TERMES DE REFERENCE Mission n 16SANIN101

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 16SANIN101 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Subventions FM concernées Appui à la mise en œuvre des recommandations issues du Plan d'amélioration du Comité Régional de Coordination de l OCAL RSS/Tranverse Gouvernance Comité Régional de Coordination (CCM régional de l OCAL) Bénin Montant de la subvention Période de la subvention Note de Subvention VIH : QPF-H-ALCO 8,476, B1 Juin 2015 GA Number: 871 Date de la note de Durée totale des jours prévus 60 h/j Contact Expertise France Personne référente Coordonnées ANNIC Anne-Laure II. Justification de la mission Long de 1022 km, le corridor routier Abidjan-Lagos est le plus important de l Afrique de Ouest. Il concentre 65% des activités économiques de cette sous-région et draine en moyenne 40 millions de personnes en transit par an et une population résidente estimée à 30 millions d habitants. Il relie cinq pays de l Afrique de l Ouest : la Côte d Ivoire, le Ghana, le Togo, le Bénin et le Nigéria Conscient de l importance de ce corridor et de la nécessité d apporter une réponse transfrontalière aux maladies transmissibles comme l infection par le VIH, les chefs d Etats des cinq pays du corridor Abidjan-Lagos ont mis en place en 2002, l Organisation du Corridor Abidjan-Lagos (OCAL) pour développer une réponse inter-pays contre l infection par le VIH et faciliter la libre circulation des personnes et des biens. Dans la recherche des financements additionnels pour poursuivre ses interventions, le Comité régional de Coordination (CRC) de l OCAL a soumis une Manifestation d Intérêt au Fonds Mondial avec l appui technique de l ONUSIDA. Cet avis a reçu un avis favorable du Fonds Mondial qui a permis au CRC-OCAL de soumettre une note conceptuelle le 30 janvier Celle-ci a reçu l avis favorable du Fonds Mondial le 21 mai Elle a été signée en novembre 2015 par les parties bénéficiaires et elle couvre la période du 1 er janvier 2016 au 31 décembre Termes de références 16SANIN101 1

2 Dans le cadre de cette subvention, le CRC tiendra un rôle clé, en termes de plaidoyer notamment, puisqu il veillera à la bonne coordination entre l OCAL et les programmes nationaux afin d optimiser la transition de l achat de tous les produits de santé (préservatifs, kits MST ). La mise en œuvre de la subvention a débuté le 01 janvier 2016 mais le CRC n est toujours pas en entière conformité avec le plan issu de l évaluation de son éligibilité (EPA) et réalisée en décembre C est pourquoi le CRC-OCAL sollicité un appui technique. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission Appuyer la mise en œuvre des recommandations issues du Plan d'amélioration du Comité Régional de Coordination de l OCAL. 2) Objectifs spécifiques Plus spécifiquement, la mission devra atteindre les objectifs suivants : - Adhésion : o Elaborer un protocole pour le renouvellement des membres et non membre du CRC, notamment les populations clé, dans les organes de gouvernance et de supervision o Suivre le processus de renouvellement des acteurs de la société civile et autres membres du CRC/OCAL et la mise en place des organes de gouvernance - Structure : o appuyer CRC/OCAL pour la révision des documents-cadre (statuts, règlement intérieur) pour être conformes au contexte du nouveau modèle de financement du Fonds Mondial, c est-à-dire en garantissant l implication des populations clés au sein du CRC - Gestion des conflits d intérêt : o Renforcer les capacités des membres et non membres du CRC/OCAL par leur formation sur leurs rôles et responsabilités, ainsi que sur la gestion de conflits d intérêts - Suivi stratégique : o Appuyer le CRC/OCAL pour le suivi stratégique de la mise en œuvre des subventions du Fonds Mondial à OCAL en renforçant notamment les capacités des membres et en révisant le plan de suivi stratégique o Intégrer les recommandations de la mission d EPA et celles du CRC/OCAL relatives aux orientations d aménagement structurel et fonctionnel en révisant le plan de mobilisation des ressources, le plan d opérationnalisation et le manuel de procédure Termes de références 16SANIN101 2

3 - Communication : o Révision du plan de communication Une copie du plan du CRC-OCAL sera remise aux consultants en amont de l appui technique. 3) Résultats à atteindre - Les documents-cadre, les statuts et le règlement intérieur ont été revu pour être conformes au contexte du nouveau modèle de financement du Fonds Mondial - Les membres du CRC-OCAL sont en mesure d assurer un suivi stratégique de la mise en œuvre de la subvention - Suivi du processus de renouvellement des acteurs de la société civile et autres membres du CRC/OCAL et la mise en place des organes de gouvernance - Le plan de gestion des conflits d intérêt a été révisé. - Le plan de communication a été révisé - Le manuel de procédure a été revu IV. Description de la mission 4) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, les experts auront à appuyer la conduite des activités suivantes : 1. Adhésion Expert 1 : - Réviser les textes fondamentaux (règlement intérieur, statuts) pour intégrer les personnes vivant avec les maladies et les populations clés dans le comité de suivi stratégique - Revoir la composition du CRC et lancer de processus de renouvellement des membres du CRC - Mettre en place et conduire un processus de sélection transparent et ouvert pour la désignation des représentants régionaux des populations clés et des personnes vivant avec les maladies au sein du CRC avec l'appui des partenaires - Renforcer les capacités des représentants de la société civile sur le processus de représentation au sein du CRC 2. Conflits d intérêt Expert 1 : - Actualiser le document de politique de gestion des conflits d'intérêts - Veiller à l appropriation et à l'application de la politique de gestion des conflits d'intérêts à tous les membres sans distinction et à toutes les réunions des instances du CRC (Comité de rédaction, Comité de suivi stratégique, comité de gestion des conflits d'intérêts, comités techniques, comité ad'hoc) - Orienter les membres du CRC sur la notion de conflit d'intérêts Termes de références 16SANIN101 3

4 3. Structures Expert 1 : - Prévoir des sièges dans les textes fondamentaux au profit des représentants régionaux des populations clés et de personnes vivant avec la maladie. - Elaborer un document qui encadre la participation des populations clés au sein du RCM 4. Suivi stratégique Expert 2 : - Actualiser le plan de suivi stratégique - Actualiser le plan d action budgété - Procéder à la sélection des membres du comité en suivant les critères requis (gestion financière, gestion programmatique, gestion des achats et des stocks, expertise approfondie du VIH tant communautaire que santé, représentant de personnes vivant avec le VIH et les populations clés) - Actualiser / créer des outils de suivi stratégiques - Former les membres du comité au suivi stratégique de la subvention 5. Communications Expert 2 : - Actualiser et mettre en œuvre le plan de communication - Assurer la diffusion des procès-verbaux et de toutes autres informations nécessaires à toutes les parties prenantes non-membres 1) Livrables attendus - Rapport du processus de renouvellement des acteurs de la société civile et autres membres du CRC-OCAL. - Statuts et du règlement intérieur du CRC-OCAL ; - Les protocoles et autres documents pour l implication des populations clés et le renouvellement des membres du bureau du CRC-OCAL ; - Le Plan de gestion des conflits d intérêts ; - Le Plan de suivi stratégique ; - Le Manuel de procédures ; - Le Plan de communication ; - Autres documents (plan d'opérationnalisation, de mobilisation des ressources, etc.) ; Pour mener à bien ces activités plusieurs ateliers seront organisés par le bénéficiaire. Le chronogramme des ateliers sera transmis au consultant lors de la contractualisation. Les livrables devront être transmis à Expertise France dès leur validation par le bénéficiaire. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 2) Période de mise en œuvre : 5 mois 3) Date de démarrage : 1 er avril ) Date de fin : 1 er août 2016 La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le bénéficiaire et Expertise France. Termes de références 16SANIN101 4

5 5) Durée effective : 60 jours prestés Expert 1 Expert en gouvernance : La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert - est 33 jours, dont 31 jours au Bénin et 2 jours à domicile pour la rédaction de rapports. Expert 2 Expert en suivi stratégique des subventions: La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert est de 27 jours, dont 25 jours au Bénin et 2 jours à domicile pour, la rédaction de rapports. 6) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : Gouvernance Adhésion (Elaboration d un protocole, suivi du processus de renouvellement des membres et renforcement des capacités de représentation) Févriermars Durée (H/J) Expert 2 : Suivi stratégique Structure (révision des documents cadres) Gestion des conflits d intérêt (Actualisation, appropriation et application des documents cadres relatifs à la gestion des conflits d intérêt) Févriermars 2016 Févriermars Suivi stratégique (Révision du plan de suivi stratégique ; sélection et renforcement des capacités des membres et intégration des recommandations issues de l EPA) Avril Mai Communication (Révision et mise en œuvre du plan de communication) Mai Rédaction des rapports A 2 2 distance Total 60h/j Termes de références 16SANIN101 5

6 Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le Conseiller d Orientation, de Coopération et d Action Culturelle. VI. Expertise et profil demandés 7) Nombre d experts : 2 8) Profil d expert Poste 1 Expert en gouvernance A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de synthèse d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maîtrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans le domaine de la gouvernance et/ou de l appui organisationnel dans les pays du sud, notamment en Afrique francophone. - Expérience professionnelle d au moins 5 ans en lien avec le. - Bonne maîtrise des enjeux liés au VIH. C. Expérience professionnelle spécifique - Parfaite connaissance des modalités de fonctionnement, incluant les principes du Nouveau Modèle de Financement, du et des Instances de coordination nationale (CCM). - Expérience similaire de renforcement des capacités des CCMs. - Expérience de coordination d équipe. - Une expérience au Bénin ou auprès d un CCM régional serait un atout Poste 2 Expert en suivi stratégique des subventions A. Qualifications et compétences - Titulaire d un diplôme universitaire de 3 ème cycle en sciences sociales et humaines, administration, renforcement des organisations ou expérience équivalente. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel Termes de références 16SANIN101 6

7 de transmission des savoirs de rédaction d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maîtrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience avérée en élaboration de plans stratégiques de communication et politiques de communication institutionnelle - Expérience professionnelle avérée dans le domaine de la communication dans les pays du sud, notamment en Afrique francophone. - Capacités d élaboration d outils et de procédures. - Capacité d animation de formation C. Expérience professionnelle spécifique - Parfaite connaissance des modalités de fonctionnement du et des dernières directives liées au fonctionnement des CCM. - Expérience similaire de renforcement des capacités des CCM, de mise à jour des documents de base et procédures /suivi stratégique. - Une expérience au Bénin ou auprès d un CCM régional serait un atout VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et d Expertise France, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la des programmes financés par le. Indicateurs de Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Statuts et du règlement intérieur du CRC-OCAL Les protocoles et autres documents pour l implication des populations clés Sources de vérification Termes de références 16SANIN101 7

8 et le renouvellement des membres du bureau du CRC-OCAL Plan de gestion des conflits d intérêts Plan de suivi stratégique Manuel de procédures Plan de communication Autres documents (plan d'opérationnalisatio n, de mobilisation des ressources, etc.) Rapport du processus de renouvellement des acteurs de la société civile et autres membres du CRC-OCAL IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition des experts les moyens suivants : - Un bureau de travail pour les consultants, - Une salle de réunion restreinte, - Une imprimante, un photocopieur, un vidéoprojecteur et connexion internet Les personnes référentes au sein du CRC/OCAL pour la réalisation de la mission sont : - Prof. KINDE GAZARD, Présidente - Monsieur WHANNOU Stanislas, Secrétaire Permanent du CRC/OCAL Termes de références 16SANIN101 8

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