettoyé quotidiennement doit remplir un bon de commande du Centre des congrès pour ce travail Incendie protection La prévention des incendies est soumise à des lois, normes et règlements très stricts. À cet effet, consultez le document en annexe : Mesures de sécurité et de prévention des incendies Autocollants L utilisation d autocollants, quels qu ils soient, sont strictement interdits par le Centre. Toute personne contrevenant à ce règlement risque de se faire confisquer son matériel et se verra facturée pour les coûts de nettoyage et de réparation Restrictions générales Les restrictions suivantes s appliquent aux exposants et à la main d œuvre utilisée pendant le montage et le démontage du Salon : Aucune consommation de boissons alcoolisées, aucun usage ou possession de substances prohibées ne seront tolérés. Si le fonctionnement d équipement ou d appareil produit un bruit ou des odeurs qui dérangent les exposants ou invités, il sera nécessaire de cesser le fonctionnement de cet équipement. L intensité du bruit ne doit pas dépasser 70 décibels à 4 pieds de la source du bruit. Le Centre est le seul juge en la matière Obstruction aires communes L exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, halls, escaliers et issues de secours de l immeuble, ni les utiliser à d autres fins que celles prévues par le Centre et par les autorités régissant la sécurité des édifices publics Pourboires Le code d éthique du Centre n autorise aucun de ses employés à recevoir ou à solliciter toute somme d argent ou bénéfice autre que le salaire versé par son employeur. Si vous étiez témoin d une demande de pourboires ou autres, nous vous prions de rapporter l incident à la direction du Centre. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 11

15 3.15 Livraison durant le Salon La livraison de petites caisses, boîtes ou autres est permise avant les heures d ouverture du Salon. Aucun transport de marchandises n est toléré durant les heures d ouverture du Salon Vestiaires Des vestiaires sont disponibles au hall principal, durant les heures d ouverture du Salon Ballons et confettis L usage des ballons gonflés à l hélium doit être préautorisé par le coordonnateur de votre événement. Des frais vous seront imputés pour la récupération des ballons au plafond après vos activités. L utilisation de confettis et de paillettes est interdite Enfants Pour des raisons de sécurité, la présence d enfants au débarcadère et dans la salle d exposition n est pas recommandée pendant les périodes de montage et de démontage Véhicules motorisés L exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Voir le document «Mesures de sécurité et prévention des incendies» disponible sur et en annexe du présent document. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 12

16 4.0 LISTE DES FOURNISSEURS OFFICIELS Fournisseurs Services Association des directeurs municipaux du Québec 400, boul. Jean Lesage, Hall Est, bureau 535 Québec (Québec) G1K 8W1 Téléphone : Télécopieur : Promoteur Personne-ressource : M me Nathalie Martineau Courriel : GES Spécialiste mondiale de l événement 950, Avenue St-Jean Baptiste, suite 100 Québec (Québec) G2E 5E9 Téléphone : (418) ext. 222 Télécopieur : (418) Sans frais : Location de stand personnalisé Location de mobilier et d accessoires Décorateur Plantes Signalisation Main-d œuvre Personne-ressource: M me Amélie Paquet Courriel : Centre des congrès de Québec 900, boul. René-Lévesque est, 2 e étage Québec (Québec) G1R 2B5 Téléphone : (418) , #4066 Sans frais : , #4066 Télécopieur : (418) Personne-ressource: Line Laliberté Courriel : Miro Location Téléphone : Télécopieur : Accrochage Électricité supplémentaire Manutention Entreposage obligatoire Nettoyage de kiosque Personnel temporaire Plomberie Surveillance Télécommunication Internet Personne-ressource : Robert Beauchamp Courriel : Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 13

17 AVW-TELAV Téléphone : Télécopieur : Services audiovisuels, partenaire officiel Personne-ressource: André Cauchon Courriel : Dolbec logistique international 361, rue Lavoie Québec (Québec) G1M 1B4 Téléphone : (418) Télécopieur : (418) Sans frais : Courriel : Transporteur officiel Courtier en douanes Personne-ressource : Nathalie Huot (transport) Cell. : (418) Personne-ressource : Ginette Blouin (douanes) Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 14

18 5.0 PLAN DU SALON SALLE 400B Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 15

19 6.0 CARTE DES STATIONNEMENTS Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 16

20 7.0 HÉBERGEMENT Afin de faciliter votre séjour au Salon des Partenaires à Québec, voici une liste d hôtels situés à proximité. Nous vous rappelons qu il est difficile d obtenir de l hébergement durant cette période et nous vous incitons à réserver le plus tôt possible. Hôtel Marriott 850, Place D'Youville Québec (Québec) G1R 3P6 Téléphone : Book your group rate: ADMQ 2015 >> En mentionnant que vous êtes exposant au Salon de l ADMQ, vous obtiendrez un prix réduit. Nombre de chambres limité, la réservation doit être effectuée avant le 16 mai Offre du 16 au 18 juin 2015 H ilton sur Vieux-Québec 1100, boulevard René Lévesque Est, C.P. 157 Québec (Québec) G1R 4P3 Numéro sans frais : Delta Québec 690, boul. René-Lévesque E Québec (Québec) G1R 5A8 Téléphone : Numéro sans frais : Hôtel Royal William Québec 360, boul. Charest Est Québec (Québec) G1K 3H4 Téléphone : Fairmont Le Château Frontenac 1 rue des Carrières Québec (Québec) G1R 4P5 Numéro sans frais : Hôtel Palace Royal 775, avenue Honoré-Mercier Québec (Québec) G1R 6A5 Numéro sans frais : Hôtel PUR 395, rue de la Couronne Québec (Québec) G1K 7X4 Téléphone : Best Western Centre-ville Québec 330, rue de la Couronne Québec (Québec) G1K 6E6 Numéro sans frais : Hôtel Château Laurier 1220, Place George-V Ouest Québec (Québec) G1R 5B8 Numéro sans frais : Hôtel du Capitole 972, rue Saint-Jean Québec (Québec) G1R 1R5 Numéro sans frais : Auberge Saint-Antoine 8, rue Saint-Antoine Québec (Québec) G1K 4C9 Numéro sans frais : Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 17

21 ANNEXE 1 - MESURES DE SÉCURITÉ ET PRÉVENTION DES INCENDIES Extrait du Guide du client du Centre des Congrès, janvier 2013 Vous retrouverez le guide complet à cette adresse : MESURES DE SÉCURITÉ ET PRÉVENTION DES INCENDIES 1 Centre des congrès de Québec janvier 2013 MESURES DE SÉCURITÉ ET PRÉVENTION DES INCENDIES La prévention des incendies est soumise à des lois, normes et règlements très stricts. Les règles de prévention des incendies mises en application au Centre des congrès de Québec permettent de limiter les risques inhérents aux congrès et expositions de façon à ce qu ils soient contrôlés par les systèmes de protection des incendies. Elles doivent être respectées en tout temps. Toute installation doit être approuvée par le chef de la sécurité et de la prévention du Centre des congrès de Québec. Lois, normes et règlements Les exigences mentionnées dans ce document ne sont qu un bref résumé de la réglementation municipale de la Ville de Québec en matière de prévention des incendies, du Code national du bâtiment 1990, du Code national de prévention des incendies 2005, de la Loi sur la sécurité dans les édifices publics (S3, r4) et toute réglementation s y rapportant. Pour toute demande d information supplémentaire, vous pouvez communiquer avec la Direction de la gestion immobilière et du soutien aux événements (DGI) du Centre des congrès de Québec au ou en tout temps avec le service de la sécurité au numéro , poste Approbation des plans de salle Il est de la responsabilité de l organisateur de faire approuver tout plan d aménagement de salle par la DGI du Centre des congrès de Québec, au plus tard dix (10) jours ouvrables avant le début des activités de montage. Aménagements des salles Les issues et accès aux issues doivent être libres en tout temps. Les affiches indiquant les sorties doivent être visibles et faciles à identifier. Le matériel incendie doit être visible et accessible. Les espaces prévus comme issue pour le hall d entrée et les foyers doivent demeurer dégagés et accessibles. Des allées de circulation d un minimum de 3 m (10 pieds) de largeur doivent être conservées en tout temps. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 18

22 Chaque porte d issue doit être desservie par une allée qui donne accès à au moins une autre sortie. L allée doit desservir en n importe quel point deux directions opposées menant à une porte d issue. La distance à parcourir jusqu à une porte d issue doit être d au plus 45 m (150 pieds) en n importe quel point. Lorsque le nombre d occupants d une assemblée ou d un stand fermé dépasse soixante (60) personnes, deux moyens d évacuation doivent être prévus. L entreposage de boîtes, caisses et autres matériaux combustibles doit se faire dans un endroit inaccessible au public. Aucun entreposage ne peut être effectué à l intérieur du stand, à l exclusion de l entreposage du matériel d exposition ou promotionnel sur une superficie maximale correspondant à 10 % de la superficie totale du stand et sur une hauteur maximale de un mètre. Aucun entreposage n est toléré à l arrière ou entre les stands. Seuls les prolongateurs électriques (rallonges) munis d une mise à la terre sont autorisés. L utilisation de pièces pyrotechniques exige l approbation de la DGI du Centre des congrès de Québec et du Service de protection contre l incendie de la Ville de Québec. Construction des stands ou décor Les stands et les décors doivent être de construction incombustible ou ignifugée. Les stands et les décors en bois sont autorisés seulement s ils sont construits de bois franc d un minimum de 7 mm (¼ pouce) d épaisseur. S il s agit de bois en latte celui-ci doit être bouveté. Les panneaux de particules sont interdits. Il n est pas nécessaire d ignifuger la marchandise en démonstration, mais les quantités doivent être limitées à un échantillon par couleur, qualité ou texture. Les structures avec plafond de plus de 37,16 m2 (100 pi2) incluant les véhicules récréatifs doivent être munies d avertisseurs de fumée avec audibilité de 90 décibels. Le Centre des congrès de Québec se réserve le droit d exiger que certaines structures soient protégées par des extincteurs automatiques à eau ou par du personnel qualifié en combat incendie, et ce, aux frais de l exposant ou de l organisateur. Les stands et décors fermés doivent être munis d un système d éclairage d urgence. Le papier transparent (acétate), les boîtes de papier ondulé, le papier sans joint, le polystyrène, le coroplaste et les arbres résineux naturels, le préfini 1/8 pouce d épaisseur, la jute, tout papier ou carton, tapis gazon, arbres et fleurs artificielles sont strictement interdits. Liquides et gaz inflammables L utilisation du propane est limitée à un cylindre d une capacité maximale de 5 livres, par salle. Lors d une exposition, l utilisation du propane est autorisée pour un maximum de 5 % du nombre total des stands. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 19

23 Tout autre type de liquide ou gaz inflammable doit faire l objet d une demande d approbation auprès de la DGI du Centre des congrès de Québec. Les contenants neufs n ayant jamais contenu de tels produits peuvent être exposés. Lorsqu ils ne sont pas utilisés, les liquides et gaz inflammables doivent être entreposés dans le local prévu à cette fin, en communiquant avec le Service de la sécurité (sans frais). Il est interdit de placer les bonbonnes et bouteilles de gaz comprimé dans les issues, à l extérieur sous les escaliers et à moins d un mètre d une issue. Appareils de cuisson L utilisation d appareils de cuisson doit faire l objet d une approbation de la DGI du Centre des congrès de Québec. Les appareils de cuisson doivent être à une distance de 0,6 m (2 pieds) des visiteurs et de tous matériaux combustibles. Les appareils doivent être déposés sur une surface incombustible et solidement fixés. Tout appareil de cuisson doit être homologué par un organisme canadien reconnu. Un extincteur portatif ayant une capacité d extinction d au moins 2A-20B:C doit être prévu près de chaque appareil de cuisson. Toute surface de cuisson d une capacité totale d au plus 8 KW pour un équipement de cuisson fonctionnant à l électricité, ou d au plus 14 KW pour un équipement fonctionnant au gaz, doit être pourvue d une hotte raccordée à un réseau d évacuation d air. Sa mise en place doit être conforme à la norme NFPA 96. Réf. : CNPI 1995, article Flamme nue À l exception des appareils de cuisson ou d utilisation de chandelles, toute utilisation de dispositif à flamme nue est interdite. La démonstration de chandelles allumées est interdite sous une tente, ou dans un stand muni d un toit. Dans les seuls cas ou des chandelles sont en démonstration, il est permis d avoir un maximum de quatre chandelles allumées par stand aux conditions suivantes : o o o o o le pourtour de la flamme doit être protégé par un verre; la chandelle doit reposer sur une base incombustible d une superficie d au moins 1½ fois la hauteur de la chandelle; la chandelle ne doit pas être accessible au public; le stand doit faire l objet d une surveillance constante; un extincteur portatif doit être situé dans le stand. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 20

24 Véhicules et autres moteurs à combustion Les bouchons de réservoirs de carburant doivent être verrouillés, à l exception des réservoirs n ayant jamais contenu de carburant. Les réservoirs ne doivent pas contenir plus du quart de leur capacité, à l exception des véhicules des services d urgence. Les accumulateurs doivent être débranchés, à moins d autorisation de la DGI du Centre des congrès de Québec. Il est interdit de démarrer un véhicule à combustion. Les clés des véhicules doivent être conservées au poste de sécurité. Pancartes et autres objets L usage de pancartes à main, pancartes montées sur bâton ou tige, mégaphones ou tout autre objet, qui de par sa nature peut constituer un élément perturbateur ou un danger pour l intégrité des personnes, des lieux et du bâtiment, est interdit à l intérieur du Centre des congrès et sur les terrains lui appartenant. Les cas d exception seront traités de façon individuelle par la DGI. Divers L utilisation d un appareil de chauffage à combustible solide, liquide ou gazeux est interdite. Lorsqu une garderie est en fonction pendant un événement, il doit y avoir un moniteur par dix enfants et un moniteur par cinq enfants pour les enfants de moins de deux ans. De plus, l organisateur devra s assurer de la conformité de cette garderie en vertu de la Réglementation sur les services de garde. Seuls les gaz inertes sont autorisés pour l assemblage des structures gonflables. Les machines à fumée fonctionnant à particules d huile sont strictement interdites. La présence d animaux doit faire l objet d une approbation des autorités de la Société du Centre des congrès de Québec. Seuls les chiens d assistance pour handicapés sont autorisés sans restriction. Le foin, la paille, les copeaux ou autres matières combustibles similaires, à l exception de celles qui sont utilisées pour l alimentation et l entretien journalier des animaux, sont interdits. L entreposage doit se faire à l extérieur ou dans une pièce offrant une résistance au feu d une heure. Un extincteur de type 2A doit se trouver à proximité. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 21

25 ANNEXE 2 - EXEMPLE D ÉTIQUETTE POUR ADRESSAGE Nom de l expéditeur Adresse Téléphone Télécopieur Nombre de boîtes Transporteur Coordonnées du courtier en douanes NOM DE LA COMPAGNIE EXPOSANTE Attention de : Salon des Partenaires 2015 de l ADMQ Numéro de kiosque : Centre des congrès de Québec Débarcadère niveau 4 855, Jean-Jacques-Bertrand Québec (QC) G1R 5V3 Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 22

26 ANNEXE 3 - PROCÉDURE DE SORTIE À LA FERMETURE DE L EXPOSITION Après le démontage, vous devez utiliser le débarcadère pour récupérer vos marchandises. POUR INFORMATION : Le stationnement sur la Promenade Desjardins est interdit. Les chariots ne sont pas tolérés dans les halls d entrée du Centre. Tout exposant qui désire utiliser un service de messagerie (FedEx, UPS, Purolator, DHL, etc.), doit LUI- MÊME remplir son bon de connaissement avec son n o de compte et communiquer avec celui-ci pour coordonner la cueillette de son matériel. DÉBARCADÈRE 855, rue Jean-Jacques-Bertrand G1R 5V3 DÉBARCADÈRE 875, rue St-Joachim G1R 5V4 ACCÈS AUX DÉBARCADÈRES DU CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC 855, rue Jean-Jacques-Bertrand G1R 5V3 875, rue St-Joachim G1R 5V4 FERMETURE DE L EXPOSITION - Le décorateur enlève les tapis des allées. Le décorateur enlève les tapis des allées au besoin. Distribution du matériel entreposé et emballage par l exposant SORTIE DU MATÉRIEL - PRISE EN CHARGE SORTIE DU MATÉRIEL PAR TRANSPORTEUR OFFICIEL Par l organisateur La manutention sera faite par le personnel du Centre des congrès. Par l exposant L exposant descend luimême son matériel au débarcadère. OU L exposant qui a payé ses frais pour le service de manutention avertit un préposé à la manutention et descend avec lui au débarcadère. L exposant se procure un coupon de sortie auprès du préposé du débarcadère. Lorsque son matériel est prêt et bien étiqueté, l exposant avertit un préposé à la manutention qui avise le responsable du quai. À la fin des heures prévues pour le démontage de l exposition du Congrès annuel 2015 de l Association des directeurs municipaux du Québec, tout le matériel non récupéré sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel, Dolbec Logistique International, dont le représentant est Nathalie Huot au numéro de téléphone Tous les frais encourus seront facturés à l exposant. L exposant se présente au quai avec son véhicule et remet le coupon au préposé au trafic, qui l autorise à entrer au quai pour récupérer son matériel. Bacs de recyclage installés à l entrée de la salle, dans le corridor de service. Manuel de l exposant 2015 Congrès ADMQ Salon des Partenaires 23

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