Les démarches administratives liées au recrutement

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1 Les démarches administratives liées au recrutement 1. Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) La Déclaration préalable à l embauche (DPAE), qui remplace la DUE, est obligatoire lors de l embauche d un salarié. Elle s effectue auprès de l'urssaf dont relève l établissement au plus tôt dans les 8 jours précédant la date effective d'embauche. Le non-respect de cette obligation est passible d'une pénalité d'un montant égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit euros (article L du Code du travail). Pour transmettre se DPAE : courrier : retourner le formulaire, par courrier recommandé avec accusé de réception, au service " déclaration d'embauche " de l'urssaf dont relève l'établissement ; télécopie, auprès de l'urssaf dont relève l'établissement ; internet : Pour les employeurs qui ont effectué plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente (art. D du Code du travail), la déclaration doit être souscrite par internet sur Les exceptions : Certaines catégories d'emplois ont recours à des formules déclaratives spécifiques : les particuliers employeurs d'employés de maison ; les employeurs occasionnels d'intermittents du spectacle ; les employeurs non établis en France, adhérents au Titre firmes étrangères (TFE). Certaines entreprises peuvent, sous conditions, recourir au Titre Emploi-Service Entreprise (TESE, comme : Les entreprises dont l'effectif est inférieur à 20 salariés, quel que soit leur contrat de travail (CDD, CDI, contrat d'apprentissage,...) ; Les entreprises qui occupent des salariés occasionnels dans la limite de 100 jours, consécutifs ou non, par année civile (ou pour les salariés rémunérés à l'heure dans la limite

2 de 700 heures par année civile). Lorsque l'effectif dépasse 19 salariés, le TESE ne peut être utilisé qu'à l'égard de ces seuls salariés. 2. Information de l'inspection du travail La déclaration doit être effectuée à l'occasion de la première embauche par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l'inspecteur du travail. 3. Affiliation de l'entreprise auprès d'une caisse de retraite complémentaire Dans les trois mois de sa création (à compter de la date d inscription au Registre du Commerce et des Sociétés, RCS), l'entreprise doit adhérer à un groupe de protection sociale AGIRC (pour les cadres) et ARRCO (pour les non cadres). Dans certains secteurs d'activité, la caisse compétente peut être désignée d'office. Dans les autres cas, la désignation est géographique (département ou arrondissement de Paris). Liste des caisses compétentes en fonction de la nature et du lieu de l'activité de l'entreprise : 4. Embauche d'un salarié étranger A l'exception des ressortissants de l'espace économique européen (Union européenne ainsi que l'islande, la Norvège et le Liechtenstein), de la Suisse et lorsque des étrangers justifiant d'une inscription sur la liste des demandeurs d'emploi Pôle emploi, l'employeur doit vérifier l'autorisation de travail de l'étranger qu'il souhaite embaucher. Au moins deux jours ouvrables avant la date d'effet de l'embauche, l'employeur adresse à la préfecture du département du lieu d'embauche une demande de vérification par lettre datée, signée et recommandée avec demande d'avis de réception ou par courrier électronique accompagné d'une copie du titre présenté par l'étranger. (Article R du Code du travail). La préfecture notifie sa réponse par courrier, télécopie ou courrier électronique dans un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception de la demande. L'absence de réponse de la préfecture dans ce délai vaut accomplissement de l'obligation de vérification par l'employeur. (Article R du Code du travail)

3 5. Inscription du salarié sur le registre unique du personnel Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur est tenu d'inscrire sur un registre unique du personnel des informations relatives à l'embauche. Code du travail : Art. L à 15, Art R , Art. R , Art. D à 27 Par ordre d'embauche : nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, date d'entrée et de sortie du salarié, date des autorisations de licenciement (licenciement des représentants du personnel, par exemple) ou à défaut les dates de demandes d'autorisation. Pour certains contrats particuliers, mention de la nature du contrat : apprenti, contrat de professionnalisation, contrat à durée déterminée, temps partiel, travail temporaire. Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (la copie de ces documents doit figurer en annexe) Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, le lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés) Il est conservé 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement Les infractions à ces dispositions sont sanctionnées par des contraventions de 4ème classe (soit 750 ) appliquées autant de fois qu'il y a de salariés concernés 6. Embauche par contrat à durée déterminée Dans le secteur du commerce, de l'industrie, des services et de l'artisanat, l'employeur doit remettre au salarié, en même temps que le contrat de travail, le bordereau individuel d'accès à la formation (BIAF), afin de l'informer de ses droits à congé-formation. Pour les autres secteurs d'activité le BIAF est remis à la fin du contrat. Le formulaire est disponible auprès des organismes paritaires collecteurs. 7. Visite médicale L'employeur doit faire passer au salarié une visite médicale avant l'embauche ou au plus tard avant l'expiration de la période d'essai. Les coordonnées du service de santé au travail compétent géographiquement sont disponibles auprès de la DIRECCTE.

4 8. Etablissement du document unique d'évaluation des risques (DUER) Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à la disposition des salariés, des membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), des délégués du personnel, du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection. Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans. 9. Les obligations d affichage Sont obligatoirement affichés dans l entreprise : Inspection du travail : adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail compétent ; Médecine du travail : adresse et téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence ; Consignes de sécurité et d incendie : Consigne selon norme NF EN ISO7010 **, noms des responsables du matériel de secours et des personnes chargées d évacuer en cas d incident ; Convention ou accord collectif de travail : Référence de la CC dont relève l établissement et des accords applicables ; Egalité professionnelle et salariale : Articles L à L du code du travail ; Horaires collectifs de travail : Horaire de travail (début et fin) et durée du repos ; Repos hebdomadaires : Jours et heures de repos collectifs (si le repos n est pas donné le dimanche) ; Congés payés : Période de prise des congés (2 mois avant le début des congés) ; Harcèlement moral : Texte de l article du code pénal ; Harcèlement sexuel : Texte de l article du code pénal ; Lutte contre la discrimination à l embauche : Texte des articles à du code pénal ; Interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise ; Règlement intérieur s'il en existe un ;

5 Document unique d'évaluation des risques : modalités d'accès et de consultation ; Panneaux syndicaux : pour chaque section syndicale, pour les DP, pour les CE. Les obligations d affichage selon la taille de l entreprise Nombre de salariés Type d informations Contenu A partir de 11 salariés A partir de 20 salariés A partir de 50 salariés Elections des représentants du personnel (tous les 4 ans) Règlement intérieur Comité d hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) Accord de participation Procédure d organisation de l élection des délégués du personnel (ou comité d entreprise à partir de 50 salariés) Règles en matière d hygiène, de sécurité, de sanctions Noms des membres du CHSCT et l emplacement de leur poste de travail Information sur l existence d un accord et son contenu 10. Documents à remettre au salarié Lors de l'embauche du salarié, l'employeur lui fournit une copie de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ou de l'accusé de réception délivré par l'organisme destinataire de cette déclaration (Urssaf). Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire. Le fait de contrevenir à cette disposition est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 4ème classe 750 au plus.