EXTENSION ING. Nécessite extension ing

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1 EXTENSION ING Nécessite extension ing Lʼextension ing est destinée à lʼenvoi de messages à vos clients et prospects, tels que des annonces, des vœux, etc. Réglages internet Renseignez-vous auprès de votre fournisseur dʼaccès internet avant dʼeffectuer ces réglages. En particulier demandez-lui sʼil impose des limites dʼenvoi : par exemple 300 envois par heure, cela conditionnera le réglage dʼune pause entre chaque envoi. Sélectionnez la commande ing du menu Navigation Fonctionnalités de base Chaque ing est composé dʼune liste de destinataires issue de votre base clients Cadratin ou dʼun fichier externe (prospects par exemple), dʼun message au format «texte brut» ou HTML accompagné ou non de pièces jointes, avec ou sans balises de personnalisation. En complément il est possible de gérer une «Liste rouge» commune à tous les E- mailing pour ne plus envoyer de messages à des destinataires qui ne souhaitent plus en recevoir. Précautions Lʼextension ing procède à des envois individuels ce qui présente 2 avantages : les messages sont personnalisables (par exemple avec le nom du destinataire) et réduit la problématique du «Spam» (certains serveurs ou logiciels de messagerie classent dʼoffice comme indésirables les envois groupés). Toutefois même si vos envois concerneront des contacts «qualifiés» (issus de votre propre base de données) il est important de toujours proposer à la fin de votre message un texte (ou un lien) proposant une désinscription. Enfin évitez les envois trop fréquents : en matière dʼ ing la répétition des messages nʼest pas toujours bien perçue et, là encore, pourrait conduire des fournisseurs dʼaccès à bloquer vos messages. Renseignez les réglages SMTP :... SMTP : votre serveur SMTP (par exemple smtp.orange.fr)... Port : le numéro de port SMTP (par exemple 25)... Authentification : cochez cette option le cas échéant et complétez le nom Utilisateur et le Mot de passe Sélectionnez dans le menu «Pause entre chaque envoi» une valeur (aucune, 1 seconde, 2 secondes, 3 secondes... jusquʼà 1 minute) en fonction dʼune éventuelle limite imposée par votre fournisseur dʼaccès : par exemple si vous nʼêtes pas autorisés à envoyer plus de 300 envois par heure indiquez une pause de 15 secondes entre chaque envoi ( = 12 secondes minimum entre chaque envoi). Cliquez sur Enregistrer. 216

2 Création ing Entête du message Sélectionnez la commande ing du menu Navigation Cliquez sur le bouton-création (+)... ou dupliquez un ing existant Complétez le champ Titre ing Complétez le champ Objet du message... si nécessaire personnalisez lʼobjet avec une balise (date, destinataire, etc.) en cliquant sur le lien Balises. Texte brut Cʼest le plus simple pour envoyer un message sans enrichissement. Tapez directement votre texte dans le champ prévu à cet effet Si nécessaire personnalisez lʼobjet avec une balise (date, destinataire, etc.) en cliquant sur le lien Balises Insérez à la fin du message une ligne «Désinscription» en insérant la balise «Balise désinscription». Texte HTML Message avec enrichissement (requiert une connaissance du language HTML). Collez le texte HTML produit dans un logiciel externe Insérez une ligne «Désinscription» en insérant la balise «Balise désinscription». Message Sélectionnez le type de message parmi les 3 proposés : texte brut, texte HTML ou fichier HTML Fichier HTML Message avec enrichissement et images. Cliquez sur le bouton Enregistrer un fichier HTML Sélectionnez le fichier HTML. 217

3 Création d un fichier HTML à partir de TextEdit Le logiciel TextEdit livré avec tous les Macintosh permet de créer un message basique au format HTML. Lancez TextEdit (dossier Applications) Composez votre message en lʼenrichissant (styles, couleurs, fontes, etc.) Pièces jointes Jusquʼà 5 fichiers peuvent être joints à votre message (logos, photos, pdf, etc.). Cliquez sur le bouton-création (+) Sélectionnez votre fichier. Notes : Les pièces jointes sont encapsulées dans votre base de données ce qui veut dire que les fichiers originaux peuvent être déplacés ou supprimés sans conséquence. Limitez le nombre et le poids des pièces jointes car le rythme dʼenvoi sera fortement ralenti en cas de fichiers de tailles importantes. Images (balise HTML) Plutôt que dʼenvoyer physiquement des images en pièces jointes il est plus opportun de placer vos images dans un répertoire de votre site internet (via FTP). Dans votre message insérez ensuite une balise HTML vers ces images, exemple : Enregistrez-le au format «Page web (.html)» <img src=" Avec cette méthode lʼenvoi des messages sera rapide (car cʼest le logiciel de messagerie du destinataire qui se chargera de télécharger automatiquement les images pour les afficher). Ce fichier peut ensuite être directement importé dans votre ing comme indiqué dans le paragraphe précédent. Note : Le fichier HTML est encapsulé dans votre base de données ce qui veut dire que le fichier original peut être déplacé ou supprimé sans conséquence. 218

4 Désinscription (balise HTML) Il est possible dʼinclure dans votre message (texte HTML ou fichier HTML) une balise de désinscription qui affiche un lien cliquable pour générer un courriel de désinscription. Positionnez-vous sur le type de message «Texte HTML» Cliquez sur le lien Balises et sélectionnez Balise désinscription Renseignez le champ retour (votre adresse) Renseignez le champ Objet (par exemple : Désinscription <<identifiant>>) en conservant la balise <<identifiant>> Renseignez le champ Message (par exemple : Je ne souhaite plus recevoir de messages sur cette adresse << >>) en conservant la balise << >> Renseignez le champ Texte du lien cliquable (par exemple : Cliquez ici pour ne plus recevoir de messages» Cliquez sur le bouton Tester pour visualiser dans votre navigateur comment va sʼafficher le lien Note : les balises <<identifiant>> et << >> seront substituées par les valeurs réelles lors de lʼenvoi. Lʼidentifiant est un numéro unique utilisé ensuite dans la fonction Liste rouge étudiée à la fin de ce chapitre. Depuis votre navigateur cliquez sur le lien : votre logiciel de messagerie doit sʼouvrir et un nouveau courriel se créer 219

5 Contacts Cliquez sur le bouton Contacts/envois dans la barre des boutons Cliquez sur le bouton Insérer des contacts Insertion de contacts issus d un fichier externe Cliquez sur le choix Importation Insertion de contacts issus de votre base Cadratin Cliquez sur le choix Sélection contacts de la base Cliquez sur lʼun des 2 modes dʼimportation proposés :... Presse-papiers : copiez directement une liste de contacts depuis une autre application (tableur par exemple) en sachant que chaque contact doit occuper 3 colonnes (raison sociale, destinataire cʼest-à-dire le nom du contact et ) ; les 2 premières colonnes peuvent ne pas être renseignées (seule la colonne doit être obligatoirement renseignée)... Fichier : sélectionnez un fichier à la forme «Texte séparateur tabulation» obtenu par exemple à partir dʼun tableur ou dʼune base de données externe. Cliquez sur le bouton Insérer contacts. Correction des anomalies La majorité des erreurs dʼadresses sont détectées (affichage en rouge de lʼ et affichage dʼun pictogramme à droite). Corrigez lʼadresse (par exemple ci-dessus il manque «.fr» après «wanadoo») Cliquez sur le pictogramme pour mettre à jour votre base de données Cochez les souhaités (contact principal et/ou contacts secondaires et/ou adresses secondaires) Utilisez le menu Filtre multi-critères pour isoler certains clients le cas échéant Cliquez sur le bouton Insérer x contacts Un message vous indique alors le nombre de contacts insérés (les doublons sont ignorés). Cliquez sur Oui dans le dialogue vous proposant dʼactualiser la fiche client. 220

6 Case à cocher devant les contacts Par défaut la case à cocher située devant chaque contact est cochée et indique que le contact sera inclus dans lʼenvoi des messages. Après lʼenvoi, et si celui-ci sʼest produit sans erreur, la case est automatiquement décochée. Vous pouvez décocher avant lʼenvoi les contacts à ignorer. Fonctions sélections, cocher/décocher, suppressions, etc. Cliquez sur le bouton Fonctions (F) pour accéder aux commandes permettant une sélection de lʼensemble des contacts, de cocher/décocher les contacts, etc. Envoi ing Réglages d envoi Renseignez dans le cadre Envoi situé en bas de lʼonglet Contacts/Envois les champs expéditeur (vous), CC (copie à une autre de vos adresses, CCi (idem mais en invisible), pour test et contrôle (vous ou plusieurs cibles séparées par une virgule) Cochez lʼoption «Enregistrer les envois dans base au fur et à mesure» afin que Cadratin enregistre lʼétat de chaque envoi en continu : en cas dʼinterruption (coupure de courant pendant lʼenvoi par exemple) vous pourrez reprendre lʼenvoi là où il a été interrompu. Sélection de certains contacts Pour sélectionner certains contacts maintenez les touches Shift ou Cmd du clavier et cliquez sur les contacts visés (ne cliquez pas dans les colonnes éditables mais dans les colonnes Etat ou Source sans quoi la sélection multiple ne se fera pas). Envoi d un test Cliquez sur le bouton Envoyer un test situé dans la barre des boutons Dans votre logiciel de messagerie relevez vos messages : vous devez recevoir le test envoyé depuis Cadratin Vérifiez le message (texte, balise désinscription, etc.) Effectuez des corrections si nécessaire. 221

7 Envoi du message aux contacts Cliquez sur le bouton Lancer lʼenvoi situé dans la barre des boutons Liste rouge Réception de désinscriptions Après vos envois si des destinataires cliquent sur le lien de désinscription vous allez recevoir des messages avec, par exemple, comme objet «Désinscription 6796» où 6796 représente lʼidentifiant de ce destinataire. Un affichage vous indique lʼavancement des envois : En bleu nombre dʼenvois en attente En vert nombre dʼenvois réussis En rouge nombre dʼenvois échoués Nombre total dʼenvois et pourcentage dʼavancement Durée restante estimée Durée total écoulée depuis le début de lʼenvoi. Double-cliquez sur lʼidentifiant puis copiez-le (Cmd-C) Sélectionnez la commande ing du menu Navigation Cliquez sur le bouton Liste rouge Interrompre un envoi Cliquez sur le bouton Interrompre situé dans la barre des boutons. Si vous essayez de fermer un message en cours dʼenvoi ou de quitter le logiciel un message vous prévient et vous propose dʼinterrompre ou de continuer lʼenvoi. Collez dans le champ «Identifiant reçu» lʼidentifiant copié depuis le message de désinscription (Cmd-V) Cliquez sur Ajouter (ou touche Retour du clavier). Echecs des envois Si vous constatez un arrêt de lʼavancement des envois et/ou des messages dʼéchecs (colonne Etat) à chaque envoi, stoppez lʼenvoi en cliquant sur le bouton Interrompre : il est possible que le serveur SMTP soit mal réglé ou bien saturé (limitation du nombre dʼenvois horaire par votre fournisseur dʼaccès). Le logiciel va ajouter automatiquement dans la liste Rouge lʼadresse du destinataire : lors dʼun prochain ing le logiciel ne lui enverra plus de message. 222