Termes de références relatifs à l élaboration d un nouveau manuel de procédures des projets d Exécution Nationale (NEX)

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1 Ministère des Affaires Economiques et du Développement Direction Générale de la Politique Economique Cellule d appui à l exécution nationale Programme des Nations Unies pour le Développement Termes de références relatifs à l élaboration d un nouveau manuel de procédures des projets d Exécution Nationale (NEX) I. Contexte La cellule d appui à la mise en œuvre de l exécution nationale a été mise en place à la Direction Générale de la Politique Economique et des Stratégies de Développement au Ministère des Affaires Economiques et du Développement pour permettre au MAED de disposer de capacités renforcées pour assurer la coordination et la mise en œuvre des programmes et projets. Dans ce cadre et conformément au plan d action 2014, l une des activités de la cellule consistera à appuyer l élaboration, la diffusion et l édition d un nouveau manuel de procédures NEX à la place de celui en cours, devenu obsolète. Le NEX ou modalité d Exécution Nationale est une modalité par laquelle le PNUD confie les ressources mises à dispositions aux partenaires de mise en œuvre gouvernementaux pour entreprendre et gérer les projets appuyés par le PNUD. Les partenaires nationaux de mise en oeuvre sont responsables vis-à-vis du PNUD de l utilisation de toutes les ressources provenant du PNUD qu ils gèrent selon le plan de travail annuel co-signé par ces partenaires et le PNUD. Pour la réalisation et le suivi des projets NEX, les partenaires de mise en œuvre et le bureau du PNUD mettent en œuvre des procédures afin de réaliser les actions conformément aux accords conclus et compte tenu des exigences de travail du Système des Nations Unies. Dans ce cadre, il est prévu le recrutement d un consultant pour l élaboration d un nouveau manuel de procédures NEX qui tiendra compte de l évolution du contexte d exécution des projets, notamment des nouveaux arrangements de gestion actuellement en vigueur, l approche harmonisée de transfert d espèces aux partenaires (HACT) et le système de gestion Atlas. Le dernier manuel avait été élaboré en 2001 et amendé, par une circulaire, en Il s agira, au cours de cette consultation d élaborer un manuel NEX conforme aux nouvelles dispositions, prenant en compte le système national et intégrant les nouvelles dispositions tels

2 que le cadre pour le transfert d espèces aux partenaires nationaux (gouvernement, ONG, société civile). II. Objectifs Objectif général L objectif de cette consultation est de disposer d un nouveau manuel à jour pour la modalité NEX adapté au contexte mauritanien. Le nouveau manuel sera basé sur le manuel de référence du PNUD édité en 2011 et celui du PNUD Mauritanie édité en Il intégrera les procédures pertinentes du manuel des politiques et procédures programmatiques et opérationnelles du PNUD (POPP).. Objectifs spécifiques L objectif de cette mission consiste en l'élaboration et la mise en place d'un nouveau manuel de procédures pour la gestion des projets NEX. Cela passe notamment par : - Une prise de connaissance des exigences procédurales du bureau du PNUD et des partenaires de mise en oeuvre au niveau national; - Une analyse des procédures administratives, financières et comptables déjà en place; - Une analyse des différentes phases de gestion des projets; - L élaboration du manuel de procédures tenant compte des nouveaux arrangements de gestion du programme et dans le contexte de l UNDAF ; - L'organisation et la facilitation d un atelier de restitution après approbation du manuel par un comité restreint conjoint PNUD/MAED. III. Méthodologie Le manuel de procédures couvre l'ensemble des processus de l exécution des projets NEX. Sans que cela ne soit limitatif, ce manuel doit couvrir les aspects ci-après : Le cadre institutionnel mis en place, précisant les différents acteurs, leurs rôles et attributions dans l exécution des projets Les procédures opérationnelles et les systèmes de contrôle interne pour chaque cycle d opérations tels que : o Planification/Programmation o Acquisition des biens et services o Gestion des comptes bancaires o Etc.

3 Les instruments et supports pour la gestion, la rédaction, la transmission, le contrôle et le traitement des documents administratifs comptables : o Avances de fonds et rapports financiers, o Paiements directs o Traitement des rapports du système Atlas, y inclus les rapports combinés de dépenses Les procédures administratives financières et comptables retenues et les principes qui les sous tendent Le consultant devra proposer un regroupement des procédures selon un cycle d activité qu il aura lui-même choisi. Il pourra, à cet effet, s inspirer du regroupement de la version 2002 du manuel et de celui du Manuel NEX global du PNUD Le consultant devra proposer sa propre méthodologie pour la réalisation de la mission. Toutefois, les étapes ci-après pourront figurer dans cette méthodologie - L analyse des systèmes de gestion des projets déjà en place; - La prise de connaissances des exigences organisationnelles et opérationnelles du PNUD et des partenaires de mise en oeuvre; - La collecte des données et l identification des différents processus concernés; - L élaboration d'un manuel de procédures en concertation avec un comité restreint parmi les responsables de la DGPESD, du PNUD et des partenaires de mise en oeuvre ; - L organisation d un atelier de présentation et de restitution du nouveau manuel à l ensemble des acteurs du NEX. IV. Résultats attendus Les résultats de cette mission consistent essentiellement à ce que : Les partenaires nationaux de mise en oeuvre et le PNUD disposent d un nouveau manuel à jour prenant en compte l évolution du contexte national et celui de l organisation Les partenaires nationaux ont pris connaissance des procédures opérationnelles de gestion des projets du NEX. V. Produits attendus/livrable Manuel de procédures en version provisoire Présentation PPT du manuel Manuel de procédures validé par les commanditaires

4 VI. Profil du consultant Avoir un diplôme en gestion, économie, audit et contrôle ou comptabilité (bac+5 au moins) ; Avoir une expérience avérée de 5 ans au moins et vérifiable dans la rédaction de manuels de procédures notamment dans le cadre des projets de développement ; Avoir des connaissances prouvées de la règlementation financière et administrative du Gouvernement Mauritanien, Avoir de solides connaissances de la réglementation sociale et fiscale du pays Une expérience et/ou connaissance des procédures des projets à Exécution nationale (NEX), Disposer d une expérience avérée dans le domaine de l élaboration des manuels de procédures de gestion, de comptabilité et de finances dans le SNU ou organisations internationales ; Avoir une expérience dans la mise en œuvre des outils de gestion notamment dans les projets et programmes financés par les institutions du SNU ; Une bonne connaissance de l outil informatique (Word, Excel ) ; Une très bonne maitrise de la langue française est exigée ; La connaissance de l arabe et de l anglais serait un atout ; VII. Dossier à fournir Les dossiers de manifestations d intérêt doivent contenir : Une offre technique comportant : - Une lettre de manifestation d intérêt mentionnant l objet de la prestation ; - La méthodologie détaillée de mise en œuvre - Le planning de mise en œuvre - Les attestations de bonne fin d exécution pour des prestations similaires ; - Le formulaire P11 (voir modèle sur le site rubrique Appel d offres/emplois) avec les références professionnelles du consultant. Une offre financière ; VIII. Durée de la consultation La durée de la mission est de 30 jours ouvrables. Le manuel de procédures sera remis : 21 jours au plus tard après le début de la mission en version provisoire et 7 jours au plus tard après l atelier de présentation et de validation du manuel NEX en version finale (format papier et CD en trois exemplaires chacun).

5 VI Critères de sélection L offre technique, notée sur 100 points, faisant apparaître : - Une méthodologie claire et précise permettant d apprécier la compréhension du mandat en faisant ressortir les activités à mener pour la réalisation du manuel ainsi que l approche préconisée ; - Un calendrier de réalisation de l étude faisant ressortir l articulation entre les différentes étapes du travail dans le cadre d un chronogramme clair et précis. L offre financière, notée sur 100 points, faisant apparaître un budget de la consultation formulé de façon à assurer une certaine adéquation avec les activités prévues dans l offre technique. L offre financière devra comprendre tous les coûts directs et indirects relatifs à la mission. Une grande enveloppe avec la Mention «Soumission pour la confection d un manuel NEX» contiendra les deux parties de l offre présentées dans deux enveloppes différentes. Au terme de l évaluation des offres techniques, le candidat devra avoir au minimum la note de 70/100 points.