POLICY / POLITIQUE. No Title: Payment of Employer Assessments Titre : Paiement de la cotisation des employeurs

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1 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Effective / En vigueur: 29/11/2012 Release / Diffusion No. 003 Page 1 of / de 18 PURPOSE OBJECTIF The purpose of this policy is to: Cette politique a pour objectif : Provide guidelines to staff for the collection de fournir au personnel des lignes of employer assessments; and directrices relatives au recouvrement des Communicate to employers the method and timing for paying employer assessments. cotisations des employeurs; de communiquer aux employeurs quand et comment ils doivent payer leur cotisation. SCOPE This policy applies to employers who pay or are required to pay assessments to WorkSafeNB and the Appeals Tribunal when making decisions on appeals pursuant to subsection 21(9)(b) of the Workplace Health, Safety and Compensation Commission and Workers Compensation Appeals Tribunal Act (WHSCC & WCAT Act). GLOSSARY Active employer any employer who pays or is required to pay assessments under the WC Act. This includes self-insured employers. Appeals Tribunal means the Workers Compensation Appeals Tribunal established under the WHSCC & WCAT Act. Clearance Certificate document that WorkSafeNB issues, upon request, stating an employer does not owe any outstanding assessments and is in good standing with WorkSafeNB. Inactive employer an employer who is either unassessed or out-of-business. APPLICATION Cette politique s applique aux employeurs qui paient ou qui doivent payer des cotisations à Travail sécuritaire NB et au Tribunal d appel lorsqu il prend des décisions sur des appels en vertu de l alinéa 21(9)b) de la Loi sur la Commission de la santé, de la sécurité et de l indemnisation des accidents au travail et le Tribunal d appel des accidents au travail. GLOSSAIRE Certificat d employeur en règle Un document que Travail sécuritaire NB délivre, sur demande, attestant qu un employeur n a aucune cotisation impayée et qu il est en règle auprès de Travail sécuritaire NB. Créancier garanti Une personne dont la créance comporte une garantie financière spéciale que la dette sera payée. Cette garantie comprend un privilège. (Adaptation du Black s Law Dictionary) Employeur actif Tout employeur qui paie ou qui doit payer des cotisations en vertu de la Loi sur les accidents du travail, y compris les employeurs tenus personnellement responsables. Employeur inactif Un employeur qui n est pas cotisé ou qui a cessé ses activités.

2 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 2 of / de 18 Judgment the decision by a court regarding damages to be paid. Lien - right to retain property for payment of debt or demand. (Black s Law Dictionary) Order for Seizure and Sale - a court order signed by a court clerk or registrar to take possession of property and sell it to pay debts owing to WorkSafeNB. Out-of-business employer an employer who is no longer operating. Secured creditor a person to whom a debt is owed who holds some special financial guarantee that the debt will be paid. This guarantee includes a lien. (adapted from Black s Law Dictionary) WorkSafeNB means the Workplace Health, Safety and Compensation Commission or "the Commission" as defined by the WHSCC & WCAT Act. Write-off the action of cancelling or reducing a debt that is deemed uncollectable. POLICY STATEMENTS Employeur retiré des affaires Un employeur qui a cessé ses activités. Jugement La décision donnée par une cour concernant les dommages-intérêts à payer. Ordonnance de saisie et vente Une ordonnance de la cour, signée par un registraire ou un greffier de la cour, de prendre possession des biens et de les vendre pour payer un montant dû à Travail sécuritaire NB. Privilège Le droit de conserver des biens pour le paiement d une dette ou d une demande. (Black s Law Dictionary) Radiation L action d annuler ou de réduire une dette jugée irrécouvrable. Travail sécuritaire NB La Commission de la santé, de la sécurité et de l indemnisation des accidents au travail ou la «Commission», telle qu elle est définie dans la Loi sur la Commission de la santé, de la sécurité et de l indemnisation des accidents au travail et le Tribunal d appel des accidents au travail. Tribunal d appel Désigne le Tribunal d appel des accidents au travail établi en vertu de la Loi sur la Commission de la santé, de la sécurité et de l indemnisation des accidents au travail et le Tribunal d appel des accidents au travail. ÉNONCÉS DE LA POLITIQUE 1.0 General 1.0 Généralités WorkSafeNB has a legislated mandate to provide no-fault insurance and accident prevention services to employers, as well as compensation benefits to injured workers. The WC Act requires that WorkSafeNB fund these obligations primarily by collecting assessments levied on employers. Travail sécuritaire NB a un mandat imposé par la loi d offrir une assurance sans égard à la responsabilité et des services de prévention des accidents aux employeurs ainsi que des prestations d indemnisation aux travailleurs blessés. La Loi sur les accidents du travail exige que Travail sécuritaire NB finance ces obligations principalement à partir

3 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 3 of / de 18 du revenu tiré des cotisations des employeurs. The majority of these assessments are based upon employer payrolls. WorkSafeNB may also collect other assessment payments such as interest, penalties, or other surcharges under the WC Act or Regulations. For more information see the Reference section of this policy. La plupart de ces cotisations sont calculées à partir de la feuille de paie des employeurs. Travail sécuritaire NB peut également percevoir d autres paiements liés à la cotisation, tels que des intérêts, des amendes ou d autres surcharges en vertu de la Loi sur les accidents du travail ou des règlements. Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la section des références de la présente politique. 2.0 Employer Payroll Assessments 2.0 Cotisation selon les salaires Payroll assessments are based upon an employer s: La cotisation d un employeur est établie d après l un des deux éléments suivants : Annual estimate of payroll; or une prévision annuelle des salaires; Monthly actual payroll under the Monthly Assessment on Actual Payroll ( MAAP ) program. les salaires mensuels réels, dans le cadre du système de la Cotisation mensuelle selon les salaires réels. Once calculated, WorkSafeNB communicates the amount of assessment due by providing every employer with a monthly statement of account, showing: Une fois le calcul établi, Travail sécuritaire NB communique le montant de la cotisation due en fournissant à chaque employeur un relevé de compte mensuel sur lequel figurent : An opening balance; un solde d ouverture; All transactions during the month, and toutes les transactions du mois; A month-end balance. un solde de fin de mois. 2.1 Annually Assessed Employers 2.1 Employeurs cotisés annuellement Annually assessed employers provide an estimate of their yearly payroll to WorkSafeNB. From this estimate, WorkSafeNB calculates the amount of assessment the employer must pay. For more information, see Policy No Setting Basic Assessment Rates. For annually assessed employers, WorkSafeNB generally requires the receipt of payment on or before March 31 st of the current year. However, if the date of the assessment notice is after March 1 st, the payment is due within 30 calendar days of the date on the notice. Les employeurs cotisés annuellement doivent fournir une prévision annuelle des salaires à Travail sécuritaire NB. À partir de cette prévision, Travail sécuritaire NB calcule le montant de la cotisation que l employeur doit payer. Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la Politique n o Établissement des taux de cotisation de base. Pour ce qui est des employeurs cotisés annuellement, Travail sécuritaire NB demande en général à recevoir le paiement au plus tard le 31 mars de l année courante. Cependant, si la date de l avis de cotisation est après le 1 er mars, le paiement est dû dans les 30 jours civils qui suivent la date de l avis.

4 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 4 of / de 18 Annually assessed employers may pay their assessments by cash, cheque, money order or electronic funds transfer. WorkSafeNB also accepts payment made by credit card at a Service New Brunswick ( SNB ) office location, the SNB website (www.snb.ca) or using the phone through SNB s TeleServices. WorkSafeNB considers the date of receipt of payment to be the date: Of posting, for payments sent by mail or courier; and Of physical arrival, for payments delivered in person by the employer. Les employeurs cotisés annuellement peuvent payer leur cotisation en espèces, par chèque, par mandat ou par virement électronique de fonds. Les employeurs peuvent également payer leur cotisation par carte de crédit à l un des bureaux de Service Nouveau-Brunswick (SNB), sur le site Web de SNB (www.snb.ca) ou par téléphone aux TéléServices de SNB. Travail sécuritaire NB considère la date de réception d un paiement comme étant la date : de la mise à la poste, pour ce qui est d un paiement envoyé par la poste ou par service de messagerie; à laquelle le paiement est physiquement reçu, pour ce qui est d un paiement livré en personne par l employeur. 2.2 MAAP Employers 2.2 Participants au système de la Cotisation mensuelle selon les salaires réels (CMSR) MAAP employers provide a monthly report of their actual payroll to WorkSafeNB, which is used to calculate the amount of assessment the employer must pay. For MAAP employers, the assessment payment is generally due on the third work day after the 15 th of each month. When employers report their actual payrolls to WorkSafeNB after the 15 th of a month, they are subject to a late filing penalty for that month. When WorkSafeNB receives the report of assessable earnings, both the assessment amount owed plus the penalty are due immediately. MAAP employers who are continually late may be taken off MAAP and switched to being annually assessed. Les employeurs qui participent au système de la CMSR fournissent à Travail sécuritaire NB un rapport mensuel de leurs salaires réels, que Travail sécuritaire NB utilise pour calculer le montant de la cotisation qu ils doivent payer. Pour ce qui est des employeurs qui participent au système de la CMSR, leur cotisation est généralement payable le troisième jour ouvrable qui suit le quinzième jour du mois. Un employeur qui déclare ses salaires réels à Travail sécuritaire NB après le quinzième jour du mois est passible d une amende pour production en retard pour le mois en question. Lorsque Travail sécuritaire NB reçoit le rapport des salaires cotisables, le montant de la cotisation en plus de l amende sont payables immédiatement. Les employeurs qui participent au système de la CMSR et dont la déclaration est continuellement en retard peuvent être retirés du système et être cotisés annuellement.

5 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 5 of / de 18 For MAAP employers, WorkSafeNB uses a pre-authorized electronic funds transfer, which automatically deducts the monthly assessment amount from the bank account of the employer s choice. Monthly cheques are not permitted. Dans le cas des employeurs qui participent au système, Travail sécuritaire NB utilise un virement électronique de fonds préautorisé, qui déduit automatiquement la cotisation mensuelle du compte bancaire choisi par l employeur. Les chèques mensuels ne sont pas autorisés. 2.3 Employer Refunds 2.3 Remboursement à l employeur WorkSafeNB may pay refunds of overpaid assessments. Refunds are made as soon as possible when an active employer: Travail sécuritaire NB peut rembourser des cotisations payées en trop. Les remboursements sont faits dès que possible lorsqu un employeur actif : Makes a duplicate payment; or fait un paiement en double; Overpays the amount owed, if the current year s payroll estimate is reasonable based on their history. paie en trop le montant exigible, si la prévision des salaires de l année courante est raisonnable selon ses antécédents. In most cases, before an inactive employer can Dans la plupart des cas, avant qu un receive a refund, WorkSafeNB must perform a employeur inactif puisse recevoir un payroll audit. WorkSafeNB may choose to forego a payroll audit if: remboursement, Travail sécuritaire NB doit effectuer une vérification de la feuille de paie. Travail sécuritaire NB peut aussi choisir de ne pas procéder à une telle vérification si : The refund is less than $2,000; and le remboursement est inférieur à $; The final year s actual payroll is reasonable based on the inactive employer s history. les salaires réels de la dernière année sont raisonnables selon les antécédents de l employeur inactif. If a payroll audit is required and cannot be completed for any reason (i.e. records not available, unable to locate employer), the refund is cancelled and WorkSafeNB retains the amount. WorkSafeNB may pay a refund when cost relief is granted. For more information, see Policy No Allocation of Claim Costs. Si une vérification de la feuille de paie est nécessaire et ne peut pas être effectuée pour une raison quelconque (par exemple, registres non disponibles, impossibilité de repérer l employeur), le remboursement est annulé et Travail sécuritaire NB garde le montant. Travail sécuritaire NB peut faire un remboursement lorsqu une libération des coûts est accordée. Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la Politique n o Attribution des coûts des réclamations. 3.0 Special Collection Circumstances 3.0 Circonstances spéciales de recouvrement WorkSafeNB expects employers to pay their assessments on time. When employers Travail sécuritaire NB s attend à ce que les employeurs paient leur cotisation à temps.

6 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 6 of / de 18 experience difficulties in paying assessments on time, WorkSafeNB may work with the employer to facilitate the collection of assessment payments. Lorsqu un employeur éprouve des difficultés à payer sa cotisation dans le délai prescrit, il peut travailler avec lui pour faciliter le recouvrement des paiements de sa cotisation. 3.1 Past Due Accounts 3.1 Comptes en souffrance Accounts become past due when WorkSafeNB has not received payment from the employer by the due date. WorkSafeNB may charge interest on the outstanding amount of a past due account as described under Policy No Interest on Claim-related Benefits and Employer Accounts. When unpaid assessment accounts become past due, WorkSafeNB sends a letter, reminding the employer that the amount is past due. If no payment has been received within three weeks of the first letter, WorkSafeNB may send: A legal action letter, indicating legal action may be taken unless the account is paid; and A judgment action letter, advising that WorkSafeNB will apply to the court for a judgment if the account is not paid in full by the specified date. 3.2 Returned Cheques and Electronic Funds Transfers When WorkSafeNB receives a returned cheque or returned electronic funds transfer indicating non-sufficient funds, payment stopped or refused by payer/recipient, the employer is contacted verbally and in writing. The employer is required to replace the payment within two weeks of the date of the letter. Un compte est en souffrance lorsque Travail sécuritaire NB n a pas reçu de paiement de l employeur à la date due. Travail sécuritaire NB peut imposer des intérêts sur le montant non réglé d un compte en souffrance, comme le décrit la Politique n o Intérêts sur les prestations liées aux réclamations et les comptes d employeurs. Lorsqu une cotisation est en souffrance, Travail sécuritaire NB envoie une lettre pour rappeler à l employeur que le montant est en souffrance. Si aucun paiement n a été reçu dans les trois semaines Travail sécuritaire NB peut envoyer : une lettre de poursuite, pour aviser l employeur qu une poursuite sera entamée à moins que le compte ne soit payé; une lettre de jugement, pour aviser l employeur que Travail sécuritaire NB entend demander à la cour de rendre un jugement si le compte n est pas payé en entier avant la date précisée. 3.2 Chèques et virements électroniques de fonds retournés Lorsqu un virement électronique de fonds ou un chèque est retourné à Travail sécuritaire NB avec la mention «insuffisance de provisions», «opposition du débiteur» ou «refusé par le tiré / tireur», Travail sécuritaire NB communique verbalement et par écrit avec l employeur. Celui-ci doit refaire le paiement dans les deux semaines suivant la date de la lettre. 3.3 Problem Accounts 3.3 Comptes-problèmes WorkSafeNB attempts to collect all past due Travail sécuritaire NB tente de recouvrer tous

7 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 7 of / de 18 accounts as outlined in section 3.1 of this policy. However, a past due account may become a problem account when: The employer s operation has ceased, or its account is about to be closed or become inactive; The employer has been placed in bankruptcy or is in receivership; The employer defaults on a payment commitment plan; or The employer does not provide replacement payment of a returned cheque or returned electronic funds transfer within two weeks of the date of WorkSafeNB s letter. WorkSafeNB determines appropriate action for collecting problem accounts on a case-by-case basis. les comptes en souffrance en suivant la méthode précisée dans la section 3.1 de cette politique. Toutefois, un compte en souffrance peut devenir un compte-problème dans les cas suivants : L entreprise de l employeur cesse de fonctionner ou son compte sera fermé ou deviendra inactif sous peu. L employeur fait faillite ou a été mis sous séquestre. L employeur ne s acquitte pas de ses paiements selon le mode de paiement prévu. L employeur ne refait pas le paiement par chèque ou virement électronique de fonds dans les deux semaines suivant la date de la lettre de Travail sécuritaire NB. Travail sécuritaire NB détermine les mesures à prendre pour recouvrer les comptes-problèmes en fonction de chaque cas. 4.0 Paying By Instalments 4.0 Versements échelonnés In some circumstances, employers may not be able to pay the entire outstanding amount at once. WorkSafeNB may accept instalment payments in order to collect past due or problem accounts. There are two options for instalment payments. Dans certains cas, il peut arriver que l employeur ne puisse pas payer en entier le montant en souffrance. Travail sécuritaire NB peut alors accepter des versements échelonnés pour recouvrer des comptes en souffrance ou des comptes-problèmes. Deux options de versements échelonnés sont alors possibles : Option A Option A Full payment within 30 days. Le règlement intégral dans les 30 jours qui suivent. Option B Full payment of all previous years outstanding amounts and adjustments, plus half of the current year s assessment on or by March 31, or within 30 calendar days of the assessment notice, whichever is later; and The remaining amount due, plus any interest by August 31 of that year. Option B Le règlement intégral des montants en souffrance et des rajustements des années précédentes et le paiement de la moitié de la cotisation de l année en cours avant le 31 mars ou dans les 30 jours civils qui suivent l avis de cotisation, selon la dernière de ces dates. Le reste du montant exigible et des intérêts avant le 31 août de l année en cours.

8 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 8 of / de 18 Aside from these two options, on a case-bycase basis, WorkSafeNB may approve individual employer payment proposals. However, WorkSafeNB does not normally consider any instalment plan that is paid after December 31 st of the current year s assessment. Outre ces deux options, Travail sécuritaire NB peut approuver, en fonction de chaque cas, les propositions de paiement de certains employeurs. Toutefois, en général, il ne considère pas de versements échelonnés qui sont faits après le 31 décembre pour la cotisation de l année en cours. 5.0 Legal Action 5.0 Poursuites Once WorkSafeNB has contacted the employer, and the employer fails to pay the outstanding amount, WorkSafeNB may take legal action to recover overdue employer assessments. WorkSafeNB may register a Judgment and file an Order for Seizure and Sale with the Court. This order instructs the Sheriff to attempt to collect any unpaid amount of the Judgment. WorkSafeNB registers a Judgment for an appropriate timeframe for collection. If collection is not made within this timeframe, a Judgment may be renewed to a maximum of 20 years total under the following conditions: Judgments of $3,000 to $10,000 may be renewed once; and Judgments of over $10,000 may be renewed a maximum of three times. WorkSafeNB does not register judgments for accounts under $3,000. These accounts may be sent to a collection agency for appropriate action. Any legal costs incurred by WorkSafeNB in pursuing these assessments are added to the amount owed by the employer. Une fois que Travail sécuritaire NB a communiqué avec l employeur et que ce dernier manque de payer le montant en souffrance, Travail sécuritaire NB peut intenter une poursuite contre lui pour recouvrer sa cotisation impayée. Travail sécuritaire NB peut enregistrer un jugement et déposer une ordonnance de saisie et vente à la cour. Cette ordonnance charge le shérif de tenter de recouvrer tout montant du jugement impayé. Travail sécuritaire NB enregistre un jugement selon un délai de recouvrement approprié. Si le recouvrement n est pas fait dans le délai prescrit, le jugement peut être renouvelé jusqu à un maximum de 20 ans au total, selon les conditions suivantes : Jugement de $ à $ pourrait être renouvelé une fois; Jugement de plus de $ pourrait être renouvelé un maximum de trois fois. Travail sécuritaire NB n enregistrera pas de jugement pour les comptes de moins de $. Ces comptes pourront être envoyés à une agence de recouvrement qui prendra les mesures nécessaires. Les frais juridiques que Travail sécuritaire NB engage pour recouvrer une cotisation s ajoutent au montant payable par l employeur. 5.1 Liens 5.1 Privilèges Once an Order for Seizure and Sale has been filed for unpaid assessment amounts, a lien is created on the employer s assets in favour of WorkSafeNB. WorkSafeNB authorizes the Une fois qu une ordonnance de saisie et vente est déposée pour une cotisation en souffrance, un privilège est créé en faveur de Travail sécuritaire NB sur les actifs de

9 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 9 of / de 18 Sheriff to seize (take possession of) any property used in connection with the employer s business, regardless of whether the property is owned or leased. If property is sold, what is received from the sale of that property may also be seized. Once a lien is established, it is attached to all property and what is received from the sale of that property. It does not matter if the property is acquired, used, or if it is produced by the employer in the ordinary course of business and sold in good faith before or after the amount became due. Property and Equipment The lien provision follows all property and equipment acquired or used by the employer that is sold or disposed, unless the purchaser, at the time of purchase, has received a clearance certificate as described in section 6.0 of this policy, as a result of the employer paying the amounts due to WorkSafeNB. Goods Produced When a lien is attached to goods produced in the ordinary course of business and subsequently, the goods produced are sold in good faith, WorkSafeNB s first charge would move from a charge on the goods sold to what is received from the sale of the goods. Bankrupt Employers If an employer declares bankruptcy, WorkSafeNB s status and priority changes from a secured to an unsecured creditor. WorkSafeNB would then proceed on a caseby-case basis. l employeur Travail sécuritaire NB autorise le shérif à saisir (prendre possession de) tout bien servant à l entreprise, sans égard à ce qu il appartienne à cette dernière ou qu il soit loué. Si le bien est vendu, le produit de cette vente peut également être saisi. Une fois qu un privilège est établi, il grève tout bien et montant provenant de la vente d un bien, peu importe si l employeur a acquis, utilisé ou produit le bien dans le cours normal des affaires et s il est vendu de bonne foi avant ou après que le montant devienne exigible. Biens et équipement Le privilège prévu grève tout bien et équipement acquis ou utilisés par l employeur qui sont vendus ou aliénés, à moins que l acheteur, au moment de l achat, n ait reçu un certificat d employeur en règle tel qu il est décrit dans la section 6.0 de cette politique, après avoir payé les sommes dues à Travail sécuritaire NB. Biens produits Lorsqu un privilège grève des biens produits dans le cours normal des affaires et que ces biens sont par la suite vendus de bonne foi, le privilège de premier rang de Travail sécuritaire NB passe de celui sur les biens vendus au produit de la vente des biens. Employeurs en faillite Si un employeur fait faillite, le privilège de premier rang de Travail sécuritaire NB passe de celui d un créancier garanti à un créancier non garanti. Travail sécuritaire NB procèderait alors selon le cas. 5.2 Write-Offs 5.2 Radiations WorkSafeNB is responsible for determining the feasibility for collecting outstanding assessment amounts. If WorkSafeNB determines that collection is unfeasible, it may write-off that amount. WorkSafeNB may write-off an out-of business employer s outstanding assessment amount if: Travail sécuritaire NB est responsable de déterminer la faisabilité du recouvrement d une cotisation en souffrance. S il détermine que le recouvrement n est pas réalisable, il peut alors radier la somme en question. Travail sécuritaire NB peut radier la cotisation en souffrance d un employeur retiré des

10 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 10 of / de 18 The outstanding amount is less than $3,000; or The outstanding amount is $3,000 or greater, and the out-of-business employer has no assets available for seizure. Where the amount is $3,000 or greater, WorkSafeNB must first determine that the amount to be written-off is reasonable. This is based upon historical payrolls of the business, or the results of a payroll audit. affaires : si le montant en souffrance est moins de $; si le montant en souffrance est de $ ou plus et que l employeur retiré des affaires n a aucun bien qui peut être saisi. Lorsque le montant est de $ ou plus, Travail sécuritaire NB doit d abord déterminer si le montant à radier est raisonnable. Cette décision est prise en fonction des feuilles de paie antérieures de l entreprise ou des résultats d une vérification des feuilles de paie. 6.0 Clearance Certificates 6.0 Certificats d employeur en règle A clearance certificate issued by WorkSafeNB states that an employer is in good standing and has paid their assessments to date. Employers may request a clearance certificate when they want to : Minimize liability for outstanding assessments during a change of ownership; Minimize liability as a principal when hiring contractors and subcontractors; Confirm their monthly reporting status under MAAP; or Confirm their good standing for a particular year of assessment. Clearance certificates are valid only to the date of issue, or to a specified period of time as determined by WorkSafeNB, because they are subject to change due to additional assessments, or changes in an employer s operations. Un certificat d employeur en règle émis par Travail sécuritaire NB déclare qu un employeur est en règle et que ses cotisations sont à jour. Les employeurs peuvent demander ce certificat lorsqu ils veulent : minimiser la responsabilité des cotisations impayées lors d un changement de propriétaire; minimiser la responsabilité à titre de maître de l ouvrage lors de l embauchage d entrepreneurs et de sous-traitants; confirmer l état de la déclaration mensuelle s ils participent au système de la CMSR; confirmer qu ils sont en règle pour une année de cotisation donnée. Un certificat d employeur en règle n est valide que jusqu à la date de l émission ou pour une période donnée que détermine Travail sécuritaire NB, parce qu il peut faire l objet d une modification par suite d une cotisation additionnelle ou de changements au niveau des activités d un employeur. WorkSafeNB may issue a clearance certificate to annually assessed employers when: Travail sécuritaire NB peut remettre un certificat d employeur en règle à un employeur cotisé annuellement dans les cas suivants : L employeur a déposé son relevé des The employer has filed their statement of assessable wages; salaires cotisables. The employer has paid their assessments L employeur a payé sa cotisation en in full; and entier. WorkSafeNB has determined that the Travail sécuritaire NB a déterminé que la

11 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 11 of / de 18 current year s payroll estimate is reasonable based on the employer s prior history. prévision des salaires de l année en cours est raisonnable selon les antécédents de l employeur. A clearance certificate may be issued to a MAAP employer when: The statement for actual monthly assessable payroll has been filed and assessed; and Un certificat d employeur en règle peut être remis à un employeur qui participe au système de la CMSR dans les cas suivants : Le relevé des salaires cotisables mensuels réels a été déposé et l employeur a été cotisé. The account has been paid in full. Le montant de la cotisation a été payé en entier. WorkSafeNB will not issue a clearance certificate if the employer has an outstanding account balance. However, WorkSafeNB may issue a letter indicating that the employer is registered with a balance owing on their assessment. Si un solde impayé figure au compte de l employeur, Travail sécuritaire NB ne délivrera pas de certificat d employeur en règle. Cependant, il pourrait délivrer une lettre indiquant que l employeur est inscrit et qu un solde impayé figure à son compte. 7.0 Change in Ownership 7.0 Changement de propriétaire If there is a change in ownership of the employer, the amount of any assessment is prorated to each owner for the time owned during the calendar year. The amount is based on assessable payroll levels at the date of change in ownership. The proration applies unless the old and new owners had a prior arrangement for the payment of the assessment to WorkSafeNB. WorkSafeNB s lien continues to apply in a change of ownership where shares or equipment are sold. However, as stated in section 5.1 of this policy, the lien on goods produced no longer applies when those goods are sold in good faith in the normal course of business. To minimize liability for outstanding assessment payments, a new owner should ensure that the previous owner has paid all outstanding assessments owing, and that a valid clearance certificate from WorkSafeNB has been issued. A new owner of a business Lorsqu un changement de propriétaire se produit, la partie de la cotisation à prélever est répartie proportionnellement entre chaque propriétaire selon la période de propriété pendant l année civile et par rapport aux montants des salaires cotisables à la date du changement de propriétaire. Le calcul proportionnel s applique, à moins d un arrangement préalable entre l ancien propriétaire et le nouveau propriétaire pour le paiement de la cotisation à Travail sécuritaire NB. Le privilège de Travail sécuritaire NB continue à s appliquer dans le cas d un changement de propriétaire où des actions ou de l équipement sont vendus. Toutefois, comme le précise la section 5.1 de cette politique, le privilège sur des biens produits ne s applique plus lorsque ces biens sont vendus de bonne foi dans le cours normal des affaires. Afin de minimiser la charge de cotisations impayées, un nouveau propriétaire doit s assurer que le propriétaire antérieur n a aucune cotisation impayée et qu un certificat d employeur en règle de Travail sécuritaire NB a été émis. Le nouveau

12 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 12 of / de 18 could be liable for outstanding assessments as they purchase both the assets and liabilities of a company. LEGAL AUTHORITY Legislation propriétaire d une entreprise pourrait être responsable de toute cotisation impayée en achetant l actif et le passif d une entreprise. FONDEMENT JURIDIQUE Législation Workplace Health, Safety and Loi sur la Commission de la santé, de la Compensation Commission and Workers sécurité et de l indemnisation des Compensation Appeals Tribunal Act accidents au travail et le Tribunal d appel des accidents au travail 21(9) In an appeal, the Appeals Tribunal shall 21(9) Dans le cadre d un appel, le Tribunal (b) apply a policy approved by the Commission that is applicable in the case, to the extent that the policy is not inconsistent with this Act, the Workers Compensation Act, the Firefighters Compensation Act or the Occupational Health and Safety Act. d appel : b) est lié par les politiques qu a approuvées la Commission et qui sont applicables en l espèce, dans la mesure où elles ne sont pas incompatibles avec la présente loi, la Loi sur les accidents du travail, la Loi sur l indemnisation des pompiers et la Loi sur l hygiène et la sécurité au travail. Workers Compensation Act 61(1) Notwithstanding any provisions of this Part respecting estimates or payrolls and notice to employers, an employer shall, without demand from the Commission, cause to be paid to the Commission the full amount of every assessment assessed or levied in accordance with this Part in respect to workers in his employ who are entitled to compensation hereunder, and every assessment, whether the employer has notice thereof or otherwise, is a debt unliquidated until the amount thereof is ascertained by adjustment as provided by this Act and payable by the employer to the Commission. 61(2) The Commission has a right of action against an employer in respect of any amount unpaid, with costs of such action. 67 Notwithstanding any other Act, any assessment due under this Act shall bear interest on the amount unpaid at the rate prescribed by regulation from the day on which such amount became due until payment, notwithstanding the taking of judgment, and such interest may be collected and enforced as part of such assessment. Loi sur les accidents du travail 61(1) Nonobstant toute disposition de la présente Partie concernant les estimés ou les feuilles de paie et l avis aux employeurs, un employeur doit, sans que la Commission le lui réclame, faire payer à la Commission le montant intégral de chaque cotisation cotisée ou prélevée conformément à la présente Partie pour des travailleurs à son service qui ont droit à l indemnité y prévue, et chaque cotisation, que l employeur en ait reçu avis ou non, est une créance non liquidée jusqu à ce que le montant en soit établi par un règlement en application de la présente loi, et payable par l employeur à la Commission. 61(2) La Commission a le droit de poursuivre un employeur en recouvrement de tout montant non payé, avec les dépens. 67 Nonobstant toute autre loi, toute cotisation due en vertu de la présente loi porte intérêt sur le montant impayé au taux prescrit par règlement à partir de la date d échéance jusqu à parfait paiement nonobstant l obtention d un jugement, cet intérêt pouvant être perçu et mis à exécution forcée comme une partie intégrante de l évaluation.

13 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 13 of / de 18 70(1) Where work within the scope of this Part is undertaken for any person by a contractor, both the contractor and the person for whom such work is undertaken shall be liable for the amount of any assessment in respect thereof, and the assessment may be levied upon and collected from either of them or partly from one and partly from the other, but in the absence of any term in the contract to the contrary the contractor is, as between himself and the person for whom such work is performed, primarily liable for the amount of such assessment. 70(2) Where work within the scope of this Part is performed under sub-contract, both the contractor and the sub-contractor are liable for the amount of any assessments in respect of the work, and such assessments may be levied upon and collected from either, or partly from one and partly from the other, but in the absence of any term in the sub-contract to the contrary the sub-contractor is as between himself and the contractor primarily liable for such assessments. 70(3) Where a contractor or sub-contractor is not assessed with respect to the work carried on by him as contractor or sub-contractor, the Commission may consider the workers of the contractor or sub-contractor, if any, and the contractor or sub-contractor to be workers of the principal with respect to an industry within the scope of this Part, but in the absence of any term in the contract or sub-contract to the contrary, the principal is entitled to recover from the contractor the amount or apportionate amount of any assessment paid by the principal with respect to the contractor or subcontractor or their workers, and the contractor is entitled to recover from the sub-contractor the amount or apportionate amount of any assessment paid by the contractor with respect to the sub-contractor or his workers. 70(1) Lorsqu un travail entrant dans le champ d application de la présente Partie est entrepris pour une personne par un entrepreneur, l entrepreneur et la personne pour laquelle ce travail est entrepris sont tous les deux responsables du paiement de toute cotisation pour ce travail, et la cotisation peut être prélevée et perçue de l un ou l autre ou en partie de l un et en partie de l autre mais, en l absence de toute clause contraire contenue dans le contrat, c est l entrepreneur qui est en premier lieu responsable du paiement de cette cotisation, la responsabilité de la personne pour laquelle le travail est accompli ne venant qu au second rang. 70(2) Lorsqu un travail entrant dans le champ d application de la présente Partie est accompli en exécution d un sous-traité, l entrepreneur et le sous-traitant sont tous les deux responsables du paiement des cotisations pour ce travail, et ces cotisations peuvent être prélevées et perçues de l un ou l autre, ou en partie de l un et en partie de l autre mais, en l absence de toute clause contraire contenue dans le sous-traité, c est le sous-traitant qui est en premier lieu responsable du paiement de ces cotisations, la responsabilité de l entrepreneur ne venant qu au second rang. 70(3) Lorsqu un entrepreneur ou un sous-traitant n est pas cotisé pour le travail fait par lui en tant qu entrepreneur ou sous-traitant, la Commission peut considérer que les travailleurs de l entrepreneur ou du sous-traitant, le cas échéant et que l entrepreneur ou le sous-traitant sont des travailleurs du commettant en ce qui concerne une industrie dans le champ d application de la présente partie, mais en l absence de toute clause contraire contenue dans le contrat ou le sous-traité, le commettant a le droit de recouvrer de l entrepreneur et l entrepreneur a le droit de recouvrer du sous-traitant le montant ou la quote-part de toute cotisation payée, dans le premier cas, par le commettant pour l entrepreneur ou le sous-traitant ou leurs travailleurs ou, dans le second cas, par l entrepreneur pour le sous-traitant ou ses travailleurs.

14 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 14 of / de Where any work or service is performed by an employer in an industry within the scope of this Part, for which the employer would be entitled to a lien under the Mechanics Lien Act, it is the duty of the owner as defined by that Act, to see that the amount of any assessment in respect of such work or service is paid, and if the owner fails to do so he is personally liable to pay it to the Commission, and the Commission has the like powers and is entitled to the like remedies for enforcing payment as it possesses or is entitled to in respect of an assessment. 72(2) Notwithstanding any other Act, any amount due to the Commission by an employer (a) pursuant to an assessment made under this Act, (b) in respect of any amount that the employer is required to pay to the Commission under this Act, or (c) on any judgment for an amount referred to in paragraph (a) or (b), creates a fixed, specific and continuing charge in favour of the Commission (d) on the property or proceeds of property, whether real or personal, of the employer in New Brunswick, including money payable to, for or on account of the employer, whether the property, proceeds or money is acquired or is to be acquired by the employer before or after the amount becomes due, and (e) on any property or proceeds of property, whether real or personal, in New Brunswick that is used by the employer in or in connection with, or produced by the employer in, the industry with respect to which the employer is assessed or the amount becomes due, whether the property is used or produced before or after the amount becomes due. 72(2.1) Subject to the Employment Standards Act, the Revenue Administration Act and the Real Property Tax Act, the charge created under subsection (2) is payable in priority over all writs, judgments, debts, liens, charges, 71 Lorsqu un travail ou un service est accompli par un employeur dans une industrie entrant dans le champ d application de la présente Partie, et que l employeur aurait de ce fait un privilège en application de la Loi sur les privilèges de constructeurs et de fournisseurs de matériaux, le propriétaire, tel qu il est défini par cette loi, a le devoir de veiller à ce que toute cotisation pour ce travail ou service soit payée et, si le propriétaire n y veille pas, il est personnellement tenu de la payer à la Commission, et la Commission a les mêmes pouvoirs et, pour imposer le paiement, les mêmes recours qu elle possède en ce qui concerne une cotisation. 72(2) Nonobstant toute autre loi, tout montant dû à la Commission par un employeur a) conformément à une cotisation établie en vertu de la présente loi, b) au titre de tout montant que l employeur est tenu de verser à la Commission en vertu de la présente loi, ou c) sur tout jugement pour un montant visé à l alinéa a) ou b), crée une charge fixe, spécifique et continue en faveur de la Commission d) sur les biens ou les revenus de biens, qu ils soient réels ou personnels, de l employeur au Nouveau-Brunswick, y compris l argent payable à l employeur, pour lui ou à son compte, que les biens, les revenus ou l argent soient acquis ou doivent être acquis par l employeur avant ou après que le montant devienne exigible, et e) sur tous biens ou revenus de biens, qu ils soient réels ou personnels, au Nouveau-Brunswick qui sont utilisés ou produits par l employeur dans l industrie ou relativement à l industrie relativement à laquelle l employeur est cotisé ou le montant devient exigible, que les biens soient utilisés ou produits avant ou après que le montant ne devienne exigible. 72(2.1) Sous réserve de la Loi sur les normes d emploi, de la Loi sur l administration du revenu et de la Loi sur l impôt foncier, la charge créée en vertu du paragraphe (2) est payable en priorité sur tous les brefs,

15 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 15 of / de 18 security interests as defined in the Personal Property Security Act, rights of distress, assignments, including assignments of book debts, and other claims or encumbrances of whatever kind of any person, including the Crown, whether legal or equitable in nature, whether absolute or not, whether specific or floating, whether crystallized or otherwise perfected or not and whenever created or to be created. 72(4) Notwithstanding subsection (2), where a charge, attaches to property produced in or by the industry with respect to which the employer is assessed it shall be extinguished upon the bona fide sale of such property made in the ordinary course of business When an employer in an industry to which this Act applies defaults in the payment of all or part of a contribution owing pursuant to an assessment, or all or part of the money due to the Commission under this Act, any assignment of personal property made by the employer, including an assignment of book debts, is void as against the Commission to the extent of money that has not at the time of default been paid under the assignment to or on behalf of the assignor, regardless of (a) whether the assignment is absolute or not, or (b) whether the assignment is made before or after the date the contribution or other money became due or the default occurs When an employer in an industry to which this Act applies defaults in the payment of (a) all or part of a contribution owing pursuant to an assessment, or (b) all or part of any money due to the Commission under this Act, any security interest as defined in the Personal Property Security Act created by the employer jugements, créances, privilèges, charges, sûretés définis dans la Loi sur les sûretés relatives aux biens personnels, droits de saisie-gagerie, cessions, y compris les cessions de créances comptables, et autres créances ou charges de toute sorte de toute personne, y compris la Couronne, qu elles soient de nature légale ou équitable, de manière absolue ou pas, spécifique ou flottante, cristallisée ou bien nantie de toute autre façon ou non et quelle que soit la date où elle a été ou doit être créée. 72(4) Nonobstant le paragraphe (2), le privilège grevant un bien produit par l industrie pour laquelle l employeur est cotisé s éteint au moment de la vente de ce bien effectuée de bonne foi dans la marche ordinaire des affaires Lorsqu un employeur d une industrie à laquelle la présente loi s applique fait défaut de payer une contribution ou partie d une contribution exigible conformément à une cotisation, ou de tout l argent ou partie de l argent dû à la Commission en vertu de la présente loi, toute cession de biens personnels faite par l employeur, y compris une cession de créances comptables, est nulle relativement à la Commission dans la mesure de l argent qui, au moment du défaut, n a pas été payé en vertu de la cession au cédant ou en son nom, sans égard au fait que a) la cession est absolue ou non, ou b) la cession a été faite avant ou après la date de la contribution ou toute autre somme est devenue exigible ou le défaut s est produit Lorsqu un employeur d une industrie à laquelle la présente loi s applique fait défaut de payer a) une contribution ou partie d une contribution exigible conformément à une cotisation, ou b) une somme ou partie d une somme due à la Commission en vertu de la présente loi, toute sûreté définie par la Loi sur les sûretés relatives aux biens personnels créée par l employeur

16 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 16 of / de 18 (c) on the employer s personal property in New Brunswick, or (d) on any other personal property in New Brunswick that is used by the employer in or in connection with, or produced by the employer in the industry with respect to which the employer is assessed or the money becomes due, is void as against the Commission to the extent of money that has not, at the time of default, been paid under the security interest to the holder of it, regardless of whether the security interest is created before or after the date the contribution or other money becomes due or the default occurs. 73(1) When the employer defaults in the payment of an assessment or any part thereof, or when it is provided by any other section of this Part that an amount or payment may be recovered or enforced in the same manner as an assessment, the Commission may issue a certificate stating that the assessment was made or the matter with respect to which the amount is due or payable, the amount remaining unpaid on account thereof and the person by whom it was payable and such certificate or a copy of it, certified by the President and Chief Executive Officer of the Commission to be a true copy thereof, may be filed in The Court of Queen s Bench of New Brunswick and when so filed and sealed with the seal of such court shall become an order of that court upon which judgment may be entered against such person for the amount mentioned in the certificate, together with the fees of the clerk or agent allowable in the case of a default judgment and such judgment may be enforced by execution or otherwise as any other judgment of the court. 73(2) The property upon which a charge has attached under section 72, though not owned by the employer, shall, for the purpose of enforcing the judgment, be deemed to be the property of the employer. 74 On or before the first day of April in each year, or so soon thereafter as the Commission c) sur les biens personnels de l employeur au Nouveau-Brunswick, ou d) sur tout autre bien personnel au Nouveau- Brunswick qui est utilisé par l employeur dans l industrie ou relativement à celle-ci, ou produit par l employeur dans l industrie relativement à laquelle l employeur est cotisé ou l argent devient exigible, est nulle à l égard de la Commission dans la mesure de l argent qui n a pas, au moment du défaut, été payé en vertu de la sûreté à son détenteur, sans égard au fait que la sûreté a été créée avant ou après la date où la contribution ou autre somme devient exigible ou le défaut se produit. 73(1) Lorsque l employeur fait défaut de payer une cotisation ou partie de cotisation, ou lorsqu il est prévu par un autre article de la présente Partie qu une somme ou un paiement peuvent être recouvrés ou imposés de la même manière qu une cotisation, la Commission peut délivrer un certificat attestant que la cotisation a été établie ou exposant l affaire pour laquelle la somme qui reste impayée à cet égard et la personne par qui elle était payable, et ce certificat, ou une copie de ce certificat certifiée conforme par le président et administrateur en chef de la Commission, peuvent être déposés à la Cour du Banc de la Reine du Nouveau-Brunswick et après avoir été déposé et revêtu du sceau de cette cour, le certificat ou la copie devient une ordonnance de cette cour sur laquelle un jugement peut être rendu contre cette personne pour la somme mentionnée dans le certificat, plus les honoraires du greffier ou de son agent, et ce jugement peut être exécuté par voie d exécution forcée ou d une autre manière comme tout autre jugement de la Cour. 73(2) Les biens grevés d une charge aux termes de l article 72, même s ils ne sont pas la propriété de l employeur, sont réputés être les biens de l employeur, aux fins d exécution du jugement. 74 Au plus tard le premier avril de chaque année, ou, le cas échéant, ultérieurement dès

17 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 17 of / de 18 may deem expedient, the amount of the assessment for the previous calendar year shall be adjusted upon the actual requirements of the class and upon the correctly ascertained payroll of each industry, or otherwise as the case may require, and the employer shall forthwith make up and pay to the Commission any deficiency, or the Commission shall refund to the employer any surplus, or credit the same upon the succeeding assessment. 76 When in an industry a change of ownership or employership has occurred, the Commission may levy any part of such deficiency on either or any of such successive owners or employers, or pay or credit to any one or more of such owners or employers such surplus as the case may require, but as between or amongst such successive owners or employers the assessment in respect of such industry shall, in the absence of an agreement between the respective owners or employers determining the same, be apportionable, as nearly as may be, in accordance with the proportions of the payrolls of the respective periods of ownership or employment. Bankruptcy and Insolvency Act REFERENCES Policy-related Documents Policy No Interest on Claim-related Benefits and Employer Accounts Policy No Allocation of Claim Costs Policy No Return to Work Responsibilities and Re-employment Obligations Policy No Employer Registration Policy No Assessable Earnings Policy No Setting Basic Assessment Rates Policy No Underestimated or Underreported Payroll Assessment Policy No Third Party Actions que la Commission le juge opportun, le montant de la cotisation pour l année civile précédente doit être ajusté aux besoins réels de la catégorie et à la feuille de paie correctement vérifiée de chaque industrie, ou autrement comme l exige le cas, et l employeur doit immédiatement verser à la Commission le montant de toute insuffisance, ou la Commission doit rembourser à l employeur tout excédent ou le créditer sur la cotisation suivante. 76 Lorsqu un changement de propriétaire ou d employeur s est produit dans une industrie, la Commission peut soit prélever toute partie de l insuffisance en résultant sur l un ou l autre des propriétaires ou employeurs successifs, soit payer ou créditer à un ou plusieurs de ces propriétaires ou employeurs l excédent en résultant, selon le cas mais, entre ces propriétaires ou employeurs successifs, la cotisation pour cette industrie doit, en l absence de tout accord y afférent conclu entre les propriétaires ou employeurs successifs être ventilée, aussi exactement que possible, proportionnellement aux montants des feuilles de paie des périodes respectives de propriété ou d emploi. Loi sur la faillite et l insolvabilité RÉFÉRENCES Documents liés aux politiques Politique n o Intérêts sur les prestations liées aux réclamations et les comptes d employeurs Politique n o Attribution des coûts des réclamations Politique n o Reprise du travail Responsabilités et obligations à l égard du réemploi Politique n o Inscription des employeurs Politique n o Salaires cotisables Politique n o Établissement des taux de cotisation de base Politique n o Cotisation fondée sur une sous-estimation ou une sous-déclaration des salaires Politique n o Poursuites contre un tiers

18 Titre : Paiement de la cotisation des employeurs Page 18 of / de 18 Publications Black s Law Dictionary, 6 th Black, RESCINDS Edition, H.C. Publications Black s Law Dictionary, 6 e édition, H.C. Black, RÉVOCATION Policy Payment of Employer Assessments, release 002, approved 02/12/2004. APPENDICES N/A RELEASE CRITERIA Available for public release. HISTORY 1. This document is release 003 and replaces release 002. It increases the write-off and legal action threshold from $1,200 to $3,000, increases dollar amounts associated with judgment renewal criteria, and clarifies the responsibility for outstanding assessments on change of business ownership. 2. Release 002 approved and effective 02/12/2004 replaced release 001. It increased the write-off and legal action threshold from $1,000 to $1,200, and the minimum threshold for payroll audits for refunds from $750 to $2, Release 001 approved and effective 03/12/1999 was the initial issue and replaced Policy Nos (A301), (A302) (A304), (BO87-28) and (A303). REVISION Politique n o Paiement de la cotisation des employeurs, diffusion n o 002, approuvée le 2 décembre ANNEXES Sans objet CRITÈRES DE DIFFUSION Pour diffusion générale. HISTORIQUE 1. Ce document est la diffusion n o 003 et remplace la diffusion n o 002. Il fait passer le seuil de radiation et de poursuite de $ à $, augmente les montants liés aux conditions de renouvellement d un jugement, et précise la responsabilité pour les cotisations impayées lorsqu il y a un changement de propriétaire d entreprise. 2. La diffusion n o 002, approuvée et en vigueur le 2 décembre 2004, remplaçait la diffusion n o 001. Elle faisait passer le seuil de radiation et de poursuite de $ à $, et le seuil minimal pour une vérification de la feuille de paie de 750 $ à $. 3. La diffusion n o 001, approuvée et en vigueur le 3 décembre 1999, était la version initiale et remplaçait les politiques n os (A301), (A302), (A304), (BO87-28) et (A303). RÉVISION 60 months 60 mois BOARD APPROVAL DATE DATE D APPROBATION PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION 29/11/2012 Le 29 novembre 2012

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