SERVICES OFFERTS AUX ORGANISMES RECONNUS PAR LE SERVICE DES LOISIRS ET BIBLIOTHÈQUES DESCRIPTION ET PROCÉDURES

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1 SERVICES OFFERTS AUX ORGANISMES RECONNUS PAR LE SERVICE DES LOISIRS ET BIBLIOTHÈQUES DESCRIPTION ET PROCÉDURES JANVIER 2012

2 TABLE DES MATIÈRES Page Introduction Soutien professionnel Soutien financier Prêt d équipement Location de plateaux / locaux Tenue d événements spéciaux Affichage urbain Affichage sur le tableau lumineux Transport de matériel Lave-auto Réparations ou demandes de travaux (réservé aux organismes reconnus occupant de façon permanente un local municipal) Service de photocopies Publications Publier sur le site Internet municipal et publier sur Portail culturel Annexe A Création d un panneau d affichage format géant : 4 x

3 Introduction Ce document s adresse principalement aux organismes reconnus par le Service des loisirs et bibliothèques. Il décrit la nature des services offerts ainsi que les procédures pour y avoir accès. Le Service des loisirs et bibliothèques s engage à faire tout en son pouvoir pour satisfaire les demandeurs, toutefois il ne peut s engager à garantir des délais fermes pour les services demandés. Ceux-ci dépendent de l a disponibilité du per sonnel, de l a quantité des demandes et du dél ai d avis par les demandeurs. Nous remercions les organismes de leur compréhension. 1. Soutien professionnel Le Service des loisirs et bibliothèques accompagne les organismes dans la réalisation de leurs activités en leur offrant des services conseils. Consultation et concertation : la programmation le financement la communication, l information, la publicité et la promotion la gestion du personnel la résolution de problème la formation la conception, la planification et l organisation d activités ou d événements l administration et la comptabilité le budget l aménagement d infrastructure la vie démocratique des organismes à but non lucratif : - l incorporation et les aspects légaux - la rédaction et les aspects légaux - le fonctionnement du CA - les procédures d assemblée Relations municipales interservices : traitement des demandes des organismes Remerciement des bénévoles : organisation de la Soirée des bénévoles Pour obtenir ce service l organisme reconnu doit contacter directement son répondant Les citoyens qui désirent créer un organisme peuvent s adresser au Service des loisirs et bibliothèques au /jn 3

4 Tarification Ce service est offert gratuitement aux organismes reconnus et aux citoyens de l a ville désirant créer un or ganisme qui respecte les orientations de l a politique municipale d accréditation. 2. Soutien financier A. Subventions Les demandes d assistance financière sont traitées individuellement et soumises au Conseil municipal pour approbation. L accréditation d un organisme ne vient en rien garantir une assistance financière ou un placement publicitaire de la part de la Ville. Le Service des loisirs et bibliothèques n a qu un pouvoir de recommandation auprès du Conseil municipal pour les demandes d assistance financière. Lorsqu il est appelé à ut iliser ce pouvoir, il le fait en fonction de l a politique en vigueur, de la nature du projet et de tout autre élément pertinent au dossier. Aucune aide financière n est recommandée par le Service des loisirs et bibliothèques pour les activités régulières d un organisme ou pour combler des déficits. Les services de soutien offerts pour les événements spéciaux sont la contribution de la Ville à l organisme demandeur. La Ville ne subventionne pas habituellement les événements. Si une demande est faite par un organisme, un soutien financier éventuel pourrait être accordé en fonction des critères suivants : La volonté municipale de développer un é vénement récurrent associé à S aint- Jean-sur-Richelieu (exemple Festival nautique). Le rayonnement régional de l événement mesuré à t ravers l achalandage en provenance de la Montérégie. Le rayonnement provincial et hors Québec de l événement mesuré à travers le poids médiatique dudit événement (budget publicitaire, revue de presse, etc.). L impact économique touristique mesuré à partir du nombre de touristes (80 km et + et une nuitée minimum) et du nombre d excursionnistes d une journée. L impact économique direct (les dépenses directes de l organisation faites localement). Les efforts d autofinancement déployés par l organisation. La participation de commanditaires ou de partenaires publics. Le nombre de bénévoles et d employés salariés. Le nombre d années d existence et les résultats des dernières éditions. Le professionnalisme de l organisation. Qualité de l a programmation, des infrastructures, des services, de l accueil, etc. La contribution de l événement à l animation de l a ville atmosphère et ambiance. /jn 4

5 L effet multiplicateur de l événement dans la ville complémentarité et synergie avec le milieu. Le niveau de pr ise en c harge de l événement (son autonomie) versus la contribution de la Ville. Le nombre de participants ou spectateurs selon l évaluation de la Ville. Les services accordés pour un événement spécial seront évalués et réputés avoir été accordés à titre de subvention au demandeur. La visibilité accordée à la Ville lors dudit événement tiendra compte de la valeur des services ainsi accordés. Les organismes reconnus doivent acheminer toute demande d assistance financière à leur répondant en utilisant le formulaire : «Demande d assistance financière». B. Placements publicitaires L ensemble des demandes de placement publicitaire sont traitées individuellement et soumises à la Division-Conseil communications pour approbation. La Division-Conseil communications n accorde aucun placement publicitaire à des privés ou à des événements privés. Les organismes reconnus doivent acheminer toute demande de pl acement publicitaire à leur répondant en u tilisant le formulaire : «Demande de placement publicitaire». 3. Prêt d équipement Le Service des loisirs et bibliothèques met à la disposition des organismes reconnus, des équipements propriétés de la Ville de S aint-jean-sur-richelieu afin de les aider dans la réalisation de leurs activités. Le Service des loisirs et bibliothèques se réserve un dr oit de r egard sur la nature et la quantité des équipements à fournir à l organisme à l égard de l analyse de ses besoins. Pour toute information concernant le matériel disponible, l organisme doit s adresser à son répondant. /jn 5

6 La demande doit être faite sur le formulaire «Demande de prêt d équipement» au moins dix (10) jours avant la date désirée. Nous privilégions l utilisation du courrier électronique mais l organisme peut télécopier le formulaire à l attention de s on répondant au L organisme est responsable de vérifier le matériel lors de la livraison. Après utilisation, il doit rendre tout le matériel reçu. Le matériel manquant ou endommagé pourra être facturé à l organisme. L organisme non présent lors de la livraison sera réputé avoir accepté la livraison et sera responsable du retour du matériel livré. Tarification Ce service est gratuit et réservé aux organismes reconnus. 4. Location de plateaux / locaux Type de plateau Surface glacée : patinoire intérieure Aréna municipal Colisée Isabelle-Brasseur Surface non glacée : espace de la patinoire intérieure Aréna municipal Colisée Isabelle-Brasseur Salle de s pectacle (location réservée aux organismes reconnus) : salle polyvalente équipée d une scène avec équipement d éclairage et de sonorisation Centre culturel Fernand-Charest Terrain sportif : espace extérieur réservé et aménagé pour la pratique d une activité sportive Surface multisport Terrain de soccer Terrain de tennis Terrain de jeux de fer Piste d athlétisme Terrain de balle Terrain de football Terrain de pétanque Local : salle permettant la réalisation des activités de l organisme Petite salle : moins de 50 m² pouvant servir à des fins diverses Grande salle : plus de 50 m² pouvant servir à des fins diverses incluant gymnase : local voué à la pratique d activité physique /jn 6

7 Bureau (location réservée aux organismes reconnus): local de s uperficie inférieure à 500 pi² destiné à des fins d administration (entreposage de la documentation, équipement de bureau, personnel d encadrement, etc.). Entrepôt (location réservée aux organismes reconnus): local destiné au r angement de matériel. Type d utilisation Utilisation non permanente : prêt ou location de plateau comportant une confirmation écrite de réservation. Utilisation permanente : prêt ou location de plateau comportant un bail ou un pr otocole d entente. Ce type d utilisation peut se faire de façon exclusive ou non exclusive. Vocation des immeubles et des plateaux Il existe différentes vocations attribuées aux immeubles et aux plateaux : 1. Spécifique à un champ d intervention 2. Universelle Ces vocations serviront de lignes directrices dans l ordre de priorité d utilisation des plateaux. 1. Immeubles à vocation spécifique Pour le champ d intervention culturel Centre culturel Fernand-Charest Centre Ernest-Thuot Bibliothèque et Édifice Tourin Cabaret théâtre du Vieux-Saint-Jean Pour le champ d intervention sportif Colisée Isabelle-Brasseur Aréna municipal Complexe sportif Claude-Raymond Pour le champ d intervention communautaire Centre des aînés johannais Centre Notre-Dame-de-Lourdes Chalet du parc J.-Paul-Beaulieu Bâtiment d appoint du parc-école Saint-Gérard Chalet du parc Joie-de-Vivre Chalet du parc Notre-Dame-de-Lourdes /jn 7

8 Bâtiment d appoint du parc Marquis-de-Montcalm Chalet des loisirs du parc Jacques-et-Marie Bâtiment d appoint du parc René-Lévesque 2. Immeubles à vocation universelle L ensemble des immeubles sur le territoire de la ville autre que ceux mentionnés précédemment. Conditions générales d utilisation Le Service des loisirs et bibliothèques met à la disposition des citoyens et des organismes reconnus ou non un certain nombre de plateaux appartenant à la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu ou à ses partenaires selon les dispositions des protocoles d entente en v igueur et ce, pour une u tilisation sur une base temporaire ou permanente. Certains services sont compris avec chaque location mais tout service complémentaire, s il est disponible, sera soumis à une tarification. De plus, des frais de non ut ilisation, d annulation, de br is, de do mmage et de malpropreté nécessitant un entretien hors norme pourront être facturés au locataire de plateau. Le Service des loisirs et bibliothèques se réserve un dr oit de r egard quant à l acceptation ou le refus de tout prêt ou location de plateaux. En cas d activité jugée essentielle (ex. : élections) et durant la période du 1 er juillet au 20 août en raison des activités du programme estival, la Ville se réserve la priorité d utilisation des plateaux. La D irection du S ervice des loisirs et bibliothèques, se réserve le droit de requérir un plateau et de relocaliser les activités d un organisme. Cependant, tout sera mis en œuvre pour respecter les horaires des organismes. S il y a plus de demandes que d espaces disponibles, la priorité sera accordée aux organismes suivants, dans cet ordre : Les organismes reconnus pour les jeunes et la famille Les organismes pour personnes handicapées Les organismes reconnus pour adultes et aînés Les autres organismes ou privés Seuls les équipements disponibles dans les plateaux prêtés ou loués sont mis à la disposition de l utilisateur. Seules les activités reliées aux objectifs poursuivis par les organismes reconnus et conformes aux orientations du Service des loisirs et bibliothèques sont autorisées. Le Service des loisirs et bibliothèques se réserve le droit d interdire la tenue de toute activité susceptible de causer des dommages ou pouvant porter atteinte à la sécurité, la quiétude ou à la moralité. /jn 8

9 Le Service des loisirs et bibliothèques peut également interdire certains types d activités dans ses plateaux pour des raisons d affectation. En effet, la nature de l activité doit correspondre à la vocation ou la spécificité attribuée aux différents lieux. Le Service des loisirs et bibliothèques peut émettre une i nterdiction de m anière à éviter la perte d espace due à un usage excessif ou inadéquat. Il est interdit de fumer dans tous les bâtiments de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu incluant les périmètres prévus par la Loi sur l usage du tabac. La première responsabilité en regard à l application de cette loi incombe à l organisme utilisateur. Des sanctions s y rattachant sont mises en appl ication par le Gouvernement du Québec depuis le 17 juillet L organisme utilisateur doit, pour des activités impliquant la consommation d alcool soit la vente ou le service, se procurer un permis auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux. Les frais relatifs à la SOCAN doivent être acquittés par l organisme pour toute activité impliquant de la diffusion musicale. L organisme utilisateur doit, en tout temps, assurer la responsabilité des lieux requis et des personnes et se conformer aux normes de s écurité et aux règlements régissant leur utilisation. L organisme utilisateur se tient responsable de t out dommage causé aux espaces alloués (propreté des lieux, bris, actes de vandalisme, incendie, etc.) propriétés de la Ville et de s es partenaires et s engage à dé frayer les dommages éventuels. À cet égard, tout dommage causé lors d une location ou d un prêt de pl ateau doit être signalé dans les meilleurs délais auprès du répondant. Les activités privées à but lucratif (cours, conférences, etc.) ne sont pas autorisées dans les locaux municipaux. Les activités à connotation religieuses ne sont pas autorisées dans les bâtiments municipaux à moins d une autorisation spéciale de la direction du Service des loisirs et bibliothèques. Conditions d utilisation spécifiques à la salle de spectacle À l occasion, les organismes reconnus peuvent avoir accès à la salle de spectacle du Centre culturel Fernand-Charest (Cabaret-théâtre du Vieux Saint-Jean) pour des activités à c aractère culturel, pour toute forme de gala ou de c onsultation publique requérant les dispositions distinctives à une salle de spectacle. La priorité sera accordée aux activités de nat ure culturelle due à l a vocation typique des équipements de la salle. L organisme utilisateur est tenu d'assurer le service de bi lletterie, le contrôle des entrées et de faire respecter la Loi sur le tabac en tout temps. /jn 9

10 Pour assumer ces obligations, l organisme doit prévoir au moins deux (2) personnes. Quatre (4) personnes sont requises si le balcon est accessible pour les spectateurs. Deux (2) personnes sont requises, soixante (60) minutes avant le début du spectacle, pour contrôler les entrées au parterre de la salle. Leurs tâches consistent à prendre les billets et à contrôler les entrées et sorties du publ ic tout au l ong du spectacle. Lorsque la représentation débute, il faut prévoir qu'au moins une (1) personne reste en poste et ce, pour la durée complète dudit spectacle. Deux (2) autres personnes sont requises, soixante (60) minutes avant le début du spectacle, lorsque le balcon est ouvert pour le public. Ces personnes assument les mêmes tâches que le personnel au parterre. Lorsque la représentation débute, il faut prévoir qu'au moins une (1) personne reste en poste, au balcon, et ce, pour la durée complète du spectacle. Il est impératif de pr évoir ce personnel afin d'assurer un minimum de s écurité tant pour le public qui assiste à un événement qu'aux équipements en place au Cabaret- Théâtre du V ieux-saint-jean. Si l organisme est dans l impossibilité d'assurer ces mesures de sécurité, la Société pour la promotion d événements culturels du Haut- Richelieu (SPEC) peut vous offrir ce service moyennant des frais. De plus, une gr atuité exclut les autres frais de s ervice (technicien, personne d entretien), s il y a lieu. L organisme doit négocier ces ententes de service auprès du directeur de la SPEC, au s de réservations Pour les locations régulières s échelonnant sur plusieurs semaines : ateliers, rencontres régulières de C.A., répétitions; ou pour des petites activités spéciales demandant du matériel ou des services particuliers Exemple : un souper spaghetti. Le demandeur doit remplir le formulaire «Réservation d espace», et le faire parvenir à son répondant au moins dix (10) jours avant la date désirée. Nous privilégions l utilisation du c ourrier électronique mais l organisme peut télécopier le formulaire à l attention de son répondant au Une fois la réservation confirmée, l organisme peut faire des changements ou ajouts de dernière minute en communiquant par téléphone au ou au Pour les demandes occasionnelles ne nécessitant aucun encadrement exemple : une réunion spéciale, le demandeur peut communiquer directement avec le Service des loisirs et bibliothèques par téléphone au ou au Pour la salle de spectacle les organismes reconnus doivent s adresser à leur répondant. /jn 10

11 Tarification La location de plateaux est soumise au règlement de tarification de la Ville de Saint-Jeansur-Richelieu. Un organisme reconnu peut bénéficier de la gratuité pour la tenue d activités visant une clientèle composée d enfants à plus de 50%. La location de la Salle de spectacle est soumise à la tarification de la SPEC. 5. Tenue d événements spéciaux Événement d envergure impliquant des services majeurs comme des installations électriques, des fermetures de rues, de l aménagement exemple : la Fête Nationale. Principes généraux L événement doit avoir lieu sur le territoire de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu; Le projet présenté doit être pris en charge par un organisme sans but lucratif qui maintient un fonctionnement légal relatif à son statut; L événement doit s adresser à une tranche significative de la population; La municipalité doit recevoir une visibilité proportionnelle au soutien qu elle apporte. Services de soutien Le soutien technique sera accordé selon les ressources disponibles à la Ville. Les services offerts sont les suivants : aménagement du site signalisation et fermeture de rues prêt et transport d équipements (selon l équipement disponible) entretien du site (selon la nature de l événement et l entente avec l organisme responsable) assistance du Service de police assistance du Service de sécurité incendie assistance de la Division-conseil communications Le soutien au niveau des communications sera accordé selon les ressources disponibles à la Ville. Les services offerts sont les suivants : affichage selon la politique en vigueur visibilité dans le Loisir action selon la politique en vigueur travaux graphiques selon la politique en vigueur support-conseil pour l organisation de conférences de presse représentation de la Ville /jn 11

12 Le demandeur doit remplir le formulaire «Demande d autorisation et services pour la tenue d un événement spécial» et le faire parvenir à son répondant au moins trois (3) mois à l avance (voir directives sur le formulaire). Tarification La Ville se réserve le droit de refuser le soutien ou de tarifier certains services. 6. Affichage urbain De temps à autre et à la demande d un organisme, la Ville peut installer sur les panneaux promotionnels de la Ville une affiche pour annoncer un év énement sportif, culturel, récréatif ou humanitaire ou une activité publique se déroulant sur son territoire. Lorsque les disponibilités le permettent, l affichage sur un maximum de trois (3) sites est autorisé pour une pé riode de quat orze (14) jours par événement ou a ctivité ponctuelle d une durée d une journée à une s emaine. Pour une ac tivité d une durée de pl us d une semaine, la durée de l affichage pourra être prolongée, toujours selon les disponibilités. Les endroits où l affichage est autorisé sont décrits et mis à jour sur le formulaire «Demande d'affichage urbain». Caractéristiques de l affiche Toute affiche doit respecter les caractéristiques suivantes : a) elle doit être de 1,2 mètre de haut par 2,4 mètres de large (format horizontal); b) être fabriquée d un matériau de 4 mm d épaisseur résistant aux intempéries. Les organismes peuvent consulter l Annexe A pour plus de pr écisions sur la conception d une affiche. Les organismes reconnus doivent remplir et acheminer à leur répondant le formulaire : «Demande d affichage urbain» au moins quatorze (14) jours avant la date du début de l affichage. Si ce délai n est pas respecté, il est possible que la demande soit rejetée. Il relève de la responsabilité de chaque organisme de s informer des disponibilités d affichage avant de pr océder à l a production des affiches, le Service des loisirs et bibliothèques n étant pas tenu d afficher si les disponibilités ne le permettent pas. Les affiches doivent être livrées au S ervice des travaux publics au moins cinq (5) jours avant la date d installation prévue. Les affiches sont installées et enlevées par la Ville. L organisme doit reprendre possession des affiches dans les deux (2) jours suivant leur enlèvement. Les affiches appartiennent à l organisme et sont sous sa responsabilité. /jn 12

13 Tarification L installation des affiches est faite par et aux frais de la Ville pour tout affichage urbain au bénéfice des organismes reconnus. La responsabilité des coûts de conception et d impression des affiches relève de l organisme. 7. Affichage sur le tableau lumineux Le Service des loisirs et bibliothèques met à la disposition des organismes reconnus un service d affichage d information sur le tableau lumineux municipal situé sur le terrain de la Bibliothèque Saint-Luc, au 347 du boulevard Saint-Luc. Le Service des loisirs et bibliothèques se réserve un dr oit de r egard sur le contenu de l information soumis à l affichage sur ce tableau lumineux. De plus, il se réserve le droit de modifier le message pour des raisons techniques. L organisme doit remplir le formulaire «Demande d affichage tableau lumineux» et le faire parvenir à son répondant au moins cinq (5) jours avant la date de diffusion désirée (voir modalités sur le formulaire). Si ce délai n est pas respecté, il est possible que la demande soit rejetée. Tarification Ce service est gratuit et réservé aux organismes reconnus. Par voie de résolution, le Conseil municipal peut accorder ce service de façon occasionnelle à des organismes non reconnus moyennant une tarification au besoin. 8. Transport de matériel Le Service des loisirs et bibliothèques met à la disposition des organismes reconnus un service de transport de matériel, afin de les aider dans la réalisation de leurs activités. Ce service est limité à l intérieur du périmètre de la ville. Le Service des loisirs et bibliothèques se réserve un dr oit de r egard sur la nature et la quantité des équipements transportés pour l organisme. De la main-d œuvre et différents /jn 13

14 véhicules sont disponibles pour ce service. Les équipements transportés doivent être déplaçables à br as d homme par deux employés au m aximum et ne doi vent pas être transportables par voiture. Les organismes ne peu vent adresser une de mande de t ransport pour des équipements dangereux ou pouvant nuire à la sécurité des personnes. La Ville n est pas responsable des dommages causés aux équipements lors d un transport. Les demandes de t ransport sont assujetties aux ressources disponibles (humaines et matérielles) et sont effectuées dans le cadre d un horaire spécifique déterminé par le Service des loisirs et bibliothèques. Selon la disponibilité, le transport sera rendu possible de façon équitable à l ensemble des organismes reconnus eu égard à l eur catégorie de r econnaissance. En tout temps, une priorité sera accordée aux activités et événements relevant directement du S ervice des loisirs et bibliothèques. Compte tenu des coûts élevés de ce service, l offre en est limitée. Les coûts du transport sont évalués et déduits d un montant alloué à c haque organisme reconnu selon sa classification. Une fois la limite atteinte, l organisme sera facturé par la Ville. L organisme doit se renseigner auprès de son répondant pour connaître le montant qui lui est alloué. Les organismes reconnus doivent remplir le formulaire «Demande de transport» et le faire parvenir à leur répondant au moins dix (10) jours avant la date de diffusion désirée (voir modalités sur le formulaire). Si ce délai n est pas respecté, il est possible que la demande soit rejetée. Tarification Ce service est gratuit et réservé aux organismes reconnus. 9. Lave-auto Le Service des loisirs et bibliothèques met à la disposition des organismes un lave-auto uniquement pour des activités de financement. Les organismes ont droit à une seule réservation pour la saison. Les lave-autos ont lieu à la Polyvalente Chanoine-Armand-Racicot. Cependant, il est possible que ce lieu soit modifié par le Service des loisirs et bibliothèques pour cause de bris ou de non-disponibilité du site. /jn 14

15 La tenue d un lave-auto se fait le samedi, le dimanche ou un jour férié et ne peut débuter avant 8 h 30. Il est possible que le lave-auto soit annulé en raison de pénurie d eau. La Ville n est pas responsable d une éventuelle perte de r evenu occasionnée par cette situation incontrôlable et ne versera aucun dédommagement. Le Service de s écurité incendies se présentera aux dates et heures indiquées sur le permis afin de faire l'installation nécessaire pour le lave-auto. En cas d'incendie, il est possible que le pompier soit retardé. En cas de m auvaise température, l organisme doit contacter le Service de sécurité incendie pour l informer de sa décision d annuler. Si malgré l annulation, le Service de sécurité incendie s est déplacé, les frais de déplacement seront facturés à l organisme. Les organismes reconnus doivent remplir le formulaire «Demande de permis pour laveauto» et le faire parvenir à son répondant au moins dix (10) jours ouvrables avant la date désirée. Toute demande ne r espectant pas ce délai pourrait être refusée. Nous privilégions l utilisation du courrier électronique mais l organisme peut télécopier le formulaire à l attention de son répondant au Tarification Une tarification est exigée pour ce service (voir formulaire). 10. Réparations ou demandes de travaux (réservé aux organismes reconnus occupant de façon permanente un local municipal) L organisme doit remplir le formulaire «Demande de travaux» et le faire parvenir à son répondant. Nous privilégions l utilisation du courrier électronique mais l organisme peut télécopier le formulaire à l attention de son répondant au Urgences Durant les heures normales de travail (de 9 h à 16 h du lundi au vendredi) En cas d urgence (local non débarré, conflit d horaire, matériel brisé, bris dans un bâtiment) l organisme doit contacter son répondant. Si l organisme n arrive pas à rejoindre le répondant, il doit s adresser à sa secrétaire en faisant le 0. En dehors des heures normales de travail Personne de garde : /jn 15

16 11. Service de photocopies Le Service des loisirs et bibliothèques accorde aux organismes reconnus une quantité annuelle de photocopies gratuites en tenant compte des conditions suivantes : La reproduction se fait en caractère noir seulement sur papier blanc ou de couleur. Les formats disponibles sont 8,5x11 8,5x14 11x17. Il peut également être possible, selon les disponibilités et les délais demandés, de reproduire recto-verso, de brocher, de trancher et de plier le papier. L impression des billets se fait en caractère noir seulement sur papier cartonné blanc ou de couleur. L impression et le montage des billets se font dans un format défini. Le Service des loisirs et bibliothèques se réserve un droit de regard sur le contenu et la forme du document à reproduire. Le matériel suivant n est pas autorisé : Document sur lequel il existe une interdiction légale. Document constituant des cahiers d exercices ou de j eux, livres et manuels techniques. Document qui n est pas lié à la nature des activités de l organisme. Document personnel. L organisme n est pas autorisé à faire lui-même ses photocopies. La gratuité s applique à c hacun des organismes pour un no mbre déterminé de photocopies allouées à chaque organisme reconnu selon sa classification. Une fois cette limite atteinte, l organisme paie le prix conformément à l a tarification de l a Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu. L organisme doit se renseigner auprès de s on répondant pour connaître la quantité de photocopies qu il lui est allouée annuellement. Le directeur du S ervice des loisirs et bibliothèques peut autoriser un s urplus de c opies pour certains organismes qui ont un membership plus nombreux ou qui programment une activité spéciale soutenue par la Ville. À compter du moment où la demande est déposée, un délai de cinq (5) jours ouvrables est exigé pour l exécution des travaux de phot ocopies et de l impression/montage de billets. Selon la disponibilité de l équipement et du per sonnel du S ervice des loisirs et bibliothèques, ce délai de réalisation est sujet à toute modification. L organisme doit remplir le formulaire «Demande de photocopies» et le faire parvenir au régisseur répondant avec la documentation à photocopier. L utilisation du c ourrier électronique est privilégiée, mais il est également possible de se présenter à la réception du Service des loisirs et bibliothèques située au Centre culturel Fernand-Charest, 190 rue Laurier ou de télécopier le formulaire au Tarification Ce service est gratuit pour les organismes reconnus. /jn 16

17 12. Publications Le Service des loisirs et bibliothèques dispose de différents médias pour informer la population. L'organisme doit se renseigner auprès de son répondant. Tarification Ce service est gratuit et disponible que pour les organismes reconnus. 13. Publier sur le site Internet municipal + Portail culturel A. Internet municipal La Ville offre aux organismes la possibilité d utiliser son site Internet pour publiciser certains événements ou comme complément d information à ce qui fut publié dans le Loisir action. Par souci de bien informer les lecteurs dans une présentation simple et facile, la Ville se permet de publier l information fournie par l organisme de manière à respecter les normes graphiques et de contenu. L organisme doit faire parvenir les informations : par courriel, à l adresse loisiraction@ville.saint-jean-sur-richelieu.qc.ca (Dans le cas d envoi par courriel, les photos numériques et logos peuvent être joints); par télécopieur au ; par la poste ou déposé au Service des loisirs et bibliothèques, au 190 rue Laurier, C.P. 1025, J3B 7B2. Tarification Ce service est gratuit. /jn 17