OFFICE PUBLIC DE L HABITAT 93

Transcription

1 FFICE PUBLIC DE L HABITAT 93 DMAIE CMPTABLE ET FIACIER PRCESSUS TRAITEMET DE LA DEPESE PRCEDURE 4-1/4-2 VERSI 1 PILTE Véronique CLLILIEUX TITRE : Traitement comptable de la dépense 1. Facture 2. Situation de travaux DATE MISE à JUR 04/03/2010 VALIDATI directeur financier VISA BJET : de quoi s agit-il? Traitement comptable des factures et situations de travaux CHAMP D ITERVETI : (que comprend la procédure qu est ce qui en est exclu) Les factures et situations de travaux Sont exclus les avances forfaitaires, libérations de retenues de garanties DEBUT (évènement déclencheur) 1. Réception de la facture de la part des services s ou service marché 2. Réception de la situation de travaux de la part du service marché FI transmission du mandat à la recette PRICIPES qui guident l exécution vers lesquels il faut tendre auxquels il ne faut pas déroger Délai total 30 jours à respecter : la règle de traitement est : 10 jours au service 10 jours à la comptabilité 10 jours à la recette REFERECES textes de loi décisions note de service - lettre type Liste des abréviations, sigles et fonctions dans le glossaire général 1 ph93 PRCEDURES CMPTABILITE

2 TRAITEMET CMPTABLE DE LA FACTURE comptabilité ETAPE 1 Réception de la facture S-BC, devis joints Services s de crédit ou marché ETAPE 2 Vérification et validation du pré enregistrement fait par le service - Imputation - crédits disponibles - documents joints - prestations conformes au marché Facture et préenregistrement valides ETAPE 3 Enregistrement de la facture ETAPE 4 préparation mandat et état de contrôle RIB+MARCHE Responsable comptable ou adjoint ETAPE 5 Validation des mandats Regroupement par compte budgétaire et fournisseur ETAPE 6 Contrôle avant signature Directeur financier ETAPE 7 Signature des bordereaux des mandats comptabilité ETAPE 8 Transmission a la recette mandat et facture originale ETAPE 8.1 Classement double facture par ordre alphabétique ETAPE 8.3 Courrier fournisseur n et date du mandat ETAPE 8.2 Transmission copie facture + n mandat et date au Sce 2 ph93 PRCEDURES CMPTABILITE

3 Traitement comptable de la facture ETAPE 1 Réception de la facture QUI QUI SI CMMET Réception de la facture Tampon Date d arrivée ETAPE 2 Vérification et validation du pré enregistrement Vérification si la facture est correctement préenregistrée*. Les contrôles portent sur: Refus de traitement - L attachement de la facture (devis signé, Rib, BT signé) - des signatures et du service fait (date exécution mentionnée sur facture et BT) - des prix pour les marchés d entretien - prestations conformes au marché - BT relié au marché - Critères de dépense/compte budgétaire *Certaines factures ne sont pas pré-enregistrées (EDF (serensia), contentieux recette,.) ETAPE 3 ETAPE 4 ETAPE 5 ETAPE 6 Responsable comptable /son adjoint ETAPE 7 Df ETAPE 8 Enregistrement de la facture Enregistrement de la facture via le pré-enregistrement (ou sans) : Contrôle des imputations analytiques et la notion de récupérabilité par sous critère ( enfin si compte sinistre vérification du rattachement au numéro de sinistre) Interface serensia/esti@ pour factures EDF Préparation des mandats Edition écran & état de contrôle Vérification RIB, marché, Montant Validation des mandats Edition des mandats, des bordereaux, des relevés, du courrier fournisseur Regroupement par compte budgétaire et fournisseurs Contrôle avant signature Vérification des parapheurs, si besoin commentaires pour annulation imputation budgétaire Refus de validation Annulation préparation et Retour service Signature du DF Signature bordereau des dépenses Transmission des mandats à la recette et informations du mandatement au fournisseur et de crédits Transmission SI CMMET 8 - classement de double facture par ordre alphabétique 8.1 transmission double facture avec ref mandat au sce 8- transmission du mandat à la recette et envoi courrier fournisseur avec ref mandat 3 ph93 PRCEDURES CMPTABILITE

4 comptabilité TRAITEMET CMPTABLE DE LA SITUATI DE TRAVAUX ETAPE 2 ETAPE 1 Réception de la situation des travaux avec PJ (S-BC-marché) Service marché Vérification et validation du pré enregistrement fait par le service - prestations conformes - Tva et poste dépenses - Imputation comptable - documents joints Engagement de la dépense et des révisions Révision engagée ETAPE 3 Edition écran état de contrôle RIB n de marché Directeur Financier Contrôle valide ETAPE 4 Edition des mandats et bordereaux ETAPE 5 Signature Regroupement par compte budgétaire et fournisseur ETAPE 6 Transmission a la recette mandat et facture originale ETAPE 6.1 Classement double facture par ordre alphabétique ETAPE 6.2 Transmission copie facture + n mandat et date au Service ETAPE 6.3 Courrier fournisseur n et date du mandat 4 ph93 PRCEDURES CMPTABILITE

5 ETAPE 1 Réception de la situation QUI QUI SI Réception de la situation+ attachement marché de la part du service marché Tampon date arrivée ETAPE 2 ETAPE 4 ETAPE 5 Df ETAPE 6 Vérification et validation du pré enregistrement Vérification et validation du pre-enregistrement du service marché : Poste de dépense Imputation comptable Documents joints Taux de TVA Crédits Révision des indices. Enregistrement module G Edition écran &état de contrôle Vérification RIB marché + Bon de commande créée et rattaché à la dépense Edition des mandats Edition des mandats Regroupement par compte budgétaire et fournisseurs Signature du Df Signature des bordereaux des mandats Transmission des pièces 6- transmission du mandat à la recette 6.1 classement de double facture par ordre alphabétique 6.2 transmission double facture avec ref mandat au sce 6.3 courrier fournisseur avec ref mandat Refus de validation blocage crédits marchés pour avenant Retour service marché 5 ph93 PRCEDURES CMPTABILITE