Objectifs : Optimisation du suivi du traitement. Consultation des historiques. Calendrier :

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1 Objectifs : Simplification du dépôt et de la réception des factures. Optimisation du suivi du traitement. Consultation des historiques. Calendrier :

2 Dématérialisée nativement, le classement d'une facture papier n'existe plus! Seul l'exemplaire provenant de Chorus Pro est archivé et doit pouvoir être retrouvé facilement au sein d'une réelle solution de gestion documentaire dématérialisée avec nommage des pièces. La solution Chorus Pro prend en charge l archivage des factures qui lui sont transmises par les émetteurs, qu ils soient privés ou publics. Ces factures resteront consultables pendant 10 ans.

3 Paramétrage des budgets dans Chorus Pro Le gestionnaire principal de la collectivité a effectué les paramétrages sur le Portail Chorus Pro. Vous accéderez au Portail Chorus Pro via le portail de la DGFIP dans le menu "Dématdes factures" Tous les navigateurs internet ne sont pas compatibles avec le Portail Chorus Pro. Il vous faut au minimum une des versions ci-dessous : Internet Explorer : version 11 ou plus Google Chrome : version 23 ou plus Mozilla Firefox: version 17 ou plus Ne pas créer de services ni d'espaces Même si la collectivité gère des engagements ne pas l'indiquer sur Chorus Pro. (sinon il faut que la collectivité transmette son n d engagement au fournisseur) Paramétrage à minima mais obligatoire pour les budgets dissous au Pour les nouveaux budgets à créer au 1er janvier 2017 : attendre le début d'année que le budget soit créé en perception sur Hélios pour pouvoir faire les paramétrages ensuite sur Chorus Pro.

4 Concrètement Vos fournisseurs déposent sur le Portail Chorus Pro leurs factures en indiquant le destinataire = la structure Le portail Chorus Pro vous informe de ce dépôt et mets à disposition un flux pivot. Flux Pivot = un fichier xml avec des métadonnées des fichiers contenant la facture et autres pièces (ex : bail, )

5 Méthode 1 = Réception manuelle Récupération des factures : 4 Méthodes Méthode 1 = Réception manuelle

6 Factures reçues Factures émises Méthode 1 = Réception manuelle

7 Actions possibles = Méthode 1 = Réception manuelle

8 Méthode 1 = Réception manuelle Après avoir cliqué sur le bouton «Télécharger», la fenêtre ci-dessous s affiche afin que l utilisateur puisse choisir le format de la facture à télécharger : Enregistrez dans votre arborescence DEMAT

9 Saisir votre mandat et joindre votre facture. Méthode 1 = Réception manuelle

10 Revenir sur Chorus Pro pour attribuer un statut aux factures Méthode 1 = Réception manuelle

11 Méthode 2 = Réception Mégalis Méthode 2 = Réception des factures via Pastell et/ou Mégalis Même principe que la méthode 1: 1. Connexion au portail Mégalis 2. Consultation et Téléchargement des factures reçues (format pdf) + PJ complémentaires 3. Enregistrement dans votre arborescence 4. Saisie du mandat 5. Rattachement de la facture en PJ 6. Retourner sur le portail Mégalis pour attribuer un statut à la facture

12 Méthode 3 = Jocker Chorus Pro Méthode 3 = Réception des factures avec Jocker Chorus Pro Avec la prochaine mise à jour de comptabilité, un cadre supplémentaire sur la page d accueil de votre comptabilité, vous notifiera l arrivée de nouvelles factures à traiter.

13 Menu «Rapprochement de Factures» Méthode 3 = Jocker Chorus Pro

14 Méthode 3 = Jocker Chorus Pro Le flux Pivot est récupéré automatiquement : Métadonnées, Factures en PDF et PJ complémentaires Le logiciel comptabilité fait un tri par n SIRET pour proposer les factures entité par entité Les métadonnées sont visibles dans un cadre «informations complémentaires»

15 Méthode 3 = Jocker Chorus Pro Actions possibles : Recycler la facture = La facture est rejetée en raison d une erreur de destinataire la facture est renvoyée sur Chorus pour «ré aiguillage»

16 Indiquer un motif Méthode 3 = Jocker Chorus Pro

17 Méthode 3 = Jocker Chorus Pro Actions possibles : Rejeterla facture = La facture est rejetée par le service destinataire (ex : données de facturation erronées, ) la facture est renvoyée au fournisseur

18 Indiquer un motif Méthode 3 = Jocker Chorus Pro

19 Méthode 3 = Jocker Chorus Pro Actions possibles : Créer un mandat Créer un mandat à partir d un engagement

20 Méthode 3 = Jocker Chorus Pro

21 Méthode 3 = Jocker Chorus Pro Grâce aux métadonnées récupérées le mandat est pré saisi! Sont renseignés : Le Tiers si le nom est retrouvé dans la base tiers Le montant La zone Pièces Justificatives

22 La facture et éventuellement les PJ complémentaires sont rattachées et visibles sur l onglet «Pièces Rattachées» Méthode 3 = Jocker Chorus Pro

23 Après avoir traité les factures, le logiciel de comptabilité renvoie automatiquement à Chorus Pro l information sur les statuts des factures Méthode 3 = Jocker Chorus Pro

24 Méthode 3 = Jocker Chorus Pro Les factures traitées sont grisées dans l écran des factures en attente de rapprochement.

25 Méthode 4 = Documind Méthode 4 = Réception des factures via Documind Même principe que la méthode 3: 1. En comptabilité : Notification d arrivée de nouvelles factures 2. Menu «Factures en attente de rapprochement» où se mêlent les factures scannées et les factures Chorus 3. Pré saisie du mandat 4. Rattachement automatique de la facture et des PJ complémentaires 5. Attribution automatique du statut de la facture sur Chorus Pro Les + de Documind: les factures sont automatiquement injectées dans la base documentaire un seul endroit de stockage Recherche rapide des factures grâce aux métadonnées intégration des factures dans un circuit de validation

26 Récupération des factures : 4 Méthodes Méthode Téléchargement de la facture Mise à jour du statut de la facture sur Chorus Pro Tarifs manuelle manuelle automatique automatique manuelle manuelle automatique automatique Gratuit Intégré dans l adhésion Mégalis Coûtannuel par strate de commune (70 à 100 HT) Intégré dans le coût de Documind Paramétrages 50 50

27 Tarifs au SIREN (SIRET illimités) Strates habitants RedevanceHT / an RedevanceTTC / an Tarifs 0 à , à , à

28 Tarifs au SIREN (SIRET illimités) Strates habitants RedevanceHT / an RedevanceTTC / an Tarifs 0 à , à , à

29 Aujourd hui : En comptabilité : Edition Titres

30 Aujourd hui : En facturation : Edition des factures

31 Au 1 er Janvier 2017 : Les collectivités devront dématérialiser les avis des sommes à payer à destination des débiteurs de la «sphère publique» et les transmettre sur Chorus Pro. Le protocole PES ASAP permettra également à la DGFIP d obtenir plus de détail sur le titre de recettes (lien entre la facture et le titre de recette) Pour les débiteurs privés, les avis des sommes à payer pourront être édités par un centre d éditique DGFIP Le principe technique : Un flux PES ASAP sera généré en PJ du flux PESv2 recette d un bordereau comprenant des titres éligibles au service (PJ automatiquement attachée au 1 er titre). Le protocole ORMC est enrichi des PDF des factures des abonnés «sphère publique» mis en PJ du flux.

32 Dans votre logiciel de Facturation : Multi-facturation Enfance Parascol Pré-requis : les abonnés doivent être correctement «typés» Exemples :

33 Génération d un ORMC Personne physique Sphère public les factures sont toujours à éditer Le protocole ORMC est enrichi des PDF des factures mis en PJ du flux L ORMC est déposé sur Hélios Hélios transmet les PDF sur Chorus Pro La collectivité continue à saisir en comptabilité un titre global «récapitulatif sur rôle» raccroché à un «divers débiteur». Ce mouvement ne peut pas faire l objet d un flux PES ASAP

34 En facturation : Génération d un PES Titres Un flux PES ASAP sera généré en même temps que le PES Titres (le détail de la facture sera repris dans ce flux 150 lignes possible) Ce flux sera automatiquement mis en PJ du 1er titre En comptabilité : Numérotation des titres + Dépôt du flux La numérotation des titres (historisation d un bordereau sur Millésime OnLine) déclenche la génération du flux PES ASAP et le rattache automatiquement au premier titre éligible du bordereau et le référencie sur les autres. Toute saisie rectificative réactualise le contenu du flux. L utilisateur n a donc pas à manipuler de flux

35 En résumé : génération d un bordereau de titres en comptabilité Flux bordereau titres PJ : ASAP Portail DGFIP OU Tiers de Télétransmission Hélios Flux bordereau titres ASAP de la sphère publique ASAP des abonnés privés Chorus Portail Pro Centre éditique de la DGFIP

36 Activer le dispositif PES ASAP pour édition vers le centre éditique de la DGFIP : La collectivité doit se rapprocher de sa trésorerie et de son correspondant Dématérialisation départemental pour compléter une fiche de renseignement DGFiP. Elle permet d estimer notamment la volumétrie du nombre d ASAP estimés annuels par budget pour informer les centres d encaissement et d éditique DGFiP Mise à jour Logicielle : Comptabilité et Facturation : fin décembre début janvier