Programme de subvention HERCULE III Formations dans le domaine de la lutte contre la fraude Guide pour l'organisation d'un événement de formation

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1 Programme de subvention HERCULE III Formations dans le domaine de la lutte contre la fraude Guide pour l'organisation d'un événement de formation Le présent document se veut un guide général pour ceux qui ont l'intention d'organiser un événement de formation cofinancé par le programme Hercule III 1. Il n'a aucune valeur juridique et ne doit être utilisé qu'à des fins de référence. Il décrit toutes les étapes à suivre lors de l'organisation de ce type d'événement. Nullement exhaustif, il vise à alimenter la réflexion des organisateurs qui entreprennent de mettre sur pied un événement dans le cadre du programme Hercule III. Chaque événement s'inscrit dans un contexte particulier et rencontre des problèmes spécifiques; l'ampleur et la portée des objectifs qu'il poursuit peuvent donc varier. AVIS JURIDIQUE Ni la Commission européenne, ni aucune personne agissant en son nom n'est responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations qui suivent. 1 Règlement n 250/2014 du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 (JO L 84 du , p. 6).

2 TABLE DES MATIÈRES 1. DÉFINITION DES OBJECTIFS CYCLE DE FORMATION APPROCHE SMART ÉVALUATION DISPOSITIONS PRATIQUES DURABILITÉ PERSONNEL LIEU FIXATION DE LA DATE PARTICIPANTS, ORATEURS ET MODÉRATEURS INVITATION PROGRAMME INTERPRÉTATION STRATÉGIE DE COMMUNICATION RESTAURATION PLAN DE DIFFUSION ÉQUIPEMENTS KITS DE CONFÉRENCE FORMULAIRES D'ÉVALUATION DÉLAIS PRÉVUS DANS LA CONVENTION DE SUBVENTION DOCUMENTS À FOURNIR À LA COMMISSION LISTES DE CONTRÔLE LISTE DE CONTRÔLE POUR LA PLANIFICATION DE L'ÉVÉNEMENT LISTE DE CONTRÔLE DURANT L'ÉVÉNEMENT LISTE DE CONTRÔLE APRÈS L'ÉVÉNEMENT HYPERLIENS

3 1. DÉFINITION DES OBJECTIFS L'événement doit tenir compte des objectifs globaux du programme Hercule III ainsi que des priorités de l'appel spécifique publié. Le cycle de formation est un des instruments d'orientation pour la définition des objectifs. Il convient de décrire, dans le formulaire de demande, les résultats et l'impact escomptés de l'événement CYCLE DE FORMATION Le cycle de formation (en quatre étapes) comprend une série de mesures qui constituent un programme de formation complet: RECENSEMENT DES BESOINS DE FORMATION Au cours de cette étape initiale, les questions suivantes doivent être traitées: évaluation des besoins de formation réels du ou des groupes cibles spécifiques (évaluation ex ante et continue); réflexion approfondie sur les avantages pour le public cible et sur le contenu pertinent au regard des besoins. Il doit en résulter un ensemble d'activités de formation indiquant les objectifs à atteindre. CONCEPTION DE L'ÉVÉNEMENT DE FORMATION Formulez les résultats spécifiques de la formation, décidez d'un titre et rédigez une brève description: choisissez l'approche adéquate en fonction des objectifs de la formation (par exemple, petits groupes interactifs pour l'acquisition de compétences et grands groupes pour une mise à niveau générale); réfléchissez aux objectifs de l'événement de formation avant de concevoir les activités de formation; recensez les sujets intéressants (besoins). ORGANISATION DE SESSIONS DE FORMATION Formation pratique (par exemple, comment mettre en œuvre des instruments de l'ue dans les contextes nationaux). Formation interactive par l'utilisation appropriée des technologies. Les bonnes pratiques doivent être recensées. ÉVALUATION DES SESSIONS DE FORMATION La planification de l'évaluation doit commencer par la formulation de questions spécifiques. Suivi et enquêtes de satisfaction. 3

4 Élaborez et examinez de manière critique les mesures d'évaluation, à l'aide du modèle de Kirkpatrick 2 par exemple, qui évalue essentiellement la formation selon les points de vue suivants: niveau de réaction (dans quelle mesure les participants à la formation ont-ils été satisfaits?); apprentissage (dans quelle mesure ont-ils appris quelque chose?); comportement (dans quelle mesure le comportement sur le lieu de travail a-t-il changé à la suite du programme?); niveau (dans quelle mesure le niveau de formation a-t-il eu une incidence sur les résultats?) APPROCHE SMART Les objectifs d'un événement de formation doivent être fixés et évalués à l'aide de l'approche SMART. Ils doivent correspondre aux éléments déterminants du problème sur lesquels la conférence cherche à se focaliser et se prêter à une évaluation à la fin de celle-ci. En outre, ces objectifs doivent être SMART (spécifiques, mesurables, acceptables pour le groupe cible, réalistes et temporellement définis). Les objectifs SMART déterminent les éléments du plan d'évaluation et de mesure, notamment les indicateurs et les mesures de performance. Les indicateurs sont utilisés pour obtenir des preuves tangibles de réalisations, de changements ou de progrès effectués. Les indicateurs décrivent le type de données qui vous seront nécessaires pour répondre à vos questions d'évaluation. Une mesure de performance reflète l'ampleur des changements ou des progrès réalisés par rapport à un but ou un objectif spécifique. SPÉCIFIQUES (significatifs, précis, simples) Bien définis et clairs pour quiconque a une connaissance de base du projet. La partie «spécifique» d'un objectif nous indique ce qui changera concrètement, et pour qui. Elle décrit les actions spécifiques qui en résulteront. Dans certains cas, il conviendra d'indiquer de quelle façon le changement sera mis en œuvre (par exemple, par une formation). MESURABLES (sensés, motivants, gérables) L'objectif est-il réalisable et que reste-t-il à faire pour l'atteindre? 2 Kirkpatrick, D. L. et Kirkpatrick J.D. (2006). Evaluating Training Programs (3rd ed.). San Francisco, CA: Berrett-Koehler Publishers. 4

5 Le caractère mesurable implique la possibilité de calculer ou de quantifier d'une autre manière une activité ou ses résultats. Cela signifie également que la source des données de mesure et le mécanisme de collecte de celles-ci ont été déterminés, et que la collecte des données est réalisable pour votre projet. ACCEPTABLES POUR LE GROUPE CIBLE (convenus, atteignables, réalisables) Convenez des objectifs avec toutes les parties prenantes. L'objectif doit être réalisable avec les ressources disponibles et limité de manière appropriée dans sa portée, et il doit tenir compte des limites et de l'influence du programme. RÉALISTES (pertinents, raisonnables, gratifiants, axés et basés sur les résultats) Utilisation des ressources disponibles, en ayant conscience du facteur temps. La pertinence se rapporte au lien entre l'objectif et les finalités globales du programme ou la finalité de l'intervention. TEMPORELLEMENT DÉFINIS (situés dans le temps, opportuns, tangibles, traçables, axés sur le temps) Quand cet objectif sera-t-il accompli? Assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour atteindre l'objectif. Un échéancier précis et raisonnable doit être intégré à l'objectif. 2. ÉVALUATION L'évaluation est un aspect important des efforts de la Commission pour s'assurer que le programme Hercule III est mis en œuvre comme prévu et qu'il produit des résultats 3. L'accent sera mis sur l'évaluation des résultats permettant d'atteindre les objectifs du programme Hercule III. Les rapports finaux rédigés par les bénéficiaires de l'activité mise en œuvre jouent un rôle clé dans l'évaluation des performances du programme Hercule III. L'évaluation d'un projet peut être définie comme l'appréciation systématique de son succès. Le succès fait référence à la qualité du projet (les résultats ont-ils répondu aux besoins des groupes cibles?) ainsi qu'à ses résultats (les objectifs du projet ont-ils été atteints?). En tant que bénéficiaire d'une subvention, vous devez disposer d'une base de données 3 Article 13 du règlement relatif au programme Hercule III. 5

6 contenant les réalisations, les résultats et l'impact du projet cofinancé. Les objectifs et les indicateurs de résultats doivent être clairs et mesurables. Des informations doivent être fournies sur les indicateurs et les progrès réalisés pour atteindre les objectifs convenus. L'évaluation doit être prévue dès le début de la planification et se poursuivre pendant toute la durée de vie du projet. Les résultats et les incidences du projet peuvent être évalués selon les critères d'évaluation suivants, qui seront utiles pour compléter le modèle de rapport final: pertinence: mesure dans laquelle les besoins du public cible ont été satisfaits durant la conférence; efficacité: mesure dans laquelle les objectifs prévus ont été atteints; efficience: mesure dans laquelle les résultats ont été obtenus à un coût raisonnable; durabilité: mesure dans laquelle des retombées positives persistent ou sont susceptibles de persister; utilité: mesure dans laquelle les retombées répondent aux besoins environnementaux essentiels et aux priorités dans l'ue et pour les parties prenantes concernées. Des connaissances et compétences spécifiques sont requises pour planifier une évaluation, sélectionner un modèle d'évaluation et collecter, analyser et interpréter des données. Lorsque ces connaissances et compétences ne sont pas disponibles dans le cadre du projet, l'évaluation peut être externalisée. 3. DISPOSITIONS PRATIQUES 3.1. DURABILITÉ Dans l'idéal, les événements devraient être durables. Un événement durable est un événement conçu, organisé et mis en œuvre d'une manière qui minimise les impacts environnementaux négatifs et a des retombées positives pour la communauté d'accueil PERSONNEL 4 Formulation basée sur la définition donnée dans le programme environnemental des Nations unies Green Meeting Guide 2009, ICLEI et PNUE. 6

7 Chaque projet doit mettre en place la structure de gestion de projet la plus appropriée à sa portée et aux tâches à accomplir. Toutefois, la structure de gestion doit au moins comprendre un gestionnaire de projet et une équipe de projet. Dans le cadre de la convention de subvention, seuls les jours de travail réellement consacrés au projet peuvent être considérés comme éligibles. Dès lors, un relevé horaire standardisé (sur papier ou support informatique) doit être établi. Il doit être complété par les personnes qui effectuent les tâches, le but étant: d'allouer les frais de personnel au projet en fonction du temps qui lui est réellement consacré; d'allouer les tâches à l'activité correspondante du projet; de rendre compte de la période de temps concernée lorsque le personnel travaille sur plusieurs projets pendant la même période. Les relevés horaires doivent satisfaire aux exigences de base suivantes: nom complet du bénéficiaire tel qu'indiqué dans la convention de subvention; nom complet du membre de l'équipe contribuant au projet; numéro et titre du projet tels que mentionnés dans la convention de subvention; période de temps concernée. Les relevés horaires doivent être signés par les membres du personnel concernés et leur supérieur hiérarchique immédiat. Une fois que le relevé horaire a été complété et approuvé, le membre du personnel ne doit plus pouvoir le modifier LIEU Tenez compte du nombre de participants et agencez la salle en conséquence. Prévoyez une table d'accueil à l'entrée de la salle de conférence. Choisissez un lieu qui soit accessible par les transports publics ou en voiture. Tous les lieux ou infrastructures envisagés doivent être accessibles aux participants handicapés. Vérifiez les horaires et la fréquence des vols vers votre destination et choisissez des vols directs sans escale pour la plupart des participants. Procédez à une inspection sur place bien à l'avance. Organisez un transfert en bus si l'hôtel et le lieu des repas ne sont pas dans la même zone. 7

8 3.4. FIXATION DE LA DATE Tentez de vous assurer que votre événement de formation ne coïncide pas avec un autre événement important (ou un jour férié national) dans la ville choisie. Vérifiez également les conditions climatiques qui pourraient exclure des participants éventuels PARTICIPANTS, ORATEURS ET MODÉRATEURS Enregistrez les coordonnées des participants dans une base de données. Si un hébergement est prévu pour les participants, réservez les chambres d'hôtel. Vous devez sélectionner des orateurs et des modérateurs qualifiés sur la base de leurs compétences, de leur CV et de leur disponibilité et les informer longtemps à l'avance sur l'événement. Les modérateurs doivent savoir exactement ce que l'on attend d'eux afin de réaliser les objectifs de l'événement et comprendre quels sont les résultats escomptés. Le choix des orateurs, des participants, des formateurs et des stagiaires doit refléter une représentation équilibrée des hommes et des femmes dans le cadre de l'activité à cofinancer INVITATION Réfléchissez à la promotion de l'événement - par publipostage, publicités dans des magazines spécifiques, sites web, etc. Concevez les invitations, les badges et la documentation. Veillez à ce que l'invitation contienne tous les détails dont les participants doivent prendre connaissance (qui, quoi, pourquoi, quand, où et comment) ainsi que toute information supplémentaire qui les encouragera à assister à l'événement. L'invitation doit indiquer un délai de réponse. Le cas échéant, l'invitation doit également mentionner que tous les frais de déplacement et de séjour liés à l'événement sont couverts par l'organisateur bénéficiaire de la subvention de l'ue. Le formulaire d'inscription (à compléter par les participants) est essentiel pour disposer des données nécessaires (par exemple, nom et prénom, adresse, date d'arrivée, dispositions en matière de voyage, besoins particuliers en matière d'accès). Le cas échéant, vous devez demander aux participants de fournir leurs données bancaires, étant donné que cela accélérera le remboursement de leurs frais de déplacement. Assurezvous que l'inscription est confirmée. 8

9 Vous devez fournir une description claire et concise de l'accès au lieu de la conférence (c.-à-d. concernant le transport - par avion, en train, par les transports publics locaux ou en voiture). Envisagez de recourir à un service de navette au départ et à destination des terminaux (aéroport, gare ferroviaire). Indiquez les aires de stationnement PROGRAMME Le programme précise le contenu de l'événement, sa durée exacte, les présentations et les orateurs prévus ainsi que le déroulement des séances plénières, des ateliers, etc. Les participants doivent être pleinement informés de toute modification apportée à l'ordre du jour ou au programme. Vous devez prévoir une solution de repli au cas où des orateurs arriveraient en retard ou ne se présenteraient pas. Vous devez prévoir des séances de questions et réponses et, si possible, des ateliers distincts pour mettre à profit l'expertise des participants. Un événement ne doit pas durer plus de 10 heures par jour (y compris la pause du déjeuner). Tenez compte des moyens de transport utilisés par les participants. Préparez un résumé de chaque session ou activité, en indiquant notamment l'assistance prévue, la disposition des sièges, les heures de mise en place, de début et de fin, de même que les besoins audiovisuels et de production INTERPRÉTATION Il est essentiel que les interprètes choisis pour l action soient des professionnels hautement qualifiés et accrédités, capables de travailler conformément à des normes nationales. La qualité de l'interprétation est un facteur important pour le succès d'une conférence. Avant la réunion ou l'événement, signalez à tous les participants qu'une interprétation est prévue, en précisant dans quelles langues STRATÉGIE DE COMMUNICATION L'événement de formation doit prévoir une stratégie de communication qui convienne à la portée et au thème du projet (par exemple, site web, imprimés). Toute communication ou publication produite par le bénéficiaire concernant l'activité, notamment lors d'une 9

10 conférence ou d'un séminaire, doit être conforme à la stratégie de publication et de communication telle que stipulée à l'annexe I de la convention de subvention RESTAURATION En planifiant la restauration, vous ne devez pas prévoir plus d'une heure et demie pour le déjeuner. Les pauses ne dureront pas plus de 15 minutes. Un déjeuner-buffet, offrant de la variété et permettant un service plus rapide, est également envisageable. Vous devez déterminer si les participants ont des exigences particulières liées à des raisons culturelles, religieuses ou personnelles spécifiques (par exemple, un régime alimentaire spécial) PLAN DE DIFFUSION Un projet doit faire l objet d un plan de diffusion, exposant la manière dont les résultats du projet seront partagés avec les parties prenantes, les institutions concernées, les organisations et les individus. Plus spécifiquement, le plan de diffusion expliquera: pourquoi - la finalité de la diffusion; quoi - le message qui sera diffusé; à qui - le public cible; comment - la méthode de diffusion; quand la période de diffusion. Un plan de diffusion peut dès lors comprendre la majeure partie, voire l'intégralité, des éléments suivants: un site web du projet; un prospectus de lancement direct expliquant le projet; une base de données des principaux contacts, susceptible d'être mise à jour au fur et à mesure de l'avancement du projet; la production et la publication de bulletins réguliers (imprimés ou électroniques), de rapports finaux sous forme de brochure ou d'un livre détaillé présentant les principaux résultats et réalisations du projet ÉQUIPEMENTS Déterminez les équipements nécessaires à la production et à l'organisation de la conférence et prenez les dispositions nécessaires. Un technicien doit être disponible à tout moment pendant l'événement afin de résoudre les problèmes techniques liés aux équipements. Veillez à ce que les présentations PowerPoint soient envoyées longtemps à l'avance et chargées au préalable sur l'ordinateur adéquat, de manière à pouvoir être lancées au moment voulu. 10

11 3.13. KITS DE CONFÉRENCE Des kits de conférence doivent être préparés pour les participants. Ils contiennent notamment le programme final de l'événement et une présentation succincte des orateurs; les biographies des orateurs, le cas échéant; des blocs-notes et un stylo ou un crayon; la liste des participants; des badges (avec lanière); un exemplaire du formulaire d'évaluation de l'olaf à compléter à la fin de l'événement; une note conceptuelle présentant les objectifs de l'événement et les résultats escomptés; des informations générales sur votre organisation, ses objectifs et activités; un plan d'accès FORMULAIRES D'ÉVALUATION Les formulaires d'évaluation de l'olaf doivent être complétés par tous les participants à l'événement. Ils peuvent soit leur être distribués dans les kits de conférence, soit leur être remis à la fin de l'événement. Vous devez veiller à collecter tous les formulaires complétés, une fois l'événement terminé DÉLAIS PRÉVUS DANS LA CONVENTION DE SUBVENTION Les bénéficiaires doivent avoir à l'esprit les délais suivants en mettant en œuvre la subvention: dates de début et de fin de la convention de subvention; s'il est nécessaire de modifier la convention de subvention (dispositions essentielles de la convention et description du projet à l'annexe I), le bénéficiaire doit soumettre une demande écrite à la Commission bien avant que la modification n'entre en vigueur, et en tout état de cause, un mois avant la date de fin du projet; dans un délai de trois mois à compter de la date de clôture de l'action, présentation du rapport final sur la mise en œuvre de celle-ci, accompagné d'un décompte financier final de toutes les dépenses et recettes effectives, en utilisant les modèles publiés sur le site internet de l'olaf DOCUMENTS À FOURNIR À LA COMMISSION 1. Vous devez conserver tous les documents pertinents: liste des participants, factures, etc. Ils serviront de justificatifs aux dépenses déclarées lors de l'établissement du rapport financier. 2. Tous les participants doivent compléter le formulaire d'évaluation de l'olaf (à télécharger sur le site internet). Le bénéficiaire est tenu de fournir, avec le rapport 11

12 final, un formulaire de retour d'information résumant les formulaires d'évaluation des participants. Un taux de retour d'au moins 75 % est attendu. 3. Un résumé de la présentation de chaque orateur doit être fourni à la Commission au moins quatre semaines avant le début de l'événement. Il doit s'agir non pas de copies des présentations, mais d'exposés de 10 à 15 lignes expliquant le thème couvert par la présentation. Il va de soi que ce résumé doit avoir trait au point du programme en question. 4. Le programme final doit être transmis à l'olaf au moins deux semaines avant le début de l'événement. 5. La liste définitive des participants doit être transmise à l'olaf au moins une semaine avant le début de l'événement. 6. Un projet d'invitation doit être transmis à l'olaf avant que la version finale ne soit envoyée aux participants. 7. Rapport final: le but premier du rapport final, qui doit être soumis au plus tard trois mois après la date d'achèvement du projet indiquée dans la convention de subvention, est de permettre à la Commission de s'assurer que le projet a été exécuté conformément à la convention de subvention. Les modèles et les instructions nécessaires sont publiés à l'adresse suivante: 4. LISTES DE CONTRÔLE 4.1. LISTE DE CONTRÔLE POUR LA PLANIFICATION DE L'ÉVÉNEMENT Décider des objectifs de l'événement. Fixer la date/le lieu/l'heure de l'événement et établir l'emploi du temps. Élaborer un programme et un projet de budget. Promouvoir l'événement. Inviter les participants et les orateurs et confirmer leur présence. Préparer les kits de bienvenue et organiser le déplacement/l'hébergement/la restauration. Prévoir une interprétation/traduction si nécessaire. Vérifier que les exigences en matière de publicité du programme Hercule III (annexe I de la convention de subvention) ont été respectées. Vérifier que le titre correspond à celui mentionné dans la convention de subvention. 12

13 4.2. LISTE DE CONTRÔLE DURANT L'ÉVÉNEMENT Enregistrer les participants et leur remettre leurs kits de bienvenue/badges. Liste des participants, qui doit être signée et datée par eux chaque jour de l'événement. Formulaire de remboursement des frais encourus par les participants (à distribuer) Attestation de présence pour chaque participant qui en fait la demande. Eau et boissons non alcoolisées pour les orateurs/participants. Possibilités de restauration telles que prévues. Transférer toutes les présentations (PowerPoint) sur des cartes mémoire. Les techniciens de la conférence ont été informés de toutes les présentations. Les équipements techniques sont disponibles. Interprétation disponible comme mentionné dans la convention de subvention. Les thèmes et l'horaire sont conformes au programme et laissent du temps pour une séance de questions/réponses. Conserver des exemplaires de tous les produits réalisés pour l'événement. Informer le public de toute modification apportée au programme. Distribuer et collecter les formulaires d'évaluation LISTE DE CONTRÔLE APRÈS L'ÉVÉNEMENT Indiquer les absences dans la base de données afin de produire un rapport de présence. Évaluer l'événement. Envoyer par courrier postal ou électronique les documents pertinents à tous les participants invités qui n'ont pas assisté à l'événement. Cette absence peut être due à des circonstances indépendantes de leur volonté. 5. HYPERLIENS Office européen de lutte antifraude (OLAF) Programme Hercule III, secteur «formation» - Appel à propositions et documents connexes Documents pour le rapport final et les rapports d'évaluation 13

14 Demande d'un orateur de l'olaf - Formulaire de demande d'orateur (Veuillez introduire votre demande six semaines avant l'événement) Taux de change de l'ue (pour les pays n'appartenant pas à la zone euro) Guide du débutant sur les possibilités de financement de l'ue 14